Koncessionskontrakt vedr. ekspeditionen af pas, kørekort og øvrige borgerserviceopgaver.
Koncessionskontrakt vedr. ekspeditionen af pas, kørekort og øvrige borgerserviceopgaver.
Københavns Kommune
Kultur- og Fritidsforvaltningen
Annonceringsbetingelser
1 INDHOLDSFORTEGNELSE
1 Annoncering af koncessionsaftale på ydelser til Københavns kommune, Kultur- og Fritidsforvaltningen, Borgerservice 3
2.2 Forhandlingsrunde 1 vedrørende det indledende tilbud 6
2.4.1 Mulighed for afgivelse af flere bud 9
2.6 Indhold af tilbud og frist for aflevering af tilbud 10
2.7 Tildelingskriterium og underkriterier 10
2.9 Kontraktindgåelse og kontraktperiode 11
1 ANNONCERING AF KONCESSIONSAFTALE PÅ YDELSER TIL KØBENHAVNS KOMMUNE, KULTUR- OG FRITIDSFORVALTNINGEN, BORGERSERVICE
1.1 INDLEDNING
Formålet med Koncessionskontrakten er, at Københavns Kommune som minimum kan optage og videresende biometri i forbindelse med borgernes ansøgning om pas og kørekort ift. gældende dansk lovgivning. Derudover skal Koncessionskontrakten være med til at effektivisere nuværende arbejdsgange på pas og kørekort. Det er dog vigtigt for Københavns Kommune, at Koncessionskontrakten derudover, på bedst mulig vis, understøtter løsningen af hele opgaveporteføljen for borgerservice ud over pas og kørekort, og at den samlede Løsning understøtter visionen i Borgerservice 2020, se Bilag 1.2 Understøttelsen af Borgerservice 2020 er centreret omkring selvbetjening, herunder selvbetjente ubemandede enheder, der serviceres centralt ved hjælp af skærmservice, samt automatisering og robotics.
Annonceringsmaterialet er offentligt tilgængeligt på Københavns Kommunes hjemmeside: xxx.xx.xx/xxxxx og xxxxx.xx
Kontrakten er ikke omfattet af udbudsloven, da der er tale om koncession, og heller ikke af Koncessionsdirektivet (direktiv 2014/23/EU), da kontraktens anslåede værdi på godt 20 mio. kr. ikke overstiger tærskelværdien iht. Koncessionsdirektivet.
Der er tale om koncession, idet en privat aktør får retten til at løse en bestemt opgave, og til den indtjening, som dette kan medføre. Samtidig har aktøren den fulde økonomiske risiko for løsning af opgaven.
Anskaffelsen sker gennem forhandling. Forhandlingsprocessen fremgår af punkt 2.
1.2 KONTRAKTFORM
Københavns Kommune ønsker at indgå Koncessionskontrakt med én leverandør. Koncessionskontrakten medfører, at koncessionshaverens indtægt for at stille Løsningen til rådighed for Københavns Kommune samt for at stå for drift og support alene består i den betaling, der opnås ved borgernes anvendelse af ydelserne og tilhørende betaling.
Det er en forudsætning for Koncessionskontrakten, at denne indeholder bestemmelser med den kommende koncessionshaver om, at Københavns Kommune får mulighed for dækning af sine omkostninger i forbindelse med biometrisystemet. Omkostningsniveauet forventes at udgøre ca. kr. 250.000,- i kvartalet for at afdække omkostninger og forventes at bestå af følgende elementer:
• Rengøring
• El
• It-services
• Lokale til rådighed (8 lokationer)
• Administrative omkostninger
• Økonomi/ bl.x. xxxxxxxxxx og regnskab
• Systemejerskab
• Udvikling og uddannelse
• Betjening af biometristationer
• Medarbejderhåndtering af biometrioptag og overførsel til pasproducent.
