Udbudsbetingelser
Udbudsbetingelser
Udbud med forhandling vedrørende Network as a Service (”NaaS”) for Glostrup Kommune
Senest opdateret d. 10.09.2024
Indholdsfortegnelse
1. Generelt vedr. udbudsprocessen
1
1.3.1 Prækvalifikationsfasen 2
1.3.2 Tilbuds- og forhandlingsfaserne 3
1.4 Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse 3
1.5.3 Åbning af indkomne ansøgninger og tilbud 5
1.9.1 Elektronisk kommunikation i udbuddet 7
1.9.5 Alternative tilbud og Sideordnede tilbud 8
2. Prækvalifikationsbetingelser
9
2.1 Ansøgning om prækvalifikation 10
2.1.1 Oplysninger der skal udfyldes i ESPD 10
2.2 Sammenslutninger eller støttende enheder 12
2.2.3 Ansøger baserer sig på andre enheders formåen 13
2.3 Aflevering af ansøgning 13
2.4.2 Valg mellem flere egnede ansøgere 14
3. Betingelser for afgivelse af tilbud
15
3.1 Verificering af oplysninger i ESPD 16
3.1.1 Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde 16
3.1.2 ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen 16
3.2 Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse 17
3.5.1 Ordregivers forbehold 18
3.5.2 Tilbudsgivers forbehold 18
4. Forhandling og endeligt tilbud
20
4.1 Formål med forhandlingen 21
4.2 Proces for forhandlingen/-erne 21
4.4 Revideret udbudsmateriale 22
4.5 Aflevering af endeligt tilbud 22
23
5.1 Vurdering af konditionsmæssighed 24
5.3 Tildelingskriterium og underkriterier 24
5.3.2 Ad. Underkriterium ”Pris” 26
5.3.3 Ad. Underkriterium Kvalitet 26
5.4 Underretning og standstill-periode 28
Side 1 af 28
1. Generelt vedr. udbudsprocessen
1.1 Indledning
Udbuddet vedrører anskaffelse af Network as a Service (”NaaS”) til Glostrup Kommune.
Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling1, og består både af en prækvalifikationsfase (jf. afsnit 2), en indledende tilbudsfase (jf. afsnit 3) og en forhandlingsfase med efterfølgende afgivelse af endeligt tilbud, (jf. afsnit 4).
Det vil udelukkende være de prækvalificerede virksomheder, der inviteres til at afgive tilbud.
Udbuddet gennemføres i udbudssystemet ETHICS. Al kommunikation i forbindelse med udbuddet foregår i udbudssystemet ETHICS jf. punkt 1.9.1.
1.2 Ordregiver
Den ordregivende myndighed (herefter benævnt Ordregiver) er:
Glostrup Kommune Xxxxxxxxxxxx 0
2600 Glostrup xxxxx://xxx.xxxxxxxx.xx
Udbudsprocessen varetages af Tolstrup & Hvilsted ApS.
1.3 Materialet
Udbudsmaterialet er tilgængeligt via udbudssystemet ETHICS, jf. punkt 1.9.1.
1.3.1 Prækvalifikationsfasen
Materialet i prækvalifikationsfasen består af følgende:
• Prækvalifikationsbetingelser (afsnit 2)
• Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD)
• Bilag A – Støtteerklæring
• Bilag B – Erklæring om fælles hæftelse
• Bilag C – Tro- og loveerklæring
• Bilag D – Spørgsmål & Svar
Virksomheder, som ansøger om deltagelse i udbudsprocessen, benævnes i det følgende ”Ansøger”.
1 i henhold til proceduren i LBK. nr. 10 af 06/01/2023.
Side 2 af 28
Ordregiver kan, inden for rammerne af de gældende udbudsregler, ændre i materialet. Ændringer i materialet vil blive meddelt via udbudssystemet ETHICS. Ansøger er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget i nyeste version. Ansøger bør derfor løbende holde sig orienteret om ændringer i udbudssystemet.
1.3.2 Tilbuds- og forhandlingsfaserne
Materialet i tilbuds- og forhandlingsfasen består af følgende:
• Betingelser for indledende tilbud (afsnit 1 og 3)
• Forhandling og endeligt tilbud (afsnit 4)
• Tilbudsevaluering (afsnit 5)
• Udkast til Kontrakt
o Kontraktbilag 0 - Definitioner
o Kontraktbilag 01 – Tidsplan
▪ Underbilag 01A – Tidsplan for Afklaringsfase
▪ Underbilag 01B – Tidsplan for Leverancen
▪ Underbilag 01C – Tidsplan for Transitionen
o Kontraktbilag 02 – Kundens IT-miljø
▪ Underbilag 02A – Lokationsoversigt og inventory
▪ Underbilag 02B – Netværkskonfiguration ”AS IS”
o Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse
o Kontraktbilag 04 – Dokumentation
o Kontraktbilag 05 – Teknologisikring
▪ Underbilag 05A - Ny daginstitution, Syd for banen
o Kontraktbilag 06 – Vedligeholdelse og servicemål
o Kontraktbilag 07 – Samarbejdsorganisation
o Kontraktbilag 08 – Kundens deltagelse
o Kontraktbilag 09 – Vederlag og betalingsplan
▪ Underbilag 09A - Vederlagsspecifikation
o Kontraktbilag 10 - Incitamenter
o Kontraktbilag 11 – Prøver
▪ Underbilag 11A – Prøveplan for overdragelsesprøve
▪ Underbilag 11B – Prøveplan for overtagelsesprøve
▪ Underbilag 11C – Prøveplan for transitionsprøve
o Kontraktbilag 12 - Databehandleraftale
Ansøger/Tilbudsgiver bedes bemærke, at grundet Underbilag 02.A – lokationsoversigt og inventory og 02.B
– Netværkskonfiguration ”As-Is” særlige karakter er de offentliggjorte versioner uden detaljerede oplysninger. Mere detaljerede versioner af disse bilag kan rekvireres af prækvalificerede Tilbudsgivere til anvendelse ved afgivelse af tilbud, hvilket sker på anmodning til Ordregiver.
Ordregiver har af den grund forlænget tilbudsfristen med fem (5) dage, jf. Udbudsloven § 133.
Ansøgere, som prækvalificeres og inviteres til at afgive indledende tilbud, benævnes i det følgende
”Tilbudsgiver”.
Tilbudsgiver bærer risikoen for, at tilbud afgives i overensstemmelse med det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold, eller væsentlige uklarheder i tilbuddet, påhviler udelukkende Tilbudsgiver.
1.4 Ejendomsret og godtgørelse for deltagelse
Side 3 af 28
Ansøgnings- og tilbudsmaterialet betragtes som Ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgnings- og tilbudsmateriale samt tid brugt på forhandlingsprocessen i forbindelse med prækvalifikationen eller tilbudsfasen til ansøgere og tilbudsgivere.
