AFSÆTNING AFDEPO- NERINGSEGNETAFFALD
AFSÆTNING AFDEPO- NERINGSEGNETAFFALD
Særlige betingelser og opgavebeskrivelse Paradigmefebruar 2018
Indholdsfortegnelse
1. | Baggrund for dette paradigme | 2 |
2. | Orientering om opgaven | 3 |
3. | Særlige betingelser | 5 |
3.1 | Aftalegrundlag | 5 |
3.2 | Sikkerhedsstillelse og forsikring | 9 |
3.3 | Opgavens udførelse | 9 |
3.4 | Betaling | 9 |
3.5 | Ophævelse og opsigelse | 10 |
3.6 | Voldgift | 10 |
4. | Opgavebeskrivelse | 11 |
4.1 | Omfang | 11 |
4.2 | Anvisning og deklaration | 11 |
4.3 | Behandling | 11 |
4.4 | Vejning og registrering | 12 |
4.5 | Arbejdsmiljø- og sikkerhedsforhold | 12 |
Bilag: |
1. Tilbudsliste, Afsætningaf deponeringsegnet affald
2. eESPD dokument(egen-erklæring)til angivelse af oplysninger i relation til egnethed og udelukkelse.
3. Kontraktudkast med hæftelsesklausul
1. Baggrund for dette paradigme
Dette dokument er udarbejdet
for indgåelse af samarbej-
ligt for Reno Djurs at afgive tilbud på offentlige og begrænsede E-Uudbud uden at bryde
med de grundlæggende rammebetingelser, der gælder forffoentligt ejede deponerings- anlæg.
Udbudsbetingelser kan naturligvis opstilles på andre måder end foreslået i dette para- digme, idet udbyder blot skal være opmærksom på de rammebetingelser, der gælder, og som er beskrevet i ovennævnte notat, hvis der ønskeksonditionsmæssigt tilbud fra Reno Djurs.
I nærværende paradigme er der taget udgangspunkt i et udbud fra én kommune. Udbud- det kan f.eks. også gennemføres af et affaldsselskab omfattende en eller flere kommu- ner. Forudsætningen for den endelige kontrakt edr og, at hver enkelt kommune indgår i selve hæftelsesklausulen.
Nærværende paradigme er udarbejdet som et offentligt udbud, men kan også med få justeringer anvendes som begrænset udbud.
2. Orientering om opgaven
Udbyderog ordregiverer X Kommune. I det følgende benyttes betegnel Depone-
, der afgiver tilbud påopgaven, hen- holdsvis det deponeringsanlæg, der tildeles opgaven.
X Kommune har behov for at kunne anvise deponeringsegnet affald til deponerings- anlæg.
På grundlag af de senere års mængder, forventes det årlige behov at udgøre i størrel- sesordenen xx ton.
I 2017 var deponeringsmængden sammensat således:
Deponeringsmængder fra xx kommune i 2017 | |
Affaldstype | Ton i 2017 |
PCB-holdigt byggeaffald | |
Shredderaffald | |
Mineralsk affald | |
Asbestplader fra genbrugsstationer | |
Asbestplader fra virksomheder | |
Blandet deponiaffald fra genbrugsstati- oner | |
Blandet deponiaffald fra virksomheder | |
Forurenet deponeringsegnet jord | |
I alt | |
Af den samlede mængde på xx ton kom ca. xx ton fra kommunens genbrugsstationer og xx ton fra virksomheder.
Udbuddet omfatter såledesmuligheden for:
• At X Kommune kananvise deponeringsegnet affald fra virksomhedeirX Kommune til Deponeringsanlægge.t
• At X Kommune selv kan levere deponeringsegnet affald modtaget fra virk- somheder og husholdninger på genbrugsstationer og modtagepladser til De- poneringsanlægget
Ovennævnte mængderer vejledende og kanvariere betydeligtfra år til år. X Kommu- ne er ikke bekendt medforhold, der i sig selv vil resultere i væsentlige ændringer i mængderog typer.
Med det udgangspunkt vil opgaven omfatte maksimalt xx ton deponeringsegnet affald pr. år.
X Kommune forbeholder sig ret til atanvise oglevere deponeringsegnet affald til andre deponeringsanlæg i kontraktperioden. Deponeringsanlægget får således ikke med kontrakten en eneret på at modtage deponeringsegnet affald fra X Kommune.
Der gøres opmærksom på, at det i medfør af lovgivningen som udgangspunkt efror- budt at eksportere affald til bortskaffelse.Kun under særlige vilkår kanmyndighe- derne i Danmark dispensere fra dette forbud.
