Vejledning til standardkontrakter vedr. sociale tilbud på det specialiserede børneområde

Vejledning til standardkontrakter vedr. sociale tilbud på det specialiserede børneområde

Indledning

Rammeaftale om faglig udvikling, styring og koordinering af kommunale og regionale tilbud indgås årligt mellem Kommunalbestyrelserne i region Sjælland og Regionsrådet. Siden 2014 har en del af rammeaftalen været at anvende standardkontrakter ved indgåelse af aftaler om køb og salg af pladser på det specialiserede børn- og ungeområde samt voksenområdet.

Formålet med standardkontrakten er at skabe et sikkert og juridisk bindende grundlag for samarbejdet mellem to parter omkring et konkret køb. I standardkontrakten er de to parter henholdsvis køber (handlekommune) og leverandør (sælger).

Det er obligatoriske at anvende standardkontrakterne ved indgåelse af aftaler om køb og salg af pladser mellem kommuner indenfor region Sjælland og det regionale socialområde. Det anbefales ligeledes, at anvende standardkontrakten ved indgåelse af aftaler om køb og salg mellem kommuner i region Sjælland og kommuner uden for region Sjælland samt ved køb af pladser i private tilbud.

Standardkontrakten tydeliggør de vilkår, der ved konkret køb gælder for såvel køber som leverandør, herunder betalingsfrister, opsigelsesvarsler, efterregulering ved lukning af pladser/tilbud mv.

Tydeliggørelse af vilkår vil for begge parter endvidere bidrage til den økonomiske styring og forhåbentlig et godt samarbejde omkring den enkelte sag.

Standardkontrakt og handleplan

Med standardkontrakten aftaler køber og leverandør hvilke indsatser, der skal stilles til rådighed for borgeren.

Indholdet af disse indsatser fastlægges i det løbende samarbejde mellem køber og leverandør om borgerens handleplan. Køber er ansvarlig for at handleplanen vedlægges standardkontrakten.

Handleplanen er udgangspunkt for leverandørens arbejde med den pædagogiske plan, der efterfølgende danner grundlag for dialogen mellem køber og leverandør om indsatsernes indhold.

Handleplanen beskriver formålet med den indsats, der skal ydes overfor borgeren samt hvilken indsats, køber vurderer der er nødvendig for at opnå formålet.

Handleplanen beskriver endvidere den forventes varighed af indsatsen og angiver dermed, hvornår der skal gøres status i borgerens sag.

I forbindelse med status tages stilling til, om de vilkår der gælder for aftalen skal revideres, dvs. om standardkontrakten skal revideres.

Karakteren af de mål, der opstilles i handleplanen vedrørende borgeren har således betydning for i hvilken udstrækning ændringer i handleplanen vil føre til ændring af indholdet i kontrakten.

I tilfælde hvor mål i handleplanen er af rehabiliterende karakter, hvor det forventes at borgeren som effekt af opholdet bliver mere selvhjulpen, skal det vurderes om der inden for rammerne af den indsats borgeren benytter kan skæres ydelser bort eller om indsatsen fortsat er det rigtige valg til borgeren.

Omvendt må det i de tilfælde hvor mål i handleplanen er af vedligeholdende karakter, og det ikke kan forventes at borgerne bliver mere selvhjulpen eller kun i mindre målestok forventes, at der inden for rammerne af den indsats borgeren benytter kan skæres ydelser bort.

Status i borgerens sag er således en konkret anledning til at vurdere om de vilkår der gælder for aftalen skal revideres. Behov for at revidere vilkår kan imidlertid også opstå spontant som følge af ændringer i borgerens tilstand eller som følge af, at tilsynsmyndigheder stiller krav til de rammer, der skal være for indsatsen, som ikke var kendt på tidspunktet for standardkontraktenes indgåelse.

Ved ændringer der har betydning for indholdet af standardkontrakten, herunder prisen for de indsatser, der er sat i værk, er køber og leverandør gensidigt forpligtet til kontakte hinanden inden for 7 dage med oplæg til den revision, herunder ændret pris, der er behov for at foretage i standardkontrakten.

Parterne er ligeledes gensidigt forpligtet til at få gennemført forhandlinger om et evt. revideret kontraktindhold, så der senest 30 dage efter første henvendelse i sagen igen foreligger en kontrakt, der er godkendt af begge parter. Alternativt må kontrakten anses for opsagt ved udgangen af løbende måned plus 1 måned. Når kontrakten er udløbet er køber forpligtet til sikre borgeres udflytning jf. punktet vedr. genforhandling.

