Betingelser for deltagelse på udstillingen Have & Landskab (HL23)

Betingelser for deltagelse på udstillingen Have & Landskab (HL23)

§1 Tilmelding og betalingsbetingelser

• Tilmeldingen foregår elektronisk via Have & Landskab hjemmeside, på baggrund af reservationen, fremsendes en faktura, som bekræftelse på at placeringen og standen er godkendt og accepteret.

• Ved tilmelding frem til 31.12.22 faktureres et tilmeldingsgebyr på 10.% af standlejen. Herefter faktureres 40% af standlejen 31.01.23 og den resterende del 30.06.23

• Ved tilmelding i 2023 faktureres 50% af standlejen ved tilmelding og den resterende del 30.06.23

• Ved tilmelding efter 01.07.23 faktureres det fulde beløb ved tilmelding.

• Misligholdes betalingsbetingelserne, pålægges den rente som er anført i aftalen, pr. påbegyndt måned.

• Xxxxxxxxx standlejen, mister udstilleren retten til standen og forbliver økonomisk forpligtet iht. aftalen.

• Afbestilling af standen kan ske i henhold til følgende regler:

1. Ved afbestilling før den 30.06.23 opkræves et afbestillingsgebyr på 50% af den fulde standleje.

2. Ved afbestilling efter den 01.07.23 opkræves den fulde standleje, som forfalder til betaling uanset om arrangøren genudlejer standen.

3. Afbestilling af stand skal ske ved skriftlig henvendelse til administrationen pr. mail på xx@xxxxxxxxxxxxxx.xx

• Undlader en udstiller i rette tid at opsætte sin stand, hvilket er senest kl. 24.00, tirsdag den 29.xxxxxx 2023 eller udnytter han det lejede i strid med reglerne, er HL23 berettiget til at rydde det lejede for udstillerens regning og til at disponere over det lejede uden refusion af nogen art til udstilleren.

• To eller flere virksomheder må gerne dele stand. Udstilleren er forpligtet til at oplyse samtlige virksomheder / xxx.xx. som er tilknyttet standen. Kun én virksomhed profileres i HL23’s medier.

• Ønsker man profilering i vores medier (on-/offline) skal man som minimum tilmeldes og betale den gældende grundmodulssats for HL23.

• Virksomheder som har produkter der matcher flere udstillingstemaer (Torvet, Skoven, Sport&Leg mv.) kan tilkøbe en tillægsstand (til et andet område) til den pris som er gældende for tillægsmodulssats for HL23.

§2 Produkter og effekter

• Ved tilmelding oplyses hvilke produkter / effekter, der ønskes udstilles på standen.

• HL23 udarbejder udstillerskilte som skal være synlige på standen.

• HL23 anviser standplads og forbeholder sig retten til at omplacere eller ændre standen hvis tekniske eller andre forhold taler herfor.

• Fremlån eller fremleje af standen er ikke tilladt.

• Ingen udstiller må iværksætte støbning, gravning eller boring af jordhuller. Et hvert brud herpå medfører erstatningsansvar. Det påhviler udstilleren at indhente tilladelse til at udføre arealændringer og gravearbejde.

§3 Bemanding og reklamering

• Standene må bemandes med de tilmeldte virksomheders egne medarbejdere.

• Medarbejdere fra andre firmaer, er tilladt hvis disse firmaer udstiller på HL23.

• Medarbejdere som repræsenterer en udenlandsk leverandør, som udstilleren har agenturet for, er tilladt.

• Uddeling af reklamematerialer må kun finde sted fra det lejede areal, af hensyn til de øvrige udstiller.

• Salg af drikke- og fødevarer er forbeholdt HL23.

• Overtrædes reglerne omfattende standleje i §1, §2 og §3, vil man blive faktureret for ekstra standleje.

§4 Ansvar og erstatning

• Udstillerne har ansvar for de udstillede genstande. (Tyveri, brand og skader).

• Udstilleren har ansvar for skader på udstillingsarealet, udstillingsværtens ejendom samt eventuelle skader der påføres personer eller genstande på grund af fejl eller forsømmelse fra udstilleren eller dennes medhjælper.

• Det påhviler udstillerne at overholde gældende arbejdsmiljøregler.