Tidsplan:
Udbuddet forventes gennemført efter følgende tidsplan:
• xx: Frist for afgivelse af tilbud.
• xx: Indhentning af dokumentation fra vindende tilbudsgiver jf. Tilbudslistens afsnit 1.2.3 og hereftermeddelelse om tildelingsbeslutning og start på stand still-perioden på 10 dage.
• xx: Forventet kontraktindgåelse.
• xx: leveringer påbegynde.s Kontraktperiode, se afsnit 3.1.2.
Alle forespørgsler vedrørende entreprisen rtetes til xx.
3. Særlige betingelser
3.1 Aftalegrundlag
3.1.1 Almindelige bestemmelser
Opgavenudbydes i henhold tilUdbudslovens afsnit II (offentlige indkøb over tærskel- værdien) som et off entligt udbud.
Alle dokumenter affattes på dansk, og alle betegnelser med hensyn til mønt, mål og vægt er xxxxxx.Xx dialogskal foregå på dansk.Eventuelle tekniske bilag, brochurer og lignende materiale må dog gerne være på engelsk, tysk, svensk elleor rnsk. Ordre- giver er isin vurdering af tilbud berettiget til at se bort fra materiale på andre sprog end dansk, engelsk, tysk, svensk og norsk.
Retsforholdet skal i det hele behandles efter dansk rets regler.
3.1.2 Kontraktperiode
Kontraktenophører uden yderilgere opsigelseden xxmed mindreX Kommuneønsker kontraktperioden forlænget
X Kommunehar option på at forlænge kontraktperioden på uændrede vilkår. Forlæn- gelse kan ske ad en eller flere omgangemed et helt antal år, dog således at den mak-
simale forlængelse samlet er 5år, dvs. maksimalt tilden xx. Meddelelse om foræl n-
xxxxx gives til deponeringsanlægget senest 6 måneder frøudløb af ordinær eller for- længet kontraktperiode.
3.1.3 Udbudsmaterialet Opgavenudbydes på grundlag af følgende:
1. Gældende love og bekendtgørelser.
2. Eventuelle rettelsesblade offentliggjort på xx
4. Udbudsbrevet.
5. Tilbudslisten inkl. eESPD-dokument.
6. bilag.
7. Udkast til kontrakt
Det under punkterne 2 til7angivne materiale er tilgængeligfor de bydende på xx.
Det påhviler de bydende selv at drage omsorg for, at alt materiale nævnt under punkt 2-7er dem i hænde.
De bydende skal selv kontrollere, at dubudsmaterialet forefindes som angivet i ud- budsbrevet. Risikoen for eventuelt for lavt bud som følge af manglende sider eller bilag påhviler således alene den bydende.
Dersom noget i udbudsgrundlaget er den bydende uklart, skal han skriftligt, inden tilbud afgives, indhente nærmere oplysninger herom hos xx. De bydendeopfordrestil at stille eventuelle tvivlsspørgsmål vedrørende udbudet senest 10 arbejdsdage før tilbudsfristen. Alle forespørgsler skal rettes til xx på følgende mailadresse: xx
Spørgsmålene og de tilhørende svar vil blive anonymiseret og præsenteret ido- kument(er), der vil blive offentliggjort på xxsenest 6 dage før tilbudsfristen. Såfremt svarene indehodl er rettelser til udbudsmaterialet, vil der blive udarbejdet rettelses- blade og disserettelsesblade vil ligeledes blive offentliggjort på xx.
Det påhviler tilbudsgiverne selv med regelmæssige mellemrum, at kontrollere, om der er kommet supplerende materiale.
3.1.4 Tilbud
Tilbud skal afgives på den af X Kommuneudarbejdede tilbudsliste.
Tilbud skal afleveres i et eksemplar i papir og en elektronisk kopi af tilbuddet påte USB-stick. Tilbudsmaterialet returneres ikke.
I tilfælde af uoverensstemmelser mellem den underskrevne originale papirudgave og den elektroniske kopi, er den underskrevne oigrinale papirudgave gældende. Dette afskærer dog ikke Ordregiver fra at tage hensyn til oplysninger, dokumenter m.v., der måtte mangle i den originale papirudgave, men forefindes iden elektroniske kopiaf tilbuddet.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivesle af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmaet - riale.
Opgaven
Opgavenjf. nærværende udbudomfatter én samlet entreprise, der tildeles ét depo- neringsanlæg. Dette er valgt på baggrund af en samlet afvejning af muligheden for økonomiske stordriftsfordele, økonomi ved administration, og at opgaven har ept as- sende volumen for et enkelt deponeringsanlæg.
