EU-UDBUD
EU-UDBUD
Varer Offentligt udbud
På levering af
Grov arbejdsbeklædning og fodtøj (køb) til KomUdbud
november.2017
Indholdsfortegnelse
2.1 Volumen, kontraktudløb og tilslutningsstatus 6
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold 8
6.2 Økonomisk og finansiel formåen 9
6.3 Vejledning til udfyldelse af ESPD i forbindelse med dette udbud 9
6.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 10
6.6 Indhentelse af dokumentation 11
9. Tildelingskriterium og underkriterier 12
11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud 13
12.1 Tildelingskriterium og underkriterier 14
12.1.2 Underkriteriet Kvalitet 14
12.2 Forbehold og konditionsmæssighed 15
12.3 Udelukkelse og egnethed 16
12.4 Vareprøver og afprøvning 16
13. Orientering om resultatet af udbuddet 17
5.2 Sortimentsændringer og produktudvikling 22
6.2 Udskiftning af medarbejdere 23
8. Priser og prisregulering 24
10.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger 26
10.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger 28
15. Leverandørens misligholdelse 32
15.2 Forsinkelse af enkelte ordrer 32
15.3.2 Afhjælpning og omlevering 32
15.5 Ophævelse af rammeaftalen 34
17. Produktansvar og forsikring 36
19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser 37
19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter 37
Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 40
Bilag 2 – Kravspecifikation 41
Bilag 4 – Kommunespecifikke oplysninger 46
Bilag 5 – E-handelssystemspecifikke bilag 50
Bilag 6 – Konsignationsaftale 69
Bilag 7.a – Definition af kvalitetskategorier for beklædning 75
Bilag 7.b – Definition af kvalitetskategorier for sikkerhedsfodtøj 76
Bilag 8 – Godkendelse af sikkerhedsfodtøj 77
Bilag 10 – Beregningseksempel på prismodel 82
Udbuddet vedrører levering af Grov arbejdsbeklædning (køb) til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver).
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. Udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15.12.2015) hvilket betyder, at enhver har ret til at afgive tilbud.
Udbudsmaterialet består af:
• Udbudsbekendtgørelse
• Udbudsbetingelser, med ESPD (fælles europæisk udbudsdokument), samt udbudsbilag
• Udkast til rammeaftale med bilag (herunder kravspecifikation)
Aftale med den vindende tilbudsgiver indgås på baggrund af udkastet til rammeaftale.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.
Udbudsmaterialet er offentliggjort på: KomUdbuds hjemmeside: xxx.xxxxxxxx.xx
"KomUdbud" er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer.
Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder:
• Medlemskommunen kan deltage for rammeaftalens start (forpligtende deltagelse).
• Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen for en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse).
• Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen.
Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale.
2.1 Volumen, kontraktudløb og tilslutningsstatus
Kommune: | Årlig forventet volumen: | Deltagelse pr. (dato): | Deltager ikke i følgende område: |
Fredericia | 500.000 | Kontraktstart | |
Kolding | 100.000 | Kontraktstart | |
Odense | 625.000 | Kontraktstart | |
Vejle | 500.000 | Kontraktstart | Sikkerhedsfodtøj |
Indmeldt årlig volumen i alt: | Dk. 1.725.000 |
Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af: xxx.xxxxxxxx.xx.
Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver p.t. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger (Bilag 4 - Kommunespecifikke oplysninger).
Heraf fremgår endvidere oplysninger om anvendelse af e-handel eller evt. ændringer i e- handelssystemer.
KomUdbud ved Vejle Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet.
Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af:
KomUdbud v/Vejle Kommune Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx
Att.: Xxxxx Xxxxxx
Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til afsnit 5.
Udbuddet vedrører indkøb af Grov arbejdsbeklædning og fodtøj (køb) til samtlige ordregivers enheder og institutioner.
Opdeling i delkontrakter: Jf. § 49 i Udbudsloven skal en ordregiver opdele udbuddet i delaftaler, eller forklare hvorfor dette ikke sker (opdel eller forklar princippet).
Nærværende udbud deles ikke op i delkontrakter, da en opdeling vil fjerne synergieffekten, som er baggrunden for udbud i KomUdbud-regi. Samtidig antages det, at de indbudte priser med stor sandsynlighed vil være højere end ved ét samlet udbud. Ydelserne er ikke opdelt i delkontrakter ud fra markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder omkostninger til udbud og kontraktadministration.
Udbuddet består af følgende områder:
• Grov arbejdsbeklædning til det tekniske område (f.eks. overtøj (både vinter og sommer), benklæder, shorts, overalls, regntøj, T-shirts, poloshirts, sweatshirts, arbejdsskjorter, termotøj, sikkerhedsbeklædning inden for alle typer)
• Grov sikkerhedsfodtøj
For nærmere beskrivelse af de udbudte varer, herunder de mindstekrav varerne skal opfylde, henvises til tilbudslisten (bilag 3) og kravspecifikationen (bilag 2).
Den forventede omsætning er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.
Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 4 år. Opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens pkt. 3.
Offentliggørelse: | 01.12.17 |
Spørgefrist: | 21.12.17 |
Svarfrist: | 02.01.18 |
Tilbudsfrist: | 09.01.18 kl. 12.00 |
Indlevering af vareprøver: | 15.01.18 |
Forventet offentliggørelse af resultatet af udbuddet: | Uge 4-5 |
Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalen kan underskrives. | |
Leveringsstart: | 01.04.2018 |
5. Spørgsmål
Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og sendes via e-mail til:
Xxxxx Xxxxxx, xxxxx@xxxxx.xx - med emnet: “Spørgsmål grov arbejdsbeklædning og fodtøj 2017”
Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på:
KomUdbuds hjemmeside: xxx.xxxxxxxx.xx
Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave.
Tilbudsgiver skal vedlægge de i pkt. 6.1 og 6.2 krævede oplysninger til sit tilbud. Oplysninger skal gives ved at udfylde det vedhæftede ESPD og vedlægge dette dokument til tilbuddet.
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold
Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 135, stk. 1 til 3 og § 136. Der vil ske udelukkelse af tilbudsgiveren, såfremt tilbudsgiveren ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som fremgår af Udbudslovens § 135, stk. 1 til 3 og § 136, herunder at der kan påvises en interessekonflikt, en konkurrencefordrejning som følge af forudgående inddragelse, eller at der er afgivet groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger eller at tilbudsgiveren ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrundene.
Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende udelukkelsesgrund, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2:
• At tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende.
Bekræftelse af, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde, skal ske ved at angive/svare ”nej” ud for de anførte udelukkelsesgrunde i ESPD’ets Del III, afsnit A, B og C. Er tilbudsgiver omfattet af udelukkelsesgrundene, skal der angives/svares ”ja”.
6.2 Økonomisk og finansiel formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
• Mindstekrav til virksomhedens samlede nettoomsætning: Minimum dk. 3 mio. pr. år i de sidste 3 afsluttede regnskabsår. Afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, kræves der stadig minimum dk. 3 mio. pr. afsluttede regnskabsår siden virksomhedens oprettelse.
• Mindstekrav til overskudsgrad: Overskudsgraden skal være positiv hvert år i de sidste 3 afsluttede regnskabsår. Afhængig af hvornår virksomheden blev etableret, kræves der stadig en positiv overskudsgrad pr. afsluttede regnskabsår siden virksomhedens oprettelse.
• Erhvervs- og produktansvarsforsikring. Forsikringen skal opfylde kravene i afsnit 17 i rammeaftalen.
Tilbudsgiver skal anføre sit omsætningstal for de sidste 3 afsluttede regnskabsår under ESPD’ets del IV, afsnit B, ”Samlet årsomsætning”. I feltet ”Finansielle nøgletal” anføres overskudsgrad og i feltet ”Beskrivelse” anføres, hvilket nøgletal, der er tale om (eksempelvis) ”overskudsgrad 2016”. Overskudsgraden skal ligeledes skrives for de sidste 3 afsluttede regnskabsår. Under ”Erhvervsansvarsforsikring” skal det forsikrede beløb oplyses.
Tilbudsgiver kan selv tilføje det nødvendige antal linjer i ESPD’et.
6.3 Vejledning til udfyldelse af ESPD i forbindelse med dette udbud
ESPD’et skal downloades fra KomUdbuds hjemmeside og gemmes på tilbudsgivers computer - Bemærk, at filen ikke skal åbnes.
Herefter åbnes følgende hjemmeside: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxxx
På hjemmesiden skal tilbudsgiver følge nedenstående fremgangsmåde for at kunne åbne og udfylde ESPD’et:
• Dansk
• ”Jeg er økonomisk aktør”
• ”Importere ESPD” – Tryk herefter på knappen ”Gennemse”
• Find filplaceringen på egen computer – ”ESPD” og tryk ”Åben”
• Vælg land og tryk ”Næste”
Herefter åbner filen, og tilbudsgiver kan udfylde de relevante informationer.
Når alle informationer er afgivet, trykkes på ”Eksporter”, og bilaget gemmes som en pdf-fil på tilbudsgivers egen computer. Denne fil underskrives og uploades sammen med det endelige tilbud. For ordregiver er det at foretrække, at filen sendes i pdf-format, men det er dog ikke et krav. Der er ikke krav til at pdf’en skal underskrives. Det er vigtigt, at anvende det ESPD, som er oprettet af ordregiver til netop dette udbud, da der ellers kan ske fejl i udfyldelsen.
For uddybende vejledning i hvordan ESPD’et udfyldes, henvises til følgende vejledning, udarbejdet af Konkurrence og forbrugerstyrelsen: xxxx://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxx/xxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx_xxxxxx_xxxxxx_xxx.xxx
Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er tilbudsgivers eget ansvar, at ESPD’et er udfyldt med de relevante oplysninger, og derfor er det vigtigt, at tilbudsgiver anvender ovenstående vejledning.
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 og 6.2 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt. 6.2) dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives.
Der skal ikke udfyldes nogen konsortieerklæring, men alle deltagere i konsortiet skal udfylde og medsende en udfyldt ESPD ved tilbudsafgivelse, ligesom deltagerne skal krydse af, at der deltages sammen med andre i ESPD’ens del II A.
6.5 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen
Hvis tilbudsgiver – under henvisning til Udbudsloves § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige
formåen, skal tilbudsgiver oplyse dette i ESPD’ets del II C. Dette godtgør, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele aftaleperioden råder over den ressource, hvorpå tilbudsgiver baserer sit tilbud, og at ”den anden enhed” forpligtiger sig i forhold til ordregiver.
Tilbudsgiver skal samtidig vedlægge ESPD med de relevante oplysninger nævnt under pkt. 6.1 til 6.2 for den anden enhed.
Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle virksomheder i tilbudsgiverteamet, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet ydelser/roller angives.
6.6 Indhentelse af dokumentation
Før beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD fremlægges inden 18 dage fra anmodning foreligger.
Ordregiver er desuden berettiget til, inden for en passende tidsfrist, at indhente dokumentation under udbudsproceduren, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.
Til dette formål skal tilbudsgiver på forlangende, hurtigst muligt indsende en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Denne kan findes via følgende link:
xxxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxx-xxxxxxx-xxxxxxxxxxxxxxx
Det kan tage mellem 14 og 21 dage at rekvirere serviceattesten, og denne er gyldig i et (1) år fra udstedelse. Tilbudsgiver kan derfor med fordel indhente serviceattesten allerede inden tilbudsfristen. Indgåelse af en rammeaftale er betinget af, at serviceattesten fremsendes til Ordregiver, samt at der sker dokumentation af, at virksomheden opfylder de stillede mindstekrav til nettoomsætningen og overskudsgraden jf. pkt. 6.2. Der ud over skal der indsendes kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikringen.
Serviceattesten må maksimal være seks (6) måneder gammel regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest.
Den udbudte aftale er en rammeaftale, som forudsættes indgået med én leverandør.
Der kan ikke afgives mere end et tilbud.
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
9. Tildelingskriterium og underkriterier
Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes følgende underkriterier:
Underkriterier | Vægtning |
1. Pris Samlet estimeret omsætning jf. bilag 3 | 60 % |
2. Kvalitet Kvalitetsevaluering af vareprøver | 40 % |
10. Afgivelse af tilbud
Tilbuddet skal afleveres i ét fysisk eksemplar og ét USB-stik. Den fysiske udgave har forrang for det elektroniske udgaveformat.
Tilbuddet sendes/afleveres, inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist, til: Vejle Kommune
Xxxxxxxxx 0
7100 Vejle
Att.: Xxxxx Xxxxxx/Xxxxxxx Xxx Xxxxxxxxx, lokale 2221
Tilbud skal mærkes ”Udbud på Grov arbejdsbeklædning og fodtøj (køb)” og ”Tilbuddet må kun åbnes af Udbud.” Forsendelsen skal være lukket.
