Contract
Retningsgivende, bæredygtig indkøbs- og
udbudspolitik
1
2024
Udarbejdet af:
Team Udbud og Kontrakt Team Miljø
Team Ejendom
Kontakt:
Center for Økonomi og Udbud Team Udbud xxxxxx@xxxxxxxx.xx
Udgivelsesdato: 27.05.2024
Indholdsfortegnelse
1. Indkøb i Hørsholm Kommune 4
2. Generelle principper for indkøb og udbud 6
2.7 Ordentlige arbejdsvilkår 7
2.9 Opretholdelse af serviceniveau 8
3. Målsætninger for indkøb og udbud 10
4. Partnerskaber, samarbejde og innovation 12
4.1 Dialog og samarbejde er vigtige værktøjer 12
4.2 Innovation skal være med til at fremtidssikre løsninger 12
4.3 Samarbejde med andre offentlige myndigheder 12
4.4 Udnyttelse af udbudslovens muligheder 12
5. E-handel og digitalisering 14
5.1 E-handel understøtter omkostningseffektive indkøb 14
5.3 Manuelle processer skal erstattes af nye teknologiske værktøjer 14
5.4 Systematisk kontraktstyring skal optimere kontrakter og samarbejde 14
Hørsholm Kommune indkøber for mere end 600 mio. kr. årligt. Kommunen vil bruge sine indkøb og udbud aktivt til at fremme de politiske målsætninger. Denne bæredygtige indkøbs- og udbudspolitik1 tager blandt andet afsæt i plan- og udviklingsstrategien ”Hørsholmstrategien” og dens vision om, at ”Hørsholm vil begejstre ved at være fælles om det gode liv”. Derudover bygger Indkøbspolitikken på Klimahandlingsplanen ”Klimabevidst hverdag, hver dag”, der blev vedtaget i 2023, og som forpligter kommunen til at leve op en række klimamål senest i 2045. Endelig omfavner Indkøbspolitikken ”Erhvervsstrategi 2020-2025” og dens sigte mod at understøtte et attraktivt erhvervsklima i kommunen.
Kommunen samarbejder, stiller krav og udfordrer markedet for at sikre en bæredygtig hverdag med værdi for borgerne.
Som offentlig ordregiver træffer kommunen på daglig basis adskillige valg og beslutninger i relation til udbud og indkøb. Kommunalbestyrelsen har det overordnede sigte med Indkøbspolitikken at sikre udvikling og skabe innovation, udvise ansvarlighed og understøtte bæredygtighed gennem udbuds- og indkøbsforretningen, alt imens kerneopgaverne varetages, og der skabes værdi for borgerne.
Kommunen handler ud fra en bæredygtig og ansvarligt grøn udbuds- og indkøbspolitik.
Indkøbspolitikken skal sikre, at der i alle sammenhænge indkøbes ansvarligt. Det være sig både i forhold til bæredygtighed, ressourceforbrug og kvalitet i leverancen.
Kommunen arbejder ud fra et helhedsorienteret bæredygtighedsperspektiv, hvor der i forbindelse med indkøb og udbud foretages en skarp behovsafklaring og alene stilles relevante og nødvendige krav. Til det formål har Kommunalbestyrelsen identificeret ti generelle principper, fem fokusområder og 15 målsætninger, som tages under behandling i det følgende.
Indkøbspolitikken skal være retningsgivende, men det er vigtigt, at det ikke i praksis bliver en ny bureaukratisk opgave for Hørsholms velfærdsinstitutioner, som vil tage tid fra kerneopgaven. Den praktiske implementering af indkøbspolitikken på institutionerne vil derfor bygge på tillid og samarbejde, og ikke på øgede krav om registrering, kontrol, og bureaukrati.
Kommunens bæredygtige indkøbs- og udbudspolitik er illustreret i figur 1 og omfatter alle udbud og indkøb af varer og tjenesteydelser til brug for dens daglige drift samt alle udbud indenfor byggeri, anlæg, vej og park samt varer og tjenesteydelser særligt relateret til drift og vedligehold af Kommunens ejendomme.
Indkøbspolitikken erstatter tidligere politikker på området, herunder kommunens indkøbspolitik fra 2009 og Udbudspolitik for Bygge- og Anlægsopgaver (Rev. juni 2022).
