UDBUDSMATERIALE

Under punkterne 1.1.1.-1.1.3. følger en kort beskrivelse af de tilbud, der ligger under Specialsektoren og hvor rammeaftalen er gjort eksklusiv for så vidt angår disse institutioners træk på rammeaftalen.

1.1.1. Handicapområdet

Specialbørnehjemmene er et døgntilbud til børn og unge med nedsat fysisk og/eller psykisk funktionsniveau. Tilbuddet består af tre afdelinger geografisk spredt i hele regionen på adresser i Nørresundby, Støvring og Års. Der er i alt 43 pladser.

1.1.2. Hjerneskadeområdet

Behandlingshjemmet Xxxxxxxxxxx er et rehabiliteringstilbud for personer med fødselsskader og erhvervet hjerneskade i henhold til Lov om Social Service § 107 og § 67. Er beliggende i Hobro. Der er i alt 22 pladser for unge og voksne i alderen 15-40 år.

Rehabiliteringscenter Strandgården er et rehabiliteringstilbud til personer, med erhvervet hjerneskade i henhold til Lov om Social Service § 107. Der tilbydes rehabiliteringsophold til personer over 18 år og et botilbud til yngre fysisk handicappede, heriblandt borgere med erhvervet hjerneskade. Tilbuddet er beliggende i Nykøbing Mors.

1.1.3. Socialpsykiatriområdet

Den regionale socialpsykiatri kendetegner sig ved at yde støtte til borgere med specielle behov og skræddersy højt specialiserede tilbud til nogle af de sværest ramte mennesker inden for socialpsykiatriens område. Den regionale socialpsykiatri kan med kort varsel modtage borgere, som har brug for akut ophold og/eller udredning.

Målgruppen er voksne borgere med svære psykiatriske lidelser og demens der ofte er kombineret med svære sideproblemer.

Fælles for målgruppen er, at der er tale om borgere, som har en meget lav mestringsevne og så alvorlige problemer på det personlige og sociale område, at der er et betydeligt behov for støtte, hjælp og omsorg døgnet rundt.

Nedenfor fremgår de enkelte tilbud.

Boform Kærvang er et socialpsykiatrisk botilbud efter servicelovens § 108. Tilbuddet er beliggende på to adresser i Nykøbing Mors. Der er i alt 37 pladser.

Boform Solsiden er et socialpsykiatrisk botilbud efter servicelovens § 108, hvor der tilbydes længerevarende ophold. Tilbuddet er midlertidigt beliggende i Flauenskjold indtil den 1. januar 2014. Herefter er tilbuddet beliggende i Sindal. Der er i alt 44 pladser.

Boform Vestervang er et botilbud efter servicelovens § 108. Tilbuddet er beliggende i Løgstør. Der er i alt 28 pladser.

Boform Visborggaard er et § 108 tilbud efter serviceloven. Tilbuddet er beliggende i Visborg ved Hadsund. Der er i alt 46 pladser.

Boform Brovst er en boform efter servicelovens § 107 for voksne, som tilbydes målrettet træningsophold. Tilbuddet er beliggende i Brovst. Der er i alt 12 pladser.

1.1.4. Øvrige tilbud i Specialsektoren

Der findes, på tidspunktet for nærværende udbud, tillige følgende institutioner;

• Kompasset

• Center for Døvblindhed og Høretab

• Sødisbakke

• Skovvænget

• Institut for Syn og Hørelse

Disse institutioner er dog ikke omfattet af aftalens eksklusivitet, men kan gøre brug af rammeaftalens ydelser på særskilt afgivne priser, idet rammeaftalen for disse institutioners brug er gjort ikke-eksklusiv.

1.1.5. Oversigt over institutionernes forbrug af vikarydelser for 2012

Region Nordjylland har som overordnet mål at reducere forbruget af vikarer i rammeaftalens løbetid. Tilbudsgivere garanteres derfor ikke et minimumforbrug af vikarer.

Til orientering fordeler vikarforbruget sig på følgende måde i 2012:

Tilbud/institution	Omkostninger 2012
Specialbørnehjemmene	747.516,43
Rehabiliteringscenter Strandgården	252.645,28
Boform Brovst	1.601.725,00
Boformen Kærvang	692.059,28
Behandlingscenteret Østerskoven	23.316,80
Socialpsykiatrisk Boform Solsiden	507.315,17
Socialpsykiatrisk Boform Vestervang	3.039.970,75
Socialpsykiatrisk Boform Visborggaard	291.747,16
I alt	7.156.295,87

Specialsektorens timeforbrug af vikarer for 2012 fordeler sig således:

Tilbud/institution

Vurderet gennemsnits timepris (2012)

Vurderet time forbrug år 2012

Specialbørnehjemmene

375

1994

Rehabiliteringscenter

Strandgården

354

714

Boform Brovst

396

4055

Boformen Kærvang

354

1954

Behandlingscentret

Østerskoven

406

Socialpsykiatrisk Boform Solsiden

396

1282

Socialpsykiatrisk Boform

Vestervang

406

7485

Socialpsykiatrisk Boform Visborggaard

375

778

I alt

18.319

Udbuddet gennemføres efter reglerne om annoncering i tilbudslovens afsnit 2 som et offentligt udbud af rammekontrakter om tjenesteydelser.