1.3 KONTAKTOPLYSNINGER
Den ordregivende myndighed:
Københavns Kommune Kultur og Fritidsforvaltningen Borgerservice
Xxxxxxxxxx 0
1602 København V.
Kontaktperson:
Xxxxx Xxxxxxxx
Al kommunikation sendes med cc til:
Xxx Xxxxx Xxxxxxx
1.4 ANNONCERINGSMATERIALET
Det samlede materiale indeholder inklusiv nærværende annonce følgende:
- Følgebrev
- Koncessionskontrakt
- Bilag 1: Kravspecifikation
- Bilag 1.1: Økonomistyringsmodel for Københavns Kommune
- Bilag 1.2: Visionen i Borgerservice år 2020
- Bilag 1a: Leverandørens Løsningsbeskrivelse.
- Bilag 1a.1: Tilbudsgivers generelle beskrivelse af Løsningen
- Bilag 1b: Leverandørens roadmap
- Bilag 1c: Finansieringsmodel
- Bilag 2: Lokationer, hvor Løsningen skal opstilles
- Bilag 3: Beskrivelse af Kundens IT-hardware, software og netværksmiljø, som stilles til rådighed på det sted, hvor Løsningen skal opstilles
- Bilag 4: Implementeringsplan
- Bilag 5: CSR
- Bilag 6: Arbejdsklausul
- Bilag 7: Servicemål
- Bilag 8: Databehandleraftale
- Bilag 9a: IT- sikkerhedsregulativ
- Bilag 9b: IT- sikkerhedspolitik
- Bilag 9c: Uddybende IT-sikkerhedsregler
- Bilag 10: Dokumentation
- Bilag 11: Prøver
- Bilag 11a: Prøveplaner
- Bilag 12: Bilag til forhandlingstemaer
- Bilag 13: Spørgsmål og svar
- Skabelon til Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste 3 år (ved nystartede virksomheder oplyses evt. nuværende leverancer) med angivelse af tilknyttede kontaktpersoner og tilbudsgivers beskrivelse af opgaven.
- Tro- og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige samt betaling af skatter og afgifter samt betaling af bidrag til sociale sikringsordninger, både i det land, hvor den økonomiske aktør er etableret, og i den ordregivende myndigheds eller den ordregivende enheds medlemsstat, hvis denne er en anden end etableringslandet.
1.5 TIDSPLAN
Udbudsmaterialet udsendes | 2. maj 2017 |
Frist for at stille spørgsmål | 24. maj 2017 |
Udsendelse af sidste besvarelse af spørgsmål | 26. maj 2017 |
Frist for afgivelse af tilbud | 31. maj 2017 |
Tilbagemelding 1. runde og evt. indkaldelse til uddybning af tilbud | 9. juni 2017 |
Endelig tilbudsfrist | 26. juni 2017 |
Leverandør valgt | Ultimo juni 2017 |
Underskrift af Kontrakt | Medio august 2017 |
2 PROCES FOR ANSKAFFELSEN
2.1 FORHANDLING GENERELT
Det forventes, at der afholdes 1 forhandlingsrunde. Kunden forbeholder sig dog retten til at tildele Koncessionskontrakten på baggrund af det indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger. Ligeledes forbeholder Kunden sig til at afholde yderligere forhandlingsrunder, såfremt forløbet vurderes at gøre dette nødvendigt.
2.2 FORHANDLINGSRUNDE 1 VEDRØRENDE DET INDLEDENDE TILBUD
I overensstemmelse med udbudsbetingelserne skal Tilbudsgiver aflevere et indledende tilbud, jf. fristen i punkt 2.6.
Efter aflevering af det indledende tilbud vil Xxxxxx invitere Tilbudsgiver til et forhandlingsmøde. Det specifikke tidspunkt for mødet vil blive fastlagt efter Kundens modtagelse af de indledende tilbud.
Hvis Xxxxxx benytter sig af sin ret til at tildele Kontrakten på baggrund af det indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger, vil Kunden sikre, at tilbuddet overholder kravene fastsat i disse udbudsbetingelser og udbudsmaterialet i øvrigt. Da Xxxxxx har mulighed for at tildele Kontrakten på baggrund af det indledende tilbud, skal Tilbudsgiver sørge for, at tilbuddet opfylder samtlige krav i udbudsmaterialet i det indledende tilbud.
