Forretningsbetingeler for Copenhagen Historic Grand Prix 2022
Forretningsbetingeler for Copenhagen Historic Grand Prix 2022
1. Aftalens gyldighed
A. Nærværende forretningsbetingelser er del af alle indgåede arrangementsaftaler / ordrebekræftelser. Alle indgåede aftaler er kun gyldige mellem parterne, såfremt aftalerne, med henvisning til nærværende forretningsbetingelser, er udarbejdet skriftligt og underskrevet af begge parter.
2. Udstillingsområde
A. Adgang til udstillerarealet og opstilling af telte kan tidligst påbegyndes torsdag den
4. august 2022 kl. 08.00, og skal være afsluttet senest fredag den 5. august 2021 kl. 17.00.
B. Nedtagning af telte og udstilling må tidligst påbegyndes 30 min. efter sidste løb er flaget af søndag den 7. august 2022. Nedtagning og rydningen af udstillerområdet skal være afsluttet senest mandag den 8. august 2022 kl. 12.00, hvis ikke andet er aftalt skriftligt.
C. Arealerne skal afleveres i rengjort stand, herunder bortskaffelse af affald af enhver art, og udstiller skal overholde kravene fra Københavns Kommune og andre myndigheder.
D. Alle udstillere/leverandører skal selv sørge for sortering og bortskaffelse af affald.
E. Hvis 2C og/eller 2D ikke er efterlevet vil CHGP beregne et Rengøringsgebyr á kr. 1.500,- pr. 50 m2 udstillerareal (dog min. kr. 3.000,-). Et mindre servicegebyr kan evt. aftales forud – og skal i så fald fremgå af udstillerkontrakten.
F. Det er udstillerens ansvar, hvis der konstateres skader på områdets flora, dvs. græs og træer samt veje og kantstene mm. Hvis udstiller/leverandør har indsigelser til områdets stand ved ankomst, skal det meldes til CHGP senest 60 min, efter ankomst. Efterlader udstiller/leverandør området i strid med det beskrevne, sker reetablering og bortskaffelse af affald for udstiller/leverandørs regning.
G. Alle køretøjer der skal ind på udstillingsområdet mm. skal være forsynet med en tydelig indkørselstilladelse i foruden, som skal være udfyldt med mindst navn og telefonnummer.
H. Ved ankomst til udstillerområdet skal dette meldes til ankomstservice ved indgang VEST, hvor vores medarbejdere i ankomstservice vil assistere med anvisningen af det bestilte område.
I. Medmindre andet er skriftligt aftalt er der ikke adgang til strøm. Bestilling af strøm skal ske i forbindelse med indgåelsen af arrangementsaftalen eller senest mandag den 1. august 2022. Bestilles der strøm derefter tilkommer der en ekstra afgift på
1.000 kr. pr. bestilling, med forbehold for ledig kapacitet.
J. Udstillere skal selv medbringe forlængerledninger, idet adgang til strøm ikke nødvendigvis findes umiddelbart ved udstillerens område, men i en afstand på op mod 50 meter.
K. Udstillingsområdet er bevogtet fra torsdag den 4. august 2022 kl. 22.00 til mandag den 9. august 2022 kl. 09.00. CHGP kan dog ikke gøres ansvarlig for evt. skader eller tyveri af udstillers materiel, udstillingsområde eller på området i øvrigt. Derfor anbefales, at udstilleren selvstændigt er forsikret mod nærværende situationer.
L. Der må ikke spilles højt musik i tidsrummet 22:00 – 09:00. Anvisninger fra CHGP’s
personale skal altid efterkommes.
M. Alle udstillere og leverandører mm. skal bære synligt adgangsarmbånd mellem fredag den 5. august 2022 kl. 17.00 til og med søndag den 8. august 2022 kl. 20.00.
N. Personer uden adgangsarmbånd på udstillingsområdet, og området generelt, vil blive bortvist.
O. Teampåklædning mm. er ikke adgangsgivende ved indgangene eller på området jf. pkt. M.
P. Såfremt der er bestilt telt gennem CHGP, sørger CHGP for opstilling af dette jf. arrangementsaftalen.
Q. Der må ikke opstilles egne telte uden forudgående skriftlig aftale med CHGP. Telte skal endvidere godkendes jf. CHGP’s kommunale godkendelse. Er der truffet aftale om opstilling af egne telte tilkommer der et servicegebyr på 1.500 kr. for telte under 36m2 og 2.500 kr. for telte derover.
R. Borde og stole mm. der er bestilt til udstillingsområdet / telt leveres samlet til udstillerens område. Det er udstillerens ansvar selv at opstille inventar.
