Contract
DRIFTSAFTALE MELLEM HEDENSTED KOMMUNE OG DEN SELVEJENDE INSTITUTION HJARNØ FÆRGEFART XXX.XX. 69885454 FOR PERIODEN 1. JANUAR 2020 TIL 31. DECEMBER 2023 OM VARETAGELSE AF SØTRANSPORT MELLEM FASTLANDET OG HJARNØ
§1 Aftalens parter
Stk. 1 Denne aftale er indgået mellem Hjarnø Færgefart og Hedensted Kommune.
§2 Formål
Stk. 1 Formålet med aftalen er at sikre det økonomiske og driftsmæssige grundlag for Hjarnø Færgefarts aktiviteter.
Stk. 2 Aftalen fastlægger de gensidige rettigheder og forpligtelser for Hjarnø Færgefarts driftsvirksomhed i Hedensted Kommune for perioden 1. januar 2020 til 31. december 2023.
Stk. 3 Aftalen er et udviklings- og samarbejdsredskab mellem Hjarnø Færgefart og Hedensted Kommune, som kan være med til at fremme Hjarnø Færgefarts udvikling og derigennem bidrage til Hedensted Kommunes overordnede infrastrukturudvikling.
Stk. 4 Aftalen fastlægger tilskuds- og særlige driftsvilkår for Hjarnø Færgefart.
§3 Virksomhed
Stk. 1 Hjarnø Færgefart forpligter sig til at varetage søtransport af passagerer, køretøjer og gods mellem Snaptun og Hjarnø i videst muligt omfang dog mindst i det omfang som følges i fartplanen på det tidspunkt aftalen underskrives og til lavest mulige takster inden for de gældende rammer. Taksterne pr. 31.12 2019 søges fastholdt i aftaleperioden og om muligt søges disse nedsat ved løbende driftsforbedringer.
Stk. 2 Hjarnø Færgefart er forpligtet til at varetage drift og forsvarligt vedligehold af MF Xxxxxx, så den til enhver tid fremstår vedligeholdt og godkendt af Søfartsstyrelsen.
Stk. 3 Sejlads skal gennemføres inden for givne love og regler samt anvisninger fra blandt andet Søfartsstyrelsen.
Stk. 4 Der udarbejdes årligt fartplan for MF Xxxxxxx ordinære afgange.
Såfremt der er passagerer eller biler, der ikke er plads til, på de ordinære afgange, er Hjarnø Færgefart forpligtet til at foretage de nødvendige ekstrature.
Stk. 5 Bestyrelsen i Hjarnø Færgefart sikrer, at der indgås alle lovpligtige forsikringer, samt at Hjarnø Færgefart er helt og betryggende ulykkes- og ansvarsforsikringsdækket.
Stk. 6 Hjarnø Færgefart betaler til Hedensted Kommune for forbrug af havnefaciliteter i Snaptun. I 2018 udgjorde betalingen 405.786 kroner.
Hjarnø Færgefart betaler ikke for havnefaciliteterne på Hjarnø.
Stk. 7. Hjarnø Færgefart sikrer, at de to offentlige toiletter tilknyttet færgehuset, som ejes af Hedensted Kommune, fremstår rengjorte. De samlede udgifter hertil anslås inklusive rengøring og almindelig vedligeholdelse til 30.000 kroner årligt, som er inkluderet i driftstilskuddet.
Stk. 8 Udgifter til eventuel udbygning/ombygning af toiletterne er færgefarten uvedkommende.
§4 Hjarnø Færgefarts vedtægter
Stk. 1 Hjarnø Færgefart er organisatorisk etableret som en Selvejende Institution jf. vedtægter for Hjarnø Færgefart S/I.
Stk. 2 Vedtægterne er udarbejdet og godkendt i et samarbejde mellem bestyrelsen for Hjarnø Beboerforening og Hedensted Kommune, og eventuelle ændringer af vedtægterne kan kun gennemføres i enighed mellem bestyrelsen for Hjarnø Beboerforening og Hedensted Kommune.
§5 Ledelse og organisation
Stk. 1 Bestyrelsen består af 5 medlemmer, hvoraf 2 udpeges af Hedensted Byråd og 3 vælges blandt myndige fastboende personer på Hjarnø, i henhold til reglerne herom i Hjarnø Færgefarts vedtægter.
