CVR: 26940958

(Med gult markeret - udfyldes af Licenstager)

Databehandleraftale mellem

Indicia Danmark A/X Xxxxxxxxxx 0

8381 Tilst Danmark

CVR: 26940958

(herefter Indicia)

&

Firmanavn Adresse Land

CVR

(Herefter Kunden eller Licenstager)

-

Side 1 af 12

annotering

Baggrund for databehandleraftalen

1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databehandleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

3. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af parternes ”hovedaftale”: ”etrack1-kontrakten” som er dateret den

4. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges særskilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en anden gyldig databehandleraftale.

5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”.

6. Til denne aftale hører fire bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandleraftalen.

7. Databehandleraftalens 0 indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

8. Databehandleraftalens 0 indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databehandleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventuelle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

9. Databehandleraftalens 0 indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling databehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

10. Databehandleraftalens 0 indeholder parternes eventuelle regulering af forhold, som ikke ellers fremgår af databehandleraftalen eller parternes ”hovedaftale”.

11. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

12. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

1. Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangspunkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af databeskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutninger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling.

3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behandling, som databehandleren instrueres i at foretage.

Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter databehandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

Fortrolighed

1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplysningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til personoplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvarlige.

3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplysninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de relevante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

Behandlingssikkerhed

1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.

2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan herunder bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester

c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed

3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.

4. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sikkerhedsforanstaltninger vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.

Anvendelse af underdatabehandlere

1. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere fremgår af denne aftales 0.

2. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales 0.

3. Databehandleren skal altid sørge for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraftale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordningen.

Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehandleraftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databehandleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underdatabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisationer

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – indenfor rammerne af databehandleraftalen - derfor bl.a. ikke;

a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en international organisation,

b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland,

c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.

3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales 0.

Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel 3.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. den registreredes indsigtsret

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling

h. retten til data-portabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvarliges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensynstagen til

behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, jf. art 28, stk. 3, litra f.

Dette indebærer, at databehandleren under hensynstagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen

b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder.

c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

f. I den udstrækning den dataansvarlige ønsker bistand fra databehandleren – så skal databehandleren honoreres for det arbejde som den Dataansvarlige selv kunne have udført, men som databehandleren er blevet pålagt eller bedt om at udføre af Den dataansvarlige eller myndighed

Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.

Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

Underretning af den Dataansvarlige sker ved afsendelse af e-mail indeholdende beskrivelse af forløbet, formodet årsag og korrigerende foranstaltninger (udførte samt planlagte) til e-mail / telefon – herefter kan Licenstager tage telefonisk kontakt til Indicia på telefon 00 00 00 00 i den udstrækning Licenstager finder det nødvendigt.

2. I overensstemmelse med denne aftale, skal databehandleren - under hensynstagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden.

Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger

a. I den udstrækning den dataansvarlige ønsker bistand fra databehandleren til et sådant arbejde – skal databehandleren honoreres for det arbejde som den

Dataansvarlige selv kunne have udført, men som databehandleren er blevet pålagt eller bedt om at udføre af Den dataansvarlige eller myndighed

Sletning og tilbagelevering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den dataansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

Tilsyn og revision

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales 0.

3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales 0.

4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

Parternes aftaler om andre forhold

1. En eventuel (særlig) regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af databehandleraftalen vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales 0.

2. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales 0.

Ikrafttræden og ophør

1. Denne aftale træder i kraft ved begge parters underskrift heraf.

2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i aftalen giver anledning hertil.

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i forbindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.

4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelsesvarsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.

5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/eller databehandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databehandleren

1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner/kontaktpunkter:

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersonen/kontaktpunktet.

For Licenstager For Indicia

Navn Xxxxx Xxxxxxxxx

Mail xxx@xxxxxxx.xx

Tel.: Tel.: 00 00 00 00

Bilag A - Oplysninger om behandlingen

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er:

• At levere og drive et IT-system som beskrevet i hovedkontrakten

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen):

- Håndtering af indkomne mails til fællespostkasser og kontaktformularer på virksomhedens hjemmesider

Behandlingen kan omfatte forskellige typer af personoplysninger om de registrerede, hvilket afhænger af typen af henvendelse. Der kan bl.a. behandles:

• EKSEMPELVIS

• Kundenummer

• CVR-nummer

• Navn

• Adresse

• Telefonnummer

• e-mail

• ….

Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

• Erhvervskunder, som har eller har haft et kundeforhold hos den dataansvarlige.

• Private, som har eller har haft et kundeforhold hos den dataansvarlige

• Andre

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:

- Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af parterne

Bilag B - Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere

Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 1 måned før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 14 dage efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.

Godkendte underdatabehandlere

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere:

• Itadel A/S – hosting af etrack1

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere indenfor EØS:

• Ingen

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandlere i tredjelande:

• Ingen

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Databehandleren kan ikke – uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse – anvende den enkelte underdatabehandler til en ”anden” behandling and aftalt

Bilag C - instruks vedrørende behandling af personoplysninger

Behandlingens genstand/ instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

• Levere systemet etrack1

• Opbevaring og sletning af henvendelser i etrack1

• Håndtering af konkrete fejl i etrack1 (support)

Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle en høj risiko for datasubjekternes rettigheder og frihedsrettigheder, da der er tale om et stort datasæt, hvor der ud over almindelige personoplysninger også behandles som eksempel CPR-nummer samt fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt meget private oplysninger som RKI-status.

