EU-UDBUD
EU-UDBUD
Offentligt udbud
På levering af Kropsbårne Hjælpemidler
(Ortoser, bandager, korsetter mv.)
til et antal KomUdbud-kommuner
Indholdsfortegnelse
December 2019
2.1 Volumen, kontraktudløb og tilslutningsstatus 6
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold 9
6.2 Økonomisk og finansiel formåen 10
6.3 Teknisk og/eller faglig formåen 11
6.4 Indhentelse af dokumentation 11
6.6 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen 12
9. Tildelingskriterium og underkriterier 13
11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud 14
12.1 Tildelingskriterium og underkriterier 15
12.2 Forbehold og konditionsmæssighed 15
12.3 Udelukkelse og egnethed 15
13. Orientering om resultatet af udbuddet 16
5.2 Ændringer i aftalens art eller omfang 20
5.3 Ændring af produktsammensætning 21
6.2 Udskiftning af medarbejdere 22
8. Priser og prisregulering 23
14. Leverandørens misligholdelse 27
14.2 Forsinkelse af enkelte ordrer 27
14.3.2 Afhjælpning og omlevering 28
14.4 Ophævelse af rammeaftalen 29
16. Produktansvar og forsikring 31
18.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser 32
18.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter 32
21. Tavshedspligt og offentlighed 33
Bilag
Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 35
Bilag 2 – Kravspecifikation 36
Bilag 4 – Kommunespecifikke oplysninger 42
Bilag 5 – Forretningslokale 57
1. Indledning
Udbuddet vedrører levering af Kropsbårne Hjælpemidler (Ortoser, Bandger, Korsetter mv.) til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale, jf. punkt 2 (herefter tilsammen benævnt Ordregiver).
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, jf. udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15.12.2015) hvilket betyder, at enhver kvalificeret leverandør har ret til at afgive tilbud.
Udbudsmaterialet består af:
• Udbudsbekendtgørelse
• Udbudsbetingelser, med ESPD (fælles europæisk udbudsdokument), samt udbudsbilag
• Udkast til rammeaftale med bilag (herunder kravspecifikation og Tilbudsliste)
Aftale med de(n) vindende tilbudsgiver(e) indgås på baggrund af udkastet til rammeaftale. De udbudte hjælpemidler vil kunne tildeles tilbudsgivere baseret på de indkomne tilbud på delområderne, jf. pkt. 3 og 9 nedenfor og der indgås separat aftale mellem de vindende tilbudsgivere og de pågældende kommuner specificeret i pkt. 3 nedenfor.
Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.
Udbudsmaterialet er offentliggjort via udbudssystemet Ethics (xxx.xxxxxx.xx).
2. Ordregiver
Nærværende udbud gennemføres i fællesskab af en række kommuner, der er medlemmer af KomUdbud. KomUdbud er et kommunalt udbudsfællesskab bestående af fynske og jyske kommuner. Se eventuelt mere på xxx.xxxxxxxx.xx
De kommuner, der deltager i udbuddet, er angivet i udbudsbekendtgørelsens pkt. I.1 og i udbudsmaterialets punkt 2.1. De deltagende kommuner, vil hver især indgå en selvstændig aftale med de(n) vindende tilbudsgiver(e) på grundlag af de indkomne tilbud og baseret på vedhæftede udkast til rammeaftale, hvorefter de enkelte kommuner vil være at opfatte som ordregiver i relation til de aftaler de indgår med de vindende leverandør. Forhold vedrørende udbuddet samt udkastet til rammeaftalen aftales mellem Ordregiver og de(n) vindende tilbudsgiver(e), hvor Ordregiveren er repræsenteret ved Svendborg Kommune (som tovholder).
Øvrige kommuner, der er medlem af KomUdbud, men som ikke deltager i nærværende udbud, vil ikke kunne anvende den udbudte rammeaftale.
De enkelte deltagende kommuner vil indgå aftaler i takt med, at deres eksisterende sammenlignelige aftaler udløber. Se pkt. 2.1 for en liste over de deltagende kommuner og datoen for deres forventede indtræden aftalerne i henhold til dette udbud.
Hvilke enheder, afdelinger og selvejende institutioner hos de enkelte deltagende kommuner, der vil blive omfattet af rammeaftalen fremgår af de kommunespecifikke oplysninger i bilag 4 samt i de individuelle aftaler mellem kommunerne og leverandørerne.
Den rammeaftale, der indgås, vil være forpligtende for kommunerne, jf. rammeaftalens pkt. 5.1
2.1 Volumen, kontraktudløb og tilslutningsstatus
Kommune: | Årlig forventet volumen: |
Esbjerg/Fanø | 1.870.000 |
Fredericia | 1.870.000 |
Herning | 396.000 |
Ikast-Brande | 440.000 |
Kolding | 2.365.000 |
Middelfart | 2.057.000 |
Odense | 4.510.000 |
Randers | 2.145.000 |
Silkeborg | 2.233.000 |
Svendborg | 2.200.000 |
Sønderborg | 1.397.000 |
Vejle | 550.000 |
Indmeldt forventet årlig volumen i alt: | Kr.22.030.000 |
De forventet volumen for de enkelte delområde nævnes i pkt. 3.
Svendborg Kommune, agerer som tovholder og er dermed ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af Svendborg Kommune.
Spørgsmål til udbuddet skal rettes til Svendborg Kommune via Ethics, jf. afsnit 5.1
3. Udbuddets omfang
Udbuddet vedrører indkøb af Kropsbårne Hjælpemidler (Ortoser, Bandger, Korsetter mv.)
Området er i medfør af servicelovens § 112, stk. 3 underlagt reglerne for frit valg, jf. bekendtgørelse nr. 798 af 07. august 2019 § 6. Det medfører at borgerne frit kan vælge en anden leverandør, end de som ordregiverne har aftale med, mod selv at betale evt. merudgift.
Udbuddet er opdelt i følgende delaftaler
• Delområde 1: Middelfart, Fredericia Vejle, og Kolding Kommune
o Krav om forretningslokale i centralt i Middelfart, Fredericia, Vejle, eller Kolding.
o Forventet volumen: kr. 6.842.000
• Delområde 2: Esbjerg Kommune og Fanø Kommune
o Krav om forretningslokale centralt i Esbjerg Kommune eller mulighed for at låne xxxxxx xx Xxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx
o Delområde 2 omfatter ikke området ”Wrist Hand Orthosis” (WHO)
o Forventet volumen: kr. 1.870.000
• Delområde 3: Herning; Ikast-Brande, og Silkeborg Kommune
o Herning Kommune har krav om forretningslokale centralt i Herning Kommune.
o Ikast-Brande har krav om forretningslokale centralt i Herning, Ikast-Brande eller Silkeborg Kommune.
o Silkeborg Kommune om forretningslokale max 50 km fra Søvej 1, 8600 Silkeborg.
o Forventet volumen: kr. 3.069.000
• Delområde 4: Randers Kommune
o Krav om forretningslokale centralt i Randers
o Forventet volumen: kr. 2.145.000
• Delområde 5: Odense og Svendborg Kommune
o Odense Kommune har krav om forretningslokale centralt i Odense dog max 10 km fra Odense C. mens Svendborg Kommune ikke har krav om forretningslokale centralt i Svendborg men alternativt i Odense dog max 10 km fra Odense C. Dog vil der være mulighed for lån af lokale efter aftale med Svendborg Kommune.
o Forventet volumen: kr. 6.710.000
• Delområde 6: Sønderborg
o Krav om forretningslokale centralt i Sønderborg
o Forventet volumen: kr. 1.397.000
Lån af lokaler i de kommuner der tilbyder dette, vil opfylde samme krav som krav efterspurgt til forretningslokaler.
Der kan afgives tilbud på én/flere/alle delområderne.
For nærmere beskrivelse af de udbudte varer, herunder de mindstekrav varerne skal opfylde, henvises til tilbudslisten (bilag 3) og kravspecifikationen (bilag 2).
Den forventede omsætning for hver delområde er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet og forventede aktivitetsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiverne. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.
Den udbudte rammeaftale har en løbetid på fire (4) år. Opsigelsesvilkår fremgår af rammeaftalens afsnit. 4.
4. Tidsplan
Offentliggørelse: | 13 december 2019 |
Spørgefrist: | 10 januar 2020 |
Svarfrist: | 17 januar 2019 kl 14.00 |
Tilbudsfrist: | 24 januar 2019 og kl.12.00 |
Forventet offentliggørelse af resultatet af udbuddet: | Uge 8 |
Derefter afholdes 10 dages standstill-periode, hvorefter aftalerne kan underskrives. | |
Leveringsstart: | 1 april 2020 |
5. Spørgsmål
Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i rammeaftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og skal sendes via kommunikationsmodulet i Ethics.
Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist.
Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via Ethics.
6. Udelukkelse og egnethed
Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave.
Tilbudsgiver skal afgive de i pkt. 6.1 til 6.3 krævede oplysninger. Oplysninger gives ved at udfylde ESPD´et direkte i Ethics
For uddybende vejledning i hvordan ESPD’et udfyldes, henvises til følgende vejledning, udarbejdet af Konkurrence og forbrugerstyrelsen:
xxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxxx-xxxxxxxxxxxxx-xx-xxxxxxx/
Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er tilbudsgivers eget ansvar, at ESPD’et er udfyldt med korrekte og relevante oplysninger
6.1 Tilbudsgivers personlige forhold
Ordregiver er forpligtet til at udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens §§ 135 og 136, hvis ikke til tilbudsgiveren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138. Tilbudsgiver skal i ESPD´et i Ethics angive, hvorvidt ordregiver er omfattet af en obligatorisk udelukkelsesgrund.
Ordregiver har desuden tilvalgt følgende frivillige udelukkelsesgrunde i nærværende udbud:
− Udbudslovens § 137, stk. 1, nr.1 ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø-, social- eller arbejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65), eller er omfattet af retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57, stk. 4, jf. artikel 88,
- Udbudslovens § 137, stk. 1, nr. 2 når ansøgeren eller tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en
lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende
− Udbudslovens § 137, stk. 1, nr.3 når ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået alvorlige forsømmelser, der sår tvivl om ansøgerens eller tilbudsgiverens integritet,
− Udbudslovens § 137, stk. 1, nr.5 når ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren væsentligt har misligholdt en tidligere offentlig kontrakt, kontrakt med en forsyningsvirksomhed eller koncessionskontrakt og misligholdelsen har medført den pågældende kontrakts ophævelse eller en lignende sanktion,
− Udbudslovens § 137, stk. 1, nr.6 når ordregiveren kan påvise, at ansøgeren eller tilbudsgiveren uretmæssigt har forsøgt at påvirke ordregiverens beslutningsproces, hvis ansøgeren eller tilbudsgiveren har fået fortrolige oplysninger, der kan give dem uretmæssige fordele i forbindelse med udbudsproceduren, eller såfremt ansøgeren eller tilbudsgiveren groft uagtsomt har givet vildledende oplysninger, der kan have væsentlig indflydelse på beslutninger vedrørende udelukkelse, vurdering af minimumskravene til egnethed, udvælgelse eller tildeling af kontrakt, eller
− Udbudslovens § 137, stk. 1, nr.7 når ansøgeren eller tilbudsgiveren har ubetalt forfalden gæld på under 100.000 kr. til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivning i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret.
Ordregiver er derfor forpligtet til at udelukke en tilbudsgiver, der er omfattet af ovennævnte frivillige udelukkelsesgrunde, medmindre tilbudsgiveren kan dokumentere sin pålidelighed i henhold til udbudslovens § 138. Tilbudsgiver skal i ESPD´et i Ethics angive, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af en ovennævnte frivillige udelukkelsesgrund.
Ved afgivelse af oplysninger om de frivillige udelukkelsesgrunde skal tilbudsgiver være opmærksom på, at den to-årige ”forældelsesfrist”, der gælder i henhold til § 138, stk. 6, ikke nødvendigvis løber fra det tidspunkt, hvor forholdet er begået, men at den i visse tilfælde muligvis vil løbe fra det tidspunkt, hvor en kompetent myndighed træffer afgørelse vedrørende forholdet. Tilbudsgiver er derfor forpligtet til at oplyse om forhold, der har fundet sted for mere end to år siden.]
6.2 Økonomisk og finansiel formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
• Kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 10 millioner kr.
• Virksomhedsoplysninger:
Der kræves en positiv egenkapital (eller nul) for hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår.
Der kan dispenseres herfra afhængigt af, hvornår virksomheden blev etableret og alt efter om der er udarbejdet regnskaber for tre regnskabsår. Kan det anmodede materiale ikke angives på grund af førnævnte, skal der i stedet fremsendes en bank- eller revisorerklæring, som bekræfter soliditet, f.eks. ved en udtalelse om virksomhedens økonomiske formåen indtil nu, omsætning indtil videre, forventet regnskab i forhold til budgettet, osv.
6.3 Teknisk og/eller faglig formåen
Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
• Referenceliste over de betydeligste leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner
• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet.
• Tilbudsgiver skal i tilbuddet bekræfte, at denne har eller vil etablere de påkrævede forretningsadresser i forbindelse med kontraktindgåelse (lokale skal være etableret og fuldt funktionsdygtigt senest på dato for kontraktstart, se Bilag 2 kravspecifikation). Udfyld bilag 5, Forretningslokale.
6.4 Indhentelse af dokumentation
Den tilbudsgiver, som ordregiver påtænker at indgå kontrakt med, skal inden kontrakten kan tildeles dokumentere sin opfyldelse af egnethedskriterierne og ikke-opfyldelse af udelukkelsesgrundene, jf. pkt.
6.1 til 6.3 ved fremlæggelse af følgende dokumenter:
• Serviceattest, som på tidspunktet for indlevering ikke er ældre end 6 måneder
o Såfremt den vindende tilbudsgiver er en udenlandsk virksomhed, skal denne fremlægge tilsvarende dokumentation i den version og/eller fra de myndigheder, som er relevante i den vindende tilbudsgivers hjemland.
Dokumentationen skal fremsendes inden en passende tidsfrist efter ordregivers anmodning herom.
Tilbudsgiverne er imidlertid meget velkomne til at fremsende dokumentationen tidligere, fx sammen med tilbuddet.
Undervejs i udbudsproceduren er ordregiver desuden til enhver tid berettiget til at indhente dokumentation, hvis dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under pkt. 6.1 til 6.3 afgives for hver deltager i konsortiet. Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen (pkt.6.2 og 6.3) dog være konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle
konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de enkelte deltagere i konsortiets ydelser/roller angives.
Alle deltagere i konsortiet skal udfylde og medsende en udfyldt ESPD ved tilbudsafgivelse, ligesom deltagerne skal krydse af, at der deltages sammen med andre i ESPD’ens del II A.
Det bemærkes, at når tilbud afgives af et konsortium, så skal konsortiedeltagerne hæfte solidarisk og direkte i forhold til ordregiver.
6.6 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen
Nærværende afsnit finder anvendelse, når tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, dvs. når tilbudsgiver støtter sig på andre virksomheder for at kunne opfylde egnethedskravene, jf. pkt. 6.2 og 6.3, jf. således udbudslovens § 144. Hvis tilbudsgiver blot har tænkt sig at anvende en underleverandør til opfyldelse af rammeaftalen, og hvis tilbudsgiver selv opfylder egnethedskravene, finder nærværende afsnit ikke anvendelse. Se i øvrigt nærmere i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens ”Vejledning om udbudsreglerne”, afsnit 9.3.5 ”Mulighed for at basere sig på andre enheders formåen”
Hvis tilbudsgiver således i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal tilbudsgiver oplyse dette i ESPD’ets del II C.
De relevante oplysninger nævnt under pkt. 6.1 til 6.3 skal afgives for den støttende enhed.
Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle virksomheder i tilbudsgiverteamet, er tilbuddet ikke nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen.
Tilbudsgiver skal i sit tilbud beskrive de ydelser/roller, som de enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet skal have.
7. Brug af rammeaftaler
De udbudte aftaler under dette udbud forudsættes indgået med en leverandør for hver delområde, jf. pkt. 3 ovenfor. Der indgås individuelle kontrakter for hver kommune på hvert delområde.
Den udbudte aftale indgås på de vilkår, der fremgår af det vedlagte udkast til rammeaftale.
8. Tilbud
Der kan ikke afgives mere end et tilbud per delområde.
Der kan ikke tilbydes en rabat, hvis tilbudsgiveren vinder et nærmere angivet antal delområde.
Der kan ikke afgives alternative tilbud.
9. Tildelingskriterium og underkriterier
Rammeaftalen vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver(e), der tilbyder de(n) økonomisk mest fordelagtige pris(er) for delområdet. Ved de(n) økonomisk mest fordelagtige pris(er) forstås følgende:
Ved den billigste pris jf. tilbudsliste, når alle positionsnumre er udfyldt og samlet giver den laveste pris efter vægtning per delområde.
Vægtningen er opgjort efter det procentvise forventede forbrug ud fra den samlede mængde pr. delområde. Summen af alle vægtningsfaktorerne er 100%, som er fordelt ud på de enkelte positioner ud fra det antal ortoser, der forventes købt på rammeaftalerne i aftaleperioden.
