BETINGELSER OG VILKÅR FOR BUY-BACK AF IT-UDSTYR
BETINGELSER OG VILKÅR FOR BUY-BACK AF IT-UDSTYR
(herunder køb og salg af udstyr) v.19/10 DEN
1. PARTERNE
Denne aftale indgås mellem:
3 Step IT A/S
CVR-nr. 26106427
Xxxxxxxxxxxx 00
2860 Søborg (herefter ”3 Step IT”) og
[Kunde]
CVR-nr.: [ ]
[Adresselinje 1] [Adresselinje 2] Faktureringsadresse: [Faktureringsadresse] (herefter ”Sælger”)
1.1. 3stepIT og Sælger benævnes herefter hver for sig som ”Part” og under ét som ”Parterne”.
2. AFTALENS FORMÅL OG OMFANG
2.1. Aftalens formål er at aftale en driftsmodel og prisfastsættelse, når Sælger anvender 3stepIT’s Buy- back-service til at videresælge eller destruere og genanvende Sælgers forældede eller overflødige IT- udstyr mod betaling.
2.2. Alle Sælgers leverancer af IT-udstyr til 3stepIT inden for aftalens formål og omfang samt alle services, der leveres af 3stepIT i relation hertil, og køb og salg af IT-udstyr (under ét ”Services”) er underlagt aftalens betingelser og vilkår. Sælger må ikke bestille eller anvende aftalens Services eller sende noget til 3stepIT, og 3stepIT er ikke forpligtet til at købe noget eller til at levere Services til Sælger, hvis Sælger ikke har accepteret aftalens vilkår.
2.3. De enkelte bestillinger af Services i henhold til aftalen (”Bestillinger”) skal aftales mellem Parternes kontaktpersoner, der er angivet i Bilag 3. Bestillinger kan aftales pr. e-mail. 3stepIT’s kontaktperson kan give et foreløbigt overslag over købsprisen for IT-udstyr i forbindelse med en Bestilling, men den endelige købspris fastsættes altid af 3stepIT i overensstemmelse med § 3.3.
2.4. Aftalen mellem Parterne består af (a) de vilkår, der er angivet i dette dokument og de tilhørende bilag,
(b) Bestillingerne, der aftales mellem Parternes kontaktpersoner, og (c) Buy-back-rapporterne, der udfærdiges af 3stepIT om det IT-udstyr, der leveres til virksomheden.
3. 3STEP IT’s ANSVAR
3.1. 3stepIT skal lave en oversigt (kvantitativ og kvalitativ) over det IT-udstyr, der er leveret til 3stepIT. På baggrund af oversigten skal 3stepIT udfærdige en Buy-back rapport (”Buy-back-rapport”). IT-udstyret, der er underlagt aftalens Services og er genstand for køb og salg, er det IT-udstyr, som defineres i de Buy- back-rapporter, der til enhver tid udfærdiges (dette IT- udstyr benævnes herefter ”Udstyret”). Alle Buy-back- rapporter, der udfærdiges af 3stepIT i henhold til denne aftale, indgår i aftalen under Bilag 1. På baggrund af oversigten og efter 3stepIT’s skøn skal 3stepIT opdele Udstyret i to kategorier: Udstyr med gensalgsværdi (”Udstyr til videresalg”) og Udstyr uden gensalgsværdi (”Udstyr til bortskaffelse”). Udstyr til videresalg videresælges af 3stepIT. Udstyr til bortskaffelse genanvendes i overensstemmelse med gældende miljø- og affaldslovgivning.
3.2. 3stepIT skal udføre datasletning på alt Udstyr, hvorpå der kan lagres data, i overensstemmelse med bedste praksis i branchen. Udstyr, hvor datasletning ikke kan udføres ved hjælp af datasletningssoftware, skal sikres ved fysisk destruering og derefter genanvendes i bedst mulig omfang. Der skal ikke udføres datasletning på udstyr, hvorpå der ikke kan lagres data (f.eks. skærme, tastaturer og tilbehør).
