Contract
Juni 2014 | |
Annoncering af indkøb IVC reoler Til dyrestald i anatomi afdelingen Institut for Biomedicin Aarhus Universitet | |
Aarhus Universitet Indkøbskontoret Fuglesangs Allé 26
8210 Aarhus V
4. Generelle form- og procedurekrav 3
4.1. Tilbudsgivers kontaktperson 3
4.5. Honorar og omkostninger 4
4.6. Ejendomsret til modtagne tilbud 4
5. Udelukkelsesgrunde og egnethed 5
5.1. Tilbudsgivers personlige forhold 5
5.2. Finansiel og økonomisk formåen 5
5.3. Teknisk og faglig formåen 5
6. Vurdering af konditionsmæssighed 6
9. Spørgsmål til udbudsmaterialet 8
10.2. Supplerende oplysninger m.v 9
10.3. Meddelelse af resultatet 9
11. Tidsplan for udbudsforretningen 10
12. Oversigt over tilbudsdokumenter 11
Bilag til udbudsmaterialet:
Bilag 1 - Tilbudsblanketten Bilag 2 - Kravspecifikation Bilag 3 - Kontrakten
Formular A - Tro- og loveerklæring Formular B - Konsortieerklæring
1. Indledning
Tilbudsindhentningsbetingelserne gælder for Aarhus Universitets (herefter benævnt ”Ordregiver”) udbud af indkøb IVC reoler til dyrestald i anatomi afdelingen Institut for Biomedicin Aarhus Universitet offentliggjort på xxx.xxxxx.xx og xxx.xx.xx/xxxxx den 11. juni 2014.
Udbuddet er annonceret efter reglerne i lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven), afsnit II.
Europa-Parlamentets og Rådets direktiv Nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (udbudsdirektivet) finder ikke anvendelse i forbindelse med tilbudsindhentningen.
2. Ordregiver
Ordregiver under udbudsforretningen er: Aarhus Universitet
Institut for Biomedicin Vennelyst Boulevard 4
8000 Aarhus C
Information om Ordregiver kan fås på xxx.xx.xx.
2.1. Kontaktperson
Alle henvendelser til Ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal være affattet på dansk og skal rettes pr. e-mail til:
Aarhus Universitet Indkøbskontoret
Att.: Xxxxx Xxxxxxxxx E-mail: xxxxx@xx.xx
Ved henvendelse fra Tilbudsgiver skal “ udbud indkøb af IVC udstyr” anføres i emnefeltet.
3. Det udbudte indkøb
Se bilag 2 for nærmere beskrivelse af det udbudte indkøb.
4. Generelle form- og procedurekrav
4.1. Tilbudsgivers kontaktperson
Ordregiver vil sende alle meddelelser under udbudsforretningen til den person, der er angivet som kontaktperson i Bilag 1 - Tilbudsblanket.
4.2. Tilbudsfrist
Tilbudsfristen er onsdag den 25. juni 2014, klokken 12.00.
4.3. Indleveringsadresse
Tilbud skal indleveres til følgende e-mailadresse: E-mail: xxxxx@xx.xx
Tilbudsgiver bedes anføre ” udbud af indkøb IVC udstyr” i emnefeltet.
Tilbudsgiver kan efter anmodning få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen.
Tilbud skal afleveres i:
• Én (1) underskrevet og indscannet elektronisk original.
Det elektroniske tilbud skal afleveres i MS-Office og/eller PDF format.
Ordregiver forbeholder sig retten til at anvende princippet i § 12 i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (implementeringsbekendtgørelsen).
4.4. Sprog
Tilbuddet skal afleveres på dansk eller engelsk. Spørgsmål skal stilles på dansk eller engelsk, og svar vil blive givet på dansk eller engelsk.
4.5. Honorar og omkostninger
Tilbudsgiver modtager ikke honorar for udarbejdelse af tilbud.
Alle omkostninger og eventuelle tab, der kan opstå i forbindelse med udarbejdelsen og indsendelse af tilbud eller andre aktiviteter i den forbindelse, afholdes af tilbudsgiver.
4.6. Ejendomsret til modtagne tilbud
Alle dokumenter, som Tilbudsgiver indleverer til Ordregiver, vil blive betragtet som Ordregivers ejendom.
4.7. Vedståelsesfrist
Tilbud skal være bindende i seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristen.
4.8. Ét tilbud
Hver tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud.
Eventuelt koncernforbundne tilbudsgivere bør i deres tilbud beskrive, hvordan uafhængigheden mellem dem er sikret.
4.9. Alternative tilbud
Der kan ikke indleveres alternative tilbud.
