Punkt 12.
Punkt 12.
Anbefaling: Ny administrationsaftale pr. 1. januar 2014 og pr. 1. januar 2015
2014-25010
Miljø- og Energiforvaltningen indstiller, efter forhandlinger mellem Borgmesterens Forvaltning og Miljø- og Energiforvaltningen, at byrådet godkender,
at administrationsbidrag fra Miljø- og Energiforvaltningens kommunale forsyningsvirksomheder og øvrige brugerfinansierede områder til Borgmesterens Forvaltning fastsættes med virkning pr. 1. januar 2014 og pr. 1. januar 2015 og indtil videre, som anført i sagsbeskrivelsen, hvilket betyder, at byrådsbeslutningen af 13. december 2010 (punkt 2) ophæves,
at forrentning af de brugerfinansierede områders mellemværender med kommunekassen med virkning fra 1. januar 2015 fastsættes, som anført i sagsbeskrivelsen, og
at der fra og med 2014 ikke betales kompensation for manglende dækningsafgift for de virksomheder, der efter Energitilsynets vurdering er omfattet af Elforsyningslovens § 37/Varme-forsyningslovens § 23.
Beslutning:
Anbefales.
Sagsbeskrivelse
Sagen omfatter:
• Fastsættelse af administrationsbidrag pr. 1. januar 2014 og pr. 1. januar 2015 og indtil videre til Borgmesterens Forvaltning fra Miljø- og Energiforvaltningens kommunale forsyningsvirksomheder og øvrige brugerfinansierede områder.
• Forrentning af de kommunale forsyningsvirksomheders mellemværende med kommunekassen.
• Synliggørelse af øvrige betalinger fra Miljø- og Energiforvaltningen til Borgmesterens Forvaltning for både udlæg og ydelser.
Baggrund
I forhold til den eksisterende administrationsaftale pr. 1. januar 2010 har der været behov for at revurdere omfanget af ydelser fra Borgmesterens Forvaltning som følge af:
• Strukturændringen i Aalborg Kommune pr. 1. januar 2014
• Organisationsændringer i Miljø- og Energiforvaltningen pr. 1. december 2014
• Ændret opgavefordeling mellem Borgmesterens Forvaltning og Miljø- og Energiforvaltningen
• Anskaffelse af nye og billigere økonomi- og lønsystemer pr. 1. januar 2015
• Udgifter til implementering, datakonvertering mm. af nyt system i 2014, samt udgifter til læse-adgang i KMD Opus Personale mm. i 2015 og fremefter
• Ændrede principper for forrentning af de kommunale forsyningsvirksomheders mellemværende med kommunekassen.
Forudsætninger for ny administrationsbidragsaftale
På denne baggrund er der blevet indledt forhandlinger mellem Miljø- og Energiforvaltningen og Borgmesterens Forvaltning om indholdet i en ny administrationsaftale, der udgøres af denne byrådsindstilling.
Beregninger og forhandlinger er blevet foretaget under iagttagelse af følgende overordnede forudsætninger:
• Beregning af administrationsbidrag samt øvrige betalinger, herunder kompensationsbetaling for manglende dækningsafgift, sker under iagttagelse af bl.a. Bekendtgørelse nr. 1297 af 15. december 2008, Varmeforsyningsloven og ”hvile-i-sig-selv”-princippet, således at der ikke opstår risiko for reduktion i bloktilskuddet
• Forrentning af de brugerfinansierede områders mellemværende foretages ligeledes under iagttagelse af ovennævnte lovgivning.
Parallelt hermed udarbejdes principper for finansiering af det nye administrationsbidrag internt i Miljø- og Energiforvaltningen i form af økonomiske fordelingsnøgler efter objektive principper. Endvidere udarbejdes principper for finansiering af sektor Administration – og fra 1. januar 2015 de nye planlagte sektorer ”Administration og Service”, ”Miljø- og Energiplanlægning” samt ”Energi og Renovation”.
