Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen | H. C. Hansens Gade 4, 2300 København S Telefon +45 33 42 70 00 | CVR 17472437

Det samlede udbudsmateriale består af: Udbudsbekendtgørelse afsendt til EUT den 11-12-2020 Udbudsbetingelser - nærværende udbudsbetingelser Kontraktudkast

• Rammeaftale (aftale mellem SKI og leverandør)

o Bilag A Kundeliste

o Bilag B Kravspecifikation

▪ Bilag B.1 Sortimentsafgrænsning

▪ Bilag B.2 Restholdbarheder

o Bilag C Leverandørens tilbud (priser/løsningsbeskrivelse)

o Bilag E Leveringskontrakt

o Bilag F Leverandørens rapportering til SKI

o Bilag G CSR

o Bilag J Webshop og punch-out

o Særbilag 1 Aftageforpligtelsen

o Særbilag 2 Implementering

ESPD (Se punkt 9.2.1)

Dokumentation for listeprisen for de tilbudte fødevarer (Se punkt 9.2.3.)

Prioritering af delaftalerne (Se punkt 9.2.4.)

Støtteerklæring (Se punkt 16) Følgebrev (Se punkt 9.2.5) Spørgsmål og svar (Se punkt 11.1)

OBS! Alle forhold omkring egnethed, tildeling og evaluering af tilbud samt tilbudsafgivelse er beskrevet i punkt 7, 8 og 9.

Generelt opfordres tilbudsgiver til at læse og sætte sig grundigt ind i det samlede udbudsmateriale samt vej- ledningerne hertil, og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgsmål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at tilbudsgivers tilbud lever op til alle krav og betingelser i udbudsmaterialet, og gøres opmærksom på, at eventuelle uklarheder i oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan tillægges negativ vægt ved vurdering af tilbuddet.

Det fremgår af punkt 9.2, hvilke dokumenter tilbudsgiver skal udfylde og aflevere i forbindelse med afgivelse af tilbud.

3 Formål og baggrund

SKI er en indkøbscentral og udbyder på vegne af SKI’s kunder en rammeaftale vedrørende levering af føde- varer til mindre køkkener baseret på nethandel. Rammeaftalen er benævnt 50.91 Fødevarer (nethandel).

Formålet med udbuddet er at sikre, at SKI’s kunder kan afløfte deres udbudspligt ved anvendelse af en attraktiv og effektiv rammeaftale. Endvidere er udbuddets formål at understøtte en ændring af indkøbsadfærden hos SKI’s kunder ved at få leveret fødevarerne direkte til kunderne i stedet for at bruge arbejdstid og løn på at handle fysisk og ved den efterfølgende udlægs- og fakturabehandling. Det reducerer transaktionsomkostnin- ger og frigør tid til kerneopgaverne. Det er derfor essentielt for udbuddets succes og for udbredelsen af mar- kedet for internethandel med fødevarer i den offentlige sektor, at de afgivne priser for levering af fødevarer er konkurrencedygtige og markedskonforme, således at udbuddets resultat samlet set udgør en signifikant re- duktion af SKI’s kunders transaktionsomkostninger ved indkøb af fødevarer. SKI forbeholder sig retten til ikke at tildele en kontrakt, såfremt priserne ikke vurderes at være konkurrencedygtige og markedskonforme.

Hensigten er således at sikre en kommercielt attraktiv rammeaftale, der lever op til kundernes forventninger og indkøbsbehov, samt at sikre en rammeaftale, der er nem at anvende.

Rammeaftalen retter sig mod mindre kommunale institutioner/enheder, der har behov for indkøb af fødevarer og har en gennemsnitlig ordrestørrelse op til og med 1.500 kr. pr. ordre.

Rammeaftalen har blandt andet til formål at flytte en større del af det kommunale indkøb af fødevarer væk fra fysisk handel og over til e-handel. Derfor er det vigtigt for aftalen, at der sikres en simpel og intuitiv tek- nisk løsning til at understøtte e-handel af fødevarer.

Pædagogiske indkøb friholdes for forpligtelsen til at bruge aftalen og kan fortsat gennemføres af den enkelte institution.

3.1 Begrundelse for opdeling af rammeaftalen i delaftaler

SKI har gennem årene løbende udbudt fællesoffentlige rammeaftaler på indkøbsområdet ”fødevarer”.

SKI har i september 2019 idriftsat en fælleskommunal fødevareaftale (rammeaftale 50.90), der er målret- tet større kommunale køkkener. Aftalen omfatter 65 kommuner, der har tilsluttet enheder/institutioner i kom- munen, der kan efterleve kravet om en minimumsleverance på DKK 1.500,- pr. levering.

Senest har SKI i oktober 2020 idriftsat rammeaftale 09.01 fødevarer og engangsartikler, der er målrettet store og mellemstore køkkener. Rammeaftalen retter sig mod enheder/institutioner, der ved indkøb af fødevarer, drikkevarer og engangsartikler/fødevareemballage har et indkøbsbehov på minimum DKK 1.000 pr. levering.

Nærværende udbud er et udbud af rammeaftale 50.91 Fødevarer (nethandel), som er en fælleskommunal rammeaftale, der primært retter sig mod mindre kommunale institutioner/enheder. Formålet med aftalen er at understøtte øget e-handel og nedsætte transaktionsomkostningerne forbundet med fysisk handel og faktura- håndteringen hos kommunerne.

Samlet set udbyder SKI således tre selvstændige aftaler indenfor indkøbsområdet ”fødevarer” (50.90, 09.01 og 50.91) med hver deres kundefokus og -behov.

Sammenhængen mellem SKI’s tre fødevareaftaler er illustreret nedenfor i figur 1.

Figur 1. Illustration af aftageforpligtelse i hovedtræk for 50.90, 50.91 og 09.01 (se materialet på xxx.xx for 50.90 og 09.01, og særligt særbilag 1 vedr. 50.91)

SKI har forud for udbuddet gennemført en markedsanalyse, der blandt andet afdækkede markedet, herunder relevante leverandører, fødevaresortimentet og kunder samt øvrige interessenter. Markedsanalysen afdæk- kede desuden de kommunale indkøbsmønstre, og en analyse heraf viste, at småindkøb < DKK 250,- udgør 54 pct. af det samlede antal fakturaer. Analysen viste yderligere, at transaktionsomkostningerne for disse småindkøb udgør fra 107 pct. op til godt 600 pct. for de mindste køb. Det kan således udledes, at transakti- onsomkostningerne ved de fysiske småindkøb kan udgøre en større omkostning for kunden, end det fakture- rede beløb for selve indkøbet. På baggrund af denne analyse, vurderes en indkøbsadfærd med færre og større bestillinger at være ønskeligt og samlet set at bidrage positivt til kundens økonomi. Dertil kommer, at e-handel reducerer transaktionsomkostningerne med ca. 240 kr. (svarende til ca. 70 pct.) i forhold til at handle fysisk i en butik

I nogle tilfælde, vil det dog fortsat være nødvendigt at foretage små og fysiske indkøb, hvorfor der er en und- tagelse til kundens aftageforpligtelse ved akutte behov, eller hvis indkøbet er begrundet i pædagogiske, un- dervisnings- eller rådgivningsmæssige forhold.

På baggrund af analysen vurderes det, at der er mulighed for store besparelser ved at begrænse fysiske småindkøb (< DKK 1.500,-) til de områder, hvor dette er nødvendigt For at understøtte dette udbyde SKI en fælleskommunal indkøbsaftale til nethandel af fødevarer.

I forbindelse med markedsanalysen og dialog med leverandørmarkedet har SKI endvidere kunnet konsta- tere, at leverandørerne på markedet for nethandel af fødevarer dækker forskellige geografiske områder, og at den geografiske udbredelse af tilbudsgiverens leveringsforpligtelse er en væsentlig cost-driver for potenti- elle tilbudsgivere. SKI har derfor fortaget en kortlægning af potentielle leverandørers leveringsområder, og i samspil med SKI’s kunder, er der ud fra denne kortlægning lavet en geografisk opdeling af aftalen. Ramme- aftalen er således geografisk opdelt i 4 delaftaler, som hver især udgør selvstændige rammeaftaler. De 4 delaftaler er inddelt som følger:

Delaftale 1: Fødevarer (nethandel) - Vestjylland Delaftale 2: Fødevarer (nethandel) - Østjylland og Fyn Delaftale 3: Fødevarer (nethandel) - Sjælland

Delaftale 4: Fødevarer (nethandel) - Lolland-Falster, Vordingborg og Langeland

Figur 1 – oversigt over delaftalerne

Opdelingen har til hensigt at optimere konkurrencesituationen i forhold til leverandørernes distributionsnet, med henblik på at modtage tilbud på samtlige delaftaler og dermed at få aftaledækket samtlige af de tilslut- tede kommuner på aftalen.

Sortimentet på alle delaftalerne er ens, og nærmere information herom fremgår nedenfor under punkt 4.

Figur 2 – overblik over tilsluttede kommuner (mørke nuancer på kortet) og øvrige kunders leveringsadresser (sorte prikker på kortet) – figuren er vejledende – se bilag A.1 for specifikke leveringsadresser

Tilbudsgiver gøres opmærksom på at bestillende enheder, jf. punkt 3.2. i bilag E Leveringskontrakt, kan fore- tage bestillinger til levering på andre adresser/lokationer end kundens eller dennes bestillende enheders adresser/lokationer, såfremt disse adresser/lokationer ligger indenfor delaftalens tilsluttede kommunernes geografiske område, se figur 2. Kunder eller deres bestillende enheder kan alene foretage bestillinger til leve- ring udenfor delaftalens tilsluttede kommunernes geografiske område, såfremt de specifikke leveringsadresser (illustrerede ved de sorte prikker på kortet) fremgår af kundens tilslutning, jf. bilag A.1.

4 Den udbudte genstand

Udbuddet vedrører en rammeaftale om levering af fødevarer til mindre køkkener baseret på nethandel. Idet markedet for fødevarer er omskifteligt og indeholder mange varianter og mærker (brands) af sammenlignelige fødevarer, såsom varianter af mælkeprodukter, udbydes rammeaftalens sortimentet i produkt- og underpro- duktgrupper, jf. udbudslovens § 45, hvor der i underproduktgrupperne evalueres på et repræsentativt udsnit af sammenlignelige varer. Rammeaftalen er udformet på en måde, der sikrer et bredt sortiment af både kon- ventionelle og økologiske fødevarer, og designet med henblik på at opnå aftaledækning til samtlige tilsluttede kommuner på aftalen.

Strukturen og de omfattede produkt- og underproduktgrupper er ens på tværs af alle delaftalerne. Rammeaf- talens sortiment omfatter udelukkende varer indenfor nedenfor angivne produktgrupper:

- Mejeri

- Brød og Kager

- Frossen fisk mm.

