SAMARBEJDSAFTALE – opdatering C, marts 2018
SAMARBEJDSAFTALE – opdatering C, marts 2018
Dette er en samarbejdsaftale mellem DTU Sport og klubberne under DTU Sport. Samarbejdsaftalen, der også fungerer som huske- og informationsoversigt, er et tillæg til klubbernes standardvedtægter (§ 11, stk. 5). Se oversigt over deadlines og årshjul nederst.
FORMÅLET MED DTU SPORT
DTU Sport er en selvstændig forening hjemmehørende på DTU. Foreningens formål er at fremme idrætsudøvelse inden for konkurrence- og motionsidræt for ansatte og studerende på DTU. DTU Sport varetager samarbejdet mellem DTU og DTU Sports klubber bl.a. ved at fordele DTU's støtte til sportsklubberne gennem fx lokalefaciliteter og økonomiske tilskud til større nyanskaffelser.
DTU Sport er en paraplyforening hvorunder specialklubber kan oprettes og opnå støtte fra DTU.
DTU Sport bygger bro mellem DTU og klubberne og kan hjælpe med fx at koordinere, hvornår de forskellige klubber kan få haltider eller gøre DTU opmærksom på eventuelle reparationsarbejde i de lokaler, der stilles til rådighed.
DTU Sport varetager IKKE klubbers drift, men støtter op om den. Således skal uafklarede sager/spørgsmål undersøges internt i klubben inden der søges svar hos DTU Sport.
Pr 1. marts 2018 er der 19 velfungerende sportsklubber under DTU Sport:
DTU Airsport | DTU Badminton | DTU Basketball | DTU Climbing |
DTU Cycling | DTU Dancing | DTU Dive | DTU Exiles Rugby |
DTU Football | DTU Kayak | DTU Kung Fu | DTU Sailing |
DTU Snow | DTU Taekwondo | DTU Table Tennis | DTU Ultimate Frisbee |
DTU Volley | DTU Yoga & Body Training | DTU Run |
Sports supervisor Xxxxxx Xxxxx
Mail: xxxxxxx@xxx.xx - Tlf: 00 00 00 00 / 00 00 00 00
• Kontaktperson for klubberne
• Ansøgninger nye klubber
• Adgangskort, Lyngby og Risø
• Generel drift, Lyngby
• Udendørs boldbane, Lyngby
• Hjemmeside & Facebook
• Medlemskab, Lyngby, herunder udmeldelser
Administrator Xxx-Xxxx Xxxxxxxx
Mail: xxxxx@xxx.xx - Tlf: 00 00 00 00 / 00 00 00 00
• Bestyrelsesarbejde
• Økonomi
• Ny ansættelser
Indholdsfortegnelse:
