Indgåelse af databehandleraftale og accept af LIFE Fondens bevillings- vilkår
Indgåelse af databehandleraftale og accept af LIFE Fondens bevillings- vilkår
Herved indgås databehandleraftale (Version 4.2) ligesom LIFE Fondens bevillingsvilkår1 accepteres.
Hvis kommune, der underskriver på vegne af de kommunale institutioner, Kommunen administrerer, ifølge institutionsregisteret2:
På vegne af Kommune, CVR-nr.:
Hvis institution, der underskriver på egne vegne:
Skolenavn: Xxxx.xx.: _
Kontaktperson | |
Navn | |
Stilling | |
Telefon | |
Kontaktoplysninger vedr. pkt. 10 (underretning om brud på persondatasikkerheden) | |
Underskriver | |
Navn | |
Stilling | |
Dato:
Underskriver
På vegne af Databehandleren:
Kontaktoplysninger fra LIFE A/S | |
Navn | LIFE A/S |
CVR-nummer | 41439726 |
Telefon | 0000 0000 |
Dato:
Xxxxxxxxx Xxxxxxxx, Direktør for LIFE
1 xxxxx://xxxx.xx/xxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxxx
2 xxxxx://xxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Databehandleraftale (version 4.2)
i henhold til artikel 28, stk. 3, i databeskyttelsesforordningen mellem
”Institutionen” eller ”den dataansvarlige” og
LIFE A/S
Biologiens Vej 5
2800 Kgs. Lyngby
CVR. nr.: 41439726
herefter ”LIFE” eller ”databehandleren”
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
HAR AFTALT følgende kontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyt- telsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder
Versionshistorik | ||
Version | Dato | Status |
1.0 | Marts 2020 | Ikke gældende - erstattet af version 2.0 |
2.0 | September 2020 | Ikke gældende - erstattet af 3.0 |
3.0 | November 2020 | Gældende (denne aftale) |
4.0 | Januar 2021 | Gældende (denne aftale) - LIFE A/S indsat som aftalepart |
4.1 | November 2021 | Xxxxxx Xxxxx indsat som LIFEs kon- taktperson, præcisering af ordlyd i A.2 samt tilføjelse af underdatabe- handlere i Bilag B |
4.2 | Juni 2022 | DIXA fjernet som underdatabehand- ler i Bilag B, da supportværktøjet er udgået. Ingen andre ændringer. |
1. Indhold
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 4
4. Databehandleren handler efter instruks 5
7. Anvendelse af underdatabehandlere 6
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 7
9. Bistand til den dataansvarlige 7
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 8
11. Sletning og returnering af oplysninger 9
12. Revision, herunder inspektion 9
13. Parternes aftale om andre forhold 9
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren 10
Bilag A Oplysninger om behandlingen 11
Bilag B Underdatabehandlere 12
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 14
2. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske perso- ner i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af digitale læremidler via platformen MY:LIFE jf. LIFEs Vilkår og betin- gelser for bevillinger, behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om be- handlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehand- lere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som mi- nimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underda- tabehandlere.
9. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge par- ter.
10. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overens- stemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbe- stemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes3 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for be- handlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
3 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
4. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataan- svarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som data- behandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruk- sen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
Databehandleren har ret til at udsætte behandlingen indtil instruksen er bekræftet eller ændret af den dataansvarlige eller dennes repræsentant.
5. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nød- vendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende per- soner, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavs- hedspligt.
6. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behand- lingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i til- fælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige –
også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige informa- tion til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforan- staltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.
4. Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennem- førelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gen- nemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
7. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens ar- tikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Be- stemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige. Databehandle- ren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere.
3. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med spe- cifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den da- taansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Be- stemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gen- nemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen over- holder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overhol- der databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
6. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarli- ges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdata- behandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
7. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver da- tabehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforord- ningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehand- leren, herunder underdatabehandleren.
8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun fo- retages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databe- handleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren un- derrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for ram- merne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er ba- seret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i da- tabeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens ka- pitel V.
9. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataan- svarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplys- ninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk be- handling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, det danske Datatilsyn (”Datatilsynet”), medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske perso- ners rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de på- tænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en kon- sekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at be- handlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet op- mærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal ske uden unødig forsinkelse og altid så- ledes at den dataansvarlige kan opfylde sine forpligtelser i henhold til gældende lov efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at an- melde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelses- forordningens artikel 33.
3. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandle- ren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrent- lige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikker- heden til den kompetente tilsynsmyndighed.
11. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den data- ansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlige, at oplysningerne er slettet eller tilbageleveret, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplys- ningerne.
12. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databe- skyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvar- lige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmeret angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitima- tion.
13. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personop- lysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og friheds- rettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
14. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på tidspunktet for indgåelse af denne Databehandleraftale og accept af LIFE Vilkår og betingelser for bevillinger, ved besvarelse på e-mail.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssig- heder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personop-
lysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmel- ser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
4. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplys- ningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftlig varsel af begge parter.
15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren
1. LIFEs kontaktperson er
Navn Xxxxxx Xxxxx
Stilling Juridisk konsulent
Telefonnummer 00000000
2. Institutionens kontaktperson skal angives til LIFE i forbindelse med indgåelse af denne databe- handleraftale.
3. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.
Bilag A Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige
Behandling af personoplysninger har til formål at give brugere adgang til LIFEs digitale læremidler, der stilles til rådighed for den danske grundskole og ungdomsuddannelserne, i henhold til platformens overordnede formål som angivet i LIFEs vilkår og betingelser for bevillinger.
LIFE må ikke anvende oplysningerne til andre formål end som beskrevet i Bestemmelserne, herunder i A.1. Personoplysningerne må ikke behandles efter instruks fra andre end Institutionen.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Som udbyder af en digital læringsplatform MY:LIFE til danske grundskoleelever og ungdomsuddannelser, behandler LIFE personoplysninger om lærere og elever med særligt henblik på at styrke elevernes lærings- udbytte og feedback på LIFE Forløb fra både elever og lærere med henblik på at kvalificere forløbene yderli- gere og sikre den størst mulige effekt hos eleverne. LIFEs behandlinger sker med henblik på at stille LIFE Forløb til rådighed for Institutionen ved at Unilogin-oplysninger overføres fra Styrelsen for It og Læring (STIL) til LIFE (databehandleren) i forbindelse med login til databehandlerens tjeneste (MY:LIFE). LIFE vil desuden behandle personoplysninger om lærere til kommunikationsformål før, under og efter anvendelse af et LIFE Forløb.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Der vil som udgangspunkt blive registeret meget få personoplysninger om elever og lærer i forbindelse med LIFE forløbet. Behandlingen omfatter følgende oplysninger:
Navn, e-mail, klassetrin, lærer/elevstatus, skole, præstation, bedømmelser, evalueringer, læringsprogression, bruger ID samt UNI-C brugernavn.
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
• Administrationsmedarbejdere tilknyttet Institutionen
• Lærer og andet uddannelsespersonale i grundskole og ungdomsuddannelserne
• Elever i grundskolen og ungdomsuddannelserne.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbe- gyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
De angivne personoplysninger vil blive behandlet så længe institutionen er tilknyttet og anvender LIFEs digital læringsplatform MY:LIFE, og er underlagt de øvrige betingelser for brug af MY:LIFE platformen i LIFEs vilkår og betingelser for bevillinger.
Vores underdatabehandler, Clio, har konfigureret platformen til at slette data om elever eller lærere, hvis de pågældende lærere eller elever skifter til en anden skole som er uden for kommunen, med hvilken databe- handleraftalen er indgået. Når en elev, hvis unilogin er tilknyttet et institutionsnummer, går ud af 9. klasse, vil eleven ikke længere være tilknyttet institutionsnummer, og data om den pågældende elev slettes derfor au- tomatisk.
Derudover foretager Xxxx xxxxxx sletning af data om elever eller lærere på My:LIFE platformen, hvis den pågældende elev eller lærer anmoder om det.