Ordregiver forbeholder sigdog ret til at anvise og levere deponeringsegnet affald til andre deponeringsanlæg i kontraktperiodenD. ette kan ske på baggrundaf selvstæn- digt udbud. Deponeringsanlægget får således ikke med kontrakten en eneret på at modtage deponeringsegnet affald fra X Kommune.
Egen-erklæring
Det er et lovkrav, at tilbudsgivers oplysninger i relation til duelukkelses- og eg- nethedskriterier skal angives i det såkaldte eESPD-dokument, der er en egen- erklæring. eESPD-dokumentet for dette udbud eren del af udbudsmaterialet og fin- des sammen med dette som bilag.
Gem det i udbudsmaterielet vedhæftede XM-Ldoku
Fremgangsmåde for udfyldelse af eESPD: 1.
2. Gå ind på hjemmesidenhttps://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx- databases/espd/welcome
3. Vælg sprog
4.
5.
6.
7. Vælg land
8. ESPD udfyldes
9.
kumentet og vælge udskrift)
10. Det udfyldte og udskrevne ESPD underskrives og vedlægges tilbuddet.
Der skal ikke medsendes anden dokumentation med tilbuddet, men den tilbudsgiver der umiddelbart anses for at have vundet udbuddet, vil efterfølgende blive bedt om
at indsende dokumentation.
Når ordregiverhar foretaget evaluering og modtaget dokumentatoin fra den vinden- de tilbudsgiver, vil derblive sendt samtidig underretning til tilbudsgiverne om, hvem vi har til hensigt at indgå kontrakt med.
Der vil herefter være enstand-still periode frem til en dato, der angives i den samtidi- ge underretning, hvorefter kontraktenkan underskrives.
Underleverandører
Tilbudsgiver kan alene påkalde sig ret til at anvende underleverandører, såfremt disse konkret er angivet i tilbuddet, og såfremt der også udfyldes en eESPD for underleve- randøren.
Ønsker vindende tilbudsgiver efter tildelingen at anvende underleverandører, der ikke var angivet i tilbuddet, kan dette kun ske, såfremt:
• Dette påforhånd godkendes af ordregiver.
• Der fremlægges dokumentation for, at underleverandøren opfylder vilkår i kontrakten.
Forbehold
Der kan ikke tages forbehold overfor grundlæggende elementer og overordnede be- tingelser i udbudsmaterialet. Såfremt dette sker,vil tilbuddet blive betragtet som værende ikke konditionsmæssigt og X Kommuneer forpligtet til at forkaste tilbud- det.
Hvis forbeholdet ikke vedrører grundlæggende elementer elleorverordnede betingel- ser, vil X Kommuneforetage en prissætning af forbeholdet.Såfremt det ikke er mu- ligt at prissætte et forbehold,vil tilbuddet ligeledes blive forkastet som værende ikke konditionsmæssigt.
X Kommunevil i det konkrete tilfælde vurdere, om der er tale om et forbehold, og hvorvidt et sådant forbehold er grundlæggende eller ikke kan prissættes. Det er såle- des tilbudsgivers risiko, såfremt der tages forbeholdT. ilbudsgiver opfordres tilat
søge eventuelle uklarheder afklaret ved at bede om opklarende oplysninger eller stille spørgsmål forud for afgivelse af tilbud.
Eventuelle forbehold skal angives på erklæring i tilbudslisten.
Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
Vedståelsesfrist
Vedståelsesfristen for tilbuddene er indtil den xx.
Aktindsigt i tilbud
X Kommuneer underlagt Offentlighedslovens regler om aktindsigtX. Kommuneer derfor forpligtet til at imødekomme eventuelle anmodninger om aktindsigt i indkom- ne tilbud medmindre vi vurderer, at tilbuddene eller dele af tilbuddene er omfattet af undtagelsesbestemmesl erne i Offentlighedsloven.
Som grundlag for vores vurdering af eventuelle anmodninger om aktindsigbtedes tilbudsgiver sammen med tilbuddettilkendegive, hvorvidt tilbudsgiverfinder tilbud- det eller dele heraf omfattet af undtagelsesbestemmelseri Offentlighedsloven. Så- fremt tilbudsgiver vurderer, attilbuddet eller dele heraf er omfattet af undtagelses- bestemmelserne, bedes tilbudsgiversamtidig klart definere hvilke dele af tilbuddet, der vurderessom undtaget samt en begrundelse herfor.
