Sundheds- og Omsorgsforvaltningen Oplæg til Samarbejdsaftale om etablering af [Projektnavn/plejehjem]
Sundheds- og Omsorgsforvaltningen |
Oplæg til Samarbejdsaftale om etablering af [Projektnavn/plejehjem] |
København Kommune, Sundheds- og Omsorgsforvaltningen (herefter ” SUF”) |
og |
[Den Almene Boligorganisation] (herefter ” Den Almene ”) |
Dato/journal nr. |
Center for Administration Afdeling for Bolig og Modernisering Xxxxxxxxxxxxx 00, Xxxxxxx X, 0. xxx 0000 Xxxxxxxxx N EAN-nummer 5798009291004 |
(SUF og Den Almene i det følgende hver for sig benævnt “Part” og under et “Parterne”) har dags dato indgået følgende samarbejdsaftale (”Samarbejdsaftalen”) om;
1. Definitioner
- Byggeprogram: Byggeprogrammet er en koordineret sammenfatning af Xxx Xxxxxxx og SUF’s krav til byggeriet samt til byggeriets projektering og udførelse på baggrund af Ideoplægget. Byggeprogrammet opstiller således minimumsrammerne for Byggeriets kvalitet.
- Byggeriet: Opførelse af [Projektnavn/plejehjem].
- Indledende ideoplæg: Den Almenes ansøgning om prækvalifikation til grundkapital støtte samt grundlag for indgåelse af samarbejdsaftalen.
- Ideoplæg: Ideoplægget udarbejdes i henhold til YBL 18 og danne grundlag for udarbejdelse af lokalplan og byggeprogram.
- Organisationsplan: Organisationsplan der oplyser bemyndigede persons eller personers kompetence- og ansvarsforhold. Planen redegør ligeledes for kommunikations- og beslutningsgange.
- Plejehjem: Plejeboligerne med tilhørende servicearealer
- Proces- og tidsplan: Proces- og tidsplanen er den overordnede plan for hele plan- og byggeprocessen, som beskriver og opstiller tidsfrister for brugerinddragelse, programmering, evt. lokalplan, projektering, udbud, opførelse og aflevering.
- Projektgruppen: Projektgruppen bidrager til byggeriets gennemførsel ud fra projektets rammer. Projektgruppen er en arbejdende gruppe med det formål at behandle konkrete problemstillinger og emner. Projektgruppen indstiller til styregruppen.
- Projektorganisation: En projektorganisation er en organisation omkring et projekt, der består af en styregruppe og en projektgruppe.
- Projektøkonomien: Udgør den maksimale økonomiske ramme for opførelse af Byggeriet. Projektøkonomien er opgjort i henhold til Bekendtgørelse om støtte til almene boliger m.v. (BEK nr. 14 af 09/01/2020 med senere ændringer) § 13. Den maksimale økonomiske ramme for servicearealer er opgjort efter samme princip som plejeboligerne.
- Skema A: De foreløbige skønnede anskaffelsesomkostninger. Anvendes til at godkende projekt og offentlig støtte.
- Skema B: De samlede forventede anskaffelsesomkostninger efter gennemført udbud. Anvendes til at fastlåse økonomien i projektet.
- Styregruppen: Har det overordnede ansvar for den vellykkede realisering af projektet. Styregruppen følger projektet gennem alle faser og skal træffe de nødvendige, strategiske beslutninger om bl.a. projektets retning, tidsplan, ressourcer, kvalitet og budget.
2. Formål
Undertegnede parter indgår herved nærværende samarbejdsaftale om
rammerne for Den Almene’s etablering af [antal] plejeboliger mv.
Byggeriet planlægges og gennemføres i tæt samarbejde mellem Den Almene og SUF.
Målet er at etablere nye tidssvarende plejeboliger med tilknyttede servicearealer i et byggeri, der forventes at udgøre [antal] m2, organiseret i en almen boligafdeling under [Boligselskab(navn)].
Den Almene er bygherre og ejer af Byggeriet, mens SUF efterfølgende lejer Byggeriets servicearealer og opnår 100 % anvisningsret til plejeboligerne.
Det er afgørende for SUF, at de servicearealer som SUF skal leje, og de plejeboliger som SUF opnår anvisningsret til, har den kvalitet, som er aftalt mellem parterne.
Herudover er det afgørende, at SUF sikres medindflydelse på økonomi og kvalitet i det kommende plejehjemsbyggeri inden for rammerne af det gældende rammebeløb (maximumsbeløb) for opførelse af støttet byggeri af ældreboliger.
Aftalen har alene til formål at regulere rammerne for samarbejdet mellem Den Almene og SUF for så vidt angår Den Almene’s opførelse af det nye [Projektnavn/Xxxxxxxxx, adresse.].