Udbudsmaterialet offentliggøres på Region Nordjyllands hjemmeside xxx.xx.xx efter forudgående annoncering på xxx.xxxxx.xx

1.2 Ordregiver

Ordregiver af nærværende udbud er: Region Nordjylland

Xxxxx Xxxxx Vej 00 0000 Xxxxxxx Ø

1.3 Kontaktafdeling og person

Region Nordjylland Koncern XX

Xxxxx Xxxxx Vej 00 0000 Xxxxxxx Ø

Kontaktperson: Xxxx Xxxxxxxxx E-mail: xxxx@xx.xx

Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud:

"Udbud af vikarydelser til specialsektoren Sagsnr. 2013-011078."

Al kommunikation vedrørende dette udbud skal foregå via ovennævnte kontaktperson

Al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig.

1.4 Udbudsmateriale

Udbudsmaterialet består af:

1: Nærværende udbudsbetingelser med følgende bilag: Udbudsbilag 1 Generelle oplysninger

Udbudsbilag 2 Tro og love erklæring

Udbudsbilag 3 Spørgsmål/svar (Indsættes efter offentliggørelse)

2: Udkast til kontrakt om levering af vikarydelser mv. med følgende bilag: Kontraktbilag 1 Kravspecifikation

Kontraktbilag 2 Institutions-, afsnits- og jobprofiler Kontraktbilag 3 Tilbudsskema

Kontraktbilag 4 Tilbudsgivers oplysninger vedr. kvalitet/serviceniveau

Tilbudsgiver bedes kontrollere, at tilbudsgiver har hentet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt.

I udbudsmaterialet indgår spørgsmål og svar, jf. Udbudsbilag 3, som bliver offentliggjort på xxxxx.xx i overensstemmelse med den angivne tidsplan (se pkt.1.6).

Det er ikke tilladt for tilbudsgiver, at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale.

Ved eventuel uoverensstemmelse mellem det udbudsmateriale, der forefindes på xxxxx.xx, og tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort på xxxxx.xx forrang.

1.5 Fortrolighed

Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men ordregivers fortrolighedstilsagn viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.

Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i nærværende udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt.

Ordregiver vil under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.

1.6 Tidsplan

7. juni 2013	Offentliggørelse af udbudsmateriale på xxxxx.xx
10. juli 2013, kl. 12.00	Sidste frist for spørgsmål/svar
17. juli 2013	Frem til denne dato kan der ske offentliggørelse af spørgsmål til udbudsmateriale og svar på disse.
1. august 2013, kl.12.00	Tilbudsfrist. Region Nordjylland skal have tilbuddet i hænde.
I løbet af xxxxxx	Xxxxxxxxxx af tilbuddene
Primo september 2013	Orientering til tilbudsgivere om resultatet af udbuddet. Indgåelse af kontrakt mellem Region Nordjylland og den/de valgte leverandør(er)
1.oktober 2013	Kontraktstart
31. december 2013	Vedståelsesfristen udløber

1.7 Spørgsmål

Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt.

Såfremt tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver særligt til at gøre ordregiver opmærksom herpå, og ordregiver vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer.

Det vedlagte udkast til kontrakt vil være gældende for de udbudte ydelser. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiver finder anledning hertil.

Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører.

Spørgsmål sendes til ordregiver pr. e-mail, jf. pkt. 1.3.

Spørgsmål, der er ordregiver i hænde senest den 10. juli 2013, kl. 12.00, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end dette tidspunkt kan ikke forventes besvaret.

Alle spørgsmål og svarene på disse vil senest den 17. juli 2013 blive offentliggjort i anonymiseret form på xxx.xxxxx.xx Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet.

Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om nærværende udbud på

xxx.xxxxx.xx

1.8 Betingelser for deltagelse/Udvælgelseskriterier

Tilbudsgiver skal fremsende nedenstående oplysninger/dokumentation i pkt. 1.8.1 – 1.8.3 i forbindelse med indsendelse af det øvrige tilbudsmateriale.

Tilbudsgivere, der ikke afgiver de i pkt. 1.8.1 – 1.8.3 krævede oplysninger, vil ikke komme i betragtning.

Det samme gælder, såfremt de afgivne oplysninger/dokumentation viser, at tilbudsgiver ikke opfylder ordregivers minimumskrav for egnethed som angivet i nærværende udbudsmateriale nedenfor i pkt. 1.8.1. – 1.8.3.

Ved sammenslutninger af virksomheder skal nedenstående oplysninger/dokumentation gives for hver enkelt virksomhed.

Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Endvidere skal alle de bydende hæfte solidarisk for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten.

1.8.1 Personlige forhold

• Oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse).

• Erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jævnfør lov om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentligt udbud af 13. maj 1997 og udbudsdirektivets artikel 45. Erklæringen vedlægges som 0 i udfyldt og underskrevet stand.

• Ordregiver forbeholder sig ret til inden kontraktindgåelse at forlange serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, max. 1 måned gammel, eller anden fuldgyldig dokumentation for, at tilbudsgiver ikke befinder sig i situationer omfattet af Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, litra a, b, c, e og f.

1.8.2 Økonomisk og finansiel kapacitet

Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger/dokumentation sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har den økonomiske og finansielle kapacitet til at løfte opgaven:

• Oplysninger om soliditetsgrad og den samlede omsætning for hvert af de seneste 3 år (for så vidt angår omsætning skal det være for de af udbuddet omfattede og tilsvarende ydelser) fra den juridiske enhed, som skal afgive tilbud. Oplysningerne skal være attesteret af en revisor. Er virksomheden yngre skal der foreligge oplysninger om samlet årsomsætning af de af udbuddet omfattede og tilsvarende ydelser i den periode virksomheden har eksisteret.

Det er et minimumskrav, at virksomheden har haft en omsætning af de af udbuddet omfattede og tilsvarende ydelser på 1 mio. kr./år i hvert af de sidste 3 år eller så lang tid som virksomheden har eksisteret

• Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds finansielle status, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset.

