Tilbudsindhentning
Tilbudsindhentning
På levering af buketter til Esbjerg Kommune
Jf. Udbudsloven afsnit 5, pkt. 3
November 2020
Indholdsfortegnelse
2. Tilbudsindhentningens omfang 4
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold 6
8. Tildelingskriterium og underkriterier 7
9.5 Ejendomsret og betaling for tilbud 9
10. Orientering om resultatet af udbuddet 9
7. Priser og prisregulering 14
14. Leverandørens misligholdelse 20
16. Produktansvar og forsikring 23
Bilag 1 – Indkomne spørgsmål/svar og ændringer til udbudsmaterialet i forbindelse med spørgefristen. 26
Bilag 2 – Kravspecifikation 27
3.2 Særligt vedr. begravelsesbinderi, herunder bårebuketter 27
1. Indledning
Tilbudsindhentningen vedrører levering af buketter til Esbjerg Kommune (herefter benævnt ordregiver).
Tilbudsindhentningen gennemføres efter reglerne om offentlige indkøb under tærskelværdierne uden klar grænseoverskridende interesse, jf. Lov nr. 1564 af 15/12/2015 (Udbudsloven), afsnit 5, §
193. I den forbindelse skal det oplyses, at tilbudsindhentningen annonceres på Esbjerg Kommunes hjemmeside, for at sikre tilstrækkelig konkurrence til vurdering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Der tages forbehold for overgang til forhandling.
2. Tilbudsindhentningens omfang
Tilbudsindhentningen vedrører levering af buketter, bårebuketter samt afskårne blomster til samtlige ordregivers enheder og institutioner.
Undtaget for dette udbud er køb af afskårne blomster til specialdekorationer, som udføres af egne blomsterdekoratører hos Esbjerg Kommunes Entreprenør samt buketter til kirkegårde, hvor Esbjerg Kommunes Entreprenør varetager vedligehold.
Køb af ydelser på den indgåede rammeaftale foretages som udgangspunkt af den enkelte institution/afdeling.
For nærmere beskrivelse af den udbudte ydelse og krav henvises til tilbudslisten (bilag 3) og kravspecifikationen (bilag 2).
Det samlede forbrug omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre ca. 310.000 ekskl. moms.
Den forventede omsætning er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.
Aftale med den vindende tilbudsgiver skal indgås på baggrund af udkastet til rammeaftale. Rammeaftalen forudsættes indgået med én virksomhed for perioden.
Den udbudte rammeaftale har en løbetid på 4 år. Opsigelsesvilkår fremgår af udkastet til rammeaftalens pkt. 3.
3. Ordregiver
Aftalen vil være obligatorisk og dermed bindende for alle afdelinger og institutioner hos ordregiver.
Køb af ydelser på den indgåede rammeaftale foretages som udgangspunkt af den enkelte institution/afdeling.
Der er ca. 370 institutioner, afdelinger mv. i Esbjerg Kommune. Da der leveres til det enkelte forbrugssted, må der således påregnes op til ca. 370 mulige leveringsadresser. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger mv. kan ses på kommunens hjemmeside. Der gøres opmærksom på, at denne løbende ajourføres.
Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside xxx.xxxxxxxxxxxxxx.xx
Følgende selvejende institutioner med driftsoverenskomst er forpligtet af nærværende aftale: Center for Socialt Udsatte Skjoldbo, ETAC Rehabiliteringscenter samt Esbjerg Krise- og Aktivitetscenter. Andre selvejende institutioner har ikke ret til at anvende nærværende aftale.
4. Tidsplan
Offentliggørelse på Esbjerg Kommunes hjemmeside: | 05.11.2020 |
Spørgefrist: | 25.11.2020 |
Svarfrist: | 26.11.2020 |
Tilbudsfrist: | 03.12.2020 kl. 12:00 |
Meddelelse om valg af leverandør: | Uge 51 |
Leveringsstart: | 01.03.2021 |
5. Spørgsmål
Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt.
Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Esbjerg Kommunes hjemmeside.
6. Udelukkelse og egnethed
Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave.
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold
• Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogle af de i udbudslovens §§ 135, 136 og 137 nævnte udelukkelsesgrunde – se udbudsbilag A.
• Tilbudsgiver skal i udbudsbilag A på tro og love bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens §§ 135, 136 og 137 – anvend udbudsbilag A.
7. Tilbud
Der kan ikke afgives mere end ét tilbud.
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
8. Tildelingskriterium og underkriterier
Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der tilbyder den økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet.
Tildelingskriterier | |
Delkriterium | Vægtning i procent |
Pris: • Den samlede tilbudssum | 60 % |
Kvalitet: • Helhedsindtryk; herunder fyldighed, bindingsteknik & farveafstemning. | 40 % |
Ad. Pris:
Prisen vurderes ud fra den summerede tilbudspris, som udregnes ved at multiplicere nettoprisen pr. enhed med det årlige forventede forbrug af ydelsen.
Det forventede forbrug er vurderet ud fra tidligere købshistorik samt fremtidige forventninger.
Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men skal indeholde samtlige øvrige afgifter, såsom gebyrer, emballage og udbringning. Der accepteres ikke tillæg eller gebyrer af nogen art. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet.
Priserne indsættes i Tilbudslisten, bilag 3. Der må ikke tilføjes varelinjer eller på anden måde ændres i tilbudslisten.
Samtlige varelinjer på tilbudslisten skal udfyldes ved tilbudsafgivelse.
Ved vurdering af delkriteriet "pris" anvender ordregiver følgende evalueringsmodel:
Der tildeles point på en skala fra 0-10. Den tilbudsgiver, der har afgivet den laveste tilbudspris, tildeles 10 point. En fiktiv tilbudssum på 75 % dyrere end laveste pris tildeles 0 point. Øvrige tilbudspriser tildeles point ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter (pointmodel). Det tildelte point ganges med vægtningen af underkriteriet "Pris".
Hvis der mod forventning modtages tilbud (mindst ét), der er højere (dyrere) end laveste tilbudspris plus 75 %, tildeles karakteren 0 i stedet til den højeste (dyreste) afgivne tilbudspris (primær tilpasningsmodel). Dog kan den pris, der tildeles pointtallet 0, aldrig overstige laveste pris plus 100
% (sekundær tilpasningsmodel). Spændet på pointskalaen er således maksimalt laveste tilbudspris plus 100 %. Ved anvendelse af den sekundære tilpasningsmodel vil tilbud, som overstiger laveste pris + 100 %, blive tildelt pointtallet 0.
Ad. Kvalitet:
Vurdering foretages i anonym form af en kyndig faggruppe af medarbejdere ved Esbjerg Kommune. I vurderingen vil der blive lagt vægt på nævnte parametre under helhedsindtryk, hvorefter der vil blive foretaget en samlet skønsmæssig vurdering.
Ved vurdering af delkriteriet ”kvalitet” anvender ordregiver følgende evalueringsmetode:
Der tildeles point ud fra følgende pointskala.
Pointskala: | Beskrivelse: |
10 point | Særdeles tilfredsstillende kvalitet |
7 point | God kvalitet |
5 point | Middel kvalitet |
3 point | Under middel kvalitet |
0 point | Kvalitet, der kun netop opfylder kravene uden yderligere merværdi |
Ovenstående point afspejler alene pejlemærker for vurderingen. Der kan således tildeles et hvilket som helst hele point mellem 0 og 10.
Bemærk:
Tilbud der vurderes konditionsmæssige i henhold til udbudsmaterialet vil blive kontaktet senest en uge efter tilbudsfristen for aftale om levering af prøvebuket til brug for vurdering af underkriteriet kvalitet. Krav til prøvebuket er angivet i bilag 3 - Tilbudsliste
Med mindre andet aftales skal prøvebuketten leveres i Udbud & Indkøb:
• Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx.
Tilbudsgivers eventuelle udgifter hertil er ordregiver uvedkommende.
9. Afgivelse af tilbud
Tilbud skal være modtaget inden tidsfristens udløb den 03.12.2020 kl. 12:00
Tilbuddet skal sendes i elektronisk form til:
Xxxxx Xxxxxxx: xxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx
Afgivelse af tilbud er ensbetydende med accept af rammeaftalevilkår, minimumskrav samt tilbudspriser. Ligeledes indestår tilbudsgiver for den tilbudte kvalitet, som i de fremsendte vareprøver i hele aftaleperioden.
Tilbuddet skal indeholde følgende:
• Udfyldt tilbudsliste
• Udfyldt Udbudsbilag A
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet.
Tilbudsgiver skal i udbudsbilag A bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i Udbudslovens §§ 135, 136 og 137 – se udbudsbilag A.
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 3 måneder efter udløb af tilbudsfristen.
Tilbuddet skal være på dansk.
9.5 Ejendomsret og betaling for tilbud
Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.
Forbehold accepteres ikke.
10. Orientering om resultatet af udbuddet
Alle tilbudsgivere vil elektronisk blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens §193 stk. 3. Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter.
11. Aktindsigt
Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.
Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene ordregiver der endeligt afgør hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt.
Udkast til rammeaftale
Udkast til rammeaftale
På levering af Buketter
til Esbjerg Kommune
1. Parterne
Mellem Ordregiver
Esbjerg Kommune
Xxxxxxxxx 00
6700 Esbjerg og
Leverandør
[Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse]
[Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.]
(herefter kaldet leverandøren)
er der indgået aftale vedrørende levering af buketter, bårebuketter samt afskårne blomster til ordregiver.
2. Aftalegrundlag
2.1 Rammeaftalens grundlag
Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregivers udbud af [indsæt Dato]
Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter:
1. Denne rammeaftale
2. Bilag 1 – spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet
3. Bilag 2 – kravspecifikation
4. Bilag 3 – tilbudsliste
5. Leverandørens tilbud af [indsæt dato]
Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.
2.2 Ændringer
Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.
2.3 Underleverandører
Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale. Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør.
Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører.
Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. Hvis der sker ændringer i anvendelsen af underleverandører i aftalens løbetid, skal ordregiver oplyses herom.
