GENERELT
Økonomiforvaltningen, Byggeri København JUNI 2016 |
Udbudsbetingelser Udbud af strategiske partnerskaber |
GENERELT
1. Indledning
Disse udbudsbetingelser gælder for Københavns Kommunes (herefter ”ordregiver”) udbud af rammeaftale om strategiske partnerskaber med henblik på etablering af fireåri- ge samarbejder om planlægning, projektering og udførelse af en række byggeprojekter.
Udbuddet er opdelt i to delkontrakter: Partnerskabsaftale A, der indeholder den porte- følje af byggeprojekter, der genereres af Københavns Kommunes Børne- og Ungdoms- forvaltning (BUF) (delkontrakt A), og Partnerskabsaftale B, der indeholder den porteføl- jen af byggeprojekter, der genereres af Københavns Kommunes øvrige forvaltninger (FF6) (delkontrakt B).
Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling i henhold til udbudsloven, hvilket indebærer, at kun prækvalificerede tilbudsgivere har ret til at afgive tilbud.
Ordregiver er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med udbuds- loven, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed, ligebehandling og proportionalitet respekteres under udbudsprocessen.
Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud afgives i overensstemmelse med udbudsmaterialet, og tilbudsgiver må påregne, at ordregiver kan være nødsaget til at bortse fra et i øvrigt attraktivt tilbud, hvis dette ikke lever op til de fastsatte krav.
Ordregiver anvender e-sourcesystemet RIB (tidligere Byggeweb).
2. Udbudsmaterialet
UDKAST
Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende bestanddele:
Bilag A: Rammeaftale med bilag
Bilag B: Skabelon til tilbudsliste
Bilag C: eESPD-fil (Det Fælles Europæisk Udbudsdokument)
Bilag D: Skabelon til konsortieerklæring
Bilag E: Skabelon til støtteerklæring
Bilag F: Case – Partnerskabsaftale A – BUF
Bilag G: Case – Partnerskabsaftale B – FF6
Bilag H: Oversigt over dokumentationskrav – egnethed og ud- vælgelse
Tilbudsgiver opfordres til at sikre sig, at tilbudsgiver er i besiddelse af et fuldstændigt eksemplar af udbudsmaterialet.
3. Den udbudte kontrakts omfang og genstand
Ved nærværende udbud udbydes to partnerskabsaftaler. Partnerskabsaftalerne skal sikre eksekvering af byggeprojekter samt øget omkostningseffektivitet genereret af stordrifts- fordele, gentagelseseffekter og tillidsbaseret samarbejde.
Partnerskabsaftale A indeholder den portefølje af byggeprojekter, der genereres af Kø- benhavns Kommunes Børne- og Ungdomsforvaltning (BUF), mens Partnerskabsaftale B
indeholder den porteføljen af byggeprojekter, der genereres af Københavns Kommunes øvrige forvaltninger (FF6). De byggesager, der genereres af kommunens ejendomsejer (Københavns Ejendomme og Indkøb) fordeles mellem de to partnerskaber efter ejen- dommens primære anvendelse. Udbuddet omfatter ikke Københavns Kommunes byg- geri og anlæg af byggeprojekter, som udføres af Byggeri København, og dermed ikke Teknik- og miljøforvaltningens anlæg af infrastruktur.
Det er Københavns Kommunes eksklusive ret at visitere byggeprojekterne til det strate- giske partnerskab.
BUF-porteføljen estimeres til at være på kr. 2,3 milliarder over de fire år. FF6-porteføljen estimeres til kr. 0,6 milliarder over de fire år. Disse estimater, der dækker over to porte- føljer med meget varierede opgaver både i størrelse og i typer, er baseret på historiske tal og er behæftet med væsentlig usikkerhed. Estimaterne er ikke forpligtende for ordre- giver.
Det øvrige udbudsmateriale, herunder særligt rammeaftalens bilag 2, Opgavebeskrivelse, indeholder væsentlig information baggrunden for udbuddet, ordregivers organisation etc.
4. Ordregivers forhold
4.1 Den juridiske person Ordregiver under dette udbud er:
Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Byggeri København Xxxxxxxxxx 0
1602 København V
XXX.xx. 64942212
Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og even- tuel kontrakt vil skulle indgås med ordregiver.
4.2 Kontaktperson
Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til ordregivers kontaktperson:
Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx.xxxxxxxx@xxx.xx.xx
Spørgsmål bedes stillet via RIB.
5. Tilbudsgivers forhold
Tilbudsgiver skal være den af ordregiver prækvalificerede juridiske person. Tilbudsgiver kan ikke lade sig erstatte af en anden juridisk person, og dette gælder også eventuelle koncernforbundne virksomheder.
Hvis prækvalifikationen har omfattet et konsortium bestående af flere ansvarlige tilbuds- givere, skal det være netop disse juridiske personer – hverken færre eller flere – der afgiver tilbud. Der skal angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Erklæring herom skal afgives under anven- delse af bilag D.
Tilsvarende skal en tilbudsgiver, der ved prækvalifikationen har beroet sig på andres kvalifikationer (f.eks. som forpligtende underleverandører) anvende samme ved afgivel- sen af tilbud.
Inden for udbudsreglernes rammer kan ordregiver i visse særlige tilfælde tillade foran- dringer hos den eller de prækvalificerede, jf. udbudslovens § 147, herunder udskiftning af underleverandører etc. Ordregiver er ikke forpligtet til at tillade forandringer, og even- tuel forandring skal altid forudgående tillades skriftligt af ordregiver.
6. Fortrolighed
Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudslovens § 5, stk. 1.
Fortrolighedstilsagnet viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand.
I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrenceføl- somme, bedes dette tydeligt og specifikt anført i tilbuddet, hvorefter ordregiver vil til- stræbe, at oplysningerne ikke videregives. Generelle angivelser om konkurrencefølsom- hed eller lignende kan ikke forventes tillagt betydning.
Ordregiver er til enhver tid berettiget til at anvende oplysninger i den udstrækning, hvor dette er til berettiget varetagelse af ordregivers interesser under en rets- eller klagesag med tilknytning til udbuddet.
Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som tilbudsgiveren modtager under udbudsforretningen, og som angår forhold, der ikke er offentligt tilgængelige, jf. hertil udbudslovens § 5, stk. 2.
