Vilkår for Lønpartnere
1
Vilkår for Lønpartnere
Gældende fra 1. marts 2024
Disse regler fastlægger rammerne for en Lønpartners brug af DataLøn til levering af lønadministration til Kundevirksomheder.
1. Hvad er DataLøn? 3
2. Definitioner 3
3. Pengeoverførsler 4
4. Lønpartners forpligtelser 5
5. Visma DataLøns forpligtelser 5
6. Databehandling 5
7. Priser og betaling 6
8. Rekvisition af CPR-oplysninger 6
9. Refusionsanmodninger mv. 7
10. Ansvar og ansvarsbegrænsning 7
11. Force Majeure 8
12. Fejl og forsinkelse 8
13. Produktændringer i DataLøn 8
14. Rettigheder 8
15. Tredjemands rettigheder 9
16. Fortrolighed og offentliggørelse 9
17. Underleverandører 9
18. Aftaleændringer 9
19. Opsigelse og ophævelse 10
19. Overdragelse 10
20. Lovvalg og værneting 10
Bilag 1: Databehandleraftale 11
1. Hvad er DataLøn?
DataLøn er et lønsystem, der på baggrund af Lønpartners indberetninger til systemet på vegne af en Kundevirksomhed foretager lønbehandling for Lønpartner. DataLøn sørger for at:
● beregne Medarbejdernes løn
● beregne og indberette pengeoverførsler til SKAT, ATP, ferie- og barselsfonde, pensionskasser m.v. på Lønpartners og Kundevirksomhedens vegne
● indberette statistik til arbejdsgiverforening og Danmarks Statistik på Lønpartners og Kundevirksomhedens vegne
● sende lønsedler til Medarbejdernes digitale postkasse
● gemme Xxxxxxx lønbilag i et elektronisk arkiv i 5 år efter udløbet af det år, hvor lønbilaget er produceret
● yde hjælp til opstart og oprettelse af Kundevirksomheder og Medarbejderne
● levere support- og konsulentydelser telefonisk og online fra Visma DataLøns lønkonsulenter, når Lønpartner har brug for hjælp.
Visma DataLøn udveksler data elektronisk med tredjemand og foretager ændringer af registrerede stamoplysninger efter anmodning fra tredjemand, f.eks. SKAT og pensionsselskaber. Berørte Kunder orienteres af tredjemand eller af Visma DataLøn.
Lønpartner kan også tilkøbe personalejuridisk rådgivning i form af vejledninger, skabeloner og telefonisk rådgivning af Visma DataLøns jurister. Materialet ajourføres løbende.
En nærmere beskrivelse af DataLøn, herunder de forskellige abonnementstyper og tilhørende produktindhold, er tilgængelig på xxxxxxx.xx.
Visma DataLøn foretager ingen udvikling eller tilpasning af DataLøn i forhold til Lønpartners specifikke behov eller ønsker.
2. Definitioner
2.1 Visma DataLøn
Visma DataLøn og ProLøn A/S, CVR-nr. 48 11 77 16, er det selskab, der udbyder DataLøn.
2.2 Aftalen
Lønpartners og Visma DataLøns aftale om Lønpartners brug af DataLøn, disse regler samt de til enhver tid gældende priser på xxxxxxx.xx.
2.3 Bankdage
Alle dage undtagen lørdage, søn- og helligdage, fredag efter Kr. himmelfartsdag, 5. juni samt 24. og 31. december.
2.4 DataLøn
Der henvises til punkt. 1.
2.5 DataLøn juridisk rådgivning
Generel og konkret telefonisk og/eller skriftlig juridisk rådgivning om ansættelsesretlige forhold på grundlag af oplysninger fra Kunden.
Xxxxx XxxxXxxx rådgivere er enten jurister eller andre medarbejdere, som er internt uddannet i personalejura hos Visma DataLøn.
2.6 Kundevirksomhed
En virksomhed, der har indgået aftale med Lønpartner om levering af lønadministration.
2.7 Lønpartner
En virksomhed, der erhvervsmæssigt leverer lønadministration til Kundevirksomheder.
2.8 Medarbejdere
De af Kundevirksomhedens medarbejdere, konsulenter m.v., som Lønpartner har registreret i DataLøn (hver enkelt betegnes ”Medarbejder”).
2.9 NemRefusion
Offentlig digital indberetningsløsning til brug for anmeldelse af fravær på grund af sygdom eller barsel samt anmodning om refusion af dagpenge efter sygedagpenge eller barselsloven.
2.10 Overførselsservice
Overførselsservice er et af Mastercard Payment Services Denmark A/S (Mastercard) udbudt produkt, hvor Mastercard på vegne af beløbsafsender behandler og videresender betalingsgrundlag til beløbsafsenders pengeinstitut med henblik på gennemførelse af pengeoverførsler til beløbsmodtager.
2.11 Samlet Betaling
ATP administrerer Samlet Betaling, der på tidspunktet for indgåelse af Aftalen omfatter beregning og opkrævning af bidrag til AUB, AFU, AES, Barsel DK og Finansieringsbidrag. Bidraget til de til enhver tid værende ordninger under Samlet Xxxxxxxx bliver automatisk beregnet på baggrund af ATP-bidrag. Bidrag til Samlet Betaling opkræves kvartalsvis.
2.12 Stamoplysninger
De personoplysninger og andre oplysninger, som registreres for den enkelte medarbejder, og som dokumenteres på medarbejderens stamkort, herunder oplysninger om pensionsordninger, feriepenge, SH og fritvalgsordning.
3. Pengeoverførsler
3.1 Overførsel vedrørende lønbehandling
Overførsel af beløb finder sted via den konto i pengeinstituttet, som Lønpartner har oplyst til Visma DataLøn. Overførsler sker via Overførselsservice.
