Referat og aftaledokument
Referat og aftaledokument
Redegørelse:
Forvaltning: Politik og Udvikling
Møde vedr.: Styringsdialog 2021 Toftlund Andels Boligforening Mødested: Lokale 202
Mødedato: 21. oktober 2021
Sendes til: Toftlund Andelsbolig Forening og Salus Boligadministration
Deltagere:
Toftlund Andels Boligforening:
Formand Xxx X. Xxxxxxxxx og administrationschef Xxxx Xxxxxx, Xxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Tønder Kommune (tilsynet):
Afdelingsleder Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx og Xxxxxx Xxxxxxx.
Tønder Kommune har inviteret til den årlige styringsdialog med følgende dagsorden:
1. Velkomst
2. Årsregnskaber og styringsrapporter
3. Udlejningssituation
4. Selskab og afdeling fremadrettet
5. Årets tilsynstema 2021
6. Eventuelt
1. Velkomst:
Xxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxx bød velkommen til styringsdialogmøde.
2. Årsregnskaber og styringsrapporter:
Toftlund Andels Boligforening har 5 afdelinger,
Afd. 1 Nyboder/Timmelsvang m.fl. 98 familieboliger, og 16 ungdomsboliger
Afd. 4 Elmevej/Søndergade 1 & 2 42 familieboliger
Afd. 7 Skovbrynet 62 familieboliger
Afd. 0 Xxxxxxxxx/Xxxxxx 0 familieboliger, og 38 ældreboliger
Afd. 13 Søndergade 13, stueetage 2 erhvervslejemål
Styringsdialogen tager udgangspunkt i styringsrapporter, årsregnskaber, revisionsprotokol og ledelsesberetning for 2020 for selskab og afdelinger.
Tilsynet bemærkede:
• Organisationsselskabet har et overskud på 109.483 kr., med hvilket beløb efter tillæg af særlige bidrag fra afdelinger 43.032 kr., og særlige tilskud 215.000 kr., arbejds- kapitalen er reduceret til – 27.503 kr. Den negative arbejdskapital overstiger ikke årets maksimumgrundlag for henlæggelser pr. lejemålsenhed. Xxxx Xxxxxx oplyser, at indbetalinger af årlige bidrag til henlæggelser fortsætter, og at den negative arbejds- kapital vil være afviklet i 2021.
• Disponibel del af dispositionsfonden er reduceret til 1.821.551 kr., hvilket beløb overstiger årets maksimumgrundlag for henlæggelser pr. lejemålsenhed. Xxxx Xxxxxx oplyser, at indbetalinger af årlige bidrag til henlæggelser fortsætter.
• Egenkapitalen er reduceret til 4.417.135 kr.
• Årets drift har resulteret i, at 5 afdelinger udviser overskud. Årets overskud i afdeling 1 har efter afvikling af tidligere års overskud forøget det opsamlede resultat til 143.527 kr. Xxxx Xxxxxx oplyser at det opsamlede resultat afvikles over 2 år. Årets overskud i afdeling 4 har efter afvikling af tidligere års underskud forøget det opsamlede resultat
til 48.052 kr. Xxxx Xxxxxx oplyser, at resultatet afvikles i 2021. Årets overskud i afdeling 7 har efter afvikling af tidligere års underskud reduceret det opsamlede til
-7.880 kr. Xxxx Xxxxxx oplyser, at det opsamlede resultat er reduceret i budget 2022. Årets overskud i afdeling 83 har efter afvikling af tidligere års overskud forøget det opsamlede resultat til 359.813 kr. Xxxx Xxxxxx oplyser, at der ikke er budgetteret med afvikling af opsamlet resultat i 2022. Årets overskud i afd. 13 har reduceret det årlige resultat til 59.410 kr.
Xxxx Xxxxxx oplyser at driften i 2021 følger det budgetterede.
Styringsrapporten nævner bl.a. om fremtidigt samarbejde m.v., strategiske overvejelser m.v., særlige indsatser vedr. omkostninger og effektivisering m.v., og ønske om etablering af nye afdelinger:
Xxxx Xxxxxx supplerede det i styringsrapporterne nævnte vedr.:
• Afd. 13, erhvervslejemål i stueetagen ønskes ombygget til 2 familieboliger. De 4 boliger på 1. og 2. etage henhørende under afd. 4, og er svære at leje ud p.g.a af tilgængelighed, hvorfor en tilgængelighedsrenovering vedr. trapper ønskes.
• Afd. 7, skema A vedr. frasalg af boliger i Agerskov er under udarbejdelse.
3. Udlejningssituationen:
Afd. 4 og 13. I Søndergade har udlejning p.g.a indretning udviklet sig i en uheldig retning.
Afd. 1. Ungdomsboligerne er ikke udlejet til studerende hvorfor mulighed for ombygning af boligerne på Høllevang undersøges. Ungdomsboligerne på Damparken er ikke egnet til ombygning.
4. Selskab og afdelinger fremadrettet:
Status blev drøftet vedr.:
Afd. 1: Timmelsvang 5-15 og Nyboder 24-30, Toftlund
• Skema C forventes fremsendt primo 2022. Præstevænget
• Byggeskadesag. LBF foretager besigtigelse 06.12.2021. Afd. 7: Gl. Brandstation, Agerskov
• Skema A vedr. frasalg er under udarbejdelse. Afd. 13: Xxxxxxxxxx 00, Toftlund
• Erhvervslejemål/anden anvendelse. Afventer Tønder kommunes tilkendegivelse af ombygning fra erhverv til bolig.
5. Årets tilsynstema:
Årets tilsynstema ”Effektivisering”. Xxxx Xxxxxx udleverede afgrænsning af driftsudgifter 2014- 2020 hvoraf fremgår, at driftsudgifter i Toftlund Andels Boligforening stort set i alle afdelinger ligger under de i xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx og data fra xxxxxxxxxxxxxxxx.xxx.xx modelberegnede udgifter på landsplan, regionsplan og den almene sektor. Ifølge Xxxx Xxxxxx skyldes forskellen, at der i data fra xxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx vælges model ”best practice”, hvor sammenlignings- grundlaget er den bedst sammenlignelige organisation i regionen, hvilket ikke giver et retvisende billede uden analyse af underliggende data.
6. Eventuelt:
Ifølge Xxxx Xxxxxx er der behov for byudvikling i Toftlund By. Området omkring Skovvej og Tankegangen ønskes udviklet.
Tilsynet bemærkede, at såfremt revisor i protokollen har bemærkninger til administration og drift, herunder til skriftlige forretningsgange m.v. kræver sådanne en opfølgning fra organisationens bestyrelse. Xxxx Xxxxxx oplyste at bestyrelsens opmærksomhedspunkter var taget til efterretning og henviste i den forbindelse til revisionsprotokollen pkt. 3.2, pkt. 4.14 og pkt. 7.1.