Forslag til aftale om drift af Marstrup Hallen som ”selvstyrehal”
Forslag til aftale om drift af Marstrup Hallen som ”selvstyrehal”
1. Aftalens parter
Aftalen er indgået mellem Haderslev Kommune og Hoptrup- Marstrup IF.
2. Aftalens varighed
Aftalen træder i kraft fra den 1. juni 2021, og løber som forsøgsperiode frem til 31. maj 2024. Der evalueres én gang årligt, og samlet efter forsøgsperiodens udløb.
3. Hensigt/formål
Aftalen skal tilgodese Hoptrup- Marstrup IF´s ønsker om at drive Marstrup Hallen på ”selvejelignende vilkår”, med hensyn til folkeskolens, dag- og ældretilbuds, folkeoplysende foreningers samt øvrige kulturelle formåls behov for faciliteter til udøvelse af idræt, kultur, mødefaciliteter m.v.
Aftalen bygger på den, til enhver tid, godkendte halfordelingsmodel for Haderslev Kommune. Aftalen skal desuden sikre at de fysiske rammer, der kan motivere udvikling og dialog ift.
Haderslev Kommunes politikker – f.eks. Kultur- og Fritidspolitikken, udnyttes og udvikles.
4. Aftalens omfang
Haderslev Kommune stiller Marstrup Hallen, med inventar, til rådighed for Hoptrup- Marstrup IF, som skal forestå drift af hallen med omklædningsfaciliteter til udendørs og indendørs idræt, samt alle øvrige lokaler. Foreningen har ansvaret for al drift af faciliteterne- dog ikke de udvendige idrætsarealer samt bygningens klimaskærm og tekniske installationer.
5. Foreningens forpligtelser
Hoptrup- Marstrup IF skal forestå vedligeholdelse af alle Marstrup Hallens indvendige faciliteter, herunder vedligeholdelse af inventar og indvendige overflader, så hallen fremstår i forsvarlig stand. Rengøring skal foretages alle hverdage, evt. weekendrengøring efter behov.
Følgende bilag supplerer aftalen:
1. Inventaroversigt
2. Gennemgang af tekniske anlæg
3. Bygningsrapport
4. Retningslinjer for afholdelse af private arrangementer
5. Plantegninger
6. Ansvarsfordeling af de udvendige arealer
Omklædningsrum og toiletter skal være til rådighed for såvel indendørs som udendørs idræt.
Hoptrup- Marstrup IF står for renholdelse af arealer op mod hallen. Der ydes ikke særskilt bidrag for denne ydelse. Snerydning og saltning varetages af kommunen.
Xxxxxxx- Xxxxxxxx IF kan ansætte personale til varetagelse af driftsopgaver, og Hoptrup- Marstrup IF har arbejdsgiverforpligtelsen i enhver henseende.
Ved aftalens ophør – uanset årsag – skal bygning og anlæg afleveres i mindst samme stand, som ved aftalens indgåelse, bortset fra almindelig slitage.
6. Kommunens forpligtelser
Vedligeholdelse af klimaskærm og tekniske installationer, herunder også ADK, foretages efter Haderslev Kommunes prioritering, og sker via budget som styres af ”Anlæg og Ejendomme” (Teknik- og Miljø). Bygningssyn foretages hvert år i løbet af 1. kvartal. Styring af arbejder i forbindelse med klimaskærm varetages Haderslev Kommune, ”Anlæg og Ejendomme” i samarbejde med Hoptrup- Marstrup IF.
Alle vedligeholdelsesudgifter i Marstrup Hallen, som ikke er en del af denne aftale (klimaskærm og udvendig vedligeholdelse) skal aftales med Haderslev Kommune, hvis Hoptrup- Marstrup IF ønsker at Haderslev Kommune skal medvirke til at afholde udgiften. Uvildig bygningsrapport over hallens vedligeholdelsesstandard vedlægges som bilag 4 til denne aftale.