Overførsler sker i henhold til de gældende regler for henholdsvis Overførselsservice og for Kundevirksomhedens betalingskonto i Kundevirksomhedens pengeinstitut. Dette er Visma DataLøn uvedkommende.
3.2 Overførsel via Samlet Betaling
Ved tilmelding til Samlet Betaling i DataLøn, indestår Lønpartner over for Visma DataLøn for, at Kundevirksomheden har givet samtykke til, at ATP må iværksætte betalinger fra Kundevirksomheden til ATP. Overførsler til Samlet Betaling sker via Overførselsservice.
Ønsker Kundevirksomheden at framelde sig Samlet Betaling, skal Lønpartner framelde sig inden d. 1. i måneden før sidste rettidige betalingsdag.
4. Lønpartners forpligtelser
4.1 Lønpartners brug af DataLøn
Disse Vilkår for Lønpartnere fastlægger rammerne for Lønpartners anvendelse af Visma DataLøn som underleverandør af lønsystemet DataLøn i forbindelse med levering af lønadministration til Kundevirksomheder.
I forhold til Kundevirksomhederne agerer Lønpartner som selvstændig leverandør af DataLøn, og Lønpartner hæfter således selv over for Kundevirksomheden for leverancer baseret på DataLøn.
4.2 Lønpartners forhold til Kundevirksomheden
Lønpartner disponerer på enhver måde på Kundevirksomhedens vegne i relation til lønbehandling hos Visma DataLøn.
Lønpartner er ansvarlig for ydelser leveret til Kundevirksomheder, herunder for leverancer baseret på DataLøn.
Lønpartner forestår selv prisfastsættelse og fakturering af ydelser over for Kundevirksomheden. Lønpartners prissætning er Visma DataLøn uvedkommende.
4.3 Oprettelse
Lønpartner, herunder Lønpartners eventuelle selvstændige administrationskontorer, oprettes i DataLøn med egen identifikation.
Kundevirksomheden oprettes ligeledes i DataLøn med egen identifikation og som hørende til en Lønpartner.
4.4 Aftale om Overførselsservice
For at Kundevirksomheden kan gennemføre pengeoverførsler, jf. punkt. 3, skal der til enhver tid bestå en aftale mellem Kundevirksomheden og Mastercard om brug af Overførselsservice.
4.5 Indberetning til DataLøn
Lønpartner skal indberette data elektronisk og indestå for indlevering og ægthed af data.
Lønpartner skal endvidere følge gældende vejlednings- og informationsmateriale for DataLøn.
4.6 Lønpartners IT-udstyr
Lønpartners IT-udstyr skal opfylde de systemkrav, der fremgår af xxxxxxx.xx.
4.7 Lønpartners hæftelse
Lønpartner hæfter for alle dispositioner, som Lønpartner, Kundevirksomhed, Medarbejder eller andre uden for Visma DataLøn har foretaget via DataLøn - også selv om misbrug har fundet sted.
4.8 Oplysninger om Lønpartner
Lønpartner er forpligtet til løbende over for Visma DataLøn at ajourføre alle relevante oplysninger, som Lønpartner har givet til Visma DataLøn i forbindelse med indgåelse af Aftalen, herunder oplysninger om Lønpartners navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse og pengeinstitutkonto. Derudover er Lønpartner som Administratorbruger forpligtet til at ajourføre oplysninger om Lønpartners brugere af DataLøn.
4.9 Servicering af Kundevirksomheden
Lønpartner servicerer sine tilknyttede Kundevirksomheder omkring brugen af DataLøn.
Abonnerer Kundevirksomheden på mailservice fra DataLøn, kan Visma DataLøn rette henvendelse direkte til Kundevirksomheden. Dette gælder også, såfremt Visma DataLøn udsender generel information om DataLøn.
Har Lønpartner tildelt en eller flere Medarbejdere brugeradgang til Kundevirksomhedens data i DataLøn, kan Visma DataLøn rette henvendelse direkte til disse Medarbejdere vedrørende brugeradgang og brug af DataLøn.
5. Visma DataLøns forpligtelser
5.1 Lønbehandling
Visma DataLøn foretager lønbehandling, leverer outputmateriale og tilbyder serviceydelser og kurser mv., jf. punkt. 1. Ydelsernes indhold er beskrevet i vejledninger til DataLøn.
Som et element i lønbehandlingen danner Visma DataLøn betalingsgrundlag, der anvendes ved pengeoverførsler.
6. Databehandling
6.1 Dataansvarlig
Kundevirksomheden er dataansvarlig og har ansvar for behandlingen af de personoplysninger, som Lønpartner sender til Visma DataLøn med henblik på Visma DataLøns opfyldelse af Aftalen.
6.2 Databehandler
Lønpartner er databehandler, og Visma Dataløn er underdatabehandler, jf. den til enhver tid gældende Databeskyttelsesforordning og Databeskyttelseslov, og behandler udelukkende oplysninger på den dataansvarliges vegne.
Det er ikke Visma DataLøns ansvar, om der er fornøden hjemmel til at behandle de personoplysninger, Lønpartner indberetter til DataLøn.
De nærmere vilkår for Lønparteners brug af Visma DataLøn som underdatabehandler er reguleret i databehandleraftalen vedlagt som bilag 1.
7. Priser og betaling
7.1 Betaling til Visma DataLøn
Visma DataLøn fakturerer Lønpartner for Visma DataLøns ydelser i henhold til den til enhver tid gældende prisliste, jf. dog punkt 7.2. Priserne er angivet ekskl. moms.
Betalingen sker ved, at Visma DataLøn debiterer Lønpartners konto i Lønpartners pengeinstitut.
