DIREKTIONSINSTRUKS
DIREKTIONSINSTRUKS
BILAG TIL FORRETNINGSORDEN FOR
BESTYRELSEN I NORDSØENHEDEN
September 2023
1. Generelt om direktionens pligter og forholdet til bestyrelsen
1.1 Bestyrelsen ansætter og afskediger direktionen. Direktionen består af en direktør.
1.2 Direktøren varetager den daglige ledelse af Nordsøenheden og skal herved følge de retningslinjer og anvisninger, som bestyrelsen har givet, herunder denne direktionsin- struks.
1.3 Direktøren er over for bestyrelsen ansvarlig for, at Nordsøenhedens forvaltning af Nord- søenhedens og Nordsøfondens aktiver samt bogføringen sker under iagttagelse af den til enhver tid gældende lovgivnings regler herom, og at formueforvaltningen foregår på en betryggende måde.
1.4 Direktøren er over for bestyrelsen ansvarlig for, at Nordsøenheden ledes i overensstem- melse med den til enhver tid gældende lovgivning, Nordsøenhedens vedtægter, bestyrel- sens forretningsorden, direktørens ansættelseskontrakt, nærværende direktionsinstruks samt i overensstemmelse med de generelle eller specielle pålæg, som bestyrelsen måtte have meddelt direktøren.
1.5 Bestyrelsen træffer beslutning om de overordnede retningslinjer for Nordsøenhedens virksomhed, og direktøren har pligt til ved sin daglige ledelse af Nordsøenheden at søge at realisere de af bestyrelsen trufne overordnede beslutninger vedrørende Nordsøen- heden og Nordsøfonden.
1.6 Direktøren har pligt til straks at meddele bestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der synes at medføre, at de vedtagne overordnede retningslinjer for Nordsøenhedens og Nordsøfondens virksomhed ikke kan gennemføres eller vil blive forsinket.
1.7 Direktøren skal til brug for bestyrelsesmøder forsyne bestyrelsen med det materiale, der er nødvendigt for, at bestyrelsen kan tage stilling til de faste punkter på dagsordenen, jf. forretningsordenen, punkt 2.1.
1.8 Bestyrelsen skal orienteres om ansættelse og afskedigelse af nøglemedarbejdere.
1.9 Direktøren skal forelægge budget og årsrapport for bestyrelsen til godkendelse samt udarbejde økonomirapportering til brug for de ordinære bestyrelsesmøder til belysning af Nordsøenhedens og Nordsøfondens økonomiske status og forventede udvikling.
1.10 Direktøren skal straks give bestyrelsen meddelelse om forhold vedrørende Nordsø- enhedens og Nordsøfondens virksomhed, som er af væsentlig betydning. Dette gælder bl.a. sager, som antages at have væsentlig økonomisk betydning eller have politisk interesse.
1.11 Direktøren er over for bestyrelsen ansvarlig for, at alle fornødne indberetninger til offent- lige myndigheder afgives rettidigt eller foreligger rettidigt til bestyrelsens underskrift i overensstemmelse med de herfor gældende retningslinjer.
1.12 Direktøren har pligt til at give revisorerne alle oplysninger, som revisorerne finder nødven-
dige for sit arbejde og for at sikre det nødvendige grundlag for revisionen.
1.13 Direktøren har bemyndigelse til at indgå for Nordsøenhedens og Nordsøfondens forhold sædvanlige aftaler som led i den daglige drift. For nærmere bestemmelser om direktø- rens bemyndigelse til at indgå aftaler for virksomhedens væsentlige aktivitetsområder henvises til bilag 1 i nærværende instruks. Aftaleindgåelse, der skønnes at falde uden for bemyndigelsen, skal af direktøren i behørig tid forelægges for bestyrelsen med henblik på godkendelse.
1.14 Direktøren kan ikke stille garantier på vegne af hverken Nordsøenheden eller Nordsø- fonden.
1.15 Den daglige ledelse, der varetages af direktøren, omfatter ikke dispositioner, der efter Nordsøenhedens og Nordsøfondens forhold er af væsentlig betydning eller usædvanlig art.
