Evalueringsrapport
Evalueringsrapport
Udbud af Pleje- og overvågnings- opgaver m.v. omfattet af servicelo- vens §§ 41, 83, 84, 95 og 97 i Aal- borg Kommune, Ældre- og Handi- capforvaltningen
EU-udbud nr. 2016/S 074-128459
Den 3. juni 2016
Indholdsfortegnelse
4 Resultat af tilbudsevaluering 3
6 Proces for tilbudsevaluering 3
12.1 Generelt vedrørende ”kvalitet” 6
13 Samlet vurdering af de enkelte tilbud 7
13.1 Rammeaftale og primær leveranceaftale 7
1 Indledning
Denne evalueringsrapport omhandler evalueringen af de indkomne tilbud på Aalborg Kommunes ud- bud af pleje- og overvågningsopgaver m.v. omfattet af servicelovens §§ 41, 83, 84, 95 og 97. Grundla- get for evalueringsmodellen er vedtaget på udbudsstyregruppemødet den 27. maj 2016.
2 Ordregivende myndighed
Aalborg Kommune
Ældre- og Handicapforvaltningen Storemosevej 17-21
9310 Vodskov
(herefter benævnt ”ordregiver”)
3 Udbudsbekendtgørelse
Udbuddet er offentliggjort den 13. april 2016 i EU-tidende under nr. 2016/S 074-128459.
4 Resultat af tilbudsevaluering
Ordregiver har i samarbejde med sine udbudsrådgivere foretaget en tilbudsevaluering på baggrund af det i udbudsbetingelserne anførte tildelingskriterium med tilhørende vægtede underkriterier.
Evalueringen har resulteret i, at
1.) Olivia Danmark A/S har afgivet det vindende tilbud 2.) Adecco A/S har afgivet det næstbedste tilbud
3.) Sygeplejerskernes Vikarbureau ApS har afgivet det tredjebedste tilbud
5 Modtagne tilbud
Ved afleveringsfristens deadline d. 17. maj 2016 kl. 12:00 var der modtaget 5 tilbud fra følgende leve- randører:
1.) Adecco A/S
2.) Handicapformidlingen ApS 3.) Xxxxxx Danmark A/S
4.) Sygeplejerskernes Vikarbureau ApS 5.) VIPvikar ApS
Ingen af de tilbudsgiverne har taget forbehold til rammeaftalen, herunder rammeaftalens pkt. 9.1.1 om krav om overenskomstlignende vilkår, hvorved tilbudsgiverne sikre, at deres medarbejdere og eventu- elle underentreprenørers medarbejdere har løn- og arbejdsvilkår, der minimum svarer til de vilkår, som er gældende efter danske overenskomster på området. Deri ligger også, at vurderer ordregiver, at den kommende leverandør ikke lever op til de overenskomstlignende vilkår, så kan ordregiver forpligte le- verandøren til at indgå overenskomst.
6 Proces for tilbudsevaluering
Ordregiver har gennemført udbuddet som et offentligt udbud med forhandling i henhold til bestemmel- serne i udbudsloven kapitel 16. Processen for tilbudsevaluering og indstilling af tildelingsbeslutning fremgår af punkterne 0 og 6.2 nedenfor.
6.1 Evalueringsproces
Ved tilbudsfristens udløb den 17. maj 2016 kl. 12:00 var der fra de ovenfor under punkt 5 nævnte virk- somheder modtaget 5 tilbud.
Alle 5 tilbudsgiver blev inviteret til at deltage i forhandlingsmøder, der blev gennemført den 24. maj 2016 som telefonmøder.
På møderne fik tilbudsgiverne en tilbagemelding fra ordregiver om deres tilbuds styrker og svagheder, herunder påpegning af specifikke punkter, hvor tilbuddet ville kunne forbedres.
Alle 5 tilbudsgivere har med grundlag heri afleveret et endeligt tilbud d. 26. maj 2014, og disse ende- lige tilbud har ligget til grund for tilbudsevalueringen baseret på tildelingskriteriet ”det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, med underkriterierne ”kvalitet (70%)” og ”pris (30%)”.
