Praktisk information
Haderslev Kommune Den lokale MED-aftale 2022 |
Praktisk information
Lokalaftalen er tilgængelig på intranet- tet i seneste opdaterede version. Vær derfor opmærksom på, at udskrevne udgaver af lokalaftalen ikke nødvendig- vis indeholder de sidste opdateringer i bilagene.
Ved eventuelle ændringer i Lokalafta- len og tilhørende bilag påføres dato for seneste ændring.
Den gældende version samt tidligere versioner af denne lokalaftale og tilhørende bilag arkiveres i Acadre sag nr. 21/23529.
Klik på det relevante emne i indholdsforteg- nelsen for at gå direkte til den pågældende side.
Hvor der i teksten er henvist til en anden paragraf i aftalen eller til et bilag, kan du ligeledes klikke direkte videre.
Version: 08.12.2021
Indhold
§ 3. Lokale aftalemuligheder 5
§ 6. Medindflydelse og medbestemmelse 11
§ 7. Information og drøftelse 12
§ 10. Ikrafttræden, ændring og opsigelse 17
Bilag 1: Oversigt over selvejende institutioner, der er omfattet af lokalaftalen 20
Bilag 3: Procedure for etablering af arbejdsmiljøgrupper og valg af arbejdsmiljørepræsentanter 26
Bilag 4: MED-udvalgenes og arbejdsmiljøgruppernes arbejdsmiljøopgaver 29
Bilag 5: Forretningsorden for HovedMED-udvalget 35
Bilag 6: Fordelingsnøgle mellem valggrupperne i MED-udvalgene 38
Bilag 7: Særligt for hver enkelt MED-udvalg - Opgave og sammensætning (fordelingsnøgle) 39
Bilag 8: Kompensationsmodel for deltagelse i HovedMED-udvalget og FagMED-udvalg 42
Bilag 9: Eksempler på MED-relevante emner 43
Forord
Haderslev Kommunes lokale MED-aftale skal sikre en velfungerende MED-organisation for medindflydelse, medbestemmelse og medansvar. Udgangspunktet for MED-samarbejdet er den kerneopgave, kommunen skal løse i forhold til borgere og virksomheder, samt kommunens overordnede politiske mål som bl.a. er ud- trykt i strategien ”Vækst og Velfærd”. MED-samarbejdet udfolder sig inden for denne ramme og bidrager til at styrke og udvikle det konstruktive samarbejde mellem ledelse og medarbejdere for at sikre gode arbejdsfor- hold og en høj kvalitet i opgaveløsningen.
Det er en klar intention, at MED-medlemmer, på alle niveauer, aktivt bruger lokalaftalen, tager fælles ansvar for arbejdet med lokalaftalens formål og fortsat forholder sig til tidligere beslutninger i overliggende MED-ud- valg, som har indvirkning på eget område.
Lokalaftalen bygger på og understøtter Haderslev Kommune som en værdibaseret organisation, hvor grund- laget for samarbejde er en gensidig tillid mellem ledelse og medarbejdere.
Lokalaftalen udgør et sæt spilleregler, og samarbejdet i MED-systemet tager udgangspunkt i Værdibaseret ledelse og samarbejde, sådan som det udfoldes i teori og praksis i Haderslev Kommune.
Haderslev Kommune ønsker - under overskriften ”Central styring – decentral ledelse” og med lokalaftalen som ramme - at
− medvirke til at forbedre arbejdsmiljøet, såvel det psykiske som det fysiske.
− medvirke til at øge arbejdsglæden gennem en tidlig og reel medindflydelse, medbestemmelse og medansvar på og for egen arbejdssituation.
− sikre, at der på arbejdspladsen skabes en fælles holdning mellem ledelse og medarbejdere til priorite- ring af opgaverne og til løsningsmodeller med udgangspunkt i de fælles værdier og denne lokalaftale.
− give grundlag for, at operationelle beslutninger træffes på mest hensigtsmæssige niveau, tættest på de berørte medarbejdere.
− styrke medarbejderrepræsentanternes indflydelse gennem samling af personaleinteresser i et organ, hvor arbejdsmiljøarbejdet indgår som en væsentlig del.
− lokalaftalen medvirker til at skabe sammenhæng mellem ressourceforbruget og de opnåede resulta- ter.
− MED-arbejdet skal være præget af handlekraft, gennemsigtighed og synlighed. Det formelle MED- samarbejde understøttes og styrkes via den uformelle, daglige dialog mellem leder- og medarbejder- repræsentanter. Den løbende dialog medvirker til at skabe handlekraft ved, at udfordringer og mulig- heder tages op, når de opstår.
Den lokale MED-aftale
§ 1. Lokalaftalens område
Lokalaftalen gælder for alle ansatte i Haderslev Kommune, herunder ansatte i selvejende dag- og døgninsti- tutioner, som kommunen har indgået driftsoverenskomst med, og hvis løn- og ansættelsesvilkår er omfattet af Kommunernes Lønningsnævns tilsyn. I bilag 1 fremgår det, hvilke selvejende institutioner, der er omfattet af lokalaftalen.
Institutioner, der ikke er omfattet af en driftsoverenskomst med Haderslev Kommune, er velkomne til at agere efter aftalen, men uden gensidig forpligtelse.
§ 2. Formål
Rammeaftalen § 2. Formål
Bestemmelserne i denne paragraf kan ikke fraviges
Stk. 2. Den lokale aftale skal sikre, at alle medarbejdere har ret til medindflydelse og medbestemmelse. Formen og strukturen for udøvelsen af medindflydelse og medbestemmelse aftales på grundlag af en drøftelse af medindfly- delsens og medbestemmelsens formål og indhold.
Formålet med Haderslev Kommunes lokale MED-aftale er
− At sikre et velfungerende system for medindflydelse, medbestemmelse og medansvar som forudsæt- ning for, at Haderslev Kommunes opgaver løses med størst mulig effektivitet og kvalitet til gavn for borgere og virksomheder under hensyntagen til medarbejdernes arbejdsmiljø.
− At styrke og effektivisere arbejdsmiljøindsatsen og sikre en stærk sammenhæng mellem arbejdsmiljø og personalepolitik, så Haderslev Kommune har et sundt og sikkert psykisk og fysisk arbejdsmiljø for alle medarbejdere.
− At sikre alle medarbejderne tidlig og reel medindflydelse, medbestemmelse og medansvar - enten direkte eller gennem en medarbejderrepræsentant.
− At arbejde for en fortsat udvikling og forbedring af samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere.
− At skabe en MED-aftale der sikrer dynamik, udviklings- og sammenhængskraft gennem værdibaseret ledelse og samarbejde. MED-strukturen afspejler den decentrale beslutningskompetence via paralle- litet mellem ledelsesstrukturen og MED-udvalgene, således at drøftelserne foregår på det niveau, der svarer til den ledelsesmæssige beslutningskompetence.
− At afsætte tid til at styrke og synliggøre tillids- og arbejdsmiljørepræsentantens arbejde, således at dette bliver anerkendt som en vigtig bestanddel i en moderne virksomhed, hvor åbenhed og dialog er af stor betydning.
− At sikre at arbejdet med medindflydelse, medbestemmelse og medansvar til stadighed baseres på åbenhed, dialog og gensidig respekt mellem ledere og medarbejdere i overensstemmelse med Ha- derslev Kommunes værdigrundlag. Det er et fælles ansvar, at lokalaftalen anvendes og overholdes.
§ 3. Lokale aftalemuligheder
Aftalen skal fastholde og videreudvikle motivation og engagement hos alle medarbejdere og dermed opret- holde Haderslev Kommune som en attraktiv arbejdsplads.
Haderslev Kommune anvender følgende aktiviteter for at sikre, at arbejdet med arbejdsmiljø styrkes og effek- tiviseres:
- Arbejdsmiljøarbejdet er synligt og højt prioriteret i såvel MED-udvalgets eget arbejde, som på alle Hader- slev Kommunes arbejdspladser og institutioner.
- Arbejdsmiljøindsatsen i kommunen udøves med baggrund i en arbejdsmiljøpolitik udarbejdet af Hoved- MED-udvalget. Arbejdsmiljøpolitikken udtrykker de generelle holdninger til, samt visioner og målsætninger for arbejdsmiljøarbejdet på kommunens arbejdspladser.
- HovedMED-udvalget udarbejder en indsatsplan med blandt andet en prioriteret handlingsplan for fokus- områder for det (eller de) kommende års arbejdsmiljøindsats. I forbindelse med vedtagelse af indsatsområ- der drøftes ressourceforbrug til indsatsen.
- Der sættes fokus på arbejdspladsvurdering (APV), så det fremstår som et meningsfyldt og brugbart værktøj for ledere og medarbejdere i bestræbelserne på at skabe et godt arbejdsmiljø.
- På baggrund af oversigter over arbejdsulykker og sygefravær arbejdes der med at nedbringe antallet af arbejdsulykker og mindske sygefraværet.
Arbejdsmiljøproblemer skal forsøges løst på lokalt niveau på arbejdspladserne og i arbejdsmiljøgrupperne, før de bliver forelagt et MED-udvalg.
Oversigt over den aftalte arbejdsmiljøorganisering
På kommunens intranet findes den aktuelle oversigt over etablerede arbejdsmiljøgrupper.
Arbejdsmiljøledere og arbejdsmiljørepræsentanters repræsentation i MED-udvalg og valg af arbejdsmiljøre- præsentanter fremgår af § 4 og bilag 3.
MED-udvalgenes og arbejdsmiljøgruppernes arbejdsmiljøopgaver fremgår af bilag 4.
De selvejende institutioners deltagelse
Der oprettes fora for de selvejende institutioner og de tilsvarende kommunale institutioner i de relevante Fag- MED-udvalg, hvor der er selvejende institutioner (jf. bilag 1). I hvert forum udveksles information og koordine- res arbejdsmiljøanliggender af fælles betydning på tværs af institutionerne.
I hvert forum indgår arbejdsgiverrepræsentanter og valgte arbejdsmiljørepræsentanter for de selvejende insti- tutioner og de tilsvarende kommunale institutioner. Indkaldelse til og afholdelse af fora koordineres af næst- formanden i det enkelte MED-udvalg.
I hvert forum vælger ledelsesrepræsentanter og valgte arbejdsmiljørepræsentanter fra de selvejende instituti- oner hver for sig én repræsentant til hvert af de relevante FagMED-udvalg.
Desuden kommunikeres arbejdsmiljøanliggender løbende til de selvejende institutioner.
§ 4. Form og struktur
For at tilgodese en optimal løsning af kommunens opgaver og sikre medarbejderne tidlig og reel medindfly- delse, medbestemmelse og medansvar, opbygges MED-strukturen som en sammenhængende struktur, som også omfatter arbejdsmiljø- og sundhedsarbejdet i henhold til arbejdsmiljøloven.
MED-strukturen tilpasses ledelsesstrukturen i Haderslev Kommune, således at ledelses- og medarbejderre- præsentanternes kompetencer er klare, og at der er klare og præcise rammer for samarbejdet, herunder for udvalgenes arbejde m.v.