Stk. 2 Den øverste daglige ledelse af Xxxxxx Færgefart varetages af overfartsleder, der samtidig er selskabets reder.
Stk. 3 Foruden overfartslederen består medarbejderstaben af en udnævnt stedfortræder for overfartslederen samt det nødvendige antal færgeførere og billettører.
Stk. 4 Bogholderiet varetages af et af Hjarnø Færgefarts bestyrelse udpeget selskab pt. xxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxxxx og Partner, mens lønadministrationen pt. varetages af Hedensted Kommune. I 2018 betalte Hjarnø Færgefart 21.287 kroner til Hedensted Kommune for dette arbejde.
Stk. 5 Selskabets regnskaber revideres af et af Hjarnø Færgefarts bestyrelsen udpeget revisionsselskab pt. Roesgaard og partner.
§6 Hjemsted
Stk. 1 Hjarnø Færgefart har hjemsted i Hedensted Kommune.
Stk. 2 Hjarnø Færgefarts adresse er: Xxxxx Xxxxxxxx 0X, 0000 Xxxxxxxxxx. Telefon: 00000000
Mail: xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Hjemmeside: xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
§7 Økonomi og likviditet
Stk. 1 Færgefartens drift finansieres af:
a) Færgefartens egne indtægter
b) billettilskud fra staten
c) driftstilskud fra Hedensted Kommune
Stk. 2 Billettilskuddet fra Den danske stat udgør pr. 01.01.2020 288.000 kroner for 2018, som betales direkte til Hjarnø Færgefart.
Stk. 3 Den danske stat betaler 144.000kroner i tilskud til godstransport samt øremærket 564.000 kroner til landevejsprincippet. Beløbene betales til Hjarnø Færgefart via Hedensted Kommune.
Stk. 4 Det årlige tilskud fra Hedensted Kommune fremgår hvert år af Hedensted Kommunes budget for Hjarnø Færge. For 2020 er tilskuddet 3.575.000 kr. Tilskuddet udbetales kvartalsvis forud.
Stk. 5 Tilskuddet fra Hedensted Kommune, der er et tilskud til den løbende daglige drift og vedligeholdelse, reguleres efter de kommunale regler herfor.
Stk.6 Tilskuddet er et rent driftstilskud og kan ikke anvendes til anskaffelse af aktiver ud over almindelige driftsaktiver til MF Hjarnø som angår opretholdelse af det eksisterende udstyr og maskineri.
Stk. 7 Tilskuddet kan ikke anvendes som hensættelse til anskaffelse af ny færge eller andre anskaffelser eller aktiviteter, der er denne aftale uvedkommende, med mindre dette aftales specielt.
Stk. 8 Færgefartens bestyrelse anser en ultimo likviditet på 1,4 millioner for tilstrækkelig til på forsvarlig vis at sikre, at færgefarten løbende kan klare sine forpligtelser til drift og almindeligt vedligehold samt til opfyldelse af Søfartsstyrelsens krav.
Stk. 9 I forbindelse med bestyrelsens årlige godkendelse af det kommende års drifts- og likviditetsbudget tager bestyrelsen stilling til, om der er overskuds likviditet. Konstateres der overskuds likviditet indbetales denne til Hedensted Kommune i 1. kvartal i det efterfølgende driftsår.
§8 Ekstraordinære nedbrud samt egentlige havarier
Stk. 1 Der er i Hjarnø Færgefart ikke opsamlet likviditet af betydning til at kunne håndtere omfattende og uforudsete nedbrud og havarier på MF Hjarnø.
Stk. 2 Hedensted Kommune er indstillet på helt eller delvist at træde ind og sikre den nødvendige finansiering til reparationer af de i stk. 1 nævnte uforudsete nedbrud samt finansiere indsatsen til etablering af reservekapacitet i havariperioden.
