GENNEMFØRELSE AF LÆNGEREVARENDE CIVILUDDANNELSE
Informationsskrivelse til personel på længerevarende civiluddannelse
GENNEMFØRELSE AF LÆNGEREVARENDE CIVILUDDANNELSE
I denne informationsskrivelse har vi samlet en række centrale oplysninger til dig, som er på civiluddannelse (CU).
Forsvarsministeriets Personalestyrelse (FPS) og Forsvarskommandoen har indgået aftale om, at alt personel, der gennemfører længerevarende CU, det vil sige over 3 måneder, overføres til en civiluddannelsesstilling under FPS ved et organisatorisk skift.
Afvikling af CU sker under de samme ansættelsesmæssige forpligtigelser, som gælder under al øvrig tjeneste ved enheder og myndigheder under Forsvarsministeriet.
I den anledning vil du, så længe du gennemfører længerevarende CU, være befalet til tjeneste i CU-stillingen svarende til den CU periode, som er anført i din godkendte uddannelsesplan.
CU-elementet er i denne periode at betragte som din enhed.
Gennemførelse af civiluddannelse betragtes som tjeneste. Du er derfor alene berettiget til løn fra Forsvaret, hvis du er aktiv på dit studie.
I undervisningsfri perioder skal du enten afholde ferie, stille til tjeneste eller afvikle eventuelle øvrige friheder efter aftale med CU-elementet.
Nedenfor følger en række vigtige oplysninger omkring forhold, du skal være opmærksom på ved overgang til CU, mens du afvikler CU, og forhold du skal være opmærksom på, når din CU er færdig, eller du ikke har mere optjent CU til rådighed.
Lautruphøj 8
2750 Ballerup
TELEFON: 0000 0000
TELEFAX: 7281 9900
E-mail: XXX@XXX.XX WEB: XXX.XXXXXXX.XX
EAN: 5798000201576
CVR: 16 28 71 80
1 OVERGANG TIL LÆNGEREVARENDE CIVILUDDANNELSE
Du bliver befalet til tjeneste ved CU-elementet, og der er således tale om et organisatorisk skift mellem to myndigheder under Forsvarsministeriet.
Derfor gælder de normale procedurer ved organisatorisk skift, og det betyder, at du skal have afviklet dine optjente friheder og have afholdt varslet ferie forud for opstart ved CU-elementet. Ønsker du at starte din CU under afvikling af friheder, skal du kontakte din beskæftigelsesrådgi- ver, da du kan anvende friheder og samtidig være underlagt rettighederne du har på CU.
Din udrustning skal være mønstret og afleveret inden afgang fra enheden.
2 I GANG MED LÆNGEREVARENDE CIVILUDDANNELSE
2.1 START PÅ LÆNGEREVARENDE CIVILUDDANNELSE
Din godkendte endelige uddannelsesplan er grundlaget for gennemførelse og forvaltning af dit uddannelsesforløb, derfor er det vigtigt, at du ved opstart og under din uddannelse løbende sikrer, at planen er opdateret og retvisende.
Kommer der ændringer til din uddannelse undervejs, eller er du i tvivl, er det vigtigt, at du ta- ger kontakt til din beskæftigelsesrådgiver og får afklaret, samt justeret din uddannelsesplan.
Din endelige uddannelsesplan skal fornyes senest 1 måned før ophør. Slutdatoen fremgår af uddannelsesplanen. Er du i tvivl, så kontakter du din beskæftigelsesrådgiver.
2.2 FERIE, FERIEVARSEL, FRIHEDER OG UNDERVISNINGSFRIE PERIODER
Du har pligt til at afvikle ferie, ligesom du har pligt til at meddele CU-elementet, hvornår du holder ferie. Du skal i Mit CU, under stamdata udfylde dine ferieperioder og perioder for plan- lagt gavntjeneste.
Ferie skal afvikles i undervisningsfri perioder (påske, sommerferie, efterårsferie, juleferie, vin- terferie m.m.). Når du har afholdt ferie, skal det fremgå af din arbejdstidsregistrering.
Du skal afvikle 5 ugers ferie og 1 særlig ferieuge i hvert ferieår.