Tilbudsgiver skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt.
7. Kontakt indtil tilbudsafgivelsen
7.1 Kommunikation
Udbudsmaterialet og efterfølgende supplerende oplysninger vil være tilgængeligt via RIB på det i udbudsbekendtgørelsen oplyste link.
Tilbudsgiverne er selv pligtige til at holde sig opdaterede om udbuddets forløb via oven- stående.
7.2 Spørgsmål om udbuddet
Forud for ansøgningsfristen kan ansøgere stille spørgsmål til udbuddet; dog kun vedrøren- de forhold, der er direkte relevante for udarbejdelsen af ansøgningen. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt.
Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før ansøgningsfristen, vil blive besvaret.
Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før ansøgningsfristen, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest seks dage før ansøgningsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end seks dage før ansøgningsfristen, kan ikke forventes besvaret. I særlige tilfælde kan ordregiver vælge at besvare senere indkomne spørgsmål.
Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via RIB.
Efter ansøgningsfristen kan de prækvalificerede tilbudsgivere til brug for deres afgivelse af første forhandlingstilbud skriftligt stille spørgsmål om udbudsmaterialet for så vidt angår forhold, der er relevante for udarbejdelsen af forhandlingstilbud.
Alle spørgsmål, der stilles senest 14 dage før fristen for første forhandlingstilbud, vil blive besvaret.
Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før fristen for første forhandlingstilbud, vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest seks dage før tilbudsfri- sten. Spørgsmål, der stilles senere end seks dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. I særlige tilfælde kan ordregiver vælge at besvare senere indkomne spørgsmål.
Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via RIB.
Ordregiver vil i forbindelse med forhandlingsforløbet efter indlevering af første forhand- lingstilbud oplyse særskilt om adgangen til at stille yderligere spørgsmål om udbudsmate- rialet.
7.3 Informationsmøde
Ordregiver afholder et informationsmøde den 22. juni 2016, kl. 14.30-15.30 hos Byggeri København, hvor der vil blive givet en supplerende præsentation af udbuddet og være adgang til at stille spørgsmål. Der kan for hver ansøger deltage indtil 3 personer i in- formationsmødet.
Tilmelding til informationsmødet skal ske senest den 21. juni 2016 kl. 12 til kontaktper- sonen, jf. afsnit 4.2.
Der udarbejdes referat samt oversigt over spørgsmål og svar fra informationsmødet, hvilket sammen med eventuelt skriftligt materiale fremvist på informationsmødet vil blive gjort tilgængeligt via RIB.
7.4 Ændringer af udbudsmaterialet
7.4.1 Ændringer inden første forhandlingstilbud
Ordregiver kan senest 6 dage før fristen for indlevering af første forhandlingstilbud of- fentliggøre rettelsesblade om eventuelle ændringer af udbudsmaterialet via RIB. Ordre- giver forbeholder sig i særlige tilfælde at kunne offentliggøre ændringer senere end 6 dage før fristen mod forlængelse af fristen.
Såfremt ansøger/tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhen- sigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes ansøger/tilbudsgiver straks gøre ordregi- ver opmærksom herpå, således at ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad.
Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelse eller kontrakt. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for ansøger- ne/tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på mar- kedet.
7.4.2 Ændringer efter indlevering af første forhandlingstilbud
Ordregiver kan efter indlevering af første forhandlingstilbud offentliggøre rettelsesblade om eventuelle ændringer af udbudsmaterialet via RIB.
Ordregiver forventer, at forhandlingerne vil medføre visse ændringer af udbudsmateria- let, særligt i – men ikke begrænset til – de dele af udbudsmaterialet, der er markeret med […].
Rettelsesblade vil blive offentliggjort i rimelig tid inden, at tilbudsgiverne skal indsende opdaterede forhandlingstilbud hhv. endeligt tilbud.
PRÆKVALIFIKATION
8. Udelukkelse, egnethed, udvælgelse og dokumentation
8.1 Udelukkelsesgrunde
Ansøgere, der befinder sig under omstændigheder som anført i udbudslovens §§ 135- 136, og § 137, stk. 1, nr. 1 og 2 er udelukket fra at deltage i udbuddet.
En ansøger, der på et hvilket som helst tidspunkt under udbuddet bliver omfattet af en af udelukkelsesgrundene i §§ 135-136, og § 137, stk. 1, nr. 1 og 2, vil blive udelukket fra udbuddet, medmindre den pågældende inden for en af ordregiver fastsat rimelig frist fremlægger dokumentation, der viser tilbudsgiverens pålidelighed, jf. udbudslovens § 138.
8.2 Egnethed
Der stilles følgende krav til ansøgernes økonomiske formåen:
• Positiv egenkapital (seneste offentliggjorte regnskab)
Der stilles følgende krav til ansøgernes tekniske formåen:
• Udførelse af minimum 3 offentlige byggeprojekter med en entreprisesum på hver min. 25 mio. inden for de seneste 8 år.
8.3 Udvælgelse
Ordregiver vil udvælge 5 ansøgere til at deltage på hver delkontrakt. Ansøgerne kan ansøge om samt blive prækvalificeret på begge delkontrakter.
Udvælgelsen af ansøgere finder sted på grundlag af en vurdering af, hvilke egnede ansø- gere, der dokumenterer den bedste og mest relevante erfaring med sammenlignelige projekter (udført indenfor de seneste 8 år). Ved sammenlignelige projekter forstås byg- ge- og anlægsprojekter, der indeholder følgende elementer 1) Planlægning, projektering og udførelse af bygge- og anlægsprojekter af lignende størrelse og kompleksitet som indeholdt i delkontrakten, 2) Styring af store porteføljer af byggesager af lignende stør- relse og kompleksitet som indeholdt i delkontrakten, 3) Byggesager med tidlig inddragel- se af entreprenøren, 4) Tillidsbaserede samarbejder (f.eks. projektpartnering) og længe- revarende samarbejder, 5) Innovative processer, som har ledt til omkostningsreduktion eller anden værdiskabelse for kunden.
Udvælgelsen finder sted på grundlag af ansøgers oplysninger i det elektroniske Fælles Europæiske Udbudsdokument (eESPD) genereret ud fra udbudsbetingelsernes bilag C. Ordregiver forbeholder sig dog ret til når som helst at kræve, at ansøgere fremlægger al eller dele af den i Appendix A anførte dokumentation, hvis ordregiver skønner at dette er nødvendigt for, at udbuddet kan gennemføres korrekt, jf. tillige afsnit 8.4.