Medindflydelse, medbestemmelse og medansvaret kan ske gennem MED-udvalg eller personalemøder med MED-status. MED-strukturen bygges under hensyntagen til arbejdspladsens særlige organisering og forhold.
MED-strukturen omfatter:
HovedMED-udvalget (niveau 1)
FagMED-udvalg (niveau 2) LokalMED-udvalg (niveau 3) og/eller
Personalemøder med MED-status (niveau 3)
Den til enhver tid gældende udmøntning af Haderslev Kommunes MED-struktur findes i bilag 2.
Forudsætningerne bag den godkendte MED-struktur er lokalaftalens intention om at sikre en handlekraftig, gennemsigtig og synlig MED-struktur, hvor fokus er central styring – decentral ledelse.
Tilpasninger af den godkendte MED-struktur som følge af ændringer i kommunens organisation og/eller le- delsesstruktur foretages af HovedMED-udvalget. Ligeledes skal ændring i det enkelte MED-udvalgs status – f.eks. fra Personalemøde med MED-status til LokalMED-udvalg eller omvendt – godkendes i HovedMED-ud- valget. Forudsætning for HovedMED-udvalgets godkendelse er ansøgers argumentation (angivelse af be- grundelser) og at ansøgning er indgivet i enighed blandt ledelse og medarbejdere.
Hvis der nedlægges niveauer i MED-organisationen, som fjerner eller reducerer en formaliseret adgang til medindflydelse og medbestemmelse, uden at dette følger af ændringer i kommunens organisation og/eller ledelsesstruktur, skal der foretages en genforhandling af den lokale MED-aftale ved nedsættelse af et for- handlingsudvalg.
Generelt for alle MED-udvalg og for Personalemøde med MED-status gælder følgende:
Alle MED-udvalg er organiseret direkte under et overliggende MED-udvalg (se bilag 2).
Ethvert MED-udvalg arbejder inden for formandens ansvars- og kompetenceområde1 jf. § 5 og bidrager til at kvalificere ledelsens beslutningsgrundlag. En sag skal drøftes i MED, hvis ledelsen skal træffe en beslutning, som vil indebære principielle ændringer. Den almindelige daglige ledelse skal som udgangspunkt ikke drøftes i MED.
MED-udvalgets opgaver er
− At informere om og drøfte alle forhold af betydning for arbejds-, personale-, samarbejds-, teknologi- og arbejdsmiljøforhold*.
− At afgive udtalelser og synspunkter til sager, der skal behandles i det politiske system.
− At være medbestemmende ved fastlæggelse af retningslinjer for tilrettelæggelse af arbejds-, personale-, samarbejds-, teknologi- og arbejdsmiljøforhold*.
− At medvirke til at koordinere og kvalificere arbejdsmiljøarbejdet inden for MED-udvalgets område jf. bilag 4.
Se bilag 7 for supplerende bemærkninger til hvert udvalg.
*) Se bilag 9 for eksempler på MED-relevante emner. I tvivlstilfælde vurderer formandskabet i det pågældende MED-udvalg, om et emne er MED-relevant.
MED-udvalgets størrelse og sammensætning
MED-udvalget skal være af en sådan størrelse og sammensætning, at arbejdet kan fungere og give mening i praksis.
Antal medlemmer i MED-udvalgene i forhold til niveau i MED-organisationen:
Ledelses- repræsentanter | Medarbejder- repræsentanter | Arbejdsmiljø- repræsentanter | |
Niveau 1: HovedMED | 5 | 8 | 5 |
Niveau 2: FagMED | Max 3* | Max 8 | 1-3 |
Niveau 3: LokalMED | Max 2* | Max 8 | 1-3 |
*) Se nedenfor.
Ledelsen udpeger ledelsesrepræsentanterne. Formand for MED-udvalget er områdets/afdelingens/instituti- onens/arbejdspladsens (øverste) leder. Blandt ledelsesrepræsentanter skal arbejdsmiljølederen være repræ- senteret.
Særligt vedrørende FagMED: I FagMED-udvalg, som dækker flere afdelingschefers ansvarsområder, er alle af- delingschefer medlem af FagMED-udvalget, således at MED-udvalget kan arbejde inden for ledelsens sam- lede ansvars- og kompetenceområde. Formanden udpeges af direktøren for området. Hvis der er flere end 3 afdelingschefer, udvides antallet af ledelsesrepræsentanter, så det svarer til antallet af afdelingschefer.
Særligt vedrørende LokalMED: Ved områder, hvor særlige forhold gør sig gældende, kan HovedMED-udvalget give dispensation til flere end to ledelsesrepræsentanter i LokalMED. En eventuel dispensation skal begrun- des med stor kompleksitet og faglig bredde i LokalMED-udvalget.
Næstformanden i MED-udvalget vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne i udvalget. For Persona- lemøde med MED-status vælges næstformanden af og blandt medarbejderne på institutionen eller i afdelin- gen. På arbejdspladser med tillidsrepræsentanter sker valget blandt disse. Næstformanden vælges for en funktionsperiode på 2 år startende med et lige år.
Medarbejderrepræsentanterne i MED-udvalget fordeles på valggrupperne (hovedorganisationsområderne: LO-området, FTF-området og AC-området) og skal i udgangspunktet afspejle medarbejdersammen-
sætningen på det område, udvalget dækker. Fordelingsnøglen udarbejdes på baggrund af en opgørelse over antal medarbejdere (ikke fuldtidsstillinger), der på det givne område er omfattet af overenskomsterne fordelt på de tre valggrupper. Opgørelsen foretages primo september, så tallene er klar til valgene foretages.
Fordelingsnøglen (se bilag 6) angiver hvor mange pladser, der maximalt er i hvert MED-udvalg, og hvilke(n) valggruppe(r) de tilbydes. Der er ret til at vælge antal medlemmer op til det angivne max-antal repræsentan- ter.
Repræsentanterne i MED-udvalget vælges for 2 år ad gangen. Valggrupperne (hovedorganisationerne: LO, FTF, AC) udpeger til HovedMED og der vælges til alle underliggende MED-udvalg i henhold til fordelingsnøg- len.
Er der blot en enkelt medarbejder ansat under en af valggruppernes overenskomster, giver dette automatisk ret til at få tilbudt en plads i udvalget. Hvis denne ret ikke benyttes, fordeles de øvrige pladser efter antal med- arbejdere indenfor de andre valggrupper.
Fordelingsnøglen justeres normalt kun hvert 2. år og udelukkende på opfordring fra medarbejderrepræsen- tanter, når/hvis medarbejdersammensætningen ændres. Ved organisationsændringer, der har betydning for MED-strukturen, kan der foretages justering af fordelingsnøglen på de berørte områder. Fordelingsnøglen er udgangspunktet, men hvis ledelse og medarbejdere kan blive enige om en anden model (i en skriftlig og un- derskrevet aftale), kan denne gøres gældende for resten af valgperioden efter godkendelse i HovedMED-ud- valget.
Medarbejderrepræsentanterne findes blandt de tillidsrepræsentanter, der er valgt indenfor MED-udvalgets område. Der kan også vælges andre medarbejderrepræsentanter, hvis f.eks. en overenskomstgruppe har medlemmer på det område, som MED-udvalget dækker, men de pågældende medarbejdere har en tillidsre- præsentant, som er ansat på et andet område i kommunen. Så har medarbejderne mulighed for at vælge en anden medarbejderrepræsentant til MED-udvalget.
Arbejdsmiljøorganisationens repræsentanter i MED
Der skal i hvert MED-udvalg indgå mindst 1 arbejdsmiljørepræsentant (ud over antallet af medarbejderrepræ- sentanter) og 1 lederrepræsentant, der er udpeget som medlem af en arbejdsmiljøgruppe (indgår i antallet af ledelsesrepræsentanter). Procedure for etablering af arbejdsmiljøgrupper og valg af arbejdsmiljørepræsen- tanter er beskrevet i bilag 3. Det konkrete xxx-xxxxx i udvalget er beskrevet i bilag 6.
Tid til arbejdet som MED-repræsentant
Som udgangspunkt er arbejdet i MED omfattet af rammeaftalens § 11, herunder at medarbejderrepræsentan- terne skal have den fornødne tid til arbejdet i MED, jf. også § 14 i Rammeaftalen. Det anerkendes dog, at det kan være vanskeligt for den enkelte arbejdsplads at frigive den fornødne tid til arbejdet i HovedMED-udvalget eller i FagMED-udvalgene, hvorfor der er aftalt en kompensationsordning jf. bilag 8.
Kontaktudvalg
Da ikke alle personaleorganisationer er repræsenteret direkte i HovedMED-udvalget eller FagMED-udval- gene, kan medarbejdersiden etablere Kontaktudvalg. Kontaktudvalgene bruges til at sikre sammenhæng og samarbejde i MED-organisationen ved at skabe rammer for gensidig dialog, input og orientering medarbej- derne imellem.
Formålet med Kontaktudvalg er, at medarbejderrepræsentanterne i henholdsvis HovedMED og FagMED klæ- des på til at repræsentere alle personalegrupper samt at sikre medansvar i forhold til det, der besluttes MED- udvalget.
Kontaktudvalgets opgaver og sammensætning er uddybet i bilag 7.
MED-udvalgets forretningsorden (minimum)
MED-udvalget har en funktionsperiode på 2 år startende med et lige år.
Der afholdes minimum 4 årlige møder i MED-udvalget. Rammerne omkring øvrig mødeaktivitet aftales i for- bindelse med udarbejdelse af det pågældende udvalgs forretningsorden, og møder kan afholdes både fysisk og virtuelt.
MED-udvalget starter sin funktionsperiode med at udarbejde en forretningsorden, som tager udgangspunkt i den af HovedMED-udvalget udarbejdede forretningsorden (bilag 5).
MED-udvalget skal udarbejde xxxxxxxxxx og referater fra alle møder. Såvel dagsordner som referater udar- bejdes, så de er informative. Dagsorden udsendes senest 5 hverdage før MED-mødet.
Referaterne skal indeholde en kort beskrivelse af drøftelsen på mødet, samt en beslutning. Referatet udsen- des senest 5 hverdage efter MED-mødet.
Særstandpunkter kan føres til referatet. Det kan fremgå af referatet, at der har været fremført forskellige syns- punkter fra parternes side.
Referater fra MED-udvalget skal fremsendes til orientering til det overliggende MED-Udvalg.
Alle referater formidles til mødedeltagerne samt en af forvaltningsområdet udvalgt personkreds. Referaterne skal altid gøres tilgængelig på intranettet.
Der skal altid orienteres fra referater fra det overliggende MED-udvalg på førstkommende møde i MED-udval- get.
Det daglige samarbejde
MED-samarbejdet er en integreret del af hverdagen i Haderslev Kommune. MED-organisationen skal kunne agere fleksibelt og løbende håndtere muligheder og udfordringer, der måtte opstå i hverdagen, til gavn for både samarbejdet og kerneopgaven.