Visma DataLøns fakturering dækker også Kundevirksomhedernes brug af Overførselsservice i relation til DataLøn. Eventuel opkrævning fra Kundevirksomhedens pengeinstitut vedrørende brug af Kundevirksomhedens betalingskonto er Visma DataLøn uvedkommende.
7.2 Kundevirksomhedens betaling
Lønpartner kan vælge, at Visma DataLøn skal fakturere Kundevirksomheden for visse ydelser fra DataLøn, Er dette tilfældet, debiterer Visma DataLøn Kundevirksomhedens konto i Kundevirksomhedens
pengeinstitut direkte. Endelig afregning over for Kundevirksomheden sker i henhold til aftalen mellem Lønpartner og Kundevirksomheden.
Lønpartner indestår for dækning af Kundevirksomhedens betaling til Visma DataLøn. Er der ikke dækning for et beløb på Kundevirksomhedens konto, kan Visma DataLøn debitere beløbet på Lønpartners konto.
8. Rekvisition af CPR-oplysninger
8.1 CPR-oplysninger
Lønpartner kan rekvirere oplysninger om Medarbejderes navn og adresse i Det Centrale Personregister (CPR) på vegne af Kundevirksomheden.
8.2 Rekvisition af oplysninger
Lønpartner må alene rekvirere oplysninger i CPR om personer, som Kundevirksomheden i kraft af aftale skal udbetale løn, honorar mv. til. Behandling af de modtagne oplysninger fra CPR skal ske i overensstemmelse med den til enhver tid gældende Databeskyttelsesforordning og Databeskyttelseslov. Forsætlig eller groft uagtsom overtrædelse af disse betingelser for rekvisition af oplysninger fra CPR er strafbar.
Visma DataLøn registrerer bruger-id, tidspunkt og cpr-nummer for enhver rekvisition af oplysninger fra CPR. Visma DataLøn opbevarer disse oplysninger i 6 måneder, hvorefter de slettes. På forlangende udleverer Visma DataLøn oplysningerne til CPR.
9. Refusionsanmodninger mv.
9.1 Refusion via Visma DataLøn
Lønpartner kan anmode om, at Visma XxxxXxx søger om refusion af sygedagpenge og dagpenge efter barselsloven på vegne af Kundevirksomheden.
Ved anmodning herom anses Kundevirksomheden via Lønpartner at have afgivet en erhvervsfuldmagt til Visma DataLøn hertil, og dette indebærer samtidig, at Lønpartner på vegne af Kundevirksomheden har givet samtykke til, at Visma DataLøn kan indberette data til NemRefusion for Kundevirksomheden.
9.2 Indberetning til NemRefusion
Visma DataLøn indberetter oplysninger til NemRefusion på grundlag af de data, Kundevirksomheden har indberettet til Lønpartner, og som Lønpartner herefter har videregivet til Visma DataLøn.
Der kan alene indberettes oplysninger for medarbejdere, der er omfattet af Kundevirksomhedens aftale med Lønpartner.
Visma DataLøn kontrollerer ved hjælp af fejlmeddelelser og kvitteringer fra NemRefusion, at indberetninger accepteres. Herudover sikrer Visma DataLøn, at eventuelle fejl og mangler, som NemRefusion giver meddelelse om, rettes.
Indberetninger, der ikke er signeret (”kladder”), slettes fra NemRefusion 6 måneder efter sidste anvendelse uden yderligere varsel. Signerede indberetninger slettes fra NemRefusion 24 måneder efter signeringstidspunktet uden yderligere varsel.
Kundevirksomheden er ansvarlig for korrektheden af de data, der indberettes til Lønpartner til brug for indberetning til NemRefusion.
Indberetning af urigtige eller vildledende oplysninger til brug for afgørelser efter sygedagpengelov eller lov om ret til orlov og dagpenge ved barsel kan straffes efter straffeloven. Det samme gælder ved fortielse af oplysninger af betydning for sådanne afgørelser.
Den kommune, som modtager indberettede oplysninger, har adgang til Kundevirksomhedens lokaler og arbejdssteder med henblik på at kontrollere lønudbetalinger mv., som danner grundlag for beregningen af syge- og barselsdagpenge.
10. Ansvar og ansvarsbegrænsning
10.1 Parternes ansvar
Hvor andet ikke fremgår af Aftalen, er parterne ansvarlige efter dansk rets almindelige regler.
Parterne fraskriver sig dog ethvert ansvar for indirekte tab og følgeskader som f.eks. produktionstab, tabt fortjeneste og rentetab.
10.2 Visma DataLøns ansvarsbegrænsning
Visma DataLøns erstatningsansvar pr. skadesbegivenhed er begrænset til det beløb, Visma DataLøn har faktureret Lønpartner og den berørte Kundevirksomhed i de forudgående 12 måneder.
Visma DataLøns erstatningsansvar over for Lønpartner kan dog maksimalt udgøre kr. 250.000 kr. pr. løbende 12 måneder.
Visma DataLøn har intet ansvar for funktionsfejl, forsinkelser eller produktionsforstyrrelser, der forårsages af forhold, som Visma DataLøn ikke har indflydelse på, eksempelvis fejl ved Lønpartners og Kundevirksomhedernes data, Lønpartners forkerte anvendelse af Visma DataLøns produkter, forhold ved anvendte IT-installationer, manglende kompatibilitet, ændringer foretaget af Lønpartner samt forstyrrelser ved datatransmission eller netværk.
Visma DataLøn har intet erstatningsansvar over for Kundevirksomheden. Retter Kundevirksomheden et erstatningskrav mod Visma DataLøn, skal Lønpartner skadesløsholde Visma DataLøn herfor.
10.3 Egenskaber for skabeloner til personaleadministrativt arbejde m.v.
Visma DataLøn er ikke ansvarlig for, om en skabelon har den ønskede egenskab.