1 Herefter ”Indkøbspolitikken”
Figur 1: Model for bæredygtig indkøbs- og Udbudspolitik i kommunen
2. Generelle principper for indkøb og udbud
Alle, der varetager indkøb og udbud på vegne af kommunen, skal indtænke følgende ti principper:
Ligebehandlingsprincippet er et grundlæggende princip, som indebærer, at der alene må ske forskelsbehandling mellem ansøgere eller mellem tilbudsgivere, når dette er sagligt begrundet. Kommunen tænker princippet ind i hele udbudsprocessen og er underlagt forpligtelsen at sikre, at ensartede forhold ikke behandles forskelligt, og at forskellige forhold ikke behandles ensartet, medmindre en sådan behandling er objektivt og sagligt begrundet, gennemsigtig og proportionalt. Ligebehandlingsprincippet iagttages i forhold til alle økonomiske aktører, der har ansøgt om adgang til at afgive tilbud, eller som har afgivet tilbud, men også i forhold til de økonomiske aktører, som potentielt kunne ansøge om at afgive tilbud eller potentielt kunne afgive tilbud.
Gennemsigtighedsprincippet betyder, at kommunen skal sikre offentlighed og åbenhed om dens udbud, så ansøgere eller tilbudsgivere får mulighed for at tilkendegive deres interesse i at levere den udbudte genstand.
Forpligtelsen til at sikre gennemsigtighed gælder i alle udbudsfaser. Det betyder, at kontraktens genstand og processen for udbuddet beskrives i udbudsmaterialet, og at der handles derefter i overensstemmelse med beskrivelsen i udbudsmaterialet. Kommunens tildeling af kontrakter vil ske på en gennemsigtig måde, så det sætter tilbudsgivere i stand til at vurdere, om de processer, kriterier og metoder, der er opstillet for tildelingen af kontrakten, faktisk overholdes.
Proportionalitetsprincippet indebærer, at enhver foranstaltning skal være egnet, nødvendig og stå i rimeligt forhold til det mål, der søges opnået med foranstaltningen. Det vil sige, at de krav, der stilles til en vare eller tjenesteydelse, skal være proportionale med formålet. Princippet gør sig gældende for samtlige af kommunens konkurrenceudsættelser.
Kommunen har som offentlig myndighed et ansvar for at forvalte borgernes penge bedst muligt. Et afbalanceret forhold mellem pris og kvalitet er derfor en grundlæggende præmis for udbud og indkøb.
Fokus i alle udbud og indkøb er på at kvalificere og sagligt begrunde behov og på den baggrund kun stille nødvendige og relevante krav til de varer og tjenesteydelser, som skal anskaffes. De politiske intentioner beskrevet i denne politik lægger grundlag for, hvad der ses som nødvendige og relevante krav. Herudover skal ikke kun de direkte omkostninger overvejes, men også de samfundsmæssige omkostninger.
Via puljeindkøb blandt kommunens enheder, indkøbssamarbejde på tværs af kommuner2 og brug af fællesoffentlige indkøbsserviceorganers3 indkøbsaftaler øges kommunens muligheder for stordriftsfordele og ressourcebesparelser. Det skaber også bedre forudsætninger for, at der kan indkøbes tidssvarende varer og tjenesteydelser til en god pris, så der er flere penge til rådighed til de kommunale kerneopgaver.
2 Kommunens medlemskab af Indkøbsfællesskabet Nordsjælland (herefter “IN”) er et eksempel på et
fælleskommunalt indkøbsfællesskab, som kommunen nyder gavn af.
3 Kommunens medlemskab af SKI er et eksempel på en offentligt indkøbsservice, som kommunen benytter.
2.5 Laveste CO2-aftryk
Kommunen sigter efter at købe varer og tjenesteydelser med det mindst mulige aftryk på klimaet. Derfor skal der i indkøb og udbud sikres den mindst mulige udledning af drivhusgasser. Dette gælder for alle led i værdikæden, hvor følgende faser bør tages i betragtning:
Figur 2: Cirkulære indkøb: Kan offentlige indkøb reducere Danmarks forbrug af klodens ressourcer? Statens Indkøb
Bag ethvert indkøb skal der ligge en overvejelse af det miljømæssigt aftryk, som sættes på verden. Kommunen arbejder målrettet med nationale og internationale målsætninger om at nedbringe partikelforurening samt udledning af CO2 og NOx.