Såfremt der afholdes forhandlingsmøder, vil alle tilbudsgivere blive inviteret til et forhandlingsmøde efter at have afleveret det indledende tilbud. Kunden forbeholder sig ret til at shortliste allerede ved det indledende tilbud, således at en eller flere tilbudsgivere fravælges til de følgende forhandlingsrunder.
Såfremt, der er uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres Tilbudsgiver til at beskrive disse uhensigtsmæssigheder i Bilag 12 (Bilag til forhandlingstemaer), hvilket ikke anses som en del af det indledende tilbud, men alene skal vedlægges til brug i forhandlingsrunden. Tilbudsgiver bør desuden i Bilag 12 anføre hvilke krav, der er uhensigtsmæssige, fordyrende mv., så dette kan indgå i en evt. forhandling.
De indledende tilbud skal være i overensstemmelse med de formelle krav, dvs. de skal være konditionsmæssige i henhold til disse annonceringsbetingelser samt materialet i øvrigt.
Desuden opfordres til, at Bilag 12 vedlægges indeholdende angivelse af tilbudsgivers påpegning af uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet.
Kunden gennemfører en konditionsmæssighedsvurdering af de modtagne indledende tilbud i forhold til deres overholdelse af de materielle krav i udbudsmaterialet.
Et indledende tilbud kan være en del af forhandlingsrunderne, selvom tilbuddet ikke opfylder de formelle krav, mangler efterspurgte oplysninger eller tilbuddet direkte og/eller indirekte tager forbehold overfor
mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet (konditionsmæssighed). Tilbuddet kan dog ikke være en del af evalueringen, såfremt Kunden vælger at benytte retten til at tildele Kontrakten på baggrund af de indledende tilbud. Det er derfor Tilbudsgivers ansvar at sikre, at det indledende tilbud indeholder de efterspurgte oplysninger og ikke indeholder nogen forbehold mv., der vil medføre, at tilbuddet må anses som ikke-konditionsmæssig.
Det bemærkes, at der ikke kan forhandles eller ændres på mindstekrav (MK).
Det er et krav for at tilbuddet kan indgå i forhandlingerne, at det indledende tilbud er afleveret indenfor den angivne frist 31. maj 2017 kl. 12.
Indledningsvist vil Kunden stille spørgsmål til det indledende tilbuds indhold og afklare eventuelle uklarheder, misforståelser eller uhensigtsmæssigheder. Kunden vil påpege det afleverede tilbuds relative fordele og ulemper.
Kunden vil desuden påpege, såfremt det indledende tilbud indeholder forhold, der indebærer, at tilbuddet må anses som ukonditionsmæssigt.
Derefter skal Tilbudsgiver give en tilbagemelding på udbudsmaterialet i forhold til, om der er krav i materialet, der er unødvendigt strenge, eller krav, der er unødvendige og fordyrende for anskaffelsen.
Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med Tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere, ligesom Tilbudsgiveren ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra de øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder. Kunden vil udarbejde et referat fra forhandlingsmødet, men dette referat vil ikke blive fremsendt til tilbudsgiverne, men skal alene dokumentere indholdet på mødet
Kunden er opmærksom på den særlige forpligtelse til at sikre, at der ikke udøves forskelsbehandling mellem tilbudsgiverne ved at give oplysninger, der kan stille nogle tilbudsgivere bedre end andre. Kunden tilstræber derfor, at enhver oplysning - som Kunden har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige tilbudsgivere i relation til udformningen af de endelige tilbud - vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere på e-mail senest sammen med opfordringen til at afgive endeligt tilbud.
Eventuelle supplerende oplysninger eller ændringer i udbudsmateriale baseret på forhandlingsmøderne vil ligeledes fremsendes til tilbudsgiverne på e-mail.
2.3 TILBUDSFASEN
Efter afslutningen af forhandlingerne opfordrer Xxxxxx ved opfordringsskrivelse forhandlingsdeltagerne til at afgive endeligt tilbud, som vil være grundlaget for Kundens tildeling til den tilbudsgiver, der har afgivet det endelige tilbud, der vurderes af indeholde den bedste kvalitet i relation til de stillede krav.