Hvis Kunden ændrer i en skabelon (bortset fra udfyldelse af standardoplysninger som navn m.v.), er Visma DataLøn ikke længere ansvarlig for den pågældende skabelon.
11. Force Majeure
Visma DataLøn er ikke ansvarlig for skader, der skyldes force majeure, herunder lovforskrifter, myndighedsforanstaltninger eller lignende, indtruffet eller truende krig, oprør, borgerlige uroligheder, terror, sabotage, naturkatastrofer, strejker, lockout, boykot, blokade, hærværk, brand, eksplosion, svigtende energitilførsel eller andre begivenheder, der hindrer eller i væsentlig grad vanskeliggør det for Visma DataLøn at opfylde sine forpligtelser. Det påhviler Visma DataLøn at udfolde rimelige bestræbelser med henblik på at overvinde sådanne eventuelle vanskeligheder og at foretage levering, så snart forholdene tillader dette.
12. Fejl og forsinkelse
12.1 Afhjælpning
Hvis der er fejl eller forsinkelser ved levering af ydelsen, og dette skyldes Visma DataLøn, er Visma DataLøn berettiget og forpligtet til at
● afhjælpe sådanne fejl og forsinkelser, i det omfang det er praktisk muligt og kan ske uden urimelige økonomiske konsekvenser
● omleverere udført arbejde, hvor dette er nødvendigt.
Hvis Visma DataLøn ikke er ansvarlig for fejl eller forsinkelser, kan Visma DataLøn efter Lønpartners anmodning medvirke ved afhjælpning eller omlevering mod et rimeligt vederlag.
12.2 Reklamationsfrist
Fejl eller forsinkelser i Visma DataLøns ydelser skal meddeles Visma DataLøn senest 1 uge efter levering.
13. Rettigheder
13.1 Rettigheder til DataLøn
Visma DataLøn har ejendomsret, ophavsret og enhver anden immateriel rettighed til DataLøn, herunder software, xxxxxxx.xx, dokumentation og vejledninger, som Visma DataLøn stiller til rådighed for Lønpartner.
Inden for rammerne af Aftalen får Lønpartner en ret til at anvende DataLøn over for sine Kundevirksomheder, som ikke er eksklusiv eller overdragelig.
13.2 Lønpartners markedsføring
Lønpartner forestår egen markedsføring. Nævnes ”DataLøn”, skal det skrives på den her viste måde.
Indeholder markedsføringsmaterialet henvisninger til Visma DataLøn eller til DataLøn, eller nærmere beskrivelser af Visma DataLøn eller DataLøn, skal materialet godkendes af Visma DataLøn inden offentliggørelse.
14. Tredjemands rettigheder
Så vidt det er Visma DataLøn bekendt, krænker Visma DataLøns ydelser ikke tredjemands immaterielle rettigheder, herunder patenter og ophavsrettigheder.
Rejser tredjemand krav, opstået som følge af at ydelsen krænker dennes rettigheder, skal den part, som kravet rejses mod, straks meddele dette skriftligt til den anden part.
Den part, der krænker tredjemands ret, skal holde den anden part skadesløs for dennes egne omkostninger, herunder udgifter til advokat og omkostninger, der måtte blive tilkendt sagsøger samt tredjemands berettigede krav.
Den part, der krænker tredjemands ret, skal afhjælpe manglen ved enten at indgå en aftale med tredjemand eller ved at ændre/erstatte sine ydelser, så Aftalen opfyldes. Hvis omkostningerne i forbindelse hermed ikke står i et rimeligt forhold til ydelsen, kan parten vælge at opsige Aftalen uden varsel.
15. Fortrolighed og offentliggørelse
15.1 Fortrolighed
Parterne og deres medarbejdere har tavshedspligt vedrørende oplysninger om den anden parts forretningshemmeligheder og forretningsforbindelser samt andre fortrolige forhold, som parterne får kendskab til ved Aftalens opfyldelse.
15.2 Offentliggørelse
Fortrolige oplysninger fra den anden part må kun anvendes og opbevares som led i Aftalens opfyldelse. Opbevaring og anvendelse skal ske på forsvarlig måde og med mindst samme omhu, som den part, der modtager oplysningerne, anvender på sine egne fortrolige oplysninger.
16. Underleverandører
16.1 Brug af underleverandører
Visma DataLøn kan anvende underleverandører. Underleverandører er underlagt samme tavshedspligt som anført i punkt. 15.
16.2 Hæftelse for underleverandører
Visma DataLøn hæfter for underleverandørers ydelser på samme måde som for egne ydelser. Visma DataLøn påtager sig intet ansvar for tredjemands standardprogrammel, som indgår i Visma DataLøns leverance.
17. Ændringer
17.1 Ændring af DataLøn og xxxxxxx.xx
Visma DataLøn er til enhver tid berettiget til uden varsel at foretage ændringer af DataLøn, xxxxxxx.xx og Visma DataLøns dokumentation og vejledninger om DataLøn, herunder som følge af opdatering, fornyelse og vedligeholdelse.
17.2 Ændring af nærværende Aftale
Visma DataLøn kan ændre nærværende vilkår for Lønpartnere, herunder priser på xxxxxxx.xx, med 1 måneds skriftligt varsel til den 1. i en måned. Dette gælder dog ikke, hvis myndighedskrav, sikkerhedshensyn eller lignende forhold nødvendiggør et kortere varsel.
Visma DataLøn varsler Lønpartner elektronisk, f.eks. via e-mail, indbakke-besked eller bilag i E-arkiv.
18. Opsigelse og ophævelse
18.1 Parternes opsigelsesfrist
Lønpartner kan opsige Aftalen skriftligt med 1 måneds forudgående varsel til den 1. i en måned. Visma DataLøn kan opsige Aftalen ved et skriftligt varsel på 3 måneder til den 1. i en måned.
