Levering af ydelser i forbindelse med GEUS’ sundhedsordning

Kravspecifikation

BILAG 6

Levering af ydelser i forbindelse med GEUS’ sundhedsordning

1. Kunde:

GEUS – De Nationale Geologiske Undersøgelse for Danmark og Grønland – herefter kaldet GEUS

2. Leverandør:

Det firma der indgås aftale med – herefter kaldet Leverandøren.

Leverandøren skal kunne levere den samlede ydelse eventuelt ved brug af kompetente underleverandører (se kontraktudkast pkt.11).

Det er Leverandørens ansvar, at Leverandørens Personale har de fornødne kompetencer.

3. Ydelser:

For tiden tilbydes Brugerne følgende aktiviteter (tidangivelse i parentes). Hvor intet andet angives, leve- res ydelsen på Xxxxx Xxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxx K:

• Kombinationsbehandling, der består af enten fysioterapi, inkl. evt akupunktur eller massage samt personlig programlægning (ikke velværemassage) (5,5 time)

• Nakkeøvelser á ca. 15 minutters varighed tre gange ugentligt – 7 forskellige steder i huset (inkl. bo- fælle (Institut for Geovidenskab og Naturforvaltning) (6 timer)

• Nakkeøvelser á ca. 15 minutters varighed på GEUS lokalitet i Aarhus - Bygning 1110, C.F. Møllers Allé, 8000 Aarhus - tre gange ugentligt (0,75 time)

• Forskellige typer Holdtræning (7 timer)

De enkelte aktiviteter er defineret i kontraktudkastet pkt. 3.

3.1 Aktuelle ydelser:

Ydelsen leveres mandage, tirsdage, onsdage og torsdage i 43 uger årligt, idet der ikke undervises/behandles i uge 7, de tre hverdage inden påske, ugerne 27, 28, 29, 30 og 31, uge 42 og hverdagene mellem jul og nytår, samt helligdage. Den samlede ydelse udgør for tiden 19,25 timer ugentligt. Fordelingen af tid på de enkelte elementer aftales løbende. Massage, Fysioterapi gennemføres mellem 9.00 og 16.00, Nakkeøvelser gennem- føres mellem 13.00 og 15.00 og Holdtræning gennemføres mellem kl. 15.00 og 18.00. De aktuelle hold ud- gør ” flow-yoga, grundtræning, indoor cykling, crossquick og corequick, cross og stram op”. Ydelsen leveres fra kontraktens ikrafttræden.

GEUS forventer at ydelserne umiddelbart vil være som hidtil i starten. Ydelserne skal efter aftale kunne til- passes og Leverandøren skal kunne stille med instruktører, der kan undervise i andre holdtyper end de oven- for nævnte – f.eks. ud fra hvad der rør sig i tiden. Der skal kunne aftales særskilte temaforløb – f.eks. livs- stilshold, mulighed for vejning og rådgivning om kost og motion, konditræning, løbetræning og mindfulness. Ændring af ydelser kan aftales løbende. Leverandøren har krav på 1 måneds varsel før ændringen iværksæt- tes.

Ud over de 19,25 ugentlige timer forventes særarrangementer af en samlet varighed af 5 timer årligt – ek- sempelvis et årligt motionsarrangement på Kastellet og et årligt præsentationsarrangement af træningscen- trets udstyr og anvendelse, hvor der samtidig der tilbydes måling af vægt, blodtryk mv. I det omfang, der er

aflyste timer i Puljen med godkendte timer anvendes disse. Alternativt honoreres særskilt og prisen oplyses i det fremsendte tilbud.

3.2. Brugeroprettelse og brugergrænseflade til reservation af ydelser

Leverandøren skal tilbyde et brugervenligt bookingsystem, hvor Brugerne kan bestille tid til henholdsvis massage, fysioterapi og holdtræning. Ved brugervenligt forstås bl.a. at den enkelte Bruger kan oprette en profil med mailadresse som brugernavn og selvvalgt password. Adgang via PC og evt. smartphone.

Leverandøren bedes beskrive løsning for så vidt angår tilgængelighed, svartider og oppetid, samt hvordan Leverandøren vil sikre overskuelighed for så vidt angår ledige holdtider/aktiviteter og andet af relevans for GEUS. Leverandøren indestår for, at der ikke registreres følsomme eller særlige personoplysninger.

Leverandøren stiller en support funktion til disposition i tidsrummet 9-16 på hverdage for brugere – telefo- nisk eller on-line baseret – for de, der har behov for hjælp til anvendelse af bookingsystemet.

