EU-UDBUD 2014/S 131-233679 Varer Offentligt udbud På levering af forbrugerelektronik til KomUdbud
EU-UDBUD
2014/S 131-233679
Varer
Offentligt udbud
På levering af
forbrugerelektronik
til KomUdbud
Juli 2014
Indholdsfortegnelse
1.1 Generel beskrivelse af udbuddet 4
1.3 Udbud af forbrugerelektronik 4
1.5 Tildeling af konkrete ordrer 6
1.6 Indgåelse af rammeaftalen 6
2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet 7
2.7 Åbning af de indkomne tilbud 8
2.8 Vedståelsesfrist for tilbud 8
2.14 Tilbudsgivers forbehold 9
2.16 Ordregivers e-handelssystem 10
3.5 El-sparekrav og miljøkrav 13
3.6 Delaftale 1 Foto- og videoudstyr 13
3.6.1 Standard kompakt digitalkamera 13
3.6.2 Avanceret digitalkamera 14
3.6.3 Standard spejlreflekskamera 14
3.6.4 Avanceret Spejlreflekskamera 14
3.6.6 Objektiver til standard- og avanceret spejlreflekskamera samt systemkamera 15
3.6.7 Flash til spejlreflekskamera 16
3.6.10 Tilbehør – tasker og hukommelseskort 17
3.7 Delaftale 2 Tv-skærme, medieafspillere, spillekonsoller og mindre musikanlæg 17
3.7.4 Spillekonsoller og controllere 18
Bilag 2 – Tro og love erklæringer 35
Bilag 5 – Konsortieerklæring 39
1Indledning
1.1Generel beskrivelse af udbuddet
Udbuddet vedrører levering af forbrugerelektronik til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver).
KomUdbud er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer.
Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder:
Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse).
Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse).
Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen.
Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale.
De deltagende kommuner udgør følgende:
Aarhus
Esbjerg
Odense
Vejle
Ikast-Brande
Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af xxx.xxxxxxxx.xx, og de fem kommuners deltagelse i udbuddet er udspecificeret i afsnit 1.3.
1.2Udbudsansvarlig
KomUdbud, ved Aarhus Kommune (tovholder) og Vejle Kommune (vicetovholder), er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet.
Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af:
KomUdbud
v/ Indkøb og Udbud
Aarhus Kommune
Rådhuspladsen 2
8000 Aarhus C
Kontaktperson: Xxxx Xxxxxxxxx, Udbudskonsulent, xxx@xxxxxx.xx.
Spørgsmål til udbuddet skal afgives i henhold til afsnit 2.5.
1.3Udbud af forbrugerelektronik
Udbuddet er inddelt i følgende to delområder:
Delaftale 1: TV, radio, spillekonsoller samt mindre musikanlæg
Delaftale 2: Foto- og videoudstyr
Markedet for forbrugerelektronik er kendetegnet ved en hyppig udskiftning af sortiment som følge af en hastig teknologisk udvikling, hvilket betyder, at priser og produkter ændrer sig løbende. Ligeledes er det et marked præget af tilbudsvarer med høj priskonkurrence. I nærværende udbudsmateriale er tildelingskriterium og underkriterier formuleret med henblik på at imødekomme markedet.
Der skal etableres rammeaftaler ud fra tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud, og der vil derfor ikke blive evalueret på priser på en masse produkter på en lang ”traditionel” tilbudsliste, fordi denne ville være outdated efter få måneder.
I stedet er det hensigten, at der etableres tre parallelle rammeaftaler pr. delaftale, der giver kommunernes institutioner mulighed for at spørge flere leverandører samtidigt for at få det bedste tilbud (pris) på den konkrete forespørgsel. Det vil sige en simpel form for direkte tildeling, typisk via den enkelte kommunes e-handelssystem. Dette vil således fungere som en slags ”pricerunner”. Søges fx på et 42” SMART-tv, så vises alle relevante produkter på en liste, og institutionen kan så vælge det billigste af de oplistede tv’er, der dækker det ønskede behov.
Kommuner |
Delaftale 1, fotoudstyr deltager fra dato: |
Delaftale 2, TV, medieafspillere mv. deltager fra dato: |
Området skal e-handles – Se pkt. 2.16 |
Aarhus |
1/11 2014 |
1/12 2014 |
X |
Esbjerg (inkl. Fanø) |
1/11 2014 |
1/11 2014 |
X |
Odense |
1/11 2014 |
1/11 2014 |
X |
Vejle |
1/11 2014 |
1/11 2014 |
X |
Ikast-Brande |
Nej |
1/11 2014 |
X |
Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver pt. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger (Bilag 6 – Kommunespecifikke oplysninger) samt af de enkelte kommuners hjemmesider.
Heraf fremgår endvidere oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af E-handel eller evt. forestående ændringer i E-handelssystemer.
1.4Udbuddets omfang
Opgaven indgås som en rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med 3 leverandører pr. delaftale, hvis der er så mange antagelige tilbud for perioden 01.11.2014 - 31.10.2016 med mulighed for forlængelse i 2x 12 måneder.
Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet omfattede produkter hos de valgte tilbudsgivere på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer et behov for de pågældende produkter.
Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre 3,3 mio. kr. og de to delaftaler estimeres til flg.:
Delaftale 1: Foto- og videoudstyr beløb1,6 mio. kr.
Delaftale 2: Tv-skærme og medieafsp., spillekons. samt mindre musikanlæg beløb 1,7 mio. kr.
Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre.
Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke til køb ud over sit faktuelle behov.
Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3.
Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 4 – Rammeaftale.
1.5Tildeling af konkrete ordrer
Tildeling af kontrakter i rammeaftalens løbetid sker i henhold til rammeaftalens § 8 - Tildeling af konkrete ordrer.
1.6Indgåelse af rammeaftalen
I tilfælde af, at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver, indgås den i kapitel 4 vedlagte rammeaftale.
Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.
Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse.
Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med de valgte tilbudsgivere som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen.
2Udbudsbetingelser
2.1Udbudsform
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 (Udbudsdirektivet) og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
2.2Formkrav
Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 2 fysiske eksemplarer.
Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på USB. Tilbudsmateriale modtaget på e-mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar.
Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang.
Ved tilbudsafgivelsen skal Sortimentslisten, vedlagt som Bilag 1 – udfyldes elektronisk og vedlægges i uændret filformat. De enkelte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale.
Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv.
2.3Sprog
Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning.
2.4Ejendomsret
Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.
Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også selvom ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling.