6.2 Evalueringsplan
Tids- og aktivitetsplanen for tilbudsevaluering, forhandling og tildeling fremgår af nedenstående tabel:
Aktivitet | Dato |
Tilbudsaflevering | 17. maj 2016 kl. 12:00 |
Gennemgang af tilbud | 17.-23. maj 2016 |
Forhandlinger med tilbudsgivere | 24. maj 2016 |
Endelig evaluering og indstilling om tildeling | 26. maj – 6. juni 2016 |
Politisk behandling af indstilling og tildelingsbeslutning | 24. juni 2016 |
7 Egnethedsvurdering
Ordregiver har som led i tilbudsevalueringen indledningsvist foretaget en egnethedsvurdering på bag- grund af de i udbudsbetingelserne angivne udvælgelseskriterier til økonomisk og teknisk kapacitet.
Nedenstående tabel viser de enkelte leverandørers opfyldelse heraf:
Udvælgelseskriterier | Adecco A/S | Handicapformidlin- gen ApS | Olivia Danmark A/S | Sygeplejerskernes Vikarubureau ApS | VIPvikar ApS |
Økonomisk og finansiel kapacitet | |||||
Erklæring på tro og love om, at virksomhedens ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige | + | + | + | + | + |
Virksomhedens seneste årsrapport samt nøgletal for de seneste 3 år | + | + | + | + | + |
Dokumentation fra bankforbindelse om, at der kan stilles anfordrings- garanti på op til DKK 5 mio. | + | + | + | + | + |
Udvælgelseskriterier | Handicapformidlin- gen ApS | Olivia Danmark A/S | Sygeplejerskernes Vikarubureau ApS | VIPvikar ApS | |
Dokumentation for tilbudsgiverens relevante forsikringsforhold | + | + | + | + | + |
Teknisk kapacitet | |||||
Referenceliste med angivelse af tilsvarende opgaver indenfor de se- neste 3 år | + | + | + | + | + |
Oplysninger om samlet antal ansatte, antal ansatte af relevans for ydelserne omfattet af udbuddet og disses uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer | + | + | + | + | + |
På baggrund af ovenstående er alle indkomne tilbud vurderet egnet til videre evaluering.
8 Tildelingskriterium
Tildeling af kontrakt skal ifølge udbudsbekendtgørelsen ske til den tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af følgende to vægtede underkriterier:
• Pris 30%
• Kvalitet 70%
9 Pointmodel
Et tilbuds samlede point opnås ved en sammenlægning af de vægtede point.
10 Underkriteriet pris
Ved vurderingen af underkriteriet ”Pris” lægges der vægt på de tilbudte priser i besvarelsen af Ram- meaftalens Underbilag C1 (Prismodeller og øvrige prisoplysninger), som anvendes til at beregne en samlet tilbudssum ud fra følgende betragtninger:
• de i bilaget opgjorte timepriser, som er omregnet til en forventet årlig pris pr. brugerordning
• de i bilaget opgjorte årspriser pr. brugerordning
• de i bilaget opgjorte øvrige timepriser
• de i bilaget tilbudte rabatter
Det tilbud, hvis samlede tilbudssum er lavest, vil opnå den bedste bedømmelse i tilknytning til under- kriteriet ”Pris”, dvs. karakteren 10. En tilbudspris, der er 50% større end laveste pris vil få karakten 1. priser derudover vil få karakteren 0. Tilbud mellem laveste pris og laveste pris+50% vil blive fordelt li- neært mellem de to punkter.
11 Underkriteriet kvalitet
Ved vurderingen af underkriteriet ”Kvalitet” lægges der vægt på, i hvilket omfang og med hvilket ind- hold, det tilbudte opfylder de krav, der fremgår af Kravspecifikationen, jf. Bilag A til Rammeaftalen, samt den kvalitet, hvormed de øvrige leverancevilkår opfyldes i henhold til instruksen i hvert af de bi- lag, tilbudsgiverne skal udfylde og konkurrere på opfyldelsen af, jf. dokumentoversigten i ud-budsbe- tingelsernes punkt 4.1. Underkriteriet “Kvalitet” er opdelt i 5 delkriterier. I kravlisten, bilag A.1, fremgår det hvilke krav, som indgår i vurderingen af hvert delkriterium. Hvert af følgende delkriterier vægter som nedenfor anført i den samlede evaluering:
Underkriterier og vægtning | Delkriterier |
Kvalitet (70%) | 1. Overordnede krav (vægter 30%) 2. Krav til socialt ansvar (vægter 15%) 3. Krav til samarbejde med brugeren (vægter 15%) 4. Respiratoriske krav (vægter 20%) 5. Kompetencekrav (vægtet 20%) |
12 Evaluering af tilbud
12.1 Generelt vedrørende ”kvalitet”
I forbindelse med vurderingen af underkriteriet ”kvalitet” er der lavet en vurdering af tilbudsgiverens besvarelser af de i udbudsbetingelserne pkt. 2 anførte tilbudsdokumenter. Tilbudsgivernes besvarel- ser tildeles en karakter efter en 10-skala, hvor 10 point gives til den besvarelse, som indebærer den for ordregiver bedst tænkelige ydelse og opgavevaretagelse.