A. Klub under DTU Sport
1. Aktiv klub – hvad forventes der?
2. Inaktiv klub
3. Kommunikation med DTU Sport
4. Tilmelding til DTU Sports møder
5. Service-katalog og hjælp af DTU Sport
6. Formand - Ny klubformand
7. Generalforsamling – nyt år og ny bestyrelse
8. Ny bestyrelse, nye repræsentanter
9. Medlemsliste
10. Repræsentantskabsmøde
11. Vedtægter mellem DTU Sport og klubben
12. Temamøder
13. Repræsentant i DTU Sports bestyrelse
14. Klubmodul – hjemmeside, betalings- og regnskabsmodul*
15. Egenbetaling ifbm drift, reparationer, rengøring o.lign.
B. Markedsføring / Branding
16. Logo, DTU klub-logo
17. Navn - klubnavn (DK/UK)
18. Synliggørelse
19. Promotion-gruppe
20. Hjemmeside*
21. Facebook
22. Officiel repræsentant for DTU Sport (og DTU)
23. Opslagstavler i bygning 101B, Lyngby Campus
24. Tøj, klub- og spillertøj
25. Rusbogen
26. Plakatpolitik på DTU
C. Økonomi
27. Regnskabsår / kalenderår
28. Tilskud til klubber
29. Klub/foreningskonto, udbetaling af tilskud
30. CVR-nummer
31. Betalingsmodul til kontingenter og regnskabsmodul*
32. Udgifter til leje af xxxxx xxxxxx til klubber på konkurrenceplan
D. Andre retningslinjer / informationer
33. Grill og overnatning på DTU
34. Tildeling af haltider samt udnyttelse af disse tider, Lyngby Campus
35. Hallukninger, Lyngby Campus
36. Brug af i hallen i weekender, helligdage og sommerferie; Lyngby Campus
37. Musik i sportshal/fitness og klatring, Lyngby Campus
38. Unødig støj i sportshallen, Lyngby Campus
39. Mødelokaler
40. Turneringer inde og ude, Lyngby Campus
41. Udlån af (klubbens eller) DTU Sport ejendele – eller lokaler
42. Førstehjælps- og genoplivningskurser
43. Alder på medlemmer
44. Brev- og pakkepost
45. Medlem af DGI
E. Oversigt deadlines & årshjul
KLUB UNDER DTU SPORT
1) Aktiv klub – hvad forventes der?
Som klub under DTU Sport forventes det at:
• Klubben har en aktivt arbejdende bestyrelse med mindst 3 bestyrelsesmedlemmer (en formand, en kasserer samt yderligere 1-5 medlemmer)
• Klubben er synlig og aktiv og i løbende kontakt med DTU Sport. Mails, invitationer til begivenheder eller møder skal fx besvares
• Diverse deadlines overholdes. Se nederst i dette dokument
• Klubben deltager i så mange af DTU Sports arrangementer som muligt (repræsentantskabsmøde
o. lign.)
• Klubben bidrager ifm. fælles markedsføring af sportsmuligheder på DTU (Rusbogen o. lign.). Læs mere om synliggørelse og promotion-gruppen i dette dokument
• God intern kommunikation i klubben. Information fra DTU Sport til de to udpegede repræsentanter videregives til andre relevante personer i klubben
2) Inaktiv klub
Der kan være flere årsager til inaktivitet. Hvis det ikke er muligt at få vendt situationen, eller hvis klubben i øvrigt ikke er samarbejdsvillig, vil det blive taget op på et bestyrelsesmøde. DTU Sport kan godt lukke en klub på baggrund af inaktivitet, manglende sportslig optræden og/eller manglende samarbejde. Skulle det komme så vidt, vil det være en beslutning, der er taget ud fra et helhedsbillede af klubbens virke.
DTU Sports bestyrelse er beslutningsdygtig, når mindst 5 medlemmer er til stede. Afgørelse træffes ved simpelt stemmeflertal. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.
3) Kommunikation med DTU Sport
Løbende dialog med DTU Sport er vigtig. Det kunne bl.a. være meldinger om skift i repræsentantskabet, eller hvis nøglepersoner fx tager praktikophold og holder klub-pause. Det kan også være respons på henvendelser, overholdelse af deadlines, svar tilbage på indkaldelser / invitationer (med accept/afvis via kalenderfunktion, alternativt med en mail).
Mails til DTU Sport:
• Sports supervisor, Xxxxxx Xxxxx xxxxxxx@xxx.xx
• Xxxxxxxxxxxxx, Xxx-Xxxx Xxxxxxxx xxxxx@xxx.xx
4) Tilmelding til DTU Sports møder
Tilmelding til DTU Sports møder er bindende. Ved udeblivelse vil klubben blive pålagt et gebyr på 300 kr. til bl.a. at dække udgifter til fx forplejning. Er det et tilbagevendende problem at klubben ikke svarer tilbage på indkaldelser/invitationer, vil DTU Sport indlede en undersøgelse om inaktivitet.
5) Service og hjælp af DTU Sport
DTU Sport har begrænsede ressourcer til at hjælpe, assistere og servicere klubberne og behovet herfor et blevet større med årene. Foreningen opfordrer klubberne til at videreinformere og videns dele internt i klubben samt til at bruge klub-vedtægterne samt denne samarbejdsaftale som et opslagsværk inden en henvendelse til foreningen.
DTU Sport vil ved henvendelser af ressourcemæssige årsager tillade sig kun at henvise til samarbejdsaftalen, hvis svaret findes heri.
