KRAVSPECIFIKATION Udbud
Københavns Kommune
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Administrationscentret
KRAVSPECIFIKATION
Udbud
af
Rammeaftale vedrørende Offentlige bisættelser og begravelser
Indhold
3.1.1. Besvarelse af Krav nr. I Kister vedrørende beskrivelse 6
3.1.2. Besvarelse af Krav nr. I Kister vedrørende pris 7
3.2.1. Besvarelse af Krav nr. II Urner vedrørende beskrivelse 7
3.2.2. Besvarelse af Krav nr. II Urner vedrørende pris 7
3.3.1. Besvarelse af Krav nr. III Ligbeklædning vedrørende pris 8
3.4.1. Besvarelse af Krav nr. IV Kistedekoration vedrørende beskrivelse 8
3.4.2. Besvarelse af Krav nr. IV Kistedekoration vedrørende pris 8
Krav nr. V Transport med rustvogn 8
3.5.1. Besvarelse af Krav nr. V Transport med rustvogn vedrørende pris 8
Krav nr. VI Bedemandsydelser 9
3.6.1. Besvarelse af Krav nr. VI Bedemandsydelser vedrørende enhedspris for alle administrative ydelser 9
3.6.2. Besvarelse af Krav nr. VI Bedemandsydelser vedrørende enhedspris for alle praktiske ydelser 9
1. Indledning
I denne kravspecifikation beskrives de krav, som ordregiver har til tilbudsgivers opfyldelse af kontrakten (rammeaftalen).
De dele af kravene, der bedes besvaret af tilbudsgiver, er særligt markeret. Tilbudsgivers besvarelse af disse vil indgå ved ordregivers evaluering af tilbud som angivet i Udbudsbetingelserne.
2. Den udbudte kontrakt
Efter begravelsesloven skal lig enten brændes eller begraves1. Nedsættelse af aske efter ligbrænding og begravelser skal ske på folkekirkens kirkegårde, eller andre godkendte begravelsespladser. Ligbrænding skal foregå på et godkendt krematorium.
Hvis ikke afdødes nærmeste, den person eller institution, der har draget omsorg for afdøde, eller andre anmoder om foretagelse af ligbrænding eller begravelse, påhviler det den kommune, hvor afdøde var hjemmehørende, at anmode begravelsesmyndigheden herom, jf. begravelseslovens § 5, stk.2.
Den udbudte kontrakt omfatter udførelse og levering af de ydelser og vareartikler, der er nødvendige ved gennemførelsen af en ordentlig og sømmelig bisættelse (ligbrænding) eller begravelse af afdøde borgere i Københavns Kommune, hvor den afdøde ikke efterlader sig pårørende, der kan eller vil påtage sig at forestå bisættelsen eller begravelsen. I kontrakten indgår tillige bisættelser og begravelser, som foretages efter anmodning fra en af Københavns Kommunes institutioner eller en selvejende institution med driftsoverenskomst med Københavns Kommune. En sådan bisættelse eller begravelse betegnes herefter hhv. "offentlig bisættelse", idet det bemærkes, at bisættelse betegner den begravelsesform, hvor afdøde brændes og ”offentlig begravelse”, hvor afdøde jordfæstes.
Kontrakten omfatter således dels levering af kister, urner (kun ved bisættelser), kistedekorationer og ligbeklædning, dels transport af afdøde i rustvogn, dels udførelse af bedemandsopgaver ved offentlige bisættelser og begravelser, jf. specifikationen i pkt. 2.1. nedenfor.
Selve begravelseshandlingen ved offentlige bisættelser og begravelser (den kirkelige højtidelighed, begravelse på kirkegård eller ligbrænding og nedsættelse af urne) forestås af den pågældende sognepræst, henholdsvis af Center for Kirkegårde og indgår således ikke i kontrakten. Som bilag 1 er vedlagt Vedtægt for Københavns begravelsesvæsen.
Forløbet ved offentlige bisættelser og begravelser efter den udbudte kontrakt og derved hovedelementer i kontrakthavers ydelser kan beskrives således:
1Jf. lov nr. 586 af 19. juni 2008 om begravelse og ligbrænding med de ændringer, der følger af § 1 i lov nr.539 af 26.maj 2010.
Københavns Kommunes Sundheds- og Omsorgsforvaltning vil efter et dødsfald, hvor afdøde skal bisættes eller begraves ved en offentlig bisættelse eller begravelse, telefonisk orientere kontrakthaver om dødsfaldet, og om at kontrakthaver skal forestå bisættelsen eller begravelsen. Det bemærkes i den forbindelse, at efterlysningen af pårørende foretages af Sundheds- og Omsorgsforvaltningen eller af det hospital, hvor dødsfaldet er indtruffet.