8.4 Dokumentation for udelukkelse, egnethed og opfyldelse af udvælgelseskriteri- er
Som foreløbig dokumentation for, at ansøgeren ikke er udelukket efter udbudslovens §§ 135, stk. 1 og 3, og § 137, stk. 1, nr. 1 og 2, og for at ansøger opfylder de i udbudsbe- kendtgørelsen fastsatte minimumskrav til egnethed, skal ansøgeren med ansøgningen kun fremsende en udfyldt eESPD-fil (genereret ved anvendelse af udbudsbetingelsernes bilag C).
Som foreløbig dokumentation for, hvordan ansøgeren opfylder de i udbudsbekendtgø- relsen fastsatte udvælgelseskriterier, skal ansøger med ansøgningen ligeledes kun frem- sende en udfyldt eESPD-fil (genereret ved anvendelse af udbudsbetingelsernes bilag C).
Hvis ansøger er et konsortium, skal der for hver deltager i konsortiet som dokumentati- on for egnethed og opfyldelse af udvælgelseskriterierne fremsendes en udfyldt eESPD-fil (genereret ved anvendelse af udbudsbetingelsernes bilag C) samt erklæring om fælles befuldmægtiget (f.eks. ved anvendelse e af udbudsbetingelsernes bilag D).
Hvis ansøger i relation til egnethed baserer sig på andre økonomiske aktørers ressourcer (underleverandører, koncernforbundne selskaber mv.) skal der for hver af de pågælden- de økonomiske aktører fremsendes en udfyldt eESPD-fil (genereret ved anvendelse af udbudsbetingelsernes bilag C) samt støtteerklæring (f.eks. ved anvendelse af udbudsbe- tingelsernes bilag E).
Den i bilag H nævnte yderligere dokumentation skal kun fremsendes til ordregiver, såfremt ordregiver anmoder om det, jf. afsnit 13.
9. Ansøgning om prækvalifikation
9.1 Krav til ansøgning
Ved ansøgning om prækvalifikationen vil ansøger alene skulle fremsende en udfyldt eESPD-fil (genereret ved anvendelse af udbudsbetingelsernes bilag C) samt oplyse hvil- ken delaftale, der ansøges om prækvalifikation på.
For konsortiedeltagere og ansøgere, der baserer sig på andre enheders økonomiske eller tekniske formåen, skal der afleveres en udfyldt eESPD-fil (genereret ved anvendel- se af udbudsbetingelsernes bilag C) for hver økonomisk aktør samt erklæring om fælles befuldmægtiget (f.eks. ved anvendelse af udbudsbetingelsernes bilag D) (for konsortier) og/eller støtteerklæring (f.eks. ved anvendelse af udbudsbetingelsernes bilag E) (for an- søgere, der baserer sig på andre enheders formåen).
Ansøgerne kan vælge, at vedlægge referencer i et særskilt bilag.
9.2 eESPD
I det af ansøgeren udfyldte eESPD (genereret ud fra udbudsbetingelsernes bilag C) skal følgende dele udfyldes:
a. Del II.A Den økonomisk aktør
b. Del II.B Den økonomisk aktørs repræsentanter
c. Del II.C Udnyttelse af andre enheders kapacitet
d. Del III.A, B og C Udelukkelsesgrunde
e. Del IV.B Økonomisk og finansiel formåen (angivelse af egenkapital for sene- ste offentliggjorte regnskab)
f. Del IV.C Teknisk og farlig formåen (angivelse af referencer eller henvisning til, at disse er vedlagt separat som bilag)
g. Del V Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere (afkryds i ja, for at kravene er opfyldt)
h. Del VI Afsluttende erklæring/underskrift
eESPD udfyldes ved, at ansøgeren importerer Ordregivers eESPD-skabelon-fil (Bilag C) i EU-Kommissionens værktøj (xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx-
/filter?lang=da) og efter udfyldelse eksportere en xml.-fil, der uploades i Mercell. eESPD- filen kan ikke åbnes ved at ”klikke” på dem. Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har udgivet en vejledning til eESPD (xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxx_xxxxx.xxx).
9.3 Ansøgningsfrist
Ansøgning skal fremsendes til ordregiver via RIB. Ansøgning skal være uploadet via RIB senest den 11. juli 2016, kl. 23.59.
Ansøgninger, der uploades efter ansøgningsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragt- ning.
EFTER PRÆKVALIFIKATION
10. Afgivelsen af første forhandlingstilbud
10.1 Formkrav
Det første forhandlingstilbud (og alle senere tilbud) skal være på dansk.
Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lignende må dog gerne være på engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk.
Ordregiver opfordrer tilbudsgiverne til at formulere sig så kortfattet som muligt og til kun at vedlægge det relevante.
Tilbud skal udover eventuel følgeskrivelse eller lignende indeholde følgende bilag i ud- fyldt stand:
1. Udfyldt tilbudsliste (udbudsbetingelsernes bilag B) (hvis der bydes på begge delkontrakter med forskellige priser, skal der udfyldes to tilbudslister)
2. Angivelse af hvilken delkontrakt tilbudsgiver ønsker tildelt, såfremt tilbudsgiver afgiver tilbud på begge delkontrakter og begge tilbud udgør tilbuddene med det for ordregiver bedste forhold mellem pris og kvalitet.
3. Redegørelser, beskrivelser, besvarelse af cases (udbudsbetingelsernes Bilag F og/eller G) i relation til de kvalitative tildelingskriterier (udbudsbetingelsernes afsnit 12.3 og 12.4).
For tilbud efter første forhandlingstilbud kan tilbudsgiver vælge alene at fremsende do- kumenter hvori der er ændringer samt erklære at tidligere fremsendte dokumenter er en del af tilbudsgivers nye tilbud.
10.2 Aflevering af tilbud
10.2.1 Tilbudsfrist
Første forhandlingstilbud skal fremsendes til ordregiver via RIB. Tilbuddet skal være uploadet i RIB senest den 2. september 2016, kl. 12.00.