6) Formand - Ny klubformand
Ved formandsskifte skal der ske overlevering til ny formand (eller anden bestyrelsespost), herunder
a. Hvad er DTU Sport?
b. Er der igangværende sager mellem klub og forening?
c. Arrangere et møde, hvor vedkommende kan hilse på DTU Sport (supervisor og administrator)
d. At sikre adgang til relevante dokumenter, som fx
o Klubbens vedtægter (aftalen ml. klub og DTU Sport)
o Denne samarbejdsaftale (ligger også på hjemmesiden)
o Tilskudsordningen ”Tilskudsordning for DTU Sport” (ligger også på hjemmesiden)
o Korrespondance vedr. igangværende sager eller tidligere henvendelser om ønsker eller mangler
7) Generalforsamling – nyt år og ny bestyrelse
Hvert år inden 1. maj skal følgende indsendes i en samlet mail og med tydelig angivelse af klubnavn
på alle dokumenter og i dokumentfilen:
a. Godkendt regnskab fra året før
b. Budget for det kommende år
c. Referat fra ordinær generalforsamling med dato, afholdt inden 1. april (iht. § 13, stk. 4)
d. Medlemsliste med mindst navn og tilknytning til DTU (iht. § 4 stk. 5 samt § 13 stk. 4). Vær opmærksom på, at mindst 50 % af medlemmerne skal være studerende eller ansatte på DTU (jfr. § 4 stk. 4)
8) Ny bestyrelse, nye repræsentanter
Hvert år skal der indsendes en samlet mail med oversigt over ny bestyrelse med navne, mailadresser og angivelse af, hvilke to personer der skal repræsentere klubben i DTU Sports repræsentantskab (formanden er selvskrevet), jfr. § 12, stk. 7. Deadline for dette er 15. april. Herefter kan DTU Sport sende opdateret invitation ud til repræsentantskabsmøde (holdes oftest i første halvdel af maj). De to klubrepræsentanter vil være faste modtagere af diverse informationer, meddelelser o. lign. fra DTU Sport.
Kontakt fra DTU Sport til klubberne foregår som udgangspunkt kun til de 2 repræsentanter.
9) Medlemsliste
Alle klubber skal have en medlemsliste (§ 4 stk. 5), hvilken skal indsendes til DTU Sport sammen med diverse andre dokumenter (§ 13 stk. 4) inden 1. maj hvert år.
Data i medlemslisten til DTU Sport skal som minimum indeholde navn og tilknytning til DTU. Hvis adspurgt, skal klubben kunne fremkomme med adresse, mailadresse, køn og alder på de enkelte medlemmer.
10) Repræsentantskabsmøde
Som medlemsklub af DTU Sport er klubben forpligtet til at deltage i repræsentantskabsmøde, som typisk ligger i første halvdel af maj.
På mødet vil flg. punkter forefindes på dagsordenen:
1. Bestyrelsens beretning for det forløbne år
2. Valg af 4 medlemmer til bestyrelsen og evt. en suppleant
3. Forelæggelse af regnskab for DTU Sport for det forløbne år, samt budget for det kommende år til orientering og kommentar
4. Behandling af indkomne forslag
5. Eventuelt
Repræsentantskabet får en indkaldelse. Såfremt formanden ikke selv deltager i mødet, kan denne sende et andet bestyrelsesmedlem, som skal medbringe en stemme-fuldmagt. Tilmelding skal ske senest 4 hverdage før af hensyn til forplejning. Tilmelding må betragtes som bindende, og der bestilles kun forplejning til de tilmeldte. Ved udeblivelse vil klubben blive pålagt et gebyr på 300 kr. til bl.a. at dække udgifter til fx forplejning.
11) Vedtægter mellem DTU Sport og klubben
Alle godkendte klubber har indgået en aftale med DTU Sport. Standardvedtægterne (”skabelonen”) kan findes på DTU Sports hjemmeside xxx.xxxxx.xxx.xx. Klubberne bør ligge inde med deres eget eksemplar, som kan afvige en smule fra skabelonen.
12) Temamøder
DTU Sport indkalder og faciliterer gerne ”temamøder” ved ønske fra en eller flere klubber. I givet fald, skal det betragtes som klubbernes eget møde, og er altså istandsat efter klubbernes eget ønske.