Det formelle MED-samarbejde understøttes og styrkes via den uformelle, daglige dialog mellem ledelses- og medarbejderrepræsentanter.
Ad hoc-udvalg
Ud over den faste MED-struktur er der mulighed for at oprette midlertidige ad hoc-udvalg, som rapporterer til det relevante MED-udvalg.
Formålet med ad hoc-udvalg er at kunne understøtte det tværgående samarbejde mellem kommunens fag- områder, fx tværgående udviklingsprojekter, tværgående personalepolitiske indsatser og lign. Et ad hoc-
udvalg arbejder som udgangspunkt med ét afgrænset tema og følger derfor ikke den generelle forretningsor- den.
Ad hoc-udvalg kan oprettes af alle faste udvalg og som tværgående udvalg på tværs af de faste MED-ud- valgs ansvarsområder, når der er enighed herom i de pågældende faste udvalg.
Hvis et ad hoc-udvalg nedsættes for en længere periode eller for en kompleks opgave, udarbejdes et kom- missorium, som kort beskriver:
− Formål
− Overordnet opgavebeskrivelse
− Beslutningskompetence
− Varighed (dato for ikrafttræden og for ophør af udvalget)
− Deltagerkreds
− Formandskab
− Ekstern kommunikation (herunder hvem skal modtage udvalgets dagsordener og referater?)
− Udvalgets reference (hvilke(t) MED-udvalg har etableret udvalget?)
§ 5. Kompetence
Rammeaftalen § 5. Kompetence
Bestemmelserne i denne paragraf kan ikke fraviges
Medindflydelse og medbestemmelse udøves inden for det kompetenceområde, som ledelsen har med hensyn til arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. Hvis der opstår tvivl om rækkevidden af ledelseskompe- tencen, skal ledelsen klargøre grænserne herfor.
Særligt i Haderslev Kommune:
Ledelsens kompetence er udgangspunktet for medindflydelse, medbestemmelse og medansvar inden for et givet område, med hensyn til arbejds-, personale-, samarbejds-, teknologi- og arbejdsmiljøforhold. Hvis en leder ikke har kompetence i forhold til et givent emne, er der i princippet ikke grund til at inddrage emnet i samarbejdet. Samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere bør i stedet finde sted på det niveau, såvel højere som lavere, hvor ledelsen har kompetencen. De elementer, der indgår i den konkrete vurdering af ledelses- kompetencen, er bl.a., om der i ledelsesfunktionen indgår:
− selvstændig ledelsesret,
− beslutnings- eller indstillingsret på ansættelser og afskedigelser, og
− selvstændigt budget- og regnskabsansvar.
§ 6. Medindflydelse og medbestemmelse
Rammeaftalen § 6. Medindflydelse og medbestemmelse
Bestemmelserne i denne paragraf er minimumsbestemmelser
Medindflydelse og medbestemmelse indebærer:
- Gensidig pligt til at informere om og drøfte alle forhold af betydning for arbejds-, personale-, samarbejds- og ar- bejdsmiljøforhold
- Medbestemmelse ved fastlæggelse af retningslinjer for tilrettelæggelse af arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold inden for ledelsens ansvars- og kompetenceområde,
- Mulighed for forhandling og indgåelse af aftaler.
Særligt i Haderslev Kommune:
Medindflydelse defineres som ledelsens beslutning truffet på grundlag af åbne og grundige drøftelser mel- lem ledere og medarbejdere/medarbejderrepræsentanter.
Ved medindflydelse har medarbejderne mulighed for gennem drøftelser, forslag og argumenter at påvirke beslutningsgrundlaget og derved sætte sit præg på den endelige beslutning.
Ledelsen og medarbejderrepræsentanterne har gensidig informationspligt. Ledelsen har pligt til at informere om og drøfte alle væsentlige forhold, der har betydning for arbejds- og personaleforholdene, medens medar- bejderne har pligt til at informere om synspunkter og forhold hos personalet, der har betydning for samarbej- det.
Medbestemmelse defineres som en fælles beslutning truffet på grundlag af åbne og grundige drøftelser mel- lem ledere og medarbejdere.
Ved medbestemmelse er der tale om, at ledelsen – inden for sin kompetence – med medarbejderrepræsen- tanterne indgår konkrete aftaler om retningslinjer, der skal være gældende ved tilrettelæggelse af arbejds-, personale-, samarbejds-, teknologi- og arbejdsmiljøforhold.
Ledelsen og medarbejderrepræsentanterne deler ansvar og kompetence på det konkrete område.
Medansvar defineres som ledelsens og medarbejdernes forpligtigelse til at respektere og efterleve de aftaler, der under medbestemmelse er indgået i MED-udvalgene i enighed og inden for lederens kompetence.
I lokalaftalen for Haderslev Kommune er der valgt medansvar. Medansvar går ud over rammeaftalen.
Medansvar betyder i Haderslev Kommune:
− At såvel ledelsen som medarbejderrepræsentanterne forpligtiges til at inddrage hinanden tidligt i beslut- ningsprocessen.
− At beslutningerne (om retningslinjer, jf. § 8) i et MED-udvalg træffes under fælles ansvar. Dog vil beslutnin- ger truffet af ledelsen eller af det politiske niveau ikke være omfattet af medansvar for medarbejderre- præsentanterne. I disse tilfælde bør dette protokolleres i beslutningsreferatet fra MED-udvalget.
§ 7. Information og drøftelse
Rammeaftalen § 7. Information og drøftelse
Bestemmelserne i denne paragraf er minimumsbestemmelser
Stk. 1.
Grundlaget for medindflydelse og medbestemmelse er, at der er gensidig informationspligt på alle niveauer.
Stk. 2.
Informationen skal gives på et så tidligt tidspunkt, på en sådan måde og i en sådan form, at det giver gode mulighe- der for en grundig drøftelse, så medarbejdernes/ medarbejderrepræsentanternes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens og/eller kommunalbestyrelsens beslutninger.
Stk. 3.
Ledelsen skal regelmæssigt give information om fremkomne forslag og trufne beslutninger i kommunalbestyrelsen.
Stk. 4.
I overensstemmelse med reglerne om information og drøftelse påhviler det ledelsen at:
1. informere om den seneste udvikling og den forventede udvikling i virksomhedens eller forretningsstedets aktivi- teter og økonomiske situation
2. informere og drøfte situationen, strukturen og den forventede udvikling med hensyn til beskæftigelsen i instituti- onen samt om alle planlagte forventede foranstaltninger, navnlig når beskæftigelsen er truet
3. informere og drøfte de beslutninger, som kan medføre betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og i ansættelsesforholdene, herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse.
Stk. 5.
Beslutninger i henhold til stk. 4, litra c, som kan medføre betydelige ændringer
i arbejdets tilrettelæggelse og ansættelsesforholdene, herunder beslutning om virksomhedsoverdragelse, træffes af kommunalbestyrelsen efter en forudgående forhandling med medarbejdernes repræsentanter i samarbejdsudval- get.
Stk. 6.
For det tilfælde, at beslutninger, som nævnt i stk. 5, indebærer betydelige ændringer for en personalegruppes ar- bejds- og personaleforhold, og denne gruppe ikke er repræsenteret i samarbejdsudvalget, kan medarbejdersiden eller denne gruppe inden forhandlingen fremsætte krav om, at de suppleres med en tillidsrepræsentant for denne personalegruppe. Et sådant krav skal fremsættes i forlængelse af, at medarbejdersiden bliver bekendt med, at der skal ske en forhandling.
Stk. 7.
Alle forhold, som er omfattet af informationspligten, skal tages op til drøftelse, hvis en af parterne ønsker det.
Stk. 8.
Såfremt der sker væsentlige ændringer i udligningsordningen vedr. udgifter til barsels- og adoptionsorlov, drøftes dette på ny i hovedudvalget, jf. udligningsaftalens § 6, stk. 3.
Særligt i Haderslev Kommune:
Når man taler om information, er det vigtigt at skelne mellem den information, der foregår gensidigt mellem ledelse og medarbejderrepræsentanter, f.eks. i et MED-udvalg, og den information, som man i f.eks. Hoved- MED-udvalget bliver enige om skal tilgå de øvrige medarbejdere om XxxxxXXX-udvalgets drøftelser og afta- ler.
Rammeaftalen angår den information, der foregår i f.eks. HovedMED-udvalget, og som kan kaldes den interne information. Informationen fra et MED-udvalg til de øvrige medarbejdere kan kaldes den eksterne information og vil blive belyst nedenfor.
Information er grundstenen i ethvert samarbejde. Det er afgørende, at en leder eller en medarbejderrepræ- sentant er informeret om, hvad der f.eks. sker i kommunen eller på institutionen, for at den pågældende kan forholde sig hertil og dermed indgå i en meningsfuld, konstruktiv drøftelse af det givne emne. Den gensidige information er udgangspunktet og grundlaget for en kvalificeret drøftelse og efterfølgende beslutning og er med til at sikre de bedste løsninger af kerneopgaven.
Der er en gensidig pligt til at give en god og tilstrækkelig information om forhold af betydning for arbejds-, personale-, samarbejds-, teknologi- og arbejdsmiljøforhold.
Hvad der ligger i begrebet ”god og tilstrækkelig information” vil naturligvis variere fra sag til sag og bør tages op som led i det løbende samarbejde mellem ledelse og medarbejdere.
Såvel leder- som medarbejderrepræsentanter skal informere om emner, der er af betydning for samarbejdet, og skal også selv søge information. Det er alles ansvar, at den eller de personer, man samarbejder med, bliver informeret på et hensigtsmæssigt niveau.
Information kan foregå på mange måder, og formen kan være skriftlig eller mundtlig. Begge former har sine fordele og ulemper. En kombination af begge former vil ofte være hensigtsmæssig.
Ved den mundtlige information kan man hurtigt give en besked, og der er oplagte muligheder for at drøfte emnet. Det er dog kun de personer, der er til stede, der informeres herved, medmindre der efter drøftelsen udarbejdes et fyldigt referat.
Hvis der er tale om en kompliceret problemstilling, f.eks. det kommende budget, eller hvis der skal ske en drøftelse i „baglandene“ på grundlag af informationerne, vil forudsætningen for en god og grundig drøftelse være, at der før drøftelsen foreligger skriftligt materiale til at understøtte den mundtlige information.
Som led i de lokale drøftelser i den enkelte kommune kan man aftale, hvornår og hvordan der skal informeres om givne emner, f.eks. at der skal informeres på det førstkommende møde i HovedMED-udvalget om beslut- ninger, som er truffet i kommunalbestyrelsen.
Det påhviler MED-udvalget at drage omsorg for at samtlige medarbejdere – skriftligt eller mundtligt – lø- bende orienteres om udvalgets arbejde.
Ledelsen og medarbejderrepræsentanterne bør på alle niveauer i MED-organisationen i fællesskab drøfte og fastlægge procedurer for information om arbejdet til berørte medarbejdere og ledere.
Ved valg af kommunikations- og informationsmetoder bør man overveje:
− Hvem skal informeres?
− Hvad skal der informeres om?