Derudover arbejdes der for, at varerne på den af Kommunen anvendte e-handelsplatform er bæredygtige. Anvendelsen af SKI’s4 rammeaftaler er i den forbindelse en god hjælp, idet disse rammeaftaler er knyttet an på en velegnet bæredygtighedsprofil.
Endelig stiller Kommunen krav til anvendelse af miljømærker i adskillige indkøb. Det kan være miljømærker som for eksempel Svanemærket, EU-Blomsten, Ø-mærket eller ”Cradle to Cradle”. Til yderligere eksemplificering kan også fremhæves, at al træ, som benyttes i dens bygge- og anlægsprojekter, skal være FSC- eller PEFC-certificeret.
Figur 3: Certificeringer
Kommunen ønsker at tage socialt ansvar, modarbejde løndumping og være med til at sikre praktikpladser og kræve, at de virksomheder, som den handler med, tilbyder ordentlige og lovlige løn- og ansættelsesvilkår for virksomhedens medarbejdere. Kommunen har derfor formuleret en arbejdsklausul5, som vil indgå i de udbud og konkurrenceudsættelser, hvor den vurderes relevant og hensigtsmæssig. I Arbejdsklausulen pålægges leverandører et kædeansvar, så leverandørerne er ansvarlige for, at deres underleverandør også sikrer ordentlige løn- og ansættelsesvilkår for underleverandørens medarbejdere.
4 “SKI” er i nærværende dokument en forkortelse af Staten og Kommunernes Indkøbsservice A/S.
5 Arbejdsklausulen er vedlagt Indkøbspolitikken som Bilag 1 Arbejdsklausul.
Det ligger således kommunen på sinde at løfte sit samfundsansvar og skabe social bæredygtighed i forbindelse med udbud og indkøb. Kommunen stiller således også krav om etablering af uddannelses- og praktikpladser på udbud, hvor det er relevant og muligt.
Endelig ønsker kommunen alene at handle med virksomheder, som udviser en ansvarlig skatteadfærd, og det forventer som udgangspunkt, at dens leverandører efterlever OECD’s retningslinjer for beskatning.
Kommunen arbejder med at udvikle cirkulært økonomiske metoder. Det betyder, at der så vidt muligt kun indkøbes og forbruges nødvendige varer og tjenesteydelser samt at affaldsforebyggelse, genbrug og genanvendelse understøttes, som det også er illustreret ved figur 4 umiddelbart nedenfor.
Forebyggelse •Hvad er det
reelle behov?
Reparation •Kan det eksisterende repareres?
Genbrug •Har organisationen en vare, der kan genbruges?
Køb brugt •Kan varen
købes brugt?
Køb nyt af genanvendte materialer
•Udbydes varen i genanvendte materialer?
•Lever købet op
Køb nyt
til Kommunens overordnede principper?
Figur 4: Cirkulære overvejelser inden indkøb
2.9 Opretholdelse af serviceniveau
Kommunen har til stadighed fokus på en god og kvalitetsfyldt borgerservice, og dens serviceydelser og - niveau beskriver, hvad borgerne kan forvente af støtte og hjælp. Kommunens indkøb og udbud må i den forbindelse ikke medføre serviceforringelser, medmindre dette er politisk vedtaget eller følger af lovregulering.
Kommunen er bevidst om sin rolle i lokalsamfundet og betydningen af at understøtte et velfungerende, lokalt erhvervsliv i videst mulige omfang til glæde og gavn for borgerne og de lokale erhvervsdrivende. Kommunen kan derfor komme små og mellemstore, lokale virksomheder i møde ved aktivt at løfte sin pligt som offentlig ordregiver og følge udbudslovens ”opdel eller forklar”-princip og dermed opdele en kontrakt i partielle varer- eller tjenesteydelsesområder, medmindre saglige og rationelle grunde taler for andet.
Dette udgangspunkt skal skabe potentielt rum og mulighed for lokale erhvervsdrivende at byde ind på så mange af de udbudte kontrakter som muligt.
Det er afgørende, at kommunens understøttelse af det lokale erhvervsliv ikke sker i strid med gældende lovgivning, herunder ikke fører til forskelsbehandling mellem potentielle tilbudsgivere. En understøttelse af det lokale erhvervsliv vil i sagens natur ske under behørig hensyntagen til den til enhver tid gældende lovgivning og under iagttagelse af blandt andet princippet om forskelsbehandling.