1.5 Beskrivelse af udbuddet
Glostrup Kommune ønsker at udbyde en kontrakt vedrørende Network as a Service (”NaaS”). Formålet med kontrakten er at flytte ansvaret fra netværksdriften i Glostrup Kommune, herunder varetagelsen af drift, vedligeholdelse og support af hele Glostrup Kommunes netværk fra ”forsiden” af Glostrup Kommunes Internet Edge og ud til klienten, til en leverandør, således at ressourcerne hos kommunen, der i dag varetager begrænsede driftsopgaver på netværket, fremover kan varetage andre interne opgaver, der understøtter implementeringen af den nye IT- og digitaliseringsstrategi.
SD-WAN er ikke omfattet af den udbudte kontrakt, idet denne ydelse stilles til rådighed af Glostrup Kommune via anden leverandør.
Indgåelsen af kontrakten sker således som led i implementeringen af den nye IT- og digitaliseringsstrategi i Glostrup Kommune, hvor der arbejdes efter følgende pejlemærke; ”fremtidssikring af et driftsstabilt netværk”.
Glostrup Kommunes netværk omfatter, ved indgåelse af kontrakten, 44 lokationer. Det samlede antal potentielle klienter i Glostrup Kommunes netværk er, ved indgåelse af kontrakten, ca. 5.094 stk., som er fordelt på følgende enheder:
• PC’er – 1.100 stk.
• Chromebooks – 2.750 stk.
• Mobiltelefoner
o Apple iPhone – 379 stk.
o Samsung – 567 stk.
• Tablets
o Apple Ipad – 76 stk.
o Samsung Tablet – 222 stk.
Glostrup Kommunes opgaver spænder vidt; fra drift af det nære sundhedsvæsen til kommunens borgere, kultur og idrætsfaciliteter, daginstitutioner, skoler og fritidstilbud. Glostrup Kommunes netværk er bærende infrastruktur for store dele af denne opgaveløsning i en dagligdag, hvor digitalisering er en præmis for effektiv udførelse af Glostrup Kommunes kerneopgaver. Glostrup Kommunes netværk skal driftsafvikles, så det kan benyttes 24/7/365.
Glostrup Kommunes netværk anvendes af en divers gruppe af brugere/klienter/it-services. Det spænder over brugere af sagsbærende it-systemer til såvel administration, myndighedsarbejde og beredskab, lejlighedsvise brugere med behov for netværksdrift ”når det passer brugeren”, IoT-enheder (fx CTS-anlæg, ABA/ADK/AIA/CCTV-anlæg, elektroniske dørlåse), hvorfor Glostrup Kommunes netværk skal driftsafvikles og konfigureres, så det svarer til dette diverse behov og forskellige brugsscenarier.
Leverandøren skal løbende sørge for, at den hardware, software og aktivt netværksudstyr der driver Glostrup Kommunes netværk, løbende udskiftes, serviceres og opdateres, så teknologien i Glostrup Kommunes netværk til enhver tid er tidssvarende og af en kvalitet, der understøtter et fremtidssikret netværk, god brugertilfredshed og kontraktens øvrige servicemål.
Side 4 af 28
Leverandøren skal levere en teknologisikringsplan, som skal sikre, at forhold som kvalitets-, kapacitets- og sikkerhedsniveau i Glostrup Kommunes netværk i kontraktperioden fastholdes, tilpasses og konsolideres, herunder ved, at leverandøren proaktivt implementerer teknologisikringsplanen ved løbende opdatering af software, hardware, processer mv.
Leverandøren skal løbende opdatere og ajourfører teknologisikringsplanen, og i et samarbejde med Glostrup Kommune foretage en løbende vurdering af, hvordan trends, tendenser, trusler og muligheder kan påvirke Glostrup Kommunes netværk samt hvordan Glostrup Kommunes netværk mest hensigtsmæssigt og omkostningseffektivt tilpasses sådanne.
Leverandøren yder, som en del af vedligeholdelsen i driftsfasen, en 24/7/365 overvågning, som opdager og reagerer på online trusler/sikkerhedshændelser. Kundens behov omfatter sikkerhedsovervågning, incident håndtering og log management for al data trafik i Glostrup Kommunes netværk.
Målsætningen er, at Glostrup Kommunes netværks funktionalitet leverer en ydelse i kontinuerlig høj kvalitet til brugere og klienter i hele kontraktperioden, og som herved understøtter Glostrup Kommunes behov.
Den totale volumen i kontraktperioden er estimeret til ca. 20-30.000.000 DKK ekskl. moms og inkl. optioner.
Volumen er udelukkende vejledende og baserer sig på historiske tal, hvorfor de ikke kan tages som udtryk for en garanteret fremtidig omsætningsstørrelse.
1.5.1 Delaftaler
Ordregiver har valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i økonomiske forhold skønnet, at der med en samlet Aftale kan opnås mere fordelagtige priser. Af hensyn til kvaliteten og sammenhængen i den samlede udbudte opgave vurderes det hensigtsmæssigt med én samlet Aftale, ligesom en opdeling, ud fra et markedsmæssigt forhold, ikke skønnes at give yderligere virksomheder – herunder SMV – mulighed for at afgive tilbud.
1.5.2 Optioner
Tilbudsgiver skal afgive pris på option på forlængelse af kontrakten med Glostrup Kommune i 12 måneder af to (2) gange, dvs. 12 + 12 måneder, i alt op til to (2) år. Der henvises til Kontraktens punkt 8.7 for de nærmere vilkår vedrørende optioner.
Tilbudsgiver skal prissætte optioner separat, jf. Kontraktbilag 09 – Vederlag og betalingsplan.
1.5.3 Åbning af indkomne ansøgninger og tilbud
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgninger eller tilbud.
1.6 Aftaleperiode
Ordregiver ønsker at indgå kontrakt med én (1) Leverandør. Kontraktens varighed er samlet 84 måneder fordelt på en transitionsperiode i dækkende hele 2025 efterfulgt af en seks (6) års driftsfase hvor leverandøren leverer NaaS som angivet i kontrakten.
Ordregiver kan, jf. pkt. 1.5.2 yderligere forlænge driftsfasen i op til to (2) x 12 måneder, med 12 måneder ad gangen.
1.7 Underleverandører
Side 5 af 28
Ansøger skal i forbindelse med prækvalifikationen oplyse, om Xxxxxxx har til hensigt at give dele af den udbudte ydelse i underleverance til tredjemand, og hvilke underleverandører Xxxxxxx i så fald påtænker at anvende.
Hvis der er tale om en underleverandør, som Ansøger baserer sin egnethed på, jf. punkt 2.2.3, skal der udfyldes og indsendes særskilt ESPD for både Ansøger og for den underleverandør, som Ansøger baserer sin egnethed på. Hvis Ansøger IKKE baserer sin egnethed på underleverandøren, skal der IKKE indsendes særskilt ESPD for underleverandøren, men derimod blot angives oplysninger om underleverandøren i ansøgers ESPD jf. ovenstående.