Tilbudsfrist for efterfølgende tilbud – herunder endeligt tilbud – vil blive meddelt til- budsgiverne efterfølgende.
Tilbud, der modtages i RIB efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning.
10.3 Tilbudsåbning
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære ”åbning” af første forhandlingstilbud eller efterfølgende tilbud. Da der ikke fremkommer en egentlig budsum ved udbuddet finder tilbudsloven for bygge- og anlægssektoren § 7 ikke anvendelse.
10.4 Vedståelsesfrist
Alle forhandlingstilbud og endeligt tilbud skal være bindende til den 1. marts 2017. Til- budsgiver er dog kun forpligtet til at vedstå det til enhver tid senest afgivne konditions- mæssige tilbud.
Såfremt tilbudsgiver får meddelelse om, at ordregiver har identificeret tilbudsgiverens tilbud som det vindende tilbud, er ordregiver indtil udløbet af vedståelsesfristen beretti- get til ved afgivelse af skriftligt påkrav at forlænge vedståelsesfristen med indtil 4 uger.
10.5 Alternative og sideordnede tilbud
10.5.1 Alternative tilbud (udbudslovens § 50-52)
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud (hverken første forhandlings- tilbud eller senere tilbud).
10.5.2 Sideordnede tilbud
Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive sideordnede tilbud (hverken første forhand- lingstilbud eller senere tilbud).
10.6 Forbehold
I første forhandlingstilbud og senere forhandlingstilbud tillader ordregiver ethvert forbehold over for udbudsmaterialet, inklusive forbehold for mindstekrav, idet dette tilbud med forbehold anses som tilbudsgivernes oplæg (henholdsvis opdaterede oplæg) til forhand- ling. Det bemærkes, at der ikke vil blive ført forhandling om mindstekrav, og eventuelle forbehold over for mindstekrav skal derfor frafaldes senest i det endelige tilbud.
For tilbudsgivernes endelige tilbud gælder, at ordregiver er berettiget til at afvise ethvert endeligt tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åben- xxxx bagatelagtigt forbehold.
Ordregiver er forpligtet til at afvise et endeligt tilbud med forbehold overfor grundlæg- gende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt.
Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold i det endelige tilbud, da forbehold inde- bærer betydelig risiko for, at det endelige tilbud ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget.
I stedet for at overveje forbehold opfordres tilbudsgiver til tidligst muligt under spørgs- mål/svar-runderne at henlede ordregivers opmærksomhed på eventuelle uhensigtsmæs- sige krav af betydning i udbudsmaterialet.
Tilbudsgiver opfordres til ikke uovervejet at vedlægge standarddokumenter i form af standard leveringsbetingelser mv. til nogen tilbud, idet sådanne dokumenter kan inde- holde utilsigtede forbehold.
10.7 Underleverandører
Hvis tilbudsgiver har baseret sig på underleverandørers tekniske formåen i form af i) uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer (udbudslovens § 155, nr. 7) eller ii) faglige erfaringer vedrørende udførelsen af konkrete dele af opgaven, jf. støtteerklæringen (bi- lag E), er tilbudsgiveren forpligtet til at lade de pågældende ydelser udføre at underleve- randøren, medmindre ordregiver tillader ændring heraf.
10.8 Delkontrakter
En tilbudsgiver kan kun tildeles én af de to udbudte delkontrakter.
Tilbudsgiver er berettiget til at afgive tilbud på begge delkontrakter, men skal i givet fald tydeligt angive, hvilken af de to delkontrakter, tilbudsgiver vil tildeles, såfremt det viser sig at tilbudsgiveren både for delkontrakt A og delkontrakt B har afgivet det for ordregi- ver økonomisk mest fordelagtige tilbud.
10.9 Øvrige forhold
Tilbudsgiver kan ikke forlange tilbud tilbageleveret fra ordregiver, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbud i andre sammenhænge end i forhold til vedrørende nærværende udbud.
Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er ordregiver uvedkommende.
11. Forhandlingsforløbet
Beskrivelsen af forløbet nedenfor udgør den foreløbige planlægning af forhandlingerne, som ordregiver forbeholder sig adgang til senere at ændre:
Forud for hver forhandlingsrunde vil deltagerne modtage dagsorden. Efter hver forhand- lingsrunde vil deltagerne modtage referat fra eget forhandlingsmøde samt eventuelle rettelsesblade.
De elementer som ordregiver særligt forventer bliver genstand for forhandling er i rammeaftalen og bilag markeret med ”[…]”. Ordregiver fremhæver, at forhandlingerne ingenlunde er begrænset hertil.
11.1.1 Første forhandlingsrunde
Første fase omfatter en forhandling på grundlag af tilbudsgiveres første forhandlingstil- bud. Under forhandlingerne vil ordregiver give den enkelte tilbudsgiver oplysning om sit syn på forhandlingstilbuddets relativt stærke og svage egenskaber. Forhandlingerne kan omfatte alle forhold i forhandlingstilbuddene, herunder pris. Forhandlingerne kan dog ikke omfatte grundlæggende elementer.
Efter forhandling med tilbudsgiverne opfordrer ordregiver ved opfordringsskrivelse til- budsgiverne til at afgive enten opdaterede forhandlingstilbud eller endeligt tilbud inden for en af ordregiver fastsat frist.
11.1.2 Efterfølgende forhandlingsrunder
Hvis ordregiver har afsluttet første forhandlingsrunde med at opfordre tilbudsgiverne til at afgive opdaterede forhandlingstilbud, gennemfører ordregiver endnu en forhandling på grundlag af tilbudsgivernes opdaterede forhandlingstilbud. Under forhandlingerne vil ordregiver give den enkelte tilbudsgiver oplysning om sit syn på det opdaterede for- handlingstilbuds relativt stærke og svage egenskaber. Forhandlingerne kan omfatte alle forhold, herunder pris. Forhandlingerne kan dog ikke omfatte mindstekrav.
Ordregiver kan gentage fremgangsmåden med at opfordre tilbudsgiverne til at afgive opdaterede forhandlingstilbud med efterfølgende forhandling heraf, indtil ordregiver skønner, at det er hensigtsmæssigt at opfordre de tilbageværende tilbudsgivere til at afgive endeligt tilbud.