3. Organisering
Parterne har etableret en projektorganisation med Den Almene som tovholder, der sikrer, at SUF og øvrige bruger repræsentanter, inddrages i hele programmerings-, skitse-, projekterings- og udførelsesfasen af byggeriet, samt at der hurtigt kommunikeres og tages beslutning om væsentlige ændringer i forudsætninger for Byggeriet som beskrevet i gældende aftalegrundlag.
Parterne har nedsat en styregruppe, som er bemandet med ledelsesrepræsentanter fra Københavns Kommune, [evt. institutionens bestyrelse, delegeret bygherrer, entreprenør mv.] og Den Almene.
Projektorganisationen beskrives i bilag 1.
Projektgruppen afholder møder i nødvendigt omfang, herunder jævnlige opfølgningsmøder vedrørende bl.a. brugerinddragelse, økonomi, projektering mv. Der udarbejdes skriftlige referater fra alle møder.
Det er Den Almene, der som forretningsfører varetager sekretariatsrollen iht. Samarbejdsaftalen, herunder men ikke begrænset til: indkaldelse til Projekt- og Styregruppemøder samt udarbejdelse af referater, som fremsendes til parternes godkendelse.
Parterne afholder hver især de udgifter, som måtte være forbundet med den pågældende parts deltagelse i projektgruppens arbejde, idet Den Almene’s omkostninger indgår i den samlede Projektøkonomi.
Der kan mellem parterne etableres en eller flere projektgrupper, hvor specielle temaer og problemstillinger drøftes. Projektgrupperne har indstillingsret til styregruppen. Projektgrupperne har en rådgivende funktion, og træffer afgørelse inden for projektgruppens bemyndigelse.
Parterne afholder hver især de udgifter, som måtte være forbundet med den pågældende parts deltagelse i nedsatte projektgruppers arbejde, idet Den Almene’s omkostninger indgår i den samlede Projektøkonomi.
4. Aftalegrundlaget
Aftalegrundlaget omfatter flg. dokumenter udarbejdet for nærværende projekt:
• Organisationsplan[dato]
• Proces- og tidsplanen [dato]
• Indledende ideoplæg [dato] eller projektbeskrivelse[dato]
5. Projektering og udbud
Parterne har aftalt, at kvalificering af projektet sker gennem en sædvanlig projektering med udgangspunkt i Ydelsesbeskrivelse: Byggeri og Landskab 2018 (YBL 18). Samarbejdsaftalens definitioner og beskrivelser har således samme betydning og skal underlægges samme fortolkning som definitioner, beskrivelser og omfang i YBL 18, herunder projektniveauerne og deres indhold og omfang.
SUF deltager i projektmøder, og godkender Byggeriet ved de forskellige faser i overensstemmelse med udkast til Proces- og tidsplanen, bilag 2. SUF kan dog ikke ved sin deltagelse eller godkendelse af projektmateriale ifalde et projekteringsansvar.
Samarbejdsaftalen udfoldes løbende i forbindelse Projektets kvalificering og
SUF’s løbende godkendelse af de forskellige projekteringsniveauer:
• Ideoplæg,
• Byggeprogram,
• [evt. Lokalplangrundlag],
• Dispositionsforslag,
• SUF’s godkendelse af Dispositionsforslag,
• Skema A ansøgning,
• Projektforslag,
• Myndighedsprojekt,
• SUF’s godkendelse af Projektforslag og Myndighedsprojekt,
• Udbudsprojekt,
• SUF’s godkendelse af Udbudsprojekt,
• Udbud,
• Udførelsesprojekt,
• SUF’s godkendelse af Udførelsesprojekt,
• Skema B – ansøgning på baggrund af Udførelsesprojektet.
5.1 Projektering frem til skema A-ansøgning
Fra indgåelse af Samarbejdsaftalen og indtil Skema A-ansøgning, samarbejder Parterne om at fastlægge kravene til Byggeprogrammet på baggrund af Indledende ideoplæg eller projektbeskrivelse, bilag 3, og inden for rammerne af Projektøkonomien.
Ved krav om lokalplan skal ideoplæg, byggeprogram og dispositionsforslag udvikles i henhold til- og parallelt med lokalplanprocessen samt tilrettes den godkendte lokalplan.
På baggrund af Byggeprogram og Dispositionsforsalg udarbejder parterne til- og fradragskatalog til Byggeriet.
Byggeprogram og Dispositionsforslag skal godkendes af SUF, og Den Almene skal sikre, at Byggeprogram og Dispositionsforslag kan overholde Projektøkonomien. Projektøkonomien fastlægges tidligst muligt og inden indsendelse af Skema A-ansøgning.