• Oplysninger om erhvervsansvarsforsikring. Det er et minimumskrav, at der foreligger en erhvervsansvarsforsikring.

1.8.3 Teknisk kapacitet

Tilbudsgiver skal gennem nedenstående oplysninger/dokumentation sandsynliggøre overfor ordregiver, at tilbudsgiver har den tekniske kapacitet til at løfte opgaven:

Oplysningerne skal afgives i Kontraktbilag 4.

Derudover skal tilbudsgiver oplyse, hvorvidt der vil blive gjort brug af underleverandører.

1.9 Afgivelse af tilbud og sprogkrav

Tilbuddet skal affattes på dansk.

Med hensyn til tilbudsgivers udformning af tilbud henvises til Udbudsbilag 1. Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver.

1.10 Aflevering af tilbud

Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet:

• 1 originaleksemplar i papirform inkl. alle bilag og fire kopieksemplar

• 1 USB eller andet almindeligt anvendt elektronisk medie indeholdende det samlede tilbud. USB mærkes med tilbudsgivers navn samt teksten ”Tilbud – udbud af vikarydelser til specialsektoren 2013 - Sagsnr.2013-011078”.

Bilagene nævnt i pkt. 1.4 bedes vedlagt i det samme format som fremsendt/offentliggjort af ordregiver på ovennævnte USB.

Tilbudsgiver har ansvaret for, at indhold på USB er korrekt og identisk med det skriftligt/elektronisk fremsendte. Er der uoverensstemmelse mellem tilbuddene, vil det være den originale papirversion, der er gældende.

Tilbud bedes afleveret i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopi samt USB m.m.) mærkes tydeligt med følgende tekst:

Tilbud – udbud af vikarydelser til specialsektoren Sagsnr. 2013-011078

FORTROLIGT

Må ikke poståbnes

Tilbuddet skal fremsendes eller afleveres personligt til:

Region Nordjylland Xxxxx Xxxxx Vej 30 9220 Aalborg Ø Att.: Receptionen

Tilbuddet skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den 1. august 2013 kl. 12.00

Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt.

Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

1.11 Vedståelsesfrist

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed til og med den 31. januar 2014.

1.12 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver

Ordregiver anbefaler, at tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed.

Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at ordregiver er berettiget til - og kan være forpligtet til - at se bort fra et i øvrigt godt tilbud, hvis tilbuddet ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for ordregiver at tillade tilbudsgiver at korrigere fejlbehæftede tilbud efter, at tilbuddet er indleveret.

Hvis tilbud afviger fra udbudsmaterialet, og afvigelsen angår grundlæggende elementer i udbuddet, følger det af ligebehandlingsprincippet, at ordregiver har pligt til ikke at tage tilbuddet i betragtning. Hvis afvigelsen ikke angår et grundlæggende element, har ordregiveren ret, men ikke pligt, til ikke at tage tilbuddet i betragtning, dvs. at ordregiveren ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved ikke at tage tilbuddet i betragtning, men at ordregiveren heller ikke overtræder ligebehandlingsprincippet ved at tage tilbuddet i betragtning.

Særligt vedrørende tilbudsgivernes egnethed er det i pkt. 1.8 ovenfor anført, at det er en betingelse for deltagelse, at tilbudsgiver fremsender en række dokumenter og oplysninger. Fremsendes de udbedte dokumenter og oplysninger ikke, vil ordregiver være forpligtet til at afvise tilbudsgivers tilbud.

1.13 Forbehold og alternative tilbud

1.13.1 Der kan ikke tages forbehold over for kontraktens bestemmelser, ligesom der ikke kan tages forbehold overfor mindstekrav. Mindstekrav er udtrykkeligt anført som mindstekrav i Kontraktbilag 1. Ordregiver betragter således kontraktens bestemmelser samt mindstekravene, som grundlæggende elementer i udbuddet. Dette udelukker ikke, at også andre forhold vil kunne blive betragtet som værende grundlæggende elementer.

1.13.2 Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsreglerne, jf. pkt. 1.12 ovenfor. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes således særligt på, at ordregiver kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, herunder bl.a. tilbud med forbehold overfor udbuddets grundlæggende elementer, kontrakten eller mindstekrav.

1.13.3 Ordregiver fraråder tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, således at ordregiver er forpligtet til at kassere det pågældende tilbud.

1.13.4 Tilbudsgiver er i overensstemmelse med det i udbudsmaterialet anførte ikke berettiget til at afgive alternative tilbud.

1.14 Udbuddets genstand og form

Udbuddet vedrører køb af vikarydelser til regionens specialsektor.

Ydelserne udbydes samlet og tænkes tildelt en leverandør, jf. tilbudslisten, Udbudsbilag 6. På tidspunktet for udbuddet er det følgende institutioner, der vil gøre brug af vikarydelserne:

1. Specialbørnehjemmene

2. Strandgården

3. Kærvang

4. Solsiden

5. Vestervang

6. Visborggaard

7. Østerskoven

8. Boform Brovst

For så vidt angår disse institutioner vil rammeaftalen være eksklusiv, i det omfang leverandøren er i stand til at levere den efterspurgte ydelse forstået således, at kan leverandøren ikke stille med det tilbudte personale til den ønskede tid, har ordregiver ret til at rette henvendelse til en anden leverandør.

Den nærmere geografiske placering af de enkelte institutioner fremgår under de enkelte profiler i Kontraktbilag 2.