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 12 måneder efter udløb af tilbudsfristen.
11. Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal indeholde følgende:
• Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt. 6.4 og 6.5.
• Udfyldt tilbudsliste.
• Oplysning om hvilken metode der vælges til returnering af varer jf. bilag 2, pkt. 7.
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende.
Tilbuddet skal være på dansk.
Bilagsmateriale af generel karakter kan dog være på svensk, engelsk eller tysk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning, og skal ske inden for 10 arbejdsdage.
11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud
Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom, og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.
Forbehold accepteres ikke.
Efter tilbudsfristens udløb, evalueres de rettidigt modtagne tilbud.
Umiddelbart efter åbningen af tilbuddene vil Ordregiver kontrollere, hvorvidt tilbudsgiver har fremsendt de ønskede bilag samt beskrivelser.
Bilagene og beskrivelserne vil blive gennemlæst, og Ordregiver vil vurdere om de ønskede oplysninger er indeholdt, samt sikre, at tilbudsgiver ikke har taget forbehold eller har angivet forudsætninger over for udbudsmaterialet, der kan føre til, at tilbudsgiver udelukkes fra at deltage i udbuddet (jf. pkt. 11).
Kun tilbud, hvor tilbudsgiver opfylder de stillede egnethedskriterier, og har fremsendt de ønskede bilag m.m., vil indgå i den videre vurdering.
Vurdering af tilbuddene vil ske i overensstemmelse med tildelingskriteriet, jf. pkt. 9.
Ordregiver tager udgangspunkt i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens
prismodel” baseret på gennemsnitspriser, se bilag 9. I prismodellen omregnes point for kvalitet til kronebeløb, som vægtes sammen med tilbudspriserne i evalueringen af, hvilket tilbud der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der benyttes decimaler.
Den anvendte evalueringsmodel er nærmere beskrevet nedenfor samt eksemplificeret i bilag 10.
12.1 Tildelingskriterium og underkriterier
Tilbud vurderes på baggrund af pris og kvalitet, jf. pkt. 9, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af rammeaftale.
Vægtningen af underkriteriet ”Pris” vil ske med afsæt i det seneste års indkøb af de pågældende produkter og ydelser.
Der hvor det seneste års indkøb ikke er kendt/ikke kan opgøres, har Ordregiver angivet et estimeret indkøb/forbrug.
Der skal bydes ind på alle linjer på de to tilbudslister i bilag 3, ellers er tilbuddet ukonditionsmæssigt. Se vejledning til udfyldelse af tilbudsliste, bilag 3, faneblad: ”Vejledning”.
Der vil blive beregnet en pris svarende til en estimeret omsætning, med afsæt i oplyste nettopris pr. par/pr. stk. og Ordregivers estimerede årlige køb. Den estimerede omsætning (pris der benyttes til beregning af den samlede estimerede omsætning) fremgår af bilag 3, kolonne K. Det er den samlede estimerede omsætning der indgår i tildelingen (dvs. estimeret omsætning beklædning + estimeret omsætning fodtøj).
12.1.2 Underkriteriet Kvalitet
Ved kvalitetsvurderingen afklares først, om mindstekravene er opfyldt.
Hvis et produkt ikke opfylder et stillet mindstekrav, vil hele tilbuddet blive vurderet ukonditionsmæssigt og vil dermed være ude af det videre forløb.
Vurderingen af kvalitet vil blive vurderet ud fra faggruppens evaluering af de indsendte vareprøver.
Grov arbejdsbeklædning: Kvaliteten på beklædningen vil blive vurderet ud fra følgende kriterier (hvert enkelt produkt for sig og vil ikke blive vurderet i forhold til øvrige tilbudte produkter):
- Design
- Pasform
- Totaloplevelsen
Sikkerhedsfodtøj: Kvaliteten på fodtøj vil blive vurderet ud fra følgende kriterier (hvert enkelt produkt for sig og vil ikke blive vurderet i forhold til øvrige tilbudte produkter):
- Vægt
- Pasform
- Totaloplevelsen
Mht. vægt, vil det blive vurderet ud fra det enkelte fodtøjs kravspecifikationer.
Det fremgår af bilag 3, kolonne M (markeret med et X), hvilke produkter, der indhentes vareprøver på, og som dermed vil ligge til grund for kvalitetsevalueringen. Både for beklædning og sikkerhedsfodtøj.
Der vil blive brugt en skala fra 0-4 ved evaluering af vareprøverne:
0 point | Bedst mulige opfyldelse af kriteriet |
1 point | God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
2 point | Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
3 point | Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
4 point | Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud) |
Alle kriterier for henholdsvis grov arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj vil bliver evalueret ud fra ovenstående point-fordeling.
Ved maksimumscore på alle delkriterier vedr. kvalitet kan opnås en samlet score på 0.
Tilbud, der opfylder samtlige kriterier dårligt/opnår minimumsscore vil opnå en maksimal numerisk score på 492 (12 point pr. produkt der evalueres).
12.2 Forbehold og konditionsmæssighed
Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold over for udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 11.4.
Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger og den fornødne dokumentation, jf. pkt. 11.1. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles aftalen.
Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 6. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver, som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. udbudsloven § 159, stk. 2.
Til brug for vurdering af det kvalitative underkriterie, konstatering af overholdelse af mindstekrav samt kvalitetskategorier af de indkomne tilbud, skal tilbudsgiver levere vareprøver.
Alle tilbudsgivere skal som udgangspunkt fremsende vareprøver, da disse indgår i evalueringen af tilbuddene. Det er kun tilbud der erklæres ukonditionsmæssige, som ikke skal levere vareprøver. Ordregiver vil efter endt egnethedsvurdering fremsende besked til egnede tilbudsgivere om levering af vareprøver. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud.
Vareprøver skal leveres til Vejle Kommune, Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx, xxxxxx 2221, att.: Xxxxx Xxxxxx/Xxxxxxx Xxx Xxxxxxxxx på det i tidsplanen oplyste tidspunkt.
De ønskede vareprøver fremgår af Tilbudslisten, bilag 3 (markeret med et X).
Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudslistens linjenummer samt tilbudsgivers varenummer. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven.
Der skal leveres vareprøver i j følgende størrelser:
- Benklæder: str. 42, 48 (kort skridtlængde) og 54 (almindelig skridtlængde)
- Bluser/jakker: str. M, L og XL
- Fodtøj: str. 39, 42 og 44
Afprøvningen finder sted i perioden uge 3-4 og foretages af ordregivers brugergruppe.
Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for processen.
Vareprøverne kan afhentes igen på samme adresse, som de blev indleveret ved. Vareprøverne kan afhentes efter tildelingen, nærmere besked vil blive udsendt.
Tidspunkt om indsendelse af vareprøver fremgår af tidsplanen under pkt. 4.
13. Orientering om resultatet af udbuddet
Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om Klagenævnet for Udbud m.v. (lov nr. 492 af 12/5 2010 med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb.
Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.
Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene ordregiver, der endeligt afgør hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt.
på levering af
Grov arbejdsbeklædning og fodtøj (køb) til KomUdbud
november.2017
Mellem Ordregiver
Nedenstående medlemmer af KomUdbud:
Fredericia Kommune Kolding Kommune Odense Kommune Vejle Kommune
og Leverandør
[Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse]
[Indsæt postnummer]
[Indsæt hovedtelefonnummer] [Indsæt hoved e-mailadresse] [Indsæt hjemmeside]
[Indsæt CVR-nr.]
(herefter kaldet leverandøren)
er der indgået aftale vedrørende levering af Grov arbejdsbeklædning og fodtøj (køb) til ordregiver. Vejle Kommune agerer som tovholder på aftalen.
Parterne er ligeværdige igennem aftaleperioden og enige om at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning, for at opnå det bedst mulige resultat.
Ud over opfyldelse af nærværende rammeaftale, bør begge parter i aftaleperioden have øje for udvikling og optimering af aftaleområdet, såvel hvad angår processer, ydelser og produkter. Parterne accepterer, at saglighed og faglighed er hinandens gensidige forudsætninger og en nødvendighed for samarbejdet i aftaleperioden, samt for at skabe udvikling i og af ydelser, produkter og praksis.
Leverandøren er ud fra dennes samlede viden om produkterne, til en hver tid forpligtet til at rådgive om de mest hensigtsmæssige løsninger såvel funktionelt som økonomisk. Ordregiver stiller sig til rådighed for leverandøren om alle forhold der er relevante for nærværende rammeaftale.
Bestemmelserne omkring bod og misligholdelse forventes ikke anvendt, men opstår der mod forventning uhensigtsmæssig varetagelse af kontraktforpligtelserne fra leverandørens side, er instrumenterne at betragte som ordregivers mulighed for at mindske skaderne og imødegå gentagelser.
Begge parter forpligtiger sig til at stille nødvendige ressourcer til rådighed både i forbindelse med implementering og drift af rammeaftalen, således at rammeaftalen kan fungere hensigtsmæssigt i praksis, administrativt og økonomisk.
Leverandøren skal inden ikrafttræden af denne rammeaftale, dog senest 5 dage efter udløb af standstill- perioden, fremsende følgende til ordregiver:
• Fyldestgørende/komplette datablade
Rammeaftalen er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte dokumentation fremsendes til ordregiver, og at dokumentationen kan godkendes af ordregiver jf. kravene til produkterne.
Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregivers udbud af (Dato, Grov arbejdsbeklædning og fodtøj (køb) og TED-nr.] Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter:
1. Denne rammeaftale
2. Udbudsmateriale, herunder blandt andet kravspecifikation
3. Leverandørens tilbud af [indsæt dato]
4. Øvrige bilag der knytter sig til udbuddet, herunder Spørgsmål-svar
Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.
Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.
Rammeaftalen er gældende fra den 01.04.2018 til den 31.03.2022. Rammeaftalen er uopsigelig for leverandøren. Rammeaftalen er fra ordregivers side uopsigelig indtil den 31.03.2020. Herefter kan rammeaftalen opsiges af ordregiver med 3 måneders varsel.
Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans eller administrativ myndighed herunder Klagenævnet for Udbud, Konkurrence – og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den konsekvens, at rammeaftalen helt eller delvis erklæres for ”uden virkning”, eller at ordregiver pålægges at bringe rammeaftalen til ophør med et passende varsel, jf. Udbudslovens § 185, stk. 2, skal ordregiver bringe kontrakten til ophør i henhold hertil.
I dette tilfælde vil ordregiver betale for allerede modtagne leverancer samt for de leverancer, som er bestilt, og som stadig kan leveres inden for rammerne af klagenævnets eller domstolenes afgørelse.
Ekstraordinær opsigelse i henhold til denne bestemmelse giver ikke leverandøren ret til erstatning eller godtgørelse.
Ordregivers ret til at opsige rammeaftalen gælder uanset om afgørelsen/dommen påklages/ankes.
Denne rammeaftale omfatter levering af grov arbejdsbeklædning og fodtøj til det tekniske område (f.eks. overtøj (både vinter og sommer), benklæder, shorts, overalls, regntøj, T-shirts, poloshirts, sweatshirts, arbejdsskjorter, termotøj, sikkerhedsbeklædning inden for alle typer) og groft sikkerhedsfodtøj. Produkterne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen bilag 2 og tilbudslisten bilag 3.
Den forventede omsætning er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.
Ordregiver er forpligtet til at anvende den indgåede rammeaftale til at dække sit forbrug. Ordregiver er dog berettiget til at anvende delydelsesreglen i udbudslovens § 8, stk. 2 og kan derfor indkøbe op til 20
% af sit samlede forbrug ved andre leverandører.
5.2 Sortimentsændringer og produktudvikling
Leverandøren må kun levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, med forudgående godkendelse fra ordregiver og/eller tovholder.
Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt som minimum, lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. De nye produkter må ikke introduceres for ordregivers medarbejdere, før leverandøren har modtaget en skriftlig godkendelse af sortimentsændringerne fra ordregiver og/eller tovholder.
Det nye produkt skal tilbydes til den pris, leverandøren fastsætter over for andre kunder, dog maksimalt til samme pris som det produkt, der udskiftes.
Leverandøren er forpligtet til at dokumentere, at erstatningsprodukter fuldt og helt lever op til samme standard som det udgående produkt.
På opfordring skal der fremsendes nyt datablad/varedeklaration.