Deltagelsen i mødet er frivillig, og vil blive aflyst, hvis ikke der er tilmelding fra mindst halvdelen af klubberne. Hver klub kan være repræsenteret med to personer. Formålet med temamødet kan være et specifikt emne, sparring og vidensdeling klubberne imellem, men der kan ved samme lejlighed være enkelte punkter på dagsordenen fra DTU Sport.
Der vil blive taget referat af mødet i punktform. Referatet bør videresendes til andre relevante personer i klubben og/eller uploades på en fælles server.
Tilmelding skal ske senest 4 hverdage før af hensyn til forplejning. Tilmelding er bindende, og der bestilles kun forplejning til de tilmeldte. Ved udeblivelse vil klubben blive pålagt et gebyr på 300 kr. til bl.a. at dække udgifter til fx forplejning.
Ønske om afholdelse af temamøde skal ske med mail til DTU Sports supervisor med punkt/er til dagsordenen.
13) Repræsentant i DTU Sports bestyrelse
DTU Sports bestyrelse består af 9 medlemmer, og sammensættes således: 1 medlem udpeges af rektor
2 medlemmer udpeges af DTU’s centrale samarbejdsudvalg (repræsenterer ansatte) 2 medlemmer udpeges af DTU’s studenterorganisation (repræsenterer studerende)
4 medlemmer udpeges af DTU Sport repræsentantskab (repræsenterer idrætsforeningerne ved DTU)*
Ved det årlige repræsentantskabsmøde er der valg af 4 medlemmer til bestyrelsen samt 1-2 suppleanter*. De 4 medlemmer repræsenterer ikke egen klub, men alle klubber. Bestyrelsesposten er ikke lønnet, men DTU Sport inviterer til sommermiddag hvert år omkring juni.
Suppleanterne vil ikke automatisk få tilsendt bestyrelsesreferater, men kan få dem ved at sende en mail til DTU Sport.
14) Klubmodul – hjemmeside, betalings- og regnskabsmodul
DTU Sport tilbyder alle klubber gratis oprettelse af hjemmeside og support ved oprettelse af betalings- og regnskabsmodul. P.t. er det frivilligt, men det kan ændre sig, da foreningen ønsker at få et ensrettet udseende udadtil og at gøre administrationen lettere for begge parter.
Oprettelse, hosting og vedligeholdelse er gratis. Se eksempel på standard design (både/og), klik HER
Kontakt Xxx-Xxxx for nærmere information og materiale på xxxxx@xxx.xx
15) Egenbetaling ifbm drift, reparationer, rengøring o.lign
Driftsudgifter og udgifter til reparationer af sportstilbehør skal betales af klubberne. I visse tilfælde hvor der er tale om fællesbrug af fx badmintonnet betaler DTU sport 50 % af udgiften til udskiftning/reparation.
Mht. rengøring er DTU Sport ansvarlig for dette, såfremt områderne er fremkommelige og der ikke er tale om ekstraordinære arrangementer eller lign.
MARKEDSFØRING / BRANDING
16) Logo, DTU klub-logo
Alle klubber får eller har fået et officielt DTU-logo, udarbejdet i samarbejde med DTU. Det findes i et positiv og negativt format, og kan rekvireres ved at sende en mail til DTU Sports supervisor. Dette logo skal bruges på klubbens hjemmeside, hvis klubben har en Facebook-side, på opslag, ved promovering samt trykt på officielt klubtøj.
Der må ikke redigeres eller tilføjes noget i DTU klub-logoet. Enkelte klubber har valgt også at beholde deres gamle logo.
Eksempel på DTU klub-logo:
17) Navn - klubnavn (DK/UK) Klubnavnene skal være internationale.
Ældre klubber med dansk klubnavn, har i foråret 2016 i samarbejde med DTU Sport valgt et internationalt navn (fx DTU Klatring/DTU Climbing). Det danske navn har været under udfasning siden.
Overgangen til nyt navn skal være sket inden 1. april 2019. Officiel godkendelse af navnet bør ske ved klubbens ordinære generalforsamling i 2019 eller tidligere.
18) Synliggørelse og brug af sponsorer
Der kan være forskellige anledninger i løbet af året til at markedsføre den enkelte klub.
Ved spørgsmål omkring brug af sponsorer, kontakt DTU Sports supervisor.