18.2 Opsigelse af Kundevirksomheden
Lønpartners egen opsigelsesfrist i forhold til Kundevirksomheden må ikke overstige Visma DataLøns opsigelsesfrist i henhold til punkt 18.1.
18.3 Ophævelse
En part kan hæve Aftalen uden varsel, hvis
a) den anden part væsentligt misligholder Aftalen
b) den første part skriftligt har fremsat påkrav om afhjælpning af misligholdelsen
c) den anden part ikke har påbegyndt afhjælpningen senest 7 Bankdage efter modtagelse af påkravet.
Hvis Visma DataLøn hæver Aftalen, har Visma DataLøn krav på betaling for det udførte arbejde.
18.4 Konsekvenser af opsigelse og ophævelse
Hvis Aftalen mellem parterne opsiges eller ophæves, kan en Kundevirksomhed, der anvender DataLøn via Lønpartner, ikke anvende DataLøn i henhold til den hidtidige registrering, men må selvstændig indgå aftale med Visma DataLøn om brug af DataLøn.
Det samme gør sig gældende, hvis aftalen mellem Lønpartner og en Kundevirksomhed opsiges eller ophæves.
18.5 Udestående ydelser
Selv om Aftalen er ophørt, gælder den stadig for forpligtelser, der skal opfyldes i op til 6 måneder efter, at Aftalen er ophørt.
Disse ydelser leveres i henhold til Aftalen og på Aftalens vilkår.
Ophører Aftalen som følge af konkurs, gennemføres de ydelser, der er udestående, ikke.
19. Overdragelse
Visma XxxxXxx har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Aftalen til et andet selskab i Visma-koncernen uden Lønpartners samtykke.
Herudover kan ingen af parterne uden den anden parts skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge Xxxxxxx til tredjemand.
20. Lovvalg og værneting
Aftalen er undergivet dansk ret. Eventuelle uoverensstemmelser mellem parterne, som ikke kan løses ved forhandling, kan indbringes for de ordinære domstole med Visma DataLøns hjemting som værneting.
Bilag 1 Databehandleraftale
Som en del af parternes Aftale, gælder følgende Databehandleraftale i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) mellem:
Visma DataLøn og ProLøn A/S CVR 48117716
Gærtorvet 1-5
1799 København V.
Danmark
herefter ”databehandleren”* og
Kunden
herefter “den dataansvarlige”*
der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”
* Databehandleraftalen bygger på Datatilsynets standardskabelon og bruger derfor begreberne “databehandleren” om Visma DataLøn og “den dataansvarlige” om Lønpartner.
Reelt er Visma DataLøn og ProLøn A/S underdatabehandler og Lønpartneren (Kunden) er databehandler for egne kunder. Lønpartnerens kunder er i denne sammenhæng dataansvarlige.
Indhold
4. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 16
5. Databehandleren handler efter instruks 16
6. Fortrolighed 16
7. Behandlingssikkerhed 16
8. Anvendelse af underdatabehandlere 17
8.1. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 18
9. Bistand til den dataansvarlige 19
10. Underretning om brud på persondatasikkerheden 20
11. Sletning og returnering af oplysninger 21
12. Revision, herunder inspektion 21
13. Parternes aftale om andre forhold 21
14. Ikrafttræden og ophør 21
Underbilag A Oplysninger om behandlingen 23
Underbilag B Underdatabehandlere 25
Underbilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 28
Underbilag D Sletning af data i DataLøn og E-arkiv 32
1. Præambel
1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.
2. Disse bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).
3. I forbindelse med leveringen af den aftalte ydelse behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.
4. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.
5. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.
6. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.
7. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.
8. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.
9. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.
10. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.
11. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.
2. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser
1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes1 nationale ret og disse Bestemmelser.
2. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.
3. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.
3. Databehandleren handler efter instruks
1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.
2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.
4. Fortrolighed
1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.
2. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.
5. Behandlingssikkerhed
1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.
1 Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelse skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.
Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:
a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger
b. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester
c. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse
d. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.
2. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren, som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.
3. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og mod fakturering al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32. Vilkår for den dataansvarliges kontrol med databehandleren er beskrevet i bilag C.
Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.
6. Anvendelse af underdatabehandlere
1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).
2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.
3. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 1 måneds varsel til den
1. i en måned og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.
4. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.
5. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser som følger af disse Bestemmelser er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.
6. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.
6.1. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer
1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.
2. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.
3. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:
a. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
b. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
c. behandle personoplysningerne i et tredjeland
4. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.
5. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.
7. Bistand til den dataansvarlige
1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.
Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:
a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
c. indsigtsretten
d. retten til berigtigelse
e. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
f. retten til begrænsning af behandling
g. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
h. retten til dataportabilitet
i. retten til indsigelse
j. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering
2. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3, bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:
a. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder
b. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder
c. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)
d. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.
3. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige samt i hvilket omfang og udstrækning.
8. Underretning om brud på persondatasikkerheden
1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.
2. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 24 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.
3. Databehandleren skal bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:
a. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger
b. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden
c. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.
4. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.
9. Sletning og returnering af oplysninger
1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at enten at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige, efter aftale, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.
Databehandleren forpligter sig til alene at behandle personoplysningerne til de(t) formål, i den periode og under de betingelser, som disse regler foreskriver.
10. Revision, herunder inspektion
1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.
2. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.
3. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.
11. Parternes aftale om andre forhold
1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.
12. Ikrafttræden og ophør
1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for parternes indgåelse af aftale om levering af tjenesterne.
2. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.
3. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.
Underbilag A: Oplysninger om behandlingen
A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige
Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige er levering af en standard IT-løsning, der på baggrund af Kundens indberetninger til databehandleren foretager lønbehandling for Kunden, i henhold til Aftalen.
