INDHOLDSFORTEGNELSE

Indkøbspolitik for Aalborg Kommune

INDHOLDSFORTEGNELSE

Indkøbspolitikkens formål 2

Indkøbspolitikkens omfang og afgrænsning 2

Indkøbspolitikkens indhold 3

Indkøbsorganisationens opbygning 5

Indgåelse og anvendelse af aftaler 6

Information 7

Forhold til leverandører 7

Uddannelse og erfaringsudveksling 7

Eksternt samarbejde 7

Politik på lagerområdet 8

1. INDKØBSPOLITIKKENS FORMÅL

Formålet med indkøbspolitikken er: Formål

• Gennem en koordinering af de enkelte forvaltningers indkøb af varer og tjenesteydelser (ekskl. bygge og anlæg) at opnå de bedst mulige betingelser for Aalborg Kommunes indkøb.

• Via en koordinering at sikre, at kommunale indkøb af EU

varer og tjenesteydelser sker efter saglige og forretningsmæssige vurderinger og i overensstemmelse med gældende retningslinjer.

I betingelserne indgår en afvejning af den bedst mulige kvalitet i forhold til prisen - og andre relevante tildelingskriterier.

Det vil således ikke være muligt at foretrække danske eller lokale produkter/virksomheder, såfremt de ikke er konkurrencedygtige.

Varer og tjenesteydelser indkøbt til Aalborg Kommune skal være bæredygtige og opfylde minimumskrav til arbejdsløn, arbejdsforhold, arbejdsmiljø, miljø, klima, demokrati og social ansvarlighed. Varer og tjenesteydelser fra virksomheder, der er certificerede efter EMAS, ISO14001 og OHSAS 18001 eller lignende certificerede systemer skal prioriteres, og miljø- og bæredygtighedsmærkede produkter vil blive foretrukket , hvor det er teknisk, kvalitetsmæssigt og økonomisk muligt.

Tildelings- kriterier

Bæredygtig hed

2. INDKØBSPOLITIKKENS OMFANG, AFGRÆNSNING OG PRINCIPPER

Indkøbspolitikken omfatter:

1. Samtlige indkøb af varer og standardtjenesteydelser kommunale institutioner og afdelinger.

2. Indkøb af disse til kommunale institutioner, virksomheder og afdelinger

3. Selvejende institutioner med et offentligt tilskud på 50 % eller derover. Magistraten kan dispensere i situationer, hvor det kan påvises, at det ikke er hensigtsmæssigt i forhold til institutionens formål eller indtægtsgrundlag

Varer og standardtjen esteydelser Omfattede

Selvejende institutioner

Leje- og leasingaftaler behandles på samme måde som direkte indkøb.

Større standardtjenesteydelser kan udbydes samlet, hvis Indkøbsgruppen finder det økonomisk hensigtsmæssigt.

For områder, der henhører under Tilbudslovens bestemmelser, anvendes de heri angivne regler.

Leje og leasing

Tjeneste- Ydelser

Tilbudslove n

Aalborg Kommunes indkøb sker i øvrigt i henhold til gældende EU- udbudsdirektiver inden for såvel ”Det almindelige område” som Forsyningsvirksomhederne.

Alle AK´s indkøb skal altid overholde EU´s almindelige principper om ligebehandling, gennemsigtighed mv.

EU-

direktiver

Generelle EU-

principper

3. INDKØBSPOLITIKKENS INDHOLD

For at opfylde indkøbspolitikkens formål søges der som hovedregel indgået aftaler med offentligt udbud og efter princippet: ”Det økonomisk mest fordelagtige tilbud”, med hensyn til relevante underkriterier, herunder bl.a.:

- priser

- leveringsbetingelser

- betalingsbetingelser

- servicebetingelser

- betingelser med hensyn til en minimering af de administrative

omkostninger

- bæredygtigt miljø/klima

Priser:

Prisen er et vigtigt parameter, men skal ses i sammenhæng med relevant kravspecifikation og den ønskede kvalitet.

Leveringsbetingelser:

Som hovedregel kræves varerne frit leveret på en angivet adresse og uden gebyrer af nogen art.

Der kan træffes forskellige aftaler med samme leverandør, hvis det er hensigtsmæssigt ud fra de brugermæssige forudsætninger.

Ved alle leverancer er der distributionsomkostninger, hvorfor man ved alle bestillinger bør optimere sine indkøb.

Betalingsbetingelser:

Som minimum kræves der en betalingsfrist på 30 dage netto, eller løbende måned + 20 dage.

Alternative betalingsbetingelser kan dog aftales/kræves i det konkrete udbud.