Underkriterier | Vægtning |
Økonomi | 100 % |
10. Afgivelse af tilbud
Tilbuddet inkl. alle bilag skal uploades og sendes igennem Ethics inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.
Ved afgivelse af tilbud accepterer tilbudsgiver alle rammeaftalevilkår, minimumskrav, kravspecifikationer mv., samt forpligter sig til at levere på de tilbudte vilkår og priser.
Det er vigtigt at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsbesvarelsen, da evalueringen udelukkende vil blive foretaget på grundlag af oplysninger i tilbuddet.
Tilbud modtaget på andre måder end gennem Ethics kan ikke tages i betragtning.
Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet rettes til Ethics.
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil seks måneder efter udløb af tilbudsfristen.
11. Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal indeholde følgende:
• Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. pkt. 6.5 og 6.6.
• Udfyldt tilbudsliste
• Referenceliste
• Regnskaber for de seneste 3 år.
• Dokumentation for gældende erhvervsansvarsforsikring
• Hvis relevant: Dokumentation for konsortiedeltageres hæftelse eller andre enheders hæftelse og tilvejebringelse af ressourcer, jf. hhv. pkt. 6.5 og 6.6
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende.
Tilbuddet skal være på dansk.
Bilagsmateriale af generel karakter kan dog være på andet end dansk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning, og skal ske inden for 10 arbejdsdage efter anmodning fra Ordregiver.
11.3 Ejendomsret og betaling for tilbud
Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er Ordregivers ejendom, og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.
Tilbudsgiver opfordres til at få eventuelle uklarheder afklaret i spørgsmål/svarrunden.
Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes.
12. Tilbudsevaluering
Efter tilbudsfristens udløb evalueres de rettidigt modtagne tilbud på følgende punkter:
12.1 Tildelingskriterium og underkriterier
Tilbud vurderes på baggrund af tildelingskriteriet Pris, jf. pkt. 9, og på denne baggrund træffes beslutning om tildeling af aftalerne for de anførte delområder.
Kriteriet ”pris”
Pris vurderes ud fra det samlet laveste pris per delområde, jf. pkt. 3 og pkt. 9. Vægtningen er baseret på tidligere forbrug,
Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag. Det er således tilbudsgivers ansvar at sikre, at alt der ønskes inddraget i Ordregivers evaluering, fremgår af tilbuddet og er korrekt udfyldt. Tilbuddene inkl. bilag vil udgøre del af de relevante aftaler med kommunerne.
12.2 Forbehold og konditionsmæssighed
Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens § 159, stk. 2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der fremgår af pkt. 11.4.
Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger og den fornødne dokumentation, jf. pkt. 11.1. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som ukonditionsmæssigt.
Den vindende tilbudsgivers egnethed, jf. udbudslovens § 159, stk. 4 vurderes på baggrund af den krævede dokumentation under pkt. 6. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten, dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf. udbudsloven § 159, stk. 2.
13. Orientering om resultatet af udbuddet
Alle tilbudsgivere vil via Ethics blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Udbuddet er ikke afsluttet, før alle aftalerne er underskrevet af parter efter standstill-periodens udløb.
14. Aktindsigt
Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at Ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.
Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene Ordregiver, der endeligt afgør, hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt.
Udkast til rammeaftale
på levering af
Kropsbårne Hjælpemidler
(Ortoser, bandager, korsetter mv.)
til et antal KomUdbud-kommuner
[Måned.År]
[indsæt indholdsfortegnelse før kontraktunderskrift]
1. Parterne
Mellem
Ordregiver
[Indsæt navn på de deltagende medlemskommuner dækkende delområdet] (herefter kaldet ordregiver).
og
Leverandør
[Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse]
[Indsæt postnummer]
[Indsæt hovedtelefonnummer] [Indsæt hoved e-mailadresse] [Indsæt hjemmeside]
[Indsæt CVR-nr.]
(herefter kaldet leverandøren)
er der indgået nærværende aftale vedrørende levering af Kropsbårne Hjælpemidler (Ortoser, Bandger, Korsetter mv.)til ordregiver.
2. Indledning
Parterne er ligeværdige igennem aftaleperioden og enige om at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig holdning, for at opnå det bedst mulige resultat.
Ud over opfyldelse af nærværende rammeaftale, bør begge parter i aftaleperioden have øje for udvikling og optimering af aftaleområdet, såvel hvad angår processer, ydelser og produkter. Parterne accepterer, at saglighed og faglighed er hinandens gensidige forudsætninger og en nødvendighed for samarbejdet i aftaleperioden, samt for at skabe udvikling i og af ydelser, produkter og praksis.
Leverandøren er ud fra dennes samlede viden om produkterne til en hver tid forpligtet til at rådgive om de mest hensigtsmæssige løsninger såvel funktionelt som økonomisk. Ordregiver stiller sig til rådighed for leverandøren om alle forhold, der er relevante for nærværende rammeaftale.
Bestemmelserne omkring bod og misligholdelse forventes ikke anvendt, men opstår der mod forventning uhensigtsmæssig varetagelse af kontraktforpligtelserne fra leverandørens side, er instrumenterne at betragte som ordregivers mulighed for at mindske skaderne og imødegå gentagelser.
Begge parter forpligtiger sig til at stille nødvendige ressourcer til rådighed både i forbindelse med implementering og drift af rammeaftalen, således at rammeaftalen kan fungere hensigtsmæssigt i praksis, administrativt og økonomisk.
Området er i medfør af servicelovens § 112, stk. 3 underlagt reglerne for frit valg, jf. bekendtgørelse nr. 798 af 07. august 2019 § 6. Det medfører at borgerne frit kan vælge en anden leverandør, end de som deltagerkommunerne har aftale med, mod selv at betale evt. merudgift.
3. Aftalegrundlag
Denne rammeaftale er indgået på baggrund af ordregivers udbud af [Dato, udbudsnavn og TED-nr.] Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter:
− Denne rammeaftale og følgende bilag
− Udbudsmateriale, herunder tilhørende bilag
− Leverandørens tilbud af [indsæt dato]
− [Konsortieerklæring]
− [Erklæring fra støttende enhed]
− [Indsæt evt. øvrige bilag
Hvis der er uoverensstemmelse mellem rammeaftalen og bilagene, går rammeaftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.
Leverandøren skal inden ikrafttræden af denne rammeaftale, dog senest 14 efter udløb af standstill- perioden, fremsende følgende til ordregiver:
− Såfremt leverandøren er den samme hidtidige leverandør, og har leverandøren tilbudt andre varenumre for tilsvarende varer på tilbudslisten end dem, der blev tilbudt i det foregående udbud, skal leverandøren levere et regneark, hvor tilbudslistevarer fra den hidtil gældende aftale substitueres med tilsvarende tilbudslistevarer fra det nye udbud.
Rammeaftalen er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte dokumentation fremsendes til ordregiver, og at dokumentationen kan godkendes af ordregiver.
4. Aftaleperiode
Rammeaftalen er gældende fra den 01.04.2020 til den 31.03.2024. Rammeaftalen er uopsigelig for leverandøren. Rammeaftalen kan af ordregiver tidligst opsiges med virkning pr den. 31.03.2022. Ordregiver skal varsle en eventuel opsigelse med 6 måneders varsel.
Aftaleperioden skal forstås således, at aftalen er gældende for alle bestillinger afgivet i aftaleperioden. Således er leverandøren forpligtet til at levere ydelser i henhold til aftalen efter aftaleperiodens udløb, dog max 3 måneder herefter.
Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning om at tildele leverandøren rammeaftalen annulleres, rammeaftalen skal erklæres for ”uden virkning” eller hvis ordregiver i øvrigt pålægges at bringe rammeaftalen til ophør, kan rammeaftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned.
5. Rammeaftalens omfang
Ordregiver er forpligtet til at anvende den indgåede rammeaftale til at dække sit forbrug i det omfang, at ordregivers behov kan dækkes af et produkt på tilbudslisten. Ordregiver er dog berettiget til at anvende delydelsesreglen i udbudslovens § 8, stk. 2 og kan derfor indkøbe op til 20 % af sit samlede forbrug hos andre leverandører.
Hvis ordregiver modtager donationer, gaver eller lignende fra tredjemand, som er øremærket til køb af en bestemt vare og/eller køb hos en bestemt leverandør, er ordregiver ikke forpligtet til at bruge rammeaftalen. Ordregiver vil dog altid forsøge at gå i dialog med tredjemand med henblik på at muliggøre, at donationen/gaven realiseres via træk på rammeaftalen.
5.2 Ændringer i aftalens art eller omfang
I det omfang, at det ikke strider mod de udbudsretlige regler, kan ordregiver anmode om, at der foretages ændringer i aftalens omfang eller art.