3.3. 3stepIT skal betale Sælger en købspris for Udstyr til videresalg, der er baseret på Udstyrets stand og aktuelle markedsværdi, der fastsættes af 3stepIT. 3stepIT kan opkræve et genanvendelsesgebyr i overensstemmelse med prislisten for Udstyr til bortskaffelse.
3.4. 3stepIT opkræver håndteringsudgift (servicegebyr) for alt Udstyr i overensstemmelse med Bilag 2 (Prisliste). De servicegebyrer, der faktureres af 3stepIT (disse servicegebyrer benævnes herefter ”Servicegebyrer”), er angivet i de enkelte Buy-back- rapporter, som 3stepIT leverer til Sælger. Buy-back- rapporten indeholder en oversigt over den købspris, som Sælger er berettiget til at fakturere 3stepIT, og de Servicegebyrer, som 3stepIT skal fakturere Sælger.
4. SÆLGERS ANSVAR
4.1. Sælger forpligter sig til at betale de Servicegebyrer, som 3stepIT fakturerer i overensstemmelse med Buy-back-rapporterne. Den gældende prisliste er vedhæftet denne aftale som Bilag 2.
4.2. Driftsmodellen beskrives nærmere i Procesbeskrivelse (Bilag 3). Procesbeskrivelsen er en generel beskrivelse, og derfor har instruktioner og
retningslinjer, der gives af 3stepIT, forrang over Procesbeskrivelsen. Sælger accepterer at følge rimelige instruktioner, som 3stepIT giver i relation til Services.
4.3. Inden levering af Udstyret til 3stepIT skal Sælger:
- fjerne låse og beskyttelsesforanstaltninger, der forhindrer datasletning eller genanvendelse af Udstyret (f.eks. BIOS-password) i overensstemmelse med 3stepIT’s instruktioner; og
- frakoble Udstyret fra udstyrsproducentens webbaserede autentificeringsplatforme eller -konti (f.eks. Apple ID, DEP, Samsung KNOX), hvis Udstyret er registreret på disse platforme eller konti. Sælger skal imidlertid ikke fjerne det login-password,
der er nødvendigt for at få adgang til Udstyret.
4.4. Som en særskilt aftalt tillægsservice for hvilken der opkræves et tillægsgebyr kan 3stepIT sørge for fjernelse af BIOS-password-beskyttelse og/eller eventuelle andre særskilt aftalte beskyttelsesforanstaltninger, forudsat at Sælger forsyner 3stepIT med de nødvendige passwords ved levering af Udstyret eller på anden måde muliggør fjernelsen af beskyttelsesforanstaltningerne. Medmindre andet er aftalt har 3stepIT ret til – udelukkende til det formål, der beskrives i denne paragraf – at beholde de passwords, der leveres af Sælger, så længde denne aftale er gældende.
4.5. Inden levering af Udstyret skal Sælger afinstallere eventuel nødvendig software fra Udstyret, bortset fra Udstyrets originale installationer, og tage de nødvendige kopier af de data og filer, der er lagret på Udstyret. Sælger skal skriftligt underrette 3stepIT om eventuelle enheder blandt det solgte Udstyr, der har mere end en harddisk eller andet lagringsmedium. Hvis Sælger undlader straks at underrette 3stepIT, eller hvis Sælger leverer yderligere enheder eller andet materiale, der ikke indgik i den oprindelige udstyrssammensætning, til 3stepIT (f.eks. eksterne hukommelses- eller lagringsmedier, SIM-kort eller dokumenter), bestræber 3stepIT sig på at sørge for datasletning af disse enheder og dette materiale, men påtager sig intet ansvar for disse enheder eller materiale eller for data på enhederne eller i materialet, selvom disse enheder eller dette materiale indeholder Sælgers fortrolige oplysninger.
4.6. Sælger skal sikre, at der ikke leveres noget skadeligt eller på anden måde farligt materiale til 3stepIT sammen med Udstyret. Sælger er ansvarlig for alle omkostninger og udgifter, der måtte være forbundet med sådant materiale.