Leverandøren er forpligtet til at oplyse ordregiver om nye produkter inden for aftaleområdet, som kan optimere ordregivers drift og/eller indkøb. På anmodning skal Leverandøren kunne dokumentere, hvordan eventuelle nye produkter kan optimere ordregivers drift og/eller indkøb.
Leverandøren skal være villig til at tilpasse sortimentet i Tilbudslisten. Tilpasningen foregår i samarbejde leverandør og tovholder imellem ud fra samme kriterier og kalkulationsprincipper som ligger til grund for leverandørens tilbud, således at sortimentet modsvarer tiden og de aktuelle behov. Konkret kigges der på statistikken for den forgangne periode for at se, om der er produkter der ikke bliver købt af ordregiver og om der er produkter der med fordel kan medtages på tilbudslisten. Emnet tages op ved statusmøderne som afholdes mellem tovholder og Leverandør.
Ordregiver medvirker ved forudgående godkendelse fra aftaleansvarlige, gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser.
Sortimentskataloget, jf. bilag 2, pkt. 1, skal opdateres ved sortimentsændringer/tilpasninger.
Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution.
Leverandøren skal optræde loyalt over for ordregiver og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed. Leverandøren skal rådgive ordregiver omkring bestillinger samt yde loyal vejledning i forhold til
ordregivers behov. Dette betyder bl.a., at såfremt ordregivers behov kan dækkes af tilbudslistens varer, skal leverandøren gøre ordregiver opmærksom herpå.
Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse.
Al kontakt mellem ordregiver og leverandøren, herunder dennes personale, skal foregå på dansk.
6.2 Udskiftning af medarbejdere
Leverandøren skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder.
Der afholdes statusmøde minimum én gang årligt.
På hver af parternes initiativ kan der dog ved behov til enhver tid indkaldes til en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandøren og tovholder.
Faste emner for statusmøder er:
- Status på samarbejdet
- Parternes aftaleoverholdelse
- Leveringssikkerhed
- Evt. udskiftning af produkter (tilpasning af tilbudsliste)
- Udvikling af markedet
- Øvrige temaer, som leverandøren eller ordregiver finder relevante.
Efter behov afholder ordregiver ligeledes statusmøder med leverandøren. Leverandørens deltagelse sker uden beregning for ordregiver.
De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.
Produkterne skal overholde kravene i udbudsmaterialet og dertilhørende bilag og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid.
Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang, der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver.
Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder.
Leverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med rammeaftalen.
Leverandøren skal i videst muligt omfang mindske de miljømæssige påvirkninger, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt.
Hvor intet andet er anført gælder Købelovens reklamations- og ansvarsregler. Ved enhver mangel ved produktet yder leverandøren 2 års garanti.
Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag.
Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres.
Priserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af tilbudslisten bilag 3.
Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer, fx faktureringsgebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage.
Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende.
Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der
ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning et år efter rammeaftalens start. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistik Nettoprisindekset fra oktober 2017 til oktober 2018. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen pr. 01.04.
Leverandør kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt leverandør i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser.
Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal leverandør fremsende dokumentation for afgiftsændringerne.
Prisregulering sker på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris * nyt index) / gammelt index).
Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 60 dage før reguleringstidspunktet. Opdateret e-katalog skal være modtaget og godkendt, inden prisregulering kan træde i kraft.
Varsel om prisreguleringer skal sendes til xxxxx@xxxxx.xx.
Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel–format. Efter godkendelse af prisreguleringen skal der fremsendes et opdateret e-katalog med de regulerede priser.
Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 10 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.
I det tilfælde hvor leverandør varsler prisregulering for sent, kan prisregulering imødekommes med start tilsvarende senere, dog ikke med tilbagevirkende kraft. Såfremt leverandør ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den.
Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog – se afsnit 10 om e-handel. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt skal ordrer faktureres i forhold til gældende e-katalog indtil nyt e-katalog er godkendt. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning og der ikke er fremsendt rettidigt/korrekt e-katalog, skal leverandør på ugebasis udstede kreditnota til de berørte EAN nr.
Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode.
Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt, efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter.
Bestilling skal kunne afgives via e-handelssystem/e-mail/telefon.
Når leverandøren har modtaget bestilling fra ordregiver, skal leverandøren fremsende ordrebekræftelse, der indeholder følgende oplysninger: Reference, EAN-lokationsnummer, evt. ordrenummer (ved brug af e-handel), leveringsdato, leveringsadresse, antal (stk. mv.), varenummer og navn og pris.
Leverandøren skal kunne håndtere ordrer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal leverandøren kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr.
Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer – eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer, herunder leverandørens web-shop/hjemmeside – skal leverandøren mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette.
Ordregiver anvender e-handelssystemer, som beskrevet i det e-handelssystemspecifikke bilag, på det udbudte område. Leverandøren skal således acceptere, at der anvendes elektronisk ordreafgivelse, fakturering og betaling, samt der sker elektronisk udveksling af data i forbindelse hermed.
I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver over for leverandøren definere, hvilke aftaleprodukter der skal indgå i e-kataloget. Med mindre andet er aftalt, skal e-kataloget omfatte alle produkter på tilbudslisten. Ordregiver kan derudover vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog.
Leverandøren skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog (e-katalog) til ordregivers e- handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt.
E-kataloget skal være godkendt og tilgængeligt for ordregiver ved aftalens start.
Såfremt et godkendt e-katalog ikke foreligger, kan leverandøren pålægges bod, efter bestemmelserne i henhold til rammeaftalens afsnit 15.4 Bod, indtil leverandøren er i stand til at levere et godkendt e- katalog til ordregivers e-handelssystem.
10.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger
Senest 10 arbejdsdage efter underskrift af rammeaftalen skal leverandøren:
• Fremsende excel-ark til ordregiver indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Xxxxxxxx hertil kan rekvireres hos ordregiver.
• Fremsende excel-ark til ordregiver, indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt.
Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.
Ordregiver har 10 arbejdsdage til at gennemgå excel-arkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal leverandøren fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Ordregiver har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark.
Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer (eksempelvis, hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer). De fakturerede varenumre skal være fuldstændige identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog.
Når excel-arket er godkendt af ordregiver, skal leverandøren indenfor 5 arbejdsdage uploade e-kataloget til ordregivers e-handelssystem med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i det godkendte
excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af ordregiver. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter ordregivers anvisninger.
Medmindre andet er særskilt aftalt skal katalogformatet være OIOUBL.
Ud over varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel- ark, skal e-kataloget for hver enkelt vare indeholde:
• billede,
• uddybende varebeskrivelse, herunder mærkenavn/indhold (f.eks. kg. og stk. pr. leveringsenhed),
• krav til opbevaring/mål/materialer,
• varekategori/varegruppe,
• mindste bestillingsenhed,
• nettoindhold,
• søgeord/emneord, og
• UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version)
Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xx0xxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx?XxxxXXx0
E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord.
I felterne varenavn, uddybende varebeskrivelse og søgeord/emneord skal de vigtigste informationer stå først i feltet, da der i nogle systemer kun vises et begrænset antal karakterer.
10.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger
Nye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver. E-kataloget skal holdes opdateret. Leverandøren skal sørge for at udgåede varer slettes og at erstatningsvarer indlægges, så e-kataloget altid indeholder de varer, der reelt kan købes. Udskiftning af tilbudslistevarer skal altid godkendes af ordregiver, som sender besked om godkendelsen til de deltagende kommuner forud for upload af nyt e-katalog. Xxxxxx leverandøren ikke for at opdatere e- kataloget, selvom ordregiver beder om det, kan der pålægges bod i henhold til afsnit 15.4 Bod.
Såfremt en vare ændrer varenummer, eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. Til de e-handelssystemer som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af leverandøren i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.
Tilbuds- og kampagnepriser skal – medmindre andet er aftalt – uploades i e-katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Leverandøren opdaterer e-katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter.
Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog, jf. afsnit 10.2. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt, skal ordrer faktureres efter det gældende e-katalog, indtil nyt e-katalog er godkendt. Reguleres priserne i nedadgående retning, og er der ikke fremsendt rettidigt/korrekt e-katalog, skal leverandøren ugentligt udstede kreditnota til de berørte EAN nr.
Levering skal foretages på følgende vilkår.
Alle varer leveres frit på angivet sted, dog jf. afsnit 11.2, Minimumsordre.
Ved bestilling inden kl. 12.00 skal levering ske senest 2 arbejdsdage efter bestilling. 7 dages levering ved logo-påsætning (tryk eller broderi).
Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er leverandøren forpligtet til alene at benytte de informationer vedrørende leveringsadressen, der er oplyst på ordren.
For bestillinger under dk. 300, kan leverandøren pålægge et leveringsgebyr på dk 80.
Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger:
• Reference
• EAN-lokationsnummer
• Ordrenummer (evt.)
• Leveringsadresse
• Dato
• Xxxxx (stk. mv.)
• Varenummer og navn
• Returfragtseddel (evt.)
• Restordrer
Har ordregiver foretaget en bestilling, kan denne returneres senest 30 dage efter levering. Returnering sker u/b for ordregiver. Originalemballage skal være med i returforsendelsen. Dog ikke for varer bestilt med logo.
Ved returnering af varer, kan leverandøren vælge mellem to metoder:
☐ Ved levering af ordre medsendes en returfragtseddel der dækker fragtomkostninger.
☐ Leverandøren kan selv stå for afhentning, dog senest 30 dage efter anmodning.
Der er mulighed for at ændre returneringsmetoden med 3 måneders varsel til den enkelte kommunes indkøbsafdeling.
Modtagelse af returvare og evt. fremsendelse af ny/erstatningsvare er uafhængige af hinandens tidsfrister.
Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.
Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, herunder at emballagen er brudt, skal leverandøren ombytte varen eller kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved.
I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer
og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0
Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.
Ordrer, der er afgivet via ordregivers e-handelssystem, skal fremsendes således, at den elektroniske faktura kan modtages direkte i e-handelssystemet, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.
Fakturaen skal indeholde:
• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
• Leverandørens CVR/SE-nummer
• Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
• Tydelige varenavne og éntydige varenumre
• Mængde og art af de leverede produkter/ydelser
• Pris pr. enhed eksklusiv moms
• Rekvirent hos ordregiver
• Ordrenummer
• Rekvisitionsnummer
• Leveringsadresse
• Sidste rettidige betalingsdato
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.
Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.
Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. de må ikke ligge i et vedhæftet dokument. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i leverandørs tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.
Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen.
Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.
Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.
Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af leverandørens e-katalog.
Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er angivet i tilbudslisten og som fremgår af leverandørens e-katalog.
Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget, hvis der anvendes e-handel.
Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.
Betalingsbetingelserne er 30 dage netto efter afsendelse af korrekt faktura, jf. afsnit 12.
Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.
Leverandøren skal på anmodning, inden 14 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om varenavn, varegrupper, varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.), e-ordrer genereret i ordregivers e-handelssystem og andre bestillingsmetoder.
Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året.
Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.
Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.
15. Leverandørens misligholdelse
Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014, med senere ændringer) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger af denne rammeaftale.
15.2 Forsinkelse af enkelte ordrer
Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for 30 dage, efter at ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren.
Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for 30 dage, efter at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden.
15.3.2 Afhjælpning og omlevering
Leverandøren har i 24 måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet inden 2 dage, medmindre andet er aftalt med ordregiver.
Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (omlevering). Leverandørens omlevering skal være afsluttet inden 2 dage, medmindre andet er aftalt med ordregiver.
Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger.
Undlader leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Ordregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde:
• Såfremt leverandøren ikke foretager fyldestgørende afhjælpning eller omlevering inden for fristen i afsnit 15.3.2.
• Såfremt der inden for 24 måneder fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. Ved væsentlige mangler har leverandøren kun ret til at forsøge afhjælpning, jf. afsnit 15.3.2, såfremt ordregiver accepterer dette.
• Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af rammeaftalen i forhold til én bestemt ordre.
Hæves en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
1. Såfremt der ved aftalens ikrafttræden ikke foreligger et godkendt e-katalog, jf. afsnit 10, skal leverandøren betale en bod på dk. 500,00 pr. kalenderdag pr. berørt medlemskommune, indtil godkendt e-katalog foreligger.
Dette gælder ikke såfremt ordregiver er årsag til problemet.
2. Efterfølgende e-kataloger i aftaleperioden, der ikke fremsendes i henhold til afsnit 10, kan pålægges en bod på dk. 500,00 pr. kalenderdag pr. berørt medlemskommune, indtil godkendt e- katalog foreligger.
Dette gælder ikke, såfremt ordregiver er årsag til problemet. Påløbet dagsbod betales ugevis efter skriftligt påkrav fra tovholder.
Det er ikke en betingelse for leverandørens forpligtelse til at betale bod, at ordregiver afgiver påkrav for hver forsinkelse.