3. Målsætninger for indkøb og udbud
Kommunalbestyrelsen i Hørsholm har i 2022 udvalgt 5 indkøbskategorier til den bæredygtige indkøbs- og udbudspolitik. For hvert fokusområde er der opstillet målsætninger for kommunens indkøb.
Figur 5: De fem fokusområder i Hørsholm Kommunes bæredygtige indkøbs- og udbudspolitik
Kommunen har følgende målsætninger for indkøb af fødevarer:
• Ved indkøb af fødevarer skal man så vidt muligt vælge fødevarer ud fra følgende kriterier:
o Økologi
o Lokal produktion
o Sæsonbaseret
o Plantebaseret, f.eks. bælgfrugter
o Mindske brug af rødt kød
• Forbruget af engangsartikler til fødeindtag og forplejning udfases (f.eks. papkrus og plastiktallerkner).
• Der vil blive opstillet krav til genanvendelig og miljørigtig fødevareemballage samt minimering af forbrug af fødevareemballage.
Der opfordres til sund og varieret mad.
Kommunen har følgende målsætninger for indkøb af rengøringsartikler og -tjenesteydelser:
• Mindske brugen af rengøringsartikler indeholdende miljøskadelige stoffer.
• Anvender miljøcertificerede rengøringsmidler, hvor det er muligt.
• Overholdelse af Arbejdsklausulen.
Kommunen vil mindske drivhusgasudledninger fra transport ved blandt andet følgende:
• Konvertere den kommunale bilflåde fra fossildrevne køretøjer til eldrevne køretøjer.
• Stille krav i relevante udbud om, at leverandører benytter køretøjer, som anvender fossilfrie drivmidler. Det kan være i forbindelse med udbud om renovation, udbud om bustransport, udbud om varetransport eller lignende.
• Undgå så vidt muligt at benytte indenrigsflyvninger i arbejdsøjemed.
• Købe transport fra fossilfrie og kollektive transportformer, herunder bus, tog, cykel og samkørsel, hvor det er muligt og proportionalt med tidsforbrug.
Kommunen vil via dens udbud og indkøb øge andelen af vedvarende energi i sit energi- og varmeforbrug ved følgende:
• Udfase fossile energi- og varmekilder på ejendomme, hvor et vedvarende alternativ findes.
• Spare på energi- og varmeforbruget, hvor det er muligt. Energikrævende og -producerende anlæg forsynes med energimålere.
• Overveje, om det er hensigtsmæssigt og økonomisk rentabelt at montere solcelleanlæg ved nybyggeri.
Kommunen vil agere cirkulært, når den gennemfører byggeprojekter, renoverer og drifter dens ejendomme og anlæg. Dette vil ske med afsæt i følgende:
• Opprioritering af genbrug af materialer og minimum 30% brug af genanvendte materialer.
• Sikring af et godt indeklima ved, at nybyggeri skal være Svanemærket eller krav om en lignende mærkningsordning, der opfylder tilsvarende kriterier som Svanemærket.
• Arbejde imod et mål om absolut bæredygtighed6 samt sikre, at materialer og produkter har den lavest mulige CO2-udledning ved løbende at indhente EPD’er7 og udarbejde livscyklusvurderinger (LCA).
• Udarbejde totaløkonomiske vurdering (LCC) for de væsentlige omkostningsdrivere.
Mål og krav til byggeri og renovering er uddybet i kommunens ”Skabelon for bæredygtighed i byggeri og renovering” samt ”Kravspecifikation for tekniske anlæg”.
Krav til miljø, jord og affald opdateres løbende og de gældende krav skal iagttages ved alle udbud og indkøb, jf. kommunens hjemmeside xxx.xxxxxxxx.xx.
6 Absolut bæredygtighed handler om at holde sin udledning af C02 og andre skadelige stoffer inden for de planetære grænser.
7 Environmental Product Declaration, der fortæller om et produkts miljømæssige påvirkning.
4. Partnerskaber, samarbejde og innovation
Kommunen ønsker at arbejde innovativt og anvende de bedst egnede entreprise- og udbudsformer til den enkelte opgave eller pulje af opgaver, så der blandt andet kan opnås en bedre kvalitet og pris via stordriftsfordele men også benyttes den mest velegnede proces i udbudsforretningen.