• Ved demonstrationer af maskiner og redskaber skal gældende sikkerhedsforskrifter overholdes.

• Det anbefales, at der tegnes forsikring for udstillingsmaterialet, som dækker i tilfælde af brand, tyveri og beskadigelse. Forsikring bør dække hele perioden fra opstilling til afhentning.

Adgangstegn

• Som adgangstegn gælder adgangskort for udstillere og billetter for besøgende.

• Køb af stand på HL23 inkluderer gratis adgangskort til personale og billetter til gæster.

• Udstillere kan invitere gæster via elektronisk link, på Have & Landskab hjemmeside.

Parkering & kørsel

• Under udstillingen er parkering uden for egen stand, på veje og rabatter ikke tilladt.

• Indkørsel skal ske minimum 30 min. før, at udstillingen åbner for besøgende.

• Udkørsel kan først ske efter udstillingen er lukket.

• Under udstillingen må der ikke køres med bil på området.

• Al kørsel på udstillingsområdet må kun foregå på anviste veje.

• Demonstrationskørsel skal tilrettelægges og aftales med HL23 administrationen. Brud på dette kan medfører bøde eller bortvisning.

Åbningstider

Officielle åbningstider på HL23, standene skal i dette tidsrum være bemandet.

• Onsdag 30. xxxxxx xx. 9.00 til 16.00

• Torsdag 31.xxxxxx xx. 9:00 til 16:00

• Fredag 01. september kl. 9:00 til 16:00

Opstilling

• Udstillingsområdet er åbent for opstilling fra fredag den 25. til tirsdag den 29. august.

• Tidsrummet på hverdage fra kl. 07.00 til 19.00. Lørdag og søndag kl. 9.00 til 16.00.

• Det skal aftales særskilt med HL23 administrationen, hvis der skal opstilles, ske aflevering eller afhentning udenfor de oplyste åbningstider.

Vagtordning

• Udstillingsområdet er fuldt indhegnet og bevogtet af et vagtselskab uden for de officielle åbningstider.

• Bevogtningen sker fra fredag den 25. xxxxxx xx. 19.00 til mandag den 04.september kl. 19.00.

Nedtagning

• Nedtagning må først påbegyndes fredag den 01.september kl. 16.00, når udstillingen officielt er lukket. Påbegyndes nedtagning inden, kan sanktioner som fremtidig udelukkelse eksekveres.

• Standen skal være ryddet, medmindre andet skriftligt er aftalt med HL23 administrationen, senest mandag den 4. september kl. 19.00. Tidsrum for nedtagning lørdag 02. og 03. september er imellem kl. 09.00 – 16.00

• Udstillingseffekter som ikke er fjernet, vil blive fjernet af HL23 administrationen på udstillerens regning.

Aflevering af udstillingsarealer

• Standen skal afleveres i samme kondition, som udstilleren modtog den i, dvs. retableret og opryddet.

• Er retablering og oprydning ikke foretaget, har HL23 ret til at foretage retablerings- og rengøringsarbejder for udstillerens regning.

• Der vil være opstillet containere til affald, som skal benyttes.

Installationer

• Der opstilles fuld service toiletter på området.

• El installeres i uge 33 & 34 2023. HL23 kan ikke garantere at de kan ibrugtages før 29.08.23.

• Det er ikke tilladt af overnatte på pladsen.

Force Majeure

Indskrænkninger af udstillingen, omfang, varighed eller placering, som følge af henstilling eller påbud (force majeure) givet af myndighederne, og som kan medføre at arrangørerne må opgive eller udsætte udstillingen giver ikke ret til reduktion af lejesum eller krav på erstatning. HL23 kan ikke gøres ansvarlig herfor, hverken med hensyn til udgifter, forpligtigelser eller tab som udstilleren må pådrages sig i denne forbindelse.

Udstilleren erklærer sig indforstået med at følge gældende regler og betingelser for deltagelse på udstillingen, betingelser beskrevet i nærværende dokument. Udstilleren må under udstillingen i alle sammenhænge rette sig efter HL23 (arrangørernes) anvisning. Ledelsen af HL23 forbeholder sig retten til at ændre eller supplere ovenstående udstillingsregler.