K O N T R A K T
K O N T R A K T
mellem
Udlændingestyrelsen Xxxxxxxxxxx 00X 0000 Xxxxxxx
og
Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx Xxxxxxx 00
3460 Birkerød
om
beredskabspladser til brug for evt. nødindkvartering af asylansøgere m.fl. for 2021
af 14. januar 2021
INDHOLD
3
2. Kort beskrivelse af parterne 3
4. Omfattede indkvarteringssteder og kapacitet 3
DEL II – BEREDSKABSSTYRELSENS YDELSER
4
1. Bygninger og øvrige indkvarteringsfaciliteter på Beredskabsstyrelsens centre 4
3. Øvrig bistand fra Beredskabsstyrelsen 5
6. Vederlag og betalingsbetingelser 5
DEL III – ØVRIGE KONTRAKTVILKÅR
6
8. Sædvanlige løn- og ansættelsesforhold 8
9. Kontraktens løbetid, herunder forlængelse og opsigelse 9
10. Kontraktstyring og fortolkning 9
10
DEL I – OVERORDNET RAMME
Denne kontrakt er indgået mellem Udlændingestyrelsen og Beredskabsstyrelsen med det formål at regulere samarbejdet mellem parterne om beredskabspladser til brug for evt. nødindkvartering af asylansøgere m.fl., herunder om drift og opsyn af beredskabslager. Kontrakten indebærer bl.a., at Udlændingestyrelsen kan anmode Beredskabsstyrelsen om at etablere en teltlejr inden for 48 timer ved Beredskabsstyrelsen Midtjylland, hvis et behov for nødindkvartering opstår.
2. Kort beskrivelse af parterne
Udlændingestyrelsen har ansvaret for at tilvejebringe og drive indkvarteringssteder for asylansøgere m.fl., jf. udlændingelovens § 42 a, stk. 5.
Beredskabsstyrelsen kan indgå aftale med offentlige myndigheder, der har ansvar for beredskab og indsats og opretholdelse af vigtige samfundsfunktioner, om, at det statslige redningsberedskab varetager opgaver for eller yder bistand til disse, jf. beredskabslovens § 8. Beredskabsstyrelsens virksomhed er fastlagt i beredskabsloven, beskyttelsesrumsloven, lov om nukleare anlæg samt lov om sikkerhedsmæssige og miljømæssige forhold ved atomanlæg mv.
Beredskabsstyrelsen kan endvidere ved indtægtsdækket virksomhed påtage sig opgaver over for virksomheder, kommuner, private, institutioner mv., når sådanne opgaver kan betragtes som naturlige udløbere af redningsberedskabets almindelige virksomhed.
Ved beredskabsplads forstås faciliteter til brug for nødindkvartering, der kan etableres med 48 timers varsel.
Ved indkvarteringssted forstås det eller de steder, hvor Beredskabsstyrelsen skal etablere og opretholde beredskabspladser samt levere de dertil knyttede ydelser, jf. bilag 1.
Ved beredskabslager forstås faciliteter til opbevaring af Udlændingestyrelsens inventar til brug for etablering af beredskabspladser, hvor Beredskabsstyrelsen forestår den løbende drift på vegne af Udlændingestyrelsen.
Ved kontrakt forstås denne kontrakt med bilag og senere ændringer og tillæg.
Ved ydelser forstås de forskellige opgaver, Beredskabsstyrelsen skal varetage i henhold til kontrakten.
4. Omfattede indkvarteringssteder og kapacitet
Det ved kontraktens indgåelse forventede indkvarteringssted fremgår af bilag 1.
DEL II – BEREDSKABSSTYRELSENS YDELSER
1. Bygninger og øvrige indkvarteringsfaciliteter på Beredskabsstyrelsens centre
1.1 Tilvejebringelse af bygninger og øvrige indkvarteringsfaciliteter
Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse stiller bygninger og andre anlæg til rådighed for Beredskabsstyrelsen, og bygninger og andre anlæg er således Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelses ejendom. Beredskabsstyrelsen stiller herudaf egnede bygninger til rådighed for Udlændingestyrelsen.