19) Hjemmeside
Klubben skal have en hjemmeside. Der stilles følgende krav til hjemmesiden:
• det skal være en selvstændig DTU-klub-side
• DTU klub-banner eller DTU klub-logo skal vises på forsiden
• farver på siden skal følge DTU´s farveskala med primærfarverne bordeaux og lys grå, se farverne under pkt. 24
• kontaktoplysninger til klubben skal være nemme at finde
• siden skal være opdateret
For at have en rød tråd mellem DTU Sport og klub er der udarbejdet et fælles forsidebanner med klub- logo, som klubberne opfordres til at bruge. Se eksemplerne nedenfor. Det kan rekvireres ved at sende en mail til DTU Sports supervisor.
DTU Sport tilbyder alle klubberne en gratis hjemmeside samt gratis betalingsmodul, læs mere under punktet ”Klubmodul – hjemmeside, betalings- og regnskabsmodul”
Forsidebanner
20) Facebook
Af flere årsager kan klubberne med fordel have en Facebook-side (ud over hjemmesiden, som er obligatorisk). I givet fald bør I:
• gøre jer nogen tanker for formålet og hvad I vil have ud af det inden oprettelse. Er det en hovedside, en gruppe eller andet – der ligger mange afarter af DTU Sports klub-sider på FB
• siden bør være præsentabel og skal indeholde DTU klub- logo eller banner og navnet skal være sigende og stavet korrekt (fx Dtu = DTU)
• siden bør være opdateret og aktiv
• hvis den ikke længere bruges bør det angives i navnet, at den ikke længere er aktiv. Det er bl.a. derfor vigtigt at der er styr på administratorrettighederne!
Hvis klubben har en hovedside og har ”synes godt om” DTU Sports egen Facebookside, har DTU Sport mulighed for at viderepublicere relevante klub-opslag. DTU Sport har pr. 1. marts 2018 over 1.600 følgere.
21) Officiel repræsentant for DTU Sport (og DTU)
Hvis klubben er ude til officielle arrangementer som turneringer, kampe, sejlsportskonkurrence o. lign., hvor man repræsenterer ikke kun klubben, men også DTU Sport (og dermed også DTU), bør
alle være:
1. Velforberedte
2. Imødekommende og positive
3. Hjælpsomme
4. Omstillingsparate
5. Påpasselige med alkoholindtag
6. Respektfulde og ydmyg
På dette grundlag danner vi rammerne for et godt ry udadtil. Man kan altid stille op til stævner som privatperson tilhørende klubben, her vil dette ikke gælde i samme grad.
22) Opslagstavler i bygning 101B, Lyngby Campus
Hver klub får ½ - 1 opslagstavle i kælderen ved omklædningen, som kan bruges til klub-information eller promovering. Tavlen bør holdes ajour, hvis der opslås nyhedsrelaterede informationer.
Efter en ny bestyrelse er tiltrådt, skal man inden 1. maj sende et opdateret opslag til DTU Sports supervisor. Dette bliver hængt på info-glastavlen ved hallen. Opslaget skal kort fortælle om klubben og kontaktdata, max 1 A4 side.
23) Tøj, klub- og spillertøj
Der kan søges om tilskud til klub/spiller-tøj, såfremt det officielle DTU Sport- og DTU klub-logo påtrykkes tøjet. DTU klub-logo kan erstattes af DTU-logoet. Der gives maks. 50 % i tilskud pr. medlem, dog højst 500 kr. Det samlede tilskud til klubben kan maksimalt være 20.000 DKK pr. klub. Tilskuddet er inkl. begge ovennævnte tryk samt evt. nummerering og excl. andre selvvalgte tryk.
Tøjet (med tryk) skal godkendes af DTU Sport. Såfremt klubben vælger at bruge DTU-logo i stedet for DTU klub-logo, skal det også godkendes af DTU, Afdelingen for Forskning og Relationer, via DTU Sport. Det er klubbens eget ansvar at dette sker. Mail med billede sendes til DTU Sports supervisor.
Ved tryk af logoerne i farverne positiv (negativ = hvid), skal nedenstående farvekoder bruges. DTU Sport forbeholder sig ret til at trække tilskuddet tilbage, såfremt de originale DTU-farver ikke er autentiske (se farvekoder nedenfor).
