Persondatapolitik
Persondatapolitik
Oplysninger om persondata til kunder og leverandører i forbindelse med Persondataforordningen af 25. maj 2018
Her kan du her finde information om, hvordan vi håndterer og behandler persondataoplysninger for kunder og leverandører i forbindelse med aftaler, der er eller indgås med Greenwood Fine Wine (herefter kaldet GWFW) – CVR nr. 25961919.
Generelt
Gennem din aftale med GWFW eller besøg på vores hjemmeside Xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx indsamles der personoplysninger om dig. Disse retningslinjer er udarbejdet ud fra EU’s Databeskyttelsesforordning, som fik virkning i Danmark fra 25. maj 2018, samt den nye danske databeskyttelseslov, der supplerer reglerne i databeskyttelsesforordninger og den nuværende persondatalov (samlet ”gældende lovgivning”).
Persondatapolitikken gælder for personoplysninger, du afgiver til os, eller vi indsamler via vores hjemmeside xxx.xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx
Greenwood Fine Wine er dataansvarlig for dine personoplysninger. Al henvendelse til Greenwood Fine
Wine kan ske via kontaktoplysningerne nævnt under punkt ”Kontakt”.
Nedenfor kan du læse om de informationer, der indsamles, herunder hvordan oplysningerne behandles, hvad de bruges til, hvem der har adgang til oplysningerne, og hvem du skal kontakte, hvis du har spørgsmål eller indsigelser vedrørende de indsamlede oplysninger.
Hvilke oplysninger gemmer vi?
Når du besøger os i vores showroom og lager i Vestergade 4, 1456 København K behandler vi kun de personlige oplysninger, du afgiver, når du indgår en aftale med os.
Vi indsamler og registrerer kun almindelige personoplysninger om dig som person. Oplysninger vedrørende aktie- og/eller anpartsselskabers navn, adresse m.v. vedrører ikke en fysisk person og er derfor ikke omfattet af persondata-forordningen.
De personoplysninger, som vi indsamler, bruges til at identificere dig som kunde eller leverandør samt levere og fakturere de services, du har købt af os. Vi opsamler følgende oplysninger: Virksomhedsnavn, fornavn, efternavn, adresse, evt alternativ leveringsadresse, mailadresse og telefonnummer.
Personoplysninger, som indsamles i forbindelse med opfyldelsen af aftalen, vil blive opbevaret i vores IT- system og/eller i et fysisk register.
Når du besøger Xxxxxxxxxxxxxxxxx.xx, indsamler vi automatisk oplysninger om dig og din brug af hjemmesiden, f.eks. om hvilken type browser du bruger, hvilke søgetermer du bruger på hjemmesiden, din IP-adresse, herunder din netværkslokation, og informationer om din computer.
Formålet er at optimere brugeroplevelsen og hjemmesidens funktion, samt foretage målrettet markedsføring, herunder retargeting via Facebook og Google. Denne behandling af oplysninger er nødvendig for, at vi kan varetage vores interesser i at forbedre hjemmesiden samt vise dig relevante tilbud. Retsgrundlaget for behandlingen er EU Persondataforordningens art 6, stk. 1, litra f.
Når du køber et produkt eller kommunikerer med os på hjemmesiden, indsamler vi de oplysninger, du selv afgiver, f.eks. navn, adresse, e-mailadresse, telefonnr., betalingsmåde, oplysninger om hvilke produkter du køber og eventuelt har returneret, leveringsønsker, samt oplysning om den IP-adresse, hvorfra bestilling er foretaget.
Formålet er, at vi kan levere de produkter, du har bestilt og i øvrigt opfylde vores aftale med dig, herunder for at kunne administrere dine rettigheder til at returnere og reklamere. Oplysninger om dine køb kan vi også behandle for at overholde lovkrav, herunder til bogføring og regnskab. Ved køb indsamles IP-adressen med det formål og for at varetage vores interesse i, at kunne forhindre svig. Retsgrundlaget for behand- lingen er EU Persondataforordningens art 6, stk. 1, litra b, c og f.
Når du tilmelder dig til vores nyhedsbrev, indsamler vi oplysning om dit navn, e-mailadresse. Formålet er at varetage vores interesse i at kunne levere nyhedsbreve til dig. Retsgrundlaget for behandlingen er EU Persondataforordningens art 6, stk. 1, litra f.
Generelt indsamler og registrerer vi IKKE personfølsomme oplysninger, som race, etnisk oprindelse, politisk overbevisning, religiøs eller filosofisk overbevisning, helbredsoplysninger, seksuelle forhold eller seksuel orientering mv.
Hvor længe opbevarer vi personoplysninger?
Når du køber en service hos GWFW, har vi brug for dine personoplysninger som dokumentation, indtil servicen er betalt og leveret, en eventuel fortrydelsesfrist er udløbet, og fristen for betalinger er udløbet.
Under det løbende aftaleforhold opbevares de oplysninger, som vi har indsamlet på dig i vores IT-system.
Vi gemmer dine personoplysninger så længe vi har et samarbejde med dig. Hvis kunde-, leverandør forholdet ophører, gemmer vi dine personoplysninger så længe vi er forpligtet til det efter lovgivning, herunder regnskabslovgivningen, almindeligvis 5-10 år.