Det bemærkes, at Ansøger ikke vil være berettiget til at udskifte underleverandør(er), som Ansøger har baseret sin egnethed på i kontraktens løbetid. Andre underleverandører kan alene udskiftes efter godkendelse fra Ordregiver jf. kontraktens afsnit 13.
1.8 Vejledende tidsplan
Side 6 af 28
Udbuddet forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan:
Aktivitet | Tidspunkt | Fase |
Udbudsbekendtgørelse fremsendes til EU-tidende | 20. juni 2024 | Prækvalifikationsfase |
Informationsmøde via Teams | 28. juni 2024 kl. 10.00-11.30 | |
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til prækvalifikationsfasen | 2. august 2024 | |
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål | 9. august 2024 | |
Ansøgningsfrist | 16. august 2024 Kl. 10.00 | |
Underretning angående prækvalifikation | 23. august 2024 | Tilbuds- og forhandlingsfase |
Prækvalificerede tilbudsgiveres verificering af oplysninger i ESPD som oplyst i ansøgning | Uge 35 – 36, 2024 | |
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til tilbuds- og forhandlingsfasen | 4. september 2024 | |
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål og for Ordregivers meddelelse om supplerende oplysninger. | 11. september 2024 | |
Frist for indledende tilbud | 23. september 2024, Kl. 23.59 | |
Forhandlingsperiode – forventeligt 2.5 time pr. tilbudsgiver, | 7. oktober 2024 | |
Fremsendelse af revideret materiale | Uge 44, 2024 | |
Frist for endeligt tilbud | 19. november, Kl. 12.00 | |
Forventet udsendelse af underretning og igangsætning af standstill-periode | 9. november 2024 | Underretnings- og Aftale- indgåelsesfase |
Forventet Aftaleindgåelse | 20. december 2024 | |
Aftalen træder i kraft | 6. januar 2025 | |
Driftsstart | 6. januar 2025 |
1.9 Formkrav
1.9.1 Elektronisk kommunikation i udbuddet
Udbuddet gennemføres i udbudssystemet ETHICS.
Al kommunikation mellem Ansøger/Tilbudsgiver og Ordregiver skal ske gennem ETHICS, som ligeledes skal benyttes i forbindelse med aflevering af ansøgning og tilbud. Ordregiver vil således se bort fra henvendelser, der er modtaget udenfor ETHICS.
Beskrivelse af ETHICS: • For at få adgang til ETHICS, skal Ansøger/Tilbudsgiver oprette sig som bruger. Det er vederlagsfrit at benytte ETHICS. • Udbudsmaterialet ligger under ”Hent Materiale” øverst i højre hjørne. I ”Kommunikation” er alle Ordregivers fælles beskeder og Ansøgers/Tilbudsgivers egne beskeder placeret. • Det er beskrevet i punkt 1.9.3, hvorledes spørgsmål stilles i ETHICS, og i punkt 2.3 og 3.4 er det beskrevet, hvorledes hhv. ansøgning og tilbud afleveres i ETHICS. |
1.9.2 Informationsmøde
Ordregiver vil på et informationsmøde præsentere den udbudte ydelse, forklare baggrunden for udbuddet, formålet med den udbudte kontrakt samt hvordan man afgiver tilbud. Tidspunktet for informationsmødet fremgår af tidsplanen under punkt 1.8.
Informationsmødet afholdes fredag den 28.06.2024, kl. 10.00-11.30 via Teams. Informationsmødet afholdes på dansk.
Af hensyn til den praktiske planlægning af informationsmødet bedes tilmelding ske via udbudssystemet ETHICS senest den 26.06.2024 ved at fremsende tilmeldingen som ”spørgsmål”. Ved tilmelding bedes ansøger for hver af de tilmeldte oplyse navn, e-mailadresse, stillingsbetegnelse og firmatilknytning.
Ansøger kan stille spørgsmål ved informationsmødet. Hvis Ordregiver vurderer, at et spørgsmål ikke egner sig til besvarelse på mødet, vil Ordregiver henvise Ansøger til at stille spørgsmålet skriftligt efter fremgangsmåden i punkt 1.9.3.
Referat/præsentation fra informationsmødet vil efterfølgende blive delt via udbudssystemet ETHICS.
1.9.3 Spørgsmål og svar
Ansøger/Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Ordregiver besvarer spørgsmål ved at uploade et spørgsmål/svar-dokument, jf. Bilag E – Spørgsmål og svar.
Side 7 af 28
Alle spørgsmål skal stilles i udbudssystemet ETHICS ved at klikke på ”Send Spørgsmål” under fanen ”Kommunikation”. Herefter udfyldes dialogboksen med henvisning og spørgsmålet. Ved at klikke på ”Send” fremsendes spørgsmålet til Ordregiver.
I henhold til tidsplanen i punkt 1.8 vil spørgsmål modtaget inden spørgefristen blive besvaret af Ordregiver, hvorimod spørgsmål modtaget efter spørgefristens udløb, alene vil blive besvaret, hvis spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet inden svarfristen.
Spørgsmål kan ikke forventes at blive besvaret i perioden fra og med uge 28 til og med uge 31.
Spørgsmål modtaget senere end seks (6) hele dage, inden henholdsvis ansøgningsfristen og tilbudsfristen, vil som udgangspunkt ikke blive besvaret.
Tekniske spørgsmål omkring brugen af udbudssystemet ETHICS skal stilles til supporten: 70 22 70 07 eller ved at klikke på ikonet ”Kundeservice”.
1.9.4 Sprog
Af hensyn til ressourceforbruget hos Ordregiver, skal kommunikation i udbudsprocessen være på dansk.
Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav og Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet til at afvise Ansøger/Tilbudsgiver, hvis formkravet ikke overholdes.
1.9.5 Alternative tilbud og Sideordnede tilbud
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
Side 8 af 28
Der kan ikke afgives mere end ét tilbud fra hver Tilbudsgiver.
Side 9 af 28
2. Prækvalifikationsbetingelser
2.1 Ansøgning om prækvalifikation
Ansøgningen består af Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD), hvor de efterspurgte informationer jf. punkt 2.1.1 bedes oplyst samt Bilag A Støtteerklæring og Bilag B Konsortieerklæring i det omfang det er relevant.
ESPD er en egen-erklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at Ansøger, andre enheder eller sammenslutningen opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Disse oplysninger skal senere verificeres jf. punkt 3.1.
Vejledning til udfyldelse af ESPD i ETHICS:
• Ansøger udfylder ESPD i ETHICS ved at klikke på ”Opret nyt svar: ESPD” under ”anmodningsafgivelse” i henhold til de efterspurgte oplysninger i punkt 2.1.1. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”.