4.7. Sælger har ret til sammen med Udstyret at levere eventuelt tilbehør til enhederne (f.eks. mus, tastatur, osv.), der indgår i den oprindelige udstyrssammensætning, til 3stepIT uden yderligere
omkostninger. Hvis Sælger leverer en betydelig mængde overskydende tilbehør til enhederne til 3stepIT, skal Sælger imidlertid betale et genanvendelsesgebyr for dette tilbehør i overensstemmelse med 3stepIT’s faktura.
5. EJERSKAB OVER UDSTYRET
5.1. Sælger erklærer og garanterer, at Udstyret ejes af Sælger, og at ejendomsretten til Udstyret overgår til 3stepIT uden nogen former for pant, håndpant, lejeaftale, andre lignende tredjemandsrettigheder eller nogen andre behæftelser.
5.2. Ejendomsretten til Udstyret overgår til 3stepIT, når Udstyret er overdraget til repræsentanter for 3stepIT eller virksomhedens underleverandør.
5.3. Sælger skal holde 3stepIT skadesløs for tab, skade, omkostninger (herunder rimelige sagsomkostninger), udgifter, krav og erstatningsansvar af en hvilken som helst art, der gøres gældende mod 3stepIT, eller som 3stepIT lider, pådrager sig eller ifalder som følge af eller i forbindelse med brud på den garanti, som Sælger har givet i henhold til § 5.1 ovenfor.
6. LEVERING AF UDSTYRET
6.1. Levering af Udstyret til 3stepIT skal ske i overensstemmelse med Bilag 3 og eventuelle instruktioner, der måtte være givet af 3stepIT.
6.2. Sælger skal skriftligt (herunder pr. e-mail) oplyse om den foretrukne leveringsdato og det antal Udstyrsenheder, der skal leveres, samt give eventuelle andre relevante oplysninger, som 3stepIT har brug for. Når 3stepIT har bekræftet datoen og forsynet Sælger med forsendelsesdokumenter, der skal vedhæftes de enkelte pakker, kan Sælger levere Udstyret til 3stepIT. Medmindre andet er aftalt, skal Sælger pakke Udstyret sikkert til transport i overensstemmelse med 3stepIT’s instruktioner.
6.3. Alternativt og mod betaling af tillægsgebyr kan 3stepIT sørge for afhentning og pakning af Udstyret. I så fald skal Sælger samle alt Udstyret på ét aftalt afhentningssted, hvor det uhindret kan pakkes og læsses på transportkøretøjet. Afhentning og pakning skal bestilles mindst to (2) uger før den ønskede afhentningsdato.
7. ANSVAR FOR RISIKO
7.1. Hvis Sælger sørger for transport af Udstyret, overgår ansvaret for tab af eller skade på Udstyret til 3stepIT, når Udstyret overdrages til 3stepIT’s repræsentanter på 3stepIT’s forretningssted. Hvis 3stepIT sørger for transport af Udstyret, overgår ansvaret for tab af eller skade på Udstyret til 3stepIT, når Sælger har overdraget Udstyret til det transportselskab, som 3stepIT benytter.
7.2. Hvis forsendelsen med Udstyret standses under transporten som følge af myndighedsafgørelser med hensyn til E-waste-affaldsregulativer, har Sælger ansvaret for at sørge for de nødvendige tilladelser, så Udstyret kan komme ind i det pågældende land.
8. ANSVARSBEGRÆNSNING
8.1. I det omfang, hvor det er tilladt i henhold til gældende lov, kan hver Parts maksimale erstatningsansvar over for den anden Part (hvad enten det er inden eller uden for kontrakt, uagtsomhed eller andet) ikke overstige et beløb svarende til de Servicegebyrer, som Sælger har betalt 3stepIT i de seneste tolv (12) måneder forud for skadens indtræden. Ikke desto mindre er 3stepIT’s maksimale erstatningsansvar for skader, som Sælger måtte lide som følge af eller i forbindelse med, at en enhed skades eller mistes under transporten, begrænset til den pågældende enheds markedsværdi.
8.2. Parterne er ikke ansvarlige for nogen indirekte skader eller følgeskader som f.eks. drifts- eller omsætningstab, tab af data eller tab af brug, tab af goodwill eller for krav fra tredjemand.