Betaling af bod fritager ikke leverandøren for pligten til at opfylde rammeaftalen. Xxxxxxxx af bod medfører således ikke, at ordregiver er afskåret fra at gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende.
15.5 Ophævelse af rammeaftalen
Ordregiver kan ophæve rammeaftalen, hvis leverandøren misligholder den i væsentligt omfang. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til helt eller delvist at ophæve rammeaftalen med virkning for fremtiden:
• Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse.
• Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og ordregiver har meddelt leverandøren, at rammeaftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering.
• Manglende overholdelse af de etiske krav i afsnit 18.
• Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Ophævelse af rammeaftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
• Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
• Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, eller leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed.
• Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale.
• Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne.
• Indtræden af andre omstændigheder der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare. Opregningen er ikke udtømmende.
Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren.
Leverandøren er erstatningsansvarlig over for ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning.
Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure.
I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser, så længe force majeure er til stede og i det omfang, force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.
Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammeaftalen er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed.
Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:
• Årsagen til force majeure situationen
• Forventet varighed af force majeure situationen
• Indsats fra leverandørens side for at genoptage leveringen.
Er force majeure isoleret til leverandørens virksomhed, eller områder leverandøren bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.
Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt.
Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.
Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen.
Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure.
17. Produktansvar og forsikring
Leverandøren er, i overensstemmelse med produktansvarsloven (og dansk rets almindelige regler), ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale eller borgere/kunder.
Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd.
Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 5 mio. dk. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.
Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO- konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde rammeaftalen med et tilsvarende
produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende.
19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale, i det omfang, dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammeaftalen.
19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter
Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.
Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale. Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. Hvis der sker ændringer i anvendelsen af underleverandører i aftalens løbetid, skal ordregiver oplyses herom.
Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand.
Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.
Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.
Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.
Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør.
Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.
Ordregiver er i denne kontrakt dataansvarlig og leverandøren er databehandler.
Databehandleren handler alene efter instruks fra den dataansvarlige. Databehandleren skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt imod, at de kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lov om behandling af personoplysninger. Kræver Datatilsynet eller andre relevante myndigheder andre betingelser og vilkår, skal leverandøren overholde disse.
Databehandleren skal på den dataansvarliges anmodning give den dataansvarlige tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet.
Reglerne i sikkerhedsbekendtgørelsen - nuværende "BEK nr 528 af 15/06/2000 Bekendtgørelse om sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger, som behandles for den offentlige forvaltning" - gælder også for behandlingen ved databehandleren.
Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG (den internationale købelov) finder ikke anvendelse på rammeaftalen.
Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.
Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.
For ordregiver For leverandøren
Dato og underskrift Dato og underskrift
Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver
Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet
1. Generelt for alle delområder
Tilbuddet skal indeholde et sortiment af standardbeklædning og fodtøj til personalet inden for teknisk område, viceværter, parkvedligehold, affald/genbrug mv.
- Gældende lovgivning og standarder skal være overholdt for de tilbudte varer og serviceydelser i hele aftaleperioden.
- Beklædningen skal i funktionalitet, komfort og holdbarhed (bl.a. svedægthed, gnidægthed) matche de pågældende arbejdsområder.
- Alle tilbudte beklædningsdele skal være egnet til industrivask med de krav der medfølger fra de forskellige områder.
- For alle produkter skal der være en omregningstabel fra cm til størrelse.
- Leverandør skal tilbyde konsulentbistand u/b.
- Efter aftaleindgåelse skal leverandør udarbejde et sortimentskatalog med billeder og beskrivelser/datablade af de i udbuddet tilbudte produkter og services (kataloget skal kunne leveres både fysisk og elektronisk) inklusiv omregningstabel fra cm til størrelse.
1.2 Konsignationslager
Der skal oprettes konsignationslager for de kommuner der ønsker dette.
Konsignationslager kan oprettes ved ønske og opsiges uafhængig af rammeaftalens løbetid, dog ikke længere end rammeaftalens aftaleperiode. Se yderligere information i bilag 6.
Lageret kan bestå både af beklædning og sikkerhedsfodtøj.
Såfremt ordregiver bestiller varer med påført logo, overgår ejerskab af disse ved levering til konsignationslageret, dog faktureres disse først ved afgang fra lager. Ved ophør af aftale om konsignationslager, vil den samlede lagerbeholdning med logo blive faktureret til ordregiver.
2. Grov arbejdsbeklædning
2.1 Kvalitet
Arbejds- og sikkerhedsbeklædning, som henhører under EF-direktiv 89/686/EØF og efterfølgende Forordning 2016/425 om personlige værnemidler, og senere ændringer heraf, skal være CE-mærket.
Sikkerhedsbeklædning skal være godkendt efter EN 20471.
Hvor det er muligt skal beklædningen være Oeko-Tex-mærket (Tiltro til tekstiler) eller tilsvarende.
Alle beklædningsdele skal være slidstærke og allergivenlige.
2.2 Farver
Skal tilbydes i alle producentens standardfarver samt de på tilbudslisten nævnte farver hvis beskrevet.
2.3 Størrelser
Der skal kunne leveres i følgende standardstørrelser: S-2XL. Hvor det er muligt, skal str. XS-4XL eller mere tilbydes.
2.4 Logo
Det er frivilligt om de enkelte afdelinger skal have logo på beklædningen.
Logo (som kommunelogo, afdelingsnavn, medarbejdernavn og/eller lignende) skal kunne leveres både som trykt logo og som broderet logo.
Hvilken type logo, der skal anvendes på de tilbudte beklædningsgenstande, aftales med de enkelte afdelinger efter en eventuel aftaleindgåelse.
Tryk på arbejds- og sikkerhedsbeklædning skal leveres i en sådan kvalitet, at logoet ved industrivask og ved almindelig slidtage, fortsat fremtræder tydeligt, dvs. uden afskalninger og uden at have mistet farve. Tryk på skjorter, T-shirts og polo T-shirts mv. skal kunne tåle strygning.
Broderet logo skal leveres i en sådan kvalitet, at logoet ved almindelig vask og slidtage fortsat fremtræder tydeligt, dvs. uden afskalninger og uden at have mistet farve. Broderet logo på skjorter, T- shirts og polo T-shirts mv. skal kunne tåle strygning.
Logostørrelse er max. 10 cm bredt for brystlogo og 30 cm bredt for ryglogo. Hvis størrelsen og type af logo kan give problemer mht. evt. certificeringer, er det ikke leverandørens ansvar.
Priserne der skal tilbydes er inkl. opstart.
Ved logopåsætning rekvireres som minimum 5 påsætninger ad gangen. Leverandøren skal på opfordring fra ordregiver levere trykprøver vederlagsfrit. Pris for logo skal angives i tilbudsskemaet, bilag 3.
3. Sikkerhedsfodtøj
3.1 Kvalitet
Sikkerhedsfodtøj skal være godkendt efter af EN ISO 20345, og CE-typegodkendt. Yderligere krav til de enkelte produkter fremgår af tilbudslisten. For uddybende beskrivelser af kategorierne i minimumskravene på tilbudslisten (fx SB) se bilag 8.
3.2 Størrelser
Sikkerhedsfodtøj skal kunne leveres i størrelse 39-46.
4. Konsulentbistand
Leverandør skal ved forespørgsel (hvis Leverandør ikke har fysisk butik inden for kommunegrænsen), fremvise et udvalg af sortimentet for de afdelinger der ønsker det i den enkelte kommune.
Leverandør må som udgangspunkt, kun sælge det sortiment som er på tilbudslisten.
5. Service
- Fast kontaktperson
- Råd og vejledning/konsulentbesøg – efter behov (logo, beslutning om køb mv.), inden for normal åbningstid (både tlf og e-mail)
- Ombytning/returnering ved valg af forkert størrelse mv. u/b (der skal medsendes returblanket ved fremsendelse af ordre)
6. Kvalitetskategorier
Alle produkterne er inddelt i kvalitetskategorier; én for beklædning og én for sikkerhedsfodtøj (se bilag 7a og 7b).
De kvalitetskategorier der skal bydes ind med er beskrevet på tilbudslisten ud for hver varelinje. Hvis tilbudsgiver f.eks. ikke kan tilbyde et produkt i kategori 2 må man gerne tilbyde en kategori 1, men produktet vil ikke blive vurderet som en højere kvalitetskategori. Det er ikke muligt at tilbyde en lavere kvalitetskategori end den efterspurgte.
Kvalitetskategori 4 for beklædning er ikke en del af dette udbud.
De angivne produkter vil i forhold til kvalitetskategorierne blive tjekket af relevante fagpersoner. Se i øvrigt pkt. 12.4 i udbudsmaterialet. Hvis leverandørens tilbudte varer ikke lever op til kvalitetskategorierne, vil tilbuddet blive erklæret ukonditionsmæssigt.
7. Returvarer
Ved returnering af varer, kan leverandøren vælge mellem to metoder:
- Ved levering af ordre medsendes en returfragtseddel der dækker fragtomkostninger.
- Leverandøren kan selv stå for afhentning, dog senest 30 dage efter anmodning.
Leverandøren skal skrive i tilbuddet, hvilken returneringsmetode der skal anvendes evt. opdelt pr kommune. Der er mulighed for at ændre returneringsmetoden med 3 måneders varsel til den enkelte kommunes indkøbsafdeling.
Se vedlagte fil.
Bilag 4 – Kommunespecifikke oplysninger
Kommune: Fredericia Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Contract Manager Xxx Xxxxxxxxx Xxxxxx 7210 7137 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle afdelinger og institutioner |
Eventuelle særlige forhold: Fredericia Kommune benytter e-handelssystemet; Rakat. Der vil blive benyttet konsignationslagre i Fredericia Kommune. |
E-handelsansvarlig: Controller Xxxx Xxxxxxxx 7210 7383 |
Faglig ansvarlig: Xxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx 7210 6343 |
Kommune: Kolding Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00000000 |
Aftaleansvarlig: Xxx Xxxxx, e-mail: xxxx@xxxxxxx.xx, tlf.: 00000000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle kommunens institutioner og afdelinger. Selvejende institutioner kan, men skal ikke, anvende aftalen |
Eventuelle særlige forhold: Kolding Kommuner forventer ikke at oprette konsignationslager. Kolding Kommune anvender Prisme som e-handelssystem. |
E-handelsansvarlig: Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxx, e-mail: xxxx@xxxxxxx.xx, tlf. 00000000 |
Faglig ansvarlig: |
Kommune: Odense Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx C |
Hoved xxx.xx.: 00000000 |
Aftaleansvarlig: Xxxxx Xxxxxx, e-mail: xxxxx@xxxxxx.xx og tlf. 00000000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Aftalen gælder for Odense Kommune. |
Eventuelle særlige forhold: Odense Kommune er medlem af Partnerskab for offentlige grønne indkøb (POGI). Odense Kommune forventer at oprette konsignationslager. Odense Kommune anvender TrueLink A/S TrueTrade Katalog som e-handelssystem. |
E-handelsansvarlig: Xxxxxxx Xxxxxxx, e-mail: xxxx@xxxxxx.xx og tlf. 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: |
Kommune: Vejle Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00 00 00 00 |
Aftaleansvarlig: |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Hele Vejle Kommune. Selvejende institutioner, kommunale selskaber mv. som modtager driftstilskud fra Vejle Kommune, kan vælge at anvende rammekontrakten |
Eventuelle særlige forhold: Vejle Kommune deltager ikke i området vedr. sikkerhedsfodtøj. Vejle Kommune anvender Rakat som e-handelssystem. |
E-handelsansvarlig: |
Faglig ansvarlig: - |
Bilag 5 – E-handelssystemspecifikke bilag
Systemspecifikt bilag til
Prisme e-handel
Vejledning og krav til indlæsning af elektronisk vare- og priskatalog til de kommuner i KomUdbud, der anvender Fujitsu A/S´- Prisme Indkøb / Comcare
For nedenstående henvises til det aktuelle udbuds punkter vedr. e-handel; herunder også de kontraktmæssige.
Iht. udbudsmaterialet i det fælleskommunale indkøbssamarbejde, KomUdbud er det for nærværende udbud et ufravigeligt krav, at leverandør skal kunne levere et
• elektronisk vare- og priskatalog med udtømmende og sigende varebeskrivelse samt billedlinks til samtlige varer og
• at modtage e-ordrer via Comcare Bizisland med de standarder og tekniske specifikationer, der kræves for at kunne e-handle med de respektive kommuner i KomUdbud, der anvender Fujitsu A/S´ indkøbsmodul, Prisme Indkøb.