- Ferie optjenes løbende med 2,08 dag pr. måned i perioden 1. september – 31. august. Afholdes i hele dage i perioden 1. september (optjenings år) til 31.decemeber (efterføl- gende ferie år).
- Særlig ferie (37 timer) optjenes i perioden 1. januar til 31. december.
Afvikles time for time i perioden 1. maj til 30. april året efter.
Medmindre andet er aftalt skriftligt med CU-elementet, er det faste ferievarsel for personel i CU- puljen følgende:
- Hovedferie afvikles i ugerne 28, 29 og 30.
- Efterårsferie afvikles i uge 42.
- Den særlige ferieuge afvikles henover jul og nytår i ugerne 51 og 52.
- Vinterferie afvikles i uge 7 eller 8.
Vær opmærksom på, at hvis du har valgt 12% ordningen (månedsvis feriegodtgørelse), afvikler du ferie uden løn, idet du modtager din feriegodtgørelse månedsvist på lønnen.
Såfremt informationer vedrørende de undervisningsfri perioder ikke er fremsendt skriftligt til
CU-elementet, vil din arbejdstidsregistrering ske med den ferie og de friheder, du måtte have til gode.
2.3 FRAVÆR VED SYGDOM
Bliver du syg, skal du sygemelde dig ved at kontakte Syge- og Barselskontoret inden kl. 0900 på telefon 00 00 00 00, mail: XXX-XXX-XXXX@XXX.XX eller via appen SYBAPP.
Husk at raskmelde dig enten telefonisk, på e-mail eller via SYBAPP.
2.4 GRAVIDITETS-, BARSEL- OG FÆDREORLOV MV.
Ved spørgsmål om graviditets-, barsels- og fædreorlov m.v. kontaktes FPS Barselskontor på telefon 00 00 00 00 eller via e-mail på adressen XXX-XXX-XXXX@XXX.XX
Du kan finde oplysninger på HR-portalen, link findes også på CU-elementets hjemmeside. Husk at få ændret din uddannelsesplan, så anvendelsen af CU-uger og brug af friheder går op.
2.5 TJENESTEFRIHED UDEN LØN (TUL)
Tjenestefrihed uden løn er fravær fra tjenesten i en tidsbegrænset periode. Du kan søge om TUL for en periode på 1 måned til maksimalt 1 år.
En motiveret ansøgning sendes, mindst 3 måneder før, til: XXX-XXX-XX@XXX.XX med angivelse af årsag til, samt periode for TUL.
Seneste en måned før din TUL udløber, skal du have taget stilling til, samt kontaktet CU- elementet, med information om hvad du skal fremadrettet, dette kan være at fortsætte på planlagt CU, indtræde i en anden stilling i Forsvaret, eller opsige din kontrakt.
Bemærk, du har ikke krav på TUL og alle ansøgninger behandles individuelt.
2.6 TJENESTE UNDER CIVILUDDANNELSE (GAVNTJENESTE)
Når du gennemfører CU, er du arbejdstidsneutral.
Har du ikke mulighed for at gøre tjeneste i den uddannelsesfrie periode, skal du melde dette til CU-elementet.
I de perioder, hvor du er til tjeneste, skal eventuelle optjente friheder og ydelser afvikles inden- for den givne gavntjeneste periode eller udbetales ved den myndighed/enhed, hvor du har gjort tjeneste. Derfor skal du sørge for at anføre tjeneste, ordrenummer og kontaktperson ved enhe- den på din arbejdstidsregistrering.
Du er ikke berettiget til at få dækket dine befordringsudgifter under gavntjeneste. Hvorfor du selv er ansvarlig for at trække befordringsfradrag fra i Skat.
3 ARBEJDSTID, LØN OG YDELSER
3.1 MIT CU
Registrering af arbejdstid, transportgodtgørelse og ansøgning om tilskud til undervisningsmid- ler, skal ske via Mit CU på internettet.
Link til Mit CU findes på CU-elementets hjemmeside
Det er dit ansvar, at den gældende uddannelsesplan altid er korrekt opdateret på Mit CU under stamdata.
3.2 ARBEJDSTID UNDER CIVILUDDANNELSE
Når du er på CU, skal du den 3. hverdag i ny måned indsende din faktiske arbejdstid for den forgangne måned.