• Evt. andre enheder eller deltagere i sammenslutninger skal ligeledes aflevere ESPD, jf. punkt 1.7. Disse tilføjes til udbuddet via pilen på ”Opret nyt svar: ESPD”. Ved at klikke på ”Inviter andre til at svare” fremkommer en tekstboks, hvor mailadresse på underleverandører udfyldes, hvorefter der trykkes ”Del med Begrænset adgang”.
2.1.1 Oplysninger der skal udfyldes i ESPD
Side 10 af 28
Ansøger (og eventuelt dennes underleverandører) udfylder følgende i ESPD:
Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør |
• Punkt A: Oplysninger om den økonomiske aktør. • Punkt B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. • Punkt C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet (se nærmere i punkt 2.2). • Punkt D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktør ikke baserer sig på. |
Del III: Udelukkelsesgrunde |
• Punkt A: Grunde vedr. Straffedomme. • Punkt B: Grunde vedr. betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Hvis der er udestående betalinger, oplyses ”Ja” og det udestående beløb oplyses. • Punkt C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet: • Ansøger bekræfter, at denne ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens § 134a, § 135, stk. 1 - 3 og § 136. I modsat fald er Ordregiver forpligtet til at udelukke Ansøger, jf. dog udbudslovens § 135, stk. 4 og 5. • Ansøger bekræfter yderligere, at denne ikke er omfattet af følgende frivillige udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 137, stk. 1: ▪ Tilsidesættelse af visse forpligtelser, jf. nr. 1. ▪ Forhold vedr. insolvens/konkurs el.lign., jf. nr. 2. ▪ Aftale med henblik på konkurrencefordrejning, jf. nr. 3. ▪ Mislighold af tidligere offentlig kontrakt, jf. nr. 4. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt B: Økonomisk og finansiel formåen |
• Ansøger oplyser om ”Gennemsnitlig årsomsætning” for de seneste tre (3) afsluttede regnskaber ved tidspunktet for ansøgningsfrist. • Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere omsætningstal • Det er et mindstekrav, at den gennemsnitlige årsomsætning er på mindst 30.000.000 DKK i de anførte afsluttede regnskabsår. • Ansøger oplyser om egenkapitalen som ”Finansielt nøgletal" for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår, hvilket oplyses under ”Beskrivelse”. • Egenkapitalen skal beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens § 252. • Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere nøgletal. • Det er et mindstekrav, at egenkapitalen for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår er på mindst 25.000.000 DKK. |
Del IV: Udvælgelseskriterier, punkt C: Teknisk og faglig formåen |
• Ansøger anfører de op til fem (5) referencer, som Ansøger finder mest sammenlignelige med nærværende udbud, jf. punkt 1.5, hvoraf mindst én (1) reference opfylder mindstekravet, jf. sidste bullet. Se punkt 2.4.2 i forhold til, hvad Ordregiver forstår som en ”sammenlignelig” reference. • Hvis der oplyses flere referencer, vurderer Ordregiver alene på de fem (5) nyeste referencer. Ved nyeste forstås uafsluttede referencer eller referencer med ophør nærmest ansøgningsfristen. Hvis flere referencer er uafsluttede, vurderer Ordregiver på referencerne med nyeste startdato. • Ansøger trykker på ”+” for at få mulighed for at udfylde flere referencer. • Referencerne skal være udført inden for de seneste fem (5) år regnet fra datoen for ansøgningsfristen. • Ordregiver vil se bort fra referencer, der er afsluttet mere end fem (5) år før ansøgningsfristen. • For referencer med startdato der er ældre, men hvor der er afsluttet ydelser (delopgaver) indenfor de seneste fem (5) år, vil Ordregiver alene vurdere på de ydelser (delopgaver), som Ansøger har løst inden for de seneste fem (5) år regnet fra ansøgningsfristen. Det er Ansøgers ansvar at udspecificere indholdet af referencen, så det tydeligt fremgår, hvilke ydelser (delopgaver) det drejer sig om. • Referencerne skal indeholde følgende: 1. Beskrivelse: Beskrivelse af ydelsen/ydelserne med fokus på de elementer, som gør referencen sammenlignelig i forhold til mindstekravene nedenfor. Der kan desuden i beskrivelsen oplyses den/de periode(r), hvor ydelsen har været udført (start- og slutdatoer). 2. Beløb: Ydelsen/ydelsernes værdi i DKK, dvs. det beløb, som kunden har betalt for at få udført ydelsen/ydelserne. 3. Dato: Dato for opstart (startdato) samt dato for færdiggørelsen (slutdato) af den seneste ydelse, der er anført under ”Beskrivelse”. For referencer som endnu ikke er afsluttet efterlades feltet ”Slutdato” blankt/tomt. 4. Modtagere: Kundenavn inkl. kontaktperson og telefonnummer på denne. • Mindstekrav: • Det er et mindstekrav, at mindst en (1) reference dokumenterer erfaring med: ▪ Netværksdrift til en kunde med mere end 500 brugere fordelt på mindst to (2) forskellige lokationer (forstået som særskilte bygninger på særskilte adresser) Ansøger har mulighed for at vedlægge supplement til besvarelsen, der ikke kan indeholdes i ESPD, fx i form af billeder og illustrationer mv. |
Side 11 af 28
Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere |
Ansøger besvarer punktet med ”Ja”, hvis denne opfylder de objektive og ikkediskriminerende kriterier eller regler, der skal anvendes for at begrænse antallet af tilbudsgivere i tilbudsfasen. Ansøger henviser herefter til besvarelsen i del IV: Udvælgelseskriterier. |
Del VI: Afsluttende erklæringer |
Ved aflevering af ESPD er det valgfrit, om Ansøger underskriver ESPD. |
Det bemærkes, at ovenstående udvælgelseskriterier og dokumentation kan blive ændret i forbindelse med besvarelsen af indkomne spørgsmål eller offentliggørelse af eventuelle rettelsesblade, så længe dette sker inden for de udbudsretlige rammer.
2.2 Sammenslutninger eller støttende enheder
Såfremt en sammenslutning ansøger om prækvalifikation (eks. konsortium), eller såfremt Ansøger baserer sin egnethed på andre enheders formåen, vil der i relation til punkt 2.4 ske en vurdering af Ansøgers samlede kapacitet i henhold til økonomisk og finansiel formåen / teknisk og faglig formåen ud fra nedenstående principper.
Ved økonomisk og faglig formåen er det et mindstekrav, at den samlede gennemsnitlige årsomsætning er på mindst 30.000.000 DKK i de seneste tre (3) års afsluttede regnskabsår ligesom samlede egenkapital for hvert af de seneste tre (3) afsluttede regnskabsår er på mindst 25.000.000 DKK.
Ved teknisk og faglig formåen vil der ske en vurdering af Ansøgers samlede referencer, hvorfor der maksimalt afleveres fem (5) referencer for sammenslutningen eller Ansøger og andre enheder – eksempelvis tre (3) referencer fra sammenslutningen eller fra Ansøger og to (2) referencer fra andre enheder.