2.5Spørgsmål til udbudsmaterialet
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Xxxx Xxxxxxxxx, Udbudskonsulent, Aarhus Kommune, pr. e-mail: xxx@xxxxxx.xx , med emnet: "Spørgsmål – EU udbud 2014 – Udbud af forbrugerelektronik”
Besvarelse af spørgsmål vil i videst muligt omfang blive udsendt løbende, dog senest den 27.08.2014. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal være stillet senest den 25.08.2014 kl. 12.
Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på xxx.xxxxxxxx.xx senest d. 27.08.2014.
Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.
2.6Tilbudsfrist
Tilbuddet skal være mærket: ”Tilbud – forbrugerelektronik” og ”Må kun åbnes af Xxxx Xxxxxxxxx”. Forsendelsen skal være lukket.
Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest tirsdag den 02.09.2014 kl. 12.00 på følgende adresse:
KomUdbud
v/ Indkøb og Udbud
Aarhus Kommune
Rådhuspladsen 2
8000 Aarhus C
Att.: Xxxx Xxxxxxxxx
Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.
2.7Åbning af de indkomne tilbud
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
2.8Vedståelsesfrist for tilbud
Tilbuddet skal være gældende i 3 måneder fra tilbudsfristen.
Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen.
2.9Aftalegrundlag
Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen.
Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode.
2.10Delaftaler
Der kan afgives tilbud på en eller begge delaftaler.
Der kan ikke afgives bud på dele af den enkelte delaftale.
2.11Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative bud.
2.12Konsortier
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes.
Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver.
Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt Bilag 5 – Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere.
De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse.
2.13Ordregivers forbehold
I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftale(r) indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og de valgte tilbudsgivere på området.
Selvejende institutioner med driftstilskud på 50 % eller mere vil som udgangspunkt være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag medmindre andet fremgår af det kommunespecifikke bilag.
Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt ingen af de af rammeaftalen omfattede produkter kan dække et særligt behov hos ordregiver.
2.14Tilbudsgivers forbehold
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet.
Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes på sikker og saglig vis, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet.
Det præciseres endvidere, at manglende overholdelse af kommunespecifikke krav (jf. Bilag 6 – Kommunespecifikke oplysninger) kan medføre, at tilbuddet ikke er konditionsmæssigt. Tilsvarende vil forbehold vedr. kommunespecifikke krav kunne medføre, at ordregiver har ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge dette prissat, jf. ovenstående.
Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen.
Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil i den forbindelse blive behandlet som ethvert andet forbehold.
2.15Aktindsigt
Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i Bilag 3 – Aktindsigt angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet.
Det er dog ordregiver, der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt.
2.16Ordregivers e-handelssystem
Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område. Medlemskommunerne anvender forskellige e-handelssystemer. Se mere i bilag 7 – E-handelsspecifikke bilag.
De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver umiddelbart efter tildeling. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem på de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For nærmere information om e-handel, se rammeaftalens § 16.
Såfremt et godkendt katalog ikke foreligger, kan tilbudsgiver idømmes bod, efter bestemmelserne om bod i henhold til rammeaftalen, indtil kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e-katalog til ordregivers e-handelssystem. Se hertil rammeaftalens § 30.
2.17Serviceattest
Vindende tilbudsgiver skal på forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen.
Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen.
Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet.
2.18Udvælgelseskriterier
Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet.
Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 2 – Tro og love erklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale.
Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag Bilag 2 – Tro og love erklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen.
2.19Tildelingskriterium
Rammeaftaler for delaftale 1 og 2 vil blive tildelt de tilbudsgivere, der afgiver det/de for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen:
Underkriterier |
Vægtning i procent |
1. Sortimentsbredde, herunder vil der blive foretaget en vurdering af: - Antal varenumre pr. varekategori i henhold til sortimentslisten i bilag 1 |
70 % (udgør 70 point) |
2. Leveringstid - Leveringstid kortere end 7 arbejdsdage, der udgør mindstekravet (se nærmere beskrivelse heraf i det efterfølgende afsnit vedr. leveringstid, og udfyld i bilag 1) |
20 % (udgør 20 point) |
3. Produktgaranti - Der vurderes på hvilken garanti tilbudsgiverne kan tilbyde udover mindstekravet, som er 1 års produktgaranti (se nærmere beskrivelse heraf i det efterfølgende afsnit vedr. produktgaranti, og udfyld i bilag 1) |
10 % (udgør 10 point) |
Sortimentsbredde:
Sortimentslisten i bilag 1 skal udfyldes med alle de produkter, der tilbydes – læs vejledningen om udfyldelse af skemaet på første ark/fane i bilag 1.
Der kan opnås 70 point i alt på dette underkriterium, og de forskellige produktkategoriers vægtning fremgår af bilag 1.
Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver byder ind med et bestemt antal produkter i hver produktkategori (disse er angivet med gul markering i selve bilaget). Der kan tilbydes yderligere produkter – op til 9 produkter i alt pr. kategori (det er dog ikke 9 for alle produktkategorier, se bilag 1) - hvilket vil udløse maksimum point (70 point). Hvis der kun tilbydes det påkrævede antal produkter opnås 0 point.
Tilbudsgiver må ikke tilbyde de samme produkter i forskellige kategorier, selvom det angivne produkt vil opfylde mindstekravene for flere produktkategorier. Tilbudsgiver må således for eksempelvis ikke anføre det samme kamera i kategorierne ”standard kamera” og ”avanceret kamera”.
Leveringstid:
Ved levering ligger ordregiver vægt på tiden fra bestilling til levering. Der vægtes på det, der ligger under de 7 arbejdsdage, som udgør mindstekravet, jf. afsnit 3 kravspecifikation.
Tilbudsgiver bedes i bilag 1 angive den leveringstid, der tilbydes, og er der ikke angivet en leveringstid betragtes det som leveringstid på 7 arbejdsdage, hvilket udgør mindstekravet. Hvis der tilbydes dag-til-dag levering (ved bestilling før kl. 12) opnås maksimum point – 20 point - og tilbydes mindstekravet på 7 arbejdsdage, opnås der 0 point.
Se § 9 i rammeaftalen for en beskrivelse af de bestillingsmåder leverandørerne skal acceptere.
Ved produktgaranti vil der blive vurderet på bedste garanti (antal år), dvs. jo flere år, jo flere point. Tilbudsgiver skal oplyse, hvorvidt der ydes fuld garanti på de tilbudte produkter i mere end 1 år (1 års fuld garanti er et mindstekrav, jf. afsnit 3.3 i kravspecifikationen).
Ved fuld produktgaranti forstås garanti på materiale, funktionalitet og produktionsfejl, men ikke almindelig slid. Tilbudsgiver skal i garantiperioden ombytte eller reparere defekte produkter uden omkostninger for ordregiver, medmindre ordregiver selv har forårsaget defekten.