Til- og fravalgskataloget fastlægges med udgangspunkt i Byggeprogram og Dispositionsforslag og inden ansøgning om Skema A.
Til- og fravalgskataloget udgør en udtømmende liste af de kvalitetsforringelser Parterne kan tåle under den videre projektering og under udførelsen. Eventuelle til- eller fravalg fordeles efter arealfordelingsnøglen som fastlægges på baggrund af Byggeprogram og Dispositionsforslag.
SUF kan diskretionært og uden nærmere begrundelse vælge at stoppe samarbejdet frem til indlevering af Skema-A ansøgning. Vælger SUF at stoppe samarbejdet forud for indlevering af Skema-A ansøgning, har parterne ingen krav mod hinanden, og hver part afholder egen omkostninger.
5.2 Skema A-ansøgning
Den Almene indsender Skema A-ansøgning [indsæt dato]. Forud for indlevering af Skema A-ansøgning har Den Almene over for SUF redegjort for Projektøkonomien, herunder det afledte huslejeniveau med beskrivelse af de poster, der er indeholdt i huslejen. Dette gælder både servicearealer og boliger.
Byggeprogram og Dispositionsforslag, danner grundlag for Skema A- ansøgningen, idet Skema A-ansøgningen udgør Projektøkonomi, som Den Almene har tilkendegivet, at Byggeriet som beskrevet i Byggeprogrammet kan realiseres for.
Den videre forarbejdning af projektmaterialet gennem projekteringsfaserne skal som minimum overholde Projektøkonomien samt kravene i Byggeprogrammet.
5.3 Projektering og tilpasning frem til udbud og skema B
Efter indlevering af Skema A-ansøgning følger projekteringsfaserne Proces- og tidsplanen, bilag 2. Projekteringsfaserne samt godkendelse af projekteringen i de enkelte faser er oplistet herunder:
• Skema A – tilsagn,
• Projektforslag,
• Myndighedsprojekt,
• SUF’s godkendelse af Projektforslag og Myndighedsprojekt,
• Udbudsprojekt,
• SUF’s godkendelse af Udbudsprojekt,
• Udbud,
• Udførelsesprojekt,
• SUF’s godkendelse af Udførelsesprojekt,
• Skema B – ansøgning på baggrund af Udførelsesprojektet.
5.3.1 Samarbejdets ophør før udbud
SUF er alene berettiget til at afvise godkendelse af en projekteringsfase, hvis projektmaterialet ikke overholder kravene i Byggeprogrammet, inden for Projektøkonomien.
Indser en af parterne ved en given projekteringsfase, efter gensidige bestræbelser på at tilrette projektet, at projektet ikke kan realiseres inden for Projektøkonomien, er SUF berettiget til at træde tilbage fra samarbejdet, uden SUF kan ifalde et økonomisk ansvar i den forbindelse.
5.3.2 Udbud og den økonomiske risiko
Forud for SUF’s godkendelse af Udbudsprojektet, skal Den Almene sikre og afholde omkostningerne til en eksterne og uvildig granskning af udbudsgrundlaget.
Den Almene påtager sig budgetrisikoen, forstået på den måde, at Den Almene påtager sig risikoen for, at Udbudsprojektet kan realiseres inden for
Projektøkonomien, samt at Udbudsprojektet overholder samtlige krav i Byggeprogrammet.
Den Almene er bygherre på Byggeriet, og Den Almene varetager derfor udbuddet af Xxxxxxxxx i henhold til gældende udbudsregler.
Den Almen skal forestå den praktiske gennemførelse af udbudsforretningen samt afholde samtlige udgifter i forbindelse hermed, herunder udgifter til ekstern juridisk bistand.
5.3.3 Tilpasninger efter udbuddet
Det forventes, at udbuddet viser, at Byggeriet kan udføres inden for Projektøkonomien.
Indser parterne, efter gensidige bestræbelser på at tilrette udbudsprojektet til et egentligt udførelsesprojekt, at Byggeriet ikke kan realiseres inden for Projektøkonomien, er SUF berettiget til at træde tilbage fra samarbejdet, uden SUF kan ifalde et økonomisk ansvar i den forbindelse.
Inden udførelsesprojektet godkendes endeligt af SUF, før indsendelse af skema B-ansøgningen, skal Den Almene over for SUF redegøre for projektets samlede økonomi, herunder huslejeniveau med beskrivelse af de poster, der er indeholdt i huslejen. Dette gælder både servicearealer og boliger.
Efter godkendt skema B, opstartes Byggeriet.