Ordregiverens anmodning om ændring skal fremsættes skriftligt. Leverandøren skal herefter udarbejde et ændringsnotat, hvori det beskrives, hvordan ændringen vil påvirke parametre som pris, tid, sikkerhed, miljø mv.
Enhver ændring eller tilføjelse til rammeaftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne rammeaftale som et tillæg. Leverandøren har således kun krav på merbetaling som følge af en ændring, hvis der foreligger et skriftlig tillæg til aftale herom.
5.3 Ændring af produktsammensætning
Der kan, i begrænset omfang, substitueres produkter, inden for de af rammeaftalen omfattede produktkategorier. Substitution af produkter kan kun ske efter forudgående skriftlig aftale med den aftaleansvarlige hos ordregiver.
Substituerende produkter skal som minimum svare til de substituerede produkter prismæssigt, kvalitetsmæssigt og enhedsmæssigt. Substituerende produkter skal endvidere leve op til de mindstekrav, som er angivet i kravspecifikation i udbudsmaterialet.
I aftaleperioden er kontrakthaver forpligtet til skriftligt at orientere den aftaleansvarlige hos ordregiver om eventuelle ændringer af rammeaftalens produkter. Dette gælder i forhold til enhver ændring, som har betydning i forhold til den indgåede rammeaftale. Dette kan være ændring af f.eks. varenumre, produktsammensætning, produktoplysninger, bestillingsenheder, eller lignende. På opfordring skal der fremsendes datablad / varedeklaration.
Såfremt et eller flere af de tilbudte produkter i rammeaftalen ikke længere kan skaffes, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold give den aftaleansvarlige hos ordregiver skriftlig besked herom.
Hvis det udgåede produkt ikke kan erstattes af andre af de tilbudte produkter, skal kontrakthaver finde et alternativt produkt, som leveres på samme vilkår som øvrige produkter omfattet af rammeaftalen.
Produkterne må ikke introduceres for ordregivers medarbejdere, før kontrakthaver har modtaget en skriftlig godkendelse af sortimentstilpasningen fra den aftaleansvarlige.
Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser.
Det skal være muligt at tilpasse sortimentet til det aktuelle behov og udviklingen i markedet. Dette foretages i et samarbejde mellem parterne.
6. Samarbejde
Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen. Leverandøren er forpligtet til at udskifte en til aftalen knyttet medarbejder, hvis ordregiver med en saglig begrundelse anmoder herom.
Leverandørens besøg i afdelinger/institutioner skal aftales i forvejen med ordregiveren.
Leverandøren skal optræde loyalt over for ordregiver og skal i enhver henseende udfolde rimelige bestræbelser for at opfylde rammeaftalen og imødekomme ordregivers interesser. Leverandøren skal til enhver tid straks informere ordregiver om forhold, der kan påvirke aftalen, og som ordregiver ikke er vidende om.
Leverandøren skal orientere sit personale om rammeaftalen i sin helhed og skal give personalet sådanne arbejdsbetingelser, at personalet er i stand til at opfylde aftalens krav. Leverandøren er pligtig at sikre sig tilsvarende orientering og arbejdsbetingelser hos personale ansat ved en eventuel underleverandør.
Leverandøren må alene tilbyde produkter, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver, jf. rammeaftalens afsnit 5.3. Leverandøren skal rådgive ordregiver omkring bestillinger samt yde loyal vejledning i forhold til ordregivers behov. Hvis ordregiver bestiller ydelser, der ikke er omfattet af rammeaftalen, skal leverandøren gøre ordregiver opmærksom herpå.
Leverandøren skal kunne modtage sikker e-mail.
Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af ovenstående pligter, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse jf. afsnit 14.1.
Børneattester af leverandørens medarbejdere skal kunne fremvises efter behov af ordregiver.
Al kontakt mellem ordregiver og leverandøren, herunder dennes personale, skal foregå på dansk.
6.2 Udskiftning af medarbejdere
Leverandøren skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder.
Der afholdes statusmøde minimum én gang årligt.
På hver af parternes initiativ kan der dog ved behov til enhver tid indkaldes til en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandøren og ordregiver.
Faste emner for statusmøder er:
- Status på samarbejdet
- Gennemgang af indkøbsadfærd, måling på ordrefordeling og gennemsnitsordrer
- Gennemgang af bestillingsmetode
- Leveringssikkerhed
- Miljømæssige forhold
- Øvrige temaer, som leverandøren eller ordregiver finder relevante. Leverandørens deltagelse sker uden beregning for ordregiver.
7. Kvalitet
De af rammeaftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.
Produkterne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud og eventuelle efterfølgende aftaler mellem ordregiver og leverandøren, jf. afsnit 5.2.
Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af rammeaftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang, der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver.
Alle Produkterne og dele som indgår i fremstilling af ortoser skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning.
Leverandøren opfordres til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og økonomi i forbindelse med rammeaftalen. Leverandøren skal i videst muligt omfang mindske de miljømæssige påvirkninger, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt.
I henhold til Købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler to år.
Hvor intet andet er andet er anført, gælder Købelovens reklamations og ansvarsregler. Ved enhver mangel ved produktet yder kontrakthaver 2 års reklamationsret.
Udover ovennævnte yder kontrakthaver en garanti på, at tillæg og reservedele til produkterne kan leveres i hele produktets levetid (dog maksimalt 6 år).
Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer og eventuelle tilbagekaldelser, arten heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag. Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte leverancer til ordregiver, men reklamationer fra andre kunder kan anonymiseres.
8. Priser og prisregulering
Priserne for de produkter, der er omfattet af rammeaftalen, fremgår af Tilbudslisten Bilag 3. Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer, fx faktureringsgebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage.
Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris i aftaleperioden, som er lavere end prisen i henhold til denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende i den periode kampagnen løber.
Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning et år efter rammeaftalens start. Prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i nettoprisindekset fra 01.01.2020 til 01.01.2021 Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. efterfølgende prisreguleringer.
Prisregulering sker på foranledning af den part, der ønsker prisen reguleret, ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Regulering beregnes i forhold til den eksisterende pris således: (Pris * nyt index) / gammelt index).
Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest 30 kalender dage før reguleringstidspunktet. t.
Varsel om prisreguleringer skal sendes til ordregiver. Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel–format. Efter godkendelse af prisreguleringen, skal der fremsendes et opdateret e- katalog med de regulerede priser.
Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 14 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.
Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver vedtaget efter rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter.
9. Bestilling
Bestilling skal kunne afgives ved fremmøde i Leverandørens lokaler eller ved Leverandørens besøg hos brugeren. Bestilling forgår i overensstemmelse med den bevilling som foreligger.
10. Levering
Levering skal ske i henhold til vilkårene i Bilag 2 Kravspecifikationer.
Har ordregiver foretaget en fejlbestilling, kan denne returneres senest 30 dage efter levering, hvis produkterne og emballagen er intakt. Returnering sker for ordregivers regning. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.
Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, herunder at emballagen er brudt, skal leverandøren ombytte varen eller kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved.
Leverandøren giver ombytningsret/returret på alle ubrugte standardprodukter. Ved ”ubrugte
standartprodukter” menes produkter, som ikke på nogen måde er tilrettede og at de leveres tilbage i original, uåbnet og intakt emballage, jf. bilag 2 Kravspecifikation pkt. 1.6
11. Fakturering
I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0
Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.
Fakturaen skal indeholde:
• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
• Kontrakthavers CVR/SE-nummer
• Kontrakthavers navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
• Sagsbehandler ved kontrakthaver
• Ordregivers EAN nummer (den enhed i kommunen der skal modtage fakturaen)
• Entydige varenumre, jf. IKA-positionsnumre i henhold til tilbudslisten
• Tydelige varenavne (men også en varebetegnelse som siger noget om hvad det er for et produkt – se punkt nedenfor med varebetegnelse)
• Mængde (antal) af de leverede produkter/ydelser
• Varebetegnelse - angivet med varetype/art og sekundært med mærkenavn, således at varebetegnelsen entydigt og klart adskiller varerne fra hinanden. Varebetegnelsen skal være anført i henhold til rammeaftalens tilbudsliste. Der skal som minimum angives IKA- positionsnumre på alle grundortoser og tillæg.
• Tillæg, som fremgår af rammeaftalens tilbudsliste skal udfaktureres på separate linjer. Det vil sige ikke sammenlægning af flere positioner.
• Pris pr. enhed eksklusiv moms
• Borgers navn, adresse og CPR nr.
• Navn og adresse på leveringssted, såfremt det er en enhed i kommunen, der har modtaget varerne.
• Leveringsdato (den dato hvor levering af produktet foretages eller afsluttes, forudsat at en sådan dato er forskellig fra fakturadatoen)
• Xxxxxxxxxxxxx, i henhold til gældende betalingsfrist.