Bilag B Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehand- lere
NAVN | BESKRIVELSE AF BE- HANDLING | DATA DER BEHANDLES | LOKALITET + EVT. OVERFØRSELSGRUND- LAG |
Clio ApS Esplanaden 8 A, 1. – 2. Sal 1263 København K Danmark CVR-nr: 30583795 | Levering og support af undervisningsplatformen xxx.xxxxxx.xx og dens funktioner | Almindelige personoplysnin- ger. Ikke CPR. Følgende registreres: navn, e- mail, klassetrin, lærer/elev- status, skole, egen-bedøm- melse af præstation og læ- ringsprogression, evaluering, bruger-ID. Endvidere fritekst i skrivefel- ter | Data opbevares hos AWS i Irland. N/A, da data opbevares indenfor EU (datacenter i EU). |
Underleverandør til Clio: Amazon Web Services Xxx Xxxxxxxxxx Xxxxx, Xxx- xxxxxxx Xxxx, Xxxxxx 0, Xxxxxxx | Serverhosting af under- visningsplatformen MY:LIFE, der drives af Clio. Tekniske supporthenven- delser via Clio | Almindelige personoplysnin- ger. Ikke CPR. Følgende registreres: • Navn • klassetrin • lærer/elevstatus • skole • bruger-ID • egen-bedømmelse af: præstation, læringspro- gression, evaluering. Endvidere fagligt relateret fri- tekst i skrivefelter. Via interne kontroller sikres det, at support tickets ikke in- deholder personoplysninger | Data opbevares hos AWS i Irland. Intet overførselsgrund- lag relevant, da data opbevares i EU Support ”følger solen”, men da support tickets er renset for personop- lysninger, overføres der ikke personoplysninger til 3. lande som led i support |
NAVN | BESKRIVELSE AF BE- HANDLING | DATA DER BEHANDLES | LOKALITET + EVT. OVERFØRSELSGRUND- LAG |
Underleverandør til AWS: Clios kontraktpart er Lu- xemborg-selskabet, Ama- zon Web Services EMEA SARL, ("AWS Europe"). Der angives ingen under-data- behandlere til dette selskab på AWS' info site, se her. | - | - | - |
Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehand- leren udfører følgende:
Ved opkobling til MY:LIFE platformen modtager LIFE personoplysninger fra dets brugere, for at verificere adgangen til platformen samt facilitere brug af platformens tjenester for data subjekter, der anvender platfor- men.
C.2. Behandlingssikkerhed
LIFE gennemfører følgende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at sikre et sikkerheds- niveau, der passer til de aftalte behandlinger, og som dermed opfylder databeskyttelsesforordningens artikel 32.
Foranstaltningerne er fastlagt ud fra overvejelser om:
1. Hvad der kan lade sig gøre rent teknisk
2. Implementeringsomkostningerne
3. Den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål
4. Konsekvenserne for borgerne ved et sikkerhedsbrud
5. Den risiko, der er forbundet med behandlingerne, herunder risikoen for:
a) tilintetgørelse af oplysningerne
b) tab af oplysningerne
c) ændring af oplysningerne
d) uautoriseret videregivelse af oplysningerne
e) uautoriseret adgang til oplysningerne
Foranstaltningerne som beskrevet nedefor foretages og sikres af LIFEs underdatabehandler, Clio, som le- verer, drifter og hoster MY:LIFE platformen på vegne af LIFE.
Generelle sikkerhedsforanstaltninger
LIFEs underdatabehandler, Clio; som drifter og hoster platformen har adgang til personoplysninger med henblik på at problemsøge, og fejlfinde i interne systemer i forhold til at optimere vores produkters perfor- mance og dermed understøtte formålet med databehandlingen. Dette sker via en sikret adgang med bru- gernavn og adgangskode. Der bliver ført tilsyn med disse adgangstilladelser og disse ajourføres jævnligt.
Wiping af datamedier
Når der opsættes brugte computere til nye medarbejdere, bliver alt data og dataspor slettet. For Mac-com- putere anvendes det indbyggede diskværktøj til at slette hele partitionen på harddisken og geninstallerer styresystemet. For Windows computere anvendes den indbyggede ’Nulstil Windows’ funktion, som ligele- des sletter alle partitioner på harddisken.
På harddiske, som skal ud af huset til destruktion, bliver alle sektorer på disken overskrevet med 0’er med Active Killdisk programmet.