4.10. Forbehold
Der kan ikke tages forbehold for mindstekrav opstillet i Bilag 2 – Kravspecifikation.
Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til ikke at tage forbehold ved tilbudsafgivelse, men i stedet at stille spørgsmål som beskrevet i afsnit 9 nedenfor.
5. Udelukkelsesgrunde og egnethed
5.1. Tilbudsgivers personlige forhold
Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret.
Tilbudsgiver skal afgive erklæring på tro og love, som er vedlagt udbudsbetingelserne som Formular A.
5.2. Finansiel og økonomisk formåen
Der stilles ingen krav til tilbudsgivers finansiel og økonomiske formåen.
5.3. Teknisk og faglig formåen
Der stilles ingen krav til tilbudsgivers teknisk og faglig formåen.
5.4. Konsortium
Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium, bedes samtlige deltagere udfylde og vedlægge Formular B – Konsortieerklæring hvori der skal udpeges en fælles befuldmægtigede, der er bemyndiget til at tegne konsortiet.
Oplysningerne under punkt 5.1, skal fremsendes for hver enkelt konsortiedeltager.
6. Vurdering af konditionsmæssighed
Ordregiver kontrollerer, at tilbuddet er konditionsmæssigt, herunder efter omstændighederne efter anvendelse af princippet i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (implementeringsbekendtgørelsen) § 12, hvilket vil sige at tilbuddet opfylder følgende punkter:
• At tilbuddet overholder alle form- og procedurekrav, jf. punkt 4.
• At tilbuddet ikke indeholder forbehold, jf. punkt 5.
• At Bilag 1 - Tilbudsblanket, er korrekt udfyldt og vedlagt.
• At Formular A - Tro- og loveerklæring, er korrekt udfyldt og vedlagt.
• At formular B er vedlagt hvis relevant, og er korrekt udfyldt.
7. Tildeling
Ordregiver vil ved tildeling af opgaven vælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
7.1. Underkriterier
Evalueringen vil blive foretaget på grundlag af følgende underkriterier:
Underkriterium | Procentvis vægtning |
Pris | 50 % |
Løsningsforslag/kvalitet | 30 % |
Leveringstid | 20 % |
Tilbudsgiver skal i Bilag 1 - Tilbudsblanket angive pris for det tilbudte IVC udstyr inklusiv alle øvrige omkostninger, herunder også levering.
Prisen skal angives i danske kroner, ekskl. moms.
7.2.1. Løsningsforslag og kvalitet
Tilbudsgiver skal i henhold Bilag 2 – Kravspecifikation beskrive det tilbudte produkt. Der henvises til kravspecifikationen vedlagt som bilag 2.
Tilbudsgiverne skal forklare i detaljer, og dokumentere de tekniske specifikationer af IVC udstyret Ordregiver lægger vægt på, at
Om tilbuddet indeholder følgende og hvilket løsningsforslag der er valgt:
• Kapacitet - X Antal bure over 484
• Om tilbuddet indeholder større bure end 330 cm2
• Kvaliteten af de tilbudte produkter
• Mere end 1 års service
• Mere end 2 års garanti
Alle ønsker vægtes ligeligt i bedømmelsen
7.2.2 Levering, installation og klargøring
Tilbudsgiver skal i Bilag 1 – angive leveringstiden for den tilbudte samt vedlægge en tidsplan for installation og klargøring af den tilbudte løsning.
Ordregiver lægger vægt på kort leveringstid, samt tidsplan og beskrivelsen af den tilbudte klargøring.
IVC udstyret skal leveres og installation samt klargøring skal være inden 4 måneder fra kontrakt underskrivelse.
7.3. Evalueringsmodel
Alle tilbudsgivere bliver tildelt point for hvert enkelt underkriterium efter en skala fra 0 til 100, hvor 0 er den lavest mulige score og 100 er maksimum score.
7.3.1. Løsningsforslag og kvalitet
Tilbud vil på hvert af disse kriterier blive vurderet på en skala fra 0 til 100, hvor 0 point gives for det tilbud der kun netop er i stand til at løse opgaverne beskrevet i afsnit 7.2 ovenfor, mens 100 point gives for det tilbud, der på baggrund af ordregivers forudgående forventninger må anses som et optimalt tilbud.
7.3.2. Ad Priskriteriet
Tilbuddet med den laveste pris tildeles 100 point. Alle andre tilbud tildeles point med udgangspunkt heri, på baggrund af en endnu ikke fastlagt formel. Der kan ikke gives mindre end 0 point.