Tilbudsgiver skal ved afkrydsning i bilag 1 tilkendegive hvilken garanti der tilbydes. Der tildeles maksimum point (10 point), hvis der tilbydes 4 års produktgaranti og 0 point, hvis der tilbydes 1 års produktgaranti.
Hvis tilbudsgiver ikke foretager en afkrydsning i bilag 1, betragtes det som om, at tilbudsgiver byder ind med 1 års produktgaranti, som udgør mindstekravet.
3Kravspecifikation
I de følgende afsnit er redegjort for de krav, der gælder for begge delaftaler (afsnit 3.1 - 3.5) og efterfølgende beskrives særlige krav til hhv. delaftale 1 og delaftale 2 (afsnit 3.6 og 3.7).
3.1Sortiment
Tilbudsgiver skal tilbyde et bestemt antal produkter pr. kategori – se angivelse i sortimentslisten i bilag 1. De tilbudte produkter i sortimentslisten må ikke være forskellige versioner af samme produktmodel.
3.2Service
Der skal være mulighed for telefonisk rådgivning på hverdage mellem kl. 9 og 15 forestået af personale med viden indenfor det udbudte område.
3.3Garanti
Tilbudsgiver skal som minimum yde 1 års fuld produktgaranti på alle leverede produkter. Se afsnit 2.19 for nærmere beskrivelse af garanti.
3.4Leveringstid og fragt
Frit leveret til anvist adresse og tilbudsgiver er ansvarlig for varen indtil denne er leveret på købers adresse. Ved bestilling før kl. 12 på dag 1 skal levering ske senest på dag 7.
3.5El-sparekrav og miljøkrav
De tilbudte produkter skal leve op til miljøkravene i Energistyrelsens Indkøbsvejledning for tv og digitale modtagere 2013. xxxx://xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxxxx-xx-xxxxxxx/xxxxxxx-xx-xxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxx/xx-xx-xxxxxxxx-xxxxxxxxx
3.6Delaftale 1 Foto- og videoudstyr
Produktkategorierne indenfor denne delaftale udgør følgende:
Standard kompakt digitalkamera, jf. 3.6.1
Avanceret digitalkamera, jf. 3.6.2
Standard spejlreflekskamera, jf. 3.6.3
Avanceret Spejlreflekskamera, jf. 3.6.4
Systemkamera, jf. 3.6.5
Objektiver til standard- og avanceret spejlreflekskamera samt systemkamera, jf. 3.6.6
Flash til spejlreflekskamera, jf. 3.6.7
Action kamera, jf. 3.6.8
Monteringstilbehør, jf. 3.6.8.1
Alm. HD videokamera, jf. 3.6.9
Tilbehør – tasker og hukommelseskort, jf. 3.6.10
I de følgende afsnit beskrives mindstekravene til de produktkategorier under delaftale 1, som tilbudsgiver skal tilbyde i hele kontraktperioden.
3.6.1Standard kompakt digitalkamera
Denne produktgruppe er tiltænkt brugere som ønsker et enkelt digitalkamera som er let at transportere.
Beskrivelse |
Mindstekrav |
Effektive pixels |
Minimum 12 megapixel |
ISO |
Minimum spænd fra 100 til1600 |
Optisk zoom |
Minimum 3x |
Digital zoom |
Minimum 2x |
Største blænde |
Minimum ned til F:3.7 |
Mindste lukketid |
Maksimum 1/1500 sek. |
Videooptagelser |
Minimum 720p, 24 fps. |
3.6.2Avanceret digitalkamera
Digitalkamera af høj kvalitet som kan tage bedre billeder end standard kompakt kameraet, med ekstra god optik og høj lysstyrke
Beskrivelse |
Mindstekrav |
Effektive pixels |
Minimum 12 megapixel |
ISO |
Minimum fra 100 til12800 |
Optisk zoom |
Minimum 3x |
Digital zoom |
Minimum 2x |
Største blænde |
Minimum ned til F 2,0 |
Mindste lukketid |
Maksimum 1/2000 sek. |
Videooptagelser |
Minimum 1080p, 24 fps. |
|
|
3.6.3Standard spejlreflekskamera
Denne gruppe af kameraer er tiltænkt brugere som ønsker en bedre billedkvalitet, end den der opnås med de to ovenstående produktkategorier (3.6.1 og 3.6.2). Brugeren skal kunne vælge, om kameraet skal være fuld automatisk eller manuelt indstillelig (dvs. at hovedparten af indstillinger helt eller delvist overlades til brugeren).
Beskrivelse |
Mindstekrav |
Teknologi |
Skal være spejlrefleks |
Effektive pixels |
Minimum 16 megapixel |
ISO |
Autofunktion med et spænd fra minimum 100-6400 |
Mindste lukketid |
Maksimum 1/4000 sek. |
Videooptagelser |
Minimum 1080p, 24 fps |
|
|
3.6.4Avanceret Spejlreflekskamera
Denne gruppe af kameraer er tiltænkt brugere med et semiprofessionelt behov - fx til fotoundervisning mv. Brugeren skal kunne vælge, om kameraet skal være fuld automatisk eller manuelt indstillelig (dvs. at hovedparten af indstillinger helt eller delvist overlades til brugeren).
Beskrivelse |
Mindstekrav |
Teknologi |
Skal være spejlrefleks |
Effektive pixels |
Minimum 20 megapixel |
ISO |
Autofunktion med et spænd fra minimum 100-6400 og med et manuelt spænd op til 12800 |
Mindste lukketid |
Maksimum 1/8000 sek. |
Videooptagelser |
Minimum 1080p, 24 fps |
3.6.5Systemkamera
Tilbudsgiver skal i denne kategori tilbyde spejlløse digitalkameraer med udskifteligt objektiv. Brugeren skal kunne vælge, om kameraet skal være fuld automatisk eller manuelt indstillelig (dvs. at hovedparten af indstillinger helt eller delvist overlades til brugeren).
Beskrivelse |
Mindstekrav |
Effektive pixels |
Minimum 16 megapixel |
ISO |
100-25600 |
Mindste lukketid |
Maksimum 1/4000 sek. |
Videooptagelser |
Minimum 1080p, 24 fps. |
|
|
3.6.6Objektiver til standard- og avanceret spejlreflekskamera samt systemkamera
Inden for produktkategorierne standard- og avanceret spejlreflekskamera samt systemkamera, skal tilbudsgiver som minimum tilbyde én tele/zoom, macro og vidvinkel objektiv til hvert tilbudt kamera.
Af samme grund skal tilbudsgiver anføre, hvilke modeller objektiverne er kompatibelt med i sortimentslisten.