Kontaktes kontrakthaver af borgere eller pårørende vedrørende offentlige bisættelser eller begravelser, henviser kontrakthaver til Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, med henblik på information og rådgivning.
Blanketsættet "Dødsanmeldelse og anmodning om begravelse/ligbrænding" udfyldes og printes af Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, der giver to eksemplarer til kontrakthaver. Kontrakthaver videregiver et eksemplar til præsten sammen med dødsattesten og et eksemplar til anmelder. Så vidt muligt skal der vedlægges afdødes fødselsattest, dåbs - eller navneattest, eventuel vielsesattest og – efter omstændighederne – navnebevis, adoptionsbevilling, skilsmisse- og separationsbevilling, testamente med angivelse af ønske om begravelsesform, sidste vilje eller bevis for medlemskab af ligbrændingsforening2. Sådanne dokumenter vil ofte være vedlagt ved Sundheds- og Omsorgsforvaltningens dødsanmeldelse, men hvis dette ikke er tilfældet, skal kontrakthaver søge disse dokumenter fremskaffet3 i egne registre. Sundheds- og Omsorgsforvaltningen udfylder yderligere to eksemplarer af blanketsættet til henholdsvis Skifteretten og Begravelsesmyndigheden.
Kirkekontoret (begravelsesmyndigheden) afgør herefter ud fra det foreliggende, om anmodningen om bisættelse eller begravelse kan tages til følge. I det omfang kirkekontoret anmoder om supplerende oplysninger eller materiale til brug for sin afgørelse, skal kontrakthaver sørge for fremskaffelse heraf.
Når anmodningen om bisættelse eller begravelse er taget til følge, udleverer kirkekontoret en påtegnet genpart af anmodningen til kontrakthaver til brug for dennes henvendelse til kirkegårdskontoret eller krematoriet og – hvis der skal medvirke en præst – en yderligere påtegnet genpart til brug for denne4.
Kontrakthaver skal herefter sørge for at træffe aftale med det relevante kirkegårdskontor eller krematorium samt med den pågældende præst om bisættelsen eller begravelsen og derved aflevere de påtegnede genparter.
Efter at have modtaget meddelelse om et dødsfald skal kontrakthaver sørge for, at afdøde iføres ligklæder og lægges i kiste, og at kisten afhentes på dødsstedet, som kan være et plejehjem, et hospital eller eget hjem. I andre tilfælde afhentes afdøde på retsmedicinsk institut. Såfremt der ikke er mulighed for opbevaring af afdøde på dødsstedet indtil tidspunktet for bisættelsen/begravelsen (som
2 Jf. cirkulære nr. 220 af 1. december 1975 om begravelse og ligbrænding.
3 Er der tale om et uventet dødsfald i eget hjem, hvor afdødes bopæl plomberes af politiet, kan disse dokumenter dog typisk ikke fremskaffes, hvilket kontrakthaver meddeler kirkekontoret ved fremsendelsen af dødsanmeldelsen.
4 Kirkekontoret sørger for fremsendelse af en genpart af dødsanmeldelsen til Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, skifteretten og Folkeregistret.
tilfældet typisk er ved dødsfald i eget hjem, og på kommunale institutioner), skal kontrakthaver sørge for, at afdøde opbevares andetsteds.
Forud for begravelseshandlingen skal kontrakthaver sørge for at lukke og udsmykke kisten samt transportere denne til den kirke eller det kapel, hvor højtideligheden vil foregå. Efter højtideligheden skal kontrakthaver sørge for transport af kisten til kirkegården eller krematoriet. Ved bisættelser vil Center for Kirkegårde som udgangspunkt sørge for, at den udleverede urne transporteres til og nedsættes på kirkegården. I særlige tilfælde, hvor urnen skal nedsættes på en kirkegård uden for Københavns Kommune, vil Sundheds- og Omsorgsforvaltningen dog rekvirere kontrakthaver til at sørge for transport af urnen til kirkegården. Vederlaget afregnes efter de tilbudte enhedspriser vedrørende transport, jf. pkt. 2.2. nedenfor.
Kontrakthaver skal afregne og udlægge betalingen for krematoriets og/eller kirkegårdens ydelser ved en bisættelse eller begravelse.
3. Kontraktydelserne
Generelt gælder det, at kontrakthavers leverancer og ydelser efter kontrakten skal have en sådan standard og udføres på en sådan måde, som er nødvendig for en ordentlig og sømmelig bisættelse hhv. begravelse.