• Momsgrundlaget – beløbet hvoraf momsen beregnes.
• Gældende momssats.
• Det momsbeløb der skal betales.
• Fakturatotal, inklusiv moms.
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.
CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.
Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår tilbudslisten. Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.
Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
Varenummer: Hver enkel grundortose samt tillæg har i tilbudslisten tilknyttet et unikt positionsnummer (IKA-positionsnummer). Dette positionsnummer skal anvendes som varenummer på fremsendte fakturaer.
Entydige varelinjer: Kontrakthaver må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.
Kreditnota: Ved kreditnota skal det tydelig angives hvilken faktura kreditnotaen skal udligne.
Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format.
Såfremt borgeren i forbindelse med brug af frit valg får en merudgift, skal kontrakthaver udstede en faktura på merudgiften direkte til borgeren. Borgeren skal selv betale sin eventuelle andel direkte til kontrakthaver. Disse transaktioner er ordregiver uvedkommende, dog skal det fremgå af fakturaen til ordregiveren, at borgers eventuelle egenbetaling er fratrukket.
12. Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelserne er 30 dage netto efter afsendelse af korrekt faktura, jf. afsnit 11.
Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.
13. Statistik
Leverandøren skal på anmodning fra ordregiver inden 14 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om i henhold til indhold af faktura jf. pkt. 11 Fakturering
Statistikken skal på forlangende kunne sondre mellem tilbudslisteydelser og øvrigt sortiment. Ændringer af tilbudslistens varer skal være tydeligt angivet. Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året.
Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.
Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.
14. Leverandørens misligholdelse
Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse, medmindre andet følger af denne rammeaftale.
14.2 Forsinkelse af enkelte ordrer
Såfremt leverandøren ikke leverer en ordre rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for rimelig tid efter, at ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren.
Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.
Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af rammeaftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler.
Registreres der fejl eller mangler ved et leveret produkt, som betyder, at borgerne ikke kan anvende produktet efter hensigten, skal disse produkter ombyttes, nyfremstilles, tilrettes eller på anden måde afhjælpes uden omkostninger for kommunerne eller borgeren. Udbedring af fejl og mangler skal iværksættes senest 5 hverdage efter henvendelse.
Kan tilretning, korrektion eller eventuel nyfremstilling af produktet fra kontrakthavers side ikke finde sted, er borgeren berettiget til at vælge en anden leverandør. Undtagelsen kan være, at der er sket væsentlige forandringer af anatomisk eller fysiologisk art hos borgeren under fremstillingsprocessen. I sidstnævnte tilfælde skal der udstedes en ny bevilling af kommunen.
For individuelt fremstillede hjælpemidler gælder, at hvis produktet ikke inden for en rimelig tid og et rimeligt antal justeringer kan fungere optimalt, kan produktet returneres og krediteres. Rimelig tid og rimelig antal justeringer afgøres af kontrakthaver og sagsbehandler i samarbejde, ud fra en vurdering af hjælpemidlets art og borgerens handicap.
Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage tilretning, korrektion eller nyfremstilling, er ordregiver berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning eller hæve ordren. Hæves ordren, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning.
Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.
Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler.
Hvis leverede varer gentagne gange er mangelfulde, eller hvis kontrakthaver gentagne gange undlader at foretage tilretning, korrektion eller nyfremstilling, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at ophæve rammeaftalen helt eller delvist med omgående virkning. Kontrakthaver vil herefter være erstatningsansvarlig for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.
Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.
14.3.2 Afhjælpning og omlevering
Leverandøren har i 24 måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet inden 10 dage, medmindre andet er aftalt med ordregiver.
Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (omlevering). Leverandørens omlevering skal være afsluttet inden 10 dage, medmindre andet er aftalt med ordregiver.
Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger.
Undlader leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for leverandørens regning.
Ordregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde:
• Såfremt der inden for 24 måneder fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. Ved væsentlige mangler har leverandøren kun ret til at forsøge afhjælpning, jf. afsnit 14.3.2, såfremt ordregiver accepterer dette.
• Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af rammeaftalen i forhold til én bestemt ordre.
Hæves en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
14.4 Ophævelse af rammeaftalen
Ordregiver kan ophæve rammeaftalen, hvis leverandøren misligholder den i væsentligt omfang.
Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv.
Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til helt eller delvist at ophæve rammeaftalen med virkning for fremtiden:
• Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at rammeaftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse.
• Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og ordregiver har meddelt leverandøren, at rammeaftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering.
• Manglende overholdelse af de etiske krav i afsnit 177.
• Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde rammeaftalen. Ophævelse af rammeaftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
• Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
• Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, eller leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed
• Hvis leverandøren i kontraktens løbetid begår sådanne handlinger, at leverandøren ville være blevet udelukket fra udbudsproceduren i henhold til udbudsbetingelsernes punkt 6.1, såfremt handlingen var foretaget forud kontrakttildelingen.
• Hvis det efter kontraktindgåelse viser sig, at leverandøren skulle have været udelukket fra udbudsproceduren, jf. udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2.
• Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale.
• Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker tillidsforholdet mellem parterne.
• Indtræden af andre omstændigheder der bringer rammeaftalens opfyldelse i alvorlig fare. Opregningen er ikke udtømmende.
Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren.
Leverandøren er erstatningsansvarlig over for ordregiver efter dansk rets almindelige regler.
15. Force majeure
Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af rammeaftalen på grund af force majeure.
I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser, så længe force majeure er til stede og i det omfang, force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.
Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af rammeaftalen er umulig, og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed.
Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:
• Årsagen til force majeure situationen
• Forventet varighed af force majeure situationen
• Indsats fra leverandørens side for at genoptage leveringen.
Er force majeure isoleret til leverandørens virksomhed, eller områder leverandøren bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.
Force majeure kan kun påberåbes, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt.
Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer.
Hvis opfyldelsen af rammeaftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve rammeaftalen.
Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt rammeaftalen ophæves på grund af force majeure.
16. Produktansvar og forsikring
Leverandøren er, i overensstemmelse med produktansvarsloven (og dansk rets almindelige regler), ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale eller borgere/kunder.
Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd.
Leverandøren er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.
17. Etik
Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO- konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde rammeaftalen med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende.
18. Overdragelse
18.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne rammeaftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne rammeaftale, i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne rammeaftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af rammeaftalen.
18.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og pligter
Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.
19. Underleverandører
Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne rammeaftale. Ansvaret for opfyldelse af rammeaftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. Hvis der sker ændringer i anvendelsen af underleverandører i aftalens løbetid, skal ordregiver oplyses herom.
20.Bonus og godtgørelse
Omsætningen som følge af nærværende rammeaftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne
grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.
21. Tavshedspligt og offentlighed
Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen.
Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om rammeaftalen eller offentliggøre rammeaftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.
Tavshedspligten er også gældende efter rammeaftalens ophør.
Særligt med hensyn til personoplysninger gælder herudover, at leverandøren er forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning, ordregiver kan i den forbindelse pålægge leverandøren at underskrive en databehandleraftale.
Ordregiver har ret til at udtale sig offentligt om rammeaftalen og leverandørens opfyldelse heraf, dog med respekt for grænserne i forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 2. Rammeaftalen kan blive genstand for politisk behandling, og i så fald må leverandøren tåle, at sagen behandles for åbne døre i det omfang, at betingelser for dørlukning ikke er til stede.
Ordregiver er underlagt reglerne om aktindsigt, og leverandøren må derfor tåle, at ordregiver i henhold til gældende ret kan være forpligtet til at meddele tredjemand aktindsigt i rammeaftalen eller oplysninger og korrespondance relateret hertil.
Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.
Ordregiver er endvidere berettiget til at dele oplysninger om leverandøren, der er relevante i forhold til de i udbudsloven indeholdte udelukkelsesgrunde, med andre ordregivende myndigheder.
Ordregiver er i henhold til servicelovens § 112 forpligtet til at oplyse borgeren om den pris, som produktet kan indkøbes til på rammeaftalen, da dette beløb kan ydes som støtte, hvis borgeren vælger en anden leverandør. Leverandøren accepterer derfor, at ordregiver udleverer prisoplysninger til borgerne.
22.Databehandling
Leverandøren og ordregiver er hver især ansvarlige for deres overholdelse af persondataforordningen (forordning nr. 679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF) og de til enhver tid gældende regler om persondata, herunder databeskyttelsesloven med senere ændringer.
I forbindelse med opfyldelse af rammeaftalen, modtager leverandøren personoplysninger, som leverandøren bliver selvstændig dataansvarlig for.
23.Lovvalg og værneting
Rammeaftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG (den internationale købelov) finder ikke anvendelse på rammeaftalen.
Uoverensstemmelser om rammeaftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.
Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.