Kunden vil ændringsmarkere eventuelle ændringer til udbudsmaterialet foranlediget af forhandlingerne, og dette vil blive meddelt sammen med fremsendelsen af opfordringsskrivelsen.
Fristen for indlevering af det endelige tilbud vil fremgå af opfordringsskrivelsen. Fristen fastlægges således, at alle tilbudsgivere har rimelig tid til at udarbejde deres endelige tilbud.
Det endelige tilbud skal være modtaget af Kundens kontaktpersoner, jf. punkt 1.3, senest den 26. juni 2017 og være i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav.
De endelige tilbud skal være fuldstændige, og det er Tilbudsgivers ansvar, at de endelige tilbud ikke indeholder forbehold eller i øvrigt vilkår, der vil medføre ikke-konditionsmæssighed.
De endelige tilbud evalueres af Kunden på baggrund af det for udbuddet fastsatte tildelingskriterium, jf. punkt 2.7.
Tilbudsgiverne vil modtage samtidig oplysning om resultatet af evalueringen og tildelingsbeslutningen.
Kunden gennemfører ikke forhandlinger om de endelige tilbud, men der vil dog inden for rammerne af de udbudsretlige regler kunne ske afklaring og præcisering af det vindende tilbud i afklaringsfasen.
2.4 ANNONCERINGENS GENSTAND
Der skal ved aftalens indgåelse initielt installeres biometriske stationer på 8 lokaliteter i Københavns Kommune, jf. Bilag 2. Der vil blive tale om mellem 12 og 30 biometrioptagestationer med løbende implementering. Implementering vil foregå trinvis fra kontraktunderskrift og forventes at starte i drift (foto, underskrift og ansøgningsblanketter) fra 4. september 2017 med afslutning senest 31. oktober 2017, jf. Bilag
4. Dette medfører, at lokationerne vil gå i drift trinvist.
Kontrakten skal sikre levering, montering, installation og drift af biometriske stationer til håndtering af pasekspeditioner inkl. fotografering af borgeren, elektronisk optag af fingeraftryk og underskrifter, automatiseret udfyldning af data og udskrivning af stamkort m.v. vedrørende ekspeditioner i forbindelse med pas og kørekort mv. og overførsel af biometri og stamkort til pasproducent.
Kontrakten består som følge heraf af flere elementer, herunder:
- optagelse af foto
- optagelse af underskrift
- optagelse af fingeraftryk
- digitalisere overførsel af biometriskdata og stamkort til pasproducent
- at rationalisere arbejdsgange:
• bl.a. at ansøgninger mv. bliver automatisk udfyldt, digitaliseret og klar til overførsel eller print (stamkort, pas, provisorisk pas, kørekort og midlertidigt kørekort).
Den nærmere beskrivelse af projektet samt de nærmere krav til annonceringens genstand fremgår af kravspecifikationen i Bilag 1.
Det er op til borgerne, om man ønsker at anvende den biometriske fototjeneste, eller om man selv ønsker at medbringe fotos ved henvendelse til Københavns Borgerservice. Bl.a. som følge heraf kan Københavns Kommune ikke garantere en minimumsomsætning for koncessionshaveren.
Københavns Kommune forventer, at prisen for foto er i overensstemmelse med det nuværende markedsniveau. Foto koster i dag kr. 95 i Københavns Borgerservice.
2.4.1 Mulighed for afgivelse af flere bud
Tilbudsgiver kan kun afgive ét samlet tilbud på Løsningen.
Alternative bud tages ikke i betragtning.
Såfremt Tilbudsgiver ønsker at anvende underleverandører, skal dette oplyses i tilbuddet. Leverandøren er ansvarlig for underleverandørens ydelser i samme omfang, som hvis de pågældende ydelser var leveret af Leverandøren selv.
Tilbud må ikke indeholde forbehold overfor grundlæggende elementer eller minimumskrav, og vil blive afvist som ukonditionsmæssige i forbindelse med det indledende tilbud.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende denne annoncering skal være skriftlige og rettes til kontaktpersonerne i punkt 1.3.