Mindstekrav fremgår af Kontraktbilag 1. Institutions-, afsnits- og jobprofiler fremgår af Kontraktbilag 2. De vilkår, som vil være gældende for leverancen, fremgår af Udkastet til kontrakt.

1.15 Aftalens karakter

Ordregiver agter at indgå en 2-årig kontrakt med den leverandør, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til tildelingskriteriet anført i pkt. 1.17.

Der ønskes endelig en option på forlængelse af aftalerne i op til to gange 1 år.

1.16 Prisoplysning

Tilbudspriser på de i tilbudslisten, jf. Kontraktbilag 3, anførte ydelser ønskes opgivet som nettopriser i danske kroner, ekskl. moms men inkl. kørsel og alle andre udgifter vedrørende vikarerne.

Der ønskes en fast pris for kontraktens løbetid. Hvis regionen udnytter optionen på forlængelse af kontrakten i yderligere ét år vil prisen blive reguleret i overensstemmelse med udkastet til kontrakt pkt. 5.2.

1.16.1 Rabat i forbindelse med forlængelse af kontrakten

Det bedes oplyst, hvilken rabat tilbudsgiver vil yde på de nettopriser, som er gældende ved udløb af kontraktens ordinære periode, ved ordregivers eventuelle udnyttelse af sin optionsmulighed for at forlænge aftalen.

Rabatten anføres på tilbudslisten, jf. Kontraktbilag 3, og vil indgå i tilbudsevalueringen under prisparameteret.

1.17 Tildelingskriterium med underkriterier

Tildeling af kontrakt vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud ud fra en vurdering af følgende underkriterier:

Underkriterier	Vægtning
• Tilbudspris	60 %
• Kvalitet/serviceniveau	40 %

Kontrakt vil blive tildelt til den tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til de ovenfor anførte underkriterier.

1.17.1 Tilbudspris

Forstået som de af tilbudsgiver afgivne priser for de enkelte vagttyper.

Prisen vurderes på baggrund af besvarelserne i tilbudslisten, jf. Kontraktbilag 3.

Ved vurderingen af priser vil der derudover blive lagt vægt på eventuelt tillæg i forbindelse med overarbejde, samt rabatter i forbindelse med bestilling af mere end en vagt.

Ved vurderingen af priser vil der derudover blive lagt vægt på tilbudsgivers eventuelle rabat ved forlængelse af aftalen.

Pris vil blive evalueret relativt i forhold til de øvrige tilbud.

1.17.2 Kvalitet/Serviceniveau

Ved vurderingen af kvalitet og serviceniveau for de enkelte tilbud vil der blive lagt vægt på følgende:

- Tilbudsgivers bookingfunktion

- Antallet af vikarer inden for de forskellige faggrupper.

- Uddannelsesniveauet for de vikarer der konkret skal udføre opgaver efter dette udbud.

- Hvilke uddannelsestilbud tilbudsgiver tilbyder sine vikarer.

- Faglig erfaring hos de af tilbudsgivers vikarer der konkret skal udføre opgaver efter dette udbud.

- Om tilbudsgiver kan stille et statistiksystem til rådighed og herunder hvilke oplysninger der vil være i dette, jf. udkast til kontrakt pkt. 5.7. – 5.9.

Hvert tilbud vil blive evalueret særskilt i forhold til kvalitet og serviceniveau.

1.18 Udarbejdelse af kontrolbud

Der vil ikke blive udarbejdet kontrolbud.

1.19 Virksomhedsoverdragelse

Da der ikke i forbindelse med nærværende udbud forudsættes overdraget materiel eller personel til den leverandør, der får tildelt kontrakten, finder lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse ikke anvendelse.

1.20 Orientering om resultatet af udbudsforretningen

Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med, jf. tidsplanen i punkt 1.6.

Kontrakt forventes herefter indgået snarest muligt herefter, jf. tidsplanen.

Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt.

1.21 Offentliggørelse af prisoplysninger

Den samlede pris, subsidiært aftalesummen, vil ikke blive offentliggjort i EU-tidende.

1.22 Ordregivers forbehold

Ordregiver forbeholder sig ret til at annullereudbuddet og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt der er en saglig grund hertil.

Udbudsbilag 1 – Generelle oplysninger/Huskeliste

Følgende huskeliste opregner punkt for punkt, hvad tilbudsgiver bør tage højde for, både formelt og indholdsmæssigt ved afgivelse af deres tilbud. Region Nordjylland ser gerne, at tilbud afgives som foreskrevet i udbudsbetingelserne og i denne huskeliste.

Tilbudsgivere, der vælger ikke at følge udbudsbetingelsernes retningslinjer for udarbejdelse af tilbud, må selv påse, at deres tilbud indeholder de nødvendige oplysninger og dokumentation mv.

Om tilbud, som afviger fra udbudsmaterialet, henvises til Udbudsbetingelsernes pkt. 1.12 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgiver og pkt. 1.13 Forbehold og alternative tilbud.

Huskelisten skal vedlægges tilbuddet i udfyldt stand.