Overførsel af data mellem Styrelsen for IT og Læring (STIL) og Clios systemer
LIFE anvender WebService 17 – lille, WebService 22 og WebService 71. Når en bruger vil benytte LIFE portalen, omdirigeres brugeren til UNI•Login. UNI•Login autentificerer brugeren ved at identificere denne og dokumenterer over for LIFEs platform, hvem brugeren er. Efter denne autentifikation returneres brugeren til LIFEs platform, hvor der kontrolleres om brugeren har abonnement til LIFEs produkter og sendes derefter ind i LIFEs produkt-univers. Hvis den pågældende institution har tilmeldt sig dataaftalen via STIL, giver det LIFEs systemer mulighed for at indhente og lagre følgende oplysninger:
• UNI-C brugernavn
• Navn
• Klassetilhørsforhold (klassetrin) og institutionsnummer (skole)
• Funktion (Fx lærer, elev etc.)
Fysisk datamiljø er sikret efter Amazon Web Services høje standarder
Denne overførsel af data fra STILs systemer til LIFEs platform og database foregår via en krypteret forbin- delse. Den overførte data bliver placeret i LIFEs fysiske datamiljø, der er sikret og adgangskontrolleret via Amazon Web Services.
Adgang til datamiljø sikret via Bastion jump-server
Det fysiske datamiljø er sikret og adgangskontrolleret via Amazon Web Services. Det er udelukkende med- arbejdere, der har et formål med at arbejde med de pågældende personoplysninger, der har fået kontrolleret adgang til disse systemer via en kryptografisk keybaseret autentifikation samt brugernavn og kodeord. Selve adgangen til disse systemer foregår via en Bastion jump-server.
Inddatamateriale som indeholder personoplysninger
Ud over den data, der bliver overført via sikrede forbindelse fra STIL til LIFEs systemer, så bliver der også genereret andre typer af data. Det drejer sig overordnet om følgende data, som bliver registeret og lagret:
• Elevens resultater og besvarelser fra Opgavesystemet
• Elevens noter til læringsportalernes fagtekster
• Elevens svar og input i de interaktive elementer på læringsportaler
• Selvevaluering fra de interaktive forløb på læringsportal
• Sidevisninger og interaktion med produkterne
Ovenstående datatyper indhentes med henblik på at styrke mulighederne for at monitorere elevernes læ- ringsprogression samt forbedre brugeroplevelsen. Data er lagret i et fysisk datamiljø, der er sikret og ad- gangskontrolleret via Amazon Web Services.
Uddatamateriale som indeholder personoplysninger
LIFEs platform har et API (Application Programming Interface), der tillader at integrere andre typer af soft- ware med LIFEs, og dermed muliggør, at der kan overføres data mellem systemerne. Denne integration vil som hovedregel være med forskellige leverandører af LMS (Learning Management Systems). I dette setup vil der foregå en autorisering af den uddata, der vil flyde fra LIFEs system og over i et LMS. Denne autorisa- tion foregår ved, at læreren skal logge sig ind i LMS’et, som den pågældende skole anvender, og godken- der, at elevdataen fra LIFEs systemer bliver overført til det pågældende LMS. Denne data bliver overført via en krypteret SSL-forbindelse.
Behandlingen af personoplysningerne ved det pågældende LMS er den pågældende leverandørs ansvar, hvorfor det er Institutionens ansvar at indhente en separat databehandleraftale med denne leverandør.
Eksterne kommunikationsforbindelser
Når der anvendes eksterne kommunikationsforbindelser ved tilslutning til Internettet, andre åbne net, samt ved brug af interne webapplikationer sikrer LIFE imod uvedkommende trafik og forhindrer adgang fra det åbne net via en firewall, som løbende kontrolleres og ajourføres. Det trådløse netværk er ligeledes sikret imod aflytning af kommunikationen og opsnappe brugeridentifikationer og dertil hørende fortrolige adgangs- koder, som anvendes i forbindelse med autoriserede brugeres adgang til personoplysninger. Alt sammen ligger inde bag Network Layer Firewalls og Web Application Layer Firewalls (WAF).
Hjemmearbejdspladser
LIFEs behandling af personoplysninger sker delvist ved anvendelse af hjemmearbejdspladser. Hvis interne systemer tilgås fra en hjemmearbejdsplads, foregår det via krypterede VPN-forbindelser og tilgang til vores
server-miljøer sker igennem en avanceret kryptografisk keybaseret forbindelse til vores fysiske datamiljø, der er sikret med Amazon Web Services.
C.3 Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt – inden for rimeligt omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre de tekniske og organisatoriske foran- staltninger som anført under C.2.