8.3. Hvis de ansvarsbegrænsninger, der fremgår af denne aftale, anses for at være ugyldige eller ikke kan håndhæves, skal erstatningsansvaret justeres til det laveste beløb, der vurderes at være rimeligt.
9. FORCE MAJEURE
9.1. Ved Force Majeure forstås begivenheder, hvor forsinket eller manglende opfyldelse af en Parts forpligtelser skyldes forhold, som Parten ikke med rimelighed er herre over, herunder, men ikke begrænset til, myndighedsforanstaltninger, oprør eller andre borgerlige uroligheder, der direkte påvirker Partens mulighed for at udføre sine forretningsmæssige aktiviteter, krig (uanset om den er erklæret eller ej), terrorhandlinger eller udbredt hærværk, strejke, jordskælv, oversvømmelser, brand, transportafbrydelse, embargo, udbredt betydelig mangel på transportfaciliteter eller råvarer, ulykke, lockout eller andre former for uro på arbejdsmarkedet.
9.2. En Parts manglende eller forsinkede opfyldelse af sine forpligtelser som følge af Force Majeure skal ikke anses for at være misligholdelse af kontrakten af den berørte Part. Dette gælder også manglende eller forsinket opfyldelse af en Parts underleverandørs eller anden aftalepartners forpligtelser, hvis denne underleverandør eller anden aftalepartner er ramt af en Force Majeure-situation.
9.3. Parten skal uden ugrundet ophold skriftligt informere den anden Part om Force Majeure- situationen samt om ophøret af Force Majeure- situationen.
10. FORTROLIGHED
10.1. Parterne forpligter sig til at fortroligholde oplysninger og materiale, som de modtager fra den anden Part, og som er mærket fortroligt, eller som bør opfattes som fortroligt, og ikke anvende oplysningerne eller materialet til andre formål end denne aftales formål.
11. VARIGHED OG OPHØR
11.1. Denne aftale træder i kraft ved begge Parters underskrift, og den forbliver i kraft, indtil den opsiges skriftligt af en af Parterne med mindst tredive (30) dages skriftligt varsel.
11.2. Hvis en af Parterne misligholder sine forpligtelser efter denne aftale, og misligholdelsen ikke afhjælpes senest (14) dage efter modtagelse af et skriftligt påkrav fra den anden Part, hvor misligholdelsen specificeres og kræves afhjulpet, så kan aftalen straks bringes til ophør af den ikke-misligholdende Part efter et yderligere skriftligt påkrav.
11.3. Begge Parter kan når som helst bringe denne aftale til ophør med øjeblikkelig virkning, hvis den anden Part ikke er i stand til at betale sin gæld, når den forfalder, søger indgåelse af akkord eller rekonstruktion, træder i likvidation eller går konkurs, bliver registreret i et offentligt register over dårlige betalere, eller det på anden måde er tydeligt, at den anden Part ikke vil være i stand til at overholde sine betalingsforpligtelser.
11.4. Aftalens ophør påvirker ikke Bestillinger, der er accepteret, inden ophøret træder i kraft.
12. LOVVALG OG VÆRNETING
12.1. Denne aftale er underlagt dansk ret med undtagelse af reglerne om lovvalg. Enhver tvist, der måtte udspringe af denne aftale, skal afgøres af Københavns Byret.
12.2. Parterne udelukker hermed anvendelse af De Forenede Nationers konvention om aftaler om internationale køb (CISG).
13. DIVERSE
13.1. Ingen af Parterne må overdrage denne aftale til tredjemand uden forudgående skriftligt samtykke fra den anden Part.
13.2. Parterne fraskriver sig hermed muligheden for at gøre modregningskrav gældende og retten til modregning i skyldige betalinger ifølge aftalen og accepterer at betale de skyldige beløb ifølge aftalen uanset eventuel modregning eller eventuelle modkrav.
13.3. Denne aftale med tilhørende bilag udgør hele aftalen mellem Parterne med hensyn til aftalens genstand og erstatter alle tidligere aftaler, tilbud og andre tilkendegivelser vedrørende aftalens genstand (for at undgå tvivl) bortset fra eventuelle mulige tidligere aftalte lejeaftaler mellem Parterne.