Yderligere oplysninger kan findes på følgende adresse:
- læs om elektroniske kataloger xxxx://xxx.xxxxxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxx/X_xxxxxxx.xxxx
- IT og telestyrelsens xxxx://xxx.xxxxx.xx/
- se UNSPSC koder på xxxx://xx0xxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx?XxxxXXx0 (alternativt xxx.xxxxxx.xx0.xx )
Du kan læse mere om Bizisland på xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Krav til håndtering af ordrebehandlingen mm.
Flg. kommuner i KomUdbud bruger indkøbssystemet Prisme Indkøb via systemleverandør Fujitsu A/S.
• Kolding Kommune
• Randers Kommune
• Silkeborg Kommune
• Esbjerg Kommune
Kontaktoplysninger for de enkelte kommuner:
Liste over kontaktpersoner – Fujitsu – Prisme Indkøb | |||
Navn | Telefon nr. | ||
Esbjerg Kommune | |||
Overordnet kontaktperson vedr. e-handel | Xxxxxxxx Xxxxxx | 7616 1451 | |
Kontaktperson, som varetager det daglige arbejde med e-kataloger | Xxxxxxxx Xxxxxx | 7616 1451 | |
Kolding Kommune | |||
Overordnet kontaktperson vedr. e-handel | Xxx Xxxxx | 7979 2293 | |
Kontaktperson, som varetager det daglige arbejde med e-kataloger | Xxxxxxx Xxxxxx | 7979 1708 | |
Randers Kommune | |||
Overordnet kontaktperson vedr. e-handel | Xxxxxx X Xxxxxxx | 8915 1237 | |
Kontaktperson, som varetager det daglige arbejde med e-kataloger | Xxxxxx X Xxxxxxx | 8915 1237 | |
Silkeborg Kommune | |||
Overordnet kontaktperson vedr. e-handel | Xxxxx Xxxxxxxxxxx | 8970 1308 | |
Kontaktperson, som varetager det daglige arbejde med e-kataloger | Xxxxx Xxxxxxx | 8970 1634 | |
Overordnet skal bekendtgørelse nr. 354 af 26. marts 2010: ”Bek. om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder” overholdes ved brug af elektronisk samhandel via e-kataloger og efterfølgende e-ordrer, - fakturaer mm. Se link hertil: ttps://xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxx.xxxx?xxx000000
Derudover skal det elektroniske varekatalog leve op til nedenstående krav:
• Afsendelse af e-kataloget, faktura, kreditnota og ordrebekræftelse skal ske fra samme CVR nr..
• Kommunens indkøbssystem understøtter hverken del- eller samlefakturering, hvorfor dette ikke må finde sted.
• Aftale ID i kommunes indkøbssystem (tildeles og oplyses af den enkelte kommune).
• Det er et krav, at leverandør anvender den på kontrakttidspunktet seneste version af den danske oversættelse af UNSPSC’s produktvarehierarki.
• Der kan til orientering læses mere om re om UNSPSC på web-adressen: xxx.xxx.xx/xxxxxxxx0/
• Varekataloget skal være opbygget så det overholder standarden i OIOUBL. Anvendes katalogudveksling via Comcare (Bizisland) kontaktes Comcare for formatkrav til filen med kataloget.
Uanset hvordan kataloget leveres til kommunen skal følgende være overholdt: UNSPSC koden skal være opgivet så detaljeret som muligt. Man skal som leverandør derfor ikke blot vælge den øverste kode i hierarkiet, men derimod finde den kode der svarer til den vare man sælger (fx skal friske æg ikke ligge under UNSPSC 50000000 men under UNSPSC 50131606).
• Varenummer: må max være på 35 karakter, herudover skal det stemme overens med et evt. fysisk varekatalog og varenumre på egen hjemmeside.
• Varenummer angivelse i forbindelse med fakturafremsendelse:
Kommunens indkøbssystem afløfter følgende 3 felter i OIOUIBL faktura formatet:
Sælgers Varenummer (SellersItemIdentification) Købers Varenummer (Buyers Item Identifikation) Standard varenummer (standard Item Identifikation) OBS: der må ikke være mellemrum efter varenummer.
• Bestillingsenhed: Det skal tydeligt angives, hvor mange enheder, der indgår i f.eks. en pakke, en kolli, masterkolli eller en palle. Der skal altid oplyses basisenhed f.eks. kg, liter, stk. osv. Eks. 1 pakke = 5 stk. Der må ikke være tvivl om, hvilken mængde, der bestilles
via Prisme Indkøbssystem.
• Varenavn dvs. udførlige oplysninger om den enkelte vare må max være på 40 karakter og skal være alment beskrivende. Her skal ikke benyttes tekniske betegnelser, hvis en vare har et gængs navn. Det er denne tekst en bruger søger på, hvis varenummeret ikke er kendt på forhånd.
Herudover SKAL der lægges søgeord ind på de enkelte vare fx kan et produkt som ”Power tack hæftemasse” kaldes mange andre ting: klæbepasta, pædagogtyggegummi, abesnot, lære-tyggegummi, klæbemasse mv. Ved udgåede varer forventes leverandør at sørge for at tilføje det udgåede varenummer som søgeord på erstatningsproduktet.
Udbyder skal ved henvendelse kunne få lagt ønskede søgeord i kataloget, søgeord skal være indlæst senest 14 dage efter henvendelse.
• Varebeskrivelse: må max være på 255 karakter og skal være en uddybende beskrivelse af varens kvalitet, egenskaber, brugsområder, særligt egnet til, miljø- og energimærker mm.
• Priser: Skal angives eksl. moms og med fratrukket rabat. Priserne skal stemme overens med de angivne priser fra tilbudslisten.
• Billeder af den enkelte vare i kataloget oprettes via billedlinks til egen hjemmeside og hostes dermed i leverandørregi.
Billedet skal stemme overens med den viste vare. Varelinjer med manglende billedlink, vil blive afvist! Det er IKKE tilstrækkeligt at lægge tekst på; at foto er på vej – heller ikke firmalogo accepteres som foto.
• Enhed: Der skal anvendes godkendte enhedsbetegnelser i OIOUBL. Som standard anvendes Unit Of Measure koder fra UN/CEFACT Recommendation 20 af 2002. Der skal anvendes samme enhedsbetegnelse i kataloger, ordre og faktura. Alternativt kan tilknyttes en variant id-nr.
• Det elektroniske varekatalog må ikke indeholde andre produktgrupper end de udbuddet aftalte.
• Udbyder skal senest ved kontraktstart have godkendt et korrekt e-katalog som stemmer fuldt ud overens med tilbudslistens varer.
• Prisændringer via e-katalog skal fremsendes min. 3 hverdage før ikrafttræden, så institutionerne altid vælger og bestiller varer til den korrekte pris.
• Gennem hele kontraktperioden er det priserne i kommunens e-handelssystem, der er gældende. Det er således leverandørs ansvar at fremsende nyt varekatalog når der er ændringer i priserne, endvidere er det et krav at såfremt der er fejl i det nye fremsendte
varekatalog i forhold til sortiment, billeder og priser, er det priserne i det eksisterende katalog der vil være gældende, til et nyt varekatalog indeholdende korrekt sortiment, billeder og priser er fremsendt.
Der er mulighed for at fremdatere katalogerne, fx med 14 dage så priserne kan træde i kraft den rigtige dag.
• Det skal i hele kontraktperioden være muligt for kommunerne at få tilføjet varer til varekataloget, således at varekataloget er tilpasset det til enhver tid aftalte varesortiment. Leverandør skal fremsende det nye varekatalog indenfor 5 arbejdsdage fra modtaget anmodning fra Kommunen.
• Leverandør skal kunne fremsende en elektronisk bekræftelse på de modtagende elektroniske ordrer fra kommunens indkøbssystem, således at bestilleren kan se at leverandør har bekræftet ordren.
• Mærkning på varelinjeniveau: OIOUBL formatet indeholder et felt, som kan anvendes til mærkning af varen.
Mærkningen kan bla. være ”Svanen”, ”Fairtrade” mm.
Derudover SKAL varen også angives med et af flg. ”udbudsmæssige oprindelseskoder”:
• ”tilb” for tilbudslistens varer
• ”kamp” for periodevise kampagnepriser og
• ”obl” for øvrigt sortiment som obligatorisk skal indkøbes på aftalen.
• Leverandøren skal kunne påføre disse mærkninger på varelinjeniveau i det fremsendte e- kataloget efter de enkeltes kommunernes ønske.
• Leverandørens skal kunne påføre forskellige mærkninger på varelinjeniveau i samme katalog.
• Fakturamatch i kommunens indkøbssystem skal ske, men kan kun gennemføres, hvis leverandøren angiver de korrekte oplysninger på fakturaen; herunder enhedsbetegnelse, pris og indkøbsordrenummer. Ved indkøbsordrenummer bedes angivet EK-00, efterfulgt af det 6-cifrede tal fra ordren. (Eks.: EK-00873219) Der må ikke være mellemrum efter ordrenummer.
Erstatnings- og relaterede varer i OIOUBL kataloger
Prisme 2009 vil fra starten af år 2016 kunne håndtere både erstatningsvarer og relaterede varer.
Når en vare udgår, og der tilbydes en erstatning, skal der på den nye vare Catalogue.CatalogueLine (KatalogLinje) i feltet ReplacementRelatedItem (ErstatningsVare) angives det udgående varenummer.
Ønskes relaterede varer indlæst, skal disse angives på varen Catalogue.CatalogueLine (KatalogLinje) i feltet AccessoryRelatedItem (TilhørendeRelateretVare). Der skal kunne angives flere varenumre.
Yderligere information om varekataloger og -linjer findes på xxx.xxxxxx.xxxx
For de kommuner og leverandører, der anvender CC Management til kataloghåndtering: De angivne felter er afstemt med CC Management / Bizisland.
”CC Bizisland”
CC Bizisland er en virtuel konverterings ø, som kan modtage dit elektroniske varekatalog og sende det videre til Kommunernes e-handelssystemer.
Når der én gang er indlæst katalog via CC Bizisland, kan der sendes til mange forskellige kommuner. CC Bizisland kan konvertere varekataloget i det format, som den enkelte kommune ønsker. Leverandøren slipper således for at levere varekataloger til flere kommuner og skulle tage stilling til en forskellige formater. Leverandøren skal blot ramme ét format, så sørger CC Bizisland for resten.
Kort fortalt er det lige meget, om kommunen anvender systemerne Rakat, Evenex, KMD, Fujitsu, SKI osv. – CC Bizisland konverterer til det ønskede format i hvert enkelt tilfælde.
Leverandøren får login til en online portal hvorfra kataloger kan sendes fra, samt mulighed for direkte adgang til den enkelte kommunes aktuelle varekatalog
Derudover rekvireres har denne portal en online log hvor kataloger og ordrer kan spores og rekvireres. Omkostninger for indlæsning af kataloger
Udgift for grundmodul til Bizisland er 575 dk. pr. måned. Udgift for varekatalogmodul til Bizisland er 107 dk. pr. måned Udgift for antal kommuner der ønskes at sende kataloger til er:
1-19 Kundeporte / kommuner = 86 dk. pr. stk.
Flere end 19 kundeporte giver adgang til en kraftig rabatteret pris. Kontakt venligst nedenstående danske forhandler af CC Bizisland.
Eksempel
Hvis man f.eks. ønsker at sende 1 varekatalog til 1 kommune bliver regnestykket følgende:
575 dk. i grundmodul + 107 dk. i varekatalogmodul + 1 kundeport á 86 dk. I alt 768,00 dk. pr. måned. (Dokumentafgift pr. katalog, ordre mm. udgør 0,25 dk. pr. stk.)
Den månedlige udgift på de 768,00 dk. dækker adgang til software & support, specifikationer til filformatet, gode log funktionaliteter, som f.eks. kan vise status på, om kunden har modtaget varekataloget. Adgang til Push & Pull, hele UBL pakken er inkluderet. Derudover stilles en masse generel hjælp til rådighed, som der ikke betales ekstra for.
Få mere information og køb af produktet CC Bizisland igennem Comcares danske forhandler: UdbudsVagten A/S
Salgsafdelingen Telefon: 00 00 00 00
E-mail: xxxx@xxxxxxxxxxxx.xx Tekniske spørgsmål: xxxxxxx@xxxxxxx.xx
På kommunernes vegne: Rev. Xxxxxxxx Xxxxxx, Esbjerg Kommune
Systemspecifikt bilag til
Rakat e-handel
Indledning til Rakat e-handel
Dette bilag indeholder krav og retningslinjer til leverandører, der skal levere E-kataloger til kommuner i KomUdbud, der benytter E-handelssystemet Rakat.1
Har du spørgsmål eller kommentarer til denne gennemgang, er du meget velkommen til at tage kontakt til: Xxxx Xxxxxxx, Vejle Kommune – E-mail: xxxxx@xxxxx.xx
Flg. kommuner i KomUdbud bruger indkøbssystemet Rakat:
• Fredericia Kommune (pr. 01-03-2017)
• Middelfart Kommune
• Sønderborg Kommune
• Vejle Kommune
Vejledningen er en gennemgang af de felter der er obligatoriske for leverandører, der skal levere E- kataloger til kommuner der benytter E-handelssystemet Rakat.