Beregning af disse fordelingsprincipper vil ligeledes ske under iagttagelse af ovennævnte lovgivning. Disse principper vil senere blive fremlagt til Miljø- og Energiudvalgets godkendelse.
Administrationsbidrag til Borgmesterens Forvaltning
Administrative ydelser m.v. fra Borgmesterens Forvaltning til Miljø- og Energiforvaltningen vedrører udelukkende de kommunale forsyningsvirksomheder og øvrige brugerfinansierede områder, idet skattefinansierede områder i Aalborg Kommune ikke betaler administrationsbidrag til Borgmesterens Forvaltning.
Det har hidtil været et mål, at ydelserne fra Borgmesterens Forvaltning betales via direkte regninger baseret på kalkulerede priser eller timesatser. Hvor dette ikke er muligt, vil de kommunale forsyningsvirksomheders betaling for ydelser ske enten via administrationsbidrag eller via direkte regninger, baseret på fordelingsnøgler efter objektive kriterier. Disse forhold er beskrevet i denne sag.
Det bemærkes i den forbindelse, at det reviderede administrationsbidrag til Borgmesterens Forvaltning er fremkommet ved en systematisk gennemgang af de opgaver, der udføres af Borgmesterens Forvaltning for
de brugerfinansierede områder og med stor fokus på reglerne om Statens mulighed for reduktion i bloktilskudsbetalingen, såfremt der betales for meget.
Den systematiske gennemgang, som har været forhandlet mellem de to forvaltninger i løbet af sensommeren/efteråret 2014, har resulteret i et administrationsbidrag pr. 1. januar 2014 samt et pr. 1. januar 2015, således at administrationsbidraget for hele 2014 udgør 4.011.088 kr. i 2014-prisniveau. Fra 2015 og indtil videre udgør administrationsbidraget 3.298.293 kr. pr. år, ligeledes i 2014-prisniveau.
Der er i forhold til administrationsaftalen fra 2010 tale om en reduktion i administrationsbidraget fra 2015 på
297.569 kr. Den primære årsag er, at der købt nye og billigere it-systemer for økonomi og løn. Endvidere er der en række serviceydelser fra Borgmesterens Forvaltning, der er bortfaldet.
Størrelsen af administrationsbidraget for 2014 skal ses i lyset af, at der i 2014 er udgifter til konvertering, implementering, uddannelse mv. samt betaling for læse-adgang i det tidligere lønsystem.
Det er aftalt, at Miljø- og Energiforvaltningen – inden for administrationsbidragsbetalingen og uden yderligere udgifter til Borgmesterens Forvaltning eller IT-firmaerne – har ret til at indgå kontrakt med aktieselskaberne om anvendelse af SD Løn og PRISME samt prisen herfor.
Betaling for manglende dækningsafgift
Byrådet har tidligere besluttet, at der skal betales en kompensation for manglende dækningsafgift fra de kommunale forsyningsvirksomheder – ud over betaling for deciderede administrations- og serviceydelser. De kommunale forsyningsvirksomheder betaler således et årligt beløb baseret på den aktuelle ejendomsskattepromille og de enkelte ejendommes forskelsværdier.
På baggrund af en opgørelse af ejendomsværdier foretaget i samråd med By- og Landskabsforvaltningen, Ejendomsbeskatningen kan beregningsgrundlaget for de kommunale forsyningsvirksomheders bygningsmasse pr. 1. januar 2014 opgøres til 58.375.500 kr. Med en dækningsafgift på 5,35 o/oo udgør kompensationsbetalingen således 312.309 kr. pr. 1. januar 2014 og fremadrettet. Beregningen er foretaget på baggrund af Ejendomsbeskatningens praksis i forhold til privatejede ejendomme, som sker i henhold til Højesteretsdom af 6. oktober 2010, sag 204/2008.