2.4 Ordregiver
Aftalen vil være obligatorisk og dermed bindende for alle afdelinger og institutioner hos ordregiver. Køb af varer på rammeaftalen foretages som udgangspunkt af den enkelte institution/afdeling.
Der er ca. 370 institutioner, afdelinger mv. i Esbjerg Kommune. Da der leveres til det enkelte forbrugssted, må der således påregnes op til ca. 370 mulige leveringsadresser. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger mv. kan ses på kommunens hjemmeside. Der gøres opmærksom på, at denne løbende ajourføres.
Følgende selvejende institutioner med driftsoverenskomst er forpligtet af nærværende aftale: Center for Socialt Udsatte Skjoldbo, ETAC Rehabiliteringscenter samt Esbjerg Krise- og Aktivitetscenter. Andre selvejende institutioner har ikke ret til at anvende nærværende aftale.
3. Aftaleperiode
Rammeaftalen er gældende fra den 01.03.2021 til den 28.02.2025. Rammeaftalen er uopsigelig for begge parter indtil den 28.02.2023. Herefter kan rammeaftalen skriftligt opsiges med et forudgående varsel på 3 måneder til udløbet af en måned.
Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen annulleres, rammeaftalen erklæres for ”uden virkning” eller ordregiver i øvrigt pålægges at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned.
4. Rammeaftalens omfang
4.1 Omfang
Denne rammeaftale omfatter levering af buketter, bårebuketter samt afskårne blomster til ordregiver. Produkterne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3).
Denne aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i udbudsloven. Rammeaftalen medfører ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen. De forbrugsmængder herunder forventet omsætning, der er oplyst i forbindelse med udbuddet, er derfor alene vejledende. Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra kommunalbestyrelsen.
Ordregiver er dog forpligtet til at anvende den indgåede rammeaftale til at dække sit forbrug.
4.2 Sortimentsændringer og produktudvikling
Leverandøren må ikke levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af rammeaftalen uden forudgående godkendelse fra ordregiver.
Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt, som minimum, lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. Det nye produkt skal tilbydes til den pris leverandøren fastsætter over for andre kunder, dog maksimalt til samme pris som det produkt, der udskiftes.
Det er leverandørens opgave at dokumentere, at erstatningsprodukter fuldt og helt lever op til samme standard som det udgåede produkt.
Leverandøren er forpligtet til at oplyse ordregiver om nye produkter inden for aftaleområdet, som kan optimere ordregivers drift og/eller indkøb.
5. Samarbejde
Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen.
Leverandøren skal optræde loyalt over for ordregiver og orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed. Leverandøren skal rådgive ordregiver omkring bestillinger samt yde loyal vejledning i forhold til ordregivers behov. Dette betyder bl.a., at såfremt ordregivers behov kan dækkes af tilbudslistens varer, skal leverandøren gøre ordregiver opmærksom herpå.
Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse. På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver.
Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 3 måneder fra rammeaftalens ikrafttræden.
5.1 Sprog
Al kontakt skal i aftaleperioden foregå på dansk.
5.2 Krav om faglig ekspertise
De personer som skal udføre kontrakten skal være faglig uddannet, såsom faglært blomsterdekoratør, blomsterbinder eller tilsvarende uddannelse.
6. Kvalitet
6.1 Generelt
De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.
Produkterne herunder eventuelt øvrigt sortiment skal som minimum overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele rammeaftalens løbetid.
Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver.
6.2 Miljø
Leverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med rammeaftalen.
Leverandøren skal i videst muligt omfang afhjælpe miljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt samt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt.
6.3 Garanti
Hvor intet andet er anført gælder Købelovens reklamations- og ansvarsregler.
6.4 Kvalitetssikring
Leverandøren garanterer at de leverede produkter er i overensstemmelse med de tilbudte, herunder i/for de fremsendte vareprøver.
Leverandøren garanterer at kvaliteten af de tilbudte produkter er ensartet over hele kontraktperioden. Produkter der kvalitetsmæssigt ikke er i orden tages omgående retur uden omkostning for ordregiver (se endvidere pkt. 14.3.2 Afhjælpning og omlevering).
Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag.
7. Priser og prisregulering
7.1 Pris
Priserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af tilbudslisten (bilag 3).
Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage. Priserne er inkl. omkostninger til levering, dog undtaget er leverancer uden for kommunegrænsen, hvor tilbudsgiver maksimalt må pålægge et leveringsgebyr på 70 kr.
Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende.
7.2 Prisregulering
Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt.
Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistik ”Nettoprisindeks”.
Første prisregulering kan ske med virkning fra 01.03.22 og med udgangspunkt i perioden fra december 2020 til december 2021. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.
Prisregulering sker, på foranledning af den part der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris*nyt index) / gammelt index).
Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 dage før reguleringstidspunktet. Opdateret e-katalog skal være modtaget og godkendt, inden prisregulering kan træde i kraft. Varsles prisregulering ikke rettidigt, bortfalder reguleringsmuligheden for den pågældende periode.
Varsel om prisreguleringer skal sendes til xxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx.
Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel–format. Efter godkendelse af prisreguleringen skal der fremsendes et opdateret e-katalog med de regulerede priser.
Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 15 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.
7.3 Afgifter
Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt, efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter.
7.4 Bonus og godtgørelse
Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand.
Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.
8. Bestilling
Varebestillinger skal kunne afgives via e-handelssystem/e-mail/telefon/fysisk fremmøde i butik.
Når leverandøren har modtaget bestilling fra ordregiver, skal leverandøren fremsende ordrebekræftelse, der indeholder følgende oplysninger: Reference, EAN-lokationsnummer, leveringsadresse, antal (stk., kg., liter mv.), xxxxxxxxxx og navn og pris.
Leverandøren skal kunne håndtere ordrer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal leverandøren kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr.
Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer – eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer – skal leverandøren mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette.
9. E–handel
9.1 E–handel
Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område.
Leverandøren skal således acceptere, at der anvendes elektronisk ordreafgivelse, fakturering og betaling, samt der sker elektronisk udveksling af data i forbindelse hermed.
I forbindelse med aftaleindgåelsen vil ordregiver over for leverandøren definere, hvilke aftaleprodukter der skal indgå i e-kataloget. Med mindre andet er aftalt, skal e-kataloget omfatte alle produkter på tilbudslisten. Ordregiver kan derudover vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog.
Leverandøren skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog (e-katalog) til ordregivers e- handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt. E-kataloget skal til enhver tid leve op til kravene i ordregivers e-handelssystem, jf. bilag 4.
E-kataloget skal være godkendt og tilgængeligt for ordregiver 1. marts 2021.
Såfremt et godkendt katalog ikke foreligger, kan leverandøren idømmes bod, efter bestemmelserne om bod i henhold til rammeaftalens punkt 14.5 Bod, indtil leverandøren er i stand til at levere et godkendt e-katalog til ordregivers e-handelssystem.
9.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger
Senest 10 arbejdsdage efter underskrift af rammeaftalen skal leverandøren:
• Fremsende excel-ark indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Xxxxxxxx hertil kan rekvireres hos ordregiver.
• Fremsende excel-ark, indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt.
Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.
Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer (eksempelvis, hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer). De fakturerede varenumre skal være fuldstændige identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog.
Når excel-arket er godkendt af ordregiver, skal leverandøren indenfor 5 arbejdsdage uploade e-kataloget til ordregivers e-handelssystemer med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i det godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af ordregiver. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter ordregivers anvisninger.
Medmindre andet er særskilt aftalt skal katalogformatet være OIOUBL.
Ud over varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel- ark, skal e-kataloget for hver enkelt vare indeholde:
• Vellignende billede
• Uddybende varebeskrivelse, herunder mærkenavn/indhold (eks. antal blomster pr. buket)
• Krav til opbevaring/mål/materialer
• Varekategori/varegruppe,
• Søgeord/emneord
• Varebeskrivelse (tilbudsliste/øvrigt sortiment)
• UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version) Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xxxxxx.xx0.xx
E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord.
9.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger
Nye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver. E-kataloget skal holdes opdateret. Leverandøren skal sørge for at udgåede varer slettes og at erstatningsvarer indlægges, så e-kataloget altid indeholder de varer, der reelt kan købes. Udskiftning af tilbudslistevarer skal altid godkendes af ordregiver forud for upload af nyt e-katalog. Xxxxxx leverandøren ikke for at opdatere e-kataloget, selvom ordregiver beder om det, kan der pålægges bod i henhold til punkt 14.5 ”Bod”
Såfremt en vare ændrer varenummer, eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. Til de e-handelssystemer som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af leverandøren i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.
Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog, jf. pkt. 9.2. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt, skal ordrer faktureres efter det gældende e-katalog, indtil nyt e-katalog er godkendt. Reguleres priserne i nedadgående retning, og er der ikke fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal leverandøren ugentligt udstede kreditnota til de berørte EAN nr.
10. Levering
10.1 Leveringsbetingelser
Levering skal foretages på følgende vilkår:
• Bestillinger der foretages inden kl. 14.00 skal leveres dagen efter senest kl. 10.00 til den anførte leveringsadresse på bestillingen (dog undtagen søndage og helligdage).
• Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er leverandøren forpligtet til alene at benytte de informationer vedrørende leveringsadressen, der er oplyst på ordren.
• Levering inden for kommunegrænsen skal ske fragtfrit. Uden for kommunegrænsen må der højest opkræves leveringsgebyr på kr. 70,-
10.2 Følgeseddel
Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger:
• Reference
• EAN-lokationsnummer
• Leveringsadresse
• Dato
• Antal
• Varenummer og navn
• Restordrer
10.4 Returvarer
Har ordregiver foretaget en fejlbestilling, kan denne returneres senest 30 dage efter levering, hvis produkterne og emballagen er intakt. Returnering sker for ordregivers regning. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.
Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, herunder at emballagen er brudt, skal leverandøren kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved. Returnering af varen skal ske uden omkostning for ordregiver.
11. Fakturering
I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0
Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer ) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.
Ordrer, der er afgivet via ordregivers e-handelssystem, skal fremsendes således, at den elektroniske faktura kan modtages direkte i e-handelssystemet, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.