A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)
Behandlingen af personoplysninger drejer sig primært om varetagelse af it-systemer til håndtering af den dataansvarliges lønadministration.
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig om lønbehandling, herunder:
● beregning af Medarbejdernes løn
● beregning og indberetning af pengeoverførsler til SKAT, ATP, ferie- og barselsfonde, pensionskasser m.v. på Kundens vegne
● indberetning af statistik til arbejdsgiverforening og Danmarks Statistik på Kundens vegne
● sende lønsedler til Medarbejdernes digitale postkasse
● gemme Xxxxxxx lønbilag i et elektronisk arkiv i 5 år efter udløbet af det år, hvor lønbilaget produceres
● yde hjælp til opstart og oprettelse af Kunden og Medarbejderne
● levere support- og konsulentydelser telefonisk og online fra Visma DataLøn og ProLøns lønkonsulenter, når Kunden har brug for hjælp.
Databehandleren udvikler eller tilpasser ikke DataLøn i forhold til Kundens specifikke behov eller ønsker.
Herudover faciliterer databehandleren drift, test, vedligehold, udvikling samt fejlretning af systemer og applikationer.
Databehandleren får derudover en ikke-eksklusiv, royaltyfri, evig og uigenkaldelig ret til i overensstemmelse med gældende lovgivning endeligt at anonymisere og aggregere den dataansvarliges data og brug af Visma DataLøn og ProLøn A/S’ produkter, og herefter anvende disse til at:
● forbedre, optimere og udvikle databehandlerens eksisterende eller fremtidige moduler, produkter og funktioner
● udarbejde statistikker vedrørende:
○ løndannelse og lønudvikling
○ virksomheds- og medarbejderforhold
○ demografi
herunder til brug i fremtidige funktioner og produkter.
Ved anonymisering af personoplysninger, skal databehandleren sikre, at ingen fysiske personer kan identificeres ud fra oplysningerne eller i kombination med andre oplysninger, og at oplysningerne ikke kan føres tilbage til en identificerbar eller identificeret fysisk person. Anonymiseringen skal være uigenkaldelig.
A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede
Typer af persondata som er underlagt behandling i henhold til aftalen:
Almindelige personoplysninger | Særlige kategorier af personoplysninger |
● Kontaktoplysninger, som navn, adresse, mail, telefon ● CPR-nr. ● Stillingskategori, oplysninger om løn, arbejdstid, fravær, pension, skat, bankkonto ● Ferieafregning ● Pensionsafregning ● Skatteafregning ● Kontooplysninger ● Medarbejdernummer | ● Medlemskab af fagforening, i de særlige situationer, hvor medarbejderens faglige kontingent bliver trukket over lønnen. |
Ved brug af DataLøns juridiske rådgivning kan nedenstående Særlige kategorier og fortrolige personoplysninger indgå i den juridiske sagsbehandling, dog kun såfremt Kunden videregiver oplysningerne til DataLøns jurister.
Ja | Nej | |
Personoplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning | x | |
Helbredsoplysninger. | x | |
Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold. | x | |
Oplysninger om seksuelle forhold eller seksuelle orientering. | x | |
Genetiske eller biometriske data. | x | |
At en person er mistænkt, sigtet eller dømt for en forbrydelse. | x |
A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede
Kategorier af registrerede som indgår i behandlingen:
● Den dataansvarliges (Kundens) slutbrugere.
● Den dataansvarliges (Kundens) medarbejdere.
● Den dataansvarliges (Kundens) kontaktpersoner.
A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed
Denne aftale er gældende, så længe databehandleren behandler personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med leveringsaftalen (Aftalen) .
Underbilag B: Underdatabehandlere
B.1. Godkendte underdatabehandlere
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere:
Navn og adresse | Hosting land | Overførselsmekanisme, hvis underdatabehandler har adgang til personoplysninger fra lande uden for EU/EØS | Bistår Databehandleren med |
Atea A/X Xxxxxxxxxxx 0 0000 Xxxxxxxx XXX-xx. 25511484 | Danmark | Ikke relevant | Datalagring af kundesager Lønkørsler |
BtB Consult ApS Xxxxx Xxxxxx 00 0000 Xxxxx XXX-xx. 29195951 | Danmark | Ikke relevant | Sagsbehandling mv. i forbindelse med databehandlers levering af lønadministration og kundesupport |
Cim Mobility ApS Xxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxx XXX-xx. 27913334 | Danmark | Ikke relevant | Udsendelse af mail og sms i forbindelse med log-on Mulighed for at sende sms’er |
Google LLC 0000 Xxxxxxxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx Xxxx, XX 00000 XXX | Irland | Ikke relevant | Sagsstyring intern, mails og informationsdeling |
Xxxxxxxxx.xx 000 Xxxx Xxxxxx, Xxxxxxxx Xxxx, XX 00000, XXX. | Holland | Ikke relevant | Krypteret transport af data under beregninger til brug for lønkørsler |
Microsoft Azure, Microsoft Ireland Operations Ltd. Atrium Building Xxxxx X, Xxxxxxxxxx Xxxx, Xxxxxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx, Xxxxxx 00, Xxxxxxx | Holland Tyskland | Ikke relevant | Datalagring Lønkørsler - beregninger Stamdata - hosting |
Netcompany A/X Xxxxxxxxxx 00, 0 0000 Xxxxxxxxx K CVR-nr. 14814833 | Danmark | Ikke relevant | Udsendelse af elektronisk post (Xxx.xx) Print og udsendelse af breve |
XXXXXXXXXX.XX ApS Xxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxx X XXX-xx. 27364276 | Danmark | Ikke relevant | Udsendelse af sms i forbindelse med log-on |
PostNord Strålfors A/X Xxxxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxxx S CVR-nr. 10068657 | Danmark | Ikke relevant | Konvertering og levering til e-Boks |
Visma IT & Communications AS Xxxxxxxxxx Xxxx 00 0000 Xxxx Org no: 979207379 | Norge | Ikke relevant | Hosting af filer til sagsbehandling af kundesager Printservere |
Visma e-conomic A/S Gærtorvet 1 1799 København V CVR-nr. 29403473 | Danmark | Ikke relevant | Infrastruktur og netværk |
Visma Raet B.V. Xxxxxxxxxx 00, 0000 XX, Xxxxxxxxxx, XXXXXXX Xxxxxxxxxxx | Holland | Ikke relevant | E-arkiv - software og hosting |
Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.