1.16 Dispositioner omfattet af § 1.15 kan direktøren kun foretage efter særlig bemyndigelse fra bestyrelsen, medmindre bestyrelsens beslutning ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for Nordsøenhedens og Nordsøfondens virksomhed. Bestyrelsen skal i så fald snarest muligt underrettes om den trufne disposition.
Direktørens tilstedeværelse på bestyrelsesmøderne, protokolførelse m.v.
1.17 Direktøren har ret og pligt til at være til stede og udtale sig ved ethvert af bestyrelsens møder, medmindre bestyrelsen i de enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse.
1.18 Direktøren drager omsorg for, at forhandlingsprotokollen er til stede, og at revisionsproto- kollen forelægges ved hvert bestyrelsesmøde.
Tavshedspligt
1.19 Direktøren har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad vedkommende erfarer i sin egenskab af direktør, medmindre der er tale om forhold, der af bestyrelsen er bestemt til eller ifølge lovgivningens regler er genstand for umiddelbar offentliggørelse. De anførte forpligtelser gælder også efter direktørhvervets ophør.
Inhabilitet
1.20 Ved sin tiltræden som direktør skal direktøren give oplysning til forhandlingsprotokollen om væsentlige aktiebesiddelser i virksomheder med erhvervsmæssig tilknytning til Nordsøenheden og Nordsøfonden.
1.21 Direktøren er inhabil i forhold til en bestemt sag, hvis
a) vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller tidligere i samme sag har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse,
c) vedkommende deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et sel- skab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald,
d) sagen vedrører klage over eller udøvelse af kontrol- eller tilsynsvirksomhed over- for en anden offentlig myndighed, og vedkommende tidligere hos denne myndig- hed har medvirket ved den afgørelse eller ved gennemførelsen af de foranstalt- ninger, sagen angår, eller
e) der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om ved- kommendes upartiskhed.
1.22 Inhabilitet foreligger dog ikke, hvis der som følge af interessens karakter eller styrke, sagens karakter eller den pågældendes funktioner i forbindelse med sagsbehandlingen ikke kan antages at være fare for, at afgørelsen i sagen vil kunne blive påvirket af uved- kommende hensyn.
1.23 En direktør, der er inhabil i forhold til en sag, må ikke træffe afgørelse, deltage i afgørelsen eller i øvrigt medvirke ved behandlingen af den pågældende sag.
1.24 Hvis direktøren bliver opmærksom på forhold, der kan give anledning til tvivl om, hvorvidt der foreligger inhabilitet, skal direktøren straks informere bestyrelsens formand herom.
2. Virksomhedsmøder
2.1 Direktøren tager initiativ til, at bestyrelsen indkalder til ordinære virksomhedsmøder senest 2 uger og tidligst 4 uger før virksomhedsmødet. Indkaldelsen skal indeholde samtlige forslag, der skal behandles på virksomhedsmødet.
2.2 Direktøren tager initiativ til, at der indkaldes til ekstraordinært virksomhedsmøde, hvis erhvervsministeren, bestyrelsen eller én af revisorerne finder det hensigtsmæssigt med henblik på behandling af et bestemt givent emne.
2.3 Direktøren foranlediger, at dagsordenen og de fuldstændige forslag samt vedtægterne for hhv. Nordsøenheden og Nordsøfonden senest 2 uger før det ordinære virksomheds- mødes afholdelse, er tilgængelige på hjemmesiden.
2.4 Direktøren drager omsorg for, at virksomhedsmødets referat er tilgængeligt på hjemme- siden senest 2 uger efter virksomhedsmødets afholdelse, og at en af bestyrelsens formand bekræftet kopi samtidigt sendes til Erhvervsstyrelsen.
3.1 Direktøren drager omsorg for, at der senest 8 dage forud for afholdelsen af erhvervs- ministerens orienteringsmøde med bestyrelsens formand og direktøren fremsendes en skriftlig redegørelse for Nordsøenhedens udvikling, som danner grundlag for drøftelserne med erhvervsministeren på orienteringsmødet.