Ved eventuelleanmodninger om aktindsigt vil X Kommuneforetage en endelig vur- dering af anmodningen om aktindsigt i forhold til omfattede tilbud. For en god or- dens skyld skal vi oplyse, at tilbudsgiverstilkendegivelserikke er bindende for X Kommune, men alene vil indgå som input ivurderingen.
3.1.5 Evaluering og tildeling Udelukkelse og egnethed
X Kommunevil i første omgang gennemgå egenerklæringen (eESP-Ddokumentet) i
forhold til at kontrollere og vurderetilbudsgivers forhold og formåen i relation til de angivneudelukkelses-og egnethedskriterier. Udelukkelse-sog egnethedskriterierne fremgår af tilbudslisten.
Såfremt tilbudsgiver herudfra vurderes egnet til at afgiveitlbud, gennemgås til- budsmaterialet, og det vurderes, om tilbuddet er konditionsmæssigt.
Konditionsmæssige tilbud vil herefter blive evalueret i henhold til tildelingskriteriet. Tildelingskriterie
Tildelingskriteriet er laveste pris jf.tilbudslistens prisangivelse for deponeringsprisen i det aktuelle år tillagt et beløb, der afhænger af afstanden fra X-Kommunes modta-
geplads beliggende xx til deponeringsanlægget. Dette beløb er angivet i tilbudslisten.
Den samlede pris, der lægges til grund for tildelingne, er således sammensat af både selve deponeringsprisen og X Kommunes forudsatte omkostninger til levering af det deponeringsegnede affald på anlægget.
Den tilbudsgiver, der for ordregiver giver den laveste samlede pris, tildeles opgaven.
I tilfælde af, at der måtte væreto eller flere tilbud, som giver samme lavestepris, findes vinderen ved en lodtrækning, som foretages af en uafhængig tredjepart.
3.1.6 Kontraktindgåelse
Efter udløbet af den lovbestemte standstill-periode meddeler X Kommunevindende tilbudsgiver accept.
Der igangsættes herefter en proces, hvor ordlyden af kontrakten færdigbearbejdes og godkendes af de relevante organer hos henholdsvis ordregiver og tilbudsgiver.
Leveringer påbegyndes først, når kontrakt er underskrevet af de respektive orngear.
3.1.7 Overdragelse af rettigheder og forpligtelser m.v.
Opgaven og eller kontrakten kanhverken helt eller delvistoverdrages til andre.
3.2 Sikkerhedsstillelse og forsikring
3.2.1 Sikkerhedsstillelse
Der forlanges ikkesikkerhedsstillelseaf tilbudsgiver.
3.2.2 Forsikring
Der stilles ikke særlige krav vedr. tilbudsgivers forsikringsforhold.
3.3 Opgavens udførelse
3.3.1 Driftsaftale
I forbindelse medkontraktindgåelseaftales de nærmere praktiskeforhold vedrørende opgavens udførelse mellem parterne.
3.4 Betaling
Der afregnesefter den til enhver tid gældende enhedspris for deponering på depone- ringsanlægget.
Enhedspriser skaltage udgangspunkt i og reguleres i overensstemmelse med følgen- de:
• Deponeringsprisen for X Kommune og leverandører med oprindelse i X Kom- mune, skal væreden samme som foraffaldsproducenter fra andre kommu- ner, herunderden samme som fordeponeringsanlæggets ejere.
• Deponeringsprisen skal beregnes og fastsættes i overensstemmelse med lovgivningen.
• Eventuelle ikke-indregnede omkostninger i deponeringsprisend,er senere kan opstå, skal reguleres i henhold til en særlig klauslujf. kontraktudkastets afsnit 5. Der gælder således et solidaritetsprincip vedrørende leveret affald,
der stiller X Kommune på samme måde som deponeringsanlæggets ejere og andre kommuner,der benytter og har benyttet deponeringsanlægget.
Blandt andet som følge af de særlige forhold omkring prissætningen, gælder der en leveringsret, men ikke en leveringspligt for ordregiver jf. i øvrigt afsni3t .1.4.
Der afregnes direktemellem X Kommuneog deponeringsanlæggetpå grundlag af leverede mængde.r Efter nærmere aftalte vilkår mellem parternekan der dog afreg- nes direkte mellem deponeringsanlæg og affaldsproducent/leverandør.
De generelle betalingsbetingelser skal være som for øvrigebrugere af deponeringsan- lægget.
De nærmere betingelser om betaling samt fastsættelse af deponeringsprisen og klausul om ikke-indregnedeomkostninger er som fastsat i kontraktudkastets afsnit
4. og 5.