Stk. 3 Opstår situationer med uforudsete nedbrud nedsætter Xxxxxx Færgefart øjeblikkeligt en projekt-
/styringsgruppe, der skal:
• Sikrer, at Hjarnø ikke afskæres fra fastlandet i havariperioden
• Stille forslag til Hedensted Kommune samt Hjarnø Færgefarts bestyrelse om tilvejebringelse om finansiering og tilvejebringelse af nødvendig kapital til dækning af havariudgifterne samt finansiering af alternative transportmuligheder i skadesperioden
• fungerer som styregruppe for projektet
Stk. 4 Styregruppens opgave er at træffe de nødvendige økonomiske og driftsmæssige beslutninger for at sikre forbindelsen mellem Hjarnø og Snaptun bedst muligt i havariperioden under hensyntagen til de økonomiske muligheder.
Stk. 5 Styregruppen består af:
1. Xxxxxx Xxxxxxxxxx bestyrelses formandskab, som også vil udgøre gruppens formandskab
2. 3 repræsentanter fra Hedensted Kommune Til styregruppen tilknyttes desuden som rådgivere:
1. Overfartsleder og dennes stedfortræder
2. 2 repræsentanter fra Hjarnø Beboerforening
Stk. 6 Styregruppen udarbejder budgetter og planer til løsning for den opståede situation til behandling i Hedensted Kommune og Hjarnø Færgefarts bestyrelse.
Stk. 7 Indtil den endelige finansiering af havariet og dets følgeomkostninger er vedtaget i byrådet i Hedensted Kommune samt Hjarnø Færgefarts bestyrelse stiller Hedensted Kommune driftslikviditet til rådighed for projektgruppens arbejde.
Stk. 8 Styregruppen sikrer, at der udarbejdes særskilt regnskab for havariet og dets følgeomkostninger. Regnskabet skal revideres særskilt og forelægges bestyrelsen for Hjarnø Færgefart samt byrådet i Hedensted Kommune til godkendelse.
Stk. 9 Styregruppens arbejde tager udgangspunkt i den af Hjarnø Færgefart 2018 godkendte beredskabsplan.
Stk. 10 Styregruppen skal løbende sikre passende information om projektet til beboerne på Hjarnø, offentligheden samt Hedensted Kommune.
§9 Ny færge
Stk. 1 MF Xxxxxx er pr. 1.1. 2019 32 år gammel, og det forventes, at den med passende vedligehold kan holdes sejlende til 2030-35.
Stk. 2 MF Xxxxxxx bogførte værdi er scrapværdien, som er ansat til ca. 300.000 kroner (skibsteknisk vurdering fra februar 2018), og der er ikke hensat midler i regnskabet til anskaffelse af ny færge.
Stk. 3 Med henblik på at stille forslag til Hedensted Kommune om omfanget af anlægsinvesteringer til ny færge tilpasset de fremtidige drifts- og konstruktionsmæssige behov, har Hjarnø Færgefart nedsat en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter for bestyrelsen og fra Hedensted Kommune, der primo 2021 skal fremlægge en samlet plan for Hedensted Kommune.
Stk. 4 Når planen er færdigbehandlet og godkendt af kommunen, tænkes planen indarbejdet i kommunens langtidsbudgetter.
§10 Lille Hjarnø
Stk. 1 Lille Hjarnø er ikke omfattet af driftsaftalen, idet den forventes drevet på fuldt kommercielle vilkår med selvstændigt regnskab.
Stk. 2 Et eventuelt underskud på Lille Hjarnøs årlige drift er Hedensted Kommune og denne driftsaftale uvedkommende.
Stk. 3 Vedligehold og driftslikviditet til Lille Hjarnø er denne aftale uvedkommende, og likviditet til vedligehold samt drift indgår ikke i den i §7, stk. 7, nævnte tilstrækkelige likviditet.
Stk. 4 Det er aftalt, at MF Xxxxxx betaler for indsættelse af Lille Hjarnø som erstatningsskib i forbindelse med MF Hjarnøs værftsophold, havarier eller andre situationer, hvor MF Xxxxxx ikke kan sejle.
Mellemregningsprisen skal være konkurrencedygtig og Hjarnø Færgefart forpligter sig til løbende at orientere sig om alternative transportmuligheder samt prisen herfor.
Stk. 5 Løbende afskrivninger på Lille Hjarnø hensættes til fremtidige vedligehold, og den hensatte likviditet hertil er denne aftale uvedkommende.