4. Indkaldelse til ordinære bestyrelsesmøder
4.1 Direktøren udarbejder forslag til de ordinære bestyrelsesmøders dagsorden. Udkastet godkendes af bestyrelsesformanden.
4.2 Det påhviler direktøren at sørge for, at der tilgår hvert enkelt bestyrelsesmedlem det materiale, som bestyrelsesformanden skønner nødvendigt for at tilvejebringe et forsvarligt beslutningsgrundlag, herunder regnskabsmæssige oplysninger, budgetter og andre væsentlige oplysninger til belysning af Nordsøenhedens og Nordsøfondens udvikling.
5. Indkaldelse til ekstraordinære bestyrelsesmøder
5.1 Et medlem af bestyrelsen, direktøren eller én af revisorerne kan forlange, at bestyrelsen indkaldes. På et sådant forlangende, påhviler det direktøren at tage initiativ til, at besty- relsen indkaldes ekstraordinært.
5.2 Skønner direktøren i øvrigt, at der er behov for et ekstraordinært bestyrelsesmøde, idet førstkommende ordinære bestyrelsesmøde ikke kan afventes, f.eks. hvis der er tale om forhold, der er omfattet af § 1.10, påhviler det direktøren efter aftale med bestyrelsesfor- manden at indkalde bestyrelsen ekstraordinært. Dette er eksempelvis – men ikke ude- lukkende – tilfældet, hvis der skal træffes sådanne beslutninger eller i øvrigt foreligger sådanne omstændigheder, at direktøren rimeligvis må forvente, at bestyrelsen vil nære ønske om at være orienteret om sagen eller gribe ind i denne.
6. Dagsorden på bestyrelsesmøder
6.1 Modtager direktøren ingen anden konkret instruks, drager direktøren omsorg for, at dags- ordenen for hvert ordinært bestyrelsesmøde som minimum omfatter:
1. Godkendelse af seneste bestyrelsesreferat
2. Fremlæggelse af revisionsprotokoller
3. Orientering fra bestyrelsesformanden
4. Orientering fra direktionen
5. Økonomisk rapportering
6. Eventuelt
7. Supplerende periodevise dagsordenspunkter ud over de i
§ 6 anførte
7.1 Ud over de i § 6 anførte dagsordenspunkter skal direktøren drage omsorg for, at de nedenfor nævnte punkter behandles på ordinære bestyrelsesmøder mindst én gang årligt:
• Gennemgang og godkendelse af udkast til årsrapporter.
• Gennemgang og stillingtagen til (i) forsikringspolitik, (ii) risikoprofil for Nordsøen-
heden og Nordsøfonden samt (iii) Nordsøenhedens organisation.
• Drøftelse af udviklingen af Nordsøenheden, herunder den overordnede strategi og forretningsplan.
• Godkendelse af budgetter for det kommende regnskabsår.
• Selvevaluering af bestyrelsens arbejde samt gennemgang og eventuelt justering af forretningsorden og direktionsinstruks.
7.2 Hvert år og senest i december før påbegyndelsen af det følgende regnskabsår drager direktøren omsorg for, at bestyrelsen forud for et ordinært bestyrelsesmøde modtager et af direktøren udarbejdet udkast til budget for hhv. Nordsøenheden og Nordsøfonden for det følgende regnskabsår.
Budgetterne skal indeholde resultatbudget samt balancebudget og likviditetsbudget for Nordsøfonden. Resultatbudgetterne skal være ledsaget af et skøn for de efterfølgende to regnskabsår.
7.3 Direktøren drager omsorg for, at udkast til årsrapporter udarbejdes så betids, at de er færdigbearbejdet til forelæggelse for bestyrelsen på et bestyrelsesmøde, således at de reviderede og påtegnede og af bestyrelsen godkendte årsrapporter kan forelægges for erhvervsministeren på virksomhedsmødet.
8. Ikrafttræden
Denne direktionsinstruks, der er udarbejdet af bestyrelsen bl.a. til opfyldelse af Nordsøenhedens vedtægter samt bestyrelsens forretningsorden, skal være gældende og i kraft, indtil bestyrelsen træffer beslutning om andet.