− Hvordan skal informationen gives?
− Hvornår skal informationen gives?
− Hvem har adgang til informationen, når den pågældende metode anvendes?
Information om udvalgets arbejde kan ske på mange måder, f.eks. via:
− Referater fra møder m.v.
− Møder eller anden mundtlig information med mulighed for dialog.
− Personaleblad.
− E-mail/intranet og lignende.
− Opslagstavler og/eller elektroniske tavler.
§ 8. Retningslinjer
Rammeaftalen § 8. Retningslinjer
Bestemmelserne i denne paragraf er minimumsbestemmelser
Stk. 1.
Når én af parterne ønsker det, skal der snarest muligt indledes drøftelser med henblik på fastlæggelse af retningslin- jer. Der skal fra begge parters side udvises positiv forhandlingsvilje og søges opnået enighed.
Stk. 2.
Regler om arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold, som – efter indstilling fra f.eks. hovedudvalget – er fastsat eller godkendt af kommunalbestyrelsen, er ikke at betragte som retningslinjer, og er derfor ikke omfattet af rammeaftalen, herunder af de særlige bestemmelser om opsigelse, jf. stk. 6.
Stk. 3.
Der skal aftales retningslinjer for proceduren for drøftelse af
1. budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold
2. større rationaliserings- og omstillingsprojekter og
3. kommunens personalepolitik, herunder eksempelvis ligestilling, kompetenceudvikling etc.
Stk. 4.
Hvis der ikke opnås enighed om retningslinjer på et givet område, skal ledelsen, hvis medarbejderne fremsætter ønske herom, redegøre for, hvorledes man derefter vil forholde sig på det pågældende område.
Stk. 5.
Aftalte retningslinjer er bindende for begge parter, som er forpligtet til at forsvare og anvende dem.
Stk. 6.
Alle retningslinjer skal udformes skriftligt. Aftaler om retningslinjer kan opsiges med 3 måneders varsel. Inden opsi- gelse finder sted, skal der søges gennemført ændringer af retningslinjerne ved forhandling mellem parterne.
Stk. 7.
Retningslinjer, som er aftalt i henhold til § 8, stk. 3 og i henhold til bestemmelserne i bilag 2, punkt A, C, D, E, G og I gæl- der indtil, der er opnået enighed om ændringer.
Særligt i Haderslev Kommune:
Alle MED-udvalg skal forholde sig til, hvorledes drøftelser af budgettets konsekvenser for arbejds- og perso- naleforhold tilrettelægges bedst. Herunder skal MED-udvalget beskrive en tidsplan for drøftelsen, der mat- cher budgetlægningsprocedurerne mest hensigtsmæssigt.
Retningslinjer er aftaler om spilleregler for arbejds-, personale-, samarbejds-, teknologi- og arbejdsmiljøfor- hold. Retningslinjerne aftales under medbestemmelse – det vil sige drøftelse mellem ledelse og medarbej- dere før fælles beslutning.
Haderslev Kommune er en værdibaseret organisation, og derfor forsøges omfanget af regler og retningslinjer begrænset mest muligt. Hvor der er ønske om og behov for retningslinjer, kan disse evt. udformes som proce- dureretningslinjer.
På nogle områder skal MED-udvalget aftale retningslinjer, jf. § 8 stk. 3 i rammeaftalen. På andre områder kan MED-udvalget selv aftale retningslinjer.
På første møde i HovedMED-udvalgets funktionsperiode fastlægges en strategi for funktionsperioden. I for- bindelse med strategiarbejdet fastlægges endvidere, hvilke retningslinjer for arbejds-, personale-, samar- bejds- og teknologi-forhold, der skal udarbejdes i funktionsperioden. Vedrørende retningslinjer for arbejdsmil- jøindsatsen henvises til § 3.
Aftaler, der er truffet i enighed mellem ledere og medarbejdere, hvor indholdet hører under den pågældende leders kompetenceområde, er bindende for begge parter.
MED-udvalgene drøfter, planlægger og aftaler de overordnede rammer og retningslinjer, der skal gælde på arbejdspladsen. MED-udvalgene kan ligeledes drøfte, om ledere og medarbejdere efterlever aftalte spillereg- ler.
Konkrete personalesager kan ikke behandles i MED-udvalgene.
§ 9. HovedMED-udvalget
Rammeaftalen § 9. Hovedudvalget
Bestemmelserne i denne paragraf er minimumsbestemmelser
Stk. 1.
Hovedudvalget forhandler og indgår aftaler om udfyldning af generelle rammeaftaler i henhold til bestemmelserne heri.
Stk. 2.
Hovedudvalget har på det overordnede niveau endvidere til opgave:
- gensidigt at informere, drøfte og udarbejde retningslinjer vedrørende arbejds-, personale-, samarbejds- og ar- bejdsmiljøforhold, der har betydning for hele kommunen
- at vejlede om udmøntning af den lokale aftale om medindflydelse og medbestemmelse, herunder om nedsæt- telse af udvalg m.v.
- at fortolke aftalte retningslinjer
- at fortolke den lokale aftale om medindflydelse og medbestemmelse og behandle uoverensstemmelser herom
- at indbringe uoverensstemmelser, fortolkningsspørgsmål vedrørende rammeaftalen m.v. for de centrale forhand- lingsparter.
- regelmæssigt at evaluere anvendelsen af medarbejder- udviklingssamtaler i kommunen, jf. Aftale om kompeten- ceudvikling § 4.
Stk. 3.
Hovedudvalget mødes - normalt en gang om året – med kommunens politiske ledelse med henblik på drøftelse af den del af budgetbehandlingen, der vedrører budgettets konsekvenser for arbejds- og personaleforhold i kommu- nen.
Særligt i Haderslev Kommune:
HovedMED-udvalget holder som minimum 4 årlige møder. Den endelige mødekalender for HovedMED-ud- valget fastsættes ud fra den godkendte politiske økonomiske tidsplan for det pågældende år.
HovedMED-udvalget starter sin 2-årige funktionsperiode med at fastlægge en strategi for de 2 år samt god- kende arbejdsformen for perioden.
HovedMED-udvalget skal som minimum årligt drøfte følgende personalepolitiske emner:
− Det sociale kapitel
− Kompetenceudvikling
− Arbejdsmiljø
− Stress
− Aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne
HovedMED-udvalget deltager i kommunalbestyrelsens årlige budgetseminarer og har to årlige dialogmøder med Økonomiudvalget. Herudover deltager HovedMED-udvalget i konferencer, der vedrører personale- og arbejdsmiljøspørgsmål. Yderligere kan HovedMED-udvalget deltage i andre konferencer.
Der henvises i øvrigt til § 4 Form og struktur vedrørende sammensætningen af HovedMED-udvalget samt bi- lag 5 vedrørende forretningsorden for HovedMED-udvalget.
§ 10. Ikrafttræden, ændring og opsigelse
Denne lokale MED-aftale træder i kraft den 1. januar 2022. Aftalen erstatter den lokale MED-aftale af 18. januar 2016.
Procedure for opfølgning på aftalen
HovedMED-udvalget vurderer som minimum ved afslutningen af hver valgperiode, om lokal-aftalen skal eva- lueres, og en anbefaling herom gives til det tiltrædende HovedMED-udvalg. Evalueringen foretages i givet fald af HovedMED-udvalget og en justering kan indebære, at der skal nedsættes et nyt forhandlingsorgan, der skal forhandle en ny aftale.
Opsigelse
Lokalaftalen kan opsiges skriftligt med 9 måneders varsel til udgangen af december i ulige år.
Ved aftalens opsigelse optages forhandling om indgåelse af ny aftale jf. Rammeaftalen § 3 stk. 4. Lokalaftalen kan genforhandles uden forinden at være opsagt.
Det forholdsvis lange opsigelsesvarsel er fastlagt for at have tid til at kunne forhandle en ny aftale og til at gennemføre den. Hvis der ikke kan opnås enighed om en ny lokalaftale, giver det lange opsigelsesvarsel mu- lighed for i god tid at konstatere dette og til at omstille sig til det, der gælder, når opsigelsesperioden udløber.
Hvis lokalaftalen opsiges og der ikke indgås en ny lokalaftale i opsigelsesperioden, vil ”Aftale om tillidsrepræ- sentanter, samarbejde og samarbejdsudvalg” pr. april 2014 mellem KL og KTO være gældende sammen med arbejdsmiljølovgivningens bestemmelser om arbejdsmiljøorganisationen.
Godkendelse
Haderslev, den 8. december 2021
Bilag til MED-aftalen
Børn og Kultur
Børnenes Hus Hammelev Børnehaven Sønder Otting Den Tyske Børnehave Hulahoppen
Myretuen – Bevtoft Vojens Hallerne Gram Fritidscenter
Voksen og Sundhed
Sommersted Plejecenter Sillerup Plejekollegium
Dette bilag indeholder oversigter over:
− Sammenhængen mellem MED-strukturen og ledelsesstrukturen
− Hele MED-strukturen
− De enkelte FagMED og underliggende udvalg inden for forvaltningsområderne:
o Teknik og Klima
o Voksen og Xxxxxxx
o Børn og Kultur
o Arbejdsmarked og Borgerservice
o Stabene
MED-strukturens sammenhæng til ledelsesstrukturen
LokalMED-udvalg eller Personalemøde med MED-status
Afdelingsleder eller institutionsleder
Arbejdsmiljøgrupper
gschef
Afdelin
Direktion
-udvalg
FagMED
HovedMED-udvalg
Aarø-færgen
LokalMED
Teknik og Miljø Administration
LokalMED
Drift (markpersonnel)
FagMED
Teknik og Klima
FagMED i Voksen og Sundhed og underliggende MED-udvalg:
FagMED Handicap, Socialpsykiatri og Myndighed | |
LokalMED * Handicap - Bo og Beskæf- tigelse * Socialpsykiatri og Misbrug * Visitations- og Myndighedsafd. Personalemøde med MED-status Center for Specialunder- visning og Kommunikation (VSU og THS) | |
FagMED Senior og Rehabilitering | |
LokalMED * Korterevarende indsatser * Længerevarende indsatser * Understøttende indsatser * Kvalitet og Udvikling * Sillerup Plejekollegium (selvej.) * Sommersted Plejecenter (selvej.) | |
FagMED Sundhed og Forebyggelse | |
LokalMED * Tandplejen * Træning og Rehabilitering * Sundhedssamarbejde og Forebyggelse | |
Personalemøde med MED-status
* Haderslev Idrætscenter
* Gram Fritidscenter
* Vojens Hallerne (delvis kommunal)
LokalMED
* Haderslev Musikskole
* Historie Haderslev
* Kulturhuset Bispen
FagMED
Kultur og Fritid
Personalemøde med MED-status
* Hotspot/SSP
* Naturskolen
LokalMED
* Familiehuset
* Familierådgivning og Familieplejen
* Ungdomsskolen/ EGU
FagMED
Familieområdet
Personalemøde med MED-status
* Børnehaven Sdr. Otting (selvej.)
* Børnenes Hus Hammelev (selvej.)
