Ørkild Vedtægter 2024
Ørkild Vedtægter 2024
§ 1. Formål og virke
1.1 Foreningens navn er Haveforeningen Ørkild. Beliggende i Svendborg Kommune.
1.2 Foreningen har til formål at sikre bybefolkningens muligheder for rekreation og beskæftigelse i fritiden. Foreningen administrerer og forvalter området efter gældende bestemmelser for området.
1.3 Foreningen og dens medlemmer skal være medlem af Kolonihaveforbundet for Danmark.
1.4 Under ansvar for de til enhver tid gældende bestemmelser om havens anlæg og bebyggelse er lejer frit stillet i sin brugsret.
§ 2. Medlemmer
2.1 Som medlem kan optages myndige personer der har fast og lovlig folkeregisteranmeldt bopæl i Svendborg kommune udenfor haveforeningen. Adresseændring, ny e-mailadresse og nyt telefon nr. skal meddeles forperson eller kasserer senest 2 uger efter at ændringen er sket. Ved fraflytning fra kommunen er medlemmet forpligtet til straks at opsige sit lejemål. Såfremt dette ikke sker, skal bestyrelsen skriftligt bringe lejemålet til ophør med 14 dages varsel jfr. § 5.
2.2 Intet medlem kan optages i foreningen uden bestyrelsens godkendelse. Ved ethvert lejeforhold udstedes en lejekontrakt. Et medlem kan kun erhverve én have og kan ikke samtidig være medlem af en anden haveforening under Kolonihaveforbundet for Danmark. Overtrædes denne bestemmelse kan bestyrelsen bringe lejemålet til ophør med 14 dages varsel jfr. § 5.
§ 3. Hæftelse, leje og betaling
3.1 Medlemmerne hæfter pro rata for foreningens gældsforpligtelser som de fremgår af foreningens regnskab.
3.2 Leje for den enkelte havelod fastsættes af foreningens generalforsamling ud fra det budget som foreningens bestyrelse fremlægger generalforsamlingen til godkendelse.
3.3 Hvis generalforsamlingen fastsætter engangsbeløb til udførelse af større anlægsarbejder, f.eks. kloak, vandledningsnedlæggelse, opsætning af el og lign., er de engangsbeløb pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
3.4 Betaling anses for rettidigt når den erlægges senest 3. hverdag efter forfaldsdagen, eller når denne dag er en lørdag, den følgende hverdag.
Forfalder leje eller anden pligtig pengeydelse til betaling på en helligdag, en lørdag eller på grundlovsdag udskydes forfaldsdagen til den følgende hverdag. Hvis lejen eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, kan foreningen opkræve et af generalforsamlingen fastsat gebyr for hver forsinket betaling samt bringe lejemålet til ophør jfr. § 5.3
3.5 En påtale fra bestyrelsen udløser en bod. Boden er pligtig pengeydelse i lejeforholdet.
3.6 Foreningen godtager ikke udenlands valuta.
§ 4. Ordensbestemmelser og vedligeholdelse af det lejede.
4.1 Generalforsamlingen fastsætter ordensbestemmelser m.m. som gælder inden for området så længe de ikke konflikter med de gældende bestemmelser for området.
4.2 Medlemmet er forpligtet til at overholde alle bestemmelser som foreningens generalforsamling, bestyrelse eller offentlige myndigheder pålægger området. Xxxxxxx medlemmet er forpligtet til at overholde bestemmelserne i lejeaftalen (vilkår for leje af havelod).
§ 5. Opsigelse/ophævelse af lejemål.
5.1 Foreningens bestyrelse er berettiget til at ophæve en lejeaftale hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt og medlemmet ikke har betalt restancen senest 14 dage efter at skriftligt påkrav er afsendt eller fremsat f.eks. i skrivelse overbragt af bestyrelsen på haveloddens adresse. Det er en forudsætning for ophævelse af lejeaftalen, at foreningens påkrav er afgivet efter sidste rettidige betalingsdag og det skal udtrykkeligt angives at lejemålet bliver ophævet hvis restancen ikke er betalt inden udløbet af den meddelte frist.