Fakturaen skal indeholde:
• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
• Leverandørens CVR/SE-nummer
• Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
• Tydelige varenavne og entydige varenumre
• Mængde og art af de leverede produkter/ydelser
• Pris pr. enhed eksklusiv moms
• Rekvirent hos ordregiver
• Rekvisitionsnummer
• Leveringsadresse
• Sidste rettidige betalingsdato
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.
Alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.
Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. de må ikke ligge i et vedhæftet dokument. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.
Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen.
Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.
Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt, og som fremgår af leverandørens e-katalog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.
Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af leverandørens e-katalog.
Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen og som fremgår af leverandørens e-katalog.
Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget, hvis der anvendes e-handel).
Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.
12. Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 11.
Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.
13. Statistik
Leverandøren skal på anmodning, inden 30 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om Varegrupper, varenavn, varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.), omfanget af e-ordrer genereret i ordregivers e-handelssystem og andre bestillingsmetoder eller fordelt på tilbudslistevarer og øvrigt sortiment. Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året.
Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.
Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.
14. Leverandørens misligholdelse
14.1 Generelt
Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger af denne rammeaftale.
14.2 Forsinkelse af enkelte ordrer
Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for rimelig tid, efter ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren.
14.3 Mangler
14.3.1 Generelt
Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i rammeaftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for rimelig tid, efter at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden.
14.3.2 Afhjælpning og omlevering
Leverandøren har fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet senest 2 timer efter modtagelse af ordregivers reklamation.
Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (omlevering). Omlevering skal foretages senest 2 timer efter, at ordregivers reklamation er modtaget af leverandøren.
Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger.
Undlader leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for leverandørens regning.
14.3.3 Ophævelse af ordre
Ordregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde:
• Såfremt leverandøren ikke foretager fyldestgørende afhjælpning eller omlevering inden for fristen i pkt. 14.3.2
• Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af rammeaftalen i forhold til én bestemt ordre.
Hæves en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
14.4 Ophævelse af rammeaftalen
Ordregiver kan ophæve rammeaftalen, hvis leverandøren misligholder den i væsentligt omfang. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til helt eller delvist at ophæve rammeaftalen med virkning for fremtiden:
• Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse.
• Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og ordregiver har meddelt leverandøren, at rammeaftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering.
• Manglende overholdelse af de etiske krav i pkt. 18.
• Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være
ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Ophævelse af rammeaftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
• Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
• Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, eller leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed.
• Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale.
• Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne.
• Indtræden af andre omstændigheder der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare. Opregningen er ikke udtømmende.
Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren.
14.5 Bod
Såfremt der ved rammeaftalens ikrafttræden ikke foreligger et godkendt e-katalog, jf. pkt.9, kan leverandøren blive pålagt at betale en bod på kr. 1.000 pr. kalenderdag indtil godkendt katalog foreligger. Det samme er gældende for manglende opdateringer af E-katalog jf. punkt 9.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger. Dette gælder ikke, såfremt ordregiver er årsag til problemet.
Betaling af bod fritager ikke leverandøren for pligten til at opfylde rammeaftalen. Xxxxxxxx af bod medfører således ikke, at ordregiver er afskåret fra at gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende.
14.6 Erstatning
Leverandøren er erstatningsansvarlig over for ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning.
For forhold der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, ordregiver kan dokumentere et tab ud over bodsbeløbet.
15. Force majeure
Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure.
I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.
Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammeaftalen er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed.
Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:
• Årsagen til force majeure situationen
• Forventet varighed af force majeure situationen
• Indsats fra leverandørens side for at genoptage leveringen.
Er force majeure isoleret til leverandørens virksomhed, eller områder leverandøren bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.
Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt.
Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.
Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen.
Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure.
16. Produktansvar og forsikring
Leverandøren er, i overensstemmelse med produktansvarsloven (og dansk rets almindelige regler, ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale eller borgere/kunder.
Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd.
17. Etik
Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO- konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde rammeaftalen med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende.
18. Overdragelse
19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammeaftalen.
19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter
Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.
19. Tavshedspligt
Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.
Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.
Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør.
Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.
20. Lovvalg og værneting
Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG (den internationale købelov) finder derfor ikke anvendelse på rammeaftalen.
Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.
Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.
21. Underskrifter
For ordregiver For leverandøren
Underskrift Underskrift
Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver
Bilag 1 – Indkomne spørgsmål/svar og ændringer til udbudsmaterialet i forbindelse med spørgefristen.
Bilag 2 – Kravspecifikation
Afskårne blomster skal være friske ved levering.
Afskårne blomster skal opfylde følgende krav for klasse 1 jf. Rådets forordning (EØF) nr. L 071 af 21/03/1968 af 12. marts 1968 om fastsættelse af kvalitetsnormer for friske afskårne blomster og friske løvværk med senere ændringer.
Ovenstående krav for klasse 1 omfatter:
• Produkter i denne klasse skal være af god kvalitet. De skal udvise deres arts og i givet fald deres sorts (cultivar) egenskaber.