24.Underskrifter
For ordregiver For leverandøren
Dato og underskrift Dato og underskrift
Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver
Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet
Bilag 2 – Kravspecifikation
1.1 Generelt
Det er kommunen, der bevilger det bedst egnede og billigste hjælpemiddel jf. den til enhver tid gældende lovgivning vedr. anskaffelser af hjælpemidler og forbrugsgoder efter serviceloven.
Samtlige produkter skal overholde de til enhver tid gældende love, direktiver, standarder, branchenormer m.v.
Ingen af de tilbudte produkter må indeholde stoffer, der er kendt som allergifremkaldende eller på anden måde sundhedsskadelige for brugeren. De tilbudte produkter skal alle være fremstillet af hudvenligt materiale, ligesom væsentlige krav, Bilag I i Rådets direktiv 93/42/EØF af 14. juni 1993 om medicinsk udstyr, skal overholdes.
Standardprodukter samt komponenter som indgår i specialfremstillet ortorser skal være CE-mærkede.
Alt materiale vedrørende produkterne, der udleveres til borgerne, f.eks. emballageudpakningsanvisninger, vejledning, sikkerhedsforskrifter, vaske- og vedligeholdelsesanvisning m.v., skal være på dansk. Symboler skal være klart synlige og letforståelige.
Borgeren skal ved udlevering af ortosen samt efter behov have instruktion i korrekt anvendelse af ortosen, herunder vaske- og vedligeholdelsesanvisning.
Alt personale, der har borgerkontakt, skal tale forståeligt dansk og skal identificere sig med navneskilt (fornavn og efternavn).
Ortoser, som kræver særlig forstærkning på grund af borgerens høje vægt (minimum 120 kg), er ikke omfattet af nærværende aftale.
Leverandøren skal være godkendt af lægemiddelstyrelsen.
Leverandøren skal sikre at dets personale har godkendte uddannelser og autorisation. – så som Autoriseret bandagist.
Medarbejderne skal optræde professionelt, omsorgsfuldt, etisk korrekt og med diskretion. Leverandøren er forpligtet til at holde sig orienteret om nye produkter på markedet.
1.2 Kvalitet
Ortoserne skal udformes i overensstemmelse med borgerens funktionsnedsættelse og de af læge og/eller relevant sundhedsmyndighed givne anvisninger – alt efter praksis i den enkelte kommune.
Ved materialevalg skal der tages hensyn til, at hjælpemidlet i væsentlig grad skal afhjælpe en funktionsnedsættelse og være af en kvalitet, der kan afhjælpe borgernes lidelser.
Xxxxxxx skal bevare sin oprindelige pasform ved det forventede aktivitetsniveau. Herudover skal ortosen leve op til funktionskravet der er anført på bevillingen.
Ortosen herunder de bærende, formstabile strukturer skal have en så lang holdbarhed som muligt og kvaliteten i materialevalget må således ikke føre til unødige reparationer.
Med bærende formstabile strukturer, menes elementer, der bærer eller korrigerer en vægt når ortosen bruges, og som er formfaste. Der er tale om "ikke-slitagedele".
UE-ortoserne skal have en sådan udformning, at der i videst muligt omfang kan anvendes almindeligt fodtøj.
1.3 Ansøgning
Det er alene ordregiver, der har bevillingskompetencen. Leverandøren må ikke påbegynde fremstilling og reparation af ortosen, før bevilling forelægger (dog kan der aftales bagatelgrænser eller procedure for mundtlig bevilling for reparation med de enkelte deltagerkommuner).
Såfremt leverandøren hjælper borgeren med at sende ansøgning til kommunen, skal ansøgningen indeholde specifikation over det bedst egnede og billigste hjælpemiddel. Det skal af specifikationen fremgå, hvilke af de af tilbudslistens anførte elementer (positionsnumre), der indgår i det egnede produkt.
Ifald der i et konkret tilfælde foreligger flere alternative løsningsforslag, hvor valget mellem disse kan afgøres på baggrund af et skøn, der vedrører den funktionsnedsættelse, som der skal kompenseres for, skal alternativerne forelægges for ordregiver, der foretager skønnet.
Leverandøren skal angive begrundelse i de tilfælde, hvor der ikke anbefales den billigste løsning.
1.4 Levering
Måltagning til det bevilgede produkt skal tilbydes senest 5 arbejdsdage efter bevillingshaverens henvendelse til leverandøren. Måltagningen afholdes som udgangspunkt hos leverandøren.
Såfremt borgeren ikke kan transportere sig til leverandørens forretningsadresse, skal leverandøren efter aftale med den enkelte kommune besøge borgeren i eget hjem.
Hjemmebesøget kan først foretages efter borgeren har modtaget bevillingen herpå (der kan udelukkende faktureres for hjemmebesøg, hvor kommunen har bevilget dette).
Borger skal selv henvende sig til kommunen i forbindelse med anmodning om hjemmebesøg. Herefter anmoder kommunen leverandøren om at aftale hjemmebesøg.
Leverandøren skal tilbyde at foretage hjemmebesøget inden for 10 arbejdsdage efter henvendelse fra borger.
Der skal i tilbudslisten angives en pris pr. hjemmebesøg inkl. kørsel uanset adresse i det pågældende delområde.
Præfabrikerede varer skal leveres hurtigst muligt og senest 10 arbejdsdage efter måltagning/bestilling.
I relation til individuelt fremstillede varer skal 1. afprøvning tilbydes senest 20 arbejdsdage fra måltagning/bestilling. Endelig levering skal ske senest 10 arbejdsdage efter 1. afprøvning. Hvor der er behov for flere afprøvninger, må der maksimalt gå 10 arbejdsdage mellem hver afprøvning og levering skal ske senest 10 arbejdsdage efter sidste afprøvning. Leverandøren forpligter sig til at afhjælpe, indtil hjælpemidlet passer.
Udlevering af produkter skal ske personligt, således at det straks konstateres om hjælpemidlet passer og umiddelbart fungerer. I særlige tilfælde – og hvor bandagisten – vurderer det forsvarligt og under eget ansvar– kan det aftales, at produktet sendes til borgeren. Ved forsendelse af produktet skal det ske i neutral emballage, på anvist plads og uden omkostninger for borger og kommune (om muligt skal leverandøren informere borgeren om forventet leveringsdato/-tidspunkt). Leverandøren bærer ved forsendelse risikoen for, at hjælpemidlet passer og fungerer, samt hvis der opstår skader, deformiteter
m.m. eller at produktet går helt til grunde.
1.5 Reparationer
Reparationer skal foretages hurtigst muligt og være påbegyndt senest arbejdsdagen efter indlevering af produkt og modtagelse af bevilling. Reparationen skal være til mindst muligt gene for borgeren.
Reparationstiden må ikke overskride leveringstiden for et tilsvarende nyt produkt (reparationstiden regnes fra reparation er påbegyndt til produktet er tilbageleveret til borger).
1.6 Service
Leverandøren skal betjene såvel ordregivers personale som borgerne med et fagligt kompetent, dansktalende personale. Leverandøren skal uden omkostninger for kommunerne fremvise/demonstrere produkter for relevant personale i den enkelte kommune. Dette sker på foranledning af kommunen og maksimalt 1 gang årligt.
Personale skal bære synlig legitimation. Al dialog med borgere vedr. ortosen, herunder måltagning, tilretning og afprøvning skal varetages af en autoriseret bandagist. Autoriserede fysioterapeuter kan accepteres til varetagelse af præfabrikerede ortoser.
Autorisation skal dokumenteres på ordregivers forlangende.
Leverandøren skal sikre sig, at der er instrueret i korrekt brug af ortosen, herunder hvad ortosen ikke kan holde til og instruks i rengøring af produktet.
I mødet med borgeren, skal personalet være diplomatiske og loyale overfor kommunen og dennes beslutninger, fx ved valg af løsning/produkt.
Leverandøren skal kunne håndtere og have en professionel tilgang til arbejdet med børn og voksne samt borgere f.eks. med demens og psykisk/fysisk handicap.
Hvis leverandøren ikke ønsker eller ikke kan betjene en borger, og kommunen derfor må gå til en anden leverandør, skal leverandøren betale en evt. merpris hos den anden leverandør. Denne afregning af merpris sker mellem ordregiver og leverandør ved, at kommunen fremsender regning.
Leverandøren skal i forhold til såvel borgere som ordregivers personale tilbyde service og konsulentbistand via mail og telefon, inden for almindelig arbejdstid kl. 09.00 -15.00 alle hverdage. Personlig betjening dog kun ved forudbestilt tid. Når borgeren møder op til en forudbestilt tid, må denne maksimalt vente 10 minutter udover den aftalte tid.