5.2 Foreningens bestyrelse er berettiget til at ophæve den indgåede lejeaftale hvis medlemmet overlader brugen af havelodden til en anden og trods påtale fortsætter dermed eller såfremt lejeren af en havelod eller dennes husstand eller omgangskreds ved sin adfærd er til væsentlig gene og ulempe for foreningen og dens medlemmer.
5.3 Foreningens bestyrelse er berettiget til at ophæve den indgåede lejeaftale hvis medlemmet i væsentlig grad misrøgter den lejede havelod eller groft tilsidesætter bestemmelser pålagt området udefra eller på tilsvarende måde tilsidesætter foreningens gældende vedtægter og ordensbestemmelser. Når lejeretten til en havelod er opsagt eller ophævet, kan det udtrædende medlem frit medtage bebyggelse inklusive fundering og indbo. Fjernelse skal dog
foretages på en sådan måde at havens anlæg såvel som det kollektive foreningsanlæg ikke påføres skade.
5.4 Hvis bebyggelsen opfylder gældende regler, har det udtrædende medlem ret til at sælge bebyggelsen til den, bestyrelsen godkender til at indtræde i lejeaftalen. Det forudsætter dog at haven først er blevet vurderet af et godkendt vurderingsudvalg. Dette vurderingsudvalg kan udelukkende rekvireres af bestyrelsen og kan være foreningens eget vurderingsudvalg eller et andet godkendt vurderingsudvalg (fra andre haveforeninger, kredsen, forbund etc). Salg kan ikke betinges af forpligtelse for køber til samtidig køb af indbo og redskaber.
5.5 Salg kan ikke finde sted uden bestyrelsens medvirken. Har medlemmet ikke inden 4 uger efter lejemålets opsigelse eller ophævelse bortfjernet eller solgt haveloddets bebyggelse eller salg er sket i strid med gældende overdragelsesregler jfr. Forbundsvedtægtens, kan medlemmet uden yderligere varsel udsættes af den lejede havelod ved en umiddelbar fogedforretning. Bestyrelsen bestemmer herefter hvem der skal overtage have og bebyggelse samt vilkår for overdragelsen ifølge godkendte vurderingsregler. Hvis bebyggelsen ikke kan sælges i henhold til vurderingen er bestyrelsen berettiget til at sælge bedst muligt evt. ved auktion. Foreningen er berettiget til for ethvert krav mod et medlem at søge sig fyldestgjort i den på havelodden opførte bebyggelse, beplantning m.v., forud for andre kreditorer. Ved afregning til medlemmet kan bestyrelsen fratrække enhver udgift forbundet med medlemskabets og lejemålets afvikling, herunder advokatomkostninger, retsgebyrer, lejerestance m.m..
Når opsigelse eller ophævelse af et medlemskab med tilhørende lejeaftale har fundet sted, er pågældende pligtig at betale foreningen leje og andre ydelser vedrørende havelodden, indtil denne er fraflyttet og ryddeliggjort, ligesom medlemmet har pligt til at vedligeholde haven i samme periode.
5.6 Bestyrelsen påtager sig intet ansvar over for indtrædende medlemmer hvis et udtrædende medlem bevidst eller ubevidst har fortiet forhold om pantsætning af den bebyggelse m.v., der overdrages.
5.7 Afgår medlemmet ved døden, er såvel foreningen som dødsboet berettiget til at opsige lejeaftalen til den 1. i en måned.
Dog gælder :
● at en efterlevende ægtefælle har ret til at fortsætte lejeaftalen, medmindre foreningen har vægtige grunde til at modsætte sig det,
● at en person som den afdøde levede i et ægteskabslignende forhold med i mindst 2 år helt op til datoen for dødsfaldet, skal have samme ret.
● at myndige slægtninge i op- og nedadstigende linje har ret til at få overdraget lejemålet.
Bestyrelsen afgør alene om betingelserne er opfyldt.
§6. Fællesarbejde.
6.1 Foreningens medlemmer er forpligtet til at medvirke ved ren- og vedligeholdelse af veje, stier og andre arealer der hører til området samt vedligeholdelse af foreningens fællesfaciliteter.