Pointtildelingen af underkriteriet ”kvalitet” sker ud fra følgende 10-skala:
Point | Ordlyd | Beskrivelse |
0 | Ingen opfyl- delse | Ingen opfyldelse gives hvor krav er besvaret med ”ikke opfyldt” i kravlisten, eller hvor et infokrav slet ikke er besvaret. |
1 | Særdeles dårlig vurde- ring | Særdeles dårlig vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en helt uacceptabel op- fyldelse af kravet. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt og/eller elementer er særdeles dårligt beskrevet. |
2 | Meget dårlig vurdering | Meget dårlig vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en meget ringe opfyldelse af kravet. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efter- spurgt, og/eller elementer er dårligt beskrevet. |
3 | Dårlig vurde- ring | Dårlig vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en ringe opfyldelse af xxxxxx. Be- svarelsen mangler meget væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt , og elementer er dårligt beskrevet. |
4 | Under middel vurdering | Under middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en mindre end acceptabel opfyldelse af kravet. Besvarelsen mangler væsentlige af de oplysninger, som er efter- spurgt, eller elementer er dårligt beskrevet. |
Point | Ordlyd | Beskrivelse |
5 | Middel vurde- ring | Middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en acceptabel opfyldelse af kra- vet. Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen fremstår mindre velunderbygget og er visse steder uklar. |
6 | Over middel vurdering | Over middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en mere end acceptabel grad af opfyldelse af kravet. Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som efter- spørges, men dog ikke centrale dele heraf. Hovedparten af beskrivelsen er velunder- bygget og forståelig. |
7 | God vurde- ring | God vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en god opfyldelse af xxxxxx. Besva- relsen indeholder langt hovedparten af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivel- sen er velunderbygget og forståelig. |
8 | Meget god vurdering | Meget god vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en meget god opfyldelse. Be- svarelsen mangler kun meget få af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen er meget velunderbygget og forståelig. |
9 | Særdeles god vurdering | Særdeles god vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en særdeles god opfyl- delse af xxxxxx. Besvarelsen indeholder de oplysninger, som er efterspurgt uddybende, velunderbygget og forståeligt. |
10 | Den bedst mulige vurde- ring | Den bedst mulige vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer den bedst tænkelige opfyldelse af kravet. Samtlige de oplysninger, som er efterspurgt, er beskrevet velun- derbygget og forståeligt, og beskrivelsen illustrerer, at krav opfyldes på den for ordregi- ver bedst tænkelige måde. |
Som det følger af vægtningen af kvaliteten, lægger ordregiver vægt på et højt kvalitetsniveau i de til- budte ydelser.