Alle bisættelser og begravelser, som kontrakthaver forestår i henhold til kontrakten, skal udføres med de ydelser og vareartikler, som er beskrevet nedenfor (dog ikke med urne ved en begravelse), og som der er tilbudt enhedspriser for.
I helt særlige tilfælde, hvor der fra afdødes eller andres side foreligger ønske til bisættelsens eller begravelsens udførelse, som adskiller sig herfra, kan der blive tale om fravigelser. I givet fald vil ordregiver give kontrakthaver særskilt meddelelse herom. Kontrakthaver er ikke i øvrigt berettiget til at imødekomme særlige ønsker til begravelsens eller bisættelsens udførelse.
De vareartikler og tjenesteydelser, der skal leveres i henhold til kontrakten, samt de oplysninger og det materiale, der ønskes fremsendt til beskrivelse af de vareartikler, som tilbudsgiver vil kunne levere, er:
Kister anvendes ved både bisættelser og begravelser og skal i begge tilfælde være hvidmalede.
Kisten skal i hvert enkelt tilfælde have en passende størrelse i forhold til afdødes længde og vægt5. Der skal således leveres kister af varierende størrelse til børn og voksne, herunder kister til dødfødte børn fra og med 28. svangerskabsuge og opefter, inden for den tilbudte enhedspris, der skal være den samme uanset kistens størrelse. I undtagelsestilfælde, hvor der grundet afdødes vægt og størrelse ikke kan anvendes en standardkiste, og det derfor er nødvendigt at specialbygge en kiste, kan der dog efter skriftlig aftale med ordregiver ydes et rimeligt tillæg til enhedsprisen ud fra mermateriale- og mertidsforbruget ved kisteproduktionen.
Endvidere gælder det generelt, at kister til bisættelse, hhv. begravelse skal være egnede til deres formål.
Kister, der anvendes til begravelse, skal herudover opfylde følgende krav:
Kisten skal være egnet til begravelse og skal bl.a. kunne modstå jordtrykket på kisten ved nedgravningen af denne. Kisten skal endvidere være udført i et nedbrydeligt materiale, som ikke medfører en belastning af miljøet ved nedgravning i jorden eller ved nedbrydningen heri.
Kister, der anvendes til bisættelse skal opfylde kravene i Kistedeklarationen for kister egnet til brænding, udarbejdet af Danske Krematoriers Landsforening (DKL) i samarbejde med kisteproducenterne og disses brancheorganisationer. Kistedeklarationen er vedlagt udbudsbetingelserne som bilag 2.
Kistefabrikanten/importøren skal være dokumenteret godkendt af DKL jf. Kistedeklarationen af 1.august 2001, revideret maj 2011.
Da kravene til kister til bisættelse, hhv. begravelse ikke er de samme, kan tilbudsgiver vælge at give tilbud på 2 forskellige kistetyper eller på én kistetype, der tilbydes anvendt til både bisættelse og begravelse (universalkiste). Under alle omstændigheder skal de kister, som tilbudsgiveren tilbyder at levere til bisættelser, hhv. begravelser, respektivt opfylde kravene anført ovenfor.
3.1.1. Besvarelse af Krav nr. I Kister vedrørende beskrivelse
Tilbudsgiver skal med tilbuddet fremsende en beskrivelse af de(n) kiste(r), der vil kunne leveres til bisættelse, hhv. begravelser (brænding) med angivelse af bl.a. hvilke materialer kisten/kisterne er lavet af (herunder med henblik på ordregivers sikring af, at alle materialer overholder ovenstående krav), en redegørelse for overholdelsen af de fastsatte miljøkrav, en konkret beskrivelse af kistens/kisternes konstruktion, udformning, udsmykning og (vedrørende kisten til bisættelse) størrelse samt et fotografi af kisten/kisterne.
5Det kan i den forbindelse oplyses, at i lyset af en forøgelse af den danske befolknings gennemsnitshøjde har Danske Bedemænd i samarbejde med bl.a. Kirkeministeriet og Forbundet af Kirke- og Kirkegårdsansatte anbefalet, at kister til voksne er 210 cm lange og 70 cm brede (inkl. håndtag). I forhold til dette udbud er det dog m.h.t. kister til begravelse alene et krav, at de leverede kister har en passende størrelse i forhold til afdøde, og at bedemanden i øvrigt sørger for, at kirkegården er orienteret om den konkrete kistestørrelse med henblik på gravetableringen på kirkegården. M.h.t. kister til bisættelser henvises dog til maksimumsmålene i Kistedeklarationen, som er vedlagt udbudsbetingelserne som bilag 2.
