Bilag 6:
Aftale mellem DTU og FVM om forskningsbaseret myndighedsbetjening 2015-2018
Bilag 6:
Partnernes ydelser og forpligtelser
i henhold til rammeaftalen mellem
FVM og DTU
om
forskningsbaseret myndighedsbetjening af
Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri med underliggende styrelser 2015-2018
Indholdsfortegnelse:
3 Initiativ- og koordinationspligten 3
4 Finansiering og betalingsbetingelser 4
6 Vedligeholdelse af aktiver og kompetencer 5
9 Forsinkelser, fejl og mangler 7
1 Indledning
1.1 Nærværende bilag indeholder supplerende bestemmelser til rammeaftalen mellem FVM og DTU om levering af forskningsbaseret myndighedsbetjening til FVM. Bilaget udgør en del af rammeaftalen, og tiltrædes med parternes underskrift af rammeaftalen.
1.2 De i bilaget indeholdte bestemmelser har overvejende teknisk karakter, eller er så generelle, at de ikke fordrer særlig bevågenhed i forbindelse med den årlige rulning af rammeaftalen.
2 Overordnede principper
2.1 Det overordnede princip for arbejdsdeling mellem FVM og DTU er, at førstnævnte er ansvarlig for risikohåndtering, mens universitetet varetager risikovurdering. Uddybende specifikationer om arbejdsdeling i akutte situationer fremgår af ydelsesaftale 1 og 2. DTU kan kun påtage sig myndighedsopgaver rettet mod borgere og virksomheder, hvis der er særskilt hjemmel hertil.
2.2 DTU har fuld frihed til valg af forskningsmetode for den forskning, der har fået emnemæssig prioritet i medfør af rammeaftale, jf. ydelsesaftale 1, 2 og 3.
2.3 DTU har åbenhed omkring det faglige grundlag og de aftalemæssige forhold, som danner basis for de ydelser, der leveres i myndighedsbetjenings medfør med henblik på at sikre gennemsigtighed og dokumentere uvildighed.
3 Initiativ- og koordinationspligten
3.1 Initiativpligten er gensidig og indebærer for DTU’s vedkommende, at det på eget initiativ løbende skal vurdere, hvilken viden og hvilke områder, der kan blive aktuelle for myndighedsbetjeningen i fremtiden og formidle dette videre til relevante institutioner i Fødevareministeriet og dets samarbejdspartnere.
Den gensidige initiativpligt indebærer for Fødevareministeriet og dets institutioner, at de løbende informerer DTU om politiske og forvaltningsmæssige forhold af betydning for DTU’s forsknings-, udviklings- og rådgivningsarbejde samt om, hvilken viden og hvilke områder, der forventes at blive aktuelle for fremtidens myndighedsbetjening.
3.2 Ansvaret for drøftelse af initiativpligten er i første omgang Chefstyregruppernes og sker oplagt i forbindelse med den årlige drøftelse af de strategiske perspektivplaner, og kan føre til, at DTU udfører nye forskningsopgaver.
3.3 Koordinationspligten indebærer, at begge parter har ansvar for i nødvendigt omfang at sikre synergi og koordination af opgaver i forhold til andre myndigheder.
4 Finansiering og betalingsbetingelser
4.1 Tilskudsmidler i henhold til denne aftale finansieres af FVM. Bevillingen kan anvendes som medfinansiering af de ydelser, som DTU skal levere i medfør af nærværende rammeaftale under forudsætning af, at universitetets øvrige forpligtelser i henhold til aftalen ikke derved tilsidesættes.
4.2 De i rammeaftalens pkt. 5.6 nævnte bevillinger overføres fra NaturErhvervstyrelsen til DTU i 12. dels rater ved udgangen af hver måned. I praksis overføres raterne den første hverdag efter den 19. i måneden. Raterne vedrørende fiskeriforhold og
fødevare- og veterinærforhold overføres til DTU’s Nemkonto i Den Danske Bank, 4180-0000000000 (P-nr. 1003403265), individuelt og mærket henholdsvis ”12. dels rate DTU AQUA” og ”12. dels rate FOOD/VET”.
