Bilag 2 – Aftale om varetagelse og finansiering af planlagt vedligehold
Bilag 2 – Aftale om varetagelse og finansiering af planlagt vedligehold
Parterne er enige om
• at ansvaret for at gennemføre tilstandsvurderinger og for gennemførsel af planlagt bygningsvedligehold for hele bygningen Vores Hus påhviler Kolding Kommune, Intern Byg, (IB) indenfor den budgetramme, som Byrådet har afsat
• at ansvaret for løbende vedligehold og bygningsdrift påhviler Styregruppen, som beskrevet i Samarbejdsaftalen afsnit 7.
1. Definitioner
1.1 Løbende vedligehold
Den løbende vedligeholdelse omfatter udgifter til mindre daglige reparationer, herunder udskiftning af ruder, reparation af beslag på døre og vinduer, reparation af malede overflader, udskiftning af pakninger og lignende, der ikke kræver egentlig byggeteknisk viden for at gennemføres, og som er økonomisk overskuelige. Den løbende vedligeholdelse omfatter endvidere al vedligeholdelse af løst og fast inventar og udstyr.
1.2 Planlagt vedligehold
Den planlagte vedligeholdelse omfatter vedligeholdelse af befæstede udearealer, udvendig vedligeholdelse af klimaskærm, indvendig bygningsmæssig vedligeholdelse og vedligeholdelse af bygningsinstallationer.
Som en del af den planlagte vedligeholdelse indgår også energiledelse herunder gennemførelse af energimærkning. Ansvar for den planlagte vedligeholdelse påhviler IB i samarbejde med Styregruppen.
1.3 Større uforudsete udgifter
Større uforudsete udgifter omfatter større nødvendige akutte reparationer og eventuelle nødvendige afledte ombygninger. Budgetteringe af større uforudsete udgifter påhviler IB.
2 Proces og samarbejde
En gang årligt foretager IB en bygningsgennemgang sammen med medlemmer af Styregruppen eller personer udpeget af denne. Ved bygningsgennemgangen drøftes bygningens tilstand og Styregruppens ønsker. Prioriteringen af budget til planlagt vedligehold er en del af den samlede drift/anlægsbevilling, der baseres på tilstandsvurderinger og resulterer i den årlige bygningsrapport. Den planlagte vedligeholdelse finansieres af en drift-/anlægsbevilling, der vedtages af byrådet og delegeres til By- og Udviklingsdirektøren i Kolding Kommune. IB har herefter ansvaret for at gennemføre den planlagte vedligeholdelse indenfor den vedtagne bevilling og det afsatte rådighedsbeløb.
IB varetager bygherrefunktionen internt og eksternt og kan engagere rådgivere og entreprenører i overensstemmelse med Kolding Kommunes administrative retningslinjer.
2. Økonomi
Ifølge Molia Prisdata forventes det, at der årligt i bygningens levetid bør afsættes 139,80 kr. pr m2 til planlagt vedligehold til byggerier af samme type som Vores Hus.
Værdien af den planlagte vedligeholdelse for så vidt angår Vamdrup Kinos andel af Vores Hus andrager dermed 52.500, da fordelingsnøglen på udgifter jvf samarbejdsaftalens afsnit 7 er 50/50.
Værdien af den planlagte vedligehold for så vidt angår Vamdrup andel af Vores Hus anses som kommunal støtte til Vamdrup Kino. Kolding Kommune kan jf. Bekendtgørelse om kommunalt tilskud til biografvirksomhed, paragraf 2 yde dette tilskud til i overensstemmelse med Kommissionens forordning (EU) nr. 1407/2013.
Støtten behandles som de minimis-støtte, og Vamdrup Kino er forpligtet til at indlevere årsregnskab og beretning til Kolding Kommune, Kulturforvaltningen, første gang for året 2023.