Du vil ultimo hver måned modtage rapporten "Tidsinfolisten" i e-Boks, hvor du kan se den fore- gående måneds registrerede arbejdstid og dine tilgodehavende friheder, såfremt du rettidigt har indsendt din arbejdstid til kontrol og denne ikke er blevet afvist.
3.3 LØN OG TILLÆG UNDER CIVILUDDANNELSE
3.3.1 Spørgsmål omkring løn
Hvis du har spørgsmål til din løn, skal du kontakte Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse: XXX-XXX-XXXXXX-XX@XXX.XX
3.3.2 Tillæg
Som udgangspunkt bibeholder du din basisløn i Forsvaret. Det vil sige din grundløn og militær- tillæg. Stillingsbestemte tillæg vil jf. overenskomst (eksempelvis fagligt tillæg) blive reduceret eller bortfalde.
3.3.3 Lønnet praktik
Vil du gerne gennemføre en erhvervsuddannelse som f. eks. tømrer, murer, elektriker og lig- nende, på CU, skal du være opmærksom på følgende:
- Du skal indgå en uddannelsesaftale om lønnet praktik mellem dig og mester/skole, før
start på CU.
- Aftalen skal sendes til din beskæftigelsesrådgiver, og danner grundlaget for en CU god- kendelse.
Du kan ikke modtage løn fra Forsvaret og din mester/arbejdsgiver, hvorfor der ved lønnet prak- tik SKAL ske en modregning i lønnen fra Forsvaret. Du må IKKE lave aftaler om, eller stille din arbejdskraft til rådighed gratis. Du er ansvarlig for at overholde dette vilkår, og vil blive stillet overfor et tilbagebetalingskrav, såfremt du modtager uretmæssig løn.
Kontakt din beskæftigelsesrådgiver, for yderligere vejledning.
Eventuelle spørgsmål omkring de lønmæssige forhold i forbindelse med lønnet praktik kan ret- tes til Forsvarsministeriets Regnskabsstyrelse, XXX-XXX-XXXXXX-XX@XXX.XX
Du skal hver måned fremsende din lønseddel fra dit praktiksted til ovenstående
mailadresse.
3.4 REJSEAFREGNING UNDER CIVILUDDANNELSE
Når du er på CU, er du ikke omfattet af tjenesterejseaftalen, men omfattet af de respektive overenskomster indgået med CS og HKKF.
Du kan på din uddannelsesplan under befordring, kost og logi se, hvad du kan søge om godtgø- relse til. Er der ændringer, skal du rette henvendelse til din beskæftigelsesrådgiver.
3.4.1 Transport
Transport afregnes mellem bopæl og uddannelsesinstitution eller mellem tjenestested og ud- dannelsesinstitution og refunderes med den billigste løsning: korteste rute jf. Krak, eller med takst for maks. billigste offentlige transportmiddel jf. rejseplanen.
Du kan først ansøge om transportgodtgørelse, når din arbejdstid for den pågældende måned er godkendt i Mit CU.
Al dokumentation for gennemførelse af rejser, skal vedhæftes, i et PDF-dokument, som bilag til din ansøgning om transportgodtgørelse, via Mit CU.
Eksempel på dokumentation:
Ved brug af rejsekort: Oversigt over rejsedage, billede af rejsekortet, samt, hvis kortet er uper- sonligt, billede af gyldigt billede ID.
Har du været med offentlig transport, skal en PDF af originale kvitteringer/bilag indsendes som bilag via Mit CU.
3.4.2 Kost og logi
Skal du bo på uddannelsesinstitutionen, og der jf. din uddannelsesplan tale om opretholdelse af egen husførelse. Så har du mulighed for at få ydelser til kost og logi. Er du gift eller samlevende (minimum seks måneder), har du endvidere ret til kosttilskud efter gældende regler. Din be- skæftigelsesrådgiver kan oplyse dig om dine muligheder.
3.5 STUDIEREJSER UNDER CIVILUDDANNELSE (INDENRIGS)
Er der studierejser i forbindelse med din uddannelse, kan du søge om tilskud til dækning af udgifter.
En forudsætning for at få dækket udgifterne er, at den eller de pågældende studierejser er en obligatorisk del af uddannelsen og at deltagelse ikke er valgfri.