Imidlertid har Energitilsynets sekretariat over for Aalborg Kommune varslet, at det er sekretariatets vurdering, at de beløb som kommunen modtager fra forsyningsvirksomhederne – som følge af kompensation for manglende dækningsafgift – er kontante beløb omfattet af Elforsyningslovens § 37 og derfor er registreringspligtige. Det betyder, at den del af beløbet, der vedrører Gas og Varme samt del af Administration, ca. 252.000 kr., i givet fald vil værende omfattet af reglerne med en afgiftsbetaling på 40 % og deponering. Borgmesterens Forvaltning foreslår derfor, at der alene betales kompensation for manglende dækningsafgift vedrørende Aalborg Forsyning, Renovation på
60.124 kr.
Direkte fakturering fra Borgmesterens Forvaltning
- Generelt
Ud over administrationsbidrag og kompensationsbetaling for manglende dækningsafgift, som anført ovenfor, betaler de kommunale forsyningsvirksomheder og brugerfinansierede områder for ydelser og udlæg m.v. fra en række øvrige kontorer. Disse forhold er beskrevet nedenfor.
Xxxxxx for disse direkte betalinger er, at den interne finansiering i Miljø- og Energiforvaltningen sker på baggrund af objektive fordelingsnøgler, så som antal pc’ere, personaleantal, antal transaktioner mv.
- IT-Centret | ||
Der betales årligt for følgende aftaler (2014 priser, ekskl. moms). | ||
Fælles IT-bidrag – drift og vedligeholdelse, sikkerhed, system- og projektpuljer | 763.743 | kr. |
IT-kontraktøkonomi – diverse fællessystemer og eDoc | 349.899 | kr. |
Udviklingspulje vedrørende pc’ere, ”1300-pulje”: | 718.900 | kr. |
Udviklingspulje vedrørende andre medier, ActiveSync: | 28.280 | kr. |
Microsoft licenser: | ||
1.262.198 | kr. | |
IT driftsaftale:
491.770 kr.
I alt 3.614.790 kr.
Herudover er der for 2014 rammeaftaler med IT-Centret på Miljø- og Energiforvaltningens IT-support, vedligeholdelse og udvikling for 1.115.500 kr.
Dertil kommer direkte afregnede omkostninger for anvendelsen af kommunens telefonsystem og diverse direkte anskaffelser.
- Finanskontoret
Der betales årligt for systemadministration af Linieorganisationssystemet (LOS) mv., brugeradministration, finansopgaver og udbetalingsopgaver mv. for de brugerfinansierede områder i Miljø- og Energiforvaltningen mv. Betalingen for 2015 for disse opgaver er endnu ikke endeligt kalkuleret.
- Løn- og Personalekontoret
Der betales årligt for administration af tjenestemandspensioner samt enkelte afregnings- og refusionsopgaver. Omfanget af disse opgaver er endnu ikke klarlagt, hvorfor betalingen for løsning af disse opgaver heller ikke er kalkuleret på nuværende tidspunkt.
Borgmesterens Forvaltnings betaling for opkrævning af statslige afgifter
Som led i nærværende administrationsaftale opkræver Aalborg Forsyning, Service A/S på vegne af den brugerfinansierede del af Miljø- og Energiforvaltningen – og som overskudskapacitet i forbindelse med Kundeservice’s udsendelse af øvrige regninger – fortsat statslige vand- og spildevandsafgifter hos grundejere med egen boring eller brønd, med eller uden vandmålere.
Aalborg Forsyning, Service A/S sender regning for denne opkrævning til Administration og Service, som viderefakturerer denne til Borgmesterens Forvaltning.
Miljø- og Energiforvaltningens interne fordelingsnøgler
Den interne fordeling af administrationsbidraget mellem de brugerfinansierede områder, Aalborg Forsyning, Gas, Aalborg Forsyning, Varme, Aalborg Forsyning, Renovation, Energicenter Aalborg, Vandsamarbejde Aalborg, Grundvandsbeskyttelse og Vandsamarbejde Aalborg, Åben Land samt pr. 1. januar 2015 Energi og Renovation, vil ske på baggrund af økonomiske fordelingsnøgler baseret på objektive kriterier. Disse principper vil blive fremlagt til Miljø- og Energiudvalgets godkendelse.