2.2.1 Generelt
Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode Ansøger om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse i flere ansøgninger ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige ansøgeres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende. Såfremt dette ikke kan godtgøres, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise sådanne ansøgere.
2.2.2 Sammenslutning
Hvis en sammenslutning (eksempelvis et konsortium) søger om prækvalifikation, skal dette oplyses under ESPD del ll, punkt A. Herudover skal samtlige deltagere i sammenslutningen udfylde et særskilt og, for den enkelte deltager i sammenslutningen, individuelt ESPD i overensstemmelse med nærværende prækvalifikationsbetingelser.
Side 12 af 28
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 3.1, skal sammenslutningen desuden være opmærksom på at vedlægge en erklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte Kontrakt. Sammenslutningen skal bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte Kontrakt.
Sammenslutningen kan anvende Bilag B – Erklæring om fælles hæftelse, men må tillige anvende eget bilag, hvis det bekræfter ovenstående hæftelse.
2.2.3 Ansøger baserer sig på andre enheders formåen
Ansøger kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen samt teknisk og/eller faglig formåen. Ansøger skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll, punkt C. Der skal vedlægges et særskilt udfyldt ESPD-dokument med de oplysninger, der anmodes om i del ll, punkt A og B, del lll samt del IV, for hver enhed, som Ansøger baserer sig på. Xxx XX skal udfyldes for de forhold, som Ansøger baserer sin egnethed på. Ansøger vedlægger et underskrevet ESPD fra den støttende enhed.
I forbindelse med den endelige dokumentation, jf. punkt 3.1 skal Ansøger desuden være opmærksom på at vedlægge en støtteerklæring, hvormed de andre enheder erklærer at stille alle nødvendige ressourcer til rådighed for Ansøger i forbindelse med løsning af opgaven. De andre enheder skal desuden på Ordregivers opfordring fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 144, stk. 4 for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med prækvalifikationen.
Ansøger kan anvende Bilag A – Støtteerklæring, men må anvende eget bilag, hvis det bekræfter ovenstående.
2.3 Aflevering af ansøgning
Det er obligatorisk at aflevere ansøgningen i ETHICS jf. punkt 1.9.1. Ansøgninger, der ikke er modtaget i ETHICS vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke komme i betragtning.
Det bemærkes, at Ansøger bærer ansvaret for, at ansøgningen når rettidigt frem jf. den i punkt 1.8 angivne tidsfrist, og at ansøgningen indeholder de efterspurgte dokumenter.
Aflevering i ETHICS: • Ansøger udfylder ESPD i ETHICS ved at klikke på ”Opret nyt svar: ESPD” under ”Anmodningsafgivelse” i henhold til de efterspurgte oplysninger i punkt 2.1.1. Dokumentet kan gemmes undervejs ved at klikke på ”Gem ESPD”. • Supplerende dokumenter uploades ved at klikke på indsendelsesmuligheden under ”Anmodningsafgivelser”. Supplerende dokumenter indsættes og herefter klikkes der på ”Luk”. Alle dokumenter i indsendelsesboksen under fanebladet ”Anmodningsafgivelse” kan ændres og nye dokumenter kan løbende tilføjes i mappen – bemærk, at dette ikke medfører en aflevering af ansøgningen. • Ansøgningen afleveres ved at klikke på ”Underskriv og aflever ansøgning” i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Herefter skal Ansøger bekræfte, at ansøgningen skal fremsendes til Ordregiver. • Alle dokumenter i indsendelsesmuligheden under fanebladet ”Anmodningsafgivelse” afleveres herved inklusive Ansøgers udfyldte ESPD jf. punkt 2.1. • Der sendes kvittering til den registrerede e-mailadresse ved aflevering. Ansøgningen kan frem til ansøgningsfristen trækkes tilbage ved at klikke på ”Træk ansøgning tilbage”. |
Ansøgningen afleveres i form af:
• Eventuelle andre enheders underskrevne ESPD’er, jf. punkt 2.2.3 eller underskrevne ESPD’er fra
deltagerne i sammenslutning, jf. punkt 2.2.2.
Side 13 af 28
• Eventuelle bilag. Det er Ansøgers ansvar, at der er entydige henvisninger i ESPD til vedlagte bilag.
2.4 Udvælgelse
2.4.1 Konditionsmæssighed
Er et eller flere forhold ikke opfyldt, vil ansøgningen som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Ansøger om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre ansøgningen ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.
2.4.2 Valg mellem flere egnede ansøgere
Blandt de konditionsmæssige ansøgere, der opfylder ovenstående egnetheds- og dokumentationskrav, jf. punkt 2.1, udvælges på et sagligt grundlag op til tre (3) ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud, hvis der modtages tre (3) konditionsmæssige og egnede ansøgninger.
Hvis der ikke modtages ovenstående antal konditionsmæssige og egnede ansøgninger, vil Ordregiver udvælge de ansøgere, der er konditionsmæssige og egnede, så længe Ordregiver vurderer, at antallet af udvalgte ansøgere kan sikre en tilstrækkelig konkurrence om opgaven.
Ved udvælgelsen af mest sammenlignelige referencer, jf. punkt 2.1.1, Del IV, punkt C, vil Ordregiver lægge positiv vægt på:
• I hvilket omfang Ansøger ved sine referencer demonstrerer erfaring med transitionsprojekter hvor sammenlignelige kunder har fået Ansøger til at forestå transition fra kundernes egen lokale driftsafvikling af netværk til leverandørens NaaS eller såkaldt ”managed network” på mange forskellige lokationer (dvs. særskilte adresser).
• I hvilket omfang Ansøger ved sine referencer dokumenterer erfaring med tilrådighedsstillelse af en Service Desk som kontinuerligt overvåger sammenlignelige kunders netværk ift. driftseffektivitet, sikkerhedsbrud og Incidents i øvrigt.
2.5 Underretning
Side 14 af 28
Alle ansøgere vil i overensstemmelse med udbudslovens § 171 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse, der er truffet med hensyn til prækvalifikationen samt en begrundelse for udvælgelse.
Side 15 af 28
3. Betingelser for afgivelse af tilbud
3.1 Verificering af oplysninger i ESPD
I forlængelse af underretning om prækvalifikationen skal Tilbudsgiver, andre enheder og sammenslutninger, på Ordregivers opfordring, fremlægge dokumentation for de oplysninger, som er afgivet i ESPD i forbindelse med prækvalifikationen i henhold til udbudslovens §§ 144 og 152. I punkt 3.1.1 og 3.1.2 beskrives det, hvordan denne dokumentation skal fremlægges.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
3.1.1 Dokumentation for ikke at være omfattet af udelukkelsesgrunde
Hvis Tilbudsgiver, sammenslutningens deltagere eller andre enheder er fra Danmark, fremlægges dokumentationen i form af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra:
• Skifteretten v. Domstolsstyrelsen
• Skatteforvaltningen
• ATP
• Politiet (Kriminalregistret)
o Bemærk, at der skal udfyldes og underskrives en ”samtykkeerklæring”, som skal uploades i forbindelse med bestillingen af serviceattesten.