6.2 Bestyrelsen indkalder til fællesarbejde to gange pr. havelod i sæsonen. Hvis medlemmet ikke møder op, idømmes en bod fastsat af generalforsamlingen for hver udeblivelse. Pålagt bod er pligtig pengeydelse i leje-forholdet.
6.2 a. Den 1. gang fællesarbejde skal tages inden 1. juli.
6.3. Medlemmer af haveforeningen, der er 75år og derover er fritaget for fællesarbejde.
§7. Generalforsamlingen.
7.1 Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen.
7.2 Ordinær generalforsamling indkaldes skriftligt af bestyrelsen med mindst 14 dages varsel.
7.3 Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i marts måned og med en dagsorden der mindst skal indeholde følgende punkter:
1) Valg af dirigent, referent og stemmetællere
2) Bestyrelsens beretning.
3) Årsregnskab HF Ørkild,
4) Godkendelse af budget HF Ørkild.
5) Godkendelse af takster og gebyrer.
6) Indkomne forslag.
7) Valg af forperson/kasserer.
8) Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter.
9) Valg af revisorer og suppleanter.
10) Valg af vurderingsudvalg
11) Valg til repræsentantskab
12) Evt.
7.4 Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 15 februar. Forslag stillet til foreningen skal være dateret og underskrevet af forslagsstillere og skal motiveres på generalforsamlingen af minimum en forslagsstiller. Indkomne forslag skal udsendes til medlemmerne samtidig med indkaldelsen til generalforsamling
7.5 Adgang til generalforsamlingen har ethvert medlem af foreningen samt dennes ægtefælle eller samlever.
7.6 Hvert havelod har én stemme.
7.7 Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
7.8 Beslutninger på generalforsamlingen træffes af de tilstedeværende stemmeberettigede ved simpelt flertal. Medmindre der skal stemmes om:
hvor det kræves at mindst 2/3 af medlemmerne er mødt og 3/4 af de afgivne stemmer går ind herfor.
7.9 Referat fra generalforsamlinger underskrives af dirigenten, referenten samt foreningens forperson.
§8. Ekstraordinær generalforsamling
8.1 Ekstraordinær generalforsamling afholdes når et flertal af bestyrelsens medlemmer ønsker det. Dog kan 1/4 af foreningens medlemmer stille skriftligt krav herom med angivelse af dagsorden. Bestyrelsen er forpligtet til at indkalde til ekstraordinær generalforsamling inden 3 uger fra begæringens modtagelse.
I tilfælde hvor den ekstraordinære generalforsamling er indkaldt af 1/4 af foreningens medlemmer, kan beslutninger på den ekstraordinære generalforsamling kun tages hvis mindst 4/5 af dem som har begæret den ekstraordinære generalforsamling møder op.
8.2 Ekstraordinær generalforsamling indkaldes med mindst 14 dages varsel.
8.3 Beslutninger på ekstraordinær generalforsamling træffes af de tilstedeværende stemmeberettigede ved simpelt flertal.
8.4 Ved indkaldelse til ekstraordinær generalforsamling kan der ikke indsendes andre forslag. Ændringsforslag kan stilles på den ekstraordinære generalforsamling.
§9. Bestyrelsen.
9.1 Generalforsamlingen vælger en bestyrelse til at varetage den daglige ledelse af foreningen og til udførelse af generalforsamlingens beslutninger.
9.2 Bestyrelsen består af 7 personer der vælges for en 2 års periode. Forperson og kasserer vælges særskilt henholdsvis i lige og ulige år. 4 bestyrelsesmedlemmer vælges i lige år og 3 i ulige år.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstforperson og sekretær.
9.3 Generalforsamlingen vælger suppleanter efter behov. De vælges for en 1 års periode.
Som bestyrelsesmedlem eller suppleant kan kun vælges 1 repræsentant fra hver havelod. Undtaget er valg til udvalg under bestyrelsen.
Bestyrelsesmedlemmer må ikke være i familie med hinanden i lige op eller nedadgående slægtslinje. Bestemmelsen gælder også for ægtefæller og samboende samt hermed ligestillede.
Hvis et bestyrelsesmedlem fratræder før valgperiodens udløb, indtræder suppleanten i bestyrelsen – dog kun for tiden indtil næste generalforsamlings afholdelse.
