Persondatapolitik for KF Miljø ApS
Sag nr. 163231/KB
Persondatapolitik for KF Miljø ApS
I forbindelse med, at Kunden indgår en samarbejdsaftale med KF Miljø ApS (herefter ”KF Miljø” og ”Aftalen”), er det vigtigt, at Kunden gør sig bekendt med KF Miljøs politik for behandling af Kundens personoplysninger.
Når KF Miljø som led i kundeforholdet beder Kunden om at stille Kundens personoplysnin- ger til rådighed, oplyser KF Miljø Kunden om, hvilke oplysninger KF Miljø behandler og hvad formålet med behandlingen er.
Gennemgående for KF Miljøs databehandling er, at KF Miljø kun behandler personoplys- ninger til bestemte formål og ud fra berettigede interesser. KF Miljø behandler kun per- sonoplysninger, der er nødvendige til opfyldelse af Aftalen, og personoplysninger slettes, når de ikke længere er nødvendige.
Registrering og behandling af personoplysninger
KF Miljø indsamler ved indgåelse af Aftalen følgende oplysninger fra Kunden:
- Navn
- Adresse
- CVR-nummer
- Kontooplysninger
- E-mailadresse
Oplysninger indsamles alene fra Xxxxxx selv.
Ved indgåelse af Aftale om EU-støtte indsamles endvidere regnskabsoplysninger for virk- somheden.
Kunden oprettes i KF Miljøs kundedatabase. KF Miljø er i den forbindelse dataansvarlig iht. persondatatloven.
KF Miljøs dataansvarlige repræsentant kan kontaktes via følgende oplysninger: KF Miljø ApS
Xxxxxxxx 0
6600 Vejen
Telefon: 0000 0000
Formålet med indsamlingen af Kundens personoplysninger er alene til brug for udarbej- delse af en ansøgning i henhold til Aftalen. Indsamlingen af personoplysningerne er
nødvendig for at kunne udarbejde ansøgningen i henhold til Aftalen. Kundens personoplys- ninger anvendes også i klagesager, der relaterer sig til ansøgninger.
Kundens personoplysninger anvendes endvidere i klagesager mod kommuner vedrørende begrænsninger i anvendelsen af fredede områder.
Personoplysningerne anvendes ikke til andre formål.
Kundens personoplysninger anvendes og opbevares alene med henblik på udarbejdelse af en ansøgning og til klagesager i henhold til Aftalen. Kundens personoplysninger opbevares i det tidsrum, hvor Aftalen er gældende.
Behandlingen af oplysningerne er nødvendig for opfyldelse af Aftalen, og oplysningerne an- vendes således alene i forhold til det ovenfor angivne formål.
KF Miljø behandler Kundens personoplysninger fortroligt og i overensstemmelse med den gældende persondatalovgivning.
Videregivelse af personoplysninger
Kunden samtykker ved indgåelse af Aftalen til, at KF Miljø videregiver Kundens oplysnin- ger, såfremt det er nødvendigt i forbindelse med opfyldelse af Aftalen.
KF Miljø videregiver alene Kundens personoplysninger til offentlige myndigheder og Kun- dens energiselskab.
Der er tale om følgende offentlige myndigheder:
- Landbrugs- og Fødevarestyrelsen
- Energistyrelsen
- Kommunen, hvor Kundens virksomhed er beliggende
I forbindelse med Aftalen bekræfter og accepterer Xxxxxx, at KF Miljø videregiver per- sonoplysninger om Kunden i det omfang det er nødvendigt for at opfylde Aftalen.
Situationer hvor videregivelse af oplysninger er nødvendig for at opfylde Aftalen er situa- tioner, hvor videregivelse af oplysninger til relevante myndigheder er nødvendig i forbin- delse med ansøgning om EU-tilskud og salg af energi.
Videregivelse af Kundens personoplysninger til energiselskaber sker i henhold til Aftalen og er nødvendig til opfyldelse af denne.
Såfremt Xxxxxx tilbagekalder sit samtykke til videregivelse af personoplysninger kan det medføre, at Aftalen ikke kan opfyldes. Tilbagekald samtykke skal ske skriftlig til den data- ansvarlige.
Kontrol og opdatering af personoplysninger
KF Miljø kontrollerer løbende de personoplysninger, der behandles om Xxxxxx. Urigtige eller vildledende personoplysninger slettes.
Kunden er forpligtet til løbende at holde KF Miljø om relevante ændringer til Kundens per- sonoplysninger. Kunden skal anvende ovenstående kontaktoplysninger til meddelelse om ændringer i personoplysningerne.
Følsomme oplysninger
KF Miljø indhenter ikke følsomme personoplysninger i forbindelse med indgåelse af en Af- tale.
Opbevaring af personoplysninger
KF Miljø opbevarer selv Kundens oplysninger, men tager dagligt backup af Kundens oplys- ninger, som opbevares ved en ekstern hosting-leverandør. KF Miljø anvender kun en en- kelt computer. Den daglige backup af personoplysningerne gemmes i en cloud-løsning.
KF Miljø anvender en Microsoft One Drive cloudløsning. KF Miljø har indgået en skriftlig databehandleraftale med hosting-leverandøren af cloudløsningen.
KF Miljø anvender Kundens oplysninger i e-conomics regnskabsprogram. KF Miljø har ind- gået en skriftlig databehandleraftale med e-conomics.
KF Miljø overholder gældende krav til it-sikkerhed, herunder anvendelse af firewall. KF Miljø har interne regler om informationssikkerhed, som indeholder foranstaltninger, der skal beskytte Kundens personoplysninger og modvirke misbrug af Kundens personoplys- ninger.
Cookies
KF Miljø har en cookiepolitik, som er tilgængelig på KF Miljøs hjemmeside: xxx.xxxxxxx.xx
Periode for opbevaring af personoplysninger
Kundens personoplysninger opbevares i tidsperioden, hvor Aftalen er gældende. Kundens oplysninger opbevares i en periode efter Aftalen er ophørt. Dette gøres for at sikre KF Miljøs juridiske og forsikringsmæssige interesserer. KF Miljø opbevarer ikke oplysninger længere end hvad der anses for nødvendigt i forhold til det formål oplysningerne er ind- hentet.
KF Miljø opbevarer personoplysninger i minimum 5 år og maksimum 10 år som følge af forsikringsmæssige interesser.
Kundens kontooplysninger slettes i umiddelbar forlængelse af Aftalens afslutning.
Rettigheder
I forbindelse med KF Miljøs behandling af Kundens personoplysninger, har Kunden føl- gende rettigheder:
- Ret til indsigt i hvilke personoplysninger KF Miljø behandler om Kunden. KF Miljø svarer inden rimelig tid, dog senest en måned efter din henvendelse
- Ret til at få oplyst, hvad formålet med behandlingen af oplysningerne er
- Ret til at få berigtiget fejlagtige oplysninger
- Ret til at få slettet oplysninger, som ikke længere er relevante
- Ret til at gøre indsigelse mod uberettiget behandling
- Ret til at klage til Datatilsynet (Datatilsynet, Xxxxxxxxxx 00, 0., XX-0000 Xxxxx- xxxxx, xxx.xxxxxxxxxxxx.xx, E-mail: xx@xxxxxxxxxxxx.xx, Telefon: 00 00 00 00)
Revidering af privatlivspolitikken
KF Miljø forbeholder sig retten til at foretage ændringer af nærværende privatlivspolitik fra tid til anden. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på KF Miljøs hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil Xxxxxx modtaget meddelelse herom.