Standard spejlreflekskameraerne skal som udgangspunkt tilbydes et 18-55 mm objektiv, men det skal også være muligt at købe kamerahusene separat.
3.6.6.1Standard objektiv
Beskrivelse |
Mindstekrav |
Brændevidde |
Minimum spænd fra 18 til 55 mm. Dvs. at der også kan tilbyde objektiver som starter fra en lavere brændvidde end 18 mm og går op til 55 mm eller derover. |
Største blænde |
Ved minimum brændvidde: max f 3.5 Ved maksimum brændvidde: max 5.6 |
3.6.6.2Tele/zoom objektiv
Beskrivelse |
Mindstekrav |
Brændevidde |
Minimum spænd fra 75 til 200 mm. Dvs. at der også kan tilbyde objektiver som starter fra en lavere brændvidde end 75 mm og går op til 200 mm eller derover. |
Største blænde |
Ved minimum brændvidde: max f 4.5 Ved maksimum brændvidde: max 5.6 |
3.6.6.3Macro objektiv
Beskrivelse |
Mindstekrav |
Brændevidde |
Minimum 30 mm |
Maksimal blænde |
Maksimum f 3.5 |
Forstørrelsesforhold |
Skal fotografere i minimum 1:1 |
3.6.6.4Vidvinkel objektiv
Beskrivelse |
Mindstekrav |
Brændevidde |
Fast eller justerbar i brændevidden 11-30 mm |
Største blænde |
Ved minimum brændvidde: max f 4.5 Ved maksimum brændvidde: max 5.6 |
3.6.7Flash til spejlreflekskamera
Til produktkategorierne Standard spejlreflekskamera 3.6.3 og Avanceret Spejlreflekskamera 3.6.4 skal der som minimum tilbydes et kompatibelt Flash til hvert tilbudt kamera.
3.6.8Action kamera
Lille robust videokamera tiltænkt action optagelser med mulighed for tilkøb af forskelligt monterings- og beskyttelsesudstyr.
Beskrivelse |
Mindstekrav |
Videooptagelse |
Skal som minimum kunne optage i 1080p med 24 fps og 720p i 50 fps. |
Foto |
Minimum 5 megapixel |
Vand og støvtæt |
Hvis kameraet ikke i sig selv er bygget til at kunne optage under vand eller optagelser hvor det kan blive udsat for støv mv., skal actionkameraet tilbydes sammen med et vand- og støvtæt optagelses etui. |
3.6.8.1Monteringstilbehør
I denne kategori i sortimentslisten bilag 1, skal tilbudsgiver anføre monteringstilbehør til de tilbudte actionkameraer. Det tilbudte monteringstilbehør skal give kunden mulighed for at montere actionkameraerne på andre typer overflader eller gøre det muligt at optage fra andre vinkler end det, brugeren kan med det til actionkameraet medfølgende standard monteringstilbehør.
3.6.9Alm. HD videokamera
I denne kategori skal tilbudsgiveren tilbyde almindelige håndholdte videokameraer, som primært er tiltænkt videooptagelse.
Beskrivelse |
Mindstekrav |
Videooptagelse |
Skal som minimum kunne optage i 1080p med 24 fps |
Foto |
Minimum 5 megapixel |
Optisk Zoom |
Minimum 20x optisk zoom |
Lyd |
2.0 stereo |
Hukommelse |
Videokameraet skal supportere SD eller Micro SD |
3.6.10Tilbehør – tasker og hukommelseskort
Etui/Taske
Til hvert tilbudt produkt indenfor produktkategorierne Standard kompakt digitalkamera, Avanceret digitalkamera, Standard spejlreflekskamera, Avanceret Spejlreflekskamera, Systemkamera og Alm. HD videokamera, skal tilbudsgiveren tilbyde minimum én kompatibel Etui/taske som beskytter produktet og gør det lettere at transportere.
Hukommelse
Tilbudsgiveren skal både tilbyde Micro SD og SD-kort på de af sortimentslisten bilag 1 anførte hukommelses størrelser. De tilbudte Micro og SD-kort skal minimum være af klasse 10.
3.7Delaftale 2 Tv-skærme, medieafspillere, spillekonsoller og mindre musikanlæg
Produktkategorierne indenfor denne delaftale udgør følgende:
Mindre musikanlæg
TV – fladskærm
SMART tv
Spillekonsoller
Medieafspillere
Vægbeslag
Kravene til de forskellige kategorier under delaftale 2 er nærmere beskrevet efterfølgende:
3.7.1Mindre musikanlæg
Kravene til denne produktkategori er følgende:
Micro/ minianlæg: Skal have følgende funktionaliteter:
CD-afspiller
FM radio
USB-indgang
AUX-indgang (for tilslutning af telefon, tablet eller MP3 afspiller)
Udgangseffekt skal som minimum være 2 x 20 W
Bærbar musikafspiller / ghettoblaster: Skal have følgende funktionaliteter:
CD-afspiller
FM radio
USB-indgang
AUX-indgang (for tilslutning af telefon, tablet eller MP3 afspiller)
Skal kunne afspille vha. batteri
DAB Radio: Skal have FM og DAB+ radio, digital tuner
3.7.2TV fladskærm
Kravene til de i sortimentslisten (bilag 1) angivne kategorier under overskriften TV fladskærm er følgende:
Led-tv
Full HD opløsning
100 Hz panel
2x HDMI-indgange
Minimum 2 USB indgang
3.7.3SMART TV
Kravene til de i sortimentslisten (bilag 1) angivne kategorier under overskriften SMART TV er følgende:
Led-tv
Full HD opløsning
Smart-tv
2x HDMI-indgange
Mulighed for installation af én eller flere applikationer
Internetbrowser
Skal kunne tilkobles wifi-netværk (indbygget)
100 Hz panel
Minimum 2 USB indgang
3.7.4Spillekonsoller og controllere
Spillekonsoller:
Kravene til Spillekonsoller (bilag 1, sortimentslisten) er følgende:
Konsollen skal kunne yde HD grafik
Minimum 1 HDMI-indgang
Skal kunne tilgå 802.11 trådløse netværk (indbygget)
Skal kunne styres vha. trådløse controllere
Controllere til spillekonsoller:
Der skal tilbydes en kompatibel standardcontroller til hver spillekonsol
3.7.5Medieafspillere
Kravene til de i sortimentslisten (bilag 1) angivne kategorier under overskriften medieafspillere er følgende:
Dvd-afspiller:
Skal kunne afspille DVD og CD
Minimum 1 HDMI udgang
Blu-Ray afspiller:
Skal kunne afspille Blu-Ray, DVD og CD
Minimum 1 HDMI udgang
3.7.6Vægbeslag
VESA mål er angivet i sortimentslisten, bilag 1
4Rammeaftale
Rammeaftale vedr. levering af forbrugerelektronik
("Rammeaftalen")
Nærværende rammeaftale er indgået mellem
ORDREGIVER
Nedenstående medlemmer af KomUdbud:
Aarhus Kommune (tiltræder på delaftale 2 pr. 1.12.2014)
Vejle Kommune
Odense Kommune
Esbjerg Kommune
Ikast-Brande Kommune (deltager kun på delaftale 2)
og
KONTRAKTHAVER
[Adresse]
[Postnr.] [By]
[CVR]
Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. 2014/S 131-233679.
Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af:
Rammeaftalen
Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar
Udbudsbekendtgørelse
Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af 07.2014
Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå].
Referater fra afklarende møde samt statusmøder
Rammeaftalens omfang
Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår.
Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet.
I den udstrækning at indkøb af forbrugerelektronik er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder ordregiver sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de(n) rammeaftale(er), som indgås på baggrund af nærværende udbud.
Rammeaftalerne er gældende fra den 01.11.2014 og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.10.2016. Se § 36 vedrørende misligholdelse.
Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 30 dage før aftaleudløb, i modsat fald ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse.
Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb.
De enkelte deltagende medlemskommuner kan forlænge rammeaftalen individuelt, uden at dette påvirker vilkårene for rammeaftalen.
Som udgangspunkt forlænges samlet, med mindre der foreligger saglig grund til andet.
Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen samt de personer, der har kontraktansvar
[Kontrakthavers kontraktansvarlig:]
Navn og direkte kontaktoplysninger
Ordregivers overordnede kontraktansvarlig på vegne af KomUdbud:
Xxxx Xxxxxx, Contract Manager, Indkøb og Udbud, Aarhus Kommune
[Kontrakthavers daglige kontaktperson(er):]
Navn og direkte kontaktoplysninger
Ordregivers daglige kontaktpersoner:
Jf. Bilag 6 – Kommunespecifikke bilag
Parterne forventes at udvise en hjælpsom og serviceminded adfærd, og der lægges fra kontrakthavers side op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. Det er især vigtigt at kontrakthaver har medarbejdere, der fast kan varetage opgaven med opsætning og opdatering af både e-katalog samt sortiments- og prisliste, så der hele tiden er fokus på dette og en god dialog med ordregiver herom.
På hver af parternes initiativ kan der foretages en fælles evaluering af og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver – dette både overordnet med tovholderkommunen på vegne af KomUdbud, men også med de enkelte kommuner. Hver part er forpligtet til at deltage i møder i denne forbindelse.
Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning herom er sagligt begrundet.
Kontrakthavers manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
Al kontakt i rammeaftaleperioden foregår på dansk.
Produkter og sortiment
Det tilbudte sortiment, herunder produkterne i de respektive produktkategorier, skal være tidssvarende og følge tendenserne i markedet gennem hele rammeaftaleperioden.
Antallet af tilbudte produkter pr. produktkategori jf. bilag 1 skal kunne tilbydes i hele kontraktperioden. Er der fx tilbudt 7 forskellige produkter indenfor kategorien TV-36-41” skal kontrakthaver tilbyde 7 forskellige produkter inden for denne kategori i hele aftaleperioden.
Ordregiver vil rekvirere produkter løbende og ved hvert køb tildeles den enkelte ordre som direkte tildeling efter tildelingskriteriet laveste pris jf. beskrivelsen i udbudsmaterialets afsnit 1.3.
Bestilling af varer
Varebestillinger skal kunne afgives via ordregivers e-handelssystem, pr. e-mail, digital bestillingsformular, telefon, eller ved besøg.
Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer – eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer – skal kontrakthaver mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette.
Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via ordregivers e-handelssystemer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- hhv. leveringsadresse. Endvidere skal kontrakthaver kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr.
Hvis et bestilt produkt er i restordre og/eller der undtagelsesvist er ekstra lang leveringstid, dvs. udover de 7 arbejdsdage, skal kontrakthaver orientere bestiller herom senest 24 timer efter bestillingen er afsendt. Kan det bestilte produkt ikke leveres, skal et andet produkt med tilsvarende standard og specifikationer tilbydes til samme pris, ellers kan ordregiver annullere ordren og foretage erstatningskøb ved en anden leverandør.
Ved bestilling før kl. 12 skal levering ske inden for 7 arbejdsdage, dvs. ved bestilling før kl. 12 på dag 1 leveres senest på dag 7 (ændres såfremt tilbudsgiver byder ind med kortere leveringstid i tilbud).
Frit leveret til anvist adresse ved køb på 400 kr. eller derover. Hvis køb er under kr. 400 må der faktureres for fragt/forsendelsesomkostninger, dog max 60 kr.
Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til alene at benytte de på ordren oplyste informationer vedrørende leveringsadressen.
Med hver leverance skal der afleveres/sendes en følgeseddel.
Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EAN-lokationsnummer, dato, antal, varenummer og varenavn samt information om evt. restordrer.
Ved fejlbestillinger har ordregiver 14 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt.
Ved fejlleverancer har kontrakthaver pligt til at tage produktet retur. Returneringen sker for kontrakthavers regning og forudsætter, at produktet er intakt. Kontrakthaver er desuden forpligtet til hurtigst muligt at fremsende korrekt leverance, således at produktet er ordregiver i hænde senest 5 arbejdsdage efter anmeldelse af fejlleverance.
Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.
Kontrakthavers omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er ordregiver uvedkommende.
I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement-OrdSim-Bilsim 1.0. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument.
Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregivers effektive fakturabehandling (eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold).
Fakturaen skal indeholde:
Udstedelsesdato (fakturadato)
Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
Leverandørens CVR/SE-nummer
Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
Mængde og art af de leverede produkter/ydelser
Pris pr. enhed eksklusiv moms
Rekvirent hos ordregiver
Rekvisitionsnummer
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.
Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.
CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.
Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.
Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog (dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.
Bestillingsenhed: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af kontrakthavers e-katalog, hvis et sådant er i brug.
Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog.
Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammeaftalen, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammeaftalen, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammeaftalen.
Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier.
Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget.
Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.
Priser
Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris.
Priser angives altid med to decimaler.
Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode.
30 dage netto fra modtagelse af korrekt faktura jf. 13 §
Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område, det vil sige at elektronisk ordreafgivelse via ordregivers e-handelssystem, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data er et ufravigeligt krav for indgåelse af rammeaftalen. Kravene til de deltagende kommuners respektive e-handelssystemer fremgår af bilag 7 - Systemspecifikke bilag.