Vejledningen er delt op i stamdatafelter og prisfelter.
Stamdatafelter
STAMDATA er de oplysninger om varen som er fælles for alle kunder. Det vil sige oplysninger som beskriver varen, dens egenskaber, link til bilag, billeder med mere.
Stamdata skal som minimum repræsentere de fakta som jeres traditionelle papirkatalog indeholder. Se det elektroniske varekatalog som en mulighed for at skabe endnu større opmærksomhed omkring jeres sortiment og brug det aktivt til at promovere virksomheden som en innovativ og moderne partner som ikke lader sig skræmme af kravet om at sætte strøm på varekataloget.
Basisfelter
Basisfelter er dem der som minimum bør være i et hvert varekatalog. Basisfelterne alene er, som udgangspunkt, ikke nok for Kommunerne og deres brugere. Der stilles ikke krav om at de alle er udfyldt, men det anbefales da det gør, at brugerne får nemmere ved at overskue hvilke mængder som de reelt bestiller.
Varenummer (Felt 2.1) Obligatorisk. Varenummeret skal være unikt og må altså kun optræde én gang i jeres stamdata. Varenummeret kan bestå af både bogstaver og tal, men bør ikke indeholde specialtegn. Varenummeret er varens nøgle i systemet.
Varenavn (Felt 2.2) Obligatorisk. Varenavnet bør være kort og sigende for varen. Benyt varenavnet som en teaser for den vare som skal sælges. Undgå brugen af indforståede forkortelser som måske giver god mening i jeres system, men som kan give disponenten et uklart billede af hvad varenavnet dækker over.
1 Rakat anvender CC Management som kataloghåndteringssystem.
Minimum antal enheder ved bestilling (Felt 2.4) Obligatorisk. Her angives, i heltal, hvilket antal som salgsenheden sælges i. Det er altså muligt at tvinge disponenten til at foretage et minimumskøb, f.eks. 10 enheder af den salgsenhed der er angivet i næste felt. Feltet udfyldes dog oftest med værdien 1.
Enhed (Felt 2.3) Obligatorisk. Enheden skal udfyldes med den enhedsbetegnelse som varen sælges i. Enhedsbetegnelsen er ikke fritekst og skal derfor være den samme som er angivet i specifikationen for varekataloget. Enhedsbetegnelsen der anvendes skal være af den godkendte liste over enhedsbetegnelser. Hvis I alligevel anvender en ikke-godkendt enhedsbetegnelse vil den enten blive afvist af modtager, eller automatisk blive indlæst som standard enhedsbetegnelsen Stk. Det er derfor vigtigt at benytte valide enhedsbetegnelser. CC Management har værktøjer til at vise jer hvilke enhedsbetegnelser som ikke er valide. Brug værktøjet til at sikre brugen af valide enhedsbetegnelser.
Logistik enhedsbetegnelse (Felt 2.6) Obligatorisk. Her angives den logistik enhedsbetegnelse som salgsenheden (felt 2.3) består af. Dette gøres for at hjælpe disponenten med at bestille varer, så indholdet af salgsenheden specificeres. Brugen af feltet er med til at give disponenten tryghed for at de ikke bestiller forkert antal varer og bliver overrasket over at modtage en hel palle varer, når de blot ønskede en kasse med 5 pakker. Logistik enhedsbetegnelsen der anvendes skal være af den godkendte liste over enhedsbetegnelser. CC Management har værktøjer til at vise jer hvilke enhedsbetegnelser som ikke er valide. Brug værktøjet til at sikre brugen af valide enhedsbetegnelser.
Logistik bestillingsenhed (Felt 2.7) Obligatorisk. Numerisk felt, som beskriver mængden af de logistik enheder der modtages, ved bestilling per enhed som beskrevet i felt 2.3 består af. Feltet må kun indeholde tal og ét punktum som decimal skiller. Der må benyttes op til 4 decimaler. Der må ikke angives 1000-tals separator.
Varegruppering
Varegruppering kan gøres på 2 måder. Virksomhedens egen varegruppeangivelse og den internationale UNSPSC varegruppeinddeling. Disse felter er med til at give din disponent et godt overblik over dit varekatalog og det bør derfor struktureres som det kendes fra jeres hjemmeside og papirkatalog.
Varegruppe (Felt 2.18) Obligatorisk. Varegruppen udfyldes med et sigende varegruppenavn, der dækker over det varegruppeområde som varen befinder sig inden for. Indeholder kataloget mange varegrupper kan disse med fordel lægges ind som undervaregrupper. For at lave en undervaregruppe så benyttes varegruppedeleren skråstreg.
Eksempel:
Varenummer 1001 tilføjes varegruppe navnet: Varegruppe niveau 1
Varenummer 1002 tilføjes varegruppe navnet: Varegruppe niveau 1/Varegruppe niveau 2 Varenummer 1003 tilføjes varegruppe navnet: Varegruppe niveau 1/Varegruppe niveau 2/Varegruppe niveau 3
Det er vigtigt at der ved brug af niveau i varegruppenavnene ikke anvendes mellemrum før og efter skråstreg for at bevare korrekt træstruktur i varegruppen. Ligeledes må varegruppe navnet ikke slutte med en skråstreg (hvilket ville betyde en undervaregruppe uden navn).
Der kan anvendes op til 5 niveauer. Det enkelte niveaunavn bør begrænses til 30 karakterer og bør ikke indeholde specialtegn.
UNSPSC (Felt 2.19) UNSPSC koder er en international varegruppe kategorisering som flere portaler stiller som et krav at I har udfyldt. I kan læse mere om UNSPSC på den danske hjemmeside xxxx://xxx.xx0.xx/xxxxxxxx0.
UNSPSC-koden er 8-cifret, opdelt med 2 cifre til segment, 2 cifre til familie, 2 cifre til klasse og 2 cifre til kategori. På den måde får hver varegruppe en unik klassifikationskode.
For eksempel er koden for kaffeerstatning 50 20 17 07 kaffedrikke 50 20 17 08 Pulverkaffe 50 20 17 09 osv.
Hele ideen med UNSPSC er at gøre det nemt at varegruppekategorisere sine varer på tværs af landegrænserne. Hvis man benytter 50201709 som UNSPSC ved man med det samme, at der er tale om pulverkaffe. I Engelsktalende lande vil man vide at der er tale om Instant coffee. Én og samme side af sagen.
Licitio BizIsland har et værktøj der kan hjælpe jer med at finde og sætte UNSPSC numre på alle dine varer. Beskrivelse af stamdata- og prisfelter samt brugen af dem.
Billeder og links
Billeder og links er med til at forbedre jeres varekatalog visuelt. Forestil jer at I sidder og handler på en webshop efter nyt digitalt udstyr. Man forventer både at der er billeder af varen, og meget gerne link til producenten og måske et produktark man kan downloade. Det samme forventer disponenterne, når de skal sidde og handle på jeres elektroniske varekatalog. Kataloger uden billeder og links er svære at handle på, da disponenten ikke er sikker på, hvad de bestiller. Derfor er gode billeder og links vigtige parametre i indkøbsprocessen.
Billedelink (Felt 2.14) Obligatorisk. Der skal linkes til en billedefil. Der må ikke linkes til pdf filer, eller f.eks. til en hjemmeside, der indeholder billede og tekst. Det skal være selve billedet der linkes til.
Hvis det er et problem at lægge jeres billeder online på jeres egen hjemmeside, kan Licitio BizIsland tilbyde en billedbank hvor jeres billeder kan ligge online. I får jeres egen mappe hvori jeres billeder bliver lagt. jeres billeder bliver hostet på en certificeret (https) web server.
Eksempel: xxxxx://xxxxxxxxxx.xxxxxxx.xx/0000000XXX/Xxxxxxxxxxxx.xxx
Lang varebeskrivelse (Felt 2.17) Obligatorisk. Den lange varebeskrivelse er feltet, der skal opsummere og beskrive varen bedst muligt. Dette felt kan indeholde op til 4000 karakterer og der er derfor god mulighed for at gå i dybden med beskrivelsen af varen, som skal skabe interessen hos den grundige disponent som er på jagt efter den helt rigtige vare.
Beskrivelsen bør ikke blot være en gentagelse af et andet felt i stamdata. En god beskrivelse af varen er et must da feltet ’varenavn’ er stærkt begrænset i antallet af karakterer.
Med hensyn til formatering af teksten, så skal I tænke på at kunden ikke ønsker at I fremhæver tekst med <b>fed</b> eller <i>kursiv</b> eller selv indsætter <br> for at skabe linjeskift. Rakat kan ikke tolke disse html koder og derfor gengiver den blot de samme ting som er angivet i varekataloget.
Der hvor den enkelte virksomhed skiller sig ud er i kvaliteten af indholdet af varekataloget. Der er stor sammenhæng mellem den tid der bliver brugt på at udfærdige et varekatalog, og den brugervenlighed som varekataloget tilbyder disponenten.
Søgeord (Felt 2.21) Obligatorisk. Når disponenten skal finde en vare benytter de ofte søgefunktionalitet i deres system. Xxxxx søger ikke på alle felter, men kun på varenummer, varenavn, varegreuppe og UNSPSC. Xxxxx søger ikke nede i den lange beskrivelse. Derfor skal alias og buzz ord angives i feltet Søgeord.
Afgift på varen (Felt 2.37 ITEM_TOLL) Hvis Pris per enhed (felt 3.2) indeholder en afgift, så skal den oplyses i dette felt. Prisen skal angives uden tusindtal separator og med punktum som decimal skiller. Prisen må indeholde 2 decimaler.
Prisfelter
Prisfelterne indlæses i kataloger på Licitio BizIsland. Et katalog er en ”kasse” hvori det er muligt at koble katalogvarer sammen med stamdata og på den måde danne et unikt varekatalog.
Bemærk forskellen på katalog og varekatalog. De varenumre som ligger i det aktuelle katalog er dem der bestemmer hvilke oplysninger fra dine stamdata som skal med i det aktuelle varekatalog. Et katalog kan altså være en delmængde af det totale sortiment som er indlæst i dine stamdata.
Varenummer (Felt 2.1) Obligatorisk. Varenummeret skal matche det varenummer som er angivet i stamdata. Det vil sige at STORE og små bogstaver skal gengives på samme måde i katalog som i stamdata. Til forskel fra stamdata, så må Katalog med priser gerne indeholde samme varenummer flere gange forudsat at Antal enheder og Pris per enhed er forskellig.
Xxxxx xxxxxxx (Felt 3.1) Obligatorisk. Antallet af enheder udfyldes, i heltal, med det antal enheder (felt
2.3 fra stamdata) som prisen dækker. Det er muligt at angive mængderabatter ved at gentage varenummeret som beskrevet ovenfor med en ny værdi i antal. Antallet angives oftest som 1, og en eventuel kvantum rabat kan angives ved i en ny prislinje at angive f.eks. 10 for at angive en mængderabat ved køb af over 10 salgsenheder.
Pris pr. enhed (Felt 3.2) Obligatorisk. Prisen skal angives inklusive eventuelle rabatter, afgifter og eksklusive moms pr. salgsenhed. Hvis en mængderabat skal angives, så skal prisen angives pr. salgsenhed og ikke den samlede pris.
Eksempel:
1 enhed koster 10.00 kroner per styk. 10 enheder koster 7.00 kroner per styk. Så hvis disponenten køber 9 enheder skal de af med 90.00 kroner. Med mængderabatten kan disponenten opfordres til at købe større ind og med 10 enheder få varen til 70.00 kroner. Prisen skal angives uden tusindtal separator og med punktum som decimal skiller. Prisen må indeholde 4 decimaler.
Valuta (Felt 3.4) Obligatorisk. Valutafeltet kan udfyldes med den valuta som prisen er angivet i. Valuta koden skal angives med en valid valuta kode. Dansk valuta angives med koden DKK.