Stk. 6 Der udarbejdes årligt internt regnskab for Lille Hjarnø.
§11 Budget, revision, regnskab og opfølgning
Stk. 1 Regnskabet følger kalenderåret.
Stk. 2 Bestyrelsen behandler og godkender det kommende års budget, incl. 3 overslagsår, på årets sidste ordinære bestyrelsesmøde i november og fremsender dette til orientering til Hedensted Kommune.
Stk. 3 Budgettet skal omfatte alle aktiviteter i den Selvejende Institution Hjarnø Færgefart i budgetåret, og budgettet skal være udarbejdet på en sådan måde, at det er direkte sammenligneligt med det kommende regnskab for regnskabsåret.
Stk. 4 Beslutter bestyrelsen for Hjarnø Færgefart at revidere budgettet i det aktuelle regnskabsår, f.eks. på grund af opståede ændrede budgetforudsætninger orienteres Hedensted Kommune om det reviderede budget straks efter det nye budgets godkendelse.
Stk. 5 Sker der ændringer i budgetforudsætninger (uden at budgetterne revideres), der i væsentlig grad påvirker Hjarnø Færgefarts muligheder for at opfylde mål og budgetter, indeværende driftsaftale, eller som kan resultere i ubalance i Hjarnø Færgefarts økonomi, skal Hedensted Kommune orienteres herom straks efter Hjarnø Færgefart har fået kendskab til disse.
Stk. 6 Revision af Xxxxxx Færgefarts regnskab skal foretages af statsautoriseret eller registreret revisor.
Stk. 7 Hjarnø Færgefart skal snarest efter bestyrelsen har godkendt årsregnskabet med ledelsesberetning samt revisionsprotokol fremsende dette til Hedensted Kommunes tilforordnede i Hjarnø Færgefarts bestyrelse til orientering.
Stk. 8 Hvert kvartal fremsendes budgetkontrol til orientering til Hedensted Kommunes tilforordnede i Hjarnø Færgefarts bestyrelse.
§12 Samarbejde, information, tidsfrister og tilforordnede
Stk. 1 Det påhviler Hjarnø Færgefart til enhver tid at holde Hedensted Kommune underrettet om, hvem der udgør den samlede bestyrelse.
Stk. 2 Hjarnø Færgefarts bestyrelse og Hedensted Kommune er enige om, at et omfattende, åbent og direkte samarbejde mellem færgefart og kommune er af stor betydning for Hedensted Kommunes ønske om fortsat at udvikle infrastrukturen i kommunen og sikre hyppig og billig søtransport mellem Snaptun og Hjarnø samt sikre kommunes behov for den nødvendige indsigt i, hvordan kommunes tilskud anvendes, og for Hjarnø Færgefærgefart er det vigtigt at sikre det bedst mulige udgangspunkt for at kunne udvikle og gennemføre driften hurtigst og billigst muligt til gavn for færgefartens kunder.
Stk. 3 Hjarnø Færgefart og Hedensted Kommune er enige om løbende at samarbejde om, inden for rammerne af færgefartens økonomi, at søge driftsforholdende udviklet med henblik på at billiggøre driften og dermed muligheden for at forbedre kundeservicen yderligere.
Stk. 4 Hjarnø Færgefarts bestyrelse sikrer, at Hedensted Kommune kan tilknytte kommunens sagsbehandler for færgefarten til bestyrelsen som fast tilforordnet uden stemmeret men med fuld taleret.
Stk. 5 Hedensted Kommunes faste tilforordnede modtager samtlige skrivelser og informationer, som sendes til bestyrelsen, så den tilforordnede derved sikres fuld indsigt i bestyrelsens arbejde.
Stk. 6 Det materiale (f.eks. beslutningsgrundlag for bestyrelsens budgetter, regnskaber, diverse aftaler, budgetopfølgninger mv.), som den tilforordnede modtager, kan anvendes i Hedensted Kommunes sagsbehandling med mindre det klart fremgår, at materialet er fortroligt eller dette på forhånd er aftalt.
Materialet, der fremsendes til kommunens tilforordnede repræsentant anses for fuldt ud at kunne dække Hedensted Kommunes informationsbehov.