Serviceattesten bestilles hos Xxxx.xx
Serviceattesten må maksimalt være seks (6) måneder gammel regnet fra den dato som Ordregiver har fastsat som frist ved fremsættelse af anmodning om dokumentation.
Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. to (2) uger fra bestilling er modtaget.
Hvis Tilbudsgiver, en eller flere af deltagerne i sammenslutningen eller andre enheder ikke er fra Danmark, skal denne som udgangspunkt fremlægge de former for dokumentation, som fremgår af e-Certis. E-Certis er et online informationssystem, som skal benyttes til at finde frem til den rette dokumentation, der skal anvendes af EU-medlemslandene, i forbindelse med udbud.
Såfremt disse lande ikke udsteder de relevante certifikater eller dokumenter, eller de udstedte certifikater eller dokumenter ikke dækker alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed.
Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
3.1.2 ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier, dokumentation for formåen
Verifikation af afgivne oplysninger i ESPD Del IV – Udvælgelseskriterier sker på følgende måde:
• Der skal ikke afleveres yderligere dokumentation for referencer, men Ordregiver forbeholder sig retten til at få bekræftet referencernes rigtighed hos de i referencerne anførte kunder.
Side 16 af 28
• Oplysninger om økonomiske nøgletal kan ske gennem årsregnskaber eller fremlæggelse af en erklæring om den prækvalificerede Tilbudsgivers samlede gennemsnitlige omsætning samt egenkapitalens størrelse, medmindre Ordregiver kan skaffe de relevante oplysninger direkte gennem adgang til en national database, eller Ordregiver allerede er i besiddelse af den fornødne dokumentation fra tidligere gennemførte udbudsprocedurer.
3.2 Støtteerklæring og erklæring om fælles hæftelse
Hvis en prækvalificeret Tilbudsgiver har baseret sin formåen på andre enheders ressourcer eller udgør en sammenslutning, skal der indsendes følgende dokumentation:
• en støtteerklæring hvormed andre enheder erklærer at have stillet alle nødvendige ressourcer til rådighed for Tilbudsgiver i forbindelse med nærværende udbud. Tilbudsgivers egen-erklæring kan anvendes.
• en erklæring hvormed deltagerne i sammenslutningen erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte ydelse. Derudover skal de bekræfte, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter tildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte ydelse. Tilbudsgivers egen-erklæring kan anvendes.
3.3 Tro- og love erklæring
Tilbudsgiver skal indsende udfyldt og underskrevet Bilag C – Tro og loveerklæring vedrørende forordning om Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine2.
3.4 Aflevering af tilbud
Tilbud skal afleveres i ETHICS jf. punkt 1.9.1. Tilbud, der ikke afleveres i ETHICS vil blive betragtet som ukonditionsmæssige og vil ikke komme i betragtning.
Bemærk, at Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem, jf. den i punkt 1.8 angivne tidsfrist, og at tilbuddet indeholder de efterspurgte dokumenter.
Aflevering i ETHICS: • For at aflevere dokumenter til tilbuddet, skal der klikkes på indsendelsesboksen ”Indsend Tilbud” ikonet fanen ”Tilbudsafgivelse”. Tilbudsdokumenterne indsættes og herefter klikkes der på ”Luk”. • Alle dokumenter i indsendelsesboksen under fanebladet ”Tilbudsafgivelse” kan ændres eller nye dokumenter kan løbende tilføjes i mappen – bemærk, at dette ikke afleverer tilbuddet. • Tilbuddet skal afleveres i ETHICS ved at klikke på ”Underskriv og afslut tilbud” i øverste højre hjørne af skærmbilledet. Herefter skal Tilbudsgiver bekræfte, at tilbuddet skal fremsendes til Ordregiver. • Der sendes kvittering til den registrerede e-mailadresse. Tilbuddet kan frem til tilbudsfristen trækkes tilbage ved at uploade nye tilbudsdokumenter. |
2 RÅDETS FORORDNING (EU) 2022/576 af. 8. april 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om
restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.
Side 17 af 28
3.4.1 Tilbuddets indhold
Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af: • Underbilag 01A – Tidsplan for Afklaringsfase • Underbilag 01B – Tidsplan for Leverancen • Underbilag 01C – Tidsplan for Transitionen |
• Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse • Kontraktbilag 04 - Dokumentation • Kontraktbilag 05 - Teknologisikring • Kontraktbilag 06 – Vedligeholdelse og servicemål • Kontraktbilag 07 – Samarbejdsorganisation • Underbilag 09A – Vederlagsspecifikation • Underbilag 11A – Prøveplan for overdragelsesprøve • Underbilag 11B – Prøveplan for overtagelsesprøve • Underbilag 11C – Prøveplan for transitionsprøve • Evt. bilag. Det er Tilbudsgivers ansvar, at der er entydige henvisninger i tilbudsmaterialet til evt. vedlagte bilag. |
Materialet skal kunne åbnes i nyeste version af MS Word, MS Excel og/eller seneste version af Adobe Acrobat PDF-viewer.
3.4.2 Vedståelse
Tilbudsgivers tilbud skal være gældende i seks (6) måneder fra de anførte tilbudsfrister. Afgives endeligt tilbud anses det indledende tilbud for bortfaldet.
Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af Aftale, og ophører således ikke førend endelig Aftale er underskrevet.
3.5 Forbehold
3.5.1 Ordregivers forbehold
Ordregiver forbeholder sig ret til at antage det indledende tilbud, hvor Ordregiver i så fald vil gennemføre en tilbudsevaluering i overensstemmelse med afsnit 5.
Ordregiver forbeholder sig ret til at udvide forhandlingen således, at den omfatter mere end én forhandlingsrunde. Den nærmere proces herfor vil i givet fald blive meddelt af Ordregiver.
Ordregiver forbeholder sig retten til at aflyse udbudsprocessen.
3.5.2 Tilbudsgivers forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, så forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet, jf. punkt 5.1.
Side 18 af 28
Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsevalueringen.
Side 19 af 28
Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder, men ikke begrænset til, overstregninger, omskrivninger og lignende.
Side 20 af 28
4. Forhandling og endeligt tilbud
4.1 Formål med forhandlingen
Formålet med forhandlingen er at understøtte en konstruktiv dialog mellem Ordregiver og Tilbudsgiver om det indledende tilbud og Ordregivers udbudsmateriale.
Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor der forhandles om forbedringer og præciseringer på baggrund af Tilbudsgivers indledende tilbud samt muligheden for at optimere udbudsmaterialet. Ordregiver er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er til stede i forhandlingen, hvorfor det er Ordregivers hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt.