• Alle dele af de afskårne blomster skal være:
o Hele
o Friske
o Fri for skadedyr og -planter og skader forårsaget af disse
o Fri for rester af midler mod skadedyr og -planter og for andre fremmede stoffer, der forringer varens udseende
o Fri for beskadigelser,
o Fri for vækstfejl; bristede nelliker anses ikke for nelliker med vækstfejl. Dog skal for så vidt angår amerikanske nelliker de bristede blomster være hæftet sammen med en ring og udbydes særskilt i ensartede partier; emballagen skal mærkes i overensstemmelse hermed.
o Stilkene skal alt efter arten (species) og sorten (cultivar) være lige og så kraftige, at de bærer blomsten (blomsterne) frit.
En buket er bundet af afskårne stilke med fast bindepunkt og efter behov er der suppleret med passende grønt (staffage), som aldrig må udgøre mere end 20-30% af det samlede udtryk.
Blomsterne i buketten skal være faste og udstråle friskhed. Buketten skal have en holdbarhed på minimum 7 kalenderdage.
3.2 Særligt vedr. begravelsesbinderi, herunder bårebuketter
En bårebuket er stilke der er bundet med snor, og som type kan buketten ligge ned.
Begravelsesbinderier skal altid leveres, hvor blomsterne er i fuldt flor, uden at være gamle, og skal fremstå præsentabelt på leveringsdagen.
Alle bårebuketter og kranse skal kunne forsynes med et bånd med påtrykt tekst. Bestilling af bånd skal kunne afgives senest to hverdage før levering finder sted.
Tilbudsgiver skal kunne levere alle buketter i forskellige farver, som både passer til henholdsvis kvinder og mænd. Endvidere skal tilbudsgiver kunne levere buketter, som består af årstidens blomster. Det skal således være muligt for ordregiver at angive krav om farvevalg ved bestilling.
Tilbudsgiver skal kunne levere et kort med blomsterleverancen. Det skal være muligt at få skrevet en personlig hilsen i dette kort, inden leverancen bringes ud.
Alle afskårne blomster, buketter, bårebuketter skal leveres pakket med fugt om stilke for bedre holdbarhed.
Der hvor indpakning er valgt skal denne være præsentabel og passe til den valgte buketfarve. Der skal ligeledes medfølge en gødningspose gældende for de indpakkende buketter.
Afskårne blomster, buketter, bårebuketter m.m. skal leveres til den i bestillingen angivne leveringsadresse.
Begravelsesbinderier leveres til aftalte kirke, dato og tidspunkt.
Bestillinger der foretages inden kl. 14.00 skal leveres dagen efter senest kl. 10.00, dog undtagen søndage og helligdage.
Levering inden for kommunegrænsen skal ske fragtfrit. Uden for kommunegrænsen må der højest opkræves leveringsgebyr på kr. 70,-
Bilag 3 – Tilbudsliste
Se Excel ark.
Bilag 4 – E-handelssystem
Vejledning og krav til indlæsning af elektronisk vare- og priskatalog til Esbjerg Kommune, som anvender Fujitsu A/S’ - Prisme Indkøb / Tricom Tricommerce
I henhold til Esbjerg Kommunes udbudsmateriale, er det for nærværende udbud et ufravigeligt krav, at leverandøren skal kunne:
• levere et elektronisk katalog med det aftalte sortiment, de aftalepriser, udtømmende og sigende varebeskrivelse, korrekt UNSPSC-kategori samt billedlinks til samtlige varer og
• modtage e-ordrer via Tricommerce med de standarder og tekniske specifikationer, der kræves for at kunne e-handle med Esbjerg Kommune, som anvender Fujitsu A/S’ indkøbsmodul, Prisme Indkøb.
Yderligere oplysninger kan findes følgende steder:
• Læs mere om at være leverandør via Tricom: Tricoms leverandørportal
• Læs mere om det elektroniske katalog: Tricom e-learning for leverandører
• IT og telestyrelsens Digitaliseringsstyrelsens hjemmeside
• Se en liste over enhedskoder og UNSPSC-koder på: Tricom e-learning om dokumentation
• For generel information om Tricom: Om Tricom
Krav til håndtering af ordrebehandlingen mm.
Overordnet skal bekendtgørelse nr. 354 af 26. marts 2010: ”Bek. om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder” overholdes ved brug af elektronisk samhandel via e-kataloger og efterfølgende e-ordrer, - fakturaer mm. Se link hertil:
Bekendtgørelse nr. 354 af 26. marts 2010 hos Retsinformation
Derudover skal det elektroniske varekatalog leve op til nedenstående krav:
• Afsendelse af e-kataloget, faktura, kreditnota og ordrebekræftelse skal ske fra samme CVR nr.
• Kommunens indkøbssystem understøtter hverken del- eller samlefakturering, hvorfor dette ikke må finde sted.
• Aftale ID i kommunes indkøbssystem (tildeles og oplyses af den enkelte kommune).
• Det er et krav, at leverandøren anvender den på kontrakttidspunktet seneste version af den
danske oversættelse af UNSPSC’s produktvarehierarki.
• Der kan til orientering læses mere om UNSPSC på web-adressen: GS1 hjemmeside om UNSPSC
• Varekataloget skal være opbygget så det overholder den til enhver tid gældende offentlige standard for elektroniske kataloger i Danmark.