Stk. 7 Den tilforordnede kan på Hedensted Kommunes vegne rejse spørgsmål i bestyrelsen og stille forslag til bestyrelsens dagsorden.
Stk. 8 Der gennemføres de af Hedensted Kommune skønnede nødvendige antal driftsmøder mellem repræsentanter for bestyrelsen, herunder formanden og overfartslederen samt repræsentanter for Hedensted Kommunes administration.
Hedensted kommune indkalder til møderne.
Stk. 19 Dersom Hedensted Kommune har behov for særlige informationer fra Hjarnø Færgefart, såsom statistikker, forslag til høringssvar, spørgsmål om selskabets økonomi m.m., er Hjarnø Færgefart forpligtet til at være Hedensted Kommune behjælpelig med svar på sådanne ønsker.
§13 Opsigelse, misligholdelse og tilbagebetaling
Stk. 1 Aftalen kan ikke opsiges i aftaleperioden med mindre begge parter er enige heri.
Stk. 2 Dansk rets almindelige regler om misligholdelse i kontraktforhold finder i øvrigt anvendelse. Stk. 3 Hvis Hjarnø Færgefart væsentligt misligholder aftalen kan Hedensted Kommune:
1. Opsige aftalen uden varsel
2. Kræve genforhandling af aftalen
3. Ved væsentlig misligholdelse kan blandt andet forstås:
• At tilskuddet ikke er anvendt til det formål, det er bevilget til
• Udeblivelse af aftalte indsatser eller betydelig nedgang i aktivitetsniveauerne i henhold til
§3
• Manglende information og kontakt i gentagne tilfælde mellem Hjarnø Færgefarts bestyrelse og Hedensted Kommune
• Ikke aftalte ændringer af organisationsform og Hjarnø Færgefarts formål
• Hjarnø Færgefarts begæres konkurs eller standser sine betalinger eller Hedensted Kommune vurderer, at der er fare for, at Hjarnø Færgefarts virksomhed må indstilles
De nævnte eksempler er ikke udtømmende for, hvad der kan betragtes som væsentlig misligholdelse.
§14 Aftalens varighed
Stk. 1 Aftalen er 4-årig, med fornyelse midt i den kommunale valgperiode. Stk. 2 Indeværende aftale løber i den aktuelle valgperiode til 31.12 2023.
Stk. 3 Før indeværende aftale udløber påbegyndes forhandlingerne mellem Hjarnø Færgefarts bestyrelse og Hedensted Kommune om en ny 4-årig aftale.
Stk. 4 Forhandlingerne om en ny aftale påbegyndes senest april kvartal 2022.
Stk. 5 Med henblik på at forhandlingerne om en ny driftsaftale bygger på det bedst mulige grundlag indledes forhandlingerne med, at Hjarnø Færgefarts bestyrelse og Hedensted Kommune evaluerer opfyldelsen af Hjarnø Færgefarts og Hedensted Kommunes aktiviteter og mål for Hjarnø Færgefart i den netop overståede driftsaftaleperiode samt fastlægger Hjarnø Færgefarts og Hedensted Kommunes visioner for den kommende aftaleperiode.
Stk. 6 Hjarnø Beboerforenings bestyrelse gives mulighed for at udtrykke foreningens ønsker for Hjarnø Færgefarts drift i den kommende aftaleperiode.
Hedensted Kommune indkalder til et sådant møde.
Stk. 7 Med henblik på at give en evt. ny bestyrelse og et evt. nyt byråd mulighed for at influere på den kommende driftsaftale godkendes den forhandlede aftale i første kvartal af den nye aftaleperiode.
Stk. 8 I overgangsperioden (1. kvartal i den nye aftaleperiode) indtil en ny aftale er godkendt løber den gamle aftale.
§15 Ikrafttrædelse
Stk. 1 Efter underskrivelse træder aftalen i kraft med tilbagevirkning fra 1. januar 2020.
Godkendt af Godkendt af
Bestyrelsen for Hjarnø Færgefart den Byrådet i Hedensted Kommune den
Formand for bestyrelsen ---------------------
Bilag:
• Fartplan 2018/2019
• Budget 2019
• Revideret årsregnskab 2018
• Vedtægter
• Bestyrelse og daglig ledelse