5 Leverancetyper
5.1 Inden for aftalens samlede økonomiske rammer1, og i henhold til ydelsesaftalerne, udfører DTU følgende tre hovedleverancetyper:
5.2 Forskningsbaseret rådgivning:
Herved forstås rådgivning, baseret på nyeste forskning, omkring alle forhold, hvor FVM har behov for faglige bidrag, f.eks.:
▪ Løbende opgaver: Xxxxxxxxxxx, analyser, evalueringer, risikovurderinger, prognoser, løsningsscenarier og konsekvenser, der oftest afsluttes med en rapport.
▪ Opgaver af ad hoc-karakter: Faglige bidrag til f.eks. høringssvar, korte redegørelser til lovforberedende arbejde nationalt og i EU-regi, bidrag til svar på folketings- og samrådsspørgsmål, deltagelse i nationale og internationale faglige udvalg og kommissioner, bidrag til henvendelser fra erhverv og interesseorganisationer, klagesagsbehandling og til svar på pressesager. Offentlige høringer fra FVM er kun omfattet af aftalen, hvis FVM eksplicit anmoder universitetet om høringssvar.
▪ Ud over den forskningsbaserede betjening angivet i ydelsesaftale 1, 2 og 3 er der tale om rådgivning og faglige bidrag til FVM’s departement, Sekretariatet for Fødevare- og Veterinærklager og øvrige styrelser under FVM’s ressort.
5.3 Forskningsbaseret monitorering, overvågning og databanker:
Herved forstås gennemførelse af forskningsbaseret overvågning og monitorering samt udvikling af overvågnings- og monitoreringssystemer- og programmer på områder, hvor FVM har et behov, f.eks.:
1 De økonomiske rammer omfatter de samlede bevillinger til forskning og udvikling m.v., hvor FVM’s tilskudsmidler i henhold til nærværende aftale indgår som medfinansiering. Det skyldes, at tilskudsmidler i henhold til nærværende aftale kan anvendes som medfinansiering af forskning og udvikling, som understøtter aftalens indsatsområder under forudsætning af, at den samlede vidensopbygning anvendes ved myndighedsbetjeningen.
▪ Løbende risiko- og sundhedsevaluering, f.eks. risikoprofiler.
▪ Kontinuerlig overvågning/monitorering (f.eks. fiskeridata), bl.a. i forhold til internationale aftaler.
▪ Kontrolovervågning, f.eks. ved konkret risiko for udbrud af sygdom.
▪ Varetagelse af forskningsbaserede databankfunktioner: Opretholdelse, kvalitetsstyring, evaluering og formidling af offentlige datasamlinger samt udvikling af datasystemer, hvor myndigheder har behov.
▪ Dataindsamling til understøttelse af videnskabelig rådgivning.
5.4 Forskningsbaseret beredskab:
Herved forstås opretholdelse af et laboratorie- og forskningsmæssigt beredskab som nødvendig forudsætning for den forskningsbaserede rådgivning, monitorering og overvågning, og som sikrer hurtig og effektiv løsning af akutte og aktuelle sikkerhedsproblemer inden for fødevare-, veterinær- og fiskeriområdet, f.eks.:
▪ Opretholdelse af videnberedskab og beredskabskapacitet: Opgaven løses i en vekselvirkning mellem forskning og konkrete beredskabsopgaver, og udgør en integreret del af FVM’s nationale veterinære beredskab (jf. specifikationerne i ydelsesaftale 1) og en integreret del af FVM’s nationale beredskab inden for fødevaresikkerhed (jf. specifikationerne i ydelsesaftale 2).
▪ Opretholdelse af tekniske og laboratoriemæssige ressourcer (personale, skibe, forsøgsarealer og –faciliteter, udstyr, akkrediteringer, GLP (Good Laboratory Practice) m.v.).
▪ Referencelaboratorievirksomhed, herunder opretholdelse af diagnostisk ekspertise og analysekapacitet, udvikling og validering af analyser og metoder, tilsyn med og godkendelse af laboratorier.