Afgår forpersonen eller kassereren i en valgperiode, indkaldes til ekstraordinær generalforsamling for nyvalg såfremt fratræden ikke sker umiddelbart før en ordinær generalforsamling.
9.4 Bestyrelsesmøder indkaldes af forpersonen eller i dennes fravær af næstforpersonen efter behov eller når blot et medlem af bestyrelsen begærer det.
9.5 Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af en sag, hvori denne eller en med denne beslægtet person er involveret eller på anden måde er personligt interesseret.
9.6 Der føres protokol over forhandlingerne på bestyrelsesmøderne.
9.7 Bestyrelsen er beslutningsdygtig når mere end halvdelen af dens medlemmer er til stede.
Beslutninger træffes ved simpelt flertal. Ved stemmelighed er forpersonens stemme udslagsgivende.
Bestyrelsen afgør mulige tvivlsspørgsmål mellem medlemmerne.
9.8 Kassereren skal indsætte alle foreningens midler i et pengeinstitut. Til at varetage foreningens daglige drift oprettes en særskilt driftskonto, hvilken kassereren kan disponere over.
9.8a Ved overskridelse af budgettet med mere end kr. 20.000,- samt ved enkelte anskaffelser for mere end kr. 25.000,-, indkalder bestyrelsen til ekstraordinær generalforsamling.
9.9 Forperson og kasserer, bestyrelsesmedlemmers og udvalgsmedlemmers omkostninger/udlæg til telefon, kontorhold, kørsel m.v., dækkes af foreningen ifølge bilag.
9.10 Bestyrelsen nedsætter de udvalg som den finder nødvendige for at varetage foreningens drift. Alle udvalg har pligt til at videresende ekstern kommunikation i digital og /eller analog format. Derudover forpligter udvalgene sig til at deltage med minimum et medlem som repræsentant ved et bestyrelsesmøde ca hver 6 uge. Her opsummerer udvalgene deres forgangne og foreløbige arbejde, der føres ind i referatet på det pågældende bestyrelsesmøde.
9.10a Vurderingsudvalget består af dem der har deltaget i vurderingskursus indenfor de sidste 2 år.
9.11 Alle udvalg nedsat af generalforsamlingen eller bestyrelsen hører under bestyrelsen.
9.12 Alle udvalg med ansvar for omsætningsaktiver skal fremlægge et årsregnskab på den ordinære generalforsamling.
9.13 Bestyrelsen offentliggør ledige haver og alle referater i koloniens opslagstavler/kasser samt på foreningens hjemmeside.
9.14 Bestyrelse og udvalg oppebærer honorar fastlagt i foreningens takster. Vederlag til medlemmer med tillidsposter udbetales årlig primo december måned. Bestyrelsen afgør om det skal fordeles mellem 2 eller flere personer i december måned.
§10. Tegningsret.
10.1 Foreningen tegnes af forpersonen og kassereren i fællesskab eller af den samlede bestyrelse.
§11. Regnskab og revision.
11.1 Foreningens regnskabsår er kalenderåret.
Årsregnskab skal udarbejdes i overensstemmelse med god regnskabsskik og være i overensstemmelse med den foretagne bogføring og tilstedeværende bilag.
11.2 Generalforsamlingen vælger 2 revisorer for 2 år og 2 revisorsuppleanter for 1 år.
11.3 Der er revision 1 gang om året.
11.3.a Revisorer har ret til at foretage uanmeldte revisioner/kasseeftersyn. Det påhviler de valgte revisorer at revidere foreningens årsregnskab samt føre protokol over de bemærkninger, revisionsarbejdet giver anledning til.
§12. Foreningens opløsning.
12.1 Hvis gyldig beslutning om foreningens opløsning træffes og dette alene skyldes at foreningens virke overføres til andet haveområde skal foreningens formue overføres til den forening som viderefører det nye haveområde med samme forpligtelser overfor den opløste forenings medlemmer.
12.2 Skyldes foreningens opløsning at foreningen helt ophører med at drive kolonihave udpeges 2 likvidatorer.
Evt. formue ved likvidationens afslutning udbetales til de medlemmer der er registreret som medlemmer på dette tidspunkt.