Generelt søges betalingsbetingelserne økonomisk effektiviseret via e-handel.

Servicebetingelser:

I forhold til de stillede krav søges der opnået den nødvendige service m.h.t. leveringstid, returret, lagerføring af det rigtige sortiment så restordrer undgås, afgivelse af statistik, m.v.

Relevant konsulentbistand skal kunne tilbydes.

Betingelser med hensyn til en minimering af de administrative

Leverandør aftaler

Det økonomisk mest fordelagtige tilbud

Priser

Levering

Betaling

Service

4. INDKØBSORGANISATIONENS OPBYGNING

Til at koordinere Aalborg Kommunes indkøb i henhold til indkøbspolitikken er der nedsat en Indkøbsgruppe. Den består af repræ-sentanter fra alle forvaltninger, idet hver forvaltning max. udpeger to repræsentanter til Indkøbsgruppen.

I Indkøbsgruppen afstikkes generelle retningslinjer for gennemførelse af Aalborg Kommunes indkøbspolitik, for uddannelse af indkøbere og for samarbejde med andre kommuner/offentlige/private virksomheder.

Indkøbsgruppen mødes jævnligt og efter behov, dog mindst tre gange årligt. De enkelte medlemmer af Indkøbsgruppen er forpligtet til at arbejde effektivt for realisering af indkøbspolitikken. Herunder er de forpligtet til at medvirke ved fremskaffelse af de nødvendige oplysninger i forbindelse med aftaleindgåelse. Medlemmerne af Indkøbsgruppen skal desuden virke koordinerende i samarbejdet mellem Indkøbsgruppen og forvaltningerne.

Der vil årligt blive afgivet en indkøbsanalyse til Indkøbsgruppen. Med passende mellemrum vil Indkøbsanalysen tilgå forvaltningerne med henblik på en mere detaljeret analyse.

Indkøbsgruppen afgiver årligt en beretning til Direktørgruppen om aktiviteten i det forløbne år. Beretningen kan indeholde forslag til forbedringer og ændringer i Aalborg Kommunes indkøbsmønster.

Formanden for gruppen er Administrationschefen i Forsyningsvirksomhederne.

Lederen af Indkøbsaftalefunktionen er sekretær for gruppen, og udøver de koordinerende opgaver i forbindelse med aftaleindgåelse og deres videre formidling.

Indkøbs- gruppe sammen- sætning

Retnings- linier

Opgave

Indkøbsanal yse

Beretning

Formand

Sekretær

5. INDGÅELSE OG ANVENDELSE AF AFTALER

Det er Indkøbsaftalefunktionens hovedopgave at indgå indkøbsaftaler gældende for samtlige forvaltninger.

Aftaler indgås, hvor det skønnes økonomisk hensigtsmæssigt. Aftalerne på standardvarer vil som regel være obligatoriske.

Det vil være et mål, at endnu flere af indkøbsaftalerne gøres obligatoriske, samt at der arbejdes på en standardisering af varesortimentet, og indkøbsaftalernes leverandørkreds begrænses, for derved at skabe en så stor indkøbsvolume som muligt, ved den enkelte leverandør.

De øvrige aftaler indgås som tilbudsaftaler, hvilket betyder, at de skal benyttes, medmindre der kan handles på bedre vilkår.

Benyttes en anden leverandør skal Indkøbsaftalefunktionen orienteres.

Som udgangspunkt bør tilbudsaftaler efter en kortere eller længere periode gøres til obligatoriske indkøbsaftaler, dog skal det være i forhold til en konkret vurdering.

Indkøbsaftalerne vil blive indgået i samarbejde med brugerne, der definerer den mængde og kvalitet, der skal udbydes, medens det er Indkøbsaftalefunktionens opgave at udbyde således, at der opnås størst mulig konkurrence, og at der udbydes i henhold til gældende regler for offentlige indkøb.

Skal der indgås indkøbsaftaler for nye områder, vil der blive nedsat brugergrupper, bestående af brugere fra de forvaltninger, der måtte være brugere af pågældende vare eller tjenesteydelse.

Indkøbsaftal efunktionen

Standard- varer

Tilbuds- aftaler

Opgave- fordeling

Nye områder

De enkelte institutioner har pligt til at give de nødvendige oplysninger om forbrugssammensætning, kravspecifikationer og andre forhold af betydning for indgåelse af aftalerne.

Hvis der på enkeltstående indkøb opnås bedre økonomiske vilkår end på den gældende obligatoriske indkøbsaftale for det respektive vareområde, skal købet formidles via Indkøbsaftalefunktionen.