I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver overfor kontrakthaver definere, hvilke aftaleprodukter, der skal indgå i e-kataloget. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest en uge før aftalens ikrafttræden. Der vil blive stillet krav til angivelsen af varenavn i e-kataloget for at sikre at brugerne kan sammenligne produkter på tværs af leverandører.
Et godkendt e-katalog i ordregivers e-handelssystemer er en forudsætning for aftalens ikrafttræden. Indtil kontrakthaveren er i stand til at levere et godkendt e-katalog til ordregivers e-handelssystemer, forbeholder ordregiver sig ret til at foretage dækningskøb til anden side.
Ordregiver kan rekvirere ekstern konsulent til etablering af e-katalog for kontrakthavers regning, såfremt et godkendt e-katalog ikke foreligger ved aftalens ikrafttræden.
E-kataloget må kun indeholde de på forhånd af ordregiver definerede produkter. Med mindre andet er defineret af de enkelte medlemskommuner, skal e-kataloget modsvare produktkategorierne der er defineret i sortimentslisten i bilag 1.
De enkelte medlemskommuner kan vælge opdeling i flere e-kataloger.
Kontrakthaver skal udarbejde en prisliste i excel-format, og denne skal indeholde oplysninger om sortiment, priser, producentvarenummer osv. Denne prisliste skal opdateres ved katalogopdatering, så der altid er match mellem e-katalog og prislisten. I prislisten skal der på hver varelinje angives et direkte link til produktbeskrivelse på kontrakthavers eller producentens hjemmeside.
Pris- og sortimentsændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e mail til xxxx@xxxxxx.xx inden ændringens ikrafttræden og kan tidligst træde i kraft, når kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til ordregiver, og e-kataloget er godkendt af ordregiver og gjort tilgængeligt i dennes e-handelssystem. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt skal ordrer faktureres i henhold til gældende e-katalog indtil nyt e-katalog er godkendt. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning og der ikke er fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal kontrakthaver udstede kreditnota til de berørte EAN nr. på ugebasis, inden 30 dage fra afgivelse af ordren.
Tilbuds- og kampagnepriser skal - medmindre andet er aftalt - uploades i e-katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Kontrakthaver opdaterer e-katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter.
Kontrakthaver skal opdatere e-kataloget en gang pr. måned, men kataloget må opdateres én gang hver uge, hvis de ønsker det.
Såfremt kontrakthaver ønsker hyppigere opdatering og/eller at undgå godkendelsesprocedurer ved tovholderkommunen, er der mulighed for at kontrakthaver kan udarbejde en side - et web-baseret modul evt. i forbindelse med deres hjemmeside - hvor sortiment, priser samt produktinformation fremgår. Dette skal blot være et sted med informationer og må således ikke være en webshop.
I udbudstidsplanen er der afsat 5-6 uger fra tildeling af rammeaftalen til rammeaftalens ikrafttræden. Inden for denne periode skal e-katalog godkendes.
Senest 10 arbejdsdage efter standstill-periodens udløb skal kontrakthaver:
Fremsende excel-ark til Xxxx Xxxxxx, xxxx@xxxxxx.xx indeholdende alle de tilbudte varer med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos Aarhus Kommune, Xxxx Xxxxxx.
Varenumrene i prislisten og i e-kataloget skal være identiske.
Aarhus Kommune og de enkelte medlemskommuner har 10 arbejdsdage til at gennemgå excel-arkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal kontrakthaver fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Tovholder har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark.
Når excel-arket er godkendt af Aarhus Kommune, skal kontrakthaver indenfor højst 5 arbejdsdage oploade e-katalog(er) til medlemskommunernes forskellige e-handelssystemer med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i de(t) godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af medlemskommunen. Kontrakthaver skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter medlemskommunens anvisninger.
Medmindre andet er særskilt aftalt med de enkelte medlemskommuner, skal katalogformatet være OIOUBL.
Udover varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget - med mindre andet er aftalt - for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse herunder mærkenavn, producentvarenummer, vægt, mål mv. Ligeledes skal følgende også fremgå for hver enkelt vare: varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord / emneord og UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xx0xxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx?XxxxXXx0
Procedure ved ændringer i E-kataloger
E-kataloget skal indeholde søgeord / emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Den enkelte medlemskommune kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. Nye søgeord skal oploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra den enkelte medlemskommune.
Ekstra varenumre skal ligeledes oploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra medlemskommunen.
Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer – med mindre andet er aftalt – samtidig med at e-kataloget med det nye varenummer uploades, indlæses som søgeord.
Til de e-handelssystemer, som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af kontrakthaver i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.
Såfremt der er medlemskommuner, der anvender omsætningsrelateret bonusstruktur, fremgår dette af de kommunespecifikke bilag (bilag 6).
Bonusudbetaling til tredjemand
Omsætningen som følger af denne rammeaftale med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand.
Manglende overholdelse af denne bestemmelse anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
Evaluering
Parterne er forpligtede til, efter behov, at deltage i drifts- og statusmøder i rammeaftaleperioden. Tidspunkter og frekvens for disse møder aftales mellem ordregiveren og kontrakthaver. Formålet med møderne er primært at sikre, at parterne i fællesskab forsøger at løse de eventuelle problemer, som parterne måtte opleve i samarbejdet. Møder kan eksempelvis omhandle:
• Ordregiverens anvendelse af Rammeaftalen, herunder Ordregiverens evt. indkøb udenfor Rammeaftalen
• Kontrakthavers overholdelse af sine forpligtelser i henhold til Rammeaftalen, herunder kontrakthavers håndtering af bestilling, levering, fakturering, e-handel mv.
• Kontrakthavers salg til Ordregiveren af produkter, der ligger udenfor Rammeaftalens sortiment.
• Andre for Rammeaftalen relevante forhold, som vedrører samarbejdet mellem ordregiveren og kontrakthaver.
Leveringsbetingelser, e-handel og compliance vil være genstand for løbende opmærksomhed og evaluering hos ordregiveren i hele rammeaftaleperioden.
Statistik
Kontrakthaver skal en gang årligt udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen.
Der skal herudover på anmodning leveres statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.) inden for 30 dage. Statistikken skal kunne leveres særskilt for de enkelte medlemskommuner og samlet for alle de deltagende medlemskommuner.
Statistikken skal på anmodning leveres for e-ordrer genereret i ordregivers e-handelsystem og andre bestillingsmetoder.
Statistikken skal udarbejdes i et af ordregiver udleveret Excel regneark og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.
Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning levere statistik i Excel for samhandel ud over nærværende rammeaftale.
Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i genudbud af aftalen, da kontrakthaver kan være besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere.