1	Generelle oplysninger	Tilbudsgivers besvarelser
1.1	Såfremt tilbudsgiver har et internt referencenummer/tilbudsnummer, der ønskes anvendt i forbindelse med nærværende udbud, kan dette oplyses.
1.2	Tilbudsgiver skal oplyse tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nr. telefonnummer, faxnummer og e-mail. Bemærk, at ordregiver efter modtagelse af tilbud sender meddelelser til tilbudsgiver pr. e-mail, og ordregiver vil her benytte den her opgivne e- mailadresse.
1.3	Navn på den person, der er virksomhedens kontaktperson i forbindelse med dette udbud, samt gerne denne persons direkte telefonnummer, mobilnummer og e-mail.
1.4	Eventuelt supplerende oplysninger.
2	Personlige forhold
2.1	Oplysninger om virksomhedens selskabsform og ejerskab (generel virksomhedsbeskrivelse)
2.2	Tro og loveerklæring vedr. gæld til de offentlige mv. (udfyldt Udbudsbilag 2)	Vedlagt ja/nej?
3	Oplysninger og virksomhedens økonomiske og finansielle kapacitet
3.1	Oplysninger om soliditetsgrad og omsætning for de seneste 3 år (for så vidt angår omsætning skal det være for de af udbuddet omfattede og tilsvarende ydelser) fra den juridiske enhed, som skal afgive tilbud. Oplysningerne skal være attesteret af en revisor. Er virksomheden yngre skal der foreligge oplysninger om samlet årsomsætning af de af udbuddet omfattede og tilsvarende ydelser i den periode virksomheden har eksisteret.	Vedlagt ja/nej? Angiv placering i tilbud .
3.2	Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds finansielle status, skal det dokumenteres, at denne virksomhed hæfter solidarisk og ubegrænset.	Andre virksomheder: Dokumentation vedlagt ja/nej Angiv placering i tilbuddet:


4	Oplysninger om erhvervsansvarsforsikring
4.1	Kopi af police for erhvervsansvarsforsikring vedlagt? Angiv placering i tilbuddet	ja/nej
5	Teknisk kapacitet
5.1	Oplysning om evt. brug af underleverandører, navn, CVR nr. mv.
6	Pris
6.1	Kontraktbilag 3 vedlagt i udfyldt stand.	ja/nej
7	Kvalitet/Serviceniveau
7.1	Kontraktbilag 4 vedlagt i udfyldt stand	ja/nej

Dato
Firmanavn Tilbudsgiver
Underskrift
Evt. stempel

Udbudsbilag 2 – Tro og love erklæring vedr. ubetalt forfalden gæld til det offentlige

I henhold til § 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal tilbudsgiver afgive en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld til det offentlige.

Ved gæld til det offentlige forstås, jf. nævnte lovbekendtgørelses § 2, stk. 2, skatter, afgifter samt bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiver er etableret.

Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love, at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige på tilbudstidspunktet.

Undertegnede virksomhed giver hermed samtykke til, at ordregiver kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til de nævnte relevante inkassomyndigheder eksempelvis det kommunale inkassokontor og Skat.

Dato
Firmanavn Tilbudsgiver
Underskrift
Evt. stempel

Udbudsbilag 3 – Spørgsmål / svar

Indsættes efterfølgende.

Udkast til kontrakt

1. PARTERNE

1.1. Mellem Region Nordjylland, Xxxxx Xxxxx Xxx 00, 0000 Xxxxxxx Ø, i det følgende kaldet ”Regionen” og

******, i det følgende kaldet Vikarbureauet, er der d.d. indgået følgende aftale.

1.2. Som kontaktperson fra Regionen er udpeget ****** og som kontaktperson fra Vikarbureauet er udpeget ******.

2. YDELSER

2.1. Denne aftale omhandler de ydelser der er beskrevet i i regionens udbud af vikarydelser til specialsektoren. Vikarbureauet forpligter sig efter denne aftale til at stille følgende typer af medarbejdere til rådighed for Regionen:

a. autoriserede sygeplejersker

b. autoriserede social- og sundhedsassistenter,

x. xxxxxxxxx

d. social- og sundhedshjælper/ sygehjælper

2.2. De medarbejdere, der stilles til rådighed af Vikarbureauet, skal passe til de i udbudsmaterialets Kontraktbilag 2 opstillede jobprofiler for de enkelte institutioner. Vikarbureauet er ansvarlig for, at Vikarbureauets medarbejdere er bekendt med de af Regionen udarbejdede profiler over de enkelte afdelinger og funktioner.

2.3. Vikarbureauet skal instruere og efteruddanne sine vikarer i overensstemmelse med gældende regler for udførelse af arbejde på det pågældende område som vikaren udfører sine opgaver indenfor.

2.4. De vikarer der stilles til rådighed af Vikarbureauet skal endvidere opfylde følgende betingelser:

a. Vikaren skal kunne anvende skriftlige dokumentationsredskaber som BOSTED – system.

b. Vikaren skal beherske dansk i skrift og tale.

c. Vikaren skal have en ren straffeattest.

d. De vikarer der skal betjene institutioner hvor brugerne kan være børn skal have en ren børneattest.

2.5. Vikarbureauet er forpligtet til at stille en mandlig vikar til rådighed, hvis dette ud fra faglige hensyn ønskes af den institution, der bestiller en vikar.

2.6. Regionen forpligter sig, for så vidt angår de institutioner, der er omfattet af aftalens eksklusivitet, efter denne aftale til at anvende vikarer til de af udbuddet omfattede opgaver hos Vikarbureauet. I det omfang Xxxxxxxxxxxxx ikke kan oplyse, at der kan stilles vikarer til rådighed inden for den i pkt.

3.4. nævnte frist, kan Regionen dog anvende et andet vikarbureau.

2.7. Vikarbureauet er forpligtet til, at overholde Arbejdsmiljølovens regler om hviletid og fridøgn.

2.8. Vikarbureauet er forpligtet at have tegnet overenskomst med de for området forhandlingsberettigede organisationer eller dokumentation for, at vikarerne tilbydes tilsvarende vilkår.

2.9. De vikarer, der stilles til rådighed af Vikarbureauet skal overholde de for regionen gældende personalepolitikker og krav, jf. Den Danske Kvalitetsmodel på socialområdet.