* Deutscher Kindergarten (selvej.)
* Myretuen, Bevtoft (selvej.)
* Kultur og Fritid / Pædagogik og Læring
* Vores Børnehave
LokalMED
* Børnehuset Chilli
* Børnehuset Lagoni
* Børnehuset NOBI (Gram/Arnum)
* Børnehuset Nustrup- Sommersted
* Børneunivers Nord
* Dagplejen
* Det Rådgivende Team
* Hulahoppen Børne- have (selvej.)
* Sct. Xxxxxxx Xxxxxxxxx
* Starup Børnehus
* Sundhedsplejen
* Sydbyens Børnehus
FagMED
Dagtilbud
Skoler | |
LokalMED * Bregnbjergskolen * Erlev Skole * Fællesskolen Bevtoft- Over Jerstal * Fællesskolen Favrdal- Fjelstrup * Fællesskolen Hammelev-Sct.Severin * Fællesskolen Hoptrup- Marstrup-Vilstrup * Fællesskolen Nustrup- Sommersted * Gram Skole * Kløvermarkskolen * Louiseskolen * Starup-Øsby Skole og Børnehus * Ungeuniverset Vojens * 10. ved Kløften | |
FagMED for Arbejdsmarked og Borgerservice og underliggende MED-udvalg:
LokalMED
Unge og Uddannelse
LokalMED
STU
LokalMED
Sprogcentret
LokalMED
Service- funktionen
LokalMED
Jobcenter
LokalMED
Borgerservice, Rådhusservice, Kantinen
FagMED
Arbejdsmarked og Borgerservice
FagMED for Stabene og underliggende MED-udvalg:
LokalMED
IT og Digitalisering
LokalMED
Økonomi og Løn
LokalMED
Sekretariat, Udvikling og Personale
FagMED
Stabene
Bilag 3: Procedure for etablering af arbejdsmiljøgrupper og valg af arbejdsmiljørepræsentanter
Etablering af arbejdsmiljøgrupper
− Arbejdsmiljøgruppen består af en arbejdsmiljøleder og en arbejdsmiljørepræsentant.
− Der oprettes en arbejdsmiljøgruppe for velafgrænsede afdelinger eller arbejdsområder (normalt mere end 10 ansatte).
− En arbejdsmiljøgruppe kan imidlertid dække flere afdelinger / arbejdsområder.
− Flere afdelinger/arbejdsområder med mellem 1 og 9 ansatte kan organiseres i en fælles arbejdsmiljø- gruppe eller tilsluttes en i forvejen eksisterende gruppe.
− Hvis der er flere end 50 ansatte, skal der normalt oprettes flere arbejdsmiljøgrupper. Arbejdstilsynet vil dog normalt acceptere, at en arbejdsmiljøgruppe repræsenterer op til 100 ansatte med administrativt arbejde, hvis afdelingerne er samlet i en bygning eller bygningskompleks.
− Virksomheder med geografisk adskilte afdelinger skal normalt oprette en arbejdsmiljøgruppe for hver afdeling. Geografisk adskilte afdelinger med mindre end 10 ansatte kan dog danne fælles arbejdsmil- jøgrupper for flere geografisk adskilte afdelinger.
Arbejdsmiljøstrukturen følger i videst muligt omfang MED-strukturen, og en opdateret oversigt over arbejds- miljøgrupperne og deres medlemmer findes på intranettet under HR og Personale/Arbejdsmiljø/Arbejdsmil- jøgruppen/Arbejdsmiljøgrupper.
Arbejdsmiljøstrukturen kan tilrettes af det omfattede område i takt med, at der sker organisatoriskes ændrin- ger. Forslag til tilpasning behandles i det pågældende MED-udvalg, hvorefter HR orienteres om ændringerne.
Procedure for valg af arbejdsmiljørepræsentanter
Det er den siddende arbejdsmiljøgruppe, som sørger for afholdelse af valg.
− Arbejdsmiljørepræsentanten vælges for 2 år ad gangen. Valget foretages senest 31. oktober i ulige år, og har virkning fra 1. januar i lige år.
− Valgbarhed følger TR-reglerne, hvilket blandt andet betyder, at arbejdsmiljørepræsentanten vælges blandt medarbejdere med mindst ½ års tilknytning til kommunen.
− Arbejdsmiljørepræsentanten vælges blandt alle ansatte i den afdeling/det arbejdsområde, som ar- bejdsmiljøgruppen dækker. Såvel organiserede som uorganiserede medarbejdere kan deltage i val- get. Elever kan deltage i valget, men kan ikke selv vælges som arbejdsmiljørepræsentant. Ledere kan ikke deltage i valget.
− Der vælges ingen suppleant.
− Valget meddeles arbejdsgiveren senest d. 31. oktober ulige år (via mail: xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx). For organiserede arbejdsmiljørepræsentanter skal valget også meddeles den faglige organisation.
− Arbejdsmiljørepræsentanten er beskyttet mod afskedigelse eller anden forringelse af sine forhold på samme måde som tillidsrepræsentanter. Dette betyder, at arbejdsmiljørepræsentanten ikke må stilles ringere end sine kolleger, pga. af tillidshvervet.
− Haderslev Kommune ønsker ikke, at arbejdspladser med minimum 10 medarbejdere står uden ar- bejdsmiljørepræsentant. Ved længerevarende fravær, som skønnes at strække sig ud over 4 måneder, f.eks. barsel, sygdom eller orlov, bør der vælges en ny arbejdsmiljørepræsentant, der i fraværsperio- den overtager hvervet for den resterende del af valgperioden eller indtil den fraværende arbejdsmiljø- repræsentant kommer tilbage.
− Arbejdsmiljølederen udpeges af ledelsen.
Opdateret liste over arbejdsmiljøgrupper
Den opdaterede liste sendes, kort efter 31. oktober, til næstformændene i FagMED. Dette for at næstformænd og siddende arbejdsmiljørepræsentanter kan begynde afsøgning af kandidater til nedenstående valg, der gennemføres på et fællesmøde i december måned ulige år.
Procedure for valg af arbejdsmiljørepræsentanter til MED-udvalg
− I henhold til lokalaftalens § 4 vælges 1 arbejdsmiljørepræsentant fra hvert af de fem forvaltningsområ- der.
− Valget sker blandt alle arbejdsmiljørepræsentanter inden for de respektive forvaltnings-områder.
Næstformanden og de siddende arbejdsmiljørepræsentanter for de enkelte FagMED-udvalg afklarer inden fællesmødet, hvem af de opstillingsberettigede arbejdsmiljørepræsentanter, der ønsker at stille op ved valget på fællesmødet.
− Det er kun muligt at afgive sin stemme ved personligt fremmøde ved valghandlingen.
− Valghandlingen foregår på et fællesmøde for arbejdsmiljørepræsentanter i december, ulige år, hvor der ligeledes vælges personlige suppleanter for de valgte arbejdsmiljørepræsentanter.
− Valget forestås af næstformand for HovedMED-udvalget og de fem siddende arbejdsmiljørepræsen- tanter og understøttes af HR. Ledere deltager ikke i valghandlingen.
− Udfaldet af valget meldes til HR på dagen.
− I henhold til lokalaftalens § 4 vælges 1-3 arbejdsmiljørepræsentant til hvert FagMED-udvalg. Valget sker blandt alle arbejdsmiljørepræsentanter inden for FagMED-udvalgets område. Næstformanden og de siddende arbejdsmiljørepræsentanter for FagMED-udvalget afklarer inden fællesmødet, hvem af de opstillingsberettigede arbejdsmiljørepræsentanter, der ønsker at stille op ved valget på fællesmø- det.
− Det er kun muligt at afgive sin stemme ved personligt fremmøde ved valghandlingen.
− Valghandlingen foregår på et fællesmøde for arbejdsmiljørepræsentanter ultimo ulige år, hvor der li- geledes vælges personlige suppleanter for de valgte arbejdsmiljørepræsentanter.
− Valget forestås af næstformand for FagMED-udvalget og de siddende arbejdsmiljørepræsentanter.
Ledere deltager ikke i valghandlingen.
− Udfaldet af valget meldes til HR på dagen.
HR udfærdiger en liste over ovenstående valg, der lægges på intranettet sammen med listen over arbejdsmil- jøgrupper i Haderslev Kommune.
− I henhold til lokalaftalens § 4 vælges 1-3 arbejdsmiljørepræsentanter til LokalMED-udvalg.
− Valget sker blandt alle arbejdsmiljørepræsentanter inden for LokalMED-udvalgets område.
− Valghandlingen foregår i det enkelte fagområde inden 31. december i ulige år.
Der er mulighed for, at valget i stedet kan foregå på fællesmødet. Såfremt der er et ønske herom, skal næstformanden for LokalMED-udvalget rette henvendelse til HR-teamet senest 14 dage før fælles- mødet.
− Hvis der er flere AMR i LokalMED-udvalgets område end siddende i MED-udvalget, vælges der også personlige suppleanter for de(n) valgte arbejdsmiljørepræsentant(er). Valget forestås af næstformand for LokalMED-udvalget og de(n) siddende arbejdsmiljørepræsentant(er).
Valg af AMR for de selvejende institutioner til MED-udvalg
Der skal vælges 1 AMR til hvert af de relevante FagMED-udvalg, jf. § 3 og bilag 7.
Valget skal være gennemført senest den 31. december i ulige år, med virkning fra 1. januar lige år. De selvejende institutioner skal selv sørge for, at valget bliver gennemført.
Den siddende AMR sikrer, at formanden for FagMED-udvalget får navnet på den valgte arbejdsmiljørepræ- sentant.
Såfremt de selvejende institutioner ikke ønsker pladserne, skal det meddeles skriftligt til Haderslev Kommune (xx@xxxxxxxxx.xx).
Bilag 4: MED-udvalgenes og arbejdsmiljøgruppernes arbejdsmiljøopgaver
Alle MED-udvalg skal arbejde med arbejdsmiljøområdet ud fra de opgaver der er præciseret, i §§ 17 og 18, samt beskrivelse og valg af arbejdsmiljørepræsentanter, i § 25, i Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 1181 af 15. oktober 2010 om samarbejde om sikkerhed og sundhed og MED-håndbogens bilag 9.
HovedMED-udvalgets ansvar og opgaver på arbejdsmiljøområdet
HovedMED-udvalget sætter rammerne for Kommunens arbejdsmiljøarbejde og varetager de overordnede strategiske arbejdsmiljøopgaver i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen og HovedMED-udvalgets planlægning.
HovedMED-udvalget har ansvaret for, at MED-organisationen på alle niveauer, fra arbejdsmiljøgruppen op til HovedMED-udvalget, har de nødvendige kompetencer og ressourcer til at varetage deres arbejdsmiljøop- gave.
HovedMED-udvalget planlægger, leder og koordinerer løbende arbejdsmiljø- og sundheds-arbejdet på det strategiske plan. Den daglige arbejdsmiljørådgivning, til organisationen, varetages af arbejdsmiljølederen.