11.1.3 Endeligt tilbud
Udbuddets sidste fase omfatter opfordring fra ordregiver til tilbudsgiverne om at afgive endeligt tilbud, der evalueres af ordregiver ved angivelse af det for udbuddet fastsatte tildelingskriterium. Ordregiver er inden for udbudsreglernes rammer efter tildelingsbe- slutningen berettiget til at gennemføre afsluttende forhandlinger med den valgte tilbuds- giver.
11.1.4 Indikativ tidsplan for forhandlinger og efterfølgende tilbud
Ordregiver forventer på nuværende tidspunkt, at gennemføre første forhandlingsrunde i dagene 12-14. september 2016, at revideret udbudsmateriale udsendes 21. september 2016, at andet forhandlingstilbud skal afleveres 7. oktober 2016, at anden forhandlings- runde gennemføres 25.-31. oktober 2016, at revideret udbudsmateriale udsendes 7. november 2016 og at endeligt tilbud afleveres 28. november 2016.
11.2 Forbehold for tildeling på baggrund af første forhandlingstilbud
Ordregiver forbeholder sig retten til at foretage kontrakttildeling på baggrund af første forhandlingstilbud og alle efterfølgende forhandlingstilbud.
Der vil i så fald blive gennemført en fuld evaluering af forhandlingstilbuddene i overens- stemmelse med afsnit 12, hvorefter ordregiver vil meddele sin tildelingsbeslutning. Det understreges således, at ordregiver under udbuddet har ret, men ikke pligt, til at for- handle.
11.3 Begrænsning af antallet af deltagere i forhandlingerne
Ordregiver forbeholder sig retten til at begrænse antallet af deltagere i forhandlingerne. Begrænsningen kan tidligst ske på grundlag af det andet forhandlingstilbud.
Begrænsningen vil i givet fald ske ved, at ordregiver gennemfører en fuld evaluering af forhandlingstilbuddene i overensstemmelse med afsnit 12 og på det grundlag begrænser antallet af tilbudsgivere, der fortsat skal deltage i forhandlingerne.
Begrænsninger i antallet af tilbudsgivere kan ikke føre til, at færre end 2 tilbudsgivere opfordres til at afgive endeligt tilbud.
12.1 Tildelingskriterium og underkriterier
Som anført i udbudsbekendtgørelsen identificeres det økonomisk mest fordelagtige tilbud ved anvendelse af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Som anført i afsnit 10.8 kan hver tilbudsgiver kun tildeles én af de to udbudte delkon- trakter. Dette kan medføre, at en af de to delkontrakter ikke tildeles den tilbudsgiver der har afgivet det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Tilbudsgiver er berettiget til at afgive tilbud på begge delkontrakter, men skal i givet fald tydeligt angive, hvilken af de to delkontrakter, tilbudsgiver vil tildeles, såfremt det viser sig at tilbudsgiveren både for delkontrakt A og delkontrakt B har afgivet det for Ordre- giver økonomisk mest fordelagtige tilbud.
Såfremt en tilbudsgiver ikke tydeligt har angivet dette, vil ordregiver tildele delkontrakt A til den tilbudsgiver, der har afgivet det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, og tilsvarende for delkontakt B, medmindre dette ville medfører tildeling af begge delkontrakter til samme tilbudsgiver. Ellers vil delkontrakt A blive tildelt den tilbudsgiver, der for delkontrakt A har afgivet det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, mens delkontrakt B blive tildelt den tilbudsgiver, der for delkontrakt B har afgivet det for ordregiver økonomisk næstmest fordelagtige tilbud.
Ordregiver vil anvende følgende underkriterier med den for hvert underkriterium anfør- te vægt:
Underkriterier | Vægtning | Delkriterier | Vægtning |
o Timepriser rådgivning | o 20 % | ||
Økonomi | 40% | o Dækningsbidragssats o Fradrags/tillægssats til V&S prisbøger | o 32,5 % o 32,5 % |
o Intern teknisk rådgiv- | o 15 % | ||
ning | |||
Organisation og bemanding | 30 % | ||
Optimering, værktøjer og metoder | 30 % |
De angivne procenter er udtryk for beregningsfaktorer.
12.2 Ad. underkriteriet Økonomi
Underkriteriet økonomi vurderes ud fra delkriterierne: Timepriser for rådgivere, Dæk- ningsbidragssats, Fradrags/tillægssats til V&S prisbøgerne og Intern teknisk rådgivning.
12.2.1 Ad. delkriteriet Timepriser for rådgivere
Ved vurderingen af delkriteriet Timepriser for rådgivere vurderes størrelsen af de tilbud- te timetaster for de af den strategiske partneres ydelser, der afregnes efter medgået tid.
I tilbudslistens afsnit 1.1 er anført en forholdsmæssig forventet fordeling af personer inden for rådgiverkategorierne. Den forholdsmæssige fordeling er alene til brug for til- budsevalueringen og er ikke bindende for ordregiver. Ud fra den angivne forholdsmæs- sige fordeling beregner ordregiver den af tilbudsgiveren tilbudte vægtede gennemsnitlige timepris for rådgivere.
Den tilbudsgiver, der tilbyder den laveste vægtede gennemsnitlige timepriser for rådgi- vere tildeles 10 point, mens et fiktivt tilbud, hvor den vægtede gennemsnitlige timepriser for rådgivere er 40 % dyrere tildeles 0 point. Mellem disse yderpunkter foretages lineær interpolation. Overstiger forskellen mellem laveste og højeste pris for delkriteriet 40 %, anvendes en alternativ model med et spænd på 50 %. Overstiger forskellen mellem laveste og højeste pris for delkriteriet 50 %, anvendes i stedet en alternativ model med et spænd på 60 %, etc. Der gives point med 2 betydende decimaler.
12.2.2 Ad. delkriteriet Dækningsbidragssats
Ved vurderingen af delkriteriet Dækningsbidrag vurderes størrelsen af det tilbudte Dækningsbidrag, jf. nærmere i rammeaftalen.