C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine
Ved ophør eller opsigelse af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes LIFE til at slette alle personoplys- ninger, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne. Oplysningerne slettes automatisk senest tre (3) måneder efter ophør af brugen af LIFE portalen. Såfremt Institutionen ønsker at oplysningerne skal slettes før, skal Institutionen rette henvendelse til LIFE herom i umiddelbar forlængelse af ophøret/opsigelsen.
C.5 Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges for- udgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
På databehandlerens adresse og enhver godkendt underdatabehandlers adresse som specificeret i bilag B.
C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
LIFE må anvende underdatabehandlere, der befinder sig i EU eller sikre tredjelande eller underleverandører, der har underskrevet EU Kommissionens standardkontraktbestemmelser for overførsel af personoplysninger til tredjelande.
Den dataansvarlige bemyndiger LIFE til at indgå EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser for over- førsel af personoplysninger til underdatabehandlere i tredjelande på vegne af den dataansvarlige.
LIFE indestår således for, at de anvendte underdatabehandlere enten er etableret i et sikkert tredjeland eller har underskrevet EU Kommissionens standardkontraktbestemmelser for overførsel af personoplysninger til tredjelande.
Ud over hvad der følger af dette punkt C.6 eller inden for rammerne af disse Bestemmelser, er databehand- leren ikke berettiget til at foretage sådanne overførsler, medmindre den dataansvarlige efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførelse af personoplysninger til et tredjeland.
I tilfælde af, at retsgrundlaget for overførslen af personligoplysninger angivet i dette punkt C.6 ikke stemmer overens med den gældende datebeskyttelseslovgivning og er erstattet eller på anden måde ikke længere betragtes som værende et gyldigt retsgrundlag for overførslen af personoplysninger uden for EU/EØS, vil Parterne sammen og uden unødig forsinkelse finde og aftale et andet retsgrundlag for overførslen af person- oplysninger uden for EU/EØS.
C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af per- sonoplysninger, som er overladt til databehandleren
LIFE er forpligtet til at give Institutionen nødvendige oplysninger til, at Institutionen til enhver tid kan sikre sig, at LIFE overholder de krav, der følger af denne Aftale.
Institutionen, en repræsentant for Institutionen eller dennes revision (såvel intern som ekstern) har adgang til at foretage inspektioner og revision, stille spørgsmål til og få udleveret dokumentation med henblik på at kontrollere, at LIFE overholder de krav, der følger af denne aftale.
LIFE fremsender én gang årligt en erklæring til Institutionen om overholdelse af denne aftale. Er- klæringen skal udarbejdes i overensstemmelse med gældende anerkendte branchestandarder på området, og skal omfatte både Leverandørens og eventuelle underdatabehandleres databehandling. En sådan erklæ- ring forelægges ved, at LIFE indhenter en ISAE 3000 erklæring, der dækker den behandling, der foretages i henhold til databehandleraftalen. Den første erklæring skal foreligge senest den 1. januar 2021.
I tilfælde af, at Institutionen og/eller relevante offentlige myndigheder, særligt Datatilsynet, ønsker at foretage en inspektion af de ovennævnte foranstaltninger i henhold til denne aftale, forpligter LIFE og LIFEs underle- verandører sig til at stille tid og ressourcer til rådighed herfor. Såfremt Institutionen vurderer, at der er behov for at anvende eksterne ressourcer i denne inspektion, så afholder Institutionen alle udgifter hertil.
Den dataansvarlige kan årligt med 30 dages varsel indhente en revisionserklæring fra en autoriseret uaf- hængig tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyt- telsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspek- tioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager behandling af per- sonoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan gennemføres, når den dataansvarlige finder det nødvendigt
Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødven- dig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.
C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Der er enighed mellem parterne om, at LIFE som databehandler har ansvaret for at føre tilsyn med de un- derdatabehandlere, der er angivet i bilag B. Et sådant tilsyn kan være i form af modtagelsen af en revisions- erklæring, eksempelvis en ISAE 3000 revisionserklæring, fra de(n) pågældende underdatabehandler(e).
Den dataansvarlige kan med rimeligt forudgående varsel forlange at LIFE udleverer dokumentation for det udførte tilsyn med underdatabehandlere(n).