Statistikkerne skal sendes på e-mail til Contract Manager, Xxxx Xxxxxx: xxxx@xxxxxx.xx
Statistikmaterialet skal som minimum indeholde følgende og med tydelig adskillelse af medlemskommunerne:
Være forsynet med tydelig og entydig angivelse af statistikperioden.
Være forsynet med tydelige, entydige og letforståelige overskrifter, gerne med anvendelse af de samme begreber som på faktura.
Have tydelig adskillelse af de enkelte kolonner.
Have fyldestgørende varebetegnelse som er identisk med fakturaens varebetegnelse.
Kunne afgrænses for hver af de overordnede produktkategorier indenfor rammeaftalen.
Statistikken skal udarbejdes i et af ordregiver udleveret Excel-regneark.
Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen.
Kontrakthavers rettigheder og forpligtelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages uden forudgående skriftlig samtykke fra ordregiver.
Manglende overholdelse af denne bestemmelse anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen.
Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.
Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig til i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs.
Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse.
Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed.
Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf.
Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen.
Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve rammeaftalen helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.
Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.
Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af rammeaftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler.
Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger.
Hvis ordregiver og kontrakthaver aftaler lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabelt for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter ordregivers valg.
Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiver berettiget til, efter eget valg: At lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning.
Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.
Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler.
Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve rammeaftalen helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.
Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.
Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale.
Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller kontrakthavers skadevoldende adfærd.
Kontrakthaver er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring. Kontrakthaver skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.
Tilbudsgiver skal som minimum yde 1 års fuld produktgaranti på alle leverede produkter. Ved fuld garanti forstås, at tilbudsgiver i garantiperioden skal ombytte eller reparere defekte produkter uden omkostninger for ordregiver, medmindre ordregiver selv har forårsaget defekten. Yderligere beskrivelse af garanti forefindes i udbudsmaterialets afsnit 2.19.
Ved reklamation skal kontrakthaver indenfor 7 hverdage udbedre problemet ved at sende et nyt, fejlfrit produkt og tage det defekte produkt retur – dette sker på kontrakthavers regning. Sendes der eventuelt løse dele (reservedele) til at udbedre fejlen, er det kontrakthavers ansvar at reparere den defekte vare, så der stadig er fuld garanti på produktet og det samtidig svarer til et nyt produkt.
Hvor intet andet er andet er anført, gælder Købelovens reklamations og ansvarsregler.
Kontrakthaver yder [Indsæt den garanti kontrakthaver giver/tilbyder ordregiver i Tilbuddet] års produktgaranti.
Bod
E-handel
Såfremt der ved rammeaftalens ikrafttræden ikke foreligger et godkendt e-katalog, jf. 16 § E-handel og 17 § Godkendelsesprocedurer for nye e-kataloger, skal kontrakthaver betale en bod på kr. 500 pr. kalenderdag pr. berørt medlemskommune, indtil godkendt katalog foreligger. Dette gælder ikke, såfremt ordregiver er årsag til problemet.
Statistik
Manglende overholdelse af bestemmelserne om indsendelse af statistik i henhold til § 21 Statistik medfører dagsbøder af kr. 500 pr. dag pr. medlemskommune så længe misligholdelsen varer. Kontrakthaver afregner selv med den berørte medlemskommune. Påløbet bod betales efter påkrav.
Fejlfakturering
Ved gentagne fremsendelser af fejlbehæftede fakturaer opkræves en bod på kr. 125,00 pr. fejlbehæftede faktura til dækning af administrationsomkostninger forbundet med håndtering af kreditnota.
Konkurs m.v.
Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sine forpligtelser i rammeaftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen.
Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.
I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser iht. rammeaftalen, så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for parternes opfyldelse af deres forpligtelser.
Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende).
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:
Årsagen til force majeure situationen
Forventet varighed af force majeure situationen
Indsats fra kontrakthavers hhv. ordregiveres side for at genoptage leveringen.
Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.
Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet.
Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde substituerer tilbudte produkter, udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i rammeaftalens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med ordregiver tilbyde ordregivers institutioner mv. disse produkter.
Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter i det omfang disse lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser.
Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen
Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.
Ovenstående bestemmelse gælder dog ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.
Ordregiver kan i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed.
Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden part, skal godkendes af modparten inden udtalelsen afgives.
Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem.
Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb.
Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke forrykker udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter.
Misligholdelse
Enhver af parterne kan hæve rammeaftalen uden varsel, såfremt modparten gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse, eller såfremt aftalegrundlaget gentagne gange overtrædes, uden at der isoleret set foreligger en væsentlig misligholdelse.
Som væsentlig misligholdelse betragtes bl.a.:
Utilfredsstillende grad af fakturamatch
Utilfredsstillende compliance i forhold til det tilbudte sortiment
Utilfredsstillende leveringssikkerhed
Gentagne tilfælde af leveringer af utilfredsstillende karakter
Overtrædelse af offentlige påbud (jf. 38 §)
Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar (jf. 41 §)
I øvrigt er parterne ansvarlige efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, erstatningsansvar mv.
Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret.
Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.
Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds.
Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for nærværende rammeaftale såvel på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som løbende i rammeaftaleperioden.
Manglende overholdelse af denne bestemmelse anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen.
Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans eller administrativ myndighed herunder Klagenævnet for udbud, Konkurrence – og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den konsekvens, at rammeaftalen helt eller delvis erklæres for ”uden virkning”, er ordregiver berettiget til med 2 måneders varsel til den 1. i en måned at opsige rammeaftalen for fremtiden.
Ordregivers ret til at opsige rammeaftalen gælder uanset om afgørelsen/dommen påklages/ankes.
Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m.
På ordregivers forlangende skal kontrakthaver, uden udgifter for ordregiver, fremskaffe den dokumentation, ordregiver måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet.
Manglende
overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig
misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO-konventioner:
Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er ordregiver uvedkommende.
Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
Nærværende rammeaftale underskrives i to eksemplarer, hvoraf hver part modtager et eksemplar.
Rammeaftalen underskrives af Aarhus Kommune. Hver enkelt medlemskommune, underskriver et særskilt underskriftsbilag der er vedlagt rammeaftalen som bilag og forpligter sig derved som ordregiver på rammeaftalen.
Dato: Dato:
Ordregiver Kontrakthaver
Bilag 1 – Sortimentsliste
Sortimentsliste ligger særskilt som et regneark på xxx.xxxxxxxx.xx
Bilag 2 – Tro og love erklæringer
Ubetalt, forfalden gæld til det offentlige
I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede virksomhed hermed på tro og love ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000,00 kr.
Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt på tro og love, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000,00 kr.
Udelukkelse jf. Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, samt stk.2, litra a-c og e-f.