I bestyrelsen:
• Bestyrelsesformand Xxxxxx Xxxxxxx
• Næstformand Xxxxxxx Xxxxxxx
• Bestyrelsesmedlem Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
• Bestyrelsesmedlem Xxxxxx Xxx Xxxxxxxxxx
• Bestyrelsesmedlem Xxxx Xxxxxxxx
• Bestyrelsesmedlem Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxxxx Som direktør:
• Direktør Xxxxxxxx Xxxxxxxx
Bilag 1 til Direktionsinstruks
Direktørens bemyndigelse for så vidt angår Nordsøenheden
Direktøren har bemyndigelse til at indgå for Nordsøenhedens forhold sædvanlige aftaler, idet der gælder en generel informationspligt for al væsentlig aftaleindgåelse, jf. direktionsinstruksens
§ 1.13.
1. Direktøren kan disponere inden for det årsbudget for Nordsøenheden, der er godkendt af bestyrelsen. Direktøren må således ikke forpligte Nordsøenheden til aftaler, der beløbs- eller tidsmæssigt rækker ud over det af bestyrelsen godkendte årsbudget for Nordsøenheden, medmindre bestyrelsen har givet sit udtrykkelige samtykke hertil.
2. Direktøren kan efter bestyrelsens forudgående godkendelse indgå finanslovsaftaler med Erhvervsministeriet og Finansministeriet, herunder aftaler om dækning af Nordsø- enhedens udgifter før disse forelægges for Finansudvalget.
3. Flytning af Nordsøenhedens kontor til anden adresse forudsætter bestyrelsens forud- gående godkendelse.
4. Ansættelse af medarbejdere til en løn, der er højere end direktørens, forudsætter bestyrelsens forudgående godkendelse.
Direktørens bemyndigelse for så vidt angår Nordsøfonden
Direktøren har bemyndigelse til at indgå for Nordsøfondens forhold sædvanlige aftaler, idet der gælder en generel informationspligt for al væsentlig aftaleindgåelse, jf. direktionsinstruksens
§ 1.13.
Følgende fordrer bestyrelsens forudgående godkendelse:
• Indgåelse af salgsaftaler vedrørende olie, gas og CO2-lagring
• Indgåelse af Tie-In aftaler, både som aftager og leverandør
• Beslutning om deltagelse i mindretalsaktiviteter (Sole Risk), når fondens andel udgør mere end kr. 50 millioner. Liste over godkendte beslutninger, der falder under
kr. 50 millioner, fremlægges på efterfølgende bestyrelsesmøde
• Porteføljejusteringer
• Oprettelse af datterselskaber og erhvervelse af ejerandele i andre virksomheder
• Anlæggelse af retssager, voldgift og indgåelse af forlig
Et aktivitetsbudget forelægges samlet for bestyrelsen én gang om året inden udarbejdelsen af Nordsøfondens samlede budget. Bestyrelsens godkendelse af aktivitetsbudgettet er samtidig bemyndigelse til direktøren til at sanktionere disse aktiviteter. Herudover har direktøren bemyn- digelse til at godkende følgende:
• Vurderings- og udbygningsaktiviteter (CAPEX), såfremt disse individuelt ikke overstiger kr. 500 millioner (100 % Joint Venture basis). Beløbet omfatter den samlede investering over tid
• Budget for driftsomkostninger (OPEX) samt nedlukningsomkostninger (ABEX), såfremt disse ikke overstiger kr. 500 millioner (100 % Joint Venture basis) pr. licens ud over godkendt aktivi- tetsbudget
• Omkostninger relateret til efterforsknings-, vurderings- og udbygningsaktiviteter, hvor pro- jekterne endnu ikke er godkendt af bestyrelsen, når fondens andel af sådanne godkendelser inden for et kvartal ikke samlet overstiger kr. 150 millioner
• Godkendelse af budgetoverskridelse pr. licens på op til 20 % i forhold til oprindeligt godkend- te driftsomkostninger (OPEX) eller nedlukningsomkostninger (ABEX)