Bemærk venligst, at såfremt GWFW i henhold til gældende lovgivning er forpligtet til at opbevare oplysningerne, kan du ikke kræve, at dine personoplysninger slettes.
Hvad bruger vi personoplysninger til?
Dine personoplysninger, som vi indsamler om dig i forbindelse med opfyldelse af vores aftale, bruges først og fremmest til almindelig kunde-/leverandøradministration, herunder eksempelvis til opfyldelse af den aftale, som du har indgået med GWFW og fremsendelse af faktura.
Oplysningerne vil som udgangspunkt ikke blive videregivet til tredjepart. Imidlertid kan dine almindelige kontaktoplysninger videregives til vores samarbejdspartnere, såfremt vi har brug for deres hjælp til opfyldelsen af aftalen – Læs mere under overdragelse af persondata.
Derudover kan vi behandle dine oplysninger, hvis behandlingen er nødvendig for, at GWFW (eller tredjemand) kan forfølge en legitim interesse, medmindre hensynet til dig går forud herfor.
Overdragelse af persondata
Vi anvender eksterne samarbejdspartnere til levering af vores varer, drift af vores hjemmeside, håndtering af betalingskort og MobilePay, udsendelse af nyhedsbreve samt målrettet markedsføring på nettet og via sociale medier som Facebook, Instagram og LinkedIn.
Disse samarbejdspartnere er databehandlere og under vores instruks behandler de data, som vi er dataansvarlige for. Databehandlerne må ikke anvende oplysningerne til andet formål end opfyldelse af aftalen med os og er underlagt fortrolighed om dette.
3 af disse databehandlere, Google Analytics v/Google LLC., Facebook Inc. Instagram Inc. er etableret i USA. De fornødne garantier for overførsel af oplysninger til USA er sikret gennem databehandlerens certificering under EU-U.S. Privacy Shield, jfr. EU Persondataforordningens art. 45.
Ved levering af varer
Din mail, telefonnummer, for- og efternavn samt leveringsadresse gives til vores fragtfirmaer, som skal levere din bestilling. Fragtfirmaet gemmer kvittering for leverancen i 12 måneder. Fragtfirmaet kan evt. bruge din mailadresse og/eller telefonnummer i forhold til at kontakte dig om din leverance.
Direkte leverancer
I de tilfælde hvor der anvendes direkte leverancer fra vores producenter, videregives alle relevante oplysninger (firmanavn, kontaktperson, adresse, telefonnummer), for at leverancen kan gennemføres.
Betalingsformidling
Betaler du med kort online eller via terminal i vores showroom og lager behandles kortoplysningerne via DIBS Payment Services A/S. Vi kan via DIBS få mulighed for at se beløb, ordrenummer, navn, adresse, korttype samt betalings ID. Vi har ikke mulighed for at se kortnummer og kode.
Betaler du med MobilePay får vi via MobilePay Denmark A/S mulighed for at se beløb, kundenavn, betalingssted, betalingstidspunkt, de side 4 cifre i telefonnummer samt en evt. tilføjet information i forbindelse med betalingen. Vi har ikke mulighed for at se tilknyttet kontonummer eller kode.
Indsigt, berigtigelse og sletning af dine persondata opbevaret hos os
Du kan til enhver tid få oplyst eller rettet de personoplysninger vi har om dig, ved at rette henvendelse til os, og du er berettiget til at komme med indsigelser mod vores behandling af dine personoplysninger.
Du kan også til enhver tid tilbagekalde dit samtykke til de behandlinger, vi foretager med dit samtykke.
Du har mulighed for at klage over vores behandling af dine personoplysninger, såfremt vi ikke giver dig ret I dine indsigelser. Klagen skal sendes til Datatilsynet – se nærmere under Kontakt.
Bemærk venligst, at såfremt GWFW i henhold til gældende lovgivning er forpligtet til at opbevare oplysningerne, kan du ikke kræve, at dine personoplysninger slettes.
Beskyttelse af personoplysninger
Dine personlige oplysninger opbevares sikkert og fortroligt. Vi gemmer de personlige oplysninger, som du afgiver, i GWFWs IT-system og/eller i et fysisk register.
Ændringer i behandlingen af personoplysninger
Vi forbeholder os ret til at opdatere og ændre nærværende retningslinjer for behandling af person- oplysninger. Ændres retningslinjerne, rettes datoen for ”sidst opdateret” nederst på siden. Disse retningslinjer bliver evalueret og om nødvendigt revideret en gang årligt.
Kontakt
Hvis du ønsker adgang til de oplysninger, som er registreret om dig hos GWFW, skal du rette henvendelse til Greenwood Fine Wine på e-mail: xxxx@xxxxxxxxxxx.xx.
Er der registreret forkerte data, eller har du andre indsigelser, skal du rette henvendelse samme sted. Du har mulighed for få indsigt i hvilke informationer, der er registreret om dig.
Hvis du ønsker at klage over GWFWs behandling af dine personoplysninger, kan dette ske til Datatilsynet: Datatilsynet
Borgergade 28, 5
1300 København K
Telefon: 00000000
Sidst opdateret: 26. marts 2019