7. Hallens benyttelse
Haderslev Kommune foretager tidsmæssig fordeling af de lejede lokaler til folkeskoler, SFO’er, ungdomsklubber, foreninger, m.v. til undervisning, samt foreningsaktiviteter i henhold til folkeoplysningsloven og Haderslev Kommunes retningslinjer. Fordeling sker via Conventus.
Weekendtimer til afvikling af kampe/stævner o. lign. aftales så vidt muligt direkte mellem foreningerne og Hoptrup- Marstrup IF. Hoptrup- Marstrup IF er forpligtet til at holde bookingoversigten i Conventus opdateret.
Tiden kl. 08.00 – 15.00 er forbeholdt undervisning, børneaktiviteter, ældreaktiviteter, sundhedsfremmeaktiviteter og tilsvarende i nævnte prioritering. Fordeling af tiderne aftales så vidt muligt mellem brugerne og godkendes inden sæsonstart af Haderslev Kommune, Kultur og Fritid.
Tiden efter kl. 15.00 er forbeholdt foreningsaktiviteter i henhold til folkeoplysningsloven. Det er Idrætssamvirket samt Haderslev Kommune, Kultur & Fritid, der afgør hvilke foreninger, der skal bruge Marstrup Hallen.
I henhold til Haderslev Kommunes halfordelings regler, tages der hensyn til foreningernes lokale tilhørsforhold og det tilstræbes at foreningens aktiviteter er samlet i én hal.
Fordeling af det samlede antal timer på hverdage aftales mellem Haderslev Kommune og Hoptrup- Marstrup IF en gang årligt, efter halfordeling for den kommende sæson, senest ultimo juli. Herefter Hoptrup- Marstrup IF disponerer over evt. ledige timer på hverdage til anden udlejning. Dog er Haderslev kommune (Idrætssamvirket) berettiget til at anvise ledige timer, jvf. bookingoversigten i Conventus, til folkeoplysende foreninger i Haderslev Kommune. Hoptrup- Marstrup IF er forpligtet til at anvende systemet Conventus til administration heraf. Haderslev kommune stiller systemet i version ”PRO” til rådighed Hoptrup- Marstrup IF.
Tider i weekends, helligdage og ferier til afvikling af kampe, stævner eller lignende skal foreningerne søge indpasset, så alle foreninger kan gøre brug af hallen til hjemmekampe. Dog er foreningernes weekendbrug normalt ikke på plads før i september, derfor er fælles aftale mellem foreningerne og Hoptrup- Marstrup IF vigtigt. Hoptrup- Marstrup IF kan derefter udleje ledige weekendtimer.
Ledige tider på hverdage og i weekends/helligdage/ferier kan Hoptrup- Marstrup IF disponere over, når trænings tider og foreningernes turneringskampe m.m. er fastlagt.
Udlejning af hal kan ske til skoler, kommunale institutioner, idræt og andre kulturelle formål samt til arrangementer, der på grund af arrangementets størrelse eller andet ikke kan afvikles i forsamlingshuse eller lign., forudsat at der er ledig tid, og med betaling på markedsvilkår.
8. Økonomi
Hoptrup- Marstrup IF modtager driftstilskud for Haderslev kommunes benyttelse af hallen, beregnet iht. de til enhver tid gældende bestemmelser omkring fordeling af hallernes økonomi. Specifikation af tilskuddets sammensætning udsendes årligt, snarest muligt efter budgetvedtagelsen.
Tilskuddet sammensættes således:
1. Budget til bygningsdrift – herunder alarm (niveau 2020)
2. Budget til personale
3. Betaling for skolers brug af faciliteterne
4. Betaling for foreningers brug af faciliteterne
Tilskud udbetales kvartalsvis for 1. kvartal (senest primo januar) og 2. kvartal (senest primo april), resten af tilskuddet, dvs. for 3. og 4. kvartal, udbetales samlet, senest 1. juli.
Haderslev Kommunes aftaler om overenskomster, indkøbs- og udbudsaftaler m.m. skal overholdes.
Hoptrup- Marstrup IF indsender inden udgangen af december budget og virksomhedsplan for det kommende år og senest ved udgangen af april måned revideret regnskab for det forgangne år.