3. REKVISITION AF VIKARER

3.1. Vikarbureauet skal være åbent for rekvirering af vikarer fra 06.00 til 24.00 alle ugens dage.

3.2. Rekvisition af vikarer foretages normalt telefonisk af de enkelte tilbud.

3.3. I forbindelse med rekvisition aftales vikarens timetal.

3.4. Ved bestilling af en vikar aftales der en frist indenfor hvilken vikarbureauet skal oplyse, om der kan stilles en vikar til rådighed. Vikarbureauet skal dog ved akutte vagter kunne oplyse, om der kan stilles en vikar til rådighed indenfor 1 time.

3.5. Det er muligt at afbestille vikarydelser indtil 4 timer før vikartjenesten skal påbegyndes, uden dette medfører, at der skal betales for ydelsen. Ved senere afbestilling skal afdelingen betale for første dag af vikarydelsen med mindre Vikarbureauet kan omplacere den pågældende vikar.

3.6. Når vikarforholdet er afsluttet skal den rekvirerende afdeling attestere vikarens udfyldte timeseddel og dermed kontrollere timeantal og tidspunktet for vikartjenestens påbegyndelse og afslutning.

4. RAMMEAFTALENS OMFANG

4.1. Rammekontrakten er eksklusiv for de institutioner, der er specifikt nævnt i udbudsmaterialets punkt

1.14. Derudover findes der fem institutioner, der også kan gøre brug af rammeaftalens ydelser, men hvor aftalen ikke er eksklusiv. Vikarbureauet er i rammekontraktens løbetid ikke garanteret en bestemt mængde vikarrydelser fra Regionen.

4.2. Da denne aftale er en rammeaftale er vikarbureauet ikke garanteret en minimumsomsætning under aftalen.

5. HONORAR, FAKTURERING OG STATISTIK

5.1. Der ydes Vikarbureauet honorar for ydelserne efter denne samarbejdsaftale i overensstemmelse med priserne i det af Vikarbureauet afgivne tilbud. Timesatsskema vedlægges denne aftale som Kontraktbilag 3. De af Vikarbureauet afgivne priser er inkl. alle ydelser, dvs. inkl. kørsel og andre udgifter.

5.2. Priserne reguleres ikke i aftaleperioden. Vælger Regionen, at udnytte den i pkt. 6. aftalte option, reguleres de i Kontraktbilag 3 oplyste timesatser i forhold til udviklingen i nettoprisindekset januar 2014 til januar 2015.

5.3. Vikarbureauet fakturerer de respektive afsnit for deres forbrug af vikar ydelser én gang om måneden ved afslutningen af denne. Faktura fremsendes til institutionerne senest den 10. i den følgende måned.

5.4. Faktura til institutionerne skal som minimum udarbejdes og overholde følgende retningslinjer:

a. Fakturaen skal fremsendes elektronisk og overholde nyeste standard indenfor elektronisk fakturering til offentlige myndigheder.

b. Fremsendelse skal ske til de for institutionerne oplyste EAN. nr. Fremsendelsen skal ske med for udfyldt konto nr. til de enkelte institutioner.

c. Fakturaen skal opbygges, så der for hver vikar, der afregnes for, findes en linje for hver vagt. Linie skal indeholde information om navnet på vikaren, type af vagt (Dag, aften, Nat), Vikartype, timepris og antal timer. Linjerne ordnes, så vagterne for den enkelte vikar er fortløbende efter dato.

d. En kopi af timesedlerne, der danner baggrunden fakturaen, vedhæftes den elektroniske faktura.

e. De vedhæftede timesedler ordnes, så de ligger i samme rækkefølge, som linjerne er ordnet i på fakturaen.

5.5. Betalingsvilkårene for fakturaerne skal være fakturadato med tillæg af 30 dage. Der afregnes elektronisk.

5.6. Transport og transporttid til og fra tjenestested betales af Vikarbureauet.

5.7. Vikarbureauet bør derudover stille et system til rådighed, der gør de enkelte afdelinger i stand til at se deres vikarforbrug hos Vikarbureauet, senest syv dage efter en vagt er bestilt.

5.8. Følgende oplysninger bør fremgå af systemet: Bestillende Institution, Stillingsbetegnelse, Vagttype, Bestillings nr., Vikar ID, Bestillingstidspunkt, Mødetidspunkt+dato, Sluttidspunkt+dato, samlet vagtlængde, Status for vagt (bestilt, afholdt, aflyst), Timeseddels nr., Faktureret, faktura nr. og sum for vagten.

5.9. I forbindelse med systemet skal det være muligt at for Regionen at få et samlet udtræk af data i et kommasepareret format eller lignende.

6. AFTALEPERIODE

6.1. Denne aftale træder i kraft den 1. oktober 2013 og ophører uden yderligere varsel den 30. september 2015. Aftalen er uopsigelig i aftaleperioden.

6.2. Regionen kan, uanset pkt. 6.1., opsige denne aftale med 1 måneds varsel til den 1. i en måned, såfremt dette meddeles Vikarbureauet senest 2 måneder efter ikrafttræden af denne aftale.

6.3. Regionen har option på at forlænge aftalen med op til to gange 1 år, såfremt dette meddeles Vikarbureauet senest 3 måneder før udløb af aftalen. Ved forlængelse af aftalen er denne uopsigelig i forlængelsesperioden.