3.1.2. Besvarelse af Krav nr. I Kister vedrørende pris
De(n) tilbudte enhedspris(er) for de(n) beskrevne kiste(r) til bisættelse, hhv. begravelse skal anføres i rubrik 1a – 1c i det tilbudsskema, som er vedlagt udbudsbetingelserne som bilag 3.
En urne anvendes til anbringelse af den aske, som fremkommer ved brænding af afdøde, og skal således kun leveres ved bisættelser.
Ved bisættelser vil det være udgangspunktet, at urnen nedsættes i ukendt askefællesgrav, medmindre der fra afdødes eller andres side foreligger andre ønsker jf. udbudsbetingelsernes pkt. 2.3.
Ved nedsættelse i ukendt askefællesgrav anvendes i dag en træurne, som leveres af Center for Kirkegårde, og som er indeholdt i betalingen til Center for Kirkegårde. Kontrakthaver skal således ikke levere en urne i disse tilfælde, medmindre ordregiver særskilt rekvirerer dette, herunder på baggrund af testamentariske ønsker el. lign.
Ved langt de fleste bisættelser vil kontrakthaver i henhold til ovenstående således ikke skulle levere en urne.
Det skønnes uden forbindende, at kontrakthaver vil skulle levere en anden urne end den af Center for Kirkegårde leverede ved ca. 5% af bisættelserne.
Den urne, der i givet fald skal leveres af kontrakthaver, skal være en krukke med låg, skal være tæt og kunne rumme 4 liter samt skal være fremstillet af jern, træ, bark, keramik eller andet materiale, der sædvanligvis anvendes til fremstilling af urner. Urnen må ikke være fremstillet af materialer, der medfører en belastning af miljøet ved nedgravning i jorden eller ved nedbrydningen heri.
3.2.1. Besvarelse af Krav nr. II Urner vedrørende beskrivelse
Tilbudsgiver skal med tilbuddet fremsende en beskrivelse af den urne, som vil kunne leveres, med angivelse af bl.a. ydre mål, rummål og det materiale, som urnen er fremstillet af samt et fotografi af urnen.
3.2.2. Besvarelse af Krav nr. II Urner vedrørende pris
Den tilbudte enhedspris for den beskrevne urne skal anføres i tilbudsskemaets rubrik 2.
Hvis Center for Kirkegårdes praksis på et tidspunkt ændres, således at træ urner ikke længere leveres ved nedsættelse i askefællesgrav, skal kontrakthaver levere urner til samtlige bisættelser til den enhedspris, der tilbydes ved dette udbud.
Afdøde skal ved både begravelse og bisættelse være iført ligbeklædning, der skal være en lang skjorte (eller lign.) med lange ærmer. Ligbeklædningen skal være udført i cellstof eller bomuld.
3.3.1. Besvarelse af Krav nr. III Ligbeklædning vedrørende pris
Den tilbudte enhedspris for ligbeklædning skal anføres i tilbudsskemaets rubrik
Både ved bisættelse og ved begravelse skal kisten være udsmykket med en blomsterdekoration. Denne dekoration skal som minimum indeholde 30 stk. blomster, der er arrangeret som en kistedekoration. Dette gør sig gældende for alle kister, uanset afdødes medlemskab af folkekirken.
3.4.1. Besvarelse af Krav nr. IV Kistedekoration vedrørende beskrivelse
Tilbudsgiver skal med tilbuddet fremsende et fotografi af et eksempel på en kisteblomsterdekoration, der opfylder ovennævnte krav, og som svarer til den kistedekoration, som vil kunne leveres.
3.4.2. Besvarelse af Krav nr. IV Kistedekoration vedrørende pris
Den tilbudte enhedspris for kistedekorationen skal anføres i tilbudsskemaets rubrik 4.
Krav nr. V Transport med rustvogn
Kontrakthaver skal forestå transporten af afdøde i kiste ved afhentning på dødsstedet, i forbindelse med eventuel transport til opbevaringssted, i forbindelse med højtidelighed i kirken eller kapel og derfra til kirkegård eller krematorium. Transporten skal foregå i rustvogn. M.h.t. transport af urnen ved bisættelser henvises til det anførte under pkt. 1.2. ovenfor.
3.5.1. Besvarelse af Krav nr. V Transport med rustvogn vedrørende pris
Der skal ved tilbuddet i tilbudsskemaets rubrik 5a – 5d gives tilbud i form af enhedspriser for transporten med rustvogn i op til 8 kilometer (rubrik 5a), mellem 8 og 14 kilometer (rubrik 5b), mellem 15 og 20 kilometer (rubrik 5c) og over 20 kilometer (rubrik 5d), idet de tilbudte enhedspriser skal fastsættes ud fra disse intervaller og ikke som en pris pr. kørt kilometer. Den udførte transport i rustvogn ved den enkelte begravelse eller bisættelse opgøres samlet i forhold til de tilbudte enhedspriser, uanset om transporten er udført i flere etaper og/eller over flere dage.