3.3 Leverandørens Personale

Leverandørens Personale skal så vidt muligt være fast tilknyttet de aftalte ydelser – dels for at give stabilitet og kontinuitet i de enkelte aktiviteter, og dels fordi det er tids- og omkostningstungt, hvis der skal udleveres nøgle og nøglebrik til mange nye instruktører. GEUS anvender skalsikring, hvor ansatte og øvrige med ad- gang til huset anvender nøgle og nøglebrik. Leverandørens Personale påtager sig tavshedspligt under stafan- svar og efter underskrift herpå vil Leverandørens Personale få udleveret en nøgle og en nøglebrik til person- ligt brug. Hvis en person ikke længere tilhører Leverandørens Personale er det Leverandørens ansvar at sikre, at den pågældende afleverer nøgle og nøglebrik i GEUS’ betjentstue.

Ved udskiftning af Leverandørens Personale påhviler det Leverandøren at forestå oplæring og rundvisning. Leverandøren udpeger en person, der skal stå for ”den daglige kontakt” med GEUS.

GEUS ønsker, at Leverandørens Personale omfatter begge køn.

3.4 Statusmøder

GEUS indkalder til statusmøder efter behov – formentlig en gang i kvartalet – muligvis hyppigere i starten. Leverandøren er forpligtet til at deltage. For yderligere henvises til kontraktudkastets punkt 12 og 13 i for- bindelse med ophør.

3.5 Fravær og godskrivning af timer

Ved fravær blandt Leverandørens Personale skaffer Leverandøren en erstatning og meddeler dette til GEUS pr. e-mail senest på dagen kl. 9.00 samt ved også at hurtigst muligt til GEUS’ kontaktperson.

Kan Leverandøren ikke stille med en kvalificeret vikar aflyses. Aflysning af ydelser skal meldes til GEUS snarest og senest samme dag kl. 9.00. Aflyste timer godskrives efter nærmere aftale. Aftalen indføjes i den underskrevne kontrakt – under 5 – Leverandørens ydelser.

3.6 Pulje med godskrevne timer

Godskrevne timer som følge af aflysning opsamles. Godskrevne timer kan efter aftale benyttes til andre akti- viteter – eller som betaling for optioner. Overstiger antallet af godskrevne timer 30 timer kan GEUS kræve overskydende timer fraregnet i førstkommende fakturering.

3.7 Rapportering

Senest hver 30. juni og hver 31. december påhviler det Leverandøren at udarbejde og fremsende en status- rapport. I rapporten skal det fremgå, hvilke ydelser der det seneste halve år har været stillet til rådighed, og

endvidere hvor stor benyttelsesgraden har været af de enkelte ydelser. Rapporten fremsendes til GEUS senest 2 uger efter hver skæringsdato.

Senest den 5. hverdag i måneden opgøres pulje for godskrevne timer. Opgørelse sendes til GEUS’ kontakt- person.

3.8 Fakturering

Leverandøren sender hver måned en elektronisk faktura til GEUS. Se endvidere kontraktudkast pkt. 8.

3.9 Referencer

Leverandøren opfordres til at oplyse referencer på kunder, der modtager/har modtaget lignende ydelser fra Leverandøren.

3.10 Optioner

GEUS ønsker tilbud på følgende option – angivet med særskilte priser:

3.10.1. Service og vedligeholdelse af mekanisk træningsudstyr i træningscentret. GEUS ønsker at udstyret i Træningscentret til en hver tid er funktionsdygtigt og i orden. Træningscentret har pt. følgende træningsma- skiner: 2 løbebånd, 2 motionscykler, 11 spinningcykler, 1 crosstrainer, 1 romaskine og 9 maskiner til træning af forskellige muskelgrupper.

Der ønskes et tilbud på fast service og vedligeholdelse hver tredje måned. Ved service og vedligeholdelse forstås: gennemgang, kontrol og efterspænding af alle bevægelige dele, rengøring af maskiner – indvendigt og udvendigt, smøring og justering af alle bevægelige dele, kontrol og justering af kabler m.v., udarbejdelse af servicerapport til udbedring af eventulle defekte enheder.

Udover den faste service og vedligeholdelse skal der være mulighed for tilkald ved fejl på udstyr. Tilkald skal kunne ske med dags varsel til førstkommende hverdag.

Leverandøren fremlægger lister i træningscenteret, til brug for Brugernes notering uregelmæssigheder/defek- ter mv. på træningsudstyret. På baggrund af disse lister vurdere GEUS kontaktperson om der er behov for ekstraordinært tilkald, eller udbedring afventer den faste service og vedligehold. Det påhviler Leverandøren at udskifte listerne efter hvert besøg.