Databehandleraftale

1. Denne aftale fastsætter de rettigheder og forpligtelser, som finder anvendelse, når databe- handleren foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

2. Aftalen er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa- Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysi- ske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af så- danne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (Databeskyttelsesforordningen), som stiller specifikke krav til indholdet af en databehandleraftale.

3. Databehandlerens behandling af personoplysninger sker med henblik på opfyldelse af

parternes ”hovedaftale”: Leveringsaftale om EQ Work® Arbejdsmiljøsiden.

4. Databehandleraftalen og ”hovedaftalen” er indbyrdes afhængige, og kan ikke opsiges sær- skilt. Databehandleraftalen kan dog – uden at opsige ”hovedaftalen” – erstattes af en an- den gyldig databehandleraftale.

5. Denne databehandleraftale har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i

andre aftaler mellem parterne, herunder i ”hovedaftalen”.

6. Til denne aftale hører fire bilag. Bilagene fungerer som en integreret del af databehandler- aftalen.

7. Databehandleraftalens Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen, herun- der om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af re- gistrerede og varighed af behandlingen.

8. Databehandleraftalens Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for, at databe- handleren kan gøre brug af eventuelle underdatabehandlere, samt en liste over de eventu- elle underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt.

9. Databehandleraftalens bilag C indeholder en nærmere instruks om, hvilken behandling da- tabehandleren skal foretage på vegne af den dataansvarlige (behandlingens genstand), hvilke sikkerhedsforanstaltninger, der som minimum skal iagttages, samt hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

10. Databehandleraftalen med tilhørende bilag opbevares skriftligt, herunder elektronisk af begge parter.

11. Denne databehandleraftale frigør ikke databehandleren for forpligtelser, som efter data- beskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning direkte er pålagt databehandleren.

3 Den dataansvarliges forpligtelser og rettigheder

1. Den dataansvarlige har overfor omverdenen (herunder den registrerede) som udgangs- punkt ansvaret for, at behandlingen af personoplysninger sker indenfor rammerne af data- beskyttelsesforordningen og databeskyttelsesloven.

2. Den dataansvarlige har derfor både rettighederne og forpligtelserne til at træffe beslutnin- ger om, til hvilke formål og med hvilke hjælpemidler der må foretages behandling.

3. Den dataansvarlige er blandt andet ansvarlig for, at der foreligger hjemmel til den behand- ling, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Dataansvarlig indestår for, at denne lovligt kan behandle de oplysninger, som dataansvar- liggiver databehandler instruks til at behandle.

Dataansvarlig forpligtiger sig til at udøve god databehandlingsskik, herunder at dataansvar- ligsikrer eget udstyr og infrastruktur på en sådan måde, at dette ikke udgør en risiko for databehandler’ overholdelse af dennes forpligtelser. Eksempel – afhængig af hvad der le- veres: Dette omfatter blandet andet sikring af dataansvarliges netværk, slutpunkts beskyt- telse af enheder med antivirus og firewalls, struktureret og sikker håndtering af brugerkonti og adgange, sikring af backups og afprøvning af mulighed for at gendanne data.

Dataansvarlig er pligtig til at evt. tredjeparter der optræder på dataansvarliges vegne, ef- terlever de samme forpligtelser som dataansvarliges. Dataansvarlig er pligtig til at sikre, at der