7.3.3. Ad Levering, installation og klargøring
Tilbud vil på hvert af disse kriterier blive vurderet på en skala fra 0 til 100, hvor 0 point gives for det tilbud der kun netop er i stand til at løse opgaverne beskrevet i afsnit 7.2 ovenfor, mens 100 point gives for det tilbud, der på baggrund af ordregivers forudgående forventninger må anses som et optimalt tilbud.
8. Levering
Leveringsadressen er:
Aarhus Universitet Biomedicin
Xxxxxxx Xxxxxx Allé 3 Bygning 1234
8000 Aarhus C
9. Spørgsmål til udbudsmaterialet
9.1. Spørgsmål og svar
Fristen for spørgsmål til udbudsmaterialet er torsdag den 19. juni 2014, klokken 12.00. Spørgsmål skal sendes pr. e-mail til:
E-mail: xxxxx@xx.xx Att.: Xxxxx Xxxxxxxxx
Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt, og spørgsmål og svar vil senest mandag den 23. juni 2014
blive offentliggjort i anonymiseret form på xxx.xx.xx/xxxxx.
Spørgsmål, der fremsendes efter fristens udløb, vil kun blive besvaret, i det omfang det er muligt.
Alle spørgsmål bør henvise til udbud af IVC udstyr og starte med entydig reference til, hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, spørgsmålet vedrører.
9.2. Yderligere oplysninger
Såfremt Ordregiver finder det relevant, vil Ordregiver frem til seks dage før tilbudsfristens udløb offentliggøre yderligere oplysninger til udbudsmaterialet.
Det er tilbudsgivers eget ansvar løbende at holde sig orienteret på xxx.xx.xx/xxxxx.
9.3. Rettelser
Såfremt Ordregiver har rettelser til det oprindeligt udsendte udbudsmateriale, vil det tilrettede udbudsmateriale blive gjort tilgængeligt på xxx.xx.xx/xxxxx.
10. Praktiske forhold
10.1. Åbning af tilbud
Tilbud vil først blive åbnet efter udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbuddene.
10.2. Supplerende oplysninger m.v.
Hvis Ordregiver finder behov for præcisering af det afgivne tilbud eller ønsker supplerende oplysninger i relation hertil, vil den enkelte tilbudsgiver blive kontaktet med henblik på at oplyse de supplerende informationer. Ordregiver sørger i den forbindelse for, at principperne om gennemsigtighed og ligebehandling bliver overholdt.
Derudover vil Ordregiver have mulighed for at anvende princippet i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (implementeringsbekendtgørelsen) § 12.
10.3. Meddelelse af resultatet
Alle tilbudsgivere vil samtidig og skriftligt via mail til den i Bilag 1 - Tilbudsblanket, angivne kontaktperson, blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen.
Meddelelsen til den vindende tilbudsgiver om, at dennes tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå en aftale med tilbudsgiveren. Der er ingen aftale eller løfte herom, før Kontrakten, er underskrevet af begge parter.
Meddelelse om, at et tilbud ikke er identificeret som det tilbud som er det økonomisk mest fordelagtige pris, udgør ikke et aftaleretligt afslag på tilbuddet. Tilbuddet er bindende, indtil endelig aftale er indgået og underskrevet.
10.4. Aktindsigt
Ordregiver er underlagt regler om aktindsigt, blandt andet i henhold til offentlighedsloven.
I den udstrækning, tilbudsgiver anser oplysninger i dennes tilbud for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger.
10.5. Tavshedspligt
Tilbudsgivere, deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshedspligt med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, der kommer til kendskab ved tilbudsafgivelsen.
11. Tidsplan for udbudsforretningen
Nedenstående tidsplan omfatter udbudsforretningens væsentligste milepæl.
DATO | MILEPÆL |
Onsdag den 11. juni 2014 | Annoncering offentliggjort på xxx.xxxxx.xx og |
Torsdag den 19. juni 2014, klokken 12.00 | Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet |
Mandag den 23. juni 2014 | Svar på skriftlige spørgsmål |
Onsdag den 25. juni 2014 kl. 12.00 | Frist for modtagelse af tilbud |
Uge 27-28 | Forventet offentliggørelse af udbuddets vinder og underskrift af kontrakt. |
12. Oversigt over tilbudsdokumenter
Nedenstående oversigt viser de dokumenter, der bør vedlægges tilbuddet:
• Bilag 1 - Tilbudsblanket, skal vedlægges i udfyldt stand, eventuelt vedlagt supplerende materiale
• Kontrakt, skal vedlægges i udfyldt stand
• Formular A – Tro- og loveerklæring, skal vedlægges i udfyldt stand
• Hvis relevant – Formular B og C, skal vedlægges i udfyldt stand.