13.4. Enhver ændring eller tilføjelse til aftalen skal aftales skriftligt og underskrives af Parternes underskriftberettigede repræsentanter for at være gyldig. 3stepIT har imidlertid ret til ensidigt at ændre prislisten, der er vedhæftet denne aftale, ved skriftligt at underrette Sælger om ændringerne (f.eks. pr. e-mail) mindst tredive (30) dage, før ændringerne træder i kraft.
13.5. Afsnitsoverskrifterne i aftalen er kun til reference og påvirker ikke betydningen eller fortolkningen af aftalen.
13.6. Hvis en Parter undlader at håndhæve en bestemmelse i henhold til aftalen, indebærer det ikke,
at Parten derefter giver afkald på retten til at håndhæve bestemmelser i aftalen.
13.7. Hvis en bestemmelse i aftalen på noget tidspunkt er eller bliver ulovlig, ugyldig eller ikke kan håndhæves i alle henseender efter lovgivningen i en jurisdiktion, påvirkes eller forringes lovligheden, gyldigheden eller håndhævelsen af de resterende bestemmelser på ingen måde deraf. Den ugyldige bestemmelse skal erstattes med en gyldig bestemmelse, der ligger så tæt på det oprindelige formål og kommercielle mål med den ugyldige bestemmelse, som det er muligt.
Dato og sted Dato og sted
_. _.20 _ _ ._ .20
[KUNDE] 3 Step IT A/S
_ _ underskrift underskrift
_ _ navn navn
_ _ titel titel
Følgende bilag udgør en integreret del af aftalen:
Bilag 1 – Buy-back-beholdningsrapporter Bilag 2 – Prisliste
Bilag 3 – Procesbeskrivelse
Bilag 1 – Buy-back-beholdningsrapporter
Alle Buy-back-rapporter, der udfærdiges af 3stepIT i henhold til denne aftale, indgår i aftalen under Bilag 1.
Eksempel på en Buy-back-rapport
Bilag 2 – Prisliste
De aftalte priser er gældende indtil videre. 3stepIT har ret til at ændre priserne ved skriftligt at underrette Sælger om ændringerne mindst tredive (30) dage, før ændringerne træder i kraft. Alle priser er angivet ekskl. moms, der tillægges de aftalte gebyrer.
Købspriserne for Udstyret, der skal betales af 3stepIT, skal være baseret på Udstyrets aktuelle markedsværdi. Der foretages en gennemgang af markedspriserne mindst en gang hvert kvartal.
Servicegebyrer, der gælder for alt Udstyr:
Servicegebyrer | DKK 100 pr. enhed Servicegebyret omfatter: - Transport af Udstyret fra det aftalte afhentningssted* - Audit rapport over Udstyret - Datasletning - Sortering i Udstyr til videresalg og Udstyr til bortskaffelse * Kræver, at transport bestilles for mindst 20 enheder. Hvis der er tale om færre enheder, faktureres transportomkostningerne separat. |
Pakkeservice | DKK 400 pr. time Prisen for pakkeservice beregnes pr. time pr. person, der udfører pakningen. Prisen omfatter arbejdskraft og emballage. Minimumsprisen for pakkeservice er DKK 1.200. |
Genanvendelsesomkostning | Udgangspunktet for samarbejdet er køb af Sælger´s IT-aktiver til videresalg. 3stepIT kan som en ekstra service fra tid til anden også tilbyde håndtering af elektronikaffald. Prisen for håndtering af elektronikaffald er ofte baseret på en pris pr. kilo. Hvis værdien af Udstyret overstiger håndteringsomkostningen for elektronikaffaldet, er det muligt for 3stepIT at tilbyde håndtering af elektronikaffaldet uden beregning. Prisfastsættelsen for denne service aftales fra sag til sag og pr. afhentning. |
Følgende gebyrer opkræves ud over de nævnte servicegebyrer, hvor det er relevant:
Fjernelse af beskyttelsesforanstaltninger | Fjernelse af eventuelle aktivmærker og sikkerhedsmærker eller beskyttelsesforanstaltninger, der forhindrer datasletning eller genanvendelse af Udstyret, er en separat procedure. Prisfastsættelsen for dette aftales særskilt. |
Bilag 3 – Procesbeskrivelse
Kontaktpersoner 3stepIT:
Salg | Services (afhentning, pakning osv.) | |
Navn | Xxxx Xxxxx | Xxxxxxx Xxxxx |
Tlf. | x00 00 00 00 00 | x00 00 00 00 00 |
Sælger:
Kontraktforhold | Bestillinger | |
Navn | [Navn] | [Navn] |
Tlf. | [Telefonnummer] | [Telefonnummer] |
[E-mail] | [E-mail] |
Procesbeskrivelse
For at sikre en gnidningsfri proces for afhentning af enhederne vil der blive udarbejdet en detaljeret plan for processen i samarbejde med Sælger.