B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere
Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.
En sådan underretning skal ske med 1 måneds varsel til den 1. i en måned.
Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.
Indsigelse mod tilføjelse eller erstatning af underdatabehandlere har ikke opsættende virkning for gennemførelsen heraf. Hvis den dataansvarlige har indsigelser, er såvel den dataansvarlige og databehandleren berettiget til skriftligt at opsige Aftalen med virkning fra tidspunktet for ibrugtagning af nye underdatabehandlere, således at ændringen ikke vil træde i kraft overfor den dataansvarlige.
Underbilag C: Instruks vedrørende behandling af personoplysninger
C.1. Behandlingens genstand/instruks
Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører behandlingsaktiviteterne som er beskrevet i bilag A.
C.2. Behandlingssikkerhed
Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal implementeres et højt sikkerhedsniveau.
Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.
Databehandlerens informationssikkerhed er baseret på ISO 27001 rammeværket.
Politikker, procedurer, processer, organisatoriske beslutningsprocesser og aktiviteter inden for følgende informationssikkerhedskontrolområder er implementeret:
● Informationssikkerhedspolitikker
○ Overordnede retningslinjer og krav til informationssikkerhed.
● Organisering af informationssikkerhed, herunder udpeget
○ Information Security Manager og Data Protection Manager
○ implementeret Information Security Board.
● Medarbejdersikkerhed, herunder
○ baggrundstjek
○ gennemgang af straffeattest
○ fortrolighedserklæringer
○ awarenesstræning.
● Styring af aktiver, herunder
○ register over aktiver samt klassificering af disse.
● Adgangsstyring, herunder
○ begrænsning af adgang til data ud fra arbejdsbetinget behov således at forpligtelser i henhold til Xxxxxxx kan opfyldes.
● Kryptografi, herunder
○ kryptering eller anonymisering af data.
● Fysisk sikring og miljøsikring, herunder
○ beskyttelse af fysiske adgangsveje til databehandlerens lokationer.
● Driftssikkerhed, herunder
○ implementerede processer til håndtering af udviklings- og ændringsstyring
○ backup
○ logning
○ overvågning af og beskyttelse mod tekniske sårbarheder.
● Kommunikationssikkerhed, herunder
○ beskyttelse og opdeling af netværk
○ etablerede sikre kommunikationsformer.
● Anskaffelse, udvikling og vedligeholdelse af systemer, herunder
○ proces for sikker udvikling.
● Leverandørforhold, herunder
○ process til sikring af at leverandører lever op til samme forpligtelser som fastsat i denne Databehandleraftale
○ proces for løbende opfølgning.
● Styring af informationssikkerhedsbrud og brud på persondatasikkerheden, herunder
○ “Incident response” process
○ proces for underretning af den dataansvarlige.
● Informationsikkerhedsaspekter ved nød-, beredskabs- og reetableringsstyring, herunder
○ implementeret Business Continuity Management process.
● Overensstemmelse (compliance), herunder
○ proces for identifikation af lovgivningsmæssige eller kontraktuelle krav.
Hvis den dataansvarlige anmoder om oplysninger om sikkerhedsforanstaltninger, dokumentation eller andre former for oplysninger omkring hvordan databehandleren behandler Personoplysninger, og sådanne overskrider de standardoplysninger, beskrevet i Bestemmelse C.7, som databehandler har stillet til rådighed for opfyldelse af gældende lovgivning om behandling af personoplysninger som databehandler, og dette medfører ekstra arbejde for databehandler, er databehandler berettiget til at opkræve den dataansvarlige betaling for sådanne ekstra arbejde.
C.3. Bistand til den dataansvarlige
Databehandleren skal så vidt muligt bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og
9.2 herunder bistå den dataansvarlige med følgende oplysninger i tilfælde af brud på informationssikkerheden:
● Beskrivelse af hændelsesforløb.
● Identifikation af de registrerede som er berørt af hændelsen.
● Typer af persondata som omfattet af hændelsen.
C.4. Opbevaringsperiode/sletterutine
Personoplysninger opbevares og slettes som angivet i Bilag D.
Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter accepten af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.
C.5. Lokalitet for behandling
Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end følgende:
Visma DataLøn og ProLøn A/S Gærtorvet 1-5,
DK-1799 København V
samt hos underdatabehandlere.
I tilfælde af distancearbejde kan behandling af persondata kun finde sted ved opkobling via VPN (Virtual Private Network).
C.6. Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande
Den dataansvarlige giver instruks til, at personoplysninger behandles af de underdatabehandlere, der er nævnt i bilag B, samt på de pågældende lokationer heri.
Hvis den dataansvarlige ikke i disse Bestemmelser eller efterfølgende giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.
C.7. Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren
Databehandleren indhenter årligt en revisionserklæring fra en uafhængig tredjepart vedrørende databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.
Der er enighed mellem parterne om, at følgende typer af revisionserklæring kan anvendes i overensstemmelse med disse Bestemmelser:
● ISAE 3000 GDPR-erklæring
Revisionserklæringen kan efter aftalte vilkår fremsendes til den dataansvarlige til orientering.