4.2 Proces for forhandlingen/-erne
Alle forhandlinger følger samme proces jf. nedenfor:
1. Ordregiver udsender forud for forhandlingsmødet en mødedagsorden.
2. Sammen med dagsordenen følger et kort vurderingsnotat om vurderingen af det indledende tilbud. Notatet indeholder Ordregivers vurdering af relevante forbedringsmuligheder/ optimeringspotentiale i det indledende tilbud, samt eventuelle identificerede forbehold som Ordregiver anser som forbehold for udbudsmaterialets indhold. Vurderingen kan ikke forventes at være udtømmende.
a. Med forbehold menes beskrivelser, som kan eller skal føre til ukonditionsmæssighed, såfremt forbeholdet genfremsættes i det endelige tilbud.
3. Tilbudsgiver får mulighed for at kommentere på forskelligartede opfattelser af forholdende anført i det fremsendte vurderingsnotat. Tilbudsgiver forventes i samme ombæring at byde ind med eventuelle identificerede forhold i udbudsmaterialet som findes uhensigtsmæssige, risikoelementer eller såkaldte ”cost-drivere”. Tilbudsgiver opfordres til at byde ind med omkostningsfaktorer og valide ideer, som Tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som de mener er fordyrende eller uhensigtsmæssige for den udbudte Aftale. Tilbudsgiver opfordres til at begrunde sådanne forhold samt at foreslå mulige alternativer hertil.
4. Herefter vil der blive afholdt et (1) forhandlingsmøde pr. Tilbudsgiver, jf. dog punkt 3.5.1.
Ordregiver gør opmærksom på, at:
• Forhandlingen vil ikke vedrøre grundlæggende elementer.
• Kriterierne for tildelingen og deres vægtning skal forblive stabile under hele udbudsproceduren, hvorfor de heller ikke bliver genstand for forhandlingen.
• Ordregiver dokumenter hele forløbet i form af interne referater.
• Ordregiver vil ikke videregive fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med Tilbudsgiver til øvrige tilbudsgivere, ligesom Tilbudsgiver ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder.
Ordregiver orienterer skriftligt tilbudsgiverne samtidig omkring alle forhold, herunder eventuelle ændringer til udbudsmaterialets indhold.
4.3 Forhandlingsmøde
Side 21 af 28
Den mundtlige forhandling gennemføres på dansk.
Forhandlingen gennemføres på adressen Xxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx. Forhandlingens praktiske forhold vil blive meddelt sammen med udsendelse af dagsorden for forhandlingen.
Der er afsat op til 2,5 time til forhandlingsmødet pr. Tilbudsgiver.
Tilbudsgiver bedes, forud for mødet, af praktiske årsager fremsende information på antal deltagere, navn og titel.
4.4 Revideret udbudsmateriale
På baggrund af de gennemførte forhandlinger tilpasser Ordregiver udbudsmaterialet i relevant omfang. Det reviderede udbudsmateriale med ændringsmarkeringer fremsendes til alle tilbudsgivere samtidigt som opfordring til at afgive endeligt tilbud. Fremsendelsen afslutter forhandlingen, medmindre andet er angivet i opfordringsskrivelsen.
4.5 Aflevering af endeligt tilbud
Side 22 af 28
Det endelige tilbud afleveres efter samme procedure som beskrevet i punkt 3.4. Tilbudsgiver opfordres til at fremhæve ændringsmarkeringer i det endelige tilbud i forhold til det indledende tilbud.
Side 23 af 28
5. Tilbudsevaluering
5.1 Vurdering af konditionsmæssighed
Ordregiver vurderer indledningsvist om tilbuddet (både det indledende og endelige tilbud) er konditionsmæssigt, og at følgende punkter er opfyldt:
1. Tilbuddet er indkommet rettidigt.
2. Tilbuddet indeholder den efterspurgte dokumentation og information.
3. Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet.
Vedrørende det indledende tilbud: Bortset fra punkt 1 er Ordregiver berettiget, men ikke forpligtet, til at påse opfyldelsen og inddrage forholdene i forhandlingen, så det endelige tilbud kan opfylde kravene. Er punkt 1 ikke opfyldt, kan der ikke forhandles om tilbuddet og Tilbudsgiver afvises fra processen.
Vedrørende det endelige tilbud: Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.
5.2 Evaluering af tilbud
De endelige tilbud der vurderes at være konditionsmæssige, evalueres herefter i overensstemmelse med punkt 5.3. Hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, i hvor høj grad det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier.
5.3 Tildelingskriterium og underkriterier
Side 24 af 28
Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet ”Bedste forhold mellem pris og kvalitet”, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af Aftalen. Dette begrundet i aftalens karakter som beskrevet ovenfor.
Underkriterium | Delkriterier | Underkriterium til delkriterier | Vægt i procent |
Pris | 35 % | ||
Kvalitet | 65 % | ||
Tidsplan | 10 % | ||
Kontraktbilag 01 – Tidsplan ved udfyldelse af: • Underbilag 01A – Tidsplan for Afklaringsfase • Underbilag 01B – Tidsplan for Leverancen • Underbilag 01C – Tidsplan for Transitionen | |||
Leverancen | 30 % | ||
Kontraktbilag 03 - Leverancebeskrivelse |
Underkriterium | Delkriterier | Underkriterium til delkriterier | Vægt i procent |
Kontraktbilag 11 – Prøver ved udfyldelse af: • Underbilag 11A – Udkast til prøveplan for overtagelse • Underbilag 11B – Udkast til prøveplan for overdragelse • Underbilag 11C – Udkast til prøveplan for Transitionen. | |||
Drift | 60 % | ||
Kontraktbilag 04 - Dokumentation | |||
Kontraktbilag 05 - Teknologisikring | |||
Kontraktbilag 06 – Vedligeholdelse og servicemål | |||
Kontraktbilag 07 - Samarbejdsorganisation |
Se beskrivelse af den anvendte pointskala i punkt 5.3.1 og yderligere beskrivelse af under- og delkriterier i punkt 5.3.2 og 5.3.3.
I tilfælde af, at der måtte være to (2) eller flere tilbud, som, efter Ordregivers gennemførte evaluering, har samme pointscore, findes vinderen ved lodtrækning.
5.3.1 Pointskala
Under- og delkriterierne vurderes på en pointskala fra 0 – 8, hvor de tildelte point i den samlede evaluering vil blive ganget med vægtningen af under- og delkriterier, jf. punkt 5.3. Point tildeles med to (2) decimaler.
• Underkriteriet ”Pris” evalueres jf. punkt 5.3.2.
Side 25 af 28
• Det kvalitative underkriterie ”Kvalitet” evalueres jf. nedenstående prosavurderinger, hvor 0 point tildeles tilbud uden nogen opfyldelse af underkriteriet og 8 point tildeles tilbud med bedst mulig opfyldelse af underkriteriet.