1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes enhver tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde:
medvirken til en strafbar handling, jf. straffelovens § 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens § 81, nr. 3 (eller deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA),
overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens § 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens § 299, nr. 2 (eller bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA),
overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens § 289 a (eller svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser), eller
overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens § 290 (eller hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge).
2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør:
a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning
b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning
c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed
d) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land
e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land
Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående samt ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde.
Virksomhedens navn og adresse
Dato og underskrift
Bilag 3 – Aktindsigt
I dette bilag bedes tilbudsgiver angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor.
Bilaget afleveres sammen med tilbuddet.
Undtages: |
Begrundelse: |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Bemærk, det er i sidste ende ordregivers vurdering, hvad der udleveres i en sag om aktindsigt.
Bilag 4 - Tidsplan
Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den 25.08.2014 kl. 12.00
Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål den 27.08.2014
Sidste frist for modtagelse af tilbud den 02.09.2014 kl. 12.00
Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 37-38
Stand still periode 10 dage
[Vær særlig opmærksom på hvornår, der må underskrives kontrakt, hvis stand still perioden udløber en lør-, søn- eller helligdag]
Forventet kontraktunderskrivelse uge 39 eller 40
Aftalens ikrafttræden den 01.11.2014
Bilag 5 – Konsortieerklæring
Nedenstående virksomheder erklærer herved at udgøre et konsortium.
Konsortiet er benævnt
____________________
(Konsortiets navn)
og består af
___________________________ ________________________
(virksomhed 1) (virksomhed 2)
___________________________ ________________________
(virksomhed 3) (virksomhed 4)
Undertegnede konsortiedeltagere erklærer, at følgende virksomhed
___________________________
(Navn)
I alle forhold mellem konsortiet og de deltagende medlemskommuner, som konsortiet forpligter sig over for, vil få fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Undertegnede konsortium-deltagere erklærer herved, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, såfremt konsortiet tildeles rammeaftalen.
Virksomhed 1 |
|
Virksomhedens navn: |
|
CVR-nr.: |
|
Navn og titel på underskriver: |
|
Underskrift og dato: |
|
Virksomhed 2 |
|
Virksomhedens navn: |
|
CVR-nr.: |
|
Navn og titel på underskriver: |
|
Underskrift og dato: |
|
Virksomhed 3 |
|
Virksomhedens navn: |
|
CVR-nr.: |
|
Navn og titel på underskriver : |
|
Underskrift og dato: |
|
Virksomhed 4 |
|
Virksomhedens navn: |
|
CVR-nr.: |
|
Navn og titel på underskriver: |
|
Underskrift og dato: |
|
Bilag 6 – Kommunespecifikke oplysninger
Aarhus Kommune |
|
Den udbudsansvarlige i kommunen: Xxxx Xxxxxxxxx |
Den aftaleansvarlige i kommunen: Xxxx Xxxxxx |
|
Adresse: Indkøb og Udbud, Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx C |
Mail: xxxx@xxxxxx.xx |
Telefonnummer: 00 00 00 00 |
|
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: |
|
Bonusstrukturer: |
|
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle institutioner og afdelinger i Aarhus Kommune er omfattet af de kommende rammeaftaler på forbrugerelektronik, dog gælder følgende: De selvejende institutioner i Aarhus Kommune skal have mulighed for at benytte rammeaftalen på samme vilkår som Kommunens egne institutioner. De selvejende institutioners forbrug er ikke medtaget i den udbudte volumen.
Dette gælder dog ikke for Magistratsafdelingen for Børn og Unge, hvor der kun er én institution, der er omfattet af nærværende rammeaftale: Børnehaven Stenhøjgård, Xxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx.
Det vil sige, at øvrige selvejende institutioner i Magistratsafdelingen for Børn og Unge ikke kan benytte nærværende rammeaftale.
Institutionsfortegnelse med alle kommunens EAN numre fremgår på Aarhus Kommunes hjemmeside. |
|
E-handelsansvarlig: |
Navn: Xxxxx X. Xxxxxxxx |
Mail: xxx@xxxxxx.xx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: |
Navn: |
Mail: |
Telefonnummer: |
Vejle Kommune |
|
Den udbudsansvarlige i kommunen: |
Den aftaleansvarlige i kommunen: Xxxxxxxx X. Xxxx |
|
Adresse: Konkurrenceudsættelse, Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx |
Mail: xxxxx@xxxxx.xx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
|
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: |
|
Bonusstrukturer: |
|
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale:
|
|
E-handelsansvarlig: |
Navn: Xxxxxxxx X. Xxxx |
Mail: xxxxx@xxxxx.xx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: |
Navn: |
Mail: |
Telefonnummer: |
Odense Kommune |
|
Den udbudsansvarlige i kommunen: Xxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxxxx |
Den aftaleansvarlige i kommunen: Xxxxx Xxxx Xxxxxx |
|
Adresse: Udbud og kontraktstyring, lok. 000, xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx C |
Mail: xxxxx@xxxxxx.xx |
Telefonnummer: 00000000 |
|
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: |
|
Bonusstrukturer: |
|
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale:
|
|
E-handelsansvarlig: |
Navn: |
Mail: |
Telefonnummer: |
Faglig ansvarlig: |
Navn: |
Mail: |
Telefonnummer: |
Esbjerg Kommune |
|
Den aftaleansvarlige i kommunen: Xxxx Xxxxxx |
|
Adresse: Udbud & Indkøb, Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx |
Mail: Xxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx |
Telefonnummer: 00000000 |
|
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: |
|
Bonusstrukturer: |
|
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale:
|
|
E-handelsansvarlig: |
Navn: Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx |
Mail: Xxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx |
Telefonnummer: 00000000 |
Faglig ansvarlig: |
Navn: Xxxx Xxxxxx |
Mail: Xxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx |
Telefonnummer: 00000000 |
Ikast-Brande Kommune |
|
Den aftaleansvarlige i kommunen: Xxxxx Xxxxxxx |
|
Adresse: Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Ikast |
Mail: xxxxx@xxxxx-xxxxxx.xx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
|
Eventuelle afvigelser fra standardbetingelser: nej |
|
Bonusstrukturer: nej |
|
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af nærværende aftale: Alle kommunale enheder er omfattet. Selvejende enheder er ikke omfattet. |
|
E-handelsansvarlig: |
Navn: Xxxxx Xxxxxx |
Mail: xxxxx@xxxxx-xxxxxx.xx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: |
Navn: Xxxxx Xxxxxxx |
Mail: xxxxx@xxxxx-xxxxxx.xx |
Telefonnummer: 0000 0000 |
Bilag 7 – E-handelssystemspecifikke bilag
Vedlagt er bilag vedr. True Trade, Opus, Prisme og Rakat som separat pdf fil.