Der vil i nærværende administrationsaftale være enkelte ydelser fra Borgmesterens Forvaltning, såsom andel af lønsystem, ydelser fra IT-kontoret samt telefonomstilling, som også anvendes af vandreformselskaberne. I forhold til administrationsydelserne til Miljø- og Energiforvaltningens forsyningsvirksomheder er der her tale om ydelser fra Borgmesterens Forvaltning i meget begrænset omfang og om ydelser, der er vurderet at kunne leveres som overskudskapacitet inden for kommunalfuldmagten.
Betalingen for disse ydelser viderefaktureres fra Administration og Service til Aalborg Forsyning, Service A/S, således at slutbetalingen sker via ydelseskøbsaftalerne mellem Aalborg Forsyning, Service A/S og de kommunale forsyningsvirksomheder og selskaberne.
Der vil således ikke være administrationsaftaler eller lignende direkte mellem Borgmesterens Forvaltning og de i medfør af elreform og vandreform stiftede aktieselskaber, idet kontakten varetages af Miljø- og Energiforvaltningen, Administration og Service.
Forrentning af de brugerfinansierede områders mellemværende med kommunekassen
Der er aftalt følgende principper og forretningsgang for rentetilskrivning pr. 1. januar 2015:
De enkelte forsyningsvirksomheders samt Administrations likvide beholdninger (indestående/træk) er placeret på individuelt identificerbare konti i kommunens pengeinstitut, p.t. Danske Bank.
Miljø- og Energiforvaltningen sørger for:
at Aalborg Forsyning, Service A/S afregner virksomhedernes andel af den fælles regningsudskrivning til den enkelte virksomheds bankkonto med samme valør, som pengene er til disposition for Aalborg Forsyning, Service A/S,
at Aalborg Forsyning, Service A/S afregner Aalborg Kommunes (det skattefinansierede område) andel af den fælles regningsudskrivning til Aalborg Kommunes hovedkonto, med samme valør som pengene er til disposition for Aalborg Forsyning, Service A/S, og
at fordele den fælles rentetilskrivning til de separate konti.
Beregning og tilskrivning af rente:
• Virksomhedernes bankkonti er omfattet af Aalborg Kommunes aftale med Danske Bank, så længe aftalen er gældende.
• Danske Bank foretager månedsvis rentetilskrivning på de separate bankkonti på grundlag af den gældende sats af Nationalbankens Indskudsbevisrente (NIB).
• Indestående forrentes med NIB uden tillæg – p.t. 0,00 % p.a.
• Gæld (negativ indestående) forrentes med NIB + tillæg på 0,40 % – p.t. 0,40 % p.a.
• Banken beregner og tilskriver rente af indestående og eventuelle træk på den enkelte bankkonto.
• Finanskontoret fastsætter kommunens ”interne rente” (rentesats), som residualværdien af kommunes nettorenteafkast af funktion 07.22.05 til og med 07.22.11 samt kurstab og kursgevinster på funktion 07.58.78, det vil sige efter porteføljer, der entydigt tilknyttet kommunens risikoafdækning og deponeringer, er fratrukket.
• Den rentebærende saldo defineres som ”valørsaldoen” på den enkelte bankkonto.
• Finanskontoret beregner rente af indestående pr. bankkonto på grundlag af den interne rente. I beregningen fratrækkes rente af indestående, som Danske Bank har tilskrevet på de enkelte bankkonti.
Afregning af rente i forhold til Miljø- og Energiforvaltningen
Finanskontoret afregner nettorenten til Miljø- og Energiforvaltningen én gang årligt, inden udgangen af januar, det følgende år. Finanskontoret fremsender en renteopgørelse, som viser de enkelte virksomheders andel af rentebeløbet.
