Contract Management
IKA Indkøbsjura 2021
Gevinsten ved styring af kontrakten
Creative tech for Better Change Xxxxxxxx Xxxxx Geil
Xxxxxxxx Xxxxx Geil,
Partner, Head of Tender & Contract Management
Email: Xxxxxxxx.Xxxx@xxxxxxxx.xxx Mob: x00 0000 0000
xxx.Xxxxxxxxxxxxxxxx.xx xxx.Xxxxxxxx.xx
Artikler og publikationer
• Hvordan kommer din organisation i gang med god og værdiskabende IT Contract Management?
• Styr (efter) dine kontrakter og få en bedre bundlinje
• Godt i gang: Sådan får du en bedre start på din kontrakt
Erfaringer
• Core Contract Management, etablering og modning af Contract Management-funktioner, business cases, systemunderstøttelse samt udarbejdelse af håndbøger, processer m.v.
Konferencer og events
• Xxxxxxxx – kom godt i gang med IT Contract
Management
• Kundeevent - Projektlederens rolle i kontraktstyring
• Insight Events – Contract Management Konference september 2017 – Implementering af kontrakter
• KL – Contract management systemunderstøttelse
• ESDH | ECM konference 2018 – Contract Management – systemunderstøttelse og Data Science
• Insight Event – IT jura – oplæg om idriftsættelse af
kontrakten
• IT Contract Management – tid til at høste gevinsterne
• Kontraktstyring - gevinst på bundlinjen og forudsætning for styring (Kronik i Danske Kommuner)
• Devoteams Contract Management markedsanalyse 2018, 2020 og 2021
• SKAT
• CSC (nu DXC)
• ATP
• Flere større kunder fra min tid i Devoteam
• Insight Events – Contract Management Konference september 2018-2021 – Ordstyrer, facilitator og oplægsholder
• Djøf – Underviser - kursus i Contract management
• IKA – Underviser - kursus i Contract management
• Comcare Academy – værdien af Contract Management og systemunderstøttelse
• Devoteam Nytårskur 2021 – forudsigelser vedr.
systemunderstøttelse
Udbud/anskaffelse er gennemført efter alle kunstens (og lovens) regler
Kontrakten overleveres til forretningen
Kontrakten lægges i skuffen
Konflikten opstår
• Kontrakt undersøges
• Fakta fremfindes
• Tiden bruges forkert
• Forsinkelsen bliver større
• Konflikten tager al opmærksomhed fra projektet
1. Hvordan kan vi i anskaffelsesprocessen bidrage til en bedre kontraktstyring?
2. Hvordan kan vi efter kontraktunderskrift bidrage til at sikre bedre kontraktstyring?
Anskaffelse og kontraktstyring
Anskaffelse
Kontraktstyring
8
Creative tech for Better Change
Contract
Management
Hvad ligger der i betegnelsen?
Der findes ikke en entydig definition af
Contract Management. Disciplinen betragtes som en tværfaglig disciplin med fokus på kommercielle interesser og spænder mellem juraen, økonomisk teori og kontraktgenstanden og kan bedst beskrives som den rolle og den proces, der sikrer optimalt udbytte og nyttemaksimering af kontrakten. Det vil sige sikring af optimale vilkår og incitamenter under kontrakttilblivelse, opfyldelse af kontraktens business case, oplysning, håndtering, styring og optimering i kontraktens løbetid samt ved kontraktophør.
Tværfaglig disciplin
Rolle
Fokus på kontrakt- og kommercielle interesser
Proces
Spænder mellem jura, økonomisk teori og kontraktgenstanden
Optimal udbytte og nyttemaksimering af kontrakten
Hvordan kan kontraktstyring tænkes ind i anskaffelsesprocessen?
Overvej, hvorfor der stilles krav til bestemte processer eller versioner
Ofte forstår leverandør og kunde ikke det samme •
Samarbejdsorganisation
Husk, at der også er krav til kunden selv i •
etablering af samarbejdet – kan vi selv leve op til
de krav, vi stiller?
Tænk CM ind •
Tænk det også gerne ind som
konkurrenceparameter
Krav til tidsplanen. I transitionen bør •
kontraktgennemgang mellem parterne fylde
mere end den gør i dag.
Stil ikke krav om noget, I ikke ønsker at styre på
F.eks. Bod •
Det vigtigste spørgsmål
• Hvad vil I styre på?
Tænk hele organisationen ind
• Fler-leverandører eller leverandør med flere kontrakter
Tænk ud over processen og ind i kontraktforløbet
• Krav skal kunne omsættes til styring – altså overvej,
hvordan der kan følges op på det pågældende krav
Faste politikker, f.eks. CSR
• Hvordan kontrolleres det?
Kontraktexit
Kontraktens faser
Kontraktopstart Kontraktrealisering
Kontraktopstart er en yderst vigtig fase i bestræbelserne på at sikre korrekt kontraktopfyldelse og realisering af organisationens forretningsmæssige mål. Det er her, hele grundlaget for det videre arbejde etableres og synliggøres.