Ved spørgsmål, der er relateret til kravspecifikation, bedes kravspecifikationsnummeret oplyst samtidig. Tilbudsgiver skal anvende Bilag 13 til at stille spørgsmål. Spørgsmål skal stilles på ovennævnte mailadresser, jf. punkt 1.3, senest den 24. maj 2017.
Spørgsmål samt svar vil løbende blive offentliggjort på xxx.xx.xx og xxxxx.xx i anonymiseret form, dog senest den 26. maj 2017.
Forud for vurderingen af det afgivne tilbud vil der ske en vurdering af virksomhedens egnethed set i relation til annonceringens område. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne egnethedskriterier, på baggrund af den efterspurgte dokumentation.
Den nedenstående dokumentation skal vedlægges tilbuddet, for at dette kan tages i betragtning.
- Skabelon til Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste 3 år (ved nystartede virksomheder oplyses evt. nuværende leverancer) med angivelse af tilknyttede kontaktpersoner og tilbudsgivers beskrivelse af opgaven.
- Udfyldt Tro - og Loveerklæring.
2.6 INDHOLD AF TILBUD OG FRIST FOR AFLEVERING AF TILBUD Xxxxxx ser gerne at tilbuddet indeholder følgende oplysninger:
• Følgebrev
• Bilag 1a: Leverandørens Løsningsbeskrivelse.
• Bilag 1a.1: Tilbudsgivers generelle beskrivelse af Løsningen
• Bilag 1b: Leverandørens roadmap.
• Bilag 1c: Finansieringsmodel.
• Bilag 7: Servicemål.
• Bilag 11a: Prøveplaner
• Evt. Bilag 12 til forhandlingstemaer.
• Skabelon til Referenceliste over de betydeligste, sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste 3 år (ved nystartede virksomheder oplyses evt. nuværende leverancer) med angivelse af tilknyttede kontaktpersoner og tilbudsgivers beskrivelse af opgaven.
• Underskrevet Tro- og love erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige.
Tilbuddet indeholdende samtlige oplysninger skal være affattet på dansk og indsendes indenfor tilbudsfristen til de i punkt 1.3 angivne kontaktpersoner.
Frist for aflevering af tilbud er den 31. maj 2017 kl. 12.00 til kontaktpersonenerne på de i punkt 1.3 nævnte email-adresser.
2.7 Tildelingskriterium og underkriterier
Kontrakten vil blive tildelt på baggrund af tildelingskriteriet det ”økonomisk mest fordelagtige tilbud”. Tilbud vil blive vurderet på baggrund af følgende kvalitative underkriterier:
• Opfyldelse af krav 49, 50 og 51 og 57 - vægter 25 %. Vurderet i forhold til det i kravene angivne vægtende højt.
• Opfyldelse af krav 52 – vægter 25 %. Vurderet i forhold til det i kravet angivne vægtende højt.
• Opfyldelse af krav 60 – vægter 25 %. Vurderet i forhold til det i kravet angivne vægtende højt.
• Opfyldelse af krav 58, 59 og Bilag 1b: Leverandørens roadmap – vægter 10 %. Vurderet i forhold til det i kravene angivne vægtende højt sammenholdt med Leverandørens roadmap.
• Opfyldelse af øvrige krav – vægter 15 %. Vurderet i forhold til det i kravene angivne vægtende højt.
2.8 Vedståelse af tilbud
Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i dets helhed i 3 måneder efter tilbudsfristen.
2.9 Kontraktindgåelse og kontraktperiode
Kunden forventer, at valg af Leverandør vil finde sted ultimo juni 2017. Kontraktindgåelse vil først ske medio august 2017.
Kontraktperioden forventes at løbe fra underskriftsdato og er derefter uopsigeligt for begge parter i 2 år. Kontrakten kan derefter opsiges af Parterne med tre måneders skriftligt varsel. Københavns Kommune forbeholder sig dog at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning, såfremt minimumskrav viser sig ikke at blive opfyldt.
Tilbudsgiverne vil blive orienteret om resultatet af tilbudsvurderingen, hvorefter Kontrakt vil blive underskrevet med den valgte Leverandør.
Indtil annonceringen er afsluttet med indgåelse af en endelig Kontrakt, kan Københavns Kommune aflyse annonceringen.