Finansiering af Sektor Administrations nettoudgifter
For at overholde energilovgivningen og ”hvile-i-sig-selv”-princippet betaler resultatcentre og øvrige skattefinansierede områder under Miljø- og Energiforvaltningen bidrag for administrative ydelser m.v. fra Administration (fra 2015 fra Administration og Service), herunder medfinansiering af udgifter til rådmand, udvalgsmedlemmer, direktør, elevlønninger, direktionssekretariat, udvalgsbetjening mv.
Rest-nettoudgifterne finansieres som hidtil af de brugerfinansierede områder, Aalborg Forsyning, Gas, Aalborg Forsyning, Varme, Aalborg Forsyning, Renovation, Vandsamarbejde Aalborg, Grundvandsbeskyttelse og Vandsamarbejde Aalborg, Åben Land samt Energicenter Aalborg.
Rent regnskabsmæssigt ”går Administration og Service således i nul” – indtægter fra de brugerfinansierede områder er lig med nettoudgifterne i Sektor Administration.
Disse finansieringsprincipper vil på et senere tidspunkt blive fremlagt til Miljø- og Energiudvalgets godkendelse.
Finansiering af Sektor Administration og øvrige nye sektorer efter 1. januar 2015.
Det kan til orientering oplyses, at der i løbet af efteråret 2014 har været arbejdet med organisationsændringer i Miljø- og Energiforvaltningen, som skal træde i kraft pr. 1. december 2014. I relation til beregning og finansiering af administrationsbidrag sker ændringen pr. 1. januar 2015.
Organisationsændringen indebærer, at den brugerfinansierede Sektor Administration opdeles i to nye brugerfinansierede sektorer/forvaltningsgrene:
• Administration og Service
• Miljø- og Energiplanlægning.
Finansieringen af disse sektorer vil ske efter samme principper, som er beskrevet oven for under Sektor Administration, idet de to sektorer fortsætter som brugerfinansierede områder.
Ledelsesmæssigt slås Aalborg Forsyning, Gas, -Varme og -Renovation samt Energicenter Aalborg sammen til én samlet enhed Aalborg Forsyning, Energi og Renovation. Af hensyn til de forskellige økonomier i driftsvirksomhederne og krav om vandtætte skotter, bibeholdes disse som selvstændige sektorer og bevillingsniveauer. Lederen af den nye forvaltningsgren bliver i relation til økonomi, LOS m.m. placeret i Sektor Energi og Renovation. Denne sektor finansieres af ovennævnte 4 kommunale forsyningsvirksomheder via økonomiske fordelingsnøgler, der også er baseret på objektive kriterier.
De budgetmæssige konsekvenser af ændrede finansieringsmodeller internt i Miljø- og Energiforvaltningen vil blive indarbejdet i en senere budgetrevisionssag, hvor også de nye sektorer og bevillingsniveauer vil blive fremlagt til byrådets godkendelse.
Budgetmæssige konsekvenser
De budgetmæssige konsekvenser for Miljø- og Energiforvaltningen af nærværende ændringer af administrationsaftalen med Borgmesterens Forvaltning vil blive indarbejdet i en senere budgetrevisionssag, når de organisatoriske ændringer er endeligt behandlet og vedtaget i de respektive organer i Miljø- og Energiforvaltningen.
Det bemærkes, at den indbyrdes finansiering mellem de brugerfinansierede områder af administrationsbidraget som udgangspunkt fortsat vil ske på baggrund af objektive fordelingsnøgler baseret på vægtet personaletal, vægtede bruttoudgifter samt vægtede udgifter ekskl. energikøb mv., jfr. byrådets vedtagelse af 13. december 2010 (punkt 2).
Bilag:
Kompensationsbetaling for manglende dækningsafgifter 2014 Specifikation af ydelser fra Borgmesterens Forvaltning.pdf