Tilbudsgiverne kan tilbyde forskellige dækningsbidragssatser for projekter med forskellige estimerede håndværkerudgifter i de følgende seks kategorier baseret på størrelse og type. Kategorierne har evalueringsteknisk følgende vægtning:
Type | Vægtning | |
< kr. 10 mio. | Renovering og om- bygning | 1/6 |
≥ kr. 10 mio. og < kr. 50 mio. | Renovering og om- bygning | 1/6 |
≥ kr. 50 mio. | Renovering og om- bygning | 1/6 |
< kr. 10 mio. | Nybyggeri | 1/6 |
≥ kr. 10 mio. og < kr. 50 mio. | Nybyggeri | 1/6 |
≥ kr. 50 mio. | Nybyggeri | 1/6 |
Den ovenfor anførte vægtning er alene til brug for evalueringen af underkriteriet.
Der anvendes følgende evalueringsmodel:
Det tilbudte dækningsbidrag skal være mellem 8 % og 20 %. Der kan ikke tilbydes et dækningsbidrag på mere end 20 %, ligesom ordregiver af hensyn til leveringssikkerheden ikke vil acceptere et dækningsbidrag på mindre end 8 %. Ved evalueringen tildeles et tilbud med et dækningsbidrag på 8 % 10 point, mens et tilbud med et dækningsbidrag på 20 % tildeles 0 point. Mellem disse yderpunkter foretages lineær interpolation. Hver kategori evalueres for sig. Der gives point med 2 betydende decimaler.
12.2.3 Ad. delkriteriet Fradrags/tillægssats til V&S prisbøger
Ved vurderingen af delkriteriet Fradrags/tillægssats til V&S prisbøger vurderes størrelsen
- udtrykt i procent - af de fradrag eller tillæg, tilbudsgiveren fratrækker satserne fra V&S- bøger for konkrete entrepriser, jf. nærmere i rammeaftalen.
Tilbudsgiverne kan tilbyde forskellige satser for projekter med forskellige estimerede håndværkerudgifter i de følgende seks kategorier baseret på størrelse og type. Kategori- erne har evalueringsteknisk følgende vægtning:
Type | Vægtning | |
< kr. 10 mio. | Renovering og om- bygning | 1/6 |
≥ kr. 10 mio. og < kr. 50 mio. | Renovering og om- bygning | 1/6 |
≥ kr. 50 mio. | Renovering og om- bygning | 1/6 |
< kr. 10 mio. | Nybyggeri | 1/6 |
≥ kr. 10 mio. og < kr. 50 mio. | Nybyggeri | 1/6 |
≥ kr. 50 mio. | Nybyggeri | 1/6 |
Den ovenfor anførte vægtning er alene til brug for evalueringen af underkriteriet.
Der anvendes følgende evalueringsmodel for underkriteriet Fradrags/tillægssats:
Den tilbudte Fradrags/tillægssats skal være mellem -20 % (fradrag) og 5 % tillæg. Der kan ikke tilbydes et fradrag større end -20 % eller et tillæg større end 5 %. Ved evalue- ringen tildeles et tilbud med en fradragssats på -20 % (fradrag) 10 point og et tilbud med en tillægssats på 5 % tildeles 0 point. Mellem disse yderpunkter foretages lineær interpolation. Hver kategori evalueres for sig. Der gives point med 2 betydende decima- ler.
12.2.4 Ad. delkriteriet Intern teknisk rådgivning
Ved vurderingen af delkriteriet Intern teknisk rådgivning vurderes størrelsen af de tilbud- te satser for Intern teknisk rådgivning, jf. nærmere i rammeaftalen.
Tilbudsgiverne kan tilbyde forskellige satser for projekter med forskellige estimerede håndværkerudgifter i de følgende seks kategorier baseret på størrelse og type. Kategori- erne har evalueringsteknisk har følgende vægtning:
Type | Vægtning | |
< kr. 10 mio. | Renovering og om- bygning | 1/6 |
≥ kr. 10 mio. og < kr. 50 mio. | Renovering og om- bygning | 1/6 |
≥ kr. 50 mio. | Renovering og om- bygning | 1/6 |
< kr. 10 mio. | Nybyggeri | 1/6 |
≥ kr. 10 mio. og < kr. 50 mio. | Nybyggeri | 1/6 |
≥ kr. 50 mio. | Nybyggeri | 1/6 |
Den ovenfor anførte vægtning er alene til brug for evalueringen af underkriteriet.
Den tilbudte sats for Intern teknisk rådgivning skal være mellem 3 % og 12 %. Der kan ikke tilbydes en sats på mere end 12 %, ligesom ordregiver af hensyn til leveringssikker- heden ikke vil acceptere en sats på mindre end 3 %. Ved evalueringen tildeles et tilbud med en sats på 3 % 10 point, mens et tilbud med en sats på 12 % tildeles 0 point. Xxx- xxx disse yderpunkter foretages lineær interpolation. Hver kategori evalueres for sig. Der gives point med 2 betydende decimaler.
12.3 Ad. underkriteriet Organisation og bemanding
I underkriteriet ”organisation og bemanding” vil ordregiver foretage en samlet evalue- ring af, i hvor høj grad der tilbydes en optimal organisation og bemanding, der skaber de bedst mulige rammer for at udnytte alle potentialer i et strategisk partnerskab samt opnå det strategiske partnerskabs målsætninger.
Ved organisation og bemanding forstås kompetencer til at bemande, styre og gennem- føre en stor portefølje bestående af såvel større som mindre projekter og af såvel ny- byggeri som renovering.
Der lægges vægt på kvalifikationerne hos de tilbudte nøglepersoner i basisorganisatio- nen, hensigtsmæssigheden af den tilbudte basisorganisation, og hvordan tilbudsgi- ver/basisorganisationen udvælger bemanding til konkrete projekter. Desuden lægges vægt på, i hvor høj grad den tilbudte organisation og bemanding må forventes at bidra- ge til opfyldelsen af målsætningerne for det strategiske partnerskab. Ordregivers nærme- re ønsker, forudsætninger mv. som de er beskrevet i rammeaftalens bilag 2, Opgavebe- skrivelse, afsnit 4, skal ses i sammenhæng med underkriteriet.
Kriteriet vurderes ud fra følgende elementer, hvor der lægges positiv vægt på (ikke- prioriteret rækkefølge):
1. At basisorganisationen består af velkvalificerede nøglepersoner, såvel fagligt, i forhold til langvarige samarbejder som det strategiske partnerskab og i for- hold til at favne beslutningsprocesserne i ordregivers organisation.