Haderslev Kommunes udgift til bygningsforsikring, herunder løsøreforsikring, modregnes ved udbetaling af tilskud. Forsikringen omfatter bygning samt inventar tilhørende hallen.
Forsikringsskader under bygnings- og løsøreforsikring skal hurtigst muligt indberettes til Haderslev Kommune, Kultur & Fritid, som foretager anmeldelse til forsikringsselskab.
De aktiver som Haderslev Kommune har stillet til rådighed (bygninger og løsøre) kan ikke pantsættes eller stilles som sikkerhed for lån optaget Hoptrup- Marstrup IF.
Evt. overskud fra drift af hallen kan alene bruges til Hoptrup- Marstrup IF´s aktiviteter, forbedringer i Marstrup Hallen, ombygning, tilbygning eller inventar. Eventuelle materielle aktiver i forbindelse med aftalens ophør tilfalder Haderslev Kommune. Evt. tilbygninger til faciliteten skal ske i samråd med Haderslev kommune.
Hoptrup- Marstrup IF kan i samråd med hallens brugere fastsætte brugergebyr til dækning af omkostninger i forbindelse med udvidet service, ekstra rengøring ex. i weekends, åbne- lukkefunktion m.v. Brugergebyr kan alene opkræves efter aftale med brugerne.
Hoptrup- Marstrup IF fastsætter selv leje i forbindelse med udlejning af ledige timer. Lejen skal fastsættes i forhold til alm. markedsvilkår. Lejeindtægten tilfalder Hoptrup- Marstrup IF.
Ved udlejning af lokaler til private formål skal eventuelle retningslinjer fastsat af Haderslev Kommune respekteres.
Der kan opsættes reklamer - dog må der ikke reklameres for religiøse, politiske eller kontroversielle emner.
9. Aflevering af bygninger m.m.
6 måneder før aftalens udløb skal der gennemføres et forberedende møde, hvor parterne gennemgår alle elementer af aftalen med henblik på at forberede smidig overgang til enten permanent foreningsdrift – eller alternativt at bygninger m.m. tilbageføres til Haderslev Kommune.
10. Dialog
Haderslev Kommune, Kultur og Fritid og Hoptrup- Marstrup IF forpligter sig til en løbende dialog om driften af hallen. Kultur og Fritid indkalder årligt til et eller flere dialogmøder med alle haller. Herudover kan hver af parterne tage initiativ til afholdelse af yderligere dialogmøder.
11. Opsigelse af aftale
Opsigelse af aftalen kan ske af foreningen med 6 mdr. varsel og af Haderslev Kommune med 12 mdr. varsel frem mod nærmeste 1. januar.
12. Misligholdelse
I tilfælde af misligholdelse, f.eks. ved at ovennævnte driftskrav ikke overholdes eller ved at halfordelingsmodellen ikke følges, kan Haderslev Kommune ophæve aftalen med 3 måneders varsel.
Haderslev, den
For Hoptrup- Marstrup IF For Haderslev Kommune
Nn, formand Xxxxx Xxxxxx, fmd.,
Hoptrup- Marstrup IF Udvalget for Kultur og Fritid
Nn, kasserer Xxxxxxxxx Xxxxx
Hoptrup- Marstrup IF Chef for Kultur og Fritid og Landdistrikter
Bilag 1:
Kontaktoplysninger vedr. foreningen Foreningens vedtægter
Foreningens seneste regnskab
Hoptrup- Marstrup IF ´s sammensætning fremgår af bestyrelsens vedtægter, som skal godkendes af Haderslev Kommune. Foreningen skal kunne dokumentere korrekt registrering hos offentlige myndigheder (Skat, Fødevarestyrelsen m.fl.)
Bilag 1: Inventaroversigt
Bilag 2: Gennemgang af tekniske anlæg Bilag 3: Bygningsrapport
Bilag 4: Retningslinjer for afholdelse af evt. private arrangementer. Bilag 5: Plantegninger