Beredskabsstyrelsen skal efter anmodning fra Udlændingestyrelsen etablere beredskabspladser til brug for nødindkvartering på de arealer som Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse stiller til rådighed for Beredskabsstyrelsen. Dette indebærer bl.a. at Beredskabsstyrelsen inden for 48 timer skal kunne fremtage nødberedskab og opstille en teltlejr på Beredskabsstyrelsen Midtjyllands areal i Herning.
1.2 Drift og vedligeholdelse
Beredskabsstyrelsen skal ved en eventuel etablering af beredskabsfaciliteter forestå den daglige drift, dvs. sikre, at faciliteternes funktionsduelighed opretholdes, herunder:
• drift af bygninger og bygningstekniske anlæg samt anlæg i jorden
• drift og vedligeholdelse af telte og pavilloner på Beredskabsstyrelsens centre
• mindre reparationsarbejder og vedligeholdelsesopgaver, herunder ved hærværk
• løbende arealpleje
• snerydning og glatførebekæmpelse mv.
• skadedyrsbekæmpelse efter aftale med Udlændingestyrelsen.
Beredskabsstyrelsen skal endvidere ved en eventuel etablering af beredskabsfaciliteter varetage den indvendige og udvendige vedligeholdelse af faciliteterne, herunder bygninger og tekniske anlæg.
1.3 Økonomisk ansvar ved skader
De bygninger, der ejes af Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse, er omfattet af statens regler for selvforsikring.
I forbindelse med skader ud over almindeligt slid og ælde vil erstatningsansvaret være genstand for drøftelse mellem parterne.
Udlændingestyrelsen lejer et lager på adressen Xxxxxxxxxxxxxxx Xxxx 00, 0000 Xxxxxxx.
Beredskabsstyrelsen forestår på vegne af Udlændingestyrelsen den løbende drift af dette lager, hvor inventar til brug for etablering af beredskabspladser i Beredskabsstyrelsens regi opbevares. Opgaven omfatter et ugentligt tilsyn med lageret med henblik på at sikre, at der ikke er uregelmæssigheder, fx utæt tag, skadedyr, indbrud mv.
3. Øvrig bistand fra Beredskabsstyrelsen
Beredskabsstyrelsen skal bistå Udlændingestyrelsen med oplysninger og besvarelser af spørgsmål i relation til de beskrevne opgaver.
Beredskabsstyrelsen skal herudover stille en forbindelsesofficer til rådighed for Udlændingestyrelsen til at varetage det løbende samarbejde.
Beredskabsstyrelsen skal følge alle gældende myndighedsforskrifter.
Beredskabsstyrelsen skal ligeledes ved leveringen af ydelserne følge de af Udlændingestyrelsen udstedte retningslinjer om decentrale lagre.
Forud for påbegyndelse og ved ophør af beredskabet foretages en besigtigelse af faciliteter til brug for levering af de i kontrakten aftalte ydelser til brug for klargøring og opgørelse over slitage og skader mv.
Besigtigelsen foretages af repræsentanter fra henholdsvis Udlændingestyrelsen eller en af Udlændingestyrelsen antaget rådgiver og Beredskabsstyrelsen.
Udlændingestyrelsen afholder alle udgifter forbundet med etablering, drift og retablering. Økonomi vedrørende etablering henholdsvis retablering aftales særskilt i det konkrete tilfælde.
6. Vederlag og betalingsbetingelser
Beredskabsstyrelsen er berettiget til vederlag for de leverede ydelser som anført i bilag 1. Alle priser vist i bilag 1 er i danske kroner og opgjort eksklusiv moms.
Beredskabsstyrelsens vederlag forfalder som anført i bilag 1. Fakturering skal ske som nærmere anført i bilag 1.
Beredskabsstyrelsen er en statslig myndighed og har derfor tilrettelagt sit regnskabsvæsen og aflæggelse af regnskab med udgangspunkt i de statslige principper, jf. bekendtgørelse nr. 116 om statens regnskabsvæsen mv. af 19. februar 2018.
Beredskabsstyrelsen revideres af Rigsrevisionen.