- Kød og Pålæg

- Frugt

- Grøntsager

- Frugt og Grønt (frost)

- Færdigretter

- Kolonial

- Kaffe og Te

- Drikkevarer

Rammeaftalens Sortiment følger det til enhver tid gældende sortiment på Leverandørens webshop indenfor de udbudte produkt- og underproduktgrupper angivet i bilag C, dog undtaget de produkter der eventuelt er angivet af leverandøren i bilag C Leverandørens tilbud, fane ”Eventuelle undtagede produkter” i forbindelse med tilbudsafgivelse. Sortimentet indeholder konventionelle såvel som økologiske og special-fødevarer. Af Bilag B.1 fremgår en nærmere afgrænsning af hvilke fødevarer, der hører under de enkelte produktgrupper. Det bemærkes at listerne i bilag B.1 ikke er udtømmende, men alene angiver eksempler på typer af fødevarer under de enkelte produktgrupper og underproduktgrupper.

Sortimentsopdeling - Fødevarer

Produktgrupperne definerer og afgrænser på et overordnet niveau rammeaftalens sortiment i produkttyper, såsom mejeriprodukter. Underproduktgrupperne indeholder sammenlignelige produkter og definerer, hvori specifikke produkter skal placeres og tilbydes ved tilbudsafgivelsen og i rammeaftalens varighed. Definitionen af underproduktgrupperne, som beskrevet i bilag B.1 og bilag C, danner således rammen for, hvilke produkt- typer der er omfattet af underproduktgruppen, og dermed er omfattet af rammeaftalens sortiment i leverandø- rens webshop. Der er taget udgangspunkt i en overordnet produktinddeling, som er kendt i markedet, og som også er anvendt ved SKI’s øvrige fødevareudbud 50.90 og 09.01. Nedenfor er illustreret den valgte model for produktinddeling.

Produktgruppe

Underproduktgruppe

Varelinje

I den valgte evalueringsmodel er der, ud fra indkøbsdata, på tværs af produkt- og underproduktgrupperne identificeret og kravspecificeret 426 varelinjer indenfor rammeaftalens sortiment, som er repræsentativt for det efterfølgende indkøb i rammeaftalens varighed. Tilbudsgiver skal afgive deres listepris på de 426 varelinjer i bilag C, se nærmere herom i punkt 9.2.2.

Evalueringen af fødevarer, jf. punkt 8, har til formål at identificere det tilbud der samlet set medfører de laveste omkostninger for kunden ved indkøb af fødevarer, med henblik på tildeling af rammeaftalen. Da kundernes indkøbsbehov er bredt og omfatter varer i alle de udbudte underproduktgrupper, er der et behov for en evalu- eringsmodel, som dækker et meget bredt sortiment. De potentielle tilbudsgiveres sortiment afspejler det sorti- ment der er i fysiske butikker, dvs. at sortimentet er relativt ens varetypemæssig, men relativt forskelligt i indhold og bredde i forhold til varianter af samme varetyper. Ligeledes er der store udsving i den daglige listepris, samt jævnlig udskiftning i udvalget af varer.

For at imødekomme disse udfordringer har SKI valgt at evaluere de mest sælgende varer i de enkelte under- produktgrupper på tværs af alle tilbudsgivere. SKI vurderer, at de 426 varelinjer dækker ca. 80 % af kundernes fremtidige indkøbsbehov inden for de udbudte underproduktgrupper (målt i økonomisk indkøbsvolumen), og de forventes således at udgøre et repræsentativt udsnit af kundernes køb på leverandørens webshop i ram- meaftalens varighed.

Varerne er fordelt, så der er kravspecificerede varer i alle de underproduktgrupper, som er omfattet af ramme- aftalen. Det er vurderingen, at alle potentielle tilbudsgivere kan afgive tilbud på disse 426 konkrete varelinjer. Der er således skabt en repræsentativ fællesnævner, som både omfatter kundernes primære behov, og som kan tilbydes af alle potentielle leverandører. De 426 varer er valgt på baggrund af en analyse af historiske indkøbsdata justeret ud fra forventningerne til det fremtidige forbrug. SKI har i samarbejde med en fødevare- konsulent samt den kommunale ekspertgruppegruppe, der består af repræsentanter for kommunerne/Ind- købsfællesskaberne ud fra indkøbsdata struktureret ud fra SKI’s rammeaftale 50.90 analyseret, hvilke varer der forventes at have den største omsætning i de enkelte underproduktgrupper. For visse underproduktgrup- per er der udbudt varelinjer blandt de 426 varelinjer, der ikke i sig selv er blandt de 426 mest efterspurgte varelinjer i rammeaftalens sortiment. Disse varelinjer er dog alligevel udbudt, da det er SKI’s vurdering at der alene, i rammeaftalens varighed, kan købes varer fra underproduktgrupper, hvori der har været foretaget en tilbudsevaluering af mindst en udbudt varelinje.

Overordnet er alle non-food varer så som engangsemballage og øvrige forbrugsartikler ikke en del af ramme- aftalens sortiment. Herudover bemærkes det at fersk fisk ikke er omfattet af aftalens sortiment, hvorfor et eventuelt indkøb heraf ikke er omfattet af rammeaftalen – se sortimentsafgrænsningen i bilag B.1.

Tilbudslistens vægte

De anførte vægte for tilbudslistens varelinjer er baseret på et overordnet skøn på baggrund af en vurdering af historiske oplysninger justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen, herunder det indmeldte for- ventede forbrug i rammeaftalens varighed fra de tilsluttede kunder på rammeaftalen. De historiske oplysninger er baseret på data og struktur fra SKI’s fødevareudbud 50.90, og fra fakturadata fra de 92 danske kommuner, som indgår i SKI’s indkøbsdatasamarbejde. SKI har ydermere fået verificeret de anvendte data hos en ekstern fødevarekonsulent for at få en vurdering af de kravspecificerede varelinjer og om vægtene heraf stemmer overens med de fremtidige forventningerne til indkøbsbehovet og volumen på det offentlige marked. Vægtning af de specifikke varelinjer er beskrevet i punkt 8.1.

Der er tale om et generelt skøn foretaget på aggregeret niveau og ud fra de generelle priser i markedet, og hverken SKI eller kunderne indestår for dette skøn i forhold til det efterfølgende forbrug, herunder for hvordan den nærmere fordeling af indkøb sker på produkter og ydelser, jf. også rammeaftalens punkt 3.

Der henvises i øvrigt til rammeaftalens punkt 3 i forhold til de anførte mængder af de udbudte produkter/ydel- ser. Som det fremgår, bærer leverandøren den fulde risiko for ændringer i op- og nedadgående retning – både samlet set og på produkt-niveau. Leverandøren bærer også den fulde risiko for hyppigheden af køb under rammeaftalen samt for størrelsen af de enkelte køb. Tilbudsgiver opfordres derfor til at tage højde for dette i forbindelse med prissætningen af de udbudte produkter og dermed sikre sig et robust og bæredygtigt grundlag uanset eventuelle efterfølgende udsving i forbruget eller forskydninger i indkøbsmønstre, særligt i de situationer, hvor tilbudsgiver måtte vælge at tilbyde priser, der ligger under kostpris.

5 Om udbuddet og rammeaftalen

5.1 Udbudsforretningen

Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsloven (lov nr. 1564 af 15.12.2015).

De udbudte delaftaler tildeles en enkelt leverandør pr. delaftale. Begrebet rammeaftale skal nedenfor forstås som hver enkelt selvstændige delaftale.

Vilkårene for kundernes efterfølgende tildeling af leveringskontrakter til leverandøren på rammeaftalen er be- skrevet i Rammeaftalens punkt 4.2, jf. også punkt 5.4 nedenfor.

5.2 En forpligtende rammeaftale

Rammeaftalen er hovedsageligt udbudt som en fælleskommunal aftale. Dette indebærer, at rammeaftalen omfatter en aftageforpligtelse for kommuner, der er abonnenter hos SKI, og som har tilsluttet sig rammeaftalen. 48 kommuner har tilsluttet sig. For de tilsluttede kommuners selvejende institutioner gælder, at disse er om- fattet af kommunens tiltrædelse af rammeaftalen, men ikke omfattet af kommunens aftageforpligtelse. De selv- ejende institutioner har således alene en ret til - men ikke en pligt til - at anvende rammeaftalen frivilligt. Det er ikke muligt for kommuner, herunder disses selvejende institutioner, som ikke har tilsluttet sig rammeaftalen forud for udbudstidspunktet at anvende denne.

Udover de kommunale kunder, kan de statslige, regionale og øvrige kunder, jf. bilag A, anvende rammeaftalen, såfremt de har tilsluttet sig rammeaftalen forud for udbudstidspunktet. 7 ikke-kommunale kunder har tilsluttet sig. Ikke-tilsluttede kunder kan ikke anvende aftalen.

Hvor det er frivilligt for en kundes enheder eller selvejende institutioner at anvende rammeaftalen bemærkes, at kunden eventuelt kan have interne instrukser om, at kunden eller enheder under kunden skal anvende rammeaftalen. Dette er dog et rent internt anliggende hos kunden, og skaber således ikke forpligtelser eller rettigheder under rammeaftalen.

Rammeaftalen indgås mellem SKI og leverandøren. SKI’s kunder, der er angivet i bilag A (inklusive tilhørende Excel-fil, bilag A.1) til rammeaftalen, er oprindelige parter på rammeaftalen.

Det er et vilkår for leverandørens/leverandørernes indgåelse af leveringskontrakter med SKI’s kunder, at leve- randøren/leverandørerne overholder kravene i rammeaftalen med SKI.

5.3 Rammeaftalens varighed

Den udbudte aftale er en 2-årig rammeaftale med mulighed for forlængelse i to gange ét år.

Rammeaftalen forlænges uden varsel, medmindre SKI giver leverandøren meddelelse om andet. Det påhviler dog under alle omstændigheder leverandøren i sit tilbud at tage højde for, at rammeaftalen ikke nødvendigvis forlænges.

5.4 Kundernes anvendelse af rammeaftalen

Kunderne anvender rammeaftalen ved at tildele leveringskontrakter direkte til leverandøren på rammeaftalen på grundlag af rammeaftalens vilkår, jf. rammeaftalens punkt 4.1.

I Leveringskontraktens varighed kan kunden foretage bestillinger af produkter omfattet af rammeaftalens sor- timent, jf. punkt 3.2 i bilag E.

5.5 Kundernes aftageforpligtigelse

Kundernes aftageforpligtelse under rammeaftalen er nærmere beskrevet i punkt 1.1 i særbilag 1.

6 Tidsplan for udbudsforretning

Dato	Aktivitet
11. december 2020	Fremsendelse af udbudsbekendtgørelsen for nærværende udbud til of- fentliggørelse i Supplement til EU-Tidende.
18. december 2020	Informations- og spørgemøde, jf. punkt 11.2.1.
6. januar 2021, kl. 13.00	Vejledende frist for skriftlige spørgsmål, jf. punkt 11.1.
1. – 5. januar 2021	Dokumentation for listepriser, jf. 9.2.2 og 9.2.3
15. januar 2021, kl. 13:00	Tilbudsfrist
5. februar 2021 (forventet)	Indhentning af dokumentation for ESPD
5. marts 2021 (forventet)	Afsendelse af tildelings- og afslagsbreve
16. marts 2021 (forventet)	Kontraktsignering Bemærk: Rammeaftalen kan først indgås efter udløb af en 10 dages standstill-periode regnet fra dagen efter dagen for udsendelse af medde- lelse til tilbudsgiverne om beslutning af tildeling.
18. marts 2021 (forventet)	Implementering – Implementeringsperioden fra kontraktsignering og indtil ikrafttrædelse kan forkortes, såfremt udbuddet forsinkes. Dog er tilbuds- giver som minimum garanteret den implementeringstid der fremgår af særbilag 2.
6. september 2021 (forventet)	Ikrafttræden

Datoangivelser angivet med (forventet) er udtryk for SKI’s forventning til datoer. Forsinkes en forudgående aktivitet, eksempelvis grundet tidsfristforlængelser i tilbudsfasen eller andet, vil efterfølgende aktiviteter blive parallelforskudt, jf. dog bemærkning til implementeringstid.