S. Udstilleren er forpligtet til at holde en afstand på 2,5 meter (Brandsikkerhed) for telte, biler eller andet til naboudstillerne.
3. Drikkevarer, servicering og forplejning
A. Udstillere mm. forpligter sig til at bestille drikkevarer, forplejning og servicering hos den af CHGP anviste leverandør.
B. Udstillere mm., der ønsker frit at kontrahere i forhold til egen catering, skal forud aftale og betale en cateringafgift som angivet i arrangementsaftalen.
C. Engangsglas, -bestik og -tallerkener mv af plast er ikke tilladt, jf. Københavns Kommunes regler.
D. Drikkevarer og genbrugskrus skal under alle omstændigheder indkøbes hos CHGP.
E. Genbrugskrus tages retur til fuld pris i ubrudte kolli, og til kr. 2,00 (ex. moms) for brudte kolli.
F. Udstillere vil blive kontaktet af CHGP’s drikkevareservice primo juli måned for bestilling og aftale af tidspunkt for levering af drikkevarer. Det er muligt at supplere bestillingerne i løbsweekenden, men vi henstiller til at bestille for begge løbsdage ved den første bestilling.
G. Alle priser er excl. pant og moms.
H. Hvis intet andet er skriftlig aftalt, er der ikke adgang til strøm.
I. Ubrudte fustager refunderes. Sodavand refunderes pr. hele fyldte kasse. Mixede kasser sodavand refunderes ikke.
J. Brudte fustager afregnes som tomme.
K. Pant refunderes efter løbsweekenden. Pant refunderes pr. hele fyldte sodavandskasse.
L. Udstillere får en fast kontaktperson i CHGP’s drikkevareservice under hele eventet.
4. Xxxxxxxx
A. Madboder mm. fjerner selv affald, og sortering skal ske iht. Københavns Kommunes retningslinjer. Manglende overholdelse medfører, at CHGP oprydder for udstillers/leverandørs regning.
B. Xxxxxxxx stiller selv med nødvendigt udstyr inkl. personale og afholder selv udgiften i denne forbindelse.
C. Engangsglas, -bestik og -tallerkener mv af plast er ikke tilladt, jf. Københavns Kommunes regler.
D. CHGP anbefaler at tilbyde venlig og imødekommende betjening, og kvalitet og pris skal afstemmes så publikum får ”value for money”.
E. Madboder skal som minimum kunne modtage betaling med kort og kontanter.
F. Madboder skal tydeligt skilte med priserne og ”smiley-ordningen”.
G. Der er ikke adgang til rindende vand, og eventuelle myndighedskrav om rindende vand påhviler madboderne selv at indhente.
H. Madboderne kan leje 1.000 liter vandtanke efter aftale og afregning, hvis det ønskes.
I. Hvis intet andet er skriftlig aftalt, er der ikke adgang til strøm. Det er som udgangspunkt ikke tilladt at anvende egen generator.
J. Omsætningen i madboderne tilfalder samarbejdspartneren af madboden/-boderne.
K. Madboder skal overholde alle love og regler i forhold til Københavns Kommune, fødevarestyrelsen, politiet og tilsvarende.
L. Madboder skal kunne fremvise eventuelle nødvendige tilladelser overfor CHGP ved foranledning – i modsat fald kan CHGP bortvise madboden straks.
M. En aftale om en madbod giver ikke eksklusiv ret til at sælge mad på udstillingsområdet mm.
N. Der må under ingen omstændigheder sælges eller uddeles drikkevarer fra madboden/-boderne.
5. Eksponering / Reklamer
A. Ved køb af bannerreklamer mm. er den aftalte pris excl. produktionsomkostninger til selve bannerne.
B. Banner mm. skal leveres hos Banebyggerlejren senest mandag den 1. august 2022 kl. 12.00 for at kunne blive opsat.
C. Ønskes bannere retur skal dette aftales med CHGP’s sekretariatet senest mandag d.
25. juli 2022 – modsat vil CHGP opbevare bannerne til næste løb.
D. Bannerreklamer skal leveres i et bøjeligt materiale (vinyl eller lign), og skal som udgangspunkt være 70 cm høj og 400 cm lang med et bindehul i hvert hjørne + pr. meter.
E. Brobannerne skal leveres i specifik størrelse, afhængig af hvilken placering (bro) der er valgt. De nøjagtige mål fås ved henvendelse til CHGP’s sekretariat.
6. Aflysning
A. CHGP er ikke erstatningsansvarlig for hverken direkte eller indirekte tab ved aflysning af eventet som følge af kommunale eller andre myndigheders påbud, force majeure, herunder vejrlig eller lignende eller ved force majeure inden, eller under, selve arrangementet, forudsat årsagen til aflysning af eventet ikke er omfattet af litra B.