Kataloget sendes til Esbjerg Kommune via Tricom. Det er muligt at levere kataloget i forskellige formater (f.eks. Excel eller OIOUBL). Dette angives som en del af registreringsprocessen – se kataloglevering på følgende link: Tricom leverandørregistrering
I kataloger til kommunen skal følgende være overholdt:
● UNSPSC koden skal være opgivet så detaljeret som muligt.
Man skal som leverandøren derfor ikke blot vælge den øverste kode i hierarkiet, men derimod finde den kode, der svarer til den vare, man sælger (f.eks. skal friske æg ikke ligge under UNSPSC 50130000, men under UNSPSC 50131600).
● Varenummer må maksimalt være på 35 karakterer; herudover skal det stemme overens med et evt. fysisk varekatalog og varenumre på egen hjemmeside. Der kan ved levering af kataloget til Tricom godt leveres længere varenumre, men feltet begrænses i Prisme Indkøb og det er derfor vigtigt, at begrænsningen på 35 karakterer overholdes
● Varenummer angivelse i forbindelse med fakturafremsendelse
Kommunens indkøbssystem afløfter følgende 3 felter i OIOUIBL fakturaformatet:
● Sælgers Varenummer (SellersItemIdentification)
● Købers Varenummer (Buyers Item Identifikation
● Standard varenummer (standard Item Identifikation) – Bemærk venligst, at der ikke
må være mellemrum efter varenummer
● Bestillingsenhed; dvs. hvor mange enheder, der indgår i f.eks. en pakke, en kolli, masterkolli eller en palle skal tydeligt angives.
Der skal altid oplyses basisenhed f.eks. kg, liter, stk. osv. Eks. 1 pakke = 5 stk.
Der må ikke være tvivl om, hvilken mængde, der bestilles via Prisme Indkøbssystem. Se en liste over understøttede enhedskoder her:
Enhedskoder i Tricommerce og samlet liste over enhedskoder
● Varenavn; dvs. udførlige oplysninger om den enkelte vare må maksimalt være på 40 karakterer, og skal være alment beskrivende. Bemærk, at man kan godt levere kataloger med mere end 40 karakterer til Tricom, men varenavnet beskæres i visningen for slutbrugeren i Prisme Indkøb ved 40 karakterer. Det er derfor vigtigt at begrænsningen overholdes.
Der skal ikke benyttes tekniske betegnelser i varenavnet, hvis en vare har et gængs navn. Det er denne tekst, en bruger søger på, hvis varenummeret ikke er kendt på forhånd.
Herudover SKAL søgeord lægges ind på de enkelte varer; f.eks. kan et produkt som ”Power tack hæftemasse” kaldes mange andre ting: klæbepasta, pædagogtyggegummi, abesnot, lære-tyggegummi, klæbemasse mv. Læs mere på:
Tricom e-learning om brug af søgeord og synonymer
Ved udgåede varer forventes leverandøren at sørge for at tilføje det udgåede varenummer som søgeord på erstatningsproduktet
Ordregiver skal ved henvendelse kunne få lagt ønskede søgeord i kataloget.
● Varebeskrivelse må maksimalt være på 255 karakterer og skal være en uddybende beskrivelse af varens kvalitet, egenskaber, brugsområder, særligt egnet til, miljø- og energimærker mm. Bemærk, at man kan godt levere kataloger med mere end 1.000 karakterer til Tricom, men varebeskrivelsen beskæres i visningen for slutbrugeren i Prisme Indkøb ved 1.000 karakterer. Det er derfor vigtigt at begrænsningen overholdes
● Priser skal angives ekskl. moms og med fratrukket rabat. Priserne skal stemme overens med de angivne priser fra tilbudslisten
● Billeder af den enkelte vare i kataloget oprettes via billedlinks til egen hjemmeside og hostes dermed i leverandørregi
Læs mere på:
Tricom e-learning om håndtering af billeder i Tricommerce
Billedet skal stemme overens med den viste vare. Varelinjer med manglende billedlink, vil blive afvist
Det er IKKE tilstrækkeligt at lægge tekst på; at foto er på vej – heller ikke firmalogo accepteres som foto
● Enhed. Der skal anvendes godkendte enhedsbetegnelser i OIOUBL. Se en liste over enhedskoder her:
Enhedskoder i Tricommerce og samlet liste over enhedskoder
Som standard anvendes Unit Of Measure koder fra UN/CEFACT Recommendation 20 af 2002. Der skal anvendes samme enhedsbetegnelse i kataloger, ordre og faktura.