5.5 En række opgaver inden for de tre hovedleverancetyper har akut karakter, og kræver derfor førsteprioritet. Forhold for opgaver med førsteprioritet er beskrevet i ydelsesaftale 1, 2 og 3.
5.6 DTU’s rådgivning og faglige bidrag af både telefonisk og skriftlig karakter til klagesagsbehandling stiles direkte til Fødevareministeriets Klagecenter.
6 Vedligeholdelse af aktiver og kompetencer
6.1 DTU forpligter sig til at sikre vedligeholdelse og ajourføring af de til opgaveløsningen, jf. ydelsesaftale 1, 2 og 3, nødvendige aktiver, som DTU ejer eller på anden måde er i besiddelse af.
6.2 DTU forpligter sig til at anvende personel med relevant kompetence samt at sikre løbende kompetenceudvikling. Dette inkluderer både videnskabeligt og teknisk/administrativt personale.
6.3 DTU forpligter sig til vedligeholdelse af de til opgavevaretagelsen nødvendige akkrediteringer og administrative systemer, jf. ydelsesaftale 1, 2 og 3.
6.4 Forskningen skal i videst muligt omfang søges gennemført i samarbejde med danske og/eller internationale forskningsinstitutioner, myndigheder, brancher og industri.
6.5 Forskningen skal i videst muligt omfang søges medfinansieret ved hjælp af danske og internationale, offentlige og private forskningsfonde med henblik på maksimal gearing af aftalesummen.
6.6 DTU’s omkostninger til den forskning, som ligger til grund for myndighedsbetjening- en, medregnes ved opgørelsen af de samlede udgifter til offentlig forskning, udvikling og innovation, jf. den politiske målsætning om at fastholde den offentlige forsknings- og udviklingsindsats på mindst 1 pct. af bruttonationalproduktet.
7 Immaterielle rettigheder
7.1 Alle immaterielle rettigheder, der genereres af DTU som følge af nærværende aftale, er som hovedregel universitetets ejendom. Data, registre, databaser og tilknyttede systemer, der i medfør at denne aftale vedligeholdes af DTU med henblik på, at FVM kan udøve opgaver, er ikke underlagt hovedreglen2. For disse typer af aktiver er det nødvendigt, at rettighederne forbliver i FVM, jf. Videnskabsministeriets og øvrige ministeriers fælles notat af 29.01.2008 om immaterielle rettigheder. Disse data, registre, databaser og tilknyttede systemer har FVM den fulde ejendomsret, ophavsret og alle øvrige rettigheder til, mens DTU har en tidsubegrænset brugsret hertil. I tillæg til ydelsesaftaler 1, 2 og 3 foreligger dokumenter, som specificerer dels hvilke data, registre, databaser og systemer, der forbliver FVM’s ejendom, dels hvorledes afgrænsningen mellem tilknyttede systemer, herunder rådata i læsbar form og DTU’s egenudviklede beregnings- og analysesoftware skal håndteres.
7.2 For så vidt angår rapporter og lignende, der udarbejdes af DTU på anmodning fra FVM til brug for udførelse af myndighedsopgaver for FVM på baggrund af ovennævnte data, har universitet ejendomsretten, ophavsretten og øvrige rettigheder hertil, mens FVM opnår en tidsubegrænset brugsret hertil.
7.3 FVM’s rettigheder til data, registre, databaser og tilknyttede systemer omfatter også materiale genereret inden 1. januar 2007. Dette gælder bl.a. med henblik på data indsamlet vedr. fiskeribiologisk rådgivning, og som er finansieret helt eller delvis af FVM. DTU forpligter sig til at vedligeholde og ajourføre disse datasamlinger med henblik på opretholdelsen af en dataserie.
7.4 Ved indgåelse af aftalen drejer det sig bl.a. om data, der er indsamlet i medfør af EU Rådsforordningerne 1543/2000 (om fastlæggelse af en EF-ramme for indsamling og forvaltning af fiskeridata, der er nødvendige til gennemførelse af den fælles fiskeripolitik), 2347/2002 (særlige adgangskrav og dertil knyttede betingelser for
2 Dvs. med ’data’ forstås alene de data, der genereres med sammenhæng til de ydelser, som rammeaftalen omfatter.
fiskeri efter dybhavsbestande) og 812/2004 (om foranstaltninger vedrørende utilsigtede fangster af hvaler ved fiskeri og om ændring af forordning (EF) nr. 88/98).