8.1 Udlændingestyrelsens tilsyn
Udlændingestyrelsen gennemfører tilsyn med Beredskabsstyrelsens opgaveløsning. Dette fx ved økonomisk tilsyn eller inventartilsyn ved beredskabslagret på adressen Xxxxxxxxxxxxxxx Xxxx 00, 0000 Xxxxxxx.
Formålet med Udlændingestyrelsens tilsyn er at føre kontrol med og sikre, at Beredskabsstyrelsen leverer ydelser, der i indhold og omfang lever op til kontraktens bestemmelser og gældende retningslinjer og myndighedsforskrifter.
Udlændingestyrelsen kan til enhver tid udbede sig dokumentation for, at Beredskabsstyrelsen overholder gældende retningslinjer for brandsikring, sikkerhed, arbejdsmiljø mv.
8.2 Beredskabsstyrelsens forpligtelse i forbindelse med andre myndigheders tilsyn
Beredskabsstyrelsen skal sende Udlændingestyrelsen eventuelle rapporter mv. fra tilsyn gennemført af andre myndigheder.
Beredskabsstyrelsen er forpligtet til at orientere Udlændingestyrelsen, såfremt der fx på baggrund af tilsyn fra andre myndigheder, fx Rigsrevisionen, har været kritik af eller anbefalinger til emner, der berører Beredskabsstyrelsens opgavevaretagelse for Udlændingestyrelsen.
DEL III – ØVRIGE KONTRAKTVILKÅR
I tilfælde af misligholdelse gælder dansk rets almindelige regler.
Såfremt der er væsentlige mangler eller anden væsentlig misligholdelse ved levering af ydelserne, kan Udlændingestyrelsen ophæve kontrakten, jf. dog pkt. 7.
Ophævelse kan dog kun ske, såfremt Udlændingestyrelsen har afgivet skriftligt påkrav, og Beredskabsstyrelsen ikke har afhjulpet forholdet.
Påkrav skal indeholde angivelse af, hvori den væsentlige misligholdelse består, samt en rimelig frist på mindst 14 dage til at afhjælpe forholdet.
Hvis Udlændingestyrelsen ikke opfylder sine forpligtelser i henhold til kontrakten og underbilag, fritages Beredskabsstyrelsen for at levere ydelser efter kontrakten i det omfang, Beredskabsstyrelsen kan dokumentere, at Udlændingestyrelsens opfyldelse af sine forpligtelser er en nødvendig forudsætning for Beredskabsstyrelsens levering af ydelserne. Såfremt Udlændingestyrelsen væsentligt misligholder sine forpligtelser, kan Beredskabsstyrelsen ophæve kontrakten, jf. dog pkt. 7.
Ophævelse kan dog kun ske, såfremt Beredskabsstyrelsen har afgivet skriftligt påkrav, og Udlændingestyrelsen ikke har afhjulpet forholdet.
Påkrav skal indeholde angivelse af, hvori den væsentlige misligholdelse består, samt en rimelig frist på mindst 14 dage til at afhjælpe forholdet.
Hverken Beredskabsstyrelsen eller Udlændingestyrelsen skal i henhold til kontrakten anses for ansvarlig over for den anden part, for så vidt angår forhold, der ligger uden for partens kontrol, herunder strejke og lockout, og som parten ikke ved kontraktens underskrift burde have taget i betragtning og ej heller burde have undgået eller overvundet.
Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig meddelelse herom til den anden part senest 5 arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt.
Beredskabsstyrelsen er omfattet af statens regler om selvforsikring. Det indebærer, at Beredskabsstyrelsen ikke må tegne forsikring, jf. cirkulære om selvforsikring i staten mv. af 9. december 2005.
For så vidt angår Beredskabsstyrelsens ansvar, gælder dansk rets almindelige regler.
Beredskabsstyrelsen og dennes medarbejdere skal iagttage tavshed med hensyn til fortrolige oplysninger, jf. straffelovens §§ 152 samt 152 a-f, som der opnås kendskab til i forbindelse med udførelse af de i kontrakten beskrevne opgaver.
Beredskabsstyrelsen skal overholde den til enhver tid gældende lovgivning om håndtering af persondata.
Udlændingestyrelsen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter kontrakten til en anden offentlig institution eller en institution eller et selskab, der ejes af det offentlige eller i det væsentlige drives for offentlige midler.