Positiv-farverne må kun bruges på hvid baggrund. Negativ (hvid) skal bruges på en farvet baggrund. DTU’s designmanual kan findes her (via DTU Inside) eller via DTU Sports supervisor.
DTU´s primærfarver
Der henvises til oversigten ”Tilskudsordning for DTU Sport”, som også ligger på DTU Sports hjemmeside.
Rusbogen
Klubben skal årligt indberette et indlæg til Rusbogen. Klubben får en henvendelse fra enten DTU Sport og/eller Rusbogen i marts/april.
Det er ikke muligt hos Rusbogen at henvise til indlæg fra året før, ligesom DTU Sport ikke gemmer tidligere indlæg. Det er derfor en god ide, hvis klubberne selv gemmer tidligere indlæg, helst på en fælles server.
24) DTU Plakatpolitik
• Der må KUN opsættes plakater på opslagstavler. Max. størrelse A3.
• For større opslag skal der indhentes tilladelse i Campus Service Servicecenter.
• Alle plakater skal påføres nedtagningsdato.
• Plakater må maksimalt hænge én måned.
• For plakater med tidsbestemte arrangementer er nedtagningsdatoen dagen efter den påførte dato.
• Der må ikke opsættes flere ens plakater på samme opslagstavle.
• Alle opslag skal være DTU relaterede.
• Gældende for bygning 101: Tavler tilhørende Administrationen må ikke benyttes Kontakt Campus Service, Servicecentret, for evt. spørgsmål, XXX-Xxxxxxx@xxx.xxx.xx
ØKONOMI
25) Regnskabsår / kalenderår
Regnskabsåret skal følge kalenderåret, jfr. § 13.
Der kan være klubber der af en særlig årsag kører med forskudte medlemskontingenter eller andet. Afvigelser skal godkendes af DTU Sports bestyrelse.
26) Tilskud til klubber
Det er muligt at søge om økonomisk tilskud. Der gives kun tilskud til klubber, der har søgt efter ordningens betingelser og retningslinjer.
Deadline for indsendelse af en motiveret og dokumenteret ansøgning (bilag og/eller tilbud) er den 1. maj kl. 14.00. Forinden - eller senest samme dag (1. maj kl. 14.00) skal DTU Sport i en separat mail have modtaget regnskab fra året forinden, budget for kommende år, referat fra generalforsamlingen samt medlemsliste (§ 13 stk. 4).
Læs mere i beskrivelsen ”Tilskudsordning for DTU Sport”, som også ligger på DTU Sports hjemmeside xxx.xxxxx.xxx.xx.
27) Foreningskonto, udbetaling af fx tilskud
DTU Sport udbetaler kun penge til klubberne såfremt det er en foreningskonto (kræver et CVR- nummer, se nedenfor).
28) CVR-nummer
Brug følgende link til at oprette et CVR-nummer til en frivillig forening. Følg de 5 trin på hjemmesiden. Det er gratis og ganske simpelt (kræver Nem ID): xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxx/XXXX/Xxxxxxxxxx_xxxxxxxxxx
Efter gennemførsel af de 5 trin fremsendes CVR-nummeret til den oplyste mailadresse.
Fordele ved at have CVR-nummer er bl.a.:
• Oprettelse af bankkonto i klubbens navn (og således ikke i privat regi)
• Erhvervelse af børneattest
• Eventuelle tilskud fra kommunen
29) Betalingsmodul til kontingenter og regnskabsmodul
DTU Sport tilbyder klubberne oprettelse af gratis hjemmeside, betalings og regnskabsmodul. Se under punktet ”Klubmodul – hjemmeside, betalings- og regnskabsmodul”.
30) Udgifter til leje af xxxxx xxxxxx til klubber på konkurrenceplan
Enkelte klubber vælger at leje haltid ude i byen, hvis hallen er lukket til anden DTU-aktivitet.
DTU Sport kan i særlige tilfælde give kompensation eller betale for lejen, såfremt det er berettiget, fx ved hallukning med kort varsel.
Klubberne kan søge via mail til DTU Sports supervisor med reference til dato og tid, begrundelse og dokumentation for anden hal-leje.