7. TAVSHEDSPLIGT

7.1. Vikarbureauets vikarer er undergivet samme tavshedspligt som regionens medarbejdere, jf. Forvaltningslovens § 27 og Straffelovens § 152, samt de øvrige bestemmelser om tavshedspligt, der måtte være gældende for de enkelte faggrupper.

7.2. Vikarbureauets vikarer skal underskrive en erklæring om tavshedspligt hos bureauet, inden de påbegynder arbejde hos Regionen. I forbindelse med at erklæringen om tavshedspligt underskrives skal vikaren have grundig instruktion om tavshedspligten.

8. FORSIKRING

8.1. Under arbejde for Regionen er vikarerne dækket af Region Nordjyllands arbejdsskadeforsikring og erhvervsansvarsforsikring. Der tages dog forbehold for, at Regionens forsikringsselskab måtte gøre regres i tilfælde af, at dette forsikringsselskab dækker en skade forvoldt af Vikarbureauets personale.

8.2. Vikarbureauet er forpligtet til at tegne ansvarsforsikring for de ansatte.

8.3. Region Nordjylland yder ikke billighedserstatning til Vikarbureauets ansatte, såfremt disse måtte få skader på tøj og andre personlige ejendele under arbejde for regionen.

9. KVALITETSOPFØLGNING

9.1. Hvis der i de enkelte vikarforhold opstår driftsmæssige problemer afklares disse så vidt muligt mellem den enkelte institution/afdeling og Vikarbureauet.

9.2. Samarbejdet evalueres i øvrigt 6 måneder efter ikrafttræden af kontrakten og herefter efter behov. Ved evalueringen lægges der vægt på, hvordan samarbejdet er forløbet og, hvordan de enkelte vikarer har passet til de opstillede profiler.

9.3. Evalueringen sker med henblik på at optimere Vikarbureauets dækningsgrad for de enkelte typer af vikarer og for at skabe det bedst mulige samarbejde. Derudover har evalueringen også som formål, at samle op på de generelle spørgsmål som de eventuelle driftsmæssige problemer der har været på de enkelte afdelinger, giver anledning til.

9.4. Regionen forestår mødeindkaldelse til evalueringsmøderne.

9.5. Vikarbureauet udarbejder de for evalueringen nødvendige statistikker, for eksempel i form af dækningsprocenter mv.

9.6. Vikarbureauet er udover de i pkt. 9.5. nævnte statistikker forpligtede til at levere månedsvis statistik over omsætningen. Statistikken udarbejdes umiddelbart på baggrund af Vikarbureauets statistiksystem jf. pkt. 5.7 – 5.9. Hvis Vikarbureauet ikke kan stille et statistiksystem til rådighed, der som minimum indeholder de i pkt. 5.7. – 5.9. nævnte oplysninger er Vikarbureauet forpligtet til at sende en elektronisk fil med statistik for den forudgående måned, til Regionen senest den 10. i hver måned. Denne elektroniske fil skal indeholde kommaseparerede oplysninger i overensstemmelse med det i pkt. 5.8. oplyste. Vikarbureauet er i øvrigt forpligtet til at følge Region Nordjyllands rimelige anvisninger vedrørende udarbejdelse af statistik.

9.7. Hvis den af Vikarbureauet opgjorte dækningsprocent efter pkt. 9.5. for en af de af denne aftale omfattede institutioner er mindre end 25 % for to på hinanden følgende måneder, er Vikarbureauet forpligtet til at acceptere, at regionen for fremtiden for den pågældende institution retter henvendelse til andet vikarbureau.

9.8. Hvis Xxxxxxxxxxxxx på et senere evalueringsmøde med tilstrækkelig sikkerhed kan dokumentere, at Vikarbureauet kan stille vikarer til rådighed således, at dækningsprocenten bliver højere end 25 % for den pågældende institution, er Regionen forpligtet til at acceptere, at Vikarbureauet igen leverer vikarer til den pågældende institution.

10. MISLIGHOLDELSE

10.1. Begge parter er ansvarlige efter dansk rets almindelige regler for fejl begået af parten og partens ansatte.

10.2. Misligholder en part sine forpligtelser efter denne aftale i væsentligt omfang kan aftalen ophæves.

10.3. Som væsentlig misligholdelse fra Vikarbureauets side anses bl.a. følgende forhold:

a. Hvis Vikarbureauet gentagne gange ikke giver meddelelse om, hvorvidt der ydes vikardækning indenfor den i pkt. 3.4. nævnte tidsfrist.

b. Hvis Vikarbureauets medarbejdere bryder den pålagte tavshedspligt i forbindelse med arbejdet for Regionen.

c. At Vikarbureauet under en civilretlig sag eller straffesag dømmes for et forhold, der kan rejse tvivl om Vikarbureauets almindelige hæderlighed, så som skatte- eller momssvig og overtrædelser af markedsføringslovgivningen.

d. At Vikarbureauet standser sine betalinger, åbner forhandling om tvangsakkord, erklæres konkurs eller på anden måde kommer under insolvensbehandling.

10.4. Som væsentlig misligholdelse fra Regionens side anses bl.a. følgende forhold:

a. Manglende betaling af Xxxxxxxxxxxxxx honorar. Der kan dog kun ske ophævelse af aftalen hvis Regionen ikke betaler restancen senest 14 dage efter Regionen har modtaget et skriftligt påkrav om betaling af honoraret. Påkravet skal være sendt til den i pkt. 1.2. nævnte kontaktperson for Regionen.

b. Hvis Regionen gentagne gange anvender vikarer fra et andet bureau, i tilfælde hvor Regionen ikke er berettiget hertil.