De vigtigste strategiske opgaver for Haderslev Kommunes HovedMED-udvalg er:
− At arbejdsmiljøarbejdet i alle led har fokus på forebyggelse.
− At fremme sundheden blandt de ansatte.
− At fremme et arbejdsmiljø, hvor der er plads til alle, også ansatte med nedsat arbejdsevne eller sva- gere forudsætninger.
Udarbejder og implementerer en arbejdsmiljøpolitik
Formålet med en arbejdsmiljøpolitik er at sætte fokus på udvikling og forbedring af arbejdsmiljøet, således at medarbejderne trives i arbejdet med kerneopgaven, og det opleves meningsfyldt. Arbejdsmiljøpolitikken in- deholder kommunens overordnede visioner og mål for arbejdsmiljøet, og beskriver de aktiviteter og metoder i arbejdsmiljøarbejdet, som Haderslev Kommune anvender.
Af aktiviteter kan f.eks. nævnes Haderslev Kommunes politikker samt retningslinjer for arbejdspladsvurdering (APV), trivselsundersøgelser og lederevaluering.
Gennemfører en arbejdsmiljødrøftelse og aftaler en handleplan
Ved det første møde i en valgperiode gennemfører HovedMED-udvalget en arbejdsmiljø-drøftelse. Drøftelsen tages på baggrund af arbejdsmiljøindberetninger og statistikker gældende for Haderslev Kommune, samt de enkelte FagMED-udvalgs arbejdsmiljøberetninger. Til grund herfor ligger arbejdsmiljøberetninger fra alle kommunens arbejdspladser, opsummeret i FagMED-udvalgenes beretninger, samt dokumentation og stati- stikker vedrørende arbejdsskader, sygefravær, arbejdstilsynsbesøg og -påbud.
HovedMED-udvalget tager i forbindelse med drøftelsen stilling til den kommende periodes målsætninger på arbejdsmiljøområdet og beslutter en overordnet handleplan for arbejdsmiljøtiltag, som indgår i HovedMED- udvalgets strategiske plan.
Økonomiudvalget gøres bekendt med den årlige arbejdsmiljøberetning for Haderslev Kommune samt Hoved- MED-udvalgets handleplan for arbejdsmiljøtiltag, som indgår i HovedMED-udvalgets årlige drøftelse med Økonomiudvalget.
Centralt styrede aktiviteter på baggrund af arbejdsmiljødrøftelsen:
Som direkte effekt af arbejdsmiljødrøftelsen afholdes der årligt 1½ dags supplerende arbejds-miljøuddan- nelse, hvortil emner opsøges direkte igennem arbejdsmiljøorganisationen. Efter arbejdsmiljødrøftelsen vil Ho- vedMED-udvalgets indsatsområder for arbejdsmiljøet benyttes som udgangspunkt for de kommende års sup- plerende arbejdsmiljøuddannelse.
Derudover skal alle de nyuddannede arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere deltage i en halv dags supplerende arbejdsmiljøuddannelse. Dagen afholdes sidst på året for at sikre, at alle nyuddannede i arbejdsmiljøorganisationen kan deltage.
HovedMED-udvalget aftaler med afsæt i arbejdsmiljødrøftelsen retningslinjer for APV, trivselsundersøgelser og lederevaluering.
FagMED-udvalgenes ansvar og opgaver på arbejdsmiljøområdet
FagMED-udvalget sætter rammerne for FagMED-udvalgsområdets arbejdsmiljøarbejde og varetager de over- ordnede strategiske arbejdsmiljøopgaver i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgivningen.
De vigtigste strategiske opgaver for FagMED-udvalget er:
− At arbejdsmiljøet i alle led har fokus på forebyggelse
− At de lokale MED-udvalg og arbejdsmiljøgrupper inddrages i planlægningen, når der sker ændringer i organisering, ved udvidelser, om- og nybygning, indførelse ny teknologi samt ved anskaffelser/æn- dringer af maskiner, tekniske hjælpemidler, stoffer og materialer.
− At fremme sundheden blandt de ansatte og fremme et arbejdsmiljø, hvor der er plads til alle, også an- satte med nedsat arbejdsevne eller svagere forudsætninger.
Planlægger, leder og koordinerer samarbejdet om arbejdsmiljø
FagMED-udvalget skal forholde sig systematisk og fremadrettet i arbejdsmiljøspørgsmål for at skabe gode rammer for arbejdsmiljøarbejdet på områdets arbejdspladser.
FagMED-udvalgene skal vejlede og koordinere de initiativer på arbejdsmiljøområdet, som besluttes af Hoved- MED-udvalget.
En gang i valgperioden gennemfører FagMED-udvalget en arbejdsmiljødrøftelse.
Til grund for drøftelsen ligger arbejdsmiljøberetningerne fra de underliggende LokalMED. FagMED-udvalget tager i forbindelse med drøftelsen stilling til den kommende periodes målsætninger på arbejdsmiljøområdet indenfor deres forvaltningsområde. På den baggrund udarbejdes en arbejdsmiljøberetning, som indgår i Ho- vedMEDs samlede billede for Haderslev Kommune.
LokalMED-udvalgs/Personalemøder med MED-status ansvar og opgaver på arbejdsmiljøområdet
LokalMED-udvalget/Personalemødet med MED-status sætter rammerne for arbejdspladsens arbejdsmiljøar- bejde og varetager de overordnede strategiske arbejdsmiljøopgaver i overensstemmelse med arbejdsmiljø- lovgivningen.
De vigtigste strategiske opgaver for udvalget er:
− Planlægger, leder og koordinerer områdets og arbejdspladsens samarbejde om arbejdsmiljø
− Udarbejder visioner, mål og handleplaner for arbejdspladsens arbejdsmiljø.
− Aftaler fordeling af ansvar, opgaver og tidsplan for arbejdsmiljøopgaverne
Sikrer at arbejdsmiljøspørgsmål indgår i planlægningen
Når der sker ændringer i organisering, ved udvidelser, om- og nybygning, indførelse af ny teknologi samt ved anskaffelser/ændringer af maskiner, tekniske hjælpemidler, stoffer og materialer, skal der foretages en risiko- vurdering for at sikre de arbejdsmiljø- og sundhedsmæssige forhold.
Vurdering af arbejdsmiljøet (APV)
LokalMED-udvalget er ansvarligt for, at der udarbejdes en løbende opdateret handleplan på baggrund af vur- deringer af de fysiske og psykiske arbejdsmiljøforhold og undersøgelse af medarbejdernes trivsel. Skal ar- bejde for at arbejdsmiljøarbejdet, i alle led, har fokus på forebyggelse, fremmer sundheden blandt de ansatte og fremmer et arbejdsmiljø, hvor der er plads til alle, også ansatte med nedsat arbejdsevne
Arbejdsmiljødrøftelse og arbejdsmiljøberetning
LokalMED-udvalget holder en arbejdsmiljødrøftelse, hvor sidste periodes arbejdsmiljøarbejde evalueres og den kommende periodes samarbejde om arbejdsmiljøet tilrettelægges. Den opdaterede handleplan (APV) gennemgås, og på baggrund af udkast fra arbejdsmiljøgruppen udarbejder udvalget en årlig arbejdsmiljøbe- retning, som fremsendes til FagMED-udvalget med henblik på videre behandling.
Arbejdsmiljøgruppers organisering og arbejdsopgaver
Organiseringen af arbejdsmiljøgrupper fastlægges i overensstemmelse med bestemmelserne i Arbejdsmiljø- loven og i Bekendtgørelse nr. 1181 af 15. oktober 2010 om samarbejde om sikkerhed og sundhed og MED- håndbogens bilag 9.
Arbejdsgiveren fastsætter i samarbejde med de ansatte og arbejdsmiljølederne det nødvendige antal med- lemmer og arbejdsmiljøgrupper i MED-organisationen.
Det nødvendige antal defineres således: der skal nedsættes en arbejdsmiljøgruppe når der er mindst 10 an- satte jf. Bekendtgørelsens § 6.
Valg af repræsentanter til arbejdsmiljøorganisationen følger § 25 i Bekendtgørelse nr. 1181 af 15. oktober 2010 om samarbejde om sikkerhed og sundhed.
HovedMED-udvalget godkender antallet af medlemmer og arbejdsmiljøgrupper i MED-organisationen.
Antallet af arbejdsmiljørepræsentanter skal endvidere fastsættes, således at alle ansatte kan komme i kontakt med deres arbejdsmiljørepræsentant og således, at de ansatte kan drøfte arbejdsmiljøforhold med medlem- mer af MED-organisationen indenfor de ansattes arbejdstid.
Arbejdsmiljøgruppen består af en ledelsesrepræsentant (arbejdsmiljøleder) og mindst én arbejdsmiljørepræ- sentant. Ledelsesrepræsentanten udpeges af ledelsen af området, mens arbejdsmiljørepræsentanten vælges af og blandt medarbejderne på området.
Alle arbejdsmiljøgrupper refererer til et LokalMED-udvalg eller et personalemøde med MED-status. Rådhus- udvalget, bestående af arbejdsmiljørepræsentanter på rådhuset, etableres som et ad hoc-udvalg under Lo- kalMED-udvalget for Borgerservice for derved at sikre ledelsesmæssig forankring.
Arbejdsgiver er ansvarlig for, at den til en hver tid gældende aftalte organisering af samarbejdet om sikkerhed og sundhed, er let tilgængelig på Intranettet.
I Haderslev Kommune vil vi prioritere at
Arbejdsmiljøgruppen varetager de daglige arbejdsmiljøopgaver i overensstemmelse med arbejdsmiljølovgiv- ningen.
Arbejdsmiljøgruppen skal arbejde med arbejdsmiljøet ud fra de opgaver, der er præciseret i § 18 i Arbejdstilsy- nets bekendtgørelse nr. 1181 af 15. oktober 2010 om samarbejde om sikkerhed og sundhed.
Arbejdsmiljøgruppen deltager i planlægningen
Det betyder, at arbejdsmiljøspørgsmål skal inddrages allerede i den planlæggende fase ved f.eks. ændringer i organisering af arbejdet, ved udvidelser, om- og nybygning, indførelse af ny teknologi samt ved anskaffel- ser/ændringer af maskiner, tekniske hjælpemidler, stoffer og materialer.
Arbejdsmiljøgruppen udfører arbejdsmiljøarbejdet (APV)
Gennemfører vurderinger af det fysiske og psykiske arbejdsmiljø og undersøgelse af medarbejdernes trivsel. Udarbejder en prioriteret handleplan (APV) med forslag til løsning af eventuelle arbejdsmiljøproblemer og for- slag til og udfører aktiviteter, der kan udvikle og forbedre arbejdsmiljøet. Handleplanen drøftes løbende i det lokale MED-udvalg/Personalemøde med MED-status. Udarbejder udkast til den årlige arbejdsmiljøberetning til LokalMED/Personalemøde med MED-status.