Du skal senest 1 måned inden afrejse, indsende en ansøgning om tilskud, attesteret af uddan- nelsesinstitutionen til XXX-XXX-XX-XXXXXXXXX@XXX.XX
Du kan i forbindelse med en studierejse søge om tilskud til transport, kost og logi.
Du skal i forbindelse med din studierejse være opmærksom på at Forsvarets rejseforsikring (Europæiske rejseforsikring) ikke dækker CU personel under studierejser eller andre udlandsop- hold. Det er derfor meget vigtigt at du tegner en privat rejseforsikring.
Husk at sikre, at den forsikring der tegnes, er svarende til rejsens formål.
3.5.1 Transport
Der ydes tilskud til transport fra bopæl/uddannelsessted jf. uddannelsesplan til landegrænse. Der kan gives tilskud til transport under studierejsen, såfremt der er tale om f.eks. bustransport til et eller flere obligatorisk besøg under opholdet. Udgiften skal dog fremgå af den samlede udgiftsoversigt fra uddannelsesinstitutionen, der vedlægges som bilag til ansøgningen.
Der gives ikke tilskud til flybilletter m.m.
For yderligere informationer om udregning m.m. se afsnit Transport under punktet 3.2 Rejseaf- regning under din Civiluddannelse.
3.6 STUDIE I UDLANDET UNDER CIVILUDDANNELSE
Udgangspunktet for gennemførelse af CU er, at uddannelsen foregår i Danmark.
Der kan være særlige tilfælde, hvor det kan være relevant, at ét semester eller et afgrænset praktikforløb, finder sted i udlandet. I disse tilfælde kontakter du i god tid, minimum tre måne- der før du påtænker et eventuelt ophold i udlandet, din beskæftigelsesrådgiver for at undersøge mulighederne.
En forudsætning for at få godkendt din anmodning er, at studie-/praktikopholdet er relevant for din uddannelse, og at din uddannelsesinstitution har godkendt opholdet, samt at der gives fuld merit i forhold til din igangværende uddannelse. Som udgangspunkt vil du ikke kunne få god- kendt mere end ét studie-/praktikophold i udlandet i forbindelse med afvikling af din samlede CU-optjening, også selv om du kan skifte uddannelse undervejs.
Gennemførelse af hele uddannelsesforløb i udlandet, hvad enten der er tale om tre måneder eller to år, godkendes som hovedregel ikke.
Studie-/praktikophold i udlandet skal være foreneligt med ansættelse i Forsvaret. Det betyder, at indholdet i forløbet samt det land, hvor opholdet finder sted, skal være alment anerkendt og accepteret.
3.7 TILSKUD TIL UNDERVISNINGSMIDLER UNDER CIVILUDDANNELSE
I henhold til overenskomsterne med hhv. CS og HKKF afholdes udgifter til anskaffelse af under- visningsmidler normalt af den ansatte selv, hvorfor ingen ansøgninger kan opfattes som en krav fra den ansatte, men et tilskud der kan ydes efter konkret vurdering.
3.7.1 Almindelige undervisningsmidler
Udgifter til almindelige undervisningsmidler, der er forlangt af uddannelsesinstitutionen og ikke på nogen måde stilles til rådighed af uddannelsesinstitutionen, kan dækkes med op til halvdelen af den dokumenterede anskaffelsespris.
Til almindelige undervisningsmidler hører: undervisningsbøger, lommeregnere, kopitjenester ved uddannelsesinstitutionen. Værktøj og sikkerhedsudstyr forlangt til uddannelsen, der ikke stilles til rådighed af arbejdsgiver.
Ansøgninger om tilskud til undervisningsmidler, skal være korrekt udfyldt og PDF af originale kvitteringer/bilag indsendes via Mit CU.
Der kan udelukkende søges tilskud til undervisningsmidler, som er faktureret til den ansatte selv. Hvorfor alle fakturaer og anden dokumentation, som ikke bærer den ansattes navn afvi- ses, herunder også familie og evt. samlever/partner.
3.7.2 Særlige bekostelige undervisningsmidler
Hvad angår særligt bekostelige undervisningsmidler, gælder yderligere regler for dækning af disse udgifter.