7.5 DTU opbevarer data, rapporter og lignende i henhold til bestemmelserne herom i ydelsesaftale 1, 2 og 3. FVM kan til enhver tid med et rimeligt varsel få adgang til dette materiale, herunder få udleveret de originale data, samt kopi af rapporter og lignende.
7.6 DTU vedligeholder og opdaterer data med henblik på udførelse af myndighedsopgaver for FVM.
7.7 I forbindelse med en eventuel konkurrenceudsættelse af opgaven med at vedligeholde og ajourføre de berørte data, registre, databaser og tilknyttede systemer, kan FVM forlange data registre, databaser og tilknyttede systemer overført til tredjepart. DTU beholder som hovedregel sin tidsubegrænsede brugsret også til de data, der var opsamlet efter det tidspunkt, hvor opgaven overdrages til tredjepart. FVM vil sikre, at DTU’s brugsret fremgår af udbudsmaterialet samt eventuelle aftaler for tredjeparts levering af de berørte data, registre, databaser og tilknyttede systemer til DTU.
7.8 Forskningen skal om muligt søges udnyttet kommercielt gennem beskyttelse og kommerciel udnyttelse af intellektuelle rettigheder.
7.9 Der henvises i øvrigt til Videnskabsministeriets og øvrige ministeriers fælles notat af 29.01.2008 om immaterielle rettigheder i forbindelse med forskningsbaseret myndighedsbetjening.
8 Dyreforsøg
8.1 FVM er bekendt med, at aktiviteterne hos DTU i medfør af nærværende rammeaftale i nogle tilfælde indebærer dyreforsøg.
8.2 DTU skal påse, at dyreforsøgsforholdene til enhver tid er i fuld overensstemmelse med alle gældende regler på området, og at dyreforsøg kun gennemføres i mangel af et brugbart alternativ.
8.3 Det er en del af nærværende aftale, at DTU prioriterer forskning i alternativer til dyreforsøg som en del af forskningen.
9 Forsinkelser, fejl og mangler
9.1 Konstaterer DTU en forsinkelse i en leverance, skal den relevante part i FVM informeres uden ophold, uanset hvem og hvad, der er årsag til forsinkelsen. Med ’forsinkelser’ forstås leverancer fra DTU, der overskrider den tidsfrist, som parterne er enige om. Gensidigt aftalte omprioriteringer udgør således ikke en forsinkelse.
9.2 Er parterne således bekendte med en forsinkelse, skal parterne uden ophold enes om en ny tidsplan for arbejdet og evt. andre nødvendige tiltag.
9.3 Rådgivning og faglig bistand til Fødevareministeriet vil blive behandlet inden for rammerne af de tre ydelsesaftaler. DTU tilstræber, at behandlingstiden så vidt muligt holdes under 3 måneder. I de tilfælde, hvor DTU ikke kan overholde tidsfristen indenfor 3 måneder, skal DTU indenfor disse 3 måneder oplyse rekvirenten om, hvornår DTU forventes at fremsende svar.
9.3 Konstaterer parterne fejl eller mangler i resultater af laboratorieanalyser, videnskabelige publikationer eller rapporter eller lign., der ikke kan henføres til det eksisterende videngrundlag på det givne tidspunkt, skal DTU, hvis det er teknisk muligt, omgøre de fejlagtige laboratorieanalyser, og i fornødent omfang omarbejde de fejlagtige publikationer eller rapporter hurtigst muligt. Ekstraomkostninger i den forbindelse påhviler DTU.
9.4 I tilfælde af fejl og mangler jf. pkt. 9.3 er DTU forpligtet til at bistå FVM med at kommunikere dette til nationale og internationale firmaer, organisationer m.v., der har brug for denne viden.