Arbejdsmiljøgruppen instruerer, formidler og kontrollerer
Kontroller at medarbejderne får en effektiv oplæring og instruktion ift. at kunne udføre arbejdet sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarligt. Medvirke til at alle medarbejdere kan bidrage til en positiv udvikling af arbejds- miljøet. Evaluerer og kontrollerer løbende, at arbejdsforholdene er arbejdsmiljø- og sundhedsmæssigt for- svarlige.
Arbejdsmiljøgruppen arbejder for forebyggelse og sundhed
Det betyder, at arbejdsmiljøgruppen aktivt skal arbejde for, at arbejdsmiljøet i alle led har fokus på forebyg- gelse, fremmer sundheden blandt de ansatte og fremmer et arbejdsmiljø, hvor der er plads til alle, også an- satte med nedsat erhvervsevne.
Arbejdsmiljøgruppen har ansvar for at informere om og drøfte alle forhold, som har betydning for arbejdsplad- sens arbejdsmiljøforhold. Arbejdsmiljøgruppen skal påvirke den enkeltes adfærd, der fremmer egen og an- dres sikkerhed og sundhed.
Arbejdsmiljøgruppen er kontaktled
Det betyder, at arbejdsmiljøgruppen skal virke som kontaktled mellem de ansatte og MED-organisationen (LokalMED) og derved forelægge sikkerheds- og sundhedsmæssige problemer, som arbejdsmiljøgruppen ikke kan løse, eller som er generelle for Haderslev Kommune, for MED-organisationen.
Arbejdsmiljødrøftelse for arbejdsmiljøorganisationen
Arbejdsmiljødrøftelse har bl.a. til formål at:
− Tilrettelægge indholdet af samarbejdet om sikkerhed og sundhed for den kommende valgperiode
− Fastlægge hvordan samarbejdet skal foregå, herunder samarbejdsformer og mødeintervaller (se MED-organisationens årshjul).
− Fastlægge mål for det kommende års samarbejde, herunder indsatsområder
− Evaluering af det foregående års mål og delmål, herunder om målene er nået
− Sikre fortsat udvikling og forbedring af arbejdsmiljøet
− Vurdere om lovgivning er tilfredsstillende efterlevet.
Arbejdsmiljødrøftelse skal bruges dels til at have en handleplan for arbejdsmiljøgruppens eller MED-udval- gets arbejdsmiljøarbejde for den næste periode og dels til at give det overliggende MED-udvalg et billede af, hvad der er sket og skal til at ske i MED-udvalgets område.
MED-udvalget foretager arbejdsmiljødrøftelsen. Det er arbejdsmiljølederen (formanden) for MED-udvalget, der er ansvarlig for at arbejdsmiljødrøftelsen gennemføres og at en skriftlig dokumentation bliver udarbejdet i form af de udarbejdede skemaer til hvert MED-niveau.
Arbejdsmiljødrøftelsen foretages minimum én gang i valgperioden:
− i Arbejdsmiljøgruppen 3. kvartal (ulige år)
− i LokalMED i 3. kvartal (ulige år)
− i FagMED i 4. kvartal (ulige år)
− i HovedMED i 1. kvartal (lige år)
Arbejdsmiljødrøftelsen skal indeholde en status på følgende emner:
− Arbejdsmiljøgruppens arbejdsmiljøevaluering (3. kvartal)
− Arbejdstilsynets besøg
− Anmeldte arbejdsulykker og nærved-ulykker
− HovedMEDs og FagMEDs indsatsområder, mål og delmål
− Arbejdspladsens egne indsatsområder, mål og delmål
− Handlingsplaner
− Trivselsundersøgelsen og andre relevante undersøgelser
− Sygefravær
Processen for arbejdsmiljødrøftelsen:
Bilag 5: Forretningsorden for HovedMED-udvalget
1.
Formanden for HovedMED-udvalget er mødeleder. Ved formandens forfald ledes mødet af næstformanden.
2.
HovedMED-udvalget holder som udgangspunkt 4 møder årligt. HovedMED-udvalgets mødeplan fastlægges, når den politiske økonomiske tidsplan er godkendt. HovedMED-udvalgets mødekalender bør dog senest god- kendes på mødet i november.
Møderne holdes som udgangspunkt i februar, maj, august og november.
Nedenstående årshjul for HovedMED-udvalgets møder er til inspiration. Samtlige punkter skal gennemgås i løbet af et år, men formandskabet af HovedMED har mulighed for at rykke punkter.
Hvis mødet er opstart på en ny funktionsperiode, fastlægges det som et heldagsmøde. Første del af mødet arbejder XxxxxXXX-udvalget med at fastlægge en strategi for funktionsperioden og godkende arbejdsfor- men for perioden. Den anden del af mødet er et ordinært HovedMED-udvalgsmøde som også indeholder ar- bejdsmiljødrøftelsen, jf. bilag 4.
Faste emner:
− Budgetopfølgning
− Aftale om Trivsel og sundhed på arbejdspladserne
− Det sociale kapitel
− Status arbejdsskader
− Årlig status fra arbejdsmiljøområdet
− Orientering fra arbejdsmiljøområdet
− Opfølgning af sygdomsfravær
− Aftale aktiviteter for anvendelse af AKUT-midler det kommende år
− Referater fra FagMED-udvalgene
Maj-mødet (mødet afholdes ultimo maj)
Faste emner:
− Budget
− Budgetopfølgning
− Regnskab
− Opfølgning af sygdomsfravær
− Stresshåndtering
− Status arbejdsskader
− Arbejdsmiljøpolitik
− Orientering fra arbejdsmiljøområdet
− Referater fra FagMED-udvalgene
Mødet afholdes ultimo august eller primo september afhængig af den politiske økonomiske tidsplan.
Faste emner:
− Budget
− Budgetopfølgning
− Opfølgning af sygdomsfravær
− Status arbejdsskader
− Orientering fra arbejdsmiljøområdet
− Orientering om lokal løndannelse
− Referater fra FagMED-udvalgene
Faste emner:
− Evaluering af budgetlægningsfasen
− Budgetopfølgning
− Kompetenceudvikling
− Opfølgning af sygdomsfravær
− Status arbejdsskader
− Orientering fra arbejdsmiljøområdet
− Referater fra FagMED-udvalgene
− I ulige år desuden: Evaluering og drøftelse af bilag 8 - Kompensationsmodel for deltagelse i HovedMED og FagMED
Udover de ordinære møder kan der afholdes temamøder. Der kan eksempelvis afholdes temamøder om vær- dier, stresshåndtering, arbejdsmiljøindsatsen m.m.
Afholdelse af temamøder samt temaet for mødet fastlægges i forbindelse med udarbejdelse af mødekalen- deren i november.
3.
HovedMED-udvalget har på det overordnede niveau til opgave:
− gensidigt at informere, drøfte og udarbejde retningslinjer vedrørende arbejds-, personale-, samar- bejds- og arbejdsmiljøforhold, der har betydning for hele kommunen
− at vejlede om udmøntning af den lokale aftale om medindflydelse og medbestemmelse, herunder om nedsættelse af udvalg m.v.
− at fortolke aftalte retningslinjer
− at fortolke den lokale aftale om medindflydelse og medbestemmelse og behandle uoverensstem- melser herom
− at indbringe uoverensstemmelser, fortolkningsspørgsmål vedrørende rammeaftalen m.v. for de cen-
trale forhandlingsparter, jf. Rammeaftalen § 22.
− regelmæssigt at evaluere anvendelsen af medarbejderudviklingssamtaler i kommunen, jf. Aftale om kompetenceudvikling § 4.
4.
Møderne er en del af arbejdstiden.
5.
Ud over den fastlagte mødekalender kan afholdes møde, når formanden eller næstformanden finder det nød- vendigt. Der kan endvidere afholdes møde, hvis et flertal af personalerepræsentanterne anmoder herom og angiver de spørgsmål, som ønskes behandlet.
6.
Et ekstraordinært møde afholdes så hurtigt som muligt, dog senest 14 dage efter mødet er ønsket.
7.
Formanden og næstformanden har ansvaret for udarbejdelse og udsendelse af dagsorden. Sekretæren for HovedMED-udvalget står for det praktiske arbejde omkring udarbejdelse og udsendelse af dagsorden.
8.
Forslag til punkter til dagsordenen sendes til formanden, næstformanden eller sekretæren senest 2 uger før mødet. Dagsordenen med eventuelle bilag sendes til HovedMED-udvalgets medlemmer senest 1 uge før mø- det.
Ved ekstraordinære møder kan tidsfristerne for punkter til dagsordenen og udsendelse af dagsorden fraviges.
9.
Efter hvert møde udarbejdes et referat. Referatet godkendes af formanden og næstformanden.
Referatet sendes efterfølgende til medlemmerne. På det efterfølgende møde har de øvrige medlemmer mu- lighed for at komme med bemærkninger til referatet.
10.
HovedMED-udvalget kan indkalde særligt sagkyndige eller andre i forbindelse med udvalgets arbejde.
11.
HovedMED-udvalget kan – når der er enighed herom - nedsætte underudvalg, arbejdsgrupper m.v. til be- handling af særlige emner. Udvalgene, arbejdsgrupperne m.v. kan nedsættes permanente eller til behandling af bestemte opgaver.
Udvalgene, arbejdsgrupperne m.v. kan sammensættes af medlemmer fra HovedMED-udvalget og suppleres med andre medarbejdere i kommunen. Der aftales procedure for afrapportering til HovedMED-udvalget i den konkrete situation.
12.
HovedMED-udvalget deltager i de årlige budgetseminarer, hvor XxxxxXXX-udvalget mødes med den politi- ske ledelse med henblik på drøftelse af den del af budgetbehandlingen, der vedrører budgettets konsekven- ser for arbejds- og personaleforhold.
13.
HovedMED-udvalget kan selv ændre i forretningsordenen.
Bilag 6: Fordelingsnøgle mellem valggrupperne i MED-udvalgene
Pr. 1.1.2022
[tilføjes inden aftalens ikrafttræden]
Bilag 7: Særligt for hver enkelt MED-udvalg
- Opgave og sammensætning (fordelingsnøgle)
Særligt for hvert enkelt MED-udvalg
HovedMED-udvalget består af 17 medlemmer, som sammensættes af:
− Kommunaldirektøren (født formand)
− 4 direktører
− 8 tillidsrepræsentanter, som udpeges af hovedorganisationerne blandt samtlige tillidsrepræsentanter ved Haderslev Kommune.
Fordelingsnøgle:
▪ 4 tillidsrepræsentanter fra LO
▪ 3 tillidsrepræsentanter fra FTF
▪ 1 tillidsrepræsentant fra AC
− 5 arbejdsmiljørepræsentanter
Fordelingsnøgle:
▪ 1 arbejdsmiljørepræsentant fra Børn og Kultur
▪ 1 arbejdsmiljørepræsentant fra Voksen og Xxxxxxx
▪ 1 arbejdsmiljørepræsentant fra Arbejdsmarked og Borgerservice
▪ 1 arbejdsmiljørepræsentant fra Teknik og Klima
▪ 1 arbejdsmiljørepræsentant fra Stabene
I møderne deltager en af Personalechefen udpeget leder eller konsulent fra HR-teamet. Den daglige arbejds- miljøleder deltager ad hoc.