Markedsdialog anvendes som en metode til udvikling af opgaveløsningen med henblik på at sikre eller forbedre kvaliteten i et udbud og for at højne effektivitet i blandt andet drifts- og anlægsopgaver samt indkøb af tjenesteydelser.
4.1 Dialog og samarbejde er vigtige værktøjer
Dialog og samarbejde er vigtige værktøjer i relation til udbud og indkøb. Det gælder ikke kun i dialogen med potentielle leverandører forud for udbud med henblik på at kende markedet og de eksisterende løsninger. Det gælder også i dialogen med leverandører i kontraktperioden for at sikre korrekte leverancer og en optimering af samarbejdet og værdiskabelsen.
Der afsøges hele tiden muligheder for at udbyde og indkøbe smartere. Samarbejde, partnerskaber, dialog og innovation er derfor nøgleord for smart og omkostningseffektivt arbejde med indkøb.
4.2 Innovation skal være med til at fremtidssikre løsninger
Kommunen har en ambition om at fremme innovation ved at bruge ny og eksisterende viden til at forbedre produkter, arbejdsgange eller organisering. Det gælder for eksempel udvikling af samarbejdsformer og miljø- og energirigtige løsninger. Dette gøres ved at efterspørge bæredygtige produkter og nye løsninger inden for velfærdsteknologi eller ved at indarbejde fleksibilitet i kontrakterne. Det kan på sigt forhåbentlig gøre en positiv forskel ikke kun lokalt eller nationalt, men også globalt. Således understøttes potentialet for, at den vækst, som skabes i private virksomheder, er så grøn og bæredygtig som muligt.
Dialog med virksomheder og partnerskaber om konkrete projekter og samarbejde vil tillige være i fokus. Der er og vil fortsat være en løbende dialog med erhvervslivet i Hørsholm, herunder Hørsholm Erhvervsråd og Håndværkerforeningen for Hørsholm og Omegn. Kommunen ønsker i vidt omfang at fremme handlen med lokale leverandører, som vil være med til at tage et fælles ansvar.
4.3 Samarbejde med andre offentlige myndigheder
Kommunen samarbejder med andre offentlige indkøbere for at opnå bedre og omkostningseffektive indkøb. Medlemskabet af Indkøbsfællesskab Nordsjælland (IN), som består af 12 kommuner, der i et ambitiøst og tæt samarbejde udbyder varer og tjenesteydelser, er et glimrende eksempel på dette. Udover at lave fælles udbud, erfaringsudveksles der i IN-regi også om kontraktstyring og e-handel.
I det omfang det understøtter kommunens politikker og behov, anvendes de frivillige rammeaftaler, som SKI indgår på vegne af offentlige indkøbere. Som udgangspunkt tilslutter Kommunen sig SKI’s forpligtende indkøbsaftaler, som knytter sig til det fælleskommunale indkøbsprogram.
Der samarbejdes også gerne med andre indkøbsfællesskaber, når muligheden er til stede, og det giver værdi. Endelig ses et tættere samarbejde med regionerne også at være formålstjenligt inden for sundhedsområdet.
4.4 Udnyttelse af udbudslovens muligheder
Udbudsloven giver mulighed for at anvende forskellige udbudsformer og stille forskellige krav, der understøtter kommunens politikker. Dette kan blandt andet være krav til bæredygtighed, kvalitet eller bestemte mærkningsordninger. Udbudslovens muligheder afsøges som en obligatorisk del af udbudsprocessen, herunder de udbudsformer, som forventeligt giver det bedste resultat på et givent
udbudsområde. For eksempel vil hensigten om at komme små og mellemstore virksomheder i møde ved at løfte pligten som offentlig ordregiver til at følge ”opdel eller forklar”-princippet og derved opdele en kontrakt i partielle varer- eller tjenesteydelsesområder være fast i spil. Det skaber rum og mulighed for små og mellemstore virksomheder, herunder lokale virksomheder, at byde ind på de udbudte kontrakter.
Derudover vurderes potentialer og muligheder ved dynamiske indkøbssystemer i forhold til varekøb og relativt set standardiserede tjenesteydelser.
Udbuds- og entrepriseform er ved mindre udbud typisk baseret på administrationens faglige skøn af den bedst egnede metode for gennemførelsen af den givne opgave. Som udgangspunkt anvendes kommunens Håndværkerportal til drift- og vedligeholdsopgaver mellem DKK 40.000 og 3.000.000. Større eller mere komplekse opgaver på entrepriseområdet vurderes enkeltvis og kan lægges op til politisk stillingtagen og/eller indgå i kommunens Strategiske Partnerskab.