2. At basisorganisationen er sammensat og organiseret, så den på optimal vis kan stå til rådighed for løbende sparring med ordregiver og kan sikre foran- kring af partnerskabskulturen på alle niveauer hos tilbudsgiveren selv og det strategiske partnerskab som helhed.
3. At processen, hvorved tilbudsgiveren vil ”rekruttere” bemanding til specifik- ke projekter, sikrer at alle projekter bliver bemandet af de – netop for det pågældende projekt specifikt – mest egnede personer (rette mand på rette sted).
4. At der træffes hensigtsmæssige organisatoriske foranstaltninger til at inddra- ge alle relevante kompetencer i planlægning, projektering og udførelse af projekter inden for den udbudte portefølje på rette tidspunkt.
5. At der tilbydes høj kapacitet, således at tilbudsgiver kan håndtere store såvel som små projekter, der potentielt skal udføres samtidigt.
6. At tilbudsgiver på betryggende vis sikrer, at de relevante kompetencer i alle aspekter af det strategiske partnerskab kontinuerligt er til rådighed i organi- sationen, og at projekter under det strategiske partnerskab får den fornød- ne bemandingsmæssige prioritet i forhold til tilbudsgiverens øvrige arbejder.
7. At der er en effektiv beslutningsproces i den tilbudte organisation, og at denne understøttes af klare kommandoveje internt og til ordregiver.
Til brug for evalueringen skal tilbudsgiver vedlægge:
1. CV’er for de tilbudte nøglepersoner i basisorganisationen indeholdende:
a) Faglige kvalifikationer, erfaring og uddannelsesmæssige baggrund.
b) Ledelsesmæssige kvalifikationer.
c) Anførelse af sammenlignelige projekter, som den pågældende har været tilknyttet med angivelse af projektets hovedformål, omfang og medarbejderens konkrete arbejdsopgaver/ansvarsområder.
d) Redegørelse for hvorfor den pågældende er valgt til det strategi- ske partnerskab og til den påtænkte funktion.
2. Redegørelse for valget af basisorganisationens nøglepersoner og hver af dis- ses tiltænkte roller, ansvar og beføjelser, samt hvorledes den pågældende basisorganisation kan sikre løbende sparring med ordregiver og forankring af partnerskabskulturen.
3. Procesbeskrivelse for hvordan tilbudsgiveren vil udvælge de rette kompe- tencer til et konkret projekt, når dette opstartes til sikring af at alle projek- ter bliver bemandet af de specifikt mest egnede personer (rekruttere be- manding til specifikke projekter).
4. Redegørelse for hvordan de enkelte projekter vil blive organiseret til opfyl- delse af formålet med det strategiske partnerskab.
5. Beskrivelse af den tilbudte organisation og dennes kapacitet skal som mini- mum indeholde redegørelse for organisationens ressourcer i form af kapaci- tet og kompetencer inden for alle opgaver i det strategiske partnerskab, herunder planlægning, projektering og udførelse.
6. Redegørelse for hvordan tilbudsgiver vil sikre, at tilbudsgivers ressourcer er til rådighed for konkrete projekter og at disse har den fornødne prioritet.
7. Redegørelse for beslutningsprocesser og kommandoveje i den tilbudte or- ganisation samt kommandoveje internt og til ordregiver.
Ordregiver ser gerne, at tilbudsgiver uddyber besvarelsen af underkriteriet ”Organisati- on og bemanding” ved brug af eksempler og organisationsdiagrammer.
Det tillægges positiv betydning, at tilbudsgiver evner præcist og forholdsvis kortfattet at demonstrere en optimal opfyldelse af ovenstående.
Der anvendes ved evalueringen af underkriteriet følgende pointmodel, hvor der gives hele point mellem 0 og 10 efter følgende model:
Opfyldelse af underkriteriet | Point |
Bedst mulige opfyldelse af kriteriet | 10 |
Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet | 9 |
Rigtig god/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 8 |
God opfyldelse af kriteriet | 7 |
Over middel i opfyldelse af kriteriet | 6 |
Tilfredsstillende/middel opfyldelse af kriteriet | 5 |
Under middel i opfyldelse af kriteriet | 4 |
Noget under middel i opfyldelse af kriteriet | 3 |
Ringe opfyldelse af kriteriet | 2 |
Dårlig opfyldelse af kriteriet | 1 |
Helt utilfredsstillende opfyldelse af kriteriet (alene konditionsmæssigt tilbud) | 0 |
12.4 Ad. underkriteriet Optimering, værktøjer og metoder:
Til brug for evalueringen af underkriteriet ”optimering værktøjer og metoder” vil ordre- giver foretage en samlet evaluering på baggrund af de parametre, der er angivet neden- for.
I underkriteriet ”optimering, værktøjer og metoder” vurderes det, i hvor høj grad til- budsgiveren er i stand til at arbejde med konkrete metoder og værktøjer, der under- støtter alle aspekter af det det strategiske partnerskab og bidrager til at forbedre kvalite- ten og effektiviteten i såvel planlægnings-, projekterings- og udførselsfasen, herunder risiko- og økonomistyring.
Tilbudsgiver skal redegøre for og komme med konkrete oplæg til, hvorledes de vil ar- bejde med optimering. Tilbudsgiver skal i forbindelse hermed redegøre for, hvilke me- toder og værktøjer der inddrages i det strategiske partnerskab, og hvordan disse tænkes anvendt i samarbejdet med ordregiver. I tillæg hertil skal tilbudsgiver redegøre for, hvilke metoder der sikrer en optimal vidensdeling og læring i det strategiske partnerskab. Or- dregivers nærmere ønsker, forudsætninger mv. som de er beskrevet i rammeaftalens bilag 2, Opgavebeskrivelse, afsnit 4, skal ses i sammenhæng med underkriteriet.
Kriteriet vurderes ud fra følgende elementer, hvor der lægges positiv vægt på (ikke- prioriteret rækkefølge):
1. At der tilbydes et kontinuerligt arbejde af høj kvalitet med optimeringer (økonomisk, teknisk og tidsmæssigt) gennem samtlige faser af et projekt.
2. At der tilbydes konkrete metoder til at sikre at der opnås en hensigtsmæssig balance mellem pris og kvalitet.
3. At der opnås sikkerhed for at et projekt kan gennemføres til den aftalte pris, og at budgettet afspejler sammenhæng mellem pris og kvalitet.