Systemspecifikt bilag til TrueTrade
e-handel
Følgende kommuner anvender TrueTrade
• Herning Kommune
• Holstebro Kommune
• Ikast-Brande Kommune
• Odense Kommune
• Svendborg Kommune
Kommunerne anvender TrueTradeKatalog-systemet (TTK), som er baseret på et katalog (stamdata) og på prisbøger.
Kataloget indeholder samtlige oplysninger omkring varerne og danner basis for alle kommuner, som benytter systemet.
Prisbogen er kunde- og aftalespecifik og indeholder udelukkende det sortiment og den konkrete pris, der er aftalt specifikt med hver kommune.
Se de detaljerede specifikationer og priser på xxx.xxxxxxxx.xx/x-xxxxxxx. Leverandøren afholder de udgifter, som følger af at levere katalog og prisbøger.
Invitation fra og tilmelding til kommunen
For at kunne aflevere e-kataloger modtager leverandøren en invitationsmail fra hver enkelt kommune.
Tilmeldingen giver adgang til leverandørens cockpit, hvor upload af katalog stamdata og prisbog foregår. Leverandøren skal tilmeldes én gang pr. kommune, uanset hvor mange aftaler der er indgået mellem leverandøren og den enkelte kommune. Tilmelding skal ske via linket i invitationsmailen, ligesom den TrueLink kode, der er i invitationsmailen, skal benyttes ved tilmelding.
Det er vigtigt at tilmelding sker på det CVR nummer, som invitationen indeholder.
Katalog
Et katalog (stamdata) indeholder alle leverandørens aktuelle varer, med tilhørende billeder, informationer, mm. Herfra trækkes alle informationer om de enkelte produkter over i prisbogen.
Katalogets stamdata er fælles for alle kommuner. Kommunerne har dog kun adgang til stamdata på de produkter, som er indeholdt i den prisbog, der sendes til kommunen.
Det er et krav, at leverandøren publicerer hele sit katalog (stamdata) inkl. vejledende priser i TrueTrade Katalog systemet. Det er ligeledes et krav, at leverandøren løbende vedligeholder sit katalog
Kataloget skal indeholde en række obligatoriske informationer, blandt andet:
• Leverandørens varenummer
• Leverandørens eventuelle udvidede varenummer (variant id)
• Dækkende varenavn
• Udvidet varebeskrivelse
• Vejledende pris inkl. afgifter med 2 decimaler
• Vejledende pris ekskl. afgifter med 2 decimaler
• Pakningsstørrelse (f.eks. 12 – hvis salgsenheden er én blyantsæske med 12 stk.)
• Enhedsbetegnelse på salgsenheden (kasse, æske, karton, stk., pakke eller lignende) (her skal der ikke stå 1 kasse á 2 poser, men kun enheden)
• Billede via URL
• UNSPSC kode på commodity niveau (nyeste danske UNSPSC-version)
Prisbog
Prisbogen er kunde- og aftalespecifik, og indeholder kun de produkter, der er omfattet af aftalen.
Prisbogen indeholder kun ganske få informationer ud over varenummer og nettopris. Alle leverandørens priser – i både katalog og prisbøger – skal opgives både inkl. og ekskl. eventuelle afgifter og med præcis 2 decimaler. Resten af informationerne trækkes fra kataloget (stamdataene). Såfremt der er ændringer til en vare, ændres det i kataloget, og det vil så slå igennem til alle prisbøger.
Prisbogen er aftalespecifik med et unikt aftalereferencenummer, som udleveres af kommunen, og modsat kataloget (stamdata) skal prisbogen være komplet ved hver opdatering.
Produkter i prisbogen skal også findes i det aktive katalog.
Det skal påregnes at kommunen skal have 10 arbejdsdage til at gennemgå prisbogen.
TrueTrade Katalog – leverandør cockpit
TrueTrade Katalog leverandør cockpittet findes på denne adresse: xxxx://xxxxxxx.xxxxxxxxx.xx Her skal leverandøren håndtere katalog og prisbog.
Hvis man outsourcer levering af katalog og prisbøger, har man som leverandør alligevel selv ansvar for følgende opgaver i relation til at handle med kommunerne via TrueLink / TrueTrade:
• Leverandøren skal være oprettet i TrueLink (sker ved brug af link i invitationsmail fra kommunen).
• Leverandøren skal tilmelde sig de kommuner, som der handles med. Tilmelding sker ved brug af link og TL kode indeholdt i invitationsmail fra kommunen. Mangler invitationsmail fra en kommune, tages der kontakt til den pågældende kommune.
• Opsætning af ordremodtagelsesmetode.
• Når katalogopdateringen er sendt igennem til TrueTrade, er det leverandørens ansvar/opgave at kontrollere og publicere denne katalogopdatering i TrueTrade leverandør cockpittet.
• Leverandøren bør følge status og kommunens behandling på fremsendte prisbøger i TrueTrade leverandør cockpittet.
Fakturering
Når levering sker på baggrund af en ordre fra kommunens e-handelssystem, er leverandøren forpligtet til enten at afløfte samtlige felter vedr. leveringsadressen inkl. ”mark att.”, eller at styre levering via den på ordren oplyste unikke leverings-ID.
Fakturaer skal være ægte elektroniske OIOUBL-fakturaer. Der accepteres ikke scannede fakturaer, hvor felterne er afløftet ved hjælp af OCR-teknologi.
Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af leverandørs e-katalog, hvis et sådant er i brug. Alternativt skal fakturaen indeholde en omregningsfaktor mellem de to enheder. Faktoren skal i så fald oplyses i feltet OrderAbleUnitFactorRate.
Andet
Katalog og prisbøger kan leveres i OIOUBL eller som komma-separeret fil.
I udbudsmaterialets afsnit om e-handel er omtalt et excel-ark, som skal godkendes af tovholderkommunen/den enkelte kommune. I excel-arket skal bl.a. oplyses nettoindhold og salgsenheder.
Salgsenhederne skal oplyses jf. enhedslisten på følgende link: xxxx://xxxx.xxxxxxxxx.xxx/xxx/xxxxxx_0xxx000x000000x0xx0000x0xx00xx00.xxx . Desuden skal eventuelt variant-ID påføres.
Leverandøren skal være villig til i videst muligt omfang at følge de ændringer, der følger af e- handelssystemet TrueTrades udvikling. Ved omfattende ændringer giver kommunerne leverandøren minimum 3 måneders varsel.
TrueTradeKatalog systemet tilbyder en funktion til håndtering af erstatningsvarer. Leverandøren skal, når en tilbudslistevare udgår, erstatte varen i kataloget og uploade en ny komplet prisbog (efter tovholders godkendelse).
Erstatningsvare-funktionen må også gerne bruges i forbindelse med øvrigt sortiment, hvis et sådant er indlæst.
Link-samling
• xxxx://xxxxxxxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxxxxx/xxx/Xxxxx/Xxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxxxx.xxxx Denne side indeholder alle de tekniske informationer, der er nødvendige for at indgå et ehandelssamarbejde med den enkelte kommune.
IT og Telestyrelsens side med information om elektroniske fakturaer i Danmark. Her er informationer om og adgang til NemHandels-fakturablanketten og NemHandelsprogrammet.
KomUdbuds hjemmeside, her kan du læse mere om de forskellige medlemskommuner, kommende udbud mm.
Konsignationskontrakt
Parterne
Mellem
Ordregiver
[Indsæt navn på Ordregiver] og
Leverandør
[Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse]
[Indsæt postnummer]
[Indsæt hovedtelefonnummer] [Indsæt hoved e-mailadresse] [Indsæt hjemmeside]
[Indsæt CVR-nr.]
(herefter kaldet leverandøren)
1. Håndtering af konsignationslager
Nærværende konsignationskontrakt har til formål at sikre, at Ordregiver til enhver tid har adgang til et tilstrækkeligt lager af grov arbejdsbeklædning og sikkerhedsfodtøj.
Konsignationskontrakten indgås i henhold til den til enhver tid gældende rammeaftale mellem Ordregiver og Leverandøren. Konsignationskontrakten er som følge heraf underlagt de bestemmelser, der fremgår af udbudsbetingelserne, der ligger til grund for indgåelse af rammeaftalen.
Leverandøren forpligter sig til at oprette konsignationslagre på de(n) af Ordregiver udpegede lokation(er). Der kan maksimalt oprettes to separate konsignationslagre.
Konsignationslageret skal indeholde det af Ordregiver udvalgte sortiment ud fra tilbudslisten.
Leverandøren leverer frit de af konsignationsaftalen omfattede varer til konsignationslagret. Leverandøren er ansvarlig for forsvarlig transport og indpakning af varerne.
2. Lagerbeholdning
Konsignationslagret består ved aftalens indgåelse af det af parterne i bilag 6.1 aftalte antal varer (”lagerbeholdning”).
Konsignationslagret skal være konstant dækkende for det forventede daglige forbrug.
Parterne aftaler løbende behovet for at ændre størrelsen af konsignationslagret. Leverandøren er berettiget til at reducere de aftalte lagerbeholdninger, hvis der sker væsentligt fald i det gennemsnitlige forbrug af varer. Væsentlige reduceringer af lagerbeholdningen må dog ikke ske uden aftale med Ordregiver.
Ved enhver aftalt ændring i konsignationslagerets sortiment foretager Leverandøren en opdatering af den i bilag 6.1 vedlagte liste. Hver opdateret liste anføres dato for opdateringen tillige med placeringen af lageret.
Ved Leverandørens opfyldning eller genopfyldning af lagret er Ordregiver alene forpligtet til at kontrollere antallet af leverede varer, samt kontrollere varerne for umiddelbart synlige skader. Ordregiver er således ikke ved leveringen til konsignationslageret forpligtet til at kontrollere varernes nærmere beskaffenhed, herunder for skader, mangler eller funktionsdygtighed.
Det skal afslutningsvist bemærkes, at Ordregiver ikke er forpligtet til at aftage en bestemt mængde varer fra konsignationslageret.
3. Opbevaringssted
Konsignationslagerets fysiske faciliteter stilles vederlagsfrit til rådighed af Ordregiver, som ligeledes vælger placeringen af konsignationslageret. Konsignationslageret kan placeres på ethvert sted af Ordregiver udvalgt adresse. Ordregiver er i kontraktperioden berettiget til at udpege en ny lokalitet mod at afholde omkostningerne til flytning af varerne mellem det gamle og det nye lager.
Varerne skal opbevares tørt og under passende forhold. Endvidere skal varerne beskyttes med passende foranstaltninger mod uautoriseret adgang og opbevares adskilt fra andre leverandørers og Ordregivers egne varer.
4. Forsikring
Leverandøren hæfter for enhver skade på varerne (løsøredækning). Ordregiver holder varer med påført logo samt lagerlokalet forsikret.
5. Forbrug, lageropfyldning og fakturering
Når der er forbrugt varer fra konsignationslageret, skal Ordregiver sende oplysninger til leverandøren om antal forbrugte varer samt datoen for udtrækning fra konsignationslageret.
Leverandøren vil herefter: sørge for, at konsignationslageret bliver fyldt op til de aftalte lagerbeholdninger i henhold til bilag 6.1, og fakturere Ordregiver for de varer, der er udtrukket.
Betaling sker i henhold til rammeaftalen.
Hvis retningslinjer i pkt. 2 og 5 ikke følges, vil Leverandøren blive pålagt en bod på dk. 500 såfremt denne ikke handler i overensstemmelse med de anførte retningslinjer. Opkrævning af bod forudsætter, at Leverandøren fortsætter med at fravige de aftalte retningslinjer, trods en skriftlig advarsel herom.
6. Garanti og mangler
Garantiperioden og Leverandørens produktansvar for Leverandørens varer løber fra den dag, hvor Ordregiver forbruger varen af konsignationslageret.
Fejl og mangler ved varer, der udtrækkes af konsignationslageret, behandles i overensstemmelse med parternes rammeaftale.
For at sikre en optimal driftsmæssig adgang og udnyttelse af konsignationslageret er Ordregiver berettiget til at udskifte en mangelbehæftet vare, hvad enten varen er købt direkte hos Leverandøren eller er udtrukket af konsignationslageret, med en tilsvarende ny vare fra konsignationslageret. Ved forbrug af konsignationslageret i sådanne tilfælde, er Ordregiver forpligtet til, udover at reklamere over manglen, uden ophold at oplyse leverandøren, at en ny tilsvarende vare er udtrukket af konsignationslageret. Leverandøren skal snarest muligt herefter genopfylde lagrene til det aftalte niveau. Fejl og mangler behandles i øvrigt i overensstemmelse med rammeaftalen.