Beredskabsstyrelsen kan ikke uden Udlændingestyrelsens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter kontrakten til tredjemand. Udlændingestyrelsen kan ikke uden rimelig grund afvise en anmodning om overdragelse fra Beredskabsstyrelsen.
Kontrakten er undergivet dansk ret.
Enhver tvist, der måtte opstå i forbindelse med kontrakten, skal afgøres ved de almindelige domstole med værneting i København. I øvrigt er parterne enige om, at evt. uoverensstemmelser om fortolkningen af kontrakten søges løst i mindelighed.
8. Sædvanlige løn- og ansættelsesforhold
Beredskabsstyrelsen skal sikre, at ansatte hos Beredskabsstyrelsen og eventuelle underleverandører, er sikret løn, herunder særlige ydelser, arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i hele landet. Beredskabsstyrelsen og eventuelle underleverandører skal sikre, at de ansatte orienteres om disse vilkår.
Beredskabsstyrelsen skal årligt fremsende erklæring om, at de medarbejdere fra Beredskabsstyrelsen, der beskæftiger sig med ydelserne i henhold til kontrakten, er ansat på sædvanlige løn- og ansættelsesvilkår.
Udlændingestyrelsen skal foretage nødvendig kontrol af, om Beredskabsstyrelsen og eventuelle underleverandører lever op til kravet om sædvanlige løn- og arbejdsforhold.
Udlændingestyrelsen kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for medarbejderne lever op til de forpligtelser, som arbejdsklausulen fastsætter.
Udlændingestyrelsen kan kræve, at Beredskabsstyrelsen, efter skriftligt påkrav herom, inden for 10 arbejdsdage fremskaffer relevant dokumentation, såsom løn- og timesedler, lønregnskab og ansættelseskontrakter fra såvel egne som eventuelle underleverandørers medarbejdere.
Udlændingestyrelsen kan til brug for sin vurdering af, om Beredskabsstyrelsen eller eventuelle underleverandører har overholdt arbejdsklausulen, søge rådgivning hos relevante arbejdsgiver- og/eller arbejdstagerorganisationer.
Hvis Beredskabsstyrelsen ikke overholder sine forpligtelser i medfør af arbejdsklausulen, og hvis dette medfører et berettiget krav på yderligere løn fra medarbejderne, kan Udlændingestyrelsen tilbageholde honorar med henblik på at tilgodese sådanne krav.
Beredskabsstyrelsen kan endvidere blive pålagt at betale en bod på op til 2 procent af kontraktsummen, hvis arbejdsklausulen ikke overholdes.
Beløbet kan modregnes i Beredskabsstyrelsens vederlag. Ved bodsfastsættelse lægges der vægt på følgende:
• Kontraktens gentand og størrelse
• Overtrædelsens karakter og omfang
• Leverandørens egen medvirken til at bringe overtrædelsen til ophør.
9. Kontraktens løbetid, herunder forlængelse og opsigelse
Kontrakten træder i kraft den 1. januar 2021 og løber til og med den 31. december 2021. Hvis beredskabspladserne tages i brug til nødindkvartering, skal parterne indgå en særskilt aftale herom.
Udlændingestyrelsen har mulighed for at forlænge kontrakten 3 gange á 1 års varighed. Hvis Udlændingestyrelsen ønsker at forlænge kontrakten i henhold til denne bestemmelse, meddeles dette skriftligt til Beredskabsstyrelsen med 3 måneders varsel inden aftalens planlagte ophør.
Kontrakten kan i kontraktperioden opsiges af hver af parterne med 6 måneders varsel til den første i en måned.
10. Kontraktstyring og fortolkning
Parterne foretager i fællesskab kontraktstyring baseret på det hovedprincip, at alle ændringer til kontrakten og tilhørende bilag skal foreligge skriftligt i form af allonger til kontrakten, der underskrives af begge parter.
Henvisninger til kontrakten eller til en bestemmelse deri omfatter også de til kontrakten hørende bilag henholdsvis de af disse bilag, der er relevante for den pågældende bestemmelse. Bestemmelser i kontrakten har forrang frem for bestemmelser i bilag.