De generelle trin i driftsprocessen:
1. Sælger afgiver en Bestilling, hvori Sælger forsyner 3stepIT med en liste over Udstyret med følgende oplysninger:
• Ønsket afhentningsdato;
• Adresserne på de enkelte afhentningssteder og en kontaktperson, der kan kontaktes, når enhederne skal afhentes (kontaktoplysninger, telefonnummer);
• Antal enheder fordelt på produktgrupper (stationær computer, bærbar computer, display/skærm osv.), der skal afhentes på hvert afhentningssted;
• Et skøn over den samlede vægt (med en nøjagtighed på 100 kg) af de enheder, der skal afhentes på hvert afhentningssted;
• Oplysning om, hvorvidt Sælger pakker enhederne, eller der bestilles pakkeservice fra 3stepIT.
2. Følgende gælder, hvis Parterne har aftalt, at 3StepIT skal sørge for transport af enhederne fra Sælger til 3stepIT:
Sælger samler enhederne på et aftalt afhentningssted. Sælger pakker enhederne i overensstemmelse med 3stepIT’s pakningsinstruktioner eller bestiller 3stepIT’s pakkeservice. Når Sælger bestiller pakkeservice hos 3stepIT, skal Sælger bringe enhederne til et sted, hvor det er muligt at udføre pakningen, og hvorfra de pakkede enheder let kan flyttes til transportkøretøjet. Pakkeservice skal bestilles mindst to (2) uger, inden den ønskede paknings-/afhentningsdato.
3. Hvis Sælger er ansvarlig for levering af enhederne til 3stepIT, skal Sælger oplyse 3stepIT om den planlagte leveringsdato. Hvis den planlagte leveringsdato ikke passer 3stepIT, har 3stepIT ret til at afvise datoen og foreslå en ny.
4. 3stepIT bekræfter den ønskede afhentnings- eller leveringsdato og de aftalte detaljer i forbindelse med leveringen (f.eks. pakkeservice). 3stepIT leverer forsendelsesdokumenter, der skal fastgøres til hver pakke, der skal leveres.
5. Enhederne leveres til 3stepIT’s logistikcenter.
6. I logistikcentret laves der en beholdningsoversigt over enhederne, og de sorteres i Udstyr til videresalg og Udstyr til bortskaffelse.
7. Kvaliteten af Udstyr til videresalg vurderes, og der udføres datasletning. Udstyr til bortskaffelse sikres ved fysisk destruering og genanvendes derefter.
8. Købsprisen for Udstyr til videresalg baseret på Udstyrets aktuelle markedsværdi. 3stepIT opkræver et genanvendelsesgebyr, der er baseret på udstyrets vægt, for Udstyr til bortskaffelse.
9. 3stepIT leverer en Buy-back-rapport i MS Excel-format til Sælger.
10. På baggrund af Buy-back-rapporten/-rapporterne er Sælger berettiget til at fakturere 3stepIT den købspris, der er angivet i rapporten. 3stepIT er berettiget til at fakturere servicegebyrer, genanvendelsesomkostninger og andre omkostninger, der er angivet i fakturaen, til Sælger.