Udfyldelse af standardkontrakten

I det følgende er vejledning i udfyldelse af standardkontraktens enkelte felter. Forud herfor angives den tjekliste, der i alle tilfælde er vigtig at have in mente, når man arbejder med standardkontrakten.

o Er der et fælles billede af indholdet i de indsatser, der træffes aftale om?

o Er der angivet korrekt pris for indsatserne?

o Er indsatsens startdato og evt. slutdato angivet?

o Er der angivet korrekt EAN-nummer for opkrævning?

o Gælder der særlige aftaler f.eks. om medicinudgifter, der skal fremgå af standardkontrakten?

Udfyldelse af standardkontraktens enkelte felter

1	Borgeren	Her angives navn og xxx.xx. på den visiterede borger, som skal modtage den eller de indsatser, som kontrakten omhandler.
2	Familieforhold/ værgemål	Dette felt udfyldes med familieforhold og forældremyndighedsindehaver. Feltet vedr. værge skal kun udfyldes, hvis borgeren har en værge. I så fald skal værgemålets karakter beskrives. Derudover skal oplyses navn samt relevante kontaktinformationer for den visiterede borgers værge. Værgemål skal dokumenteres ved kopi af værgebeskikkelse. Hvis der er flere værger med forskelligt værgemål skal dette angives og ligeledes dokumenteres.
3	Køber	Her oplyses relevante kontaktoplysninger for handlekommunen som myndighed. Derudover forudsættes der i handlekommunen at være en kontaktperson i forhold til den visiterede borgers sag. Kontaktoplysninger på denne kontaktperson skal ligeledes oplyses samt angivelse af sikkermail. Handlekommunen er forpligtet til at orientere betalingskommune om kontraktindgåelsen.
4	Betalingskommune	Såfremt betalingskommunen er en anden end handlekommunen oplyses kontaktoplysninger på betalingskommunen som myndighed samt en kontaktperson i forhold til den konkrete sag i betalingskommunen samt angivelse af sikkermail.
5	Leverandør	Indledningsvist angives ved afkrydsning, hvorvidt der er tale om en kommunal, regionale eller privat driftsherre. Derudover oplyses relevante kontaktoplysninger for leverandøren, herunder for tilbuddet i sig selv og for en kontaktperson på tilbuddet samt angivelse af sikkermail.
6	Leverandørens indsatser og pris	Her beskrives hvilke indsatser kontrakten omfatter. Det er væsentligt at køber og sælger har et fælles billede af indholdet i de indsatser kontrakten omfatter. Ved køb af pladser indeholder Tilbudsportalen oplysninger om de ydelser, indsatsen er sammensat af. Indsatsen kan også være en tillægsydelse, dvs. tilkøb ved siden af en takstbelagt plads.

		Indsatsen kan endelig være en særforanstaltning (enkeltmandstilbud) helt individuelt tilpasset en individuel borgers behov. For hver indsats angives følgende: • Indsatsens hjemmelsgrundlag angivet med lovhenvisning og foranstaltningsparagraf. • Døgnpris: Her angives døgnprisen. • Startdato: Her angives datoen for opstart af leverandørens levering af den konkrete indsats til den visiterede borger. • Slutdato: Her angives datoen for afslutning af leverandørens levering af den konkrete indsats til den visiterede borger. Der kan være forskellige slutdatoer for forskellige indsatser. For overskuelighedens skyld kan det være mest hensigtsmæssigt at udarbejde flere kontrakter. • Indsatsens omfang: Her angives hvor mange enheder indsatsen omfatter, f.eks. 365 dage eller tillægsydelse på 7 timer pr. uge. • Dato for fremsendelse af den individuelle plan til køber: Her angives dato for, hvornår den individuelle plan fremsendes. • Opfølgningsinterval/-dato: Her angives hvor ofte og eventuelt hvornår, der følges op på den konkrete indsatser i forhold til udviklingen i borgerens behov. • Befordring: Her angives udgifter til befordring, hvis leverandøren yder befordring for borgeren, som køber skal afholde udgiften for.
7	Leverandørens pædagogiske/ individuelle plan	I dette felt fremgår formålet med leverandørens pædagogiske/individuelle plan for den samlede indsats over for borgeren samt angivelse af hvem, der indkalder til første statusmøde.
8	Afregningsfrister/ Betalingsfrister	Feltet beskriver de aftalte afregningsfrister, der er en del af rammeaftalen dvs. fristen for leverandørens fremsendelse af