7 Udelukkelse og egnethed

Nedenfor behandles udelukkelse, egnethed og udvælgelse samt tilbudsgivers egenerklæring.

Nedenstående punkter 7.1 og 7.3 supplerer udbudsbekendtgørelsens afsnit VI.3) Yderligere oplysninger. Der- udover ønsker SKI specifikt at gøre opmærksom på kravene i udbudsbekendtgørelsens punkter III.1.2) (øko- nomisk og finansiel formåen), som stilles i forbindelse med SKI’s egnethedsvurdering af de indkomne tilbud, jf. også herom nedenfor i punkt 7.2.

7.1 Udelukkelsesgrunde

Tilbudsgiver må ikke være omfattet af nogen af de obligatoriske udelukkelsesgrunde, som angivet i udbudslo- vens §§ 135 og 136. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at visse af de frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet (direktiv 2014/24/EU) er gjort til obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 136. Til- budsgiver må endvidere ikke være omfattet af den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 (konkurs mv.).

Oplysninger herom skal angives i ESPD-formularens Del III, afsnit A, B og C, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.1.

SKI kan ikke udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene i udbudslovens

§ 135-137, såfremt denne har fremlagt tilstrækkelig dokumentation for, at tilbudsgiveren er pålidelig, selvom vedkommende er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 138. Der kan alene ske udelukkelse på den baggrund, hvis SKI har meddelt tilbudsgiver, at den pågældende er omfattet af en udeluk- kelsesgrund, og hvis tilbudsgiver ikke inden for en passende frist har forelagt tilstrækkelig dokumentation for tilbudsgiverens pålidelighed. Om hvad der fordres til tilstrækkelig dokumentation, henvises til udbudslovens § 138, stk. 3.

SKI tager forbehold om at iværksætte en sådan procedure om selvrehabilitering (”self-cleaning”), såfremt dette er relevant.

7.2 Egnethedsvurdering

For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde visse minimumskrav til henholdsvis økonomisk og finansiel formåen jf. udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2).

7.2.1 Økonomisk og finansiel formåen

Som anført i udbudsbekendtgørelsens punkt III.1.2) skal tilbudsgiver – for at blive erklæret egnet - opfylde følgende vedrørende økonomisk og finansiel formåen:

• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår har en positiv egenkapital

• Det er et minimumskrav, at tilbudsgiver i seneste disponible regnskabsår har en omsætning på mini- mum 25 pct. af den anslåede værdi i rammeaftalens fulde varighed (4 år) for den/de delaftale(r), som tilbudsgiver byder på, jf. værdierne i punkt II.2.6) i udbudsbekendtgørelsen for delaftale 1-4. – se skema nedenfor.

Delaftale nr.	Omsætningskrav i DKK
Delaftale 1: Fødevarer (nethandel) - Vestjylland	15.940.883

Delaftale 2: Fødevarer (nethandel) - Østjylland og Fyn	45.156.917
Delaftale 3: Fødevarer (nethandel) - Sjælland	288.418.306
Delaftale 4: Fødevarer (nethandel) - Lolland-Falster, Vordingborg og Langeland	11.483.894

Ovennævnte omsætningskrav er kumulativt i forhold til antallet af delaftaler, som tilbudsgiver afgiver tilbud på og tildeles. Tilbudsgiver anmodes ved tilbudsafgivelsen om at udfylde dokumentet ”Prioritering af delaftalerne”, jf. punkt 9.2.4, for at prioritere rækkefølgen af de delaftaler denne ønsker at afgive tilbud på. Såfremt tilbuds- giver ikke kan leve op til det akkumulerede omsætningskrav for alle de delaftaler denne forventes tildelt, vil SKI vurdere egnethedskravene i forhold til den prioriterede rækkefølge, som delaftalerne er angivet i, i doku- mentet ”Prioritering af delaftalerne”. Har tilbudsgiver ikke udfyldt dokumentet ”Prioritering af delaftalerne” med en prioritering af delaftalerne, vil SKI’s egnethedsvurdering blive foretaget fra højeste til laveste delaftaleom- sætning, som angivet i udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.6), for de delaftaler tilbudsgiver har afgivet tilbud på og forventes tildelt.

Oplysninger om økonomisk og finansiel formåen skal angives i ESPD-formularens Del IV, afsnit B, jf. om ESPD i punkt 7.3 og punkt 9.2.1.

Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal den/de enheder påtage sig at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, jf. Rammeaftalens punkt 6.4. Der henvises i øvrigt til punkt

9.2.1 om ESPD, hvori den støttende enhed skal angive den økonomiske og finansielle formåen, som stilles til rådighed for tilbudsgiver, og punkt 16.3 om støtteerklæring.

Såfremt tilbudsgiver er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt

9.2.1 om ESPD og punkt 9.4, andet tekstafsnit.

7.3 Egenerklæring (ESPD) og dokumentation

Det følger af udbudsloven, at SKI skal kræve, at tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud benytter det fælles europæisk udbudsdokument. Det kaldes ”European Single Procurement Document” (forkortet ESPD) og er en egenerklæring, der fungerer som et foreløbigt bevis for, at en tilbudsgiver opfylder kriterierne til ude- lukkelse og egnethed, jf. udbudslovens § 148, stk. 1, nr. 1-2. Tilbudsgiver, herunder alle deltagerne i en sam- menslutning og eventuelle støttende virksomheder, skal således udfylde og indsende et ESPD i forbindelse med afgivelse af tilbud. Om udfyldelse og indsendelse af ESPD henvises til punkt 9.2.1.

SKI skal kræve dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), jf. udbudslovens §§ 151 og 152. Dokumentationen skal kræves fra den tilbudsgiver, som SKI forventer at tildele rammeaftalen. Dette skal senest gøres inden, SKI træffer beslutning om, hvilken tilbudsgiver der tildeles rammeaftalen. SKI forbeholder sig mulighed for at kræve, at tilbudsgiver fremlægger dokumentationen på ethvert tidspunkt i udbudsproceduren, hvis dette er nødvendigt for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt.

For at lette udbudsprocessen vil SKI opfordre tilbudsgiver til at sende dokumentationen til SKI sammen med tilbuddet. Dette med henblik på at dokumentationsprocessen kan afvikles smidigt, og SKI kan give meddelelse til tilbudsgivere så hurtigt som muligt, når SKI har identificeret den tilbudsgiver, som SKI forventer at tildele rammeaftalen. I punkt 16 nedenfor fremgår, hvilken dokumentation der skal sendes.

Det er valgfrit at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, og dokumentationen indgår ikke i vurderin- gen eller evalueringen af tilbuddet, jf. punkt 8.

Hvis tilbudsgiver ikke vælger at sende dokumentationen sammen med tilbuddet, bedes tilbudsgiver dog være forberedt på at sende dokumentationen omgående, såfremt SKI måtte anmode herom.

8 Tildelingskriterier og evaluering

Tilbuddene vil blive evalueret efter tildelingskriteriet ”Pris”.

Evalueringen af ”Pris” vil blive gennemført på baggrund af den i punkt 8.2 beskrevne evalueringsmetode. Den samlede evaluering for tildelingskriteriet ”Pris”, fremgår af punkt 8.3.

Tilbudslistens opbygning og varelinjernes vægtning er beskrevet nedenfor i punkt 8.1.

8.1 Vægtning af varelinjer og tilbudslistens opbygning

Tilbudslisten er overordnet set opdelt i evalueringen af underkriterieret ”Fødevarepriser” og evalueringen un- derkriterieret ”Leveringspriser”.

Tilbudslistens opbygning – ”Fødevarepriser”

Tilbudslisten er struktureret i produktgrupper (1. niveau) og underproduktgrupper (2. niveau), se nærmere herom under punkt 4. Endvidere er varelinjerne kategoriseret som økologiske eller konventionelle, ligesom der er angivet et krav til varens mængde. I forhold til evaluering af ”Fødevarepriser,” er tilbudslisten opbygget således, at der er en fane, der vedrører produkternes listepriser og produktinformation på de i tilbudslisten omfattede varer; ”Tilbud – Fødevarepriser”. Hertil er der yderligere en fane, hvoraf den tilbudte rabatsats skal fremgå; ”Tilbud – Rabatsats”. De i denne fane tilbudte rabatsatser pr. underproduktgruppe overføres automa- tisk til fanen ”Tilbud – Fødevarepriser”, for beregning af den samlede tilbudspris inkl. rabatsats.

Det bemærkes, at alle underproduktgrupper er repræsenteret ved en eller flere kravspecificerede varelinjer i tilbudslisten.

Vægtning af ”Fødevarepriser”

Hver varelinje er tildelt en vægtning, der er baseret på varelinjens forholdsmæssige økonomiske volumen set i forhold til den samlede økonomiske volumen af alle varelinjer. Den økonomiske volumen er vurderet ud fra historiske indkøbsdata justeret for forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen, jf. beskrivelsen af til- budslistens vægtning i punkt 4.

Den enkelte varelinjes vægt er anført i bilag C fane ”Tilbud – Fødevarepriser”, kolonne Q. Til brug for tilbuds- evalueringen benyttes en vægtning som summerer til 100. Evaluering af ”Fødevarepriser”, er beskrevet under punkt 8.2.1.

Tilbudslistens opbygning – ”Leveringspriser”

I forhold til evaluering af ”Leveringspriser”, jf. punkt 8.2.2 er tilbudslisten opbygget således, at tilbudsgiver skal afgive en leveringspris for hvert ordrestørrelsesinterval. Leveringspriser afgives i bilag C, fane ”Tilbud – Leve- ringspriser”. Hertil bemærkes, at der afgives op til tre forskellige leveringspriser indenfor en valgfri gruppering af de allerede fastsatte ordrestørrelsesintervaller. Ordrestørrelsesintervallerne starter fra mindste ordrestørrel- sen på 300 kr. og op til aftageforpligtelsesrammen på DKK 1.500 kr. Der er også et tilbudsfelt for ordrestørrel- ser over DKK 1.500, da kunderne, jf. særbilag 1 punkt 1.1 må foretage anskaffelser over en ordrestørrelse på DKK 1.500.

Vægtning af ”Leveringspriser”

Hvert ordrestørrelsesinterval er tildelt en vægtning. Denne vægtning er baseret på antallet af fakturerede le- veringsgebyrer vurderet ud fra historiske oplysninger er baseret på data og struktur fra SKI’s fødevareudbud 50.90, og fra fakturadata fra de 92 danske kommuner, som indgår i SKI’s indkøbsdatasamarbejde. Dette antal er justeret i forhold til forventningerne til den fremtidige indkøbsvolumen og indkøbsbehov på den kommende 50.91-aftale, således at antallet af forventet fakturaer stemmer overens med den forventet omsætning på 50.91.