Alternativt kan tilknyttes en variant id-nr
● Det elektroniske varekatalog må ikke indeholde andre produktgrupper end de i udbuddet aftalte
● Ordregiver skal senest ved kontraktstart have godkendt et korrekt e-katalog, som stemmer fuldt ud overens med tilbudslistens varer
● Prisændringer via e-katalog skal fremsendes mindst tre hverdage før ikrafttræden, så institutionerne altid vælger og bestiller varer til den korrekte pris
● Gennem hele kontraktperioden er det priserne i kommunens e-handelssystem, der er gældende. Det er således leverandørens ansvar at fremsende nyt varekatalog, når der er ændringer i priserne
Endvidere er det et krav, at såfremt der er fejl i det nye fremsendte varekatalog i forhold til sortiment, billeder og priser, er det priserne i det eksisterende katalog, der vil være gældende, til et nyt varekatalog indeholdende korrekt sortiment, billeder og priser er fremsendt
Der er mulighed for at fremdatere katalogerne, f.eks. med 14 dage, så priserne kan træde i kraft den rigtige dag
● Det skal i hele kontraktperioden være muligt for kommunen at få tilføjet varer til varekataloget, således at varekataloget er tilpasset det til enhver tid aftalte varesortiment. Leverandøren skal fremsende det nye varekatalog indenfor fem arbejdsdage fra modtaget anmodning fra kommunen
● Leverandøren skal kunne fremsende en elektronisk bekræftelse på de modtagende elektroniske ordrer fra kommunens indkøbssystem, således at bestilleren kan se at leverandøren har bekræftet ordren
● Mærkning på varelinjeniveau: OIOUBL formatet indeholder et felt, som kan anvendes til mærkning af varen. Mærkningen kan bl.a. være ”Svanen”, ”Fairtrade” mm. Læs mere på: Tricom e-learning om angivelsen af varemærkninger på varerne
Derudover SKAL varen også angives med et af følgende ”udbudsmæssige oprindelseskoder”:
o ”tilb” for tilbudslistens varer
o ”kamp” for periodevise kampagnepriser og
o ”obl” for øvrigt sortiment, som obligatorisk skal indkøbes på aftalen
● Leverandøren skal kunne påføre disse mærkninger på varelinjeniveau i det fremsendte e-katalog
● Leverandørens skal kunne påføre forskellige mærkninger på varelinjeniveau i samme katalog
● Fakturamatch i kommunens indkøbssystem skal ske, men kan kun gennemføres, hvis leverandøren angiver de korrekte oplysninger på fakturaen; herunder enhedsbetegnelse, pris og indkøbsordrenummer.
Ved indkøbsordrenummer bedes angivet EK-00, efterfulgt af det 6-cifrede tal fra ordren (eks.: EK-00873219)
Der må ikke være mellemrum efter ordrenummer.
Erstatnings- og relaterede varer i OIOUBL kataloger
Prisme 2009 kan håndtere både erstatningsvarer og relaterede varer. Når en vare udgår, og der tilbydes en erstatning, skal der på den nye vare Catalogue.CatalogueLine (KatalogLinje) i feltet ReplacementRelatedItem (ErstatningsVare) angives det udgående varenummer.
Ønskes relaterede varer indlæst, skal disse angives på varen Catalogue.CatalogueLine (KatalogLinje) i feltet AccessoryRelatedItem (TilhørendeRelateretVare). Der skal kunne angives flere varenumre.
Yderligere information om varekataloger og -linjer findes på
Om OIOUBL hos Erhvervsstyrelsen og Tricom e-learning med diverse guides
Tricom og Tricommerce
Tricommerce er en brugervenlig og intuitiv løsning til håndtering af bl.a. indkøb, kontrakthåndtering
og indkøbsanalyse, hvor jeres produkter præsenteres i en fast skabelon med så mange produktinformationer som muligt.
Leverandører får adgang til Tricom Supplier Portal, hvor det er muligt at se og søge efter egne varer, samt vedligeholde egne kataloger og prisaftaler direkte i løsningen.
Endvidere får leverandøren et online ordre- og aftalearkiv, samt mulighed for at bekræfte ordrer.
Ordrer leveres som e-mail, og e-mailadressen til ordremodtagelse angives som en del af registreringen. Hvis leverandøren ønsker at modtage ordrerne på anden vis og fx i XML-format, så ordrerne kan læses ind automatisk i leverandørens eget salgssystem, så tilkøbes ordreintegration ifm. registreringen. Der er ligeledes mulighed for andre værdiskabende ydelser.
Økonomi:
Tricom arbejder med følgende prismodel:
● Det er gratis at registrere sig som leverandør
● Det er gratis at have kataloger og billeder på Tricoms server - uanset antal varelinjer og billeder
● Det er gratis at opdatere kataloger og billeder via Tricommerce-portalen
● Det er gratis at modtage ordrer via e-mail
Leverandøren kan således komme i gang med det samme og i det omfang, denne selv danner og vedligeholder kataloger, er der ingen udgift forbundet hermed ift. løsningen. Der kan tilkøbes services efter ønske, som eksempelvis support, hjælp til kataloggenerering, ordreintegration og andre ordreformater (XML). Priserne for tilkøbsydelser fremgår af registreringssiden ifm. en service til vælges.
Hvis leverandøren ikke tidligere har leveret kataloger til Tricom-portalen, kan et 2-timers katalogkursus tilkøbes for 995 kr. Xxxxxx efterfølgende et supportabonnement, gives katalogkurset første måned gratis.
For mere information kan Tricom kontaktes: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx/.