Ved køb af PC etc. skal uddannelsesinstitutionen skrive under på, at det indkøbte er et ubetin- get krav for at gennemføre uddannelsen.
Ved særligt dyre indkøb forbeholder CU-elementet sig ret til, ud fra forvaltningspraksis, at ned- justere beløbet til et rimeligt beløb. I denne henseende forbeholder CU-elementet sig ret til at kontakte uddannelsesinstitutionen for at vurdere om en anden model eller et andet mærke vil være tilstrækkeligt.
Såfremt dette bekræftes af uddannelsesinstitutionen, refunderer CU-elementet i forhold til an- skaffelsesprisen på en almindelig anerkendt PC1, som opfylder kravene til gennemførelsen af uddannelsen. Har du spørgsmål til anskaffelse af særligt bekostelige undervisningsmidler, kon- takter du CU-elementet.
Udbetaling af tilskud til særligt bekostelige undervisningsmidler dækkes med op til 50% af ind- købspris. Udbetaling sker i rater i forhold til antallet af godkendte, anvendte CU uger.
Du er selv ansvarlig for at henvende dig til CU-elementet ved udbetaling af evt. henstående beløb efter udfærdigelse og godkendelse af fremtidige uddannelsesplaner.
3.7.3 Påkrævet arbejdsbeklædning
For uddannelser, hvor arbejdsbeklædning er påkrævet2, men ikke udleveret, kan der ydes til- skud med 50 %.
For idrætsuddannelser, hvor påklædning ikke stilles til rådighed af skolen og det af Forsvaret udleverede idrætstøj/sko ikke er tilstrækkelig, kan der ydes tilskud hertil. Såfremt det udlevere- de idrætstøj er nedslidt, kan dette ombyttes ved Forsvarets depoter.
1 En almindelig anerkendt PC vil være i prislejet DKK 3-7.000
2 For eksempel uddannelserne: Medicin, Sygeplejerske, Odontologi, Veterinærmedicin osv.
3.7.4 Undervisningsmidler der ikke gives tilskud til.
Der ydes ikke tilskud til undervisningsmidler, som ikke kræves af alle på samme uddannelses- hold. Dertil ydes der ikke tilskud til følgende:
- Printere og 3D-printere
- Eksterne skærme
- Software inkl. antivirusprogrammer
- Surfing- og vindsurfing udstyr
- Klatreudstyr
- Dykkerudstyr
- Faldskærmsudstyr
- Golfudstyr
- Ski
- Cykler
- Surfbræt
- Våd- og tørdragter
- Værktøj og sikkerhedsudstyr, der stilles til rådighed af arbejdsgiver
3.8 KONTRAKTFORLÆNGELSE ELLER TILKØB AF CIVILUDDANNELSESUGER
Det er muligt, at ”strække” sin CU periode, ved enten at søge om kontraktforlængelse, eller ved tilkøb af CU uger mod lønreduktion. Du kan ikke både foretage et tilkøb af CU og få en kont- raktforlængelse. Xxx beskæftigelsesrådgiver kan vejlede dig yderligere.
3.8.1 Kontraktforlængelse (fleksibel ansættelse)
Hvis du af operative eller tjenestelige årsager ikke kan afvikle din optjente CU, inden kontrakt- udløb (35 år), kan du søge FPS om kontraktforlængelse med henblik på afvikling af CU. Ansøgningen skal være påtegnet af din chef, samt indeholde en plan for afvikling af CU (CU- varsel). Ansøgning sendes til FPS på: XXX-XXX-X000-X000@XXX.XX, senest 3 måneder før kon- traktudløb.
FPS kan herefter give et tilsagn om kontraktforlængelse (sendes til dig i e-Boks). Den endelige kontraktforlængelse sker, når følgende forudsætninger er opfyldt:
- Du har sammen med din beskæftigelsesrådgiver lagt en plan CU for afvikling af CU, samt modtaget vejledning om kontraktforlængelse.
- Du har påbegyndt CU før din K 35 udløber, dvs. inden du er fyldt 35 år.
- Der kan kun gives forlængelse i en periode svarende til det antal uger, der er optjent ved medarbejderens fyldte 35. år plus de uger, der optjenes i forlængelsesperioden.
