Udbudsbetingelser
Udbudsbetingelser
for offentligt udbud
1
Analyse af behov for infrastruktur for positionerings- og navigationsdata
Disse udbudsbetingelser indeholder retningslinjerne for afgivelse af tilbud, kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver samt oplysninger om udbuddet i øvrigt.
1. AFGIVELSE AF TILBUD
Udbuddet gennemføres som offentligt udbud i henhold til afsnit IV i Udbudsloven (lov nr. 1564 af
15. december 2015), som vedrører offentlige indkøb under tærskelværdierne med klar grænseover- skridende interesse.
Tilbuddet skal afgives senest fredag den 30. juni 2017, kl. 12. Tilbud, der modtages efter dette tids- punkt, vil blive afvist.
Tilbud skal sendes til eller afleveres på følgende adresse:
Styrelsen for Dataforsyning og Effektivisering Att.: Xxxxxxxx Xxxxxxx
Xxxxxxxxxxxxxx 0
2400 København NV
Tilbud kan ikke afgives på anden vis, herunder via e-mail.
Tilbuddet bedes afleveret i 3 papireksemplarer samt ét elektronisk eksemplar på USB i pdf- eller Word-format. Tilbuddet bør afleveres i en lukket forsendelse, der er mærket ”Analyse af behov for infrastruktur for positionerings- og navigationsdata. Må ikke åbnes af poståbningen".
Tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud og skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens ud- løb.
2. UDBUDSMATERIALET
Udbudsmaterialet er grundlaget for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud. Udbudsmaterialet er til- gængeligt på xxx.xxxxx.xx
Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter:
• Annoncering på xxxxx.xx
• Disse udbudsbetingelser
• Udkast til kontrakt, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mel- lem kontraktparterne.
• Tro og love-erklæring
2
• Udkast til kontraktens bilag 1, kravspecifikationen, som indeholder detaljerede krav til de ydelser, der anskaffes, og som bliver en del af kontrakten efter udbuddets afslutning.
• Bilag A. Rapport: ”Positionering og stedbestemte data”
Hvis tilbudsgiver finder, at der er elementer i kontrakten og/eller kontraktens bilag, som er uaccep- table eller klart uhensigtsmæssige, kan tilbudsgiver efter fremgangsmåden i punkt 3, foreslå en æn- dring af kontrakten/kontraktens bilag. Ordregiver vil konkret tage stilling til, om de foreslåede æn- dringer vil blive indarbejdet.
Eventuelle ændringer af udbudsmaterialet vil blive meddelt alle via xxx.xxxxx.xx
3. KOMMUNIKATION OG SPØRGSMÅL TIL ORDREGIVER
Tilbudsgivernes skriftlige spørgsmål og ordregivers besvarelser heraf vil i anonymiseret form lø- bende blive meddelt alle på xxx.xxxxx.xx
Al kommunikation i forbindelse med udbuddet, herunder spørgsmål til udbudsmaterialet, skal ske på dansk via mail til xxx@xxxx.xx.
Tilbudsgivernes skriftlige spørgsmål og ordregivers besvarelser heraf vil i anonymiseret form lø- bende blive meddelt alle på xxx.xxxxx.xx
Spørgsmål skal stilles senest onsdag d. 21. juni 2017 kl. 14.00.
4. TILBUDDETS INDHOLD
Et tilbud består af følgende dokumenter:
A. Tilbudsbrev
B. Udfyldt kontrakt
C. Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse
D. Tro og love-erklæring
Ad A) Tilbudsbrev
Tilbudsgiver bedes vedlægge sit tilbud et tilbudsbrev, der bør indeholde følgende oplysninger:
• Hvilken virksomhed eller sammenslutning der afgiver tilbuddet.
• E-mailadresse og telefonnummer som ordregiver kan rette henvendelse til i forbindelse med udbuddet.
Ad B) Udfyldt kontrakt
Tilbudsgiver bedes udfylde kontraktens punkt 6.1, 7.1 og 10. Der kan ikke ændres i kontrakten i øvrigt.