ANDRE RETNINGSLINJER / INFORMATIONER
31) Grill og overnatning på DTU
Grill og/eller overnatning på DTU ifm fx turneringer eller lignende skal godkendes af Campus Service, herunder Park & Vej og Servicecentret. Henvendelse skal ske via DTU Sports supervisor med efterfølgende accept.
32) Tildeling af haltider samt udnyttelse af disse tider, Lyngby Campus
Fordeling af haltider planlægges et år forud og på et møde mellem de klubber der anvender sportshallen samt sportssupervisoren.
Det er et krav, at klubberne udnytter 90 % af de tildelte træningstider i hallen. Såfremt dette ikke opfyldes, frafalder tiden til DTU Sport, som kan disponere over tiden og tildele den til en anden klub.
33) Hallukninger, Lyngby Campus
Information om hallukninger, der kommer til at berøre sportsaktiviteter i hallen, DTU Fitness, DTU Climbing samt omklædningsrummene i kælderen bygning 101B, annonceres på DTU Sports hjemmeside og Facebook.
CAS Servicecenter, som står for arrangementerne i hallen og lukninger, er bevidst om at holde lukningerne nede på et minimum af tid.
34) Brug af hallen i weekender, helligdage og sommerferien
Denne information henvender sig til de klubber, der er brugere af hallen.
Hallen er (skal være) låst i weekender, helligdage (når DTU er lukket, herunder også mellem jul og nytår) og i sommerferien (juli og august). Klubberne har adgang via nøgle og alarmkort (kode 2800#) og skal altid låse efter sig.
Såfremt der ikke er DTU-arrangementer i august, hvor hallen er lukket for sommerferie, kan de klubber, der dyrker konkurrenceidræt bruge hallen. Fodboldbander opsættes først ca. 1. september.
Lukningsoversigt kan hentes på xxx.xxxxx.xxx.xx/xxxxxxxxxxx.
35) Musik i sportshal/fitness og klatring, Lyngby Campus
Pga. akustikken i sportshallen, må der ikke spilles musik i og omkring hallen. Der kan dog ved særlige anledninger gives dispensation i et kortere tidsrum:
Ved officielle kampe i selve sportshallen kan der spilles musik svarende til ca. 30 minutter ad gangen – til opvarmning og i pausen. Klubben skal sætte et opslag op samme dag (og tage det ned igen – samme dag) med information om, hvilken kamp der spilles og i hvilket tidsrum der kan blive spillet musik. DTU Sports supervisor skal orienteres via mail 1 uge forinden, og opslaget skal være vedhæftet.
Ved andre arrangementer i hallen, DTU Fitness, DTU Climbing eller sportscafeen skal der sendes en ansøgning til DTU Sports supervisor med angivelse af arrangementets art, begrundelse (hvorfor er der behov for at spille musik), dato samt tid og forslag til opslag skal vedhæftes. I disse tilfælde skal der gives grønt lys.
36) Unødig støj i sportshallen, Lyngby Campus
Det er ikke tilladt at bruge tågehorn og støje unødigt i sportshallen. Alle klubber der benytter sportshallen er ansvarlige for god ro & orden i forbindelse med afvikling af kamp, turneringer og lign. Ved overtrædelser skal DTU Sports ansattes anvisninger følges til enhver tid.
37) Mødelokaler
Det er p.t. ikke muligt at låne mødelokaler på DTU til afholdelse af klub-bestyrelsesmøder eller lignende. Sportscafeen ved hallen kan være en mulighed. Alternativt DTU bibliotek eller S-huset.
38) Turneringer inde og ude, Lyngby Campus
Sports Supervisoren skal orienteres om alle turneringer på DTU, Lyngby Campus.
Hallen:
Klubberne kan låne deres hal-tid ud til de andre hal-klubber i tilfælde af turneringer. Klubberne aftaler selv indbyrdes og orienterer Sports Supervisoren.
Det er IKKE muligt at få væggen mellem de to haller fjernet.
Udendørs boldbane, b. 230:
Booking af baneområdet skal ske via foreningens Sports supervisor.
Sammenfald af store turneringer accepteres kun, hvis klubberne kan blive enige om dagsordenen. Store turneringer (100 personer eller derover) eller sammenfald af turneringer skal anmeldes til DTU Sports supervisor, og der skal senest 2 måneder før anmodes om evt. opsætning af ekstra toiletter eller andre mangler og/eller ønsker.