B. Kan eventet ikke finde sted, eller gennemføres, som følge af Regeringens og/eller Sundhedsstyrelsens vejledning eller restriktioner vedrørende Coronavirus (COVID- 19) vil udstillere mv. få refunderet det fulde beløb, med forbehold for eventuelle i aftalen direkte afledte omkostninger afholdt af CHGP.
7. Tvister
A. Eventuelle tvister skal søges løst ved forhandling, hvis dette ikke er muligt, anvendes dansk rets alm. regler, og værneting er Københavns Byret.
8. Annullering
A. Såfremt en udstiller mm. ønsker at annullere en indgået arrangementsaftale, er følgende gældende:
i. Annullering inden 3. januar 2022 er omkostningsfrit.
ii. Ved annullering efter den 1. februar 2022 betales 50 % af ordresummen.
iii. Ved annullering efter den 1. maj 2022 betales 75 % af ordresummen.
iv. Ved annullering efter den 1. juli 2022 forfalder hele ordresummen.
9. Billetter / armbånd
A. Udleverede armbånd / billetter jf. arrangementsaftalen refunderes ikke medmindre andet er skriftlig aftalt. Ved evt. refundering fratrækkes et gebyr på 25 kr. pr. billet (ex. moms). Tribunebilletter refunderes IKKE.
10. Vildledende erklæringer, udtalelser og erstatning herfor
A. Udstilleren må ikke udtale, eller tillade andre, at ytre falske eller vildledende udsagn om, eller i forhold til, CHGP og ydelser leveret af CHGP, ej heller give nogen uautoriseret garanti for, eller i forbindelse med, ydelserne leveret af CHGP. Udstilleren skal absolut friholde CHGP fra og mod ethvert ansvar, omkostninger, udgifter, tab eller beskadigelse fra tredjemand, som opstår som følge af et brud på denne aftale, eller nogen af vilkårene heri, hvis dette skyldes udstillerens forhold.
11. Videresalg/fremleje
A. Udstilleren må ikke videresælge/fremleje rettigheder indeholdt i denne aftale til tredjemand eller andre.
12. Varemærkerettigheder
A. Alle varemærker tilhørende CHGP skal være og forblive CHGP’s ejendom, og udstilleren må ikke anvende, eller tillade anvendelse af, eventuelle varemærker på en måde, som kan være vildledende eller forvirrende, eller som på anden måde kan være til skade, for mærker eller rettigheder der tilhører CHGP.
13. Fortrolighedserklæring
A. Parterne skal behandle alle oplysninger, der kan være fortrolige eller af hemmelig karakter i overensstemmelse hermed. Fortroligheden gælder ligeledes spørgsmål og vilkår vedrørende anliggender mellem parterne vedrørende, men ikke begrænset til, aftalens vilkår, aftalens økonomi, og parternes virksomhed mv.
14. Overtrædelser og ophævelse af aftalen
A. Ud over beføjelserne, jf. punkt 1. og 8. i aftalen, samt punkt 4 i Arrangementsaftalen, kan begge parter ophæve aftalen ved skriftlig meddelelse til den anden i hver og en af følgende begivenheder, som er:
i. Hvis den ene part misligholder aftalen væsentligt og at parten ikke afhjælper det hurtigst muligt uden forsinkelse inden for fem (5) hverdage fra modtagelsen af skriftlig henvendelse fra den forurettede part;
ii. Hvis den anden part erklæres konkurs eller tages under afvikling.
15. Klager og reklamation
A. Såfremt ydelsen ikke lever op til aftalens vilkår, skal udstilleren reklamere straks og senest fem (5) hverdage efter udstilleren blev bekendt med forholdet.
Der tages forbehold for sædvanlig force majeure, og ingen af parterne er erstatningsansvarlig overfor den anden part, for så vidt angår nærværende. Hertil ved at CHGP bliver udsat for hærværk, indbrud mm. og etc.
16. Ændring i pris og betalingsbetingelser
A. CHGP har adgang til at ændre priser og betalingsbetingelser i de tilfælde, hvor:
i. Uforudsete prisændringer hos CHGP’s leverandører forekommer.
ii. Uforudsete ændringer for betalingsbetingelser hos CHGP’s leverandører
forekommer.
17. Persondataret og personoplysninger
A. Personoplysningerne opbevares i 5 år efter sidste transaktion med udstilleren. Ingen registrerede personoplysninger videregives til tredjemand i nogen form på noget tidspunkt, medmindre det sker efter krav i lovgivning eller i øvrigt kræves af offentlige myndigheder.
Ligeledes respekteres og beskyttes de personlige data modtaget af CHGP og udleveres ikke til anden brug uden forudgående accept af udstilleren.