HovedMED-udvalget i Haderslev Kommune er øverste udvalg på arbejdsmiljøområdet. Derfor skal arbejdsmil- jøorganisationen være repræsenteret i HovedMED-udvalget både på ledelses- og på medarbejdersiden. Pro- cedure for etablering af arbejdsmiljøgrupper og valg af arbejdsmiljørepræsentanter er beskrevet i bilag 3.
Repræsentanterne i HovedMED-udvalget vælges for 2 år ad gangen. Der udpeges personlige suppleanter for TR i HovedMED-udvalget, som indtræder i HovedMED-udvalget ved de ordinære medlemmers forfald.
Hoved MED-udvalget udarbejder på baggrund af en minimums-forretningsorden (se § 4) en generel forret- ningsorden for afvikling af møder (se bilag 5). De øvrige MED-udvalg kan tilpasse den generelle forretningsor- den til deres forhold.
Der henvises til § 9 vedrørende HovedMED-udvalgets opgaver, mødestruktur m.m.
FagMED-udvalget omfatter ét eller flere fagområder – se bilag 2.
Alle FagMED-udvalg er organiseret direkte under HovedMED-udvalget.
Udvalgets størrelse er fastsat i forbindelse med godkendelse af lokalaftalen og fordeler sig således alt efter områdets størrelse og afspejler medarbejdersammensætningen:
- Max 3 ledelsesrepræsentanter, inkl. områdets arbejdsmiljøleder* (en ledelsesrepræsentant fra eventuelle selvejende institutioner skal have en plads i udvalget, enten som 1 af de 3 ledelsesrepræsentanter eller i form af en ekstra plads. Dette aftales ved konstitueringen)
- Max 8 medarbejderrepræsentanter
- 1-3 arbejdsmiljørepræsentanter, heraf 1 arbejdsmiljørepræsentant fra eventuelle selvejende institutioner
*) I FagMED-udvalg, som dækker flere afdelingschefers ansvarsområder, kan antallet af ledelsesrepræsentan- ter udvides som beskrevet i § 4.
LokalMED-udvalg omfatter en arbejdsplads, en institution eller en afdeling med en selvstændig ledelsesfunk- tion, hvor lederen har personale-, budget- og opgaveansvar. Arbejdspladsen har mere end 20 ansatte.
Udvalgets størrelse er fastsat i forbindelse med godkendelse af lokalaftalen og fordeler sig således alt efter området størrelse og afspejler medarbejdersammensætningen:
- Max 2 ledelsesrepræsentanter*, inkl. områdets arbejdsmiljøleder
- Max 8 medarbejderrepræsentanter
- 1-3 arbejdsmiljørepræsentanter
I bilag 2 fremgår det hvilke LokalMED-udvalg, der pt. er nedsat i Haderslev Kommune og i bilag 6 fremgår det, hvilken størrelse MED-Udvalget har samt hvilken fordeling af medarbejderrepræsentanter på hovedorganisa- tionerne, der er i hvert MED-Udvalg.
*) Ved områder, hvor særlige forhold gør sig gældende, kan HovedMED-udvalget give dispensation fra antal- let af ledelsesrepræsentanter, jf. § 4.
For de medarbejdere som ikke direkte er omfattet af et MED-udvalg, skal medarbejderens medindflydelse, medbestemmelse og medansvar tilgodeses gennem Personalemøder med MED-status. Personalemøderne adskiller sig fra et MED-udvalg ved, at alle medarbejdere og ledere indenfor området deltager.
Personalemøde med MED-status omfatter en arbejdsplads, en institution eller en afdeling med en selvstæn- dig ledelsesfunktion, hvor lederen har personale-, budget- og opgaveansvar.
Et Personalemøde med MED-status er tillagt samme kompetencer og opgaver som et LokalMED-udvalg.
Næstformanden vælges af og blandt medarbejderne på institutionen eller i afdelingen. På arbejdspladser med tillidsrepræsentanter sker valget blandt disse. Næstformanden vælges for en funktionsperiode på 2 år startende med et lige år.
Formand og næstformand starter deres funktionsperiode med at udarbejde en forretningsorden, som tager udgangspunkt i den af HovedMED-udvalget udarbejdede forretningsorden.
I forbindelse med opstarten af valgperioden drøftes og aftales tid til medarbejderrepræsentanternes arbejde i MED.
Kontaktudvalg
Medlemmerne i kontaktudvalgene er forpligtet til at orientere hinanden og de medarbejdere, de repræsente- rer, samt at søge dialog.
Sammensætningen af kontaktudvalgene sker efter nedenstående fordelingsnøgle.
HovedMED-udvalgets Kontaktudvalg
HovedMED-udvalgets kontaktudvalg består som udgangspunkt af medarbejder- og arbejdsmiljørepræsen- tanter fra HovedMED-udvalget samt repræsentanter fra de underliggende FagMED-udvalg.
Der kan deltage 4 repræsentanter fra hvert FagMED-udvalg efter følgende fordelingsnøgle:
− 1 medarbejderrepræsentant fra LO
− 1 medarbejderrepræsentant fra FTF
− 1 medarbejderrepræsentant fra AC
− 1 arbejdsmiljørepræsentant
Medarbejderrepræsentanterne i det enkelte FagMED-udvalg udpeger medlemmerne til HovedMED-udval- gets kontaktudvalg.
FagMED-udvalgenes Kontaktudvalg
FagMED-udvalgenes kontaktudvalg består som udgangspunkt af medarbejder- og arbejdsmiljørepræsentan- ter fra FagMED-udvalget samt max. 2 repræsentanter fra de underliggende LokalMED-udvalg eller personale- møde med MED-status. Medarbejderrepræsentanterne i det enkelte LokalMED-udvalg udpeger arbejdsmiljø- repræsentanten til FagMED-udvalgets kontaktudvalg.
Hvert FagMED-udvalg tilrettelægger kontaktudvalgets sammensætning og arbejdsform m.v. under hensynta- gen til Rammeaftalens § 4 og § 7.
Bilag 8: Kompensationsmodel for deltagelse i HovedMED-udvalget og FagMED-udvalg
Ud over den i Rammeaftalen § 14 nævnte model for tid til TR-arbejde, kan der være visse forudsigelige aktivi- teter, som medfører et fravær fra arbejdspladsen. HovedMED-udvalget har opgjort disse til medlemskab af HovedMED-udvalget, deltagelse i budgetseminarer og medlemskab af et FagMED-udvalg, såfremt der på forhånd er fastlagt en møderække.
I et vist omfang kan medlemskab af arbejdsgrupper nedsat af enten XxxxxXXX-udvalget eller et FagMED- udvalg også henføres til forudsigelige aktiviteter, såfremt der på forhånd er fastlagt en møderække.
− Antallet af timer, der medgår til at varetage medlemskabet af HovedMED-udvalget, opgøres til 55 ti- mer.
− Antallet af timer, der medgår til deltagelse i budgetseminarer opgøres til 15 timer.
− Antallet af timer, der medgår til at varetage medlemskabet af et FagMED-udvalg, opgøres til 25 timer.
− Antallet af timer, der forventes at medgå til medlemskab af arbejdsgrupper nedsat af HovedMED-ud- valget eller et FagMED-udvalg, opgøres til 25 timer.
I modsætning til modellen beskrevet i Rammeaftalen § 14, hvor tidsanvendelsen kan variere og den konkrete arbejdsplanlægning og arbejdstilrettelæggelse er forskellig fagområderne imellem, skal ovennævnte forudsi- gelige timer direkte indgå i den konkrete arbejdsplanlægning og arbejdstilrettelæggelse.
Også her er det gældende, at efter reglerne i den decentrale model indestår ledelsesniveauet i de enkelte fagområder for, at de nødvendige ressourcer er til stede.
Modellen for tid til deltagelse i HovedMED-udvalget og FagMED-udvalg drøftes og evalueres i HovedMED- udvalget ved udgangen af valgperioden. Eventuelle forslag til ændringer videregives til det nye HovedMED- udvalg, som kan vurdere, hvordan de vil behandle det afgående udvalgs anbefalinger. HovedMED-udvalget har kompetence til at tilrette modellen til aktuelle forhold.
Bilag 9: Eksempler på MED-relevante emner
Jf. den lokale MED-aftale § 4 arbejder ethvert MED-udvalg inden for ledelsens ansvars- og kompetenceom- råde og bidrager til at kvalificere ledelsens beslutningsgrundlag.
Som tommelfingerregel skal det drøftes i MED, når lederen skal træffe en beslutning, som vil indebære princi- pielle ændringer, og sagen ligger inden for lederens beslutningskompetence.
Daglig ledelse, personsager, klagesager etc., det “fag-faglige” eller “partssamarbejdet” mellem leder og TR
(overenskomster, lokalaftaler etc.) skal som tommelfingerregel ikke drøftes i MED.
Nedenstående kan give en idé om, hvilke emner der kan behandles i MED. Listen er ikke udtømmende.
Arbejdsforhold
- Arbejdstider – principper for planlægning
- Pauser
- Beklædning
- Kørsel / retningslinjer for kørsel i arbejdsmæssig sammenhæng
- Arbejdsmetoder
- Arbejdstilrettelæggelse, strukturering/organisering af opgaveløsningen, opgavebeskrivelser, rammer og mål
- Fysisk indretning og hensigtsmæssig udnyttelse af lokaler, anlæg, maskiner etc.
- Nye roller i forhold til kerneopgaven
- Effektivitet
- Kvalitet
Personaleforhold
- Kompetenceudvikling, intern uddannelse etc.
- MUS/TUS/GRUS/LUS
- Barsel
- Budget og økonomi
- Normeringer
- Hjælpemidler/materialer
- Velfærdsordning
- Brugergrupper
- Retningslinjer ved ansættelse og afskedigelse
- Omplacering, omskoling og efteruddannelse
- Introduktion af nye medarbejdere
- Stillingsbeskrivelser og funktionsbeskrivelser
- Principper for forfremmelse
- Personalebedømmelse
- Ligestilling
- Organisationsændringer
- Udbud og udlicitering
Samarbejdsforhold
- Relationel og processuel koordinering
- Det tværgående samarbejde om kerneopgaven, fx hvordan skaber vi dynamik, synergi og stærke rela- tioner på tværs
- Professionalisme
- Effektiv opgaveløsning
- Det gode samspil mellem faggrupperne
Teknologi
- Tekniske hjælpemidler
- Nye programmer
- Ny IT-hardware
- Arbejdstelefon
- IPad
- Hjemmearbejdsplads
Arbejdsmiljøforhold
- Arbejdsmiljølovgivningen generelt - Sundt og sikkert arbejdsmiljø
- Sygefravær
- Psykisk arbejdsmiljø
- APV/trivselsundersøgelser
- Stress
- Vold, mobning og chikane
- Fysisk arbejdsmiljø
- Sammenhæng mellem opgaver og ressourcer
Haderslev Kommune Xxxxxxxxx X’x Vej 39 6100 Haderslev |
45