7. Lageropgørelse
Leverandøren er berettiget til på ethvert tidspunkt med 7 dages varsel at foretage en lageroptælling, dvs. en optælling af det fysiske lager. Der vil blive gennemført lageroptælling minimum en gang pr. halvår. I forbindelse med en lageroptælling skal Ordregiver udpege en person til at bistår Leverandøren med optællingen.
Hvis det af lageroptællingen fremgår, at konsignationslagerets beholdninger (med tillæg af allerede fakturerede og/eller ombyttede varer jf. pkt. 2 og 6 ovenfor) er mindre end den aftalte lagerbeholdning, er Leverandøren berettiget til omgående at fakturere Ordregiver for de manglende varer (svind).
Leverandøren skal herefter uden ugrundet ophold levere nye varer til konsignationslageret, således at lagerbeholdningerne bringes op på det aftalte niveau.
8. Returnering af varer
Ved opsigelse af denne kontrakt er Leverandøren berettiget til at tilbagetage alle varer fra konsignationslageret. Leverandøren skal foretage en lageroptælling for at fastsætte det aktuelle antal varer i konsignationslageret. Hvis lageroptællingen viser, at vareantallet er mindre end den aftalte lagerbeholdning, er Leverandøren berettiget til at fakturere Ordregiver for det manglende antal varer (svind). Der anvendes den gældende pris på det tidspunkt, hvor lageroptællingen finder sted.
9. Ejendomsret
Ejendomsretten til alle varer i konsignationslageret forbliver hos Leverandøren indtil den dato, hvor varen udtrækkes fra konsignationslageret. Fra dette tidspunkt overgår ejendomsretten til Ordregiver.
Såfremt ordregiver bestiller varer med påført logo, overgår ejerskab af disse ved levering, dog faktureres disse først ved afgang fra lager.
10. Opsigelse og ophævelse
Kontrakten træder i kraft den xx.xx.201x og frem til den xx.xx.201x og kan opsiges med 30 dages varsel fra Ordregivers side.
Ved ophør af aftale om konsignationslager, vil den samlede lagerbeholdning med logo blive faktureret til ordregiver.
Ordregiver kan ophæve kontrakten jf. rammeaftalens bestemmelser om misligholdelser.
11. Kontrakteksemplarer
Denne kontrakt er udfærdiget i to ens eksemplarer, hvoraf begge parter hver får et, som begge anses for at være et og samme originale dokument.
For Ordregiver For leverandøren
Dato og underskrift Dato og underskrift
Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver
Lokationsadresse:
Producentens varenummer | Produktnavn | Leverandørvare- nummer | Xxxxxxxxx | Xxxxx |
Bilag 7.a – Definition af kvalitetskategorier for beklædning
Kvalitetskategorier for arbejdsbeklædning
Kvalitetskategori 1
Produktet har et niveau man vil betegne som topmodel. Produktet henvender sig til de der stiller ekstra høje krav til funktionaliteten, fx komfort og pasform eller hvor meget god holdbarhed er et krav.
Kvalitetskategori 2
Produktet har et niveau, man vil betegne som en mellemkvalitet. En solid kvalitet, som dækker de flestes behov også ved dagligt brug.
Kvalitetskategori 3
Produktet har et niveau man vil betegne som standard. Produktet er ikke af dårlig kvalitet, men det retter sig mod personer, der måske ikke anvender tøjet over en længere periode og er tilfreds med en standard kvalitet, eller hvor holdbarhed ikke er så vigtig.
Kvalitetskategori 4
Produktet har et niveau man vil betegne som under standard. Produktet er en discount kvalitet, som retter sig mod personer, der ikke anvender tøjet i en længere periode. Det er en kvalitet som vil betegnes som ”billig” (billigere end øvrige kvaliteter).
Bilag 7.b – Definition af kvalitetskategorier for sikkerhedsfodtøj
Kvalitetskategorier for sikkerhedsfodtøj
Kvalitetskategori 1
Produktet har et niveau man vil betegne som topmodel. Produktet henvender sig til de, der stiller ekstra høje krav til funktionaliteten, fx komfort og pasform og hvor meget god holdbarhed er et krav.
Kvalitetskategori 2
Produktet har et niveau man vil betegne som en mellemkvalitet. En solid kvalitet, som dækker de flestes behov.
Kvalitetskategori 3
Produktet har et niveau man vil betegne som standard. Produktet er ikke af dårlig kvalitet, men det retter sig mod personer, der er tilfredse med en standard kvalitet, som vil betegnes som ”billig”.
Bilag 8 – Godkendelse af sikkerhedsfodtøj
Sikkerhedsfodtøj der tilbydes skal være godkendt efter EN ISO 20345:2012 eller den til enhver tid gældende version.
S1 | S1p | S2 | S3 | S4 | S5 | |
SB | X | X | X | X | X | X |
P | X | X | X | |||
A | X | X | X | X | X | X |
E | X | X | X | X | X | X |
WRU | X | X | X | X | ||
FO | X | X | X | X | X | X |
SB: Tåværn P: Sømværn
A: Antistatisk sål
E: Stødabsorbering i hælen WRU: Vandafvisende skaft FO: Olie- og bezinresistent sål
Prismodeller
4.1 Tre trin i prismodeller: Pointgivning, omregning og opgørelse
I prismodeller omregnes point for kvalitet til kronebeløb, som vægtes sammen med tilbudspriserne i evalueringen af, hvilket tilbud der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Evalueringen sker i tre trin.
Figur 4.1 Evaluering i prismodeller
Det første trin om bedømmelse af tilbuddene på kvalitetskriterier kan gennemføres på flere forskellige måder.35 I prismodeller vælger man typisk at lave separate bedømmelser af, hvor mange point hvert enkelt tilbud skal have på en absolut pointskala. I bedømmelsen gives der 0 point for den bedst mulige opfyldelse af kvalitetskriteriet og det højeste tal på pointskalaen for den dårligst mulige, men dog konditionsmæssige,36 opfyldelse af kriteriet, jf. følgende tabel.
Tabel 4.1 Pointskala til bedømmelse af kvalitetskriterier i prismodel | |
Opfyldelse af kriteriet | Point |
Bedst mulige opfyldelse af kriteriet | 0 |
Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet | 1 |
God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 2 |
Over middel i opfyldelse af kriteriet | 3 |
Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 4 |
Under middel i opfyldelse af kriteriet | 5 |
Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet | 6 |
Xxxxx opfyldelse af kriteriet | 7 |
Dårlig opfyldelse af kriteriet (men konditionsmæssigt tilbud) | 8 |
Skalaen indrettes på denne måde i prismodeller, fordi det gør opgørelsen enklere, og fordi evalueringerne bliver mere gennemsigtige, sådan som det fremgår af eksemplerne nedenfor.
35 Jf. afsnit 7.4.
36 Dvs. tilbud, som alene opfylder mindstekravene i udbuddet.
Det andet trin om omregningen af point for kvalitetskriterier til kronebeløb kan også foretages på forskellige måder. Nedenfor gennemgås to af disse måder. I den første opgøres omregningsbeløbet ud fra gennemsnitpriserne i de modtagne tilbud. I den anden fastsættes beløbet forud for tilbudsafgivelse på baggrund af et beregningsbeløb for opgaven.
De kronebeløb, som bedømmelserne af kvalitet omregnes til, er fiktive beløb, som alene bruges til at identificere vinderen af udbuddet.
Det tredje og sidste trin er at opgøre, hvilket tilbud der har vundet udbuddet. Det gøres ved at gange priser og omregningsbeløb med vægtprocenter, sådan som det er illustreret i eksemplerne i de følgende afsnit.
Alle de metoder, som anvendes i de tre trin i evalueringen, skal efter reglerne i udbudsloven fremgå af udbudsmaterialet.
4.2 Prismodel baseret på gennemsnitspriser
I denne prismodel fastsættes omregningsbeløbet som gennemsnittet af tilbudspriserne divideret med det højeste mulige pointtal på kvalitetsskalaen:
Omregningsbeløb = gennemsnitspris/højeste point
Når denne model anvendes, er det eneste, som ordregiveren skal tage stilling til, hvilke vægt-procenter der skal anvendes i evalueringen.
Modellen er illustreret i et standardeksempel, som anvendes til at forklare alle evaluerings-modellerne i denne vejledning. Ved at anvende samme standardeksempel for alle evalueringsmodellerne illustreres modellernes forskelle, og hvordan de virker i forhold til hinanden.
Der er anvendt et eksempel, hvor alle tilbuddene ligger forholdsvis tæt i afvejningen mellem pris og kvalitet, da det netop er i sådan et eksempel, at man kan se, hvordan modellerne virker i forhold til hinanden. Desuden er det valgt at anvende et simpelt eksempel, hvor der kun er to underkriterier, pris og kvalitet, da eksemplerne skal bruges til at illustrere, hvordan modellerne fungerer – og ikke hvordan man laver udregninger og sammenvægtninger, når der er mange underkriterier og delkriterier.
I eksemplet ligger alle tilbuddene forholdsvis tæt mht. forholdet mellem pris og kvalitet, da tilbud med lave priser har lav kvalitet, og da tilbud med høje priser også har høj kvalitet. Hvilket tilbud, der skal vinde udbuddet i et eksempel som dette, afhænger derfor af, hvilken afvejning mellem pris og kvalitet ordregiveren foretrækker. I eksemplet havde ordregiveren tillagt pris størst vægt, og modellen udpegede derfor et tilbud med lav pris som vinder af udbuddet.
Modellen er ligesom alle andre evalueringsmodeller afhængig af, hvilke vægtprocenter ordre-giveren vælger, at der skal ganges på tilbudspriser og omregningsbeløb for kvalitet. Det illustrerer, at det vil være fornuftigt grundigt at teste den valgte evalueringsmodel. I en sådan test kan ordregiveren afprøve modellen på eksempler med forskellige kombinationer af priser og kvalitet og for forskellige vægtprocenter, så der kan fastsættes de vægtprocenter, som afspejler ordregivers ønsker om afvejning af kvalitet og pris.
4.3 Prismodel baseret på beregningsbeløb
I modellen ovenfor er omregningsbeløbet afhængigt af indholdet i tilbuddene, og tilbudsgiverne ved derfor ikke på forhånd, hvor stort omregningsbeløbet præcist bliver. Hvis ordregiveren ønsker, at tilbudsgiverne skal kende det præcise omregningsbeløb på forhånd, kan ordregive-ren bruge en prismodel, hvor beløbet oplyses i udbudsmaterialet.
En metode for ordregiver til at fastsætte et omregningsbeløb allerede i udbudsmaterialet er at tage udgangspunkt i et beregningsbeløb for opgaven divideret med det højeste mulige pointtal på kvalitetsskalaen:
Omregningsbeløb = beregningsbeløb/højeste point
I denne model skal ordregiveren tage stilling til, hvilket fast beregningsbeløb der skal bruges til opgørelse af omregningsbeløbet, og hvilke vægtprocenter der skal anvendes i evalueringen. Modellen er illustreret i følgende eksempel.
Som det fremgår, giver eksemplerne i boks 4.1 og 4.2 næsten samme resultat. Det skyldes, at omregningsbeløbene er næsten ens. Den eneste forskel er, hvordan omregningsbeløbet fastsættes. I det første eksempel afhænger det af indholdet i tilbuddene, mens ordregiveren i det andet eksempel sætter omregningsbeløbet forud for udbuddet, så tilbudsgiverne kan optimere deres tilbud i forhold til ordregiverens ønsker.
Når beregningsbeløbet skal fastsættes, er det relevant at være opmærksom på, at jo højere beløb der fastsættes, desto mere vil kvaliteten komme til at vægte. Det kan derfor også være fornuftigt at teste denne model grundigt for, hvilke beregningsbeløb og vægtprocenter der vil give den ønskede afvejning mellem pris og kvalitet ved evalueringen.
4.4 Prismodellers virkninger
Prismodeller kan anvendes, uanset om indholdet i tilbuddene viser sig at være meget anderledes end forventet. Der er derfor ikke behov for at supplere prismodeller med sekundærmodel-ler eller lignende, sådan som det er hensigtsmæssigt at gøre ved brug af lineære pointmodel-ler, jf. nedenfor i kapitel 5.37
En virkning af at bruge prismodeller er, at der sættes beløb på, hvad ordregiveren vil betale for bedre kvalitet. Det er der nogle ordregivere, som ser som en ulempe, mens andre ordregivere ser dette som en fordel. Det afspejler, at nogle ordregivere ikke ønsker at sætte tal på en ’kapitalisering af kvalitet’, mens andre ordregivere netop ønsker at give klare signaler, så tilbudsgiverne kan indrette tilbuddene efter ordregiverens præferencer.
Bilag 10 – Beregningseksempel på prismodel
Se vedlagte fil.