10.5. Hvis misligholdelsen består i en vedvarende tilstand eller hvis misligholdelsen består i gentagelse af den samme type fejl, er det en betingelse for, at aftalen kan ophæves, at den part der vil påberåbe sig misligholdelsen giver den misligholdende part et skriftligt påkrav om, at bringe misligholdelsen til ophør og at den misligholdende part ikke retter for sig efter dette påkrav.

11. TVISTER

11.1. Alle tvister der udspringer fra parternes samarbejde efter denne aftale eller som har tilknytning til parternes samarbejde efter denne aftale, skal afgøres ved retten i Aalborg.

12. BILAG

Kontraktbilag 1-4.

Aalborg den Aalborg den

For Region Nordjylland: For

Kontraktbilag 1 – Kravspecifikation

I. Mindstekrav

Kravene i pkt. I er mindstekrav, som alle tilbudsgiverne skal opfylde. De opstillede mindstekrav er ufravigelige krav, som der ikke kan tages forbehold for, og som derfor fuldt ud skal opfyldes af tilbudsgiver. Hvis disse krav ikke kan honoreres, vil det medføre at tilbuddet afvises, og dermed ikke vil indgå i den videre tilbudsvurdering.

- Autorisationskrav til sygeplejersker, social- og sundhedsassistenter.

- Vikarbureauet er forpligtet til at være åben for rekvirering af vikarydelser fra kl. 06.00 til 24.00

Ved afbestilling af vagt senest 4 timer før vikartjenestens påbegyndelse, skal institutionen ikke betale for ydelsen. Ved afbestilling mindre end 4 timer før vikartjenestens påbegyndelse skal institutionen betale for vikarydelsens første dag, hvis vikarbureauet ikke kan afsætte den til anden side.

Det er endvidere et mindstekrav at vikarerne overholder Region Nordjyllands personalepolitikker. Personalepolitikkerne kan findes på følgende hjemmeside:

xxxx://xxx.xx.xx/Xxxxxxxx/Xxxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx/xxxxx.xxx

Kontraktbilag 2 – Institutions-, afsnits- og jobprofiler

Se separat bilag.

Kontraktbilag 3 – Tilbudsskema til brug for afgivelse af tilbud

Priser for institutioner omfattet af eksklusivitet

Vikartype	Hverdage#	Aften/nat hverdage#	Weekend dagvagt #	Weekend aften/nat #	Søgnehellig -dag dagvagt #	Søgnehellig- dag aften/nat #
Ansvarshavende sygeplejerske
Ikke ansvarshavende sygeplejerske
Ansvarshavende Social- og sund- hedsassistent
Social- og sund- hedsassistent
Pædagog
Social- og sundhedshjælper/ sygehjælper

Pris pr time opgives eksklusiv moms men inkl. alle øvrige ydelser. Priserne skal således indeholde alle omkostninger til kørsel, kørselstid, samt alle andre relevante ydelser.

# Tidsrum angives.

Overarbejde tillægges % af timelønnen. Eventuel rabat ved forlængelse af aftalen . Xxxxx ved bestilling af mere end én vagt . Andre rabatter

Priser for institutioner ikke omfattet af eksklusivitet

Vikartype	Hverdage#	Aften/nat hverdage#	Weekend dagvagt #	Weekend aften/nat #	Søgnehellig -dag dagvagt #	Søgnehellig- dag aften/nat #
Ansvarshavende sygeplejerske
Ikke ansvarshavende sygeplejerske
Ansvarshavende Social- og sund- hedsassistent
Social- og sund- hedsassistent
Pædagog
Social- og sundhedshjælper/ sygehjælper

Pris pr time opgives eksklusiv moms men inkl. alle øvrige ydelser. Priserne skal således indeholde alle omkostninger til kørsel, kørselstid, samt alle andre relevante ydelser.

# Tidsrum angives.

Overarbejde tillægges % af timelønnen. Eventuel rabat ved forlængelse af aftalen . Xxxxx ved bestilling af mere end én vagt . Andre rabatter

Kontraktbilag 4 – Tilbudsgivers redegørelse for kvalitet og serviceniveau

1	Serviceniveau
1.1	Tilbudsgiver bedes her beskrive tilbudsgivers bookingfunktion, herunder hvordan der foretages valg af vikarer til konkrete opgaver.
1.2	Tilbudsgiver bedes her oplyse om tilbudsgiver kan stille et statistiksystem til rådighed for udbyder, samt beskrive hvilke oplysninger der vil være til rådighed i systemet.
2	Kvalitet
2.1	Tilbudsgiver bedes beskrive dels hvor mange vikarer tilbudsgiver råder over inden for de af udbuddet omfattede faggrupper: a. autoriserede sygeplejersker b. autoriserede social- og sundhedsassistenter, c. pædagoger d. social- og sundhedshjælper/ sygehjælper
2.2	Tilbudsgiver bedes beskrive uddannelsesniveauet for de vikarer de råder over. Eksempelvis hvilke kvalifikationer de pågældende vikarer har udover grunduddannelsen.
2.3	Tilbudsgiver bedes her beskrive hvilke uddannelsestilbud vikarbureauet tilbyder vikarerne.
2.4	Tilbudsgiver bedes her beskrive faglig erfaring hos de af tilbudsgivers vikarer der konkret skal udføre opgaver efter dette udbud.

UDBUDSMATERIALE – VIKARYDELSER SPECIALSEKTOREN

Udgivet af Koncern HR Region Nordjylland Xxxxx Xxxxx Vej 30 9220 Aalborg Ø

9764 8000

xxx.xx.xx

2013

Document Metadata

Table of Contents

UDBUDSMATERIALE

Document Metadata