Dette gøres bl.a. ved, at kontrakten nedbrydes og konkrete opgaver for organisationen kortlægges og systematiseres, ligesom relevante medarbejdere i organisationen skal orienteres om eventuelle opgaver samt klædes på til at løse disse opgaver bedst muligt. En del af medarbejderne har måske deltaget i selve anskaffelsesfasen, men der kan også være kommet nye til. Det er vigtigt, at alle ”taler samme sprog” og har samme mål.
Kontraktrealisering er ofte den mest arbejdstunge fase. Her skal arbejdet fra opstartsfasen bære frugt i form af effektiv styring af kontraktforholdene og dermed konkrete gevinster for organisationen.
Kontraktstyring er et kontinuerligt forløb med konstant vidensopsamling og dermed forbedringer i performance. Derfor handler kontraktrealiseringsfasen også i høj grad om at følge op på og gennemføre, hvad der blev planlagt i opstartsfasen. Det involverer et væld af forskellige opgaver, herunder:
Monitorering af kontraktuelle vilkår og risici, opfølgning på kontraktens business case og kravspecifikationen, bistand til forretningen i det daglige samarbejde med leverandøren, opfølgning på milepælsplan, rapporteringer, test, og bodsopgørelser, fakturakontrol, benchmarking af priser og håndtering af prisreguleringer, bistand ved kontraktfortolkninger, -forhandlinger og konflikter, håndtering af ændringer og meget mere.
I den sidste del af kontraktens livscyklus skal der træffes beslutning om, hvorvidt kontrakten skal ophøre i sin helhed, eller om organisationen fortsat har et behov i forhold til leverancerne i kontrakten. Der bør således foretages en analyse af behov, som sammenholdes med den fastlagte forretningsstrategi.
Såfremt den i kontrakten indeholdte leverance ikke længere er aktuel eller måske kan opfyldes via en anden leverance, skal kontrakten ophøre.
Har organisationen fortsat behov for den aktuelle ydelse, bør det vurderes, om ydelsen skal genanskaffes ”as-is”, eller om det vil være hensigtsmæssigt at lave en fornyet anskaffelsesanalyse.
Forpligtelsesstyring Metoder
Sikre indblik i og overblik over kritiske elementer i kontrakten
Registrering af metadata Opsætning af D&O-tracker Vælg styringsmodel – lille, mellem,
stor kontrakt
Tildele ejerskab/forankring af kontrakten
• Tæt samarbejde med transistionsleder/ projektleder
• Etablering af governance fora
Udarbejde pixi-vejledning eller one-pager på kritiske
kontraktuelle leverancer
Løbende opfølgning og rapportering
Opsætning af alarmer (kalender eller system)
Sikre milepæle er klart beskrevne Sikre godkendelseskriterier er
tydelige
Bedre samarbejde
Internt såvel som I forhold til
kontraktparten
CM understøtter udbuds- og indkøbspolitik
Sammenhæng fra vugge til grav. Brug viden fra Contract Management ved koncipering af nye kontrakter/udbud og genudbud
Konsolideringer Indeksreguleringer
Kontraktporteføljen håndteres på tværs –
ens bestemmelser for ens forhold
Bliver kontraktens priser indeksreguleret rigtigt (det kan jo både gå op og ned)
Pris-benchmark Faktura vs. aftalt pris
Få trykprøvet dine priser jævnlig for at
sikre, at de er markedskonforme.
Faktureres der korrekt? Timepris,
ændringer indeholdt i fast pris….
Rabatordninger
Får I de rigtige rabatter
De lavthængende frugter
Værdien af Contract Management
Bedre bundlinje Compliance Governance Tidseffektivt
I følge en undersøgelse foretaget af den Engelske Rigsrevision, kan man gennem bedre håndtering af kontrakter spare et beløb, der svarer til minimum 2 % af kontraktsummen.
Den internationale organisation for contract & commercial management, IACCM konstaterer, at manglede kontraktstyring hvert år sluger over 9 procent af indtjeningen.
14
Contract Management er en strategi for kontraktstyring, der fokuserer på overholdelse og opfyldelse af forpligtelser i aftalen. I det væsentligste er det en praksis, der sikrer, at alle kontraktparter kommer igennem forløbet på en lovlig måde og opnår det forventede udfald af aftalen.
Det gælder ikke kun kontraktens specifikke bestemmelser men også lovområder som fx GDPR eller regulativer om bæredygtighed.
Governance handler om
- Samarbejdsforhold mellem leverandør og kunde som beskrevet i kontrakten
- Hvorvidt den enkelte organisations etablerede governance understøtter eller modarbejder samarbejdet som aftalt mellem to parter
God og korrekt implementeret Contract Management sikrer, at alle burger sin tid mest effektivt og kan koncentrere sig om sit faktiske fagområde.
- Risikoen for konflikter minimeres
- Dokumenter og aftalegrundlag er nemme at finde (og finde rundt i)
- Samlet og korrekt overblik
- Ressourcer frigøres til andet arbejde
- Processer optimeres
- Datadisciplinen forbedres