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.

Databehandleren skal dog – i alle tilfælde og som minimum – gennemføre følgende foranstaltninger, som er aftalt med den dataansvarlige (på baggrund af den risikovurdering den dataansvarlige har foretaget):

• Evt. personoplysninger, der udelukkende anvendes statistisk eller til test/udvikling, i videst muligt omfang er enten anonymiseret eller pseudonymiseret. F.eks. logfiler ældre end 30 dage eller hvis der downloades en kopi af personoplysningerne til test/udviklingsarbejde.

• Anvende stærk kryptering af alle lagermedier hvorpå personoplysninger placeres permanent eller midlertidigt, herunder på lokale arbejdsstationer og evt. flytbare medier.

• Tage ethvert rimeligt skridt til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og –tjenester.

• Udarbejde procedurer for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed samt løbende vedligeholde disse procedurer.

• Fremsende den del af databehandlerens Artikel 30 fortegnelse der vedrører databehandlingen på vegne af den dataansvarlige til den dataansvarliges kontaktperson.

• I videst muligt omfang undgå behandling af personoplysninger i papirform.

• Logge adgange til personoplysninger og løbende foretage stikprøvevis overvågning mod misbrug forudsætter at den dataansvarlige har klassificeret data i etrack1 via det indbyggede klassificeringsværktøj i etrack1 således at Indicia kan identificerede personoplysninger

Opbevaringsperiode/sletterutine

Personoplysningerne opbevares som udgangspunkt udelukkende hos den dataansvarliges databehandler og enhver opbevaring hos databehandleren eller dennes underdatabehandlere skal begrænses til et absolut minimum, både i omfang og opbevaringsperiode - fastsat anonymiseringsindstillingen i etrack1 administrations modul og i henhold til det aftalte i hovedaftalen

Lokalitet for behandling

Behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end de følgende:

• Itadel A/S - GKL - Gammel Xxxx xxxxxxxx 00 Valby (datacenter 1)

• Itadel A/S - IND - Industriparken 20A, Ballerup (datacenter 2)

• B4Restore – Xxxxxxxx 00 – 0000 Xxxx J

o backup lokation – underleverandør til Itadel A/S

• Ingen andre

Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Databehandleren må ikke foretage en overførsel af personoplysninger til et tredjeland, uden en forudgående skriftlig meddelelse om instruks eller godkendelse fra den dataansvarlige.

Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren Databehandleren skal én gang årligt, for egen regning, indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart angående databehandlerens overholdelse af denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

Der er mellem parterne enighed om, at der kan anvendes samme typer af revisionserklæringer som angivet for underdatabehandlere herunder.

Revisionserklæringen sendes snarest muligt efter indhentelsen til den dataansvarlige til orientering.

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har, ud over ovennævnte, også adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos databehandleren, når der efter den dataansvarliges vurdering opstår et behov herfor. Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataansvarlige selv.

Databehandleren er forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn og er i den forbindelse berettiget til vederlag for tidsforbrug og omkostninger forbundet hermed.

Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle underdatabehandlere Databehandleren skal én gang årligt for egen regning indhente en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart angående underdatabehandleres overholdelse af denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

Der er mellem parterne enighed om, at der kan anvendes følgende typer af revisionserklæringer:

• ISAE 3000 vedr. behandling af personoplysninger.

• ISAE 3402 type 2 eller nyere.

• ISO/IEC 27001:2013 eller nyere.

Revisionserklæringen sendes snarest muligt efter indhentelsen til den dataansvarlige til orientering – følgende tidspunkter er aftalt

- For Itadel A/S – hvert kalenderår i februar

- For Indicia Danmark A/S – hvert kalenderår i marts.

Databehandleren eller en repræsentant for databehandleren har herudover adgang til at føre tilsyn, herunder fysisk tilsyn, hos underdatabehandleren, når der efter databehandlerens (eller den dataansvarliges) vurdering opstår et behov herfor.

Dokumentation for de afholdte tilsyn sendes snarest muligt til orientering hos den dataansvarlige.

Den dataansvarlige kan – hvis det findes nødvendigt – vælge at initiere og deltage på en fysisk inspektion hos underdatabehandleren. Dette kan blive aktuelt, såfremt den dataansvarlige vurderer, at databehandlerens tilsyn med underdatabehandleren ikke har givet den dataansvarlige tilstrækkelig sikkerhed for, at behandlingen hos underdatabehandleren sker i overensstemmelse med denne databehandleraftale.

Den dataansvarliges eventuelle deltagelse i et tilsyn hos underdatabehandleren ændrer ikke ved, at databehandleren også herefter har det fulde ansvar for underdatabehandlerens overholdelse af databeskyttelseslovgivningen og denne databehandleraftale.

Databehandlerens og underdatabehandleres eventuelle udgifter i forbindelse med afholdes af et fysisk tilsyn/en inspektion hos underdatabehandleren er den dataansvarlige uvedkommende – uanset at den dataansvarlige har initieret og eventuelt deltaget på et sådant tilsyn.

Bilag D - Parternes regulering af andre forhold

a. Jfr. hovedaftalen.

I den udstrækning den dataansvarlige ønsker bistand fra databehandleren – så skal databehandleren honoreres for det arbejde som den Dataansvarlige selv kunne have udført, men som databehandleren er blevet pålagt eller bedt om at udføre af Den dataansvarlige eller myndighed