Disse vægte/antal fremgår af bilag C, fane ”Tilbud – Leveringspriser”, kolonne D. Evaluering af ”Leveringspri- ser”, er beskrevet under punkt 8.2.2.

8.2 Evaluering af ”Pris”

Evalueringen af ”Pris” er fordelt på 2 underkriterier, som illustreret i figuren nedenfor.

Underkriterie 1) Evaluering af ”Fødevarepriser”, jf. punkt 8.2.1. Underkriterie 2) Evaluering af ”Leveringspriser”, jf. punkt 8.2.2.

Disse 2 underkriterier til tildelingskriteriet ”Pris” vægter, ud fra den forventede omsætning for henholdsvis fø- devarepriser og leveringspriser (målt i økonomisk volumen), indbyrdes i forholdet; 87 % for underkriterie 1) Evaluering af ”Fødevarepriser”, og 13 % for underkriterie 2) Evaluering af ”Leveringspriser”.

Evaluering af

"Leveringspriser" (vægt 13 %)

Evaluering af "Fødevarepriser" (vægt 87 %)

Tildelingskriteriet: "Pris"

8.2.1 Evaluering af ”Fødevarepriser”

Evaluering af underkriteriet ”Fødevarepriser” foretages ud fra tilbudsgivers listepris for hver af de 426 kravspe- cificerede varelinjer i bilag C, fratrukket den for underproduktgruppen tilbudte procentmæssige rabatsats, hvil- ket resulterer i en tilbudspris.

For at sikre et ensartet evalueringsgrundlag evalueres tilbudsprisen pr. evalueringsenhed (kg/liter/stk. mv). Tilbudsprisen evalueres således på baggrund af samme evalueringsenhed på tværs af tilbudsgivernes kon- krete tilbud, uanset om der er variationer i salgsenheden.

Evalueringsmodel

Hver varelinje evalueres for sig. For den enkelte varelinje sammenholdes tilbudsgivernes ”samlet pris inkl. rabatsats” i bilag C fane ”Tilbud – Fødevarepriser”, kolonne P. Hver varelinje gives et point mellem 1 og 5, hvor laveste pris tildeles 5 point, og priser, der er 50 procent eller derover højere end laveste pris, tildeles 1 point. De øvrige point for tilbudspriser fastsættes på baggrund af en lineær interpolering mellem disse to priser.

Objektive betingelser for tilpasning:

Såfremt ovenstående evalueringsmodel medfører, at der inden for den enkelte varelinje er mindst halvdelen af priserne, der falder uden for rammen (dvs. er mere end 50 procent højere end laveste pris), skal evalue- ringsmodellen tilpasses efter nedenstående model.

I forhold til betingelser for tilpasning af evalueringsmodellen indgår eventuelle beregnede priser, som følge af fejl i en varelinje i henhold til punkt 9.2.6 ikke i vurderingen af, om betingelser for tilpasning er opfyldt.

Den tilpassede evalueringsmodel:

For den enkelte varelinje, hvor ovenstående objektive betingelser for tilpasning er opfyldt, skal evalueringen foretages med en økonomisk ramme på laveste pris tillagt 100 procent: Hver varelinje gives et point mellem 1 og 5, hvor laveste pris tildeles 5 point, og priser 100 procent eller derover dyrere end laveste pris tildeles 1 point. De øvrige point for pris på varelinjen fastsættes på baggrund af en lineær interpolering mellem disse to priser.

Beregning af det samlede point for underkriteriet ”Fødevarepriser”

Den enkelte tilbudsgivers samlede point opnås ved, at point for den enkelte tilbudsgivers varelinjer ganges med vægten for den pågældende varelinje, jf. ovenfor, til et vægtet point pr. varelinje.

Alle vægtede point pr. varelinje summeres til en samlet pointscore, som divideres med den samlede sum af vægte, hvilket resulterer i ét samlet point for underkriteriet ”Fødevarepriser”. Det samlede point for underkrite- riet ”Fødevarepriser” vil være et point (med decimaler) på skalaen fra 1 til 5.

8.2.2 Evaluering af ”Leveringspriser”

Evaluering af underkriteriet ”Leveringspriser” foretages ud fra en evalueringsteknisk scenariepris, der bygger på tilbudsgivers tilbudte leveringspriser og et vægtningstal, som er udtryk for et forventet antal fakturaer. Til- budsgiverne skal tilbyde en leveringspris fra 0 kr. til maksimalt 100 kr. for hvert ordrestørrelsesinterval. Ordre- størrelsesintervallerne starter fra mindsteordrestørrelsen på 300 kr. og fortsætter op til DKK 1.500 kr., som er rammen for aftageforpligtelsen, jf. særbilag 1 punkt 1.1. Der er også et tilbudsfelt for ordrestørrelser over DKK 1.500, da kunderne, jf. særbilag 1 punkt 1.1. må foretage enkelte anskaffelser over en ordrestørrelse på DKK 1.500.

Hvert ordrestørrelsesinterval er tildelt en vægtning, som er et udtryk det forventede antal bestillinger/leveringer indenfor ordrestørrelsesintervallet på den kommende rammeaftale 50.91. Den tilbudte leveringspris multipli- ceres med det forventede antal leveringer indenfor ordrestørrelsesintervallet, hvilket resulterer i en evalue- ringsteknisk pris for ordrestørrelsesintervallet.

Den evalueringstekniske pris for hvert ordrestørrelsesinterval summeres til en samlet evalueringsteknisk sce- nariepris på tværs af alle ordrestørrelsesintervallerne. Den samlede evalueringstekniske scenariepris sam- menholdes på tværs af tilbudsgivernes tilbud og tildeles et point mellem 1 og 5, hvor laveste evalueringstek- niske scenariepris tildeles 5 point, og priser der er 30 procent eller derover højere end laveste evalueringstek- niske scenariepris tildeles 1 point. De øvrige point for evalueringstekniske priser fastsættes på baggrund af en lineær interpolering mellem disse to priser.

Objektive betingelser for tilpasning:

Såfremt ovenstående evalueringsmodel medfører, at mindst halvdelen af de samlede evalueringstekniske scenariepriser falder uden for rammen (dvs. er mere end 30 procent højere end laveste evalueringstekniske scenariepris), skal evalueringsmodellen tilpasses ud fra nedenstående model.

Den tilpassede evalueringsmodel:

Den tilpassede evalueringsmodel er identisk med ovenstående evalueringsmodel, blot udvides den oprindelige økonomiske ramme (laveste evalueringstekniske scenariepris + 30 procent) med 10 procent ad gangen, indtil mindst halvdelen af de evalueringstekniske scenariepriser kan rummes inden for modellen. Den økonomiske ramme kan dog maksimalt udvides op til 100 procent over laveste evalueringstekniske scenariepris.

8.3 Samlet evaluering og tildeling

De opnåede point for underkriterierne ”Fødevarepriser” og ”Leveringspriser” indgår med de oplyste vægte i et samlet point.

Den tilbudsgiver, som samlet set har opnået det højeste samlede point, har afgivet det tilbud, der er det øko- nomiske mest fordelagtige, og vil blive tildelt rammeaftalen.

Beregningen af point for henholdsvis ”Fødevarepriser” og ”Leveringspriser” samt samlet point vil blive foretaget uden afrunding. I forbindelse med tilbagemelding til tilbudsgiverne om resultatet af den samlede evaluering vil point blive oplyst afrundet til 2 decimaler, medmindre yderligere decimaler er nødvendige for at rangere til- budsgivernes tilbud.

I eksemplet nedenfor vil tilbudsgiver 1 blive tildelt enkelte delaftale/rammeaftale: Eksempel

	Fødevarepriser	Leveringspriser	Omkostninger
Vægtning	87 %	13 %	Tilbudsgiverens samlede point
Tilbudsgiver 1	4,31	2,21	4,04
Tilbudsgiver 2	3,45	4,56	3,59

9 Afgivelse af tilbud

9.1 Generelt

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem og nøje følge de angivne anvisninger ved udarbejdelsen af tilbud. Det anbefales at begynde i god tid og at indsende eventuelle spørgs- mål hurtigst muligt, jf. punkt 11.1.

Tilbud udformes på grundlag af vedlagte kontraktparadigme, der udtrykker de krav og forventninger, som SKI har til tilbudsgivers tilbud.

Der skal kun fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang tilbudsgiver vælger at fremsende andre dokumenter (f.eks. standardvilkår) som del af sit tilbud, er SKI afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen, og disse dokumenter vil ikke efterfølgende indgå i kontraktforholdet mel- lem leverandøren og kunderne eller mellem SKI og leverandøren. Det bemærkes i øvrigt, at såfremt tilbudsgi- ver ikke fremsender den i punkt 7.3 og punkt 16 omtalte dokumentation for det i ESPD anførte, som en del af sit tilbud, indsendes dette når SKI måtte anmode herom.

I punkt 9.2 er beskrevet, hvilke dokumenter, der skal indgå i tilbuddet, og under punkt 9.3 er det angivet, hvordan tilbud afgives.

Er tilbudsgiver en sammenslutning af flere økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), er der yderligere vejled- ning i, hvordan tilbud afgives under punkt 9.4.

Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse fremgår af punkt 9.5.

9.2 Tilbudsafgivelse: Tilbuddets indhold

Tilbuddet afgives ved at udfylde og indsende nedenstående dokumenter via SKI’s udbudssystem ETHICS:

1. European Single Procurement Document (ESPD), jf. punkt 9.2.1.

2. Bilag C Leverandørens tilbud (pr. delaftale), jf. punkt 9.2.2.

3. Dokumentation for listeprisen for de tilbudte fødevarer (pr. delaftale), jf. punkt 9.2.3.

4. Prioritering af delaftalerne - valgfrit jf. punkt. 9.2.4

5. Følgebrev (genereres i ETHICS), jf. punkt 9.2.5.

De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, kan findes i ETHICS under menupunktet ”Tilbudsafgivelse”.

Tilbud skal udformes på dansk, dvs. tilbudsgiver skal udfylde alle de efterspurgte dokumenter på dansk. Fag- termer og begreber, der normalt angives på engelsk, kan dog accepteres.

Hvis tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud for flere eller alle delaftaler, skal bilag C og ”Dokumentation for liste- prisen for tilbudte produkter” udfyldes for hver delaftale, der afgives tilbud på (med tydelig afgivelse af hvilken delaftalen dokumentet vedrører). De øvrige dokumenter skal kun udfyldes i ét eksemplar.

I det følgende er det nærmere beskrevet, hvordan de enkelte dokumenter skal udfyldes.

9.2.1 European Single Procurement Document (ESPD)

Tilbudsgiver skal udfylde og aflevere et elektronisk ESPD i udbudssystemet ETHICS.

En tilbudsgiver, der deltager alene og ikke baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde kravene til økonomisk og finansiel formåen, udfylder og afleverer alene ét ESPD.