Leverandørerne skal hæfte for overholdelse af offentlige påbud, såsom gældende lovbestemmelser, myndighedskrav, EU-direktiver, standarder, prisbestemmelser, fremstillings- og varemærknings- forskrifter samt i relation til eventuelle patentrettigheder.

SBU, og TMF og FV inddrages i relevante situationer. De arbejdsmiljømæssige vilkår vil også kunne vurderes af anden relevant institution.

De økonomiske besparelser, der opnås ved anvendelse af de indgåede aftaler, tilfalder institutionerne/afdelingerne/virksomhederne.

Der skal ved indgåelse af aftaler tages vidtgående hensyn til størrelsen af institutionerne, lagermulighederne, indkøbsvolumen, leveringsfrekvens m.v.

I enkelte tilfælde kan aftaler begrænses til at omfatte de største institutioner/afdelinger/virksomheder.

Institutio- nernes pligt

Bedre økonomiske vilkår

Leverandør- hæftelser

Inddragelse af forvaltninger

Besparelser

Aftale- forhold

6. INFORMATION

Indkøbsaftalefunktionen er ansvarlig for information om de gældende aftaler til samtlige relevante brugere i kommunen. Indkøbsaftalerne og anden relevant indkøbsmæssig information findes på kommunens intranet. Institutioner der ikke er på kommunens intranet, informeres via elektroniske medier.

De kommuner, selskaber m.v., som Aalborg Kommune har indkøbssamarbejde med, informeres via elektroniske medier.

7. FORHOLD TIL LEVERANDØRER

Indkøbsaftalefunktionen og de disponerende indkøbere skal løbende være opmærksomme på, at holdningen til leverandørerne er saglig, forretningsmæssig og ikke diskriminerende.

Der skal samarbejdes om løsning af de indkøbsmæssige spørgsmål, og samarbejdet skal indebære en gensidig udveksling af information. Dette gælder også i relation til kunde-

/leverandørforholdet. Indkøbsaftalefunktionen følger løbende leverandørmarkedet for at kunne vurdere leveringsmuligheder, - sikkerhed, produktsammensætning og ændring af teknologi m.v.

Aalborg Kommunes Intranet

Elektroniske medier

Holdning

Leverandør- samarbejde

8. UDDANNELSE OG ERFARINGSUDVEKSLING

For at effektivisere indkøbssamarbejdet i Aalborg Kommune udbygges og fastholdes en optimal uddannelse af kommunens indkøbere (de indkøbsdisponerende). Uddannelsen, der omfatter alle dele af indkøbsspektret, kan etableres i eget regi, ved samarbejde med andre primær- og regionskommuner og ved anvendelse af kursustilbud fra offentlige og private kursusudbydere.

Uddannelse

9. EKSTERNT SAMARBEJDE

Et samarbejde med andre offentlige og private instanser forventes at indebære mulighed for bedre økonomiske vilkår og leverings- betingelser. Der kan desuden opnås betydelige fordele på områder som uddannelse af indkøbere og erfaringsudveksling i bred forstand. Af samarbejdspartnere tænkes i første omgang på Regionen, andre primærkommuner, Statens og Kommunernes Indkøbs Service og det lokale erhvervslivs organisationer.

Et indkøbsteknisk samarbejde kan etableres med hel- eller halvprivate virksomheder og selskaber. Samarbejdet kan bestå i information om brugen af forskellige produkter og deres udvikling (f.eks. teknologi), uddannelse af indkøbere og udveksling af erfaringer på forskellige områder.

Fordele

Samarbejds- partnere

Samarbejds emner

10. POLITIK PÅ LAGEROMRÅDET

Hvor det økonomisk er hensigtsmæssigt, kan der etableres varelager.

Det er forbundet med store omkostninger i form af finansiering, rentetab, driftsudgifter, distribution m.m. at opretholde lagre. Derfor indskrænkes lagerføring til det allermest nødvendige.

Lagerføringen søges i stedet placeret hos fabrikanter og leverandører. I øvrigt vil et lokalt placeret lager indebære væsentlige fordele, så som hurtig levering, bedre service m.v.

Primært decentral lagerføring

Indkøbspolitikken blev godkendt af Magistraten den

19. februar 1996.

Justeret af Direktørgruppen i møde den 13. juni 2000. Godkendt af Magistraten i møde den 19. januar 2004.

Anbefalet af Direktørgruppen i møde den 9. februar 2010

Godkendt af Magistraten i møde den / 2010

Eventuelle spørgsmål til indkøbspolitikken eller ønske om yderligere eksemplarer kan rettes til Indkøbsaftalefunktionen.