Ved entrepriseudbud vil de typiske udvælgelseskriterier være:
• Kvalitet
• Pris
• Tid
• Organisation – f.eks. bemanding af opgaven, interne ressourcer eller ønske om at udvikle organisationen
• Æstetik og arkitektur
• Funktionalitet og brugerønsker
• Bæredygtighed
• Proces / opgaveløsning
• Driftsomkostninger
En opgave udbydes ikke, hvis det sagligt kan godtgøres, at det ikke er muligt at udbyde opgaven eller en del heraf. Det kan være, når det vurderes, at der ikke er en reel konkurrence; eksempelvis indkøb af en ydelse, hvor der reelt kun er én leverandør og ingen klar, grænseoverskridende interesse.
E-handel er et centralt værktøj til realisering af Indkøbspolitikken. Dette går hånd i hånd med kommunens stærke fokus på digitalisering og er med til at sikre gennemsigtighed, færre fejl og en høj compliance.
5.1 E-handel understøtter omkostningseffektive indkøb
Ved e-handel forstås indkøb på kommunens digitale indkøbsplatform. Her indkøbes de varer eller tjenesteydelser, som er dækket af én af kommunens indkøbsaftaler, og som kan e-handles. E-handel er med til at understøtte indkøbsprocessen lige fra ordreafgivelse over fakturamodtagelse og bogføring og til betaling af leverandører. E-handel bidrager derved til at reducere fejl i blandt andet bestillinger og faktureringer.
E-handel kan desuden medvirke til at reducere transaktionsomkostninger i forbindelse med indkøb. Samtidig øger det transparens og mindsker risikoen for korruption. E-handel er således med til at sikre en høj compliance, og det er med til at frigøre ressourcer fra tidskrævende administrative opgaver og derved skabe mere tid til kerneopgaverne. Derfor skal e-handelsplatformen også i fremtiden være kommunens indkøberes foretrukne sted at handle.
Kommunen har benyttet sig af e-handel i adskillige år. Indkøb via e-handel skal også i fremtiden være en naturlig, ressource- og tidsbesparende del af indkøbsopgaven på vareområdet. E-handlen skal styrkes i de kommende år. Derfor er der fokus på at skubbe på udviklingen af e-handelssystemet, så det også omfatter tjenesteydelser samt en række varer, som i dag ikke kan e-handles. Derigennem kan systemet i højere grad forenkle adgangen til brugernes daglige indkøb, ligesom arbejdet for leverandørerne lettes. Det betyder, at der også i fremtiden stilles krav til leverandørerne om understøttelse af de digitale processer, så kommunen kan lykkes med sin målsætning.
5.3 Manuelle processer skal erstattes af nye teknologiske værktøjer
Udover e-handel, har kommunen også for øje at automatisere manuelle processer med tilgængelige værktøjer, herunder robotteknologi og kunstig intelligens. Arbejdet hermed udvikles løbende og vil fortsat være et udviklingspunkt i de kommende år.
Kommunen er opmærksom på, at nye, teknologiske værktøjer introducerer risici for at kompromittere behandling af persondata, udfordre den operationelle informationssikkerhed og desuden skærpe behovet for iagttagelse af immaterielle rettigheder. Disse risici skal imidlertid ikke resultere i en berøringsangst men blot en fornuftig og vejovervejet tilgang til anvendelsen af sådanne værktøjer.
5.4 Systematisk kontraktstyring skal optimere kontrakter og samarbejde
Kommunen har en ambition om at styrke kontrakt- og leverandørstyringen. Det betyder, at det strategiske (sam)arbejde med leverandørerne skal øges for at sikre, at der leveres i henhold til kontraktvilkår. Dette skal imidlertid ikke stå alene. En proaktiv dialog mellem brugere og leverandører skal medvirke til at optimere udbyttet af kontrakterne.
Kontraktstyringen skal være systematisk og systemunderstøttet med henblik på at frigive ressourcer og skabe merværdi i kontraktforholdet. Helt konkret betyder det, at der skal ske fast opfølgning på indgåede aftaler baseret på risikovurdering af kontrakten på en række betydende parametre. Derudover skal der være en klar rolle- og ansvarsfordeling mellem kommunens decentrale indkøbere og kommunens centrale udbuds- og kontraktenhed. Kontraktstyringen skal også hjælpe til at sikre, at kommunen får de varer og tjenesteydelser, der betales for i henhold til dens aftaler.