Minimum én gang om ugen skal leverandøren kunne servicere borgere i forbindelse med måltagning, afprøvning, mindre reparationer, indlevering og udlevering fra en adresse som specificeret under pkt. 3 (krav til geografisk placering). Det er endvidere et krav, at der minimum én gang om ugen tilbydes servicering frem til kl. 17.00. Såfremt der ikke findes tid til en bruger indenfor 8 arbejdsdage, vil leverandør være forpligtet til at afhjælpe forholdet med yderligere åbningsdag/åbningstid. I forbindelse med ferieafvikling accepteres kortere lukning forudsat at telefonen besvares kompetent i den almindelige telefontræffetid.
I forhold til faktisk levering til borgeren skal alle ydelser i forbindelse med måltagning, afprøvning, tilretning og udlevering være indeholdt i de tilbudte priser. Det samme gælder efterfølgende korrektioner og omlevering i en tilpasningsperiode på 3 måneder. Dette gør sig ikke gældende, hvis borgeren har gennemgået væsentlige fysiske forandringer, således at det oprindelige produkt ikke længere er egnet eller hvis produktet har været anvendt utilsigtet. Hvis tilretning, mod forventning, gentagne gange ikke resulterer i et brugbart resultat, skal ortosen nyfremstilles uden meromkostninger for ordregiver. I tilfælde af at produktet kræver en ny fremstilling skal Leverandøren informerer ordregiver.
Leverandøren skal – hvor ordregiver eller leverandøren vurderes at det er nødvendigt (fx ved særligt komplekse problemstillinger eller i tilfælde, hvor borger ikke selv er i stand til at vurdere produktets effekt) - senest én måned efter godkendt levering foretage opfølgning af, hvorvidt produktet virker efter hensigten. Leverandøren skal på forlangende kunne dokumentere opfølgning. Denne opfølgning skal ske uden omkostninger for ordregiver.
Leverandøren skal give ombytningsret/returret på alle ubrugte standardprodukter. Ved ”ubrugte
standartprodukter” menes produkter, som ikke på nogen måde er tilrettede og at de leveres tilbage i original, uåbnet og intakt emballage.
I forhold til specialskoler/-institutioner og plejehjem skal leverandøren – hvis institutionen ønsker det – foretage afprøvning, måltagning og udlevering på institutionen. Besøg skal ske efter aftale med den pågældende institution og betragtes som hjemmebesøg ved maksimum to borgere. Ved hjemmebesøg kan der opkræves hjemmebesøgstillæg per borger. I tilfælde af tre eller flere borgere vil dette ikke betragtes som et hjemmebesøg og der kan derfor ikke opkræves hjemmebesøgstillæg.
Leverandøren skal kunne modtage, sende og håndtere sikker (krypteret) post (e-mail) og kunne håndtere elektroniske ansøgninger.
3.6.1 Krav til leverandørens forretningslokale er følgende:
• Forretningslokale skal være let tilgængelig for borgere der er gangbesværede og kørestolsbrugere og i øvrigt være i henhold til Dansk Handicap Forbunds huskeliste for niveaufri adgang/indgang) (xxxx://xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.xx/xxxxx/0000/0000/0000/Xxxxxxxxxx_xxx_xxxxxx.xxx).
• Forretningslokale skal være infrastrukturelt centralt placeret i forhold til offentlig transport samt øvrige tilgangsmuligheder.
• Forretningslokale skal være egnet til formålet og have adgang til handicaptoilet samt lukkede prøverum med god belysning, spejl, lift og højdeindstillelig briks. Prøverummene skal være opvarmede og egnede til kørestolsbrugere.
• Leverandør accepterer altid at kunne servicere brugere (måltagning, afprøvning, mindre reparationer, indlevering og udlevering) på forretningsadressen.
• Personalet skal udvise diskretion i forbindelse med borgerbetjening i forretningslokale.
Lokalet skal være etableret og fuldt funktionsdygtigt senest på dato for aftalestart. Detaljerede oplysninger vedr. lokalitet skal tilgå kommunerne senest 20 arbejdsdage før aftalestart. Detaljerede oplysninger omfatter beliggenhed, parkeringsforhold samt oplysninger om tilgængelighed i forhold til offentlige transportmidler.
Bilag 3 – Tilbudsliste
Bilag 4 – Kommunespecifikke oplysninger
Kommune: Svendborg Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxx 0 0000 Xxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00000000 |
Aftaleansvarlig: Xxxxx Xxxxxx, Kontrakt- og E-handelskonsulent Tlf: x0000000000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: alle afdelinger i Svendborg kommune og de selvejende institutioner Helselager Plececenter, Strandlyst Plejecenter, Sygekassenshjem |
Eventuelle særlige forhold: |
Faglig ansvarlig: Xxxxx Xxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxxxx Tlf: x0000000000 |
Kommune: Esbjerg Kommune inkl. Fanø Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00 00 00 00 |
Aftaleansvarlig: Xxxxxxxxx Xxxxx Xxxxxxxxxxx, Udbudskonsulent Xxx00@xxxxxxxxxxxxxx.xx Tlf. 00 00 00 00 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle institutioner i Esbjerg Kommune er omfattet af udbuddet. Der er ca. 370 institutioner, afdelinger mv. i Esbjerg Kommune. Da der leveres til det enkelte forbrugssted, må der således påregnes op til ca. 370 mulige leveringsadresser. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger mv. udleveres i forbindelse med kontraktindgåelse, kan også ses på kommunens hjemmeside. Følgende selvejende institutioner med driftsoverenskomst er forpligtet af nærværende aftale: Center for Socialt Udsatte Skjoldbo, ETAC Re-habiliteringscenter samt Esbjerg Krise- og Aktivitetscenter. Andre selvejende institutioner har ikke ret til at anvende nærværende aftale. |
Eventuelle særlige forhold: |
Faglig ansvarlig: Xxxxx Xxxxxxxx, Leder af Kommunikation & Hjælpemidler Xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx Tlf. 00 00 00 00 |
Kommune: Sønderborg Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Xxxx Xxxxxx, udbudskonsulent Mail: xxxx@xxxxxxxxxx.xx mobil: 0000 0000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle afdelinger og institutioner under Sønderborg Kommune |
Eventuelle særlige forhold: |
Faglig ansvarlig: |
Kommune: Fredericia kommune |
CVR: 69116418 |
Adresse: Xxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Contract Manager Xxx Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxx.xxxxxx@xxxxxxxxxx.xx 7210 7137 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle afdelinger under Fredericia Kommune |
Eventuelle særlige forhold: Arbejdsklausul vedrørende sikring af arbejdstagerrettigheder i forbindelse med kontrakter indgået med Fredericia Kommune 1. Forpligtelsen Leverandøren og dennes underleverandører forpligtiger sig til at sikre, at løn, arbejdstid, overarbejdsbetaling, ferie og sygdom mm. ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til en kollektiv overenskomst indgået af de inden for det pågældende faglige område mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område, jf. beskæftigelsesministeriets cirkulære nr. 9471 af 30. juni 2014 vedr. arbejdsklausuler i offentlige kontrakter, for arbejde udført i Danmark. 1.1. Krav til medarbejderens ansættelsesforhold og identifikation Alle medarbejdere skal inden 4 uger efter arbejdets påbegyndelse have modtaget et ansættelsesbevis samt orienteres, af Leverandøren, om egnens gældende løn- og arbejdsvilkår. Leverandøren er endvidere ansvarlig for, at der kun anvendes medarbejdere med gyldig opholds- og arbejdstilladelse. Medarbejdere skal på forlangende kunne dokumentere deres identitet ved fremvisning af billedlegitimation. 1.2 Orientering om underleverandører Fredericia Kommune skal skriftligt orienteres om, hvilke underleverandører Leverandøren anvender i forbindelse med opfyldelsen af kontrakten ved angivelse af navn og CVR. 1.3. Sort arbejde |