I stedet for tilbud på enhedspriser ud fra de ovenfor nævnte kørselsintervaller kan tilbudsgiver afgive tilbud på en fast enhedspris, der dækker al transport med rustvogn uanset afstande og afbrydelser, som foretages ved en bisættelse eller en begravelse. I så fald skal alene tilbudsskemaet rubrik 5e udfyldes.
Ordregiver skal til Krav nr. V Transport med rustvogn gøre opmærksom på følgende forhold:
Det kan oplyses, at efter ordregivers skøn ud fra de seneste år vil der kun i ganske få tilfælde blive tale om, at den samlede transport overstiger 8 kilometer ved en enkelt begravelse/bisættelse.
Ved beregning af priser bør tilbudsgiver være opmærksom på, at der i kontrakten stilles krav om overholdelse af Københavns Kommunes miljøkrav i forbindelse med transport samt om overholdelse af Tomgangsregulativet:
Krav til køretøjer:
Leverandørens anvendte materiel skal i hele den kommende aftaleperiode være i sikkerhedsmæssig forsvarlig stand, indretning, færdselssikkerhed mv. og opfylde de til enhver tid gældende EU-direktiver, dansk lovgivning og myndighedskrav, og som minimum leve op til sædvanlig standard i branchen.
Køretøjerne skal som minimum overholde Euro-norm 4. Mens nye køretøjer skal overholde gældende krav p.t. Euro-norm 5 jf. xxxx://xxx.xxxxxxxxxxxxxxx.xx/XX/Xxxxx-Xxxxxxxxx/Xxxxxxxxxxxxxx-xxx- biler/EURO-norm-5.aspx.
Miljø:
Leverandøren skal ved udførelsen af rammeaftalen leve op til ordregivers generelle ufravigelige krav vedr. den generelle miljøbelastning.
Tomgangsregulativet:
Leverandøren skal overholde Københavns Kommunes Borgerrepræsentations beslutning af 15. marts 1990 om tomgang. Det er derfor et ufravigeligt krav, at et holdende motorkøretøj ikke må være i gang længere end højst nødvendigt og højst 1 minut, medmindre man befinder sig i trafikkø. For mere information se: xxxx://xxx.xx.xx/Xxxxxx/Xxxxxx/XxxxXxXxxxx/XxxxXXxxxxxxxxx/Xxxxxxx.xxxx
Kontrakthaver skal i henhold til kontrakten udføre alle administrative og praktiske ydelser, som er nødvendige og sædvanlige ved udførelsen af en bisættelse.
Den tilbudte enhedspris for alle administrative ydelser, som kontrakthaver skal udføre i forbindelse med en offentlig bisættelse eller begravelse, skal anføres i tilbudsskemaets rubrik 6.
De administrative ydelser omfatter bl.a. eventuel rekvisition af personlige attester vedrørende afdøde, foretagelse af anmeldelse til begravelsesmyndighed, foreståelse af kontakt til og aftaleindgåelse med kirke, begravelsesvæsen, krematorium og kirkegård og herved betaling og administration af udlæg for rekvirerede ydelser hos disse.
3.6.2. Besvarelse af Krav nr. VI Bedemandsydelser vedrørende enhedspris for alle praktiske ydelser
Den tilbudte enhedspris for alle praktiske ydelser, som kontrakthaver skal udføre i forbindelse med en offentlig bisættelse eller begravelse, skal anføres i tilbudsskemaets rubrik 7.
De praktiske ydelser omfatter bl.a. iklædning af afdøde med ligbeklædning, ilægningen af afdøde i kisten, lukning og udsmykning af kisten samt nødvendig manuel transport af afdøde, herunder ved afhentning på døxxxxxxxx0, i forbindelse med transport til opbevaring, i forbindelse med højtideligheden i kirke eller kapel, eventuel opbevaring samt transport af kisten til krematorium eller kirkegård7.
6 Afhentning af afdøde skal altid ske med mindst 2 medarbejdere fra kontrakthaver, da der ikke kan påregnes hjælp fra plejehjem, hospital, andre institutioner samt private hjem.
7 Antallet af medarbejdere fra kontrakthaver, som er nødvendigt ved manuel transport af kisten i forbindelse med kirkeceremonien og transport til kapel eller kirkegård, afhænger af de konkrete forhold, herunder kistens og afdødes vægt, afstande m.v., men skal altid være tilstrækkeligt.