BILAG 1
Center for Økonomi og Udbud Team Udbud og Kontrakt Slotsmarken 13, 2970 Hørsholm xxxxxx@xxxxxxxx.xx
Arbejdsklausul
Hørsholm Kommune (”Kunden”) og [X] (”Leverandøren”) (Kunden og Leverandøren omtalt samlet som
”Parterne”) aftaler med denne klausul vilkår vedrørende løn og arbejdsvilkår samt sociale og etiske forhold hos Leverandøren, jf. nedenfor, i tilknytning til Kontrakten/Rammeaftalen.
Klausulen træder i kraft den [DD.MM.ÅÅÅÅ].
Arbejdsklausul
Forpligtelsen
Leverandøren forpligter sig til at sikre, at de ansatte, som Leverandøren og dennes eventuelle underleverandører beskæftiger i Danmark med henblik på opgavens udførelse, har løn (herunder særlige ydelser) og ansættelsesforhold, som ikke er mindre gunstige end dem, der i henhold til en gældende kollektiv overenskomst, voldgiftskendelse, nationale love eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres.
Leverandøren skal sikre, at medarbejdere hos Leverandøren og dennes underleverandører er orienteret om gældende arbejdsvilkår samt denne arbejdsklausul med dertil hørende krav.
Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse.
Leverandøren er forpligtiget til at sikre, at såfremt Leverandøren eller dennes underleverandører har anmeldelsespligt til RUT-registret hos Erhvervsstyrelsen, jf. BEK nr. 627 af 24/06/2019, så overholder de deres forpligtigelse og sender på eget initiativ en kvittering for anmeldelsen til Kommunen straks efter anmeldelsen.
Kontrol af overholdelse af forpligtelsen
Kommunen kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for de ansatte lever op til den forpligtelse, som arbejdsklausulen fastsætter.
Kommunen kan kræve, at Leverandøren inden 10 arbejdsdage fremsender relevant dokumentation såsom løn- og timesedler, lønregnskab og ansættelseskontrakter fra såvel egne som eventuelle underleverandørers ansatte.
Kommunen kræver, at der for ikke-danske statsborgere inden 10 arbejdsdage fremsender relevant dokumentation på ansættelseskontrakter og arbejdstilladelser.
Såfremt dokumentationen ikke er modtaget af Kommunen, eller at dokumentation herfor, ikke er tilstrækkelig eller gyldig, kan Kommunen øjeblikkelig bortvise den/de pågældende ansat/- te.
Leverandøren er forpligtiget til, inden 10 dage efter skriftlig anmodning, at udlevere et udtræk pr. medarbejder fra E-indkomst med en oversigt over Leverandørens indbetalte A-skat for de pågældende ansatte. For ansatte, hvor oplysningerne indberettes til andre landes skattemyndigheder, skal tilsvarende oplysninger udleveres.
Håndhævelse af forpligtelsen
Hvis Leverandøren ikke overholder sine forpligtelser i medfør af arbejdsklausulen, og hvis dette medfører et berettiget krav på yderligere løn fra de ansatte, kan Kommunen tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese sådanne krav.
Tillige gælder, at grove eller gentagne overtrædelser af arbejdsklausulen betragtes som væsentlig misligholdelse af Kontrakten/Rammeaftalen, og Kommunen vil være berettiget til at hæve Kontrakten/Rammeaftalen helt eller delvist i overensstemmelse med pkt. [X] i Kontrakten/Rammeaftalen.
Socialt og etisk ansvar
Udførelsen af opgaven skal ske under respekt for og overholdelse af nationale, fællesskabsretlige og internationale love og regler vedrørende menneskerettigheder, børnearbejde, arbejdstagerrettigheder, miljø og antikorruption m.m.
Leverandøren er forpligtet til at sikre overholdelse af grundlæggende rettigheder, herunder må Leverandøren ikke forskelsbehandle som følge af køn, race, religion, seksuel orientering, politisk anskuelse, handicap, alder og etnisk tilhørsforhold.
For Leverandøren For Hørsholm Kommune
Dato: Dato:
[Navn] [Navn]
[Titel] [Titel]
[Navn] [Navn]
[Titel] [Titel]