13 Samlet vurdering af de enkelte tilbud
13.1 Rammeaftale og primær leveranceaftale
13.1.1 Underkriteriet ”kvalitet”
Med grundlag i de indkomne tilbud er der foretaget en evaluering af underkriteriet ”kvalitet” opdelt i de 5 delkriterier. Tilbudsgiverne opnåede følgende score (afrundet én decimal):
Adecco A/S | Handicapfor- midlingen ApS | Olivia Danmark A/S | Sygeplejersker- nes Vikarbu- reau ApS | VIPvilkar ApS | |
i) Overordnede krav (uvægtet) | 10,00 | 5,50 | 10,00 | 9,50 | 10,00 |
ii) Krav til socialt ansvar (uvægtet) | 10,00 | 5,00 | 9,67 | 10,00 | 9,67 |
iii) Krav til samarbejde med bru- geren (uvægtet) | 9,67 | 5,00 | 10,00 | 9,33 | 10,00 |
iv) Respiratoriske krav (uvægtet) | 10,00 | 5,50 | 10,00 | 10,00 | 10,00 |
v) Kompetencekrav (uvægtet) | 9,80 | 6,20 | 10,00 | 7,20 | 9,60 |
i) Overordnede krav (vægtet 30%) | 3,00 | 1,65 | 3,00 | 2,85 | 3,00 |
Adecco A/S | Handicapfor- midlingen ApS | Olivia Danmark A/S | Sygeplejersker- nes Vikarbu- reau ApS | VIPvilkar ApS | |
ii) Krav til socialt ansvar (vægtet 15%) | 1,50 | 0,75 | 1,45 | 1,50 | 1,45 |
iii) Krav til samarbejde med bru- geren (vægtet 15%) | 1,45 | 0,75 | 1,50 | 1,40 | 1,50 |
iv) Respiratoriske krav (vægtet 20%) | 2,00 | 1,10 | 2,00 | 2,00 | 2,00 |
iv) Kompetencekrav (vægtet 20%) | 1,96 | 1,24 | 2,00 | 1,44 | 1,92 |
Underkriterium Kvalitet | 9,91 | 5,49 | 9,95 | 9,87 | 9,19 |
13.1.2 Underkriteriet ”Pris”
Med grundlag i de indkomne tilbud er der foretaget en beregning af scoren for underkriteriet Pris:
Tilbudsgiver | Totalpris | Diff. fra bedste bud | Diff. fra bedste bud i % | Karakter |
Kontrolberegning | 40.677.061,40 | 5.980.921,66 | 14% | - |
Adecco A/S | 38.053.228,73 | 3.357.088,99 | 6% | 8,85 |
Handicapformidlingen ApS | 36.690.089,39 | 1.993.949,65 | 3% | 9,54 |
Xxxxxx Danmark A/S | 36.693.032,88 | 1.996.893,14 | 3% | 9,54 |
Sygeplejerskernes Vikarbureau ApS | 35.771.004,53 | - | 0% | 10,0 |
VIPvikar ApS | 40.775.431,88 | 6.079.292,14 | 14% | 7,48 |
Som det fremgår har Sygeplejerskernes Vikarbureau ApS afgivet den bedste pris og dermed opnået samlede højeste kvalitetsscore på 10,0, efterfulgt af Handicapformidlingen ApS med 9,54, Xxxxxx Xxx- mark A/S med 9,54, og Adecco A/S med 8,85. Dyreste tilbud er afgivet af VIPvikar ApS, som opnår den laveste prisscore i denne evaluering på 7,48.
13.1.3 Samlet vurdering
På baggrund af evalueringerne af underkriterierne Pris og Kvalitet har de 5 tilbudsgivere, der har ind- gået i den endelige evaluering, modtaget følgende samlede vægtet karaktergivning:
Adecco A/S | Handicapfor- midlingen ApS | Xxxxxx Xxx- mark A/S | Sygeplejer- skernes Vikar- bureau ApS | VIPvikar ApS | |
Underkriteriet Kvalitet (70%) | 6,94 | 3,84 | 6,97 | 6,43 | 6,91 |
Underkriteriet Pris (30%) | 2,66 | 2,86 | 2,86 | 3,0 | 2,24 |
I alt (vægtet) | 9,59 | 6,70 | 9,83 | 9,43 | 9,15 |
13.2 Primær leveranceaftale
Bedste tilbud på Rammeaftalen tildeles samtidig den primære leveranceaftale, der træder i kræft pr. 1. oktober 2016.
14 Indstilling
Tabellen under punkt 0 er resultatet af den samlede evaluering.
På baggrund af ovenstående indstilles, at Olivia Danmark A/S tildeles rammeaftalen samt den pri- mære leveranceaftalen. Derudover indstilles, at Adecco A/S og Sygeplejerskernes Vikarbureau ApS i lighed med Olivia Danmark A/S tildeles rammeaftalen således, at Aalborg kommune senere kan indgå eventuelle leveranceaftaler med én af disse leverandører.
Myndighedschef Xxx X. Xxxxxx