Baseret på resultaterne af erklæringen, er den dataansvarlige berettiget til at anmode om gennemførelse af yderligere foranstaltninger med henblik på at sikre overholdelsen af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Parterne skal blive enige om eventuelle yderligere foranstaltninger. Databehandleren er berettiget til at opsige Aftalen mellem Parterne, hvis en aftale ikke kan opnås. Den dataansvarlige afholder alle udgifter i forbindelse med yderligere kontrol, herunder betaling for databehandlerens tidsforbrug.
For at anmode om at foretage en kontrol skal den dataansvarlige fremsende en detaljeret kontroloversigt mindst fire uger forud for den foreslåede kontroldato til databehandler med beskrivelse af det foreslåede omfang, varighed og starttidspunkt for kontrollen.
Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige har herudover adgang til at foretage inspektioner, herunder fysiske inspektioner, med lokaliteterne hvorfra databehandleren foretager
behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen. Sådanne inspektioner kan kun gennemføres, efter aftale mellem parterne.
Hvis behandling sker i et “multitenant” miljø eller lignende, giver den dataansvarlige databehandler ret til at bestemme, af sikkerhedsmæssige årsager, at kontrollerne skal foretages af en neutral tredjepartskontrollant efter databehandlers valg.
Den dataansvarlige afholder alle omkostninger forbundet med sådanne inspektioner.
I alle tilfælde skal kontroller foretages inden for normal arbejdstid på det pågældende sted, i medfør af databehandlers politikker og må ikke på urimelig måde gribe forstyrrende ind i databehandlers forretningsdrift.
Et eventuelt særskilt vederlag til databehandleren i henhold til det ovenstående beregnes på grundlag af det tidsforbrug, databehandleren anvender på fremskaffelsen af informationen, samt databehandlerens almindeligt gældende timesatser, og databehandleren har derudover krav på, at den dataansvarlige dækker eventuelle eksterne omkostninger afholdt af databehandleren til fremskaffelse af informationen, herunder omkostninger afholdt til eventuelt fornøden bistand fra underdatabehandlere.
C.8. Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere
Databehandleren indhenter på baggrund af risikovurderinger årligt dokumentation for relvante underdatabehandleres overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser. Der er enighed mellem parterne om at proces for, gennemførelse og tilstrækkelighed heraf dokumenteres via den dataansvarliges revision af databehandleren jf. C.7.
Hvis ydeligere information vedrørende underdatabehandleres overholdes af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser skal leveres til den dataansvarlige, vil databehandleren, for den dataansvarliges regning, indhente den, efter aftale, fornødne og tilgængelige dokumentation hos underdatabehandlere.
Underbilag D: Sletning af data i DataLøn og E-arkiv
I DataLøn og E-arkiv slettes data efter følgende regler:
DataLøn
D.1. Medarbejderoplysninger i DataLøn
I ansættelse: Alle data, herunder hændelseslog og rapporter, gemmes i 6 år. Disse data slettes dagligt, når de er ældre end 6 år.
Ved fratrædelse: Data slettes efter 1 års passivitet. Det betyder, at medarbejderens stamdata ligger i DataLøn i 1 år plus løbende år efter fratrædelse. Sletning af data sker hvert år i januar måned.
Ophørt kundeforhold: Alle data om medarbejdere slettes 6 måneder efter Aftalens ophør, medmindre virksomheden er tilmeldt statistik. I så fald slettes oplysningerne ved udgangen af første kvartal året efter Aftalens ophør. Sletning af disse data sker hver måned.
D.2. Brugeradgange i DataLøn
Kunderne administrerer selv brugeradgange. Hvis en rettighed fratages, bliver adgangen lukket umiddelbart.
Selve brugeradgangen slettes dog ikke fuldstændig med det samme. Det skyldes, at en brugeradgang kan være knyttet til andre tjenester i Vismas portefølje.
Dog vil en bruger, som har været inaktiv i 500 dage, blive slettet. Oplysninger om log-in i DataLøn slettes 45 dage efter Aftalens ophør.
D.3. Virksomhedsoplysninger i DataLøn
I kundeforhold: Alle data, herunder hændelseslog, rapporter og systembeskeder fra DataLøn, gemmes i 6 år. Disse data slettes dagligt når de er ældre end 6 år.
Ophørt kundeforhold: Alle data om Kunden slettes 6 måneder efter Aftalens ophør, medmindre virksomheden er tilmeldt statistik. I så fald slettes oplysningerne ved udgangen af første kvartal året efter Aftalens ophør. Sletning af disse data sker hver måned.
D.4. Indberettede lønoplysninger i DataLøn
I kundeforhold: Alle data, herunder hændelseslog og rapporter, gemmes i 6 år. Disse data slettes dagligt, når de er ældre end 6 år.
Ophørt kundeforhold: Alle data om Kunden slettes 6 måneder efter Aftalens ophør, medmindre virksomheden er tilmeldt statistik. I så fald slettes oplysningerne ved udgangen af første kvartal året efter Aftalens ophør. Sletning af disse data sker hver måned.
E-arkiv
D.4. E-arkiv
Bilag i E-arkiv slettes efter 5 år + løbende år jf. bogføringsloven.
Vær dog opmærksom på, at dokumenter, som er lagt op af Kunden selv, ikke er omfattet af de automatiske sletteregler. Disse dokumenter skal slettes af Kunden.
D.5. E-arkiv efter aftalens ophør
Alle bilag slettes 6 måneder efter den måned, hvor aftalen ophører.
Såfremt Kunden ønsker en kopi af bilagene i E-arkiv, kan Kunden vælge at hente bilagene selv eller få dem tilsendt på USB-stik mod fakturering.