6. Ændringer i projekt, tid og økonomi
Alle væsentlige afvigelser i forhold til projekt, tid og økonomi i forbindelse med Byggeriet, herunder afvigelser til godkendte kvalitetskrav på et givet projekteringsniveau forudsætter endelig godkendelse hos SUF efter indstilling fra Styregruppen og skal ske før iværksættelse af aktiviteten/byggearbejdet.
Uanset SUF’s godkendelse af afvigelser til kvalitetskrav påtager SUF sig intet
projekterings- eller bygherreansvar.
SUF skal medinddrages i tilfælde af behov for besparelser i byggeriet, men SUF er ikke forpligtet til at tåle besparelser.
Den Almene er forpligtet til at sikre, at Xxxxxxxxx stilles til rådighed i henhold til den til enhver tid gældende Proces- og tidsplan, bilag 2.
Ændringer i Proces- og tidsplanen skal godkendes i Styregruppen jf. bilag 1.
7. Servicearealer
Huslejen pr. m² for servicearealerne skal fastsættes efter markedslejeprincippet, i henhold til balanceleje og udarbejdelsen af lejekontrakten skal ske ud fra ”Paradigme for kontrakt mellem Almen Boligorganisation og Københavns Kommune om nyopførte og permanente servicearealer”.
I forbindelse med udarbejdelse af Dispositionsforslaget fastlægger Styregruppen servicearealet. Arealet kan imidlertid justeres, hvis SUF kan godkende justeringen.
Lejekontrakten indgås mellem Den Almene og Københavns Ejendomme, der fremlejer til SUF.
8. Boliger
SUF har 100 % anvisningsret til samtlige [antal] boliger til brug for SUF’s
målgruppe.
Ved udlejning indgås der individuelle lejekontrakter mellem Den Almene og beboerne på sædvanlige vilkår.
SUF’s forpligtigelser i forbindelse med betaling af eventuel tomgangsleje samt kommunal garanti for istandsættelse ved fraflytning sker i henhold til almenboliglovens til enhver tid gældende regler (§ 54, stk. 4 (plejeboliger)).
9. Tidsplan, aflevering, overdragelse og gennemgang
Skema A-ansøgning forventes indsendt den [dato], jf. Proces- og tidsplan. Skema B forventes fremsendt og godkendt [dato], således at byggestart forventes [dato].
Byggeriet forventes at kunne stilles til rådighed i indflytningsklar stand den [dato].
SUF’s forpligtigelser træder i kraft efter Byggeriet er stillet til SUF’s rådighed i henhold til lejekontrakten og i indflytningsklarstand og når der som minimum er opnået midlertidig ibrugtagning.
SUF er dog alene forpligtet til at lade lejekontrakten træde i kraft i perioden fra [dato] til [dato].
Den Almene skal sikre, at der med entreprenøren gennemføres ”før aflevering”, afleveringsforretning i henhold til ABT 18 samt 1-års og 5-års gennemgang af Byggeriet. Herudover skal Den Almene sikre, at SUF kan gennemføre en stresstest (udvidet mangelgennemgang) af byggeriet med opstart 5 dage inden endelig aflevering. De fejl og mangler, som SUF observerer i denne forbindelse i henhold til ABT18, er Den Almene ansvarlige for, herunder at tilrettelægge en proces for udbedring af mangler.
SUF er forpligtet til at betale leje for servicearealer og tomgangsleje for ældreboligerne til Den Almene efter lejekontrakten er trådt i kraft inkl. den periode, som medgår til SUF’s aptering af inventar m.v.
10. Miljø- og Arbejdsmiljø
Byggeriet skal opfylde de til enhver tid gældende miljø- og arbejdsmiljøretslige regler, herunder skal Københavns Kommunes krav til bæredygtigbyggeri.
11. Afdelingsbestyrelse
I henhold til almenboligloven § 34, stk. 3 forbeholder SUF sig retten til at udpege afdelingsbestyrelsens medlemmer.
12. Ikrafttrædelse
Med indgåelse af nærværende aftale erstattes tidligere indgåede samarbejdsaftale underskrevet af parterne hhv. [dato] og [dato].
Hvis en af parterne indser, at de ikke kan leve op til aftalens formål som beskrevet under afsnittet ”Formål”, skal den anden part straks orienteres herom.
Aftalen er betinget af Skema A og Skema B.
For Den Almene, den [dato]
For Sundheds- og Omsorgsforvaltningen, den [dato]
Xxx Xxxxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxx Xxxxx
Byggechef, Afdeling for Direktør Bolig og Modernisering
Bilag 1: Organisationsplan Bilag 2:Proces- og tidsplan
Bilag 3:Indledende ideoplæg eller projektbeskrivelse.