Ad C) Løsningsbeskrivelse
Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse skal udarbejdes med udgangspunkt i kravspecifikationen, og må for så vidt angår besvarelsen af krav A ikke overstige 15 A4-sider, jf. kravspecifikationens punkt
2.2. Derudover skal løsningsbeskrivelsen indeholde besvarelse af krav B (max 5 A4-sider) og C, jf. kravspecifikationens punkt. 2.2.
Ad D)
Tilbudsgiver skal desuden vedlægge nedenstående til sit tilbud:
1) Tro og love-erklæring om gæld til det offentlige og om udbudslovens udelukkelsesgrunde.
Ordregiver ser gerne, at tilbudsgiver anvender de skabeloner til tro og love-erklæring, som ordregi- ver har lagt op på xxx.xxxxx.xx.
Ved en sammenslutning af virksomheder (f.eks. et konsortium), skal der indgives særskilte erklæ- ringer for hver af de deltagende økonomiske aktører.
5. VURDERING AF TILBUD
Tildelingskriteriet
Tildelingskriteriet er bedste forhold mellem pris og kvalitet. Den økonomiske ramme for projektet er på maksimalt 800.000 DKK. Tilbud over 800.000 DKK vil blive betragtet som ukonditionsmæs- sigt.
Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund:
5.1 Pris 20 %
Der konkurreres på den samlede pris. Opgørelse over timefordeling på de enkelte delopgaver med tilknyttede ressourcepersoner forelægges. Det bemærkes dog, at der er aftalt en fast ramme for projektet, hvorfor tilbud på mere end 800.000 DKK ikke vil blive accepteret.
5.2 Løsningsbeskrivelse, herunder tilgang og metode 30 %
Tilbudsgiver skal beskrive tilgangen til at løse opgaven samt operationalisere det metodiske grundlag, jf. kompetitivt krav A i kravspecifikation.
5.3 Proces- og tidsplan 20 %
Tilbuddet skal indeholde en udførlig proces- og tidsplan. Der skal i denne indlægges en række statusmøder og milepæle, hvor konsulenten kan fremlægge og drøfte metoder, resulta- ter mv. med opdragsgiver. Ligeledes skal det i proces- og tidsplanen beskrives, hvorledes der sikres inddragelse af væsentlige interessenter og vidensressourcer samt SDFE, jf. kompetitivt krav B i kravspecifikation.
5.4 Kompetencer 30 %
Bedømt på grundlag af følgende delkriterier, hvor leverandøren skal sikre, at de nødvendige kompetencer og forudsætninger for at løse opgaven er på plads og omfatter følgende, jf. kom- petitivt krav C i kravspecifikation:
• Forudsætninger for at sætte sig ind i forretnings-, forsknings- og forvaltningsmæssige pro- blemstillinger, herunder særligt anvendelse af satellitdata, og i hvordan geodata og positio- neringsdata i bredere forstand indgår i forskellige processer i den offentlige og private sek- tor samt forskningsmæssig sammenhæng.
• Medarbejdernes kvalifikationer vil blive vurderet på baggrund af CV for hver medarbej- der, der er til rådighed for gennemførelse af det udbudte projekt. Et CV skal indeholde: uddannelsesbaggrund, tidligere ansættelsesforhold og funktioner samt relevante erfaringer og udførte projekter.
• Ved vurdering af den tilbudte bemanding og medarbejdernes kvalifikationer lægges vægt på relevant uddannelse, eventuelle tidligere ansættelsesforhold og funktioner, erfaring fra lignende projekter, samt særlige kompetencer og kvalifikationer.
Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers vægt i tilbudsevalueringen.
6. POINTSKALA
Til brug for evaluering af underkriterierne anvender ordregiver nedenstående pointskala:
Særdeles tilfredsstillende besvarelse | 5 point |
Meget tilfredsstillende besvarelse | 4 point |
Tilfredsstillende besvarelse | 3 point |
Mindre tilfredsstillende besvarelse | 2 point |
Ikke tilfredsstillende besvarelse | 1 point |
7. YDERLIGERE OPLYSNINGER
7.1 Øvrige oplysninger om kommunikation og spørgsmål til ordregiver
Som anført i punkt 3 skal spørgsmål stilles senest onsdag den 21. juni 2017 kl. 14.00.