		regninger samt frist for betalingskommunens betaling af fremsendte regninger.
9	Opsigelsesvarsler	I udgangspunktet er opsigelsesvarsler for hhv. leverandøren og køber løbende måned plus 1 måned. Aftales der andre opsigelsesvarsler skal disse beskrives. I en særforanstaltning (enkeltmandstilbud) er opsigelsesvarslet løbende måned plus 3 måneder men mindre andet aftales.
10	Opfølgning og revisitation	Feltet beskriver generelle gensidige forpligtelser for køber og leverandøren om udveksling af oplysninger i tilfælde af ændringer i borgerens situation, som giver anledning til justering af indsatsen.
11	Samarbejde og ansvar	Xxxxxx beskriver generelle forpligtelser for parterne knyttet til deres samarbejde og ansvar.
12	Efterregulering ved lukning af pladser/tilbud	Xxxxxx beskriver kontraktens aftaler om efterregulering ved eventuel lukning af pladser/tilbud hviler på rammeaftalen. Feltet udgår såfremt der indgås kontrakt med privat leverandør.
13	Forsikringsforhold	I dette felt afkrydses hvilke forsikringer med betydning for borgerens ophold/deltagelse i indsatsen, der er tegnet af hhv. leverandør og borgeren. Feltet har til formål at tydeliggøre, hvilke forsikringer, der er tegnet. Feltet kan derimod ikke bruges til at pålægge enten borgeren eller leverandøren at tegne forskellige forsikringer.
14	Tilsyn	Det angives, hvem der er ansvarlig for at føre det personrettede tilsyn med borgeren. Beliggenhedskommunens skolemyndighed fører tilsyn med interne skoler.
15	Forvaltningsretlige krav	Xxxxxx beskriver hvilke forvaltningsretlige krav kontrakten er underlagt og skal ses i forhold til.
16	Aftaler i øvrigt	Såfremt parterne finder behov for at uddybe, hvad kontrakten omhandler, udover hvad der fremgår af feltet ’Leverandørens indsats og pris’, kan det gøres her. Her kan f.eks. uddybes hvorvidt indsatsen og prisen omfatter f.eks. ledsagelse til familie- og/eller lægebesøg, ferierejser, aftaler vedr. transport, hjælpemidler, medicin, pårørendeindsats og andre relevante oplysninger om indsatsens indhold.

17 Genforhandling Parterne er gensidigt forpligtet til at genforhandle kontrakten, hvis de vilkår, kontrakten er indgået under, ændres. Det kan være fordi, borgerens behov ændres i op- eller nedadgående retning. Det kan også være fordi, en tilsynsmyndighed har givet et påbud om den måde opgaverne overfor borgeren skal løses på, som har økonomiske konsekvenser. Ændres de vilkår kontrakten er indgået under, er leverandøren forpligtet til indenfor 7 dage at rette henvendelse til køber med beskrivelse af, hvordan vilkår er ændret og hvilken betydning det har for den aftalte pris. Køber er forpligtet til at besvare henvendelsen indenfor 7 dage.
Gensidigt er parterne forpligtet til at få gennemført forhandlinger om et evt. revideret kontraktindhold, så der senest 30 dage efter første henvendelse i sagen igen foreligger en kontrakt, der er godkendt af begge parter.
Foreligger der ikke en ny kontrakt efter 30 dage fra leverandørens første henvendelse vedr. genforhandling af kontrakten, anses kontrakten for at være opsagt ved udgangen af løbende måned plus 1 måned.
Køber er forpligtet til at sikre borgerens udflytning seneste ved kontraktens udløb.
Køber faktureres i henhold til opsigelsesvarslet fra den dato borgeren ikke længere skal modtage indsatsen. Det vil sige løbende måned plus 1 måned.
Såfremt køber ikke har sikret udflytning inden kontraktperiodens udløb, faktureres ifølge den pris leverandøren har stillet krav om i forbindelse med oplæg til genforhandling af kontrakten.
Iværksætter leverandøren indsatser, der ikke er godkendt af køber, er det leverandøren, der bærer omkostningerne.
Såfremt en eventuel justering af rammeaftalen giver anledning til justering af dele af denne kontrakt, skal leverandøren meddele køber dette senest den 15. november i indeværende år. Uden denne orientering gælder hidtidige vilkår uændret.

18	Bilag	Her beskrives hvilke bilag, der vedlægges kontrakten. For de mest almindelige bilag er der afkrydsningsmuligheder, mens øvrige bilag, som parterne er enige om at vedlægge kontrakten kan beskrives af parterne.
19	Samtykke	Xxxxxx beskriver generelle forpligtelse til at respektere relevante regler om samtykke fra borgeren. Det aftales hvem, der indhenter samtykke.
20	GDPR	Xxxxxx beskriver generelle forpligtelse til at respektere relevante regler om databeskyttelse. Leverandøren skal overholde de gældende regler om databeskyttelse samt påse overholdelse af en eventuelt indgået databehandleraftale.
21	Underskrifter	Her angives med digitalunderskrift og dato herfor fra kontraktens ansvarlige parter, dvs. køber og leverandøren.