4. At der opnås sikkerhed for at et projekt kan gennemføres til den aftalte tid.
5. At tilbudsgiver skaber grundlag for at sikre kvalificerede bygherrebeslutnin- ger og sikre at alle relevante milepælsbeslutninger træffes på rette tid og i rette forum.
6. At tilbudsgiver anvender hensigtsmæssige tværgående projekt- og procesop- timeringer, gerne af innovativ karakter.
7. At tilbudsgiver tilbyder effektiv risikostyring igennem samtlige faser af et projekt.
Til brug for evalueringen skal tilbudsgiver vedlægge:
1. Redegørelse for arbejdet med optimeringer (økonomisk, teknisk og tids- mæssigt) gennem samtlige faser af et projekt indeholdende de konkrete værktøjer og metoder tilbudsgiver vil anvende samt håndtering af de øko- nomiske, faglige og tidsmæssige konsekvenserne af optimeringsforslagene.
2. Redegørelse for tilbudsgivers konkrete metoder og tiltag til hvordan tilbuds- giver vil sikre at der opnås en hensigtsmæssig balance mellem pris og kvali- tet.
3. Redegørelse for tilbudsgivers konkrete metoder og tiltag til hvordan tilbuds- giver vil sikre, at projektet kan gennemføres til den aftalte pris og redegørel- se for konkret metode til beregning af budget, gerne eksemplificeret ved en konkret kalkulation af projektets budget for et repræsentativt udsnit af byg- ningen med udgangspunkt i case, som angivet nedenfor.
4. Redegørelse for tilbudsgivers konkrete metoder og tiltag til at sikre, at pro- jektet kan gennemføres til den aftalte tid.
5. Beskrivelse af tilbudsgivers tilgang og metoder til at sikre kvalificerede byg- herrebeslutninger.
6. Beskrivelse af tilbudsgivers initiativer til tværgående projekt- og procesopti- mering hvor metoder til opsamling, deling og indarbejdelse af viden og erfa- ringer fra andre projekter inddrages, gerne eksemplificeret.
7. Redegørelse for tilbudsgivers anvendelse af konkrete metoder og værktøjer til sikring af risikostyring gennem samtlige faser af et projekt.
Til brug for vurderingen af underkriteriet ”optimering, værktøjer og metoder” skal til- budsgiver ud over redegørelse/beskrivelse besvare den for den pågældende Partner- skabsaftale relevante case (Bilag F og Bilag G), hvor den konkrete håndtering vises i praksis.
Det tillægges positiv betydning, at tilbudsgiver evner præcist og forholdsvis kortfattet at demonstrere en optimal opfyldelse af ovenstående.
Der anvendes ved evalueringen af underkriteriet følgende pointmodel, hvor der gives hele point mellem 0 og 10 efter følgende model:
Opfyldelse af underkriteriet | Point |
Bedst mulige opfyldelse af kriteriet | 10 |
Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet | 9 |
Rigtig god/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 8 |
God opfyldelse af kriteriet | 7 |
Over middel i opfyldelse af kriteriet | 6 |
Tilfredsstillende/middel opfyldelse af kriteriet | 5 |
Under middel i opfyldelse af kriteriet | 4 |
Noget under middel i opfyldelse af kriteriet | 3 |
Ringe opfyldelse af kriteriet | 2 |
Dårlig opfyldelse af kriteriet | 1 |
Helt utilfredsstillende opfyldelse af kriteriet (alene konditionsmæssigt tilbud) | 0 |
12.5 Afklarende spørgsmål
Tilbudsgiver bør sikre, at tilbudsgivers endelige tilbud er fuldstændigt, klart og entydigt, så der ikke vil være behov for yderligere kontakt mellem tilbudsgiver og ordregiver før efter underretningen om tildelingsbeslutningen.
I tiden mellem modtagelsen af endeligt tilbud og frem til ordregiver giver underretning om tildelingsbeslutningen, kan tilbudsgiverne ikke påregne, at der vil være kontakt med ordregiver, og eventuel kontakt vil ske på foranledning af ordregiver, og i givet fald kun for at opnå afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål.
Ordregiver er inden for udbudsrettens grænser berettiget til at kontrollere oplysninger givet i endelige tilbud, herunder er tilbudsgiver forpligtet til hurtigst muligt at yde rimelig bistand i anledning af henvendelsen fra ordregiver i dette øjemed.
13. Indhentelse af dokumentation for egnethed mv.
Ordregiver forventer at indhente dokumentation for rigtigheden af oplysningerne i eEDPD’et umiddelbart efter prækvalifikationen.
Senest efter tilbudsevalueringen (men inden meddelelse om kontrakttildeling) skal or- dregiver at indhente dokumentation for, at den vindende tilbudsgiver (fortsat) ikke er omfattet af udelukkelsesgrunde og i øvrigt (fortsat) er egnet.
Såfremt dokumentation, således som denne er nærmere beskrevet i bilag H, ikke frem- sendes indenfor 13 hverdage efter ordregivers anmodning, forbeholder ordregiver sig ret til at hensyn til udbuddets fremdrift, at bortse fra ansøgningen eller tilbuddet.
Ordregiver forbeholder sig endvidere at indhente denne supplerende dokumentation (eller dele heraf) for så vidt angår en eller flere ansøgere eller tilbudsgivere på et hvilket som helst tidspunkt under udbudsforretningen, hvis ordregiver skønner det relevant.
14. Underretning om tildelingsbeslutningen
14.1 Retsvirkning
Alle deltagere i udbudsforretningen vil hurtigst muligt og samtidig få skriftlig underret- ning om tildelingsbeslutningen.
Underretning om tildelingsbeslutningen til den vindende tilbudsgiver er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med tilbudsgiveren, men alene underretning om at tilbudsgiver efter ordregivers vurdering har afgivet det vindende tilbud. Der er ingen kontrakt eller løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af alle parter. Kontrakt kan først indgås efter udløbet af stand still-perioden, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud § 3.
Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter det endelige tilbud, der fortsat er bindende i overensstemmelse med pkt. 10.4.
14.2 Aflysning
Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af ordregiver kunne aflyses, hvis ordregiver har grund til aflysning, der ikke er usaglig eller i strid med ligebe- handlingsprincippet.