Beredskabsstyrelsen underskriver den originale kontrakt, scanner den ind og sender den elektronisk til Udlændingestyrelsen. Herefter underskriver Udlændingestyrelsen kontrakten og fremsender den elektronisk til Beredskabsstyrelsen. Begge parter opbevarer en elektronisk version af kontrakten med henblik på eventuelle senere ændringer.
Dato: Dato:
For Udlændingestyrelsen For Beredskabsstyrelsen
BILAG 1: KAPACITET OG ØKONOMI
1. Indkvarteringssted og kapacitet
Kontrakten omfatter etablering af beredskabspladser på følgende adresse:
Ejendom | Adresse | Ibrugtagning inden for |
Beredskabsstyrelsen Midtjylland | X X Xxxxxxx Vej 100 7400 Herning | 48 timer |
2. Økonomi
Beredskabsstyrelsen udfører opgaver i medfør af kontrakten som indtægtsdækket virksomhed. Beredskabsstyrelsen får refunderet udgifter i forbindelse med ydelserne, jf. gældende regler for indtægtsdækket virksomhed i staten. Beredskabsstyrelsen honoreres med en årlig ramme på 100.000 kr. til tilknyttet forbindelsesofficer, jf. kontraktens del II, pkt. 3. Herudover honoreres Beredskabsstyrelsen med en årlig ramme på 50.000 kr. til administrative opgaver.
2.1 Honorering for ydelser ved afvikling
For de ydelser, Beredskabsstyrelsen leverer i relation til lukning af indkvarteringssteder mv., aftales et rammebeløb. Beløbet er eksklusiv retableringsudgifter, der afholdes direkte af Udlændingestyrelsen. Der anvendes en styringsmodel, hvor Beredskabsstyrelsen får dækket udgifterne inden for de anførte rammebeløb. Rammebeløbene er således alene af vejledende karakter, og til dækning af udgifter afholdt af Beredskabsstyrelsen herunder personaleudgifter. Beredskabsstyrelsen skal på vegne af Udlændingestyrelsen indhente nødvendige tilbud i forbindelse med afvikling af beredskabspladserne og retablering til oprindelig stand. Beredskabsstyrelsen udarbejder indstilling til Udlændingestyrelsen om anbefalede løsninger/tilbud. Det påhviler Udlændingestyrelsen at indgå aftaler med tilbudsgivere inden for rammerne af de anbefalede løsninger/tilbud og afregne direkte med disse.
2.2 Honorering for drift af Udlændingestyrelsens lager
Der afsættes en ramme, som skønnes at være på op til 100.000 kr. for daglig drift og inventarhåndtering på Udlændingestyrelsens lager i Herning.
3. Fakturering
Beredskabsstyrelsen modtager senest den 10. efter hver kvartalsafslutning (10. april, 10. juli, 10. oktober, 10. januar) en fakturaskabelon for det foregående kvartal fra Udlændingestyrelsen og sender senest 3 hverdage derefter en faktura for det foregående kvartal for drift og vedligeholdelse af ejendomme mv. Beredskabsstyrelsen skal udarbejde den kvartalsvise faktura med udgangspunkt i Udlændingestyrelsens fakturaskabelon. Fakturaen omfatter udgifter for kvartalet, som refunderes af Udlændingestyrelsen efter faktisk forbrug. Udlændingestyrelsens betaling herfor forfalder den 21. i måneden efter kvartalets afslutning.
Beredskabsstyrelsen skal ikke medsende regninger i relation til de områder, der afregnes efter regning. Beredskabsstyrelsen skal dog opbevare disse regninger.
Beredskabsstyrelsen kan medregne udgifter, dels til momsregistrerede leverandører, dels til Beredskabsstyrelsen selv. For de sidstnævnte udgifter gælder, at Beredskabsstyrelsen skal udarbejde regninger, der angiver arbejdstimer og materiale, som skal opbevares af Beredskabsstyrelsen i lighed med øvrige regninger.
Udlændingestyrelsen kan til enhver tid bede om dokumentation for de afholdte udgifter.
Ved endeligt ophør af beredskabet udarbejdes en særskilt plan for opgørelse og endelig afregning.