Spørgsmål stillet efter denne dato vil blive besvaret såfremt de er modtaget så betids at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest seks dage inden tilbuds- fristens udløb.
Spørgsmål der modtages senere end seks dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret.
Ordregiver kan foretage ændringer i udbudsmaterialet. Såfremt ordregiver foretager væsentlige ændringer i udbudsmaterialet, vil den i punkt 1 angivne frist for aflevering af tilbud blive forlænget.
Ordregiver kan ikke foretage ændringer af grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder ændringer af tildelingskriterier.
Ændringer i udbudsmaterialet vil blive meddelt til alle via xxx.xxxxx.xx.
7.2 Tilbuddet skal være endeligt og fuldkomment
Ordregiver kan ikke forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Tilbuddet bør derfor være udarbejdet på en sådan måde, så kontrakten kan indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbuds- giver og ordregiver.
Tilbudsgiver bør derfor også ved udfyldelsen/færdiggørelsen af bilagene så vidt muligt benytte formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser, og ikke formuleringer, som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at …", "man kan også tænke sig, at …" eller "sædvanligvis anven- des …", "vi har ofte med succes gjort …", "man kunne også forestille sig, at …", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at …". Formuleringer, der ikke er egnet til at bære retlige forpligtelser, kan efter omstændighederne blive behandlet som forbehold med de deraf følgende konsekvenser, jf. punkt 3, nedenfor.
Det er tilbudsgivers ansvar at sikre at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet.
7.3 Om forbehold i tilbuddet
Tilbuddet må ikke indeholde forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende elementer i ud- budsmaterialet. Forbehold over for mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at tilbuddet bliver afvist.
Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan medføre, at forbe- holdene samlet set udgør et forbehold over for grundlæggende elementer.
Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilag eller i tilfælde af usikker- hed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt 3.
7.4 Fortrolige oplysninger i tilbuddet
Dokumenter eller oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan være omfattet af reglerne om aktindsigt. Konkurrenter m.fl. kan således anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om ak- tindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om tilbudsgiver har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt.
Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
7.5 Åbning og Vurdering af tilbuddene
Ordregiver åbner tilbuddene efter tilbudsfristens udløb.
Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud.
Efter tilbuddene er åbnet vil ordregiver vurdere, om tilbuddene opfylder de formelle krav i udbuds- materialet. Ordregiver kan anvende fremgangsmåden i udbudslovens § 159, stk. 5 og 6, hvis tilbud- det ikke opfylder udbudsmaterialets formelle krav.
Uanset anvendelsen af ordet "skal" i udbudsmaterialet forbeholder ordregiver sig endvidere retten til at indhente yderligere oplysninger inden for rammerne af ovennævnte bestemmelser.
Ordregiver er imidlertid ikke forpligtet til at indhente yderligere oplysninger eller dokumentation fra tilbudsgiverne.
Ordregiver kan endvidere afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene inden for udbudslovens ram- mer.
Ordregiver vurderer endvidere om tilbuddene er konditionsmæssige. Tilbuddene vil herefter blive vurderet som beskrevet i pkt. 5.
Efter ordregivers beslutning om tildeling af kontrakten underetter ordregiver samtlige tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen. Underretningen af de tilbudsgivere, der har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, men som ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen, herunder det vindende tilbuds karakteristika og fordele set i forhold til det ikke accepterede tilbud og navnet på den vindende tilbudsgiver.
7.6 Øvrige oplysninger
Den udbudte kontrakt er ikke opdelt i delkontrakter.
8. UDBUDDETS AFSLUTNING
Når ordregiver har vurderet hvilket tilbud, der er det tilbud med bedste forhold mellem pris og kva- litet, jf. pkt. 5, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten.
Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse ud- buddet.
Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordre- giver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen.
Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet.
Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før kontrakten er underskrevet.