En tilbudsgiver, der baserer sig på en eller flere andre enheders formåen (kaldet ”støttende virksomheder”, som kan være f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør) i forhold til opfyldelse af minimumskrav til egnethed, jf. punkt 7.2, udfylder og afleverer et ESPD for egen virksomhed, samt et særskilt ESPD for hver af de støttende virksomheder, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på – og med de relevante oplysninger, som tilbudsgiveren baserer sin formåen på. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. Tilbudsgiver kan kontakte ETHICS Support1 for yderligere teknisk vejledning om, hvordan en støttende virksomhed udfylder ESPD i ETHICS, så den støttende virksomheds ESPD afleveres sammen med tilbudsgiverens tilbud. Der henvises i øvrigt til punkt 16.3 om udfyldelse støtteerklæringer for støttende virk- somheder.

En tilbudsgiver, der er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), udfylder og afleverer et særskilt ESPD for hver af de deltagende økonomiske aktører i sammenslutningen. Den deltager i konsortiet, som står for at aflevere tilbud i ETHICS, kan vælge at dele adgangen til udbudssiden med en eller flere per- soner fra en eller flere støttende virksomheder. Dette gøres på forsiden af udbuddet under fanebladet ’Status’ ved at klikke på ’Del’. Herefter indtastes e-mail på den eller de personer, der ønskes deling med og der klikkes på ’del med fuld adgang’ eller ’del med begrænset adgang’, hvorefter boksen kan lukkes ved at klikke på ’Luk’. ETHICS Support2 kan kontaktens for yderligere teknisk vejledning om, hvordan øvrige konsortiedeltagere ud- fylder ESPD i EHICS, så alle konsortiedeltageres ESPD afleveres samlet med tilbuddet. Der henvises i øvrigt til punkt 9.4 om sammenslutning af virksomheder.

Særligt om personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser i ESPD’et:

Såfremt et ESPD omfattet af tilbudsgiverens tilbud indeholder personoplysninger vedrørende straffedomme og lovovertrædelser, herunder i relation til udelukkelsesgrundene udfyldes og afleveres ESPD’et via ETHICS. Et udfyldt og afleveret ESPD med sådanne oplysninger vil kun være tilgængelig for personer hos SKI med særlig adgang til håndtering af følsomme personoplysninger.

Det bemærkes, at SKI har en politik om behandling af personoplysninger, herunder følsomme personoplys- ninger der afgives i forbindelse med ESPD, hvorfor oplysningerne behandles fortroligt og i overensstemmelse med databeskyttelsesloven. Se nærmere om behandling af personoplysninger i SKI´s Cookie- og privatlivspo- litik på xxx.xxx.xx .

9.2.1.1 Udfyldelse af ESPD

Der skal udfyldes oplysninger i følgende dele af ESPD’et: Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør.

• Afsnit A: Oplysninger om den økonomiske aktør.

• Afsnit B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter.

• Afsnit C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet.

Del III: Udelukkelsesgrunde.

• Afsnit A: Grunde vedrørende straffedomme.

• Afsnit B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordnin- ger.

• Afsnit C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet.

Del IV: Udvælgelseskriterier.

1 ETHICS Support, Hotline: x00 0000 0000, E-mail: xxxxxxx@xxxxxx.xx. Se evt. også xxx.xxxxxxxxxx.xx

2 Se forrige note.

• Afsnit B: Økonomisk og finansiel formåen.

o Under ”Finansielle nøgletal” anføres de i punkt 7.2.1 efterspurgte oplysninger vedrø- rende egenkapital Oplysningerne anføres som følger:

▪ ”Nøgletal”: Angiv egenkapitalen under ”nøgletal”

▪ ”Beskrivelse”: Angiv, at nøgletallet er egenkapital og fra hvilket regnskabsår, egenkapitalen hidrører.

o Under ”Samlet årsomsætning” anføres den samlede årsomsætning i det seneste dispo- nible regnskabsår, jf. punkt 7.2.1.

Ved ”det seneste disponible regnskabsår” forstås det seneste regnskab afsluttet i overensstem- melse med de regler og den praksis, der gælder for tilbudsgiverens regnskabsaflæggelse.

Del VI: Afsluttende erklæringer.

De dele af ESPD’et, som ikke er nævnt ovenfor, skal tilbudsgiverne ikke udfylde, og tilbudsgiver, konsortiedel- tagere og/eller støttende virksomheder, behøver ikke underskrive deres respektive ESPD’er.

9.2.2 Bilag C Leverandørens tilbud

Tilbudsgiver skal i bilag C Leverandørens tilbud angive priser både for levering i faneblad ”Tilbud – Leverings- priser” og for de tilbudte varer i faneblad ”Tilbud – Fødevarepriser”, samt angive en eventuel rabatsats pr. underproduktgruppe i faneblad ”Tilbud – Rabatsats”. Der skal afgives priser på alle varelinjer. I det følgende er det nærmere beskrevet, hvorledes der skal afgives priser.

Tilbudsgiver skal for alle varelinjer i bilag C, hvor der skal angives pris, angive prisen med maksimalt 2 deci- maler. Såfremt der er angivet flere end 2 decimaler, fjernes disse fra den tilbudte pris uden op- eller nedrun- ding. Decimaler i priser ud over det 2. decimal vil dermed ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller efterføl- gende under rammeaftalen. Det er således tilbudsgivers ansvar og risiko at sikre, at priserne angivet ned til 2. decimal er retvisende, og at tilbudsgiver står inde for at det er priserne ned til 2. decimal, der vil blive anvendt under rammeaftalen.

Såfremt tilbudsgiver ønsker at undtage visse produkter fra rammeaftalens sortiment, kan disse angives i bilag C Leverandørens tilbud, fane ”Eventuelle undtagede produkter” i forbindelse med tilbudsafgivelse.

Prisafgivelse for leveringspriser

I bilag C, faneblad (Tilbud – Leveringspris), i kolonne C skal tilbudsgiver (markeret med GULT) angive leve- ringspriser for ordrestørrelserne angivet i kolonne A, (fra felt A8-A19). Der skal afgives tilbud på alle gule varelinjer i fanebladet (Tilbud – Leveringspris).

Leveringspriserne i fanebladet (Tilbud – Leveringspris) skal afgives inkl. moms, dansk told og afgifter og skal inkludere alle udgifter forbundet med levering til den ved bestillingen angivne adresse, som f.eks. udgifter til administration, forsikring, fakturering, transport og leveringsomkostninger, herunder udgifter til levering på et af kunden i bestillingen nærmere anvist sted på leveringsadressen, f.eks. i kælderrum, på etageniveau, i køle- og fryserum mv. Leverandøren kan således ikke efterfølgende i forbindelse med en konkret leverance kræve særskilt afregning for eksempelvis leveringsomkostninger, udgifter til opbæring eller lignende.

Se faneblad (Tilbud – Leveringspris) for den nærmere regulering af tilbudsafgivelsen for leveringspriser.

Prisafgivelse for fødevarer

I bilag C, faneblad ”Tilbud – Fødevarepriser”, kolonne L skal tilbudsgiver angive sine listepriser for alle de tilbudte varer.

Ved Listepris forstås leverandørens til enhver tid gældende offentligt tilgængelige pris, der tilbydes til en bred skare af privatkunder eller erhvervskunder, og som fremgår af leverandørens hjemmeside, webshop og/eller fysiske butik – uagtet om butikken ejes af leverandøren, eller at den er drevet i franchisekoncept, forudsat at

leverandøren eller et med leverandøren koncernforbundet selskab er franchisegiver eller lignende. Den offent- ligt tilgængelige pris må ikke være beskyttet bag et log-in. Listeprisen skal være angivet inklusive moms.

Ved tilbudsafgivelsen skal tilbudsgivers tilbudte listepriser, for at tage højde for ekstraordinære prisudsving, være et gennemsnit af listeprisen for de tilbudte fødevarer, målt på 2 tidspunkter på døgnet og over en periode på 5 dage. Den i bilag C tilbudte listepris skal være et gennemsnit af tilbudsgivers listepris for de tilbudte varer kl. 10:00 og kl. 18:00 over en periode på 5 dage, jf. tidsplanen i punkt 6. Såfremt tilbudsgiver har flere forskellige offentligt tilgængelige listepriser på samme vare indenfor delaftalens område, skal listeprisen beregnes som et gennemsnit af listeprisen i den ovennævnte periode og på de angivne tidspunkter på tværs af de forskellige offentligt tilgængelige listepriser.

Listepriserne skal afgives inkl. moms, dansk told og afgifter.

I bilag C, faneblad ”Tilbud – Rabatsats” kolonne C skal leverandøren angive den tilbudte rabatsats pr. under- produktgruppe, som i rammeaftalens og leveringskontrakternes varighed skal gælde for varer tilhørende den pågældende underproduktgruppe.

Ved rabatsats forstås den procentandel, som skal fratrækkes listeprisen ved kundens bestilling af varer. Hver underproduktgruppe har én rabatsats, som er gældende for alle varer i underproduktgruppen i rammeaftalens varighed. Kundens pris for en vare under rammeaftalen er således varens listepris fratrukket den tilbudte ra- batsats for varens underproduktgruppe.

Tilbudsgiver angiver den tilbudte rabatsats for underproduktgruppen i kolonne C. Såfremt der ikke tilbydes en rabatsats, udfyldes feltet med 0%. Rabatsatsen vil være gældende for alle varer i underproduktgruppen i ram- meaftalens varighed.

Generelt om prissætning i bilag C

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at de tilbudte listepriser for fødevarer og de tilbudte priser levering i henholdsvis fane ”Tilbud – Fødevarepriser” og fane ”Tilbud – Leveringspriser” i bilag C skal indeholde SKI’s andel, samt at SKI, under nærmere angivne vilkår, er berettiget til at justere sin andel, jf. rammeaftalens punkt 8.5, med direkte virkning for priserne i rammeaftalen. Tilbudsgiver kan benytte følgende formel til at indregne SKI’s andel på 2 %, jf. rammeaftalens punkt 8.5:

1 − 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙 𝑖 % × 𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝑃𝑆𝐾𝐼

Hvor:

𝑃𝐿𝑒𝑣 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑒𝑘𝑠𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

𝑃𝑆𝐾𝐼 = 𝐿𝑒𝑣𝑒𝑟𝑎𝑛𝑑ø𝑟𝑒𝑛𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑖𝑛𝑘𝑙𝑢𝑠𝑖𝑣𝑒 𝑆𝐾𝐼′𝑠 𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙

Tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at det er tilbudsgiver, der bærer den fulde kommercielle risiko for prissætningen i tilbuddet og den efterfølgende økonomiske balance under Rammeaftalen, jf. også nærmere i Rammeaftalens punkt 3.

Såfremt et tilbud forekommer unormalt lavt – eller prisen for visse produkter/ydelser forekommer unormalt lave

– tager SKI forbehold for at anmode en tilbudsgiver om indenfor en passende frist at redegøre for de priser og omkostninger, der indgår i tilbuddet, herunder delpriserne for visse produkter/ydelser efter proceduren om unormalt lave tilbud, jf. udbudslovens § 169.