Point | Prosavurdering |
Det tilbudte er vurderet til følgende grad af opfyldelse | |
0 | Ingen opfyldelse |
1 | Meget begrænset opfyldelse |
2 | Begrænset opfyldelse |
3 | Under middel opfyldelse |
4 | Middel opfyldelse |
5 | Over middel opfyldelse |
6 | Høj grad af opfyldelse |
7 | Meget høj grad af opfyldelse |
8 | Bedst mulige opfyldelse |
5.3.2 Ad. Underkriterium ”Pris”
Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Underbilag 09A – Vederlagsspecifikation. Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms, men inkl. alle øvrige omkostninger, blive lagt til grund for evalueringen.
I Underbilag 09A – Vederlagsspecifikation summeres den samlede evalueringspris automatisk.
Nedenfor fremgår den anvendte evalueringsmodel for underkriteriet ”Pris”.
Primær evalueringsmodel
De samlede evalueringspriser evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0 – 8 point. ”Laveste samlede evalueringspris” blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. punkt 5.1, tildeles 8 point. En samlet evalueringspris der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 % eller derover tildeles 0 point, dog med forbehold for anvendelse af nedenstående sekundære og tertiære evalueringsmodel, såfremt betingelser herfor er opfyldt.
Xxxxxx samlede evalueringspriser tildeles points ud fra følgende formel:
𝑍 =
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝐿𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑠𝑎𝑚𝑙𝑒𝑑𝑒 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑒𝑟𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠
𝑍
𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑀𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 − 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 •
𝑿
hvor X således fastsættes til 50 %.
Hvis nedenstående sekundære eller tertiære evalueringsmodel anvendes, tilpasses ovenstående formel i overensstemmelse hermed.
De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Sekundær evalueringsmodel
Hvis det konstateres, at den samlede evalueringspris i flere end halvdelen af de konditionsmæssige tilbud er
højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 50 %, fastsættes X til 75 %. Således tildeles en samlet
evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 75 % eller derover tildeles 0 point.
Tertiær evalueringsmodel
Hvis det konstateres, at den samlede evalueringspris i flere end halvdelen af de konditionsmæssige tilbud er højere end ”laveste samlede evalueringspris” plus 75 %, fastsættes X til 100 %. Således tildeles en samlet evalueringspris, der svarer til ”laveste samlede evalueringspris” plus 100 % eller derover 0 point.
5.3.3 Ad. Underkriterium ”Kvalitet”
Underkriteriet ”Kvalitet” består af de i punkt 5.3.3.1 til 5.3.3.3 angivne delkriterier.
Point for underkriteriet vil blive vurderet på baggrund af de udregnede point for delkriterierne i punkt 5.3.3.1 til 5.3.3.3, som hver især indgår med den vægt, som fremgår af tabel under punkt 5.3.
Side 26 af 28
Point til et underkriterium vil kunne afgives med op til to (2) decimaler. Tilbuddene evalueres efter en absolut model, jf. pointskalaen i punkt 5.3.1.
5.3.3.1 Delkriterie ”Tidsplan”
Delkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Kontraktbilag 01 – Tidsplan ved udfyldelse af:
• Underbilag 01A – Tidsplan for Afklaringsfase
• Underbilag 01B – Tidsplan for Leverancen
• Underbilag 01C – Tidsplan for Transitionen
En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på ved evalueringen, fremgår af de enkelte konkurrenceparametre (KP).
Evalueringsmetode:
• Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) evalueres efter en absolut model, jf. pointskalaen i punkt 5.3.1.
• Point for delkriteriet udregnes på baggrund af de tildelte point for opfyldelse af konkurrenceparametrene (KP) i Kontraktbilag 01 – Tidsplan.
• Ordregiver vurderer, hvordan Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse opfylder Ordregivers behov samt hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret og forpligtende.
• Delkriteriet indgår i evalueringen af underkriteriet ”Kvalitet” gange med den vægt, som fremgår af
tabel ovenfor under punkt 5.3.
5.3.3.2 Delkriteriet ”Leverancen”
Delkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse og Kontraktbilag 11 - Prøver.
En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på ved evalueringen, fremgår af de enkelte konkurrenceparametre (KP).
Evalueringsmetode:
• Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) evalueres efter en absolut model, jf. pointskalaen i punkt 5.3.1.
• Point for delkriteriet udregnes på baggrund af de tildelte point for opfyldelse af konkurrenceparametrene (KP) i Kontraktbilag 03 – Leverancebeskrivelse og Kontraktbilag 11 - Prøver.
• Ordregiver vurderer, hvordan Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse opfylder Ordregivers behov samt hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret og forpligtende.
• Delkriteriet indgår i evalueringen af underkriteriet ”Kvalitet” gange med den vægt, som fremgår af
tabel ovenfor under punkt 5.3.
Delkriteriet vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) i de
af delkriteriet omfattede underkriterier ved udfyldelse af:
o Kontraktbilag 04 – Dokumentation
Side 27 af 28
5.3.3.3 Delkriteriet ”Drift”
o Kontraktbilag 05 - Teknologisikring
o Kontraktbilag 06 – Vedligeholdelse og servicemål
o Kontraktbilag 07 – Samarbejdsorganisation
En detaljeret angivelse af, hvad Ordregiver vil lægge vægt på ved evalueringen, fremgår af de enkelte konkurrenceparametre (KP).
Evalueringsmetode:
• Tilbudsgivers besvarelse af konkurrenceparametrene (KP) evalueres efter en absolut model, jf. pointskalaen i punkt 5.3.1.
• Point for delkriteriet udregnes på baggrund af de tildelte point for opfyldelse af konkurrenceparametrene (KP) i underkriterierne til delkriteriet jf. vægtning af det enkelte underkriterie til delkriterie, jf. tabel ovenfor i pkt. afsnit 2 pkt. 5.3.
• Ordregiver vurderer, hvordan Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse opfylder Ordregivers behov samt hvorvidt besvarelsen fremstår veldokumenteret og forpligtende.
• Delkriteriet indgår i evalueringen af underkriteriet ”Kvalitet” gange med den vægt, som fremgår af
tabel ovenfor under punkt 5.3.
5.4 Underretning og standstill-periode
Alle berørte tilbudsgivere og berørte ansøgere vil samtidigt og skriftligt blive underrettet om hvilken afgørelse, der er truffet med hensyn til tildeling af Kontrakten i henhold til udbudslovens § 171, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i henhold til udbudslovens § 129.
Indgåelse af Kontrakten vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til tilbudsgiverne er sket elektronisk.
5.5 Kontraktindgåelse
Indgåelse af Kontrakten vil ske på baggrund af vedlagte udkast til Kontrakten (med tilhørende bilag) efter afsluttet udbud.
Side 28 af 28
Kontrakten med tilhørende bilag regulerer parternes vilkår i aftaleperioden.