- Tilsagnet om forlængelse af K 35 er bindende for Forsvaret, men du kan godt skifte me- ning.
- Skifter du mening, skal der varsles afvikling af CU.
For yderligere vejledning, kontakt din beskæftigelsesrådgiver.
3.8.2 Tilkøb af civiluddannelse
Mangler du CU uger til færdiggørelse af din uddannelse (maks. 20 CU uger), er det muligt at tilkøbe de manglende uger. Aftale om CU tilkøb skal indgås i samarbejde med din beskæftigel- sesrådgiver, og vil ske ved en skriftlig aftale, mod lønreduktion.
4 AFSLUTNING AF CIVILUDDANNELSE
Det er vigtigt, at du er opmærksom på nedenstående. Det er dit ansvar straks at meddele din beskæftigelsesrådgiver og CU-elementet, hvis du afbryder din CU uddannelse. Manglende efter- levelse heraf, kan blive betragtet som ulovlig udeblivelse fra tjenesten, hvilket kan få ansættel- sesretslige konsekvenser, herunder afsked uden varsel og løntræk.
4.1 TILBAGE TIL MYNDIGHED I FORSVARET
Hvis du i forlængelse af din uddannelse ønsker at fortsætte i tjeneste ved en myndighed, er der to muligheder:
- Du har søgt og fået en stilling via xxxxx://xxxxxxxx.xxxxxxxxx.xx/
- Du har søgt, men ikke fundet en stilling, og beder CU-elementet om hjælp FPS-KTP- XX@XXX.XX (skal ske senest 1 måned før udløb).
4.2 UD AF FORSVARET
Ønsker du at opsige din kontrakt efter endt uddannelse eller forsætte din uddannelse for egen regning efter opbrugt CU, skal du fremsende din opsigelse til XXX-XXX-XX@XXX.XX minimum en måned før ophør af din uddannelsesplan.
CU-elementet vil herefter kontakte dig og aftale de nærmere omstændigheder ved din afgang fra Forsvaret.
5 SIKKERHEDSGODKENDELSE
Det er et ubetinget krav, at ansatte i Forsvaret er sikkerhedsgodkendte.
Derfor er det vigtigt, at du er opmærksom på, om din sikkerhedsgodkendelse er gyldig, om den løber under hele din planlagte CU eller om den skal fornyes undervejs.
Hvis din sikkerhedsgodkendelse udløber undervejs, vil du modtage en henvendelse fra FPS med henblik på fornyelse. Det er afgørende, at du får fremsendt anmodning om fornyelse af sikker- hedsgodkendelse ved henvendelsen. Manglende sikkerhedsgodkendelse kan medføre partshø- ring om afsked.
6 FORSVARETS BASISKRAV OG HELBREDSVURDERING
Under afvikling af CU forventes det, at du forsat kan honorere forsvarets basiskrav.
For personel som er tilknyttet Søværnet, er der yderligere krav om en egnet, helbredsvurdering, en egnet tandlægevurdering, samt blåt bevis, såfremt man i perioder ønsker at deltage i sejlen- de tjeneste.
7 KONTAKTOPLYSNINGER OG HJEMMESIDE
Det er vigtigt at du kontakter CU-elementet, hvis du skifter adresse, får ny e-mailadresse og/eller nyt telefonnummer.
Du skal regelmæssigt se i din e-Boks, om der er kommet post til dig fra FPS CU-elementet, da alle skrivelser og henvendelser som udgangspunkt sendes til din e-Boks.
På CU-elementets hjemmeside finder du:
Vejledning til: arbejdstidsregistrering, ansøgning til transportgodtgørelse og refusion af under- visningsmidler i Mit CU.
Hvis du har spørgsmål i forbindelse med CU, skal du kontakte CU-elementet via e-mail:
− Rejseafregning: XXX-XXX-XX-XXXXXXXXXXX@XXX.XX
− Arbejdstid: XXX-XXX-XX-XXX-XXX@XXX.XX
− Tilskud: FPS-KTP-CU-TILSKUD
Kontakt din beskæftigelsesrådgiver: XXXX-XXX@XXX.XX
Med venlig hilsen
CU-Elementet
Forsvarsministeriet Personalestyrelse