SKI kan i bilag C Leverandørens tilbud og i det øvrige udbudsmateriale have henvist til standarder, fabrika- ter, varemærker eller patenter mv. i de tekniske specifikationer, jf. udbudslovens § 41, stk.1, nr. 2 og § 42. SKI har bestræbt sig på, at enhver sådan henvisning er efterfulgt af udtrykket eller tilsvarende. Såfremt en sådan henvisning ved en fejl ikke er efterfulgt af udtrykket eller tilsvarende, skal henvisningen dog i alle

tilfælde forstås inklusive formuleringen eller tilsvarende. Det betyder, at tilbuddet skal være i overensstem- melse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, eller på tilsvarende måde opfylde de krav, som er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv. Så- fremt tilbuddet ikke er i overensstemmelse med standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv., der henvises til, men opfylder kravene på tilsvarende måde, skal tilbudsgiver i sit tilbud med passende midler, herunder de bevismidler, der er nævnt i udbudslovens § 47, godtgøre, at tilbuddet på tilsvarende måde opfyl- der de krav, der er angivet i eller udtrykt ved standarden, fabrikatet, varemærket eller patentet mv.

9.2.3 Dokumentation for listeprisen for tilbudte produkter

Som en del af tilbudsafgivelsen skal tilbudsgiver dokumentere de i bilag C angivne listepriser.

Der er ingen formkrav til, i hvilket format listepriserne skal dokumenteres, bortset fra at dokumentationen skal foreligge i et skriftligt og redigerbart format, således at beregningerne kan kontrolleres.

Dokumentationen for listepriserne skal dokumentere, at den tilbudte listepris er et gennemsnit af listeprisernes eksakte beløb på delaftalens tilbudte varer, kl. 10:00 og kl. 18:00 over en periode på 5 dage, jf. tidsplanen i punkt 6. Såfremt tilbudsgiver har flere forskellige offentligt tilgængelige listepriser på samme vare indenfor delaftalens område, skal listeprisen beregnes som et gennemsnit af den gennemsnitlige listepris i den oven- nævnte periode og på de angivne tidspunkter på tværs af de forskellige offentligt tilgængelige listepriser in- denfor delaftalens område. Dokumentationen skal indeholde en angivelse af fra hvilke salgssteder (hjemme- side, webshop og/eller fysiske butik), disse forskellige offentligt tilgængelige listepriser stammer fra. Dokumen- tation skal omfatte alle de salgssteder hvorfra tilbudsgiver foretager levering ved rammeaftalens idriftsættelse.

Der skal ved tilbudsafgivelsen udfyldes og fremsendes ovenstående dokument pr. delaftale der afgives tilbud.

9.2.4 Prioritering af delaftalerne (valgfrit)

Tilbudsgiver anmodes om at vedlægge dokument ”Prioritering af delaftalerne”, som en del af deres tilbudsma- terialet, såfremt det er tvivlsomt, om tilbudsgiver kan opfylde det akkumulerede omsætningskrav for alle de delaftaler, denne byder på og eventuelt tildeles.

Dokumentet finder anvendelse, såfremt tilbudsgiver ikke kan leve op til det akkumulerede omsætningskrav, jf. økonomisk og finansielle formåen, jf. punkt 7.2.1, for alle de delaftaler denne tildeles. SKI vil i så tilfælde vurdere egnethedskravene i forhold til den prioriterede rækkefølge som delaftalerne er angivet i dokumentet ”Prioritering af delaftalerne”. Har tilbudsgiver ikke udfyldt dokumentet ”Prioritering af delaftalerne” med en pri- oritering af delaftalerne eller er udfyldelsen mangelfuld/tvetydig, vil SKI’s egnethedsvurdering bliver foretaget fra højeste til laveste delaftaleomsætning, som angivet i udbudsbekendtgørelsens punkt II.2.6), for de delafta- ler tilbudsgiver har afgivet tilbud på og tildeles.

9.2.5 Følgebrev

Følgebrevet generes automatisk i udbudssystemet ETHICS (ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”), når alt øvrigt tilbudsmateriale er uploadet.

Tilbudsgiver underskriver tilbuddet digitalt med den digitale signatur, som tilbudsgiver har modtaget fra ud- budssystemet ETHICS.

9.2.6 Håndtering af fejl i tilbudsliste

Fejl i bilag C Leverandørens tilbud fane ”Tilbud – Fødevarepriser”

Tilbudsgiver skal byde ind med produkter på samtlige varelinjer oplistet i bilag C Leverandørens tilbud fane ”Tilbud – Fødevarepriser”. Såfremt tilbudsgiver undlader at byde ind med produkter på en eller flere varelinjer, vil hele tilbuddet være ukonditionsmæssigt og vil derfor ikke indgå i evalueringen. Tilbudsgiver kan således ikke undlade at tilbyde et produkt på den enkelte varelinje. Dette udgangspunkt fraviges ikke, dog vil der

erfaringsmæssigt kunne ske fejl i tilbudsafgivelsen, derfor kan ordregiver acceptere, at tilbudsgiver har max 25 fejl i det samlede antal varelinjer.

Eksempel 1:

Tilbudslisten indeholder eksempelvis 426 varelinjer. Tilbudsgiver tilbyder kun 400 varelinjer. Konsekvensen er, at hele tilbuddet er ukonditionsmæssigt.

Eksempel 2:

Tilbudslisten indeholder eksempelvis 426 varelinjer. Tilbudsgiver tilbyder alle 426 varelinjer, men med fejl i nogle af varelinjerne. Max. 25 af varelinjerne må indeholde fejl, og tilbuddet er således ukonditionsmæssigt, hvis der er fejl i mere end 25 varelinjer.

SKI har vurderet, at eksemplerne i nedenstående ikke-udtømmende liste udgør en fejl:

• Der bydes ikke ind med en vare på en varelinje.

• Det på varelinjen tilbudte produkt opfylder ikke krav, der er opstillet til produktet i henholdsvis krav- specifikationen i bilag B samt i tilbudslisten i bilag C.

• Tilbudsgivers besvarelse opfylder ikke de i vejledningen til bilag C angivne anvisninger for udfyldelse af tilbudslisten.

• Manglende pris på en varelinje

• En celle, som tilbudsgiver skal udfylde, er ikke udfyldt.

• Der bydes ind med samme vare på flere positioner. Flere fejl i samme varelinje tæller som én fejl.

Et tilbud med flere end 25 fejlbehæftede varelinjer, jf. ovenstående, er ukonditionsmæssigt. Varelinjer i tilbuds- listen, der indeholder fejl, vil i forbindelse med prisevalueringen blive tildelt laveste point, dvs. 1 point, og varelinjens pris vil ikke indgå ved prisevalueringen for varelinjen, jf. punkt 8.2.1.

Fejl i bilag C Leverandørens tilbud fane ”Tilbud – Leveringspriser”

Tilbudsgiver skal byde ind med leveringspriser for samtlige ordrestørrelsesintervaller oplistet i bilag C Leve- randørens tilbud fane ”Tilbud – Leveringspriser”.

Såfremt tilbudsgiver ikke har udfyldt fane ”Tilbud – Leveringspris” i overensstemmelse med regulering for til- budsafgivelsen af leveringspriser angivet i fanen, vurderer SKI tilbuddet som værende ukonditionsmæssigt.

Generelt gælder at forhold, som SKI konkret vurderer kan reddes med proceduren i udbudslovens § 159, stk. 5, og som SKI må vælge aktivt at redde, indgår ikke i opgørelsen af fejl.

9.3 Elektronisk afgivelse af tilbud

Tilbuddets dokumenter, jf. punkt 9.2, skal sendes elektronisk via udbudssystemet ETHICS. Processen for elektronisk afgivelse af tilbud er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen.

De dokumenter, som tilbudsgiver skal udfylde, jf. punkt 9.2 og 9.3, kan findes i ETHICS under menupunktet ”Tilbudsafgivelse” på udbudssiden i forbindelse med tilbudsafgivelse.

Udbudssiden indeholder følgende materiale:

Materiale på udbudssiden	Udfyldes af tilbudsgiver ved til- budsafgivelse
European Single Procurement Document (ESPD)	X
Dokumentation for listeprisen for tilbudte produkter	X (pr. delaftale)
Prioritering af delaftalerne (valgfrit) Det er valgfrit for tilbudsgiver at benytte dette dokument ved tilbuds- afgivelsen	(X)
Følgebrev	X
Udbudsmaterialet (dele af materialet kan ligge som zippet fil)
• Rammeaftalen
• Bilag A, inklusive bilag A1
• Bilag B Kravspecifikation inklusive bilag B1
• Bilag C Leverandørens tilbud (Tilbudsliste)	X (pr. delaftale)
• Bilag E Leveringskontrakt
• Bilag F Leverandørens rapportering til SKI
• Bilag G CSR
• Bilag J Webshop og punch-out
• Særbilag 1 Aftageforpligtelsen
• Særbilag 2 Implementering

Tilbudsgiver bør indledningsvis læse det samlede udbudsmateriale samt vejledningerne hertil grundigt igen- nem ved udarbejdelsen af henholdsvis tilbud.

Tilbud kan alene indgives elektronisk via ETHICS. Det vil ikke være muligt at afgive tilbud på en anden måde, herunder ved fremsendelse på e-mail, USB, CD-ROM eller ved brev.

For at kunne udfylde, gemme og signere dokumenter i PDF-format skal tilbudsgiver anvende Adobe Reader (11.07 eller nyere version). Andre versioner kan ikke anvendes til dette formål.

Tilbud tidsstemples elektronisk ved modtagelse. Såfremt der ved fristudløb ligger flere eksemplarer/versioner af samme dokument, er det alene det senest tidsstemplede dokument, som vil blive taget i betragtning.

For nærmere oplysning om afgivelse af tilbud via ETHICS kan henvises til beskrivelsen i udbudsbekendtgø- relsen (punkt VI.3).

9.3.1 Dokumenter til tilbudsafgivelse

I ETHICS kan tilbudsgiver finde de relevante dokumenter, der skal udfyldes i forbindelse med tilbudsafgivelsen.

Dokumenter til gennemlæsning, der ikke skal udfyldes i forbindelse med afgivelse af tilbud, fremgår også af ETHICS. Link til udbudssiden: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/000x0000-x0x0-0x0x-x0x0- babdd723a9a2/homepage

9.4 Konsortier eller andre sammenslutninger

Såfremt tilbudsgiveren er en sammenslutning af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium), skal disse påtage sig at hæfte solidarisk, og deltagerne i sammenslutningen udpeger én fælles befuldmægtiget, der er ansvarlig for kontakten til SKI. Den fælles befuldmægtigede forestår upload af tilbud, jf. punkt 9.2, i ETHICS på vegne af sammenslutningen.

Om udfyldelse af ESPD for sammenslutninger af økonomiske aktører (f.eks. et konsortium) henvises til punkt 9.2.1.

Det bemærkes, at den fælles befuldmægtigede i forbindelse med afgivelse af tilbud kun uploader ét eksemplar af tilbuddets dokumenter.

SKI er berettiget til at rette henvendelse til den befuldmægtigede virksomhed om ethvert forhold i relation til udbuddet.