Udgiften til lejen af toiletter ligger hos klubben/klubberne, men der kan søges om tilskud. Her henvises der til DTU Sports tilskudsordning.
39) Udlån af (klubbens eller) DTU Sport ejendele – eller lokaler
Selvom DTU Sport gerne vil være hjælpsomme og samarbejdsvillige, så kan vi af praktiske, forsikringsmæssige og tidsmæssige årsager ikke tilbyde udlån/leje af ejendele eller lokaler. Hvis klubben udlåner en ting i eget klub-regi som uheldigvis beskadiges i udlånsperioden, kan DTU Sport ikke garantere, at der efterfølgende kan gives tilskud til nyerhvervelse eller reparation.
40) Førstehjælps- og genoplivningskurser
Der henvises til gratis-kurser hos xxx.xxxxxxxx.xx, der udover førstehjælpskurser også har mange andre spændende og relevante kurser.
Kaisport / IHR får p.t. offentlig støtte til diverse sportsrelevante kurser, og kan derfor tilbyde alle idrætsledere i Region Hovedstaden gratis deltagelse.
41) Alder på medlemmer
Ved spørgsmål omkring alder på medlemmerne, kontakt foreningens Sports supervisor.
42) Brev- og pakkepost
Klubberne kan bruge DTU Sports adresse ifm brevpost. Foreningens Sports supervisor sender en mail til klubben, når der er post. Afhentning kan ske fra mandag til fredag ml. kl. 8-16 i bygning 402, 1 sal, i dueslag midt på gangen. DTU Sport vil ikke drages til ansvar for ikke afhentet post.
DTU Sport kan ikke tage imod pakkepost, hverken i bygning 402 eller i bygning 101B. Der er for stor usikkerhed om leveringstidspunkt og om der er nogen til at tage imod pakken.
43) Medlem af DGI
Alle klubber er blevet optaget som medlemmer af DGI pr.31.12.2017.
Klubberne er ansvarlige for indberetning af medlemstal til CFR registret samt at holde deres kontaktinformationer opdateret i denne database.
DGI kan hjælpe klubberne med mange problemstillinger. Fordele:
• Adgang til idrætskonsulenter med faglig sparring omkring særlige tiltag.
• Foreningsbesøg af tilknyttede foreningskonsulenter med mulighed for udviklingsforløb
• Forsikringer (se detaljer på XXX.xx)
• Hjælp til fondsansøgning
• Mulighed for køb af regnskabshjælp
• Diverse kursus muligheder (bestyrelseskurser, idrætskurser, lederuddannelser etc.)
OVERSIGT DEADLINES & ÅRSHJUL – se sidste side!
OVERSIGT DEADLINES & ÅRSHJUL
1. marts: Bestyrelsen skal inden udgangen af februar måned afgive driftsregnskab for det foregående regnskabsår og status pr. 31. december til revisor
1. april: Den ordinære generalforsamling skal afholdes hvert år inden udgangen af marts måned
15. april: En mail til Sports supervisor med oversigt over den nye bestyrelse med navne, mailadresser og angivelse af, hvilke to personer der skal repræsentere klubben i DTU Sports repræsentantskab (formanden er selvskrevet)
30. april: En samlet mail til Sports supervisor og med tydelig angivelse af klubnavn på alle dokumenter og i dokumentfilen:
• Godkendt regnskab fra året før
• Budget for det kommende år
• Referat fra ordinær generalforsamling med dato
• Medlemsliste med mindst navn og tilknytning til DTU
30. april: Det er muligt at søge om økonomisk tilskud. Der gives kun tilskud til klubber, der har søgt efter ordningens betingelser og retningslinjer. Deadline for indsendelse af en motiveret og dokumenteret ansøgning (bilag og/eller tilbud) er den 1. maj kl. 14.00
1. maj: Efter en ny bestyrelse er tiltrådt, skal man inden 1. maj sende et opdateret opslag til supervisoren. Dette bliver hængt på info-glastavlen ved hallen. Opslaget skal kort fortælle om klubben og kontaktdata, max 1 A4 side