Leverandøren forpligter sig til at sikre, at hverken leverandøren eller eventuelle underleverandører anvender sort arbejde. Leverandøren skal på forlangende af Fredericia Kommune dokumentere, at der er sket indberetning af A- indkomst og A-skat. Dokumentation sker via udskrift fra eIndkomstsystemet. 2. Dokumentation for overholdelse af forpligtelsen Der skelnes i nærværende arbejdsklausul mellem krav til dokumentation og krav til redegørelse. 2.1. Dokumentation Leverandøren har bevisbyrden for at forpligtelsen jf. klausulens afsnit. 1 er overholdt, og Fredericia Kommune kan på forlangende kræve at se dokumentation for Leverandørens og dennes underleverandørers overholdelse heraf. Kommunen kan kræve dokumentation direkte fra Leverandørens eller dennes underleverandørers medarbejdere. Relevant dokumentation skal som minimum omfatte lønsedler, E-indkomstkvittering lønregnskaber, opholds- og arbejdstilladelser og ansættelsesbeviser samt den referenceramme Leverandøren har anvendt i forbindelse med fastsættelsen af løn- og arbejdsvilkår for de ansatte. Herudover kan Fredericia Kommune i den konkrete sag anmode Leverandøren om at fremsende andre relevante dokumenter. 2.2. Redegørelse Såfremt Fredericia Kommune har en mistanke om overtrædelse, skal Leverandøren efter påkrav, fremsende en fyldestgørende redegørelse. Parterne har endvidere pligt til egenhændigt at orientere hinanden, ved mistanke om manglende overholdelse af arbejdsklausulen. Leverandøren skal som minimum redegøre for, under hvilke forhold og/eller metoder de tjenesteydelser, der indgår til opfyldelsen af Kontrakten, er fremstillet. Fredericia Kommune kan i den konkrete sag anmode Leverandøren om at uddybe andre relevante forhold. Fredericia Kommune kan i de konkrete kontrakter stille krav til dokumentation. Dokumentationen skal være Fredericia Kommune i hænde senest 5 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Redegørelsen skal være Kommunen i hænde senest 10 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. 2.3 Videregivelse af dokumentation Fredericia Kommune kan efter konkret vurdering videregive informationer som tjener som dokumentation for overholdelse af kravene i Arbejdsklausulen, jf. afsnit 2.1 til SKAT, Arbejdstilsynet eller de overenskomstbærende organisationer, såfremt videregivelsen vurderes at være af væsentlig betydning for myndighedernes og organisationernes virksomhed. Fredericia Kommune kan efter konkret vurdering videregive informationer, som tjener som dokumentation for opretholdelse af kravene i Arbejdsklausulen jf. afsnit 2.1. til politiet, såfremt der er mistanke om et begået strafbart forhold. 3. Sanktion for manglende overholdelse af forpligtelsen Leverandørens eller dennes underleverandørers væsentlige overtrædelser af Arbejdsklausulen vil altid berettige Fredericia Kommune til at ophæve kontrakten helt eller delvist. Ifalder Leverandøren nedenstående sanktioner eller andre misligholdelsesbeføjelser, fritages denne ikke for pligten til at opfylde kontrakten. 3.1. Sanktioner ved Leverandørens overtrædelse Fredericia Kommune er berettiget til at tilbageholde vederlag med henblik på at tilgodese berettigede krav fra Leverandørens eller underleverandørers ansatte. Fredericia Kommune kan fastsætte bodsbestemmelser i de konkrete kontrakter. Ved konkret bodsfastsættelse lægges vægt på følgende: • Kontraktens genstand og størrelse • Overtrædelsens karakter og omfang • Leverandørens egen medvirken til at bringe overtrædelsen til ophør. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag. |
4. Kontrolforanstaltninger Fredericia Kommune - eller en af Fredericia Kommune godkendt tredjepart - vil i kontraktens løbetid løbende kunne gennemføre forskellige kontrolforanstaltninger, eksempelvis foretage uanmeldte kontrolbesøg på arbejdspladsen for at sikre overholdelse af Arbejdsklausulen. |
E-handelsansvarlig: Controller Xxxx Xxxxxxxx 7210 7383 |
Faglig ansvarlig: Voksenområdet: Administrativ sagsbehandler Xxxx Xxxxx Xxxx Xxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx 7211 3398 Børneområdet: Fysioterapeut Xxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxx.xxxx@xxxxxxxxxx.xx 20708339 |
Kommune: Ikast-Brande Kommune CVR-nr.: 29189617 |
Adresse: Xxxxxxxxxxxxx 0 0000 Xxxxx |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Udbudskonsulent, Xxxxx Xxxxxx Xxx.xx.: 0000 0000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle afdelinger og institutioner under Ikast-Brande Kommune. |
Eventuelle særlige forhold: Området e-handles ikke. |
Faglig ansvarlig: |
Kommune: Middelfart Kommune |
Adresse: Xxxxxx 0 0000 Xxxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Udbudskonsulent Xxxxx Xxxxxx Xxxxxx Xxxxx.xxxxxxxxxxxx@xxxxxxxxxx.xx 8888 5099 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle afdelinger under Middelfart Kommune |
Eventuelle særlige forhold: |
Faglig ansvarlig: Sagsbehandler Elis Kruse Xxxx.xxxxx@xxxxxxxxxx.xx 8888 4703 |
Kommune: Odense Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx C |
Hoved xxx.xx.: 00 00 00 00 |
Aftaleansvarlig: Xxxxxxx Xxxxxxxx xxx@xxxxxx.xx |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle |
Eventuelle særlige forhold: |
Faglig ansvarlig: Xxxx Xxxxxxxxx xxx@xxxxxx.xx |
Kommune: Randers Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx X |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Udbudskonsulent Xxxxxx Xxxxxx 8915 1241 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle afdelinger og institutioner under Randers Kommune er omfattet af udbuddet. |
Eventuelle særlige forhold: |
Faglig ansvarlig: Xxxxxxxx X. Xxxxxxxx Tlf. 00 00 00 00 |
Kommune: Silkeborg Kommune |
Adresse: Xxxxx 0 0000 Xxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00 00 00 00 |
Aftaleansvarlig: Xxxxx Xxxxxxxxxxx Skræm xxx@xxxxxxxxx.xx 8970 1621 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle afdelinger og institutioner |
Eventuelle særlige forhold: |
Faglig ansvarlig: |
Kommune: Vejle Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxx 0 0000 Xxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00000000 |
Aftaleansvarlig: Udbudskonsulent Xxxxxxxx X. Xxxxxxx Mail: xxxxx@xxxxx.xx Tlf.: 00000000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle afdelinger under Vejle Kommune |
Eventuelle særlige forhold: |
Faglig ansvarlig: Xxxxxx Xxxxxx Xxx.: 00000000 |
Kommune: Herning |
Adresse: Xxxxxx 0000 Xxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00000000 |
Aftaleansvarlig: Udbudskonsulent Xxxxx Xxxxxxxxx Mail: xxxxx.xxxxxxxxx@xxxxxxx.xx |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Herning Kommune |
Eventuelle særlige forhold: |
Faglig ansvarlig: Xxxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxx |
Kommune: Kolding Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxx 0 0000 Xxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Udbudskonsulent, Xxxxxxx X. Xxxxxxxxx Mail: xxxxx@xxxxxxx.xx Tlf.: 0000 0000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle afdelinger under Kolding Kommune |
Eventuelle særlige forhold: Krav til fakturering og fakturaopsætning: Leverandøren skal kunne håndtere differentierede køberordrenumre i henhold til kundens ønsker. Hver faktura skal opdeles således, at der skal være en fakturalinje pr. varenr. indeholdende varenr. varenavn, mængde og art samt pris pr. enhed og momsangivelse. Leverandøren skal som minimum kunne anvende de standardfelter, som xxx.xxxx.xx henviser til, når de sender elektroniske fakturaer til kommunen. F.eks. Købers ordrenr., sælgeres ordrenr., ydelsesmodtager, yderligere beskrivelser osv. HMI-numre skal fremgå af feltet yderligere oplysninger / InvoiceLine>Note CPR-numre skal fremgå af feltet ydelsesmodtager / CompanyID/ScemeID Leverandøren skal medsende eventuelle supplerende dokumenter som OIOUBL (aktuel standard) sammen med fakturaen. Leverandøren skal på forlangende og inden kontraktstart, fremsende en prøvefaktura, så fakturakrav kan kontrolleres. Såfremt der under opfølgning af aftalen viser sig at være et tilgodehavende hos leverandøren, skal kreditnota fremsendes til det EAN-nummer, der fremgår af underretningsskrivelsen fra Kolding Kommune. Vær opmærksom på, at dette ikke nødvendigvis er det samme EAN-nummer, som ydelsen er bestilt fra. |
Faglig ansvarlig: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxx, Koordinerende ergoterapeut, Hjælpemiddelafdelingen Mail: xxxx@xxxxxxx.xx Tlf.: 0000 0000 |
Bilag 5 – Forretningslokale
Tilbudsgiver bekræfter hermed, at denne har eller vil etablere forretningslokale i henhold til kravspecifikationens punkt 3.6 samt kravene i udbudsmaterialets punkt 1.3 om geografisk placering af forretningslokale.
Dato Underskrift
Ifald tilbudsgiver allerede er etableret med forretningslokale oplyses her forretningsadresse: [Navn]
[Adresse] [Postnr.] [By]
Ifald tilbudsgiver ikke på tidspunkt for tilbudsafgivelse er etableret med forretningslokaler i henhold til de geografiske krav i udbudsmaterialets punkt 3, fremsendes detaljerede oplysninger omkring lokale til ordregiver i henhold til udbudsmaterialets Bilag 2 Kravspecifikation.