3.5 Ophævelseog opsigelse
3.5.1 Misligholdelse, konkurs, betalingsstandsning, tvangsakkord m.v.
Hver af parternehar ret til at ophæve kontrakten, hvis en partmisligholder sine kon- traktlige forpligtelser.
3.5.2 Opsigelse som følge af ny lovgivning eller pålagt kontraktophør
En part kan opsige kontrakten med et skriftligt varsel på 3 måneder, såfremt relevant lovgivning ændres væsentligt herunder f.eks. ændringer i organisering af affalds- sektoren. Det samme gælder, såfremt Klagenævnet for Udbud eller en domstol an- nullerer tildelingsbeslutningen eller pålægger en partat bringekontrakten til ophør. I tilfælde omfattet af denne bestemmelse er deponeringsanlæggebt erettiget til beta- ling for de ydelser, som præsteres i tiden frem til kontrakten i henhold til opsigelsen udløber.
Uanset bestemmelserne om ophævelse og opsigelse, knaklausulbestemmelsen i kontraktudkastets afsnit 4 for leveret affald dog ikke fraskrives.
3.6 Voldgift
Tvister reguleres i overensstemmelse med kontraktudkastets afsnit 6.
4. Opgavebeskrivelse
4.1 Omfang
Opgavenomfatter modtagelse og deponering af deponeringesgnet affald fra X Kommunes genbrugsstationer og modtageanlægsamt fra virksomheder beliggende i X Kommune.
Der er tale om de deponeringsagnede typer, der fremgår af afsnit 2Orientering om opgaven.
Den maksimale samlede mængde er xx ton pr. år.
X Kommune eller virksomheder beliggende i X Kommuneleverer selv affaldetpå de- poneringsanlæggets adresse.
I forbindelse med de almindelige driftsaftaler, drøftes løbende forhold, der skal med- virke til at sikre en smidig drift for alle parter, herunder om forevntede leveringer, ændringer i mængder, nye affaldstyper, ny lovgivning et.c.
4.2 Anvisning og deklaration
Deponeringsegnet affald omfattet af kontrakten skal være anvist af X Kommune. I medfør af lovgivningen deklarerer affaldsproducenterne affaldet indenevl ering.
Deponeringsanlægget ska,linden affaldet leveres til dette, godkende de enkelte de- klarationer. Tidsfrister herfor skal følge lovgivningen.
Affald, der ikke kan modtages i overensstemmelse med deponeringsanlæggets mil- jøgodkendelse og positivliste, skal afvises. X Kommune skal underrettes om eventu- elle afvisninger.Deponeringsanlægget skal medvirke til at afdække muligheder for at optage konkrete affaldstyper på anlæggets positivliste, hvor dette er relevant.
4.3 Behandling
Deponeringsanlægget skal deopnere affaldet i overensstemmelse med lovgivningen og anlæggets miljøgodkendelser.
X Kommunelægger vægt på en god dialog medDeponeringsanlæget, således at der f.eks. kan udveksles oplysninger om dagligedriftsforhold og andet af interesse for begge parter. Samtidig er der ofte en bred interesse fra borgere og politikere om, hvorledes affald håndteres og behandles.
Deponeringsanlæggetskal således være indstillet på at indgå i en sådan dialog og efter aftale at fremvise de anvendteanlæg og fortælleom håndteringen og behand- lingen. X Kommuneskal herudoverkunne besigtige Deponeringsanlægget.
4.4 Vejning og registrering
Det leverede deponeringsegnede affaldskal vejes og registreres afDeponeringsan- lægget på vejeanordninge,r der er godkendttil afregning i forbindelse med køb/salg.
Deponeringsanlæggetskal indberette leverede mængde til Affaldsdatasystemet i overensstemmelse med lovgivningen ogpå anmodning afgive oplysninger til X Kommuneom modtagne mængder i nærmere afgrænsede periode. r
Endvidere skalDeponeringsanlæggethvert år afrapportere, hvor meget affald, der samlet er modtaget fordelt påaffaldskategorier.
4.5 Arbejdsmiljø- og sikkerhedsforhold
Deponeringsanlæggeter ansvarlig for, at arbejdsmiljøforholdene forchauffører og personale beskæftiget på anlægget til enhver tid er tilfredsstillende og i overens- stemmelse med krav fra Arbejdstilsyne.t
Dette gælder eksempelvis krav til instruktion om arbejdets udførelse, personlige vræ- nemidler og advarselsklæder, arbejdssteders indretning og velfærdsforanstaltninger.