9.5 Øvrige forhold vedrørende tilbudsafgivelse

Tilbudsgivere er berettiget til at afgive ét tilbud pr. delaftale. Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive et alternativt tilbud.

Såfremt samme økonomiske aktør er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. fordi den økonomiske aktør selv afgi- ver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme økonomiske aktørs deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskel- lige tilbudsgiveres tilbud. Dette gælder tilsvarende, når to eller flere økonomiske aktører inden for samme koncern afgiver tilbud.

SKI forbeholder sig ret til at anmode tilbudsgiverne om at godtgøre, at samme økonomiske aktørs deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende.

SKI skal henlede opmærksomhed på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning ”Når virksomheder af- giver fælles bud” som redegør for, hvornår virksomheder kan betragtes som konkurrenter om en opgave og derfor skal være særlig opmærksomme på konkurrencereglerne, samt hvornår et fælles bud kan begrænse konkurrencen.

10 Forbehold

Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for grundlæggende elementer eller ikke-kapitaliserbare forbehold, idet dette vil medføre, at tilbuddet vurderes at være ukonditionsmæssigt.

Flere ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil efter omstændighederne tilsammen kunne udgøre et grundlæggende element, således at forbehold over for denne flerhed af elementer ligeledes vil føre til, at tilbuddet ikke tages i betragtning.

Er tilbuddet ukonditionsmæssigt, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.

I det omfang tilbudsgiver anser dele eller elementer i rammeaftalen, herunder de underliggende bilag, for uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil, jf. punkt 11.1, idet det kan give anledning til, at SKI meddeler supplerende oplysninger til udbudsmaterialet.

11 Supplerende oplysninger

11.1 Skriftlige spørgsmål

Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål – i forbindelse med tilbudsafgivelse.

I spørgsmål bedes tilbudsgiver klart angive, hvilke elementer i udbudsmaterialet der spørges til. Såfremt til- budsgiver vurderer, at et element er uhensigtsmæssigt, bedes dette begrundet samt angivet med forslag til konkrete suppleringer. Spørgsmål bør skrives i anonymiseret form.

På baggrund af modtagne spørgsmål vil SKI konkret tage stilling til, om de angivne elementer er uhensigts- mæssige, og hvorvidt og i hvilket omfang SKI vil indarbejde (de foreslåede) suppleringer i udbudsmaterialet. Suppleringer kan i givet fald alene ske inden for de udbudsretlige rammer herfor.

Eventuelle suppleringer vil blive meddelt via udbudssiden i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Spørgsmål skal formuleres på dansk og skal fremsættes skriftligt via udbudssiden ETHICS:

Link: xxxxx://xxx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xx#/xxxxxx/000x0000-x0x0-0x0x-x0x0-xxxxx000x0x0/xxxxxxxx- sAnswers

Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde, herunder på e-mail eller telefonisk.

Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil skriftligt i anonymiseret form løbende blive meddelt via udbudssi- den i ETHICS, og suppleringerne vil herefter udgøre en del af udbudsmaterialet.

Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret med de svar og eventuelle suppleringer, der tilgængeliggøres på udbudssiden.

Spørgsmål, der stilles senest 9 dage før fristen for afgivelse af tilbud, vil blive besvaret.

Spørgsmål, der stilles senere end 9 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang be- svarelse kan afgives senest 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen.

Spørgsmål, der stilles senere end 7 kalenderdage før datoen for tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.

Tilbudsgiverne opfordres til at stille eventuelle spørgsmål så tidligt som muligt, idet det giver SKI en større mulighed for at indarbejde suppleringer foranlediget af spørgsmål fra tilbudsgiverne. Jo kortere tid, der er til tilbudsfristens udløb, jo mindre tilbøjelig vil SKI være til at foretage suppleringer af udbudsmaterialet, uanset at suppleringerne måtte være hensigtsmæssige.

Bemærk i øvrigt at SKI holder lukket i perioden fra d. 22. december 2020 til d. 4. januar 2021.

11.2 Informations- og spørgemøde

11.2.1 Informations- og spørgemøde for tilbudsgivere

Tilbudsgivere indbydes til informations- og spørgemøde, der finder sted fredag den 18. december 2020, kl. 11.00.

Mødet foregår digitalt via Microsoft Teams.

Af hensyn til den praktiske planlægning bedes tilbudsgiverne tilmelde sig mødet ved at sende en e-mail til SKI’s kontaktperson, som er angivet under punkt 1, senest den 17. december 2020, kl. 12.00. Tilmeldingen

skal indeholde oplysning om, hvor mange der deltager i mødet samt oplysning om alle deltagerens navne, titler og kontaktoplysninger, herunder mailadresse til alle deltagere, hvortil der kan fremsendes et link til mødet.

På mødet vil SKI orientere om udbudsforretningen samt gennemgå, hvorledes tilbudsafgivelse gennemføres elektronisk. På mødet vil der være lejlighed til at stille spørgsmål om udbuddet samt udbudsmaterialets for- melle og materielle dele. SKI vil svare på spørgsmål, i det omfang det er foreneligt med udbudsreglerne, og i det omfang SKI er i stand til at give et korrekt svar under mødet. SKI’s svar på mødet er dog kun vejledende og ikke bindende. Såfremt svar på et spørgsmål giver anledning til tvivl, herunder som følge af de udbudsretlige rammer, forbeholder SKI sig ret til efterfølgende at svare skriftligt på spørgsmålet. SKI forbeholder sig endvi- dere ret til efterfølgende skriftligt at korrigere i et svar, der er afgivet under mødet.

Der udarbejdes ikke referat af mødet. Præsentationsmaterialet vil dog efter mødet blive gjort tilgængeligt på ETHICS. Præsentationsmaterialet er dog ikke en del af udbudsmaterialet og er således alene vejledende og ikke bindende.

Det er alene udbudsmaterialet – herunder spørgsmål/svar – i ETHICS, der er gældende. Det bemærkes, at det ikke er en forudsætning for at afgive tilbud, at man deltager i mødet.

12 Tilbudsfrist og vedståelse

Sidste frist for elektronisk modtagelse af tilbud er:

15. januar 2021, kl. 13:00

Tilbud, der modtages efter denne frist, vil ikke blive taget i betragtning.

SKI henleder opmærksomheden på, at servertiden på udbudssiden, der vises online i ETHICS, er den gæl- dende tidsangivelse for rettidig modtaget tilbud. Når tilbudsgiver uploader tilbud og underskriver følgebrevet, registreres denne tid på alle de uploadede dokumenter. Det bemærkes, at det ikke er muligt at uploade yder- ligere dokumenter i ETHICS efter fristens udløb.

Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke, jf. også punkt 9.3.

SKI vil hurtigst muligt og samtidigt underrette henholdsvis tilbudsgiverne om, hvilke afgørelser der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen. Underretningen vil indeholde en begrundelse for beslutningen.

Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 8 måneder efter tilbudsfristens udløb.

13 Behandling af tilbud

Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud.

SKI er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver.

Medmindre andet oplyses, anser SKI ikke udbudsforretningen for afsluttet, førend rammeaftalen er indgået ved parternes underskrift, jf. rammeaftalens punkt 23. SKI forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet indtil da. Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil SKI har indgået rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen, jf. punkt 12.

Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er SKI uvedkommende, herunder såfremt SKI på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse.

14 Forhandlingsforbuddet

Det skal fremhæves, at SKI ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. SKI vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994):

"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling."

Der gælder således snævre grænser for forhandling.

Der vil derfor ikke blive afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at Rammeaftalen i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og SKI.

Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nødvendige oplysninger og er præcise i enhver henseende.

15 Fortrolighed

Udbudsmaterialet skal behandles fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende materialet eller den viden, der opnås om materialet, i nogen anden sammenhæng.

Efter afslutning af udbuddet er SKI berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre/slette enhver kopi heraf.

Efter kontraktindgåelse forbeholder SKI sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af de valgte tilbudsgiveres tilbud.

SKI forbeholder sig endvidere ret til eventuelt at anvende tilbudsgivers tilbud til analyser og i forbindelse med udarbejdelsen af konverteringslister. Dette vil navnlig være tilfældet, hvis tilbudsgiver er leverandør på en tid- ligere SKI-aftale vedrørende kontraktens genstand, jf. punkt 4. Der vil i den forbindelse ikke blive offentliggjort priser.

SKI er i henhold til bekendtgørelse 191 af 27. februar 2014 undtaget reglerne om aktindsigt, og som følge heraf kan offentligheden ikke hos SKI få aktindsigt i dokumenter, herunder om beslutninger og andre interne forhold. SKI kan dog af Klagenævnet for Udbud blive pålagt at give aktindsigt i udbudsmateriale og modtagne tilbud.

SKI offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige, med mindre Klagenævnet for Udbud pålægger SKI at give aktindsigt i oplysningerne.

Hvis der indgås rammeaftale med en tilbudsgiver, stiller SKI det samlede tilbud til rådighed for de SKI-kunder, der kan benytte sig af rammeaftalen på xxx.xxx.xx. Indholdet af tilbudsgivers tilbud, herunder priser, kan dog kun tilgås af SKI’s kunder via login.

SKI’s kunder er dog som udgangspunkt omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor kundernes efterfølgende anvendelse af rammeaftalen kan være underlagt reglerne om aktindsigt. SKI’s kunder er berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen.

16 Endelig dokumentation

I henhold til udbudslovens §§ 151 og 152 skal ordregiver kræve endelig dokumentation vedrørende de forhold, der er nævnt i det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), fra de tilbudsgivere som ordregiver har til hensigt at tildele rammeaftalen til. Inden tildelingen vil SKI derfor kræve dokumentation for de relevante forhold fra de tilbudsgivere, som SKI har til hensigt at tildele rammeaftalen til. SKI kan endvidere indhente dokumen- tationen tidligere i tilbudsfasen, jf. punkt 7.1 og punkt 7.3.

Dokumentationen vedrører de i udbudsbekendtgørelsen stillede krav om obligatoriske og frivillige udelukkel- sesgrunde, økonomisk og finansiel formåen.

Ved meddelelse om indsendelse af dokumentation vil SKI fastsætte en passende tidsfrist til at fremlægge dokumentation. Tilbudsgiver skal dog være opmærksom på, at tilbudsgiver i ESPD’et udtrykkeligt erklærer, at tilbudsgiver kan fremlægge dokumentation for de af ESPD’et omfattede forhold straks og på anmodning herom. Manglende overholdelse af dette kan i yderste konsekvens medføre, at en tilbudsgiver må afvises.

Der skal afsættes god tid til at indhente dokumentationen, og SKI anbefaler, at tilbudsgiver i god tid forinden en eventuel henvendelse fra SKI, har indhentet den nødvendige dokumentation.

For danske tilbudsgivere som overvejer at gå i en sammenslutning (f.eks. et konsortium) med en udenlandsk virksomhed, eller at få en udenlandsk støttende virksomhed, skal tilbudsgiver være opmærksom på, at det kan kræve meget tid og mange ressourcer at fremskaffe den krævede dokumentation for udenlandske virksomhe- der, hvorfor der bør afsættes tilstrækkelige ressourcer og god tid til dette formål. Tilsvarende skal udenlandske tilbudsgivere være opmærksomme på dette.

Tilbudsgiver kan ikke tilpligtes at aflevere dokumentation for forhold, som SKI i forvejen er i besiddelse af, eller som SKI gratis kan tilgå direkte via en national database, jf. udbudslovens § 151, stk. 5. Sidstnævnte forud- sætter dog, at tilbudsgiver i ESPD, Xxx XX og Del V har oplyst, i hvilken database ordregiver kan opnå kendskab til de nødvendige oplysninger eller indhente relevant dokumentation, jf. udbudslovens § 148, stk. 2, nr. 3.

16.1 Dokumentation vedrørende obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde

Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at dokumentation vedrørende udelukkelsesgrundene skal afleveres for tilbudsgiver, alle deltagere i en sammenslutning (f.eks. alle konsortiedeltagere) og eventuelle støttende virksomheder, og at ingen af disse må være omfattet af udelukkelsesgrundene. Nedenfor gennemgås mulig- hederne for at dokumentere dette for henholdsvis danske og udenlandske virksomheder.

16.1.1 Danske virksomheder

Som bevis for at en dansk virksomhed (tilbudsgiver, deltager i en sammenslutning (f.eks. en konsortiedeltager) eller støttende virksomhed) samt dens ledelsesmedlemmer ikke ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold nævnt i udbudslovens § 135, stk. 1, for at den har opfyldt sine forpligtelser over for det offentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger nævnt i udbudslovens § 135, stk. 2, samt for at virksomheden ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situation, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, kan tilbudsgiver fremlægge en serviceattest, der om- fatter alle de relevante oplysninger, dvs. inklusive oplysninger fra politiets kriminalregister. Serviceattester ud- stedes af Erhvervsstyrelsen, og tilbudsgiver gøres særligt opmærksom på, at der skal anmodes om at service- attesten skal omfatte oplysninger fra kriminalregisteret.

Til brug for serviceattesten indhenter Erhvervsstyrelsen informationer fra bl.a. Politiet, ATP, SKAT og Skifte- retten. Virksomheden skal være opmærksom på, at der er ca. 2 ugers leveringstid på en serviceattest. Herud- over skal virksomheden være opmærksom på, at danske og udenlandske medlemmer af virksomhedens be- styrelse, direktion eller tilsynsråd eller personer med beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe

beslutninger i virksomhedens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd, skal give samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter oplysninger vedrørende disse personers straffeforhold.

Erklæringer til brug for afgivelse af samtykke kan findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside.

En serviceattest omfattende eventuelle udenlandske ledelsesmedlemmer er i udgangspunktet tilstrækkelig dokumentation for, at en dansk virksomhed og dens ledelsesmedlemmer ikke er omfattet af udelukkelsesgrun- dene i udbudsloven. Ved viden eller mistanke om begående strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrun- dene kan SKI dog kræve, at virksomheden tillige fremlægger dokumentation vedrørende ledelsesmedlemmer fra andre lande, idet enhver dom eller vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrun- dene medfører udelukkelse, uanset hvor dommen er afsagt eller bødeforlægget er vedtaget.

16.1.2 Udenlandske virksomheder

Som bevis for at en udenlandsk virksomhed (tilbudsgiver, deltager i en sammenslutning (f.eks. en konsortie- deltager) eller støttende virksomhed) samt dens ledelsesmedlemmer ikke ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold nævnt i udbudslovens § 135, stk. 1, for at virksomheden har opfyldt sine forpligtelser i hjemlandet over for det offentlige med hensyn til betaling af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger nævnt i udbudslovens § 135, stk. 2, samt for at virksomheden ikke er under konkurs, likvidation, rekonstruktion eller lignende situation, jf. udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2, kan tilbudsgiver frem- lægge dokumentation i overensstemmelse med udbudslovens § 153, stk. 1.

Henset til udbudslovens § 138, stk. 6 skal dokumentation efter udbudslovens § 153, stk. 1 omfatte de seneste 4 år. I det omfang dokumentationen efter § 153, stk. 1 ikke omfatter 4 år, skal der udover dokumentationen ifølge § 153, stk. 1 fremlægges erklæringer for de manglende år, dvs. op til og med de seneste 4 år, i over- ensstemmelse med udbudslovens § 153, stk. 2.

Hvis dokumentation efter udbudslovens § 153, stk. 1 ikke forefindes i jeres land, eller denne dokumentation ikke dækker forholdene angivet under punkt 7.1 ovenfor, følger det af udbudslovens § 153, stk. 2, at den kan erstattes af en erklæring afgivet under ed. Hvis edsaflæggelse ikke benyttes, kan der fremlægges en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar, eller for en kompetent faglig organisation i jeres land. Henset til udbudslovens § 138, stk. 4 skal erklæringerne omfatte de seneste 4 år.

For så vidt angår de strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens § 135, stk. 1 bemær- kes, at der udover dokumentation for virksomheden også skal fremlægges dokumentation for, at alle medlem- mer af virksomhedens ledelsesorganer, jf. udbudslovens § 135, stk. 2 ikke er omfattet af udelukkelsesgrun- dene. Dokumentationen skal omfatte de seneste 4 år. Som udgangspunkt skal dokumentationen blot frem- lægges for virksomhedens hjemland. Ved viden eller mistanke om begående strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrundene kan SKI dog kræve, at virksomheden tillige fremlægger dokumentation vedrørende ledelsesmedlemmer fra andre lande, idet enhver dom eller vedtaget bødeforlæg for strafbare forhold omfattet af udelukkelsesgrundene medfører udelukkelse, uanset hvor dommen er afsagt eller bødeforlægget er vedta- get.

Tilbudsgivere fra andre EU-lande kan med fordel benytte e-Certis3 til at identificere den dokumentation, som er brugbar.

16.2 Dokumentation vedrørende økonomisk og finansiel formåen

Som dokumentation for oplysningerne i ESPD’et vedrørende økonomisk og finansiel formåen skal tilbudsgiver fremlægge:

Egenkapital:

3 xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxx/xxxxxxx/xxxxxx

• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste samlede egenkapital fremgår.

Virksomhedsomsætning:

• Årsregnskab (eller uddrag heraf) fra seneste disponible regnskabsår med angivelse af, hvor den i ESPD’et oplyste virksomhedsomsætning fremgår.

Eller

• Såfremt virksomhedsomsætningen ikke fremgår af Årsregnskabet, kan virksomhedsomsætningen dokumenteres via en erklæring på tro-og love om, at den i ESPD’et anførte virksomhedsomsæt- ningen er korrekt, underskrevet af en tegningsberettiget hos tilbudsgiveren.

Er tilbudsgiver en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium) skal dokumentationen afgives for hver af de økonomiske aktører i sammenslutningen. Baserer tilbudsgiver sig på andre aktørers økonomiske og finansielle formåen (f.eks. et moderselskab, et søsterselskab eller en underleverandør), skal dokumentati- onen ligeledes afgives for disse aktører.

16.3 Dokumentation vedrørende råderetten over støttende enheders formåen

Hvis tilbudsgiver baserer sig på støttende enheder, skal der fremlægges dokumentation for, at der faktisk rådes over den økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, som tilbudsgiver har baseret sig på hos støttende enheder.

Dokumentationen fremlægges i form af en støtteerklæring, om at den støttende enhed stiller de ressourcer til rådighed for tilbudsgiver, der er forbundet med den økonomiske og finansielle formåen, som tilbudsgiver har baseret sig på, samt at den støttende enhed påtager sig at hæfte solidarisk med tilbudsgiver, jf. Rammeafta- lens punkt 6.4.

Støtteerklæringen afgives i den formular, som SKI stiller til rådighed i ETHICS.

17 Implementering

Såfremt tilbudsgiver tildeles rammeaftalen, er tilbudsgiver fra tildelingstidspunktet forpligtet til at medvirke til implementeringen af aftalen sker i overensstemmelse med retningslinjerne i særbilag 2.

For nærmere oplysning om processen kan der henvises til særbilag 2, der træder selvstændigt i kraft straks efter udløb af standstill-perioden, som SKI afholder efter tildeling af rammeaftalen.

SKI skal gøre opmærksom på, at en tildelt leverandør kan ifalde bod, såfremt leverandøren ikke overholder de i særbilag 2 angivne tidsfrister og eventuelle påkrav fra SKI. SKI skal derudover gøre tilbudsgiver op- mærksom på, at den tildelte leverandør vederlagsfrit skal medvirke til øvrige implementeringsaktiviteter, som f.eks. deltagelse i opstartsmøder, udpegelse og udveksling af kontaktoplysninger om leverandørens medar- bejder(e), der er ansvarlig for driften af rammeaftalen, markedsføring over for SKI-kunder mv. SKI vil efter tildelingen af rammeaftalen sende leverandøren nærmere information om disse implementeringsaktiviteter.

18 Tjekliste

Tjeklisten er ment som en hjælp til, at tilbudsgiver i sin tilbudsafgivelse. Det skal dog fremhæves, at det er tilbudsgivers ansvar alene at afgive komplet tilbud.

18.1 Tilbudsafgivelse

Tilbudsgiver bedes sikre sig følgende:

• Foretag tilmelding i ETHICS

• Download udbudsmaterialet og gem det på egen pc

• Læs det samlede udbudsmateriale grundigt igennem

• Stil evt. spørgsmål til udbudsmaterialet inden udløb af spørgefrist, jf. punkt 11.1

• European Single Procurement Document (ESPD)

o Udfyld alle felter i ESPD’et, jf. punkt 9.2.1

o Upload til ETHICS

• Bilag C Leverandørens tilbud

o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.2 – pr. delaftale

o Upload til ETHICS

• Dokumentation for listeprisen for de tilbudte fødevarer; jf. punkt 9.2.3.

o Udfyld alle felter i skemaet, jf. punkt 9.2.3 – pr. delaftale

o Upload til ETHICS

• Prioritering af delaftalerne jf. punkt. 9.2.4

o Valgfri udfyldelse af skemaet, jf. punkt 9.2.4

o Upload til ETHICS

• Tilbudsafgivelsen afsluttes og følgebrevet genereres ved tryk på knappen ”Underskriv og afslut tilbud”, jf. punkt 9.2.5

o Markér, ved afkrydsning, virksomhedens samlede tilbud

o Signér elektronisk med ETHICS-signatur

• Sørg for rettidig elektronisk aflevering, jf. tilbudsfristen i punkt 12. Det er ikke muligt at færdiggøre og afslutte dokumenter eller at uploade dokumenter i ETHICS efter tilbudsfristens udløb. Systemet lukkes automatisk, hvorfor det er vigtigt at begynde dokumentafslutnings- og upload-processen i god tid.

Tilbudsgiver bør sørge for at have it-teknisk assistance til rådighed i forbindelse med afgivelse af tilbud, såfremt det måtte opstå uforudsete it-problemer undervejs, herunder særligt op imod tilbudsfristens udløb.

Document Metadata

Table of Contents

Statens og Kommunernes Indkøbs Service A/S Zeppelinerhallen | H. C. Hansens Gade 4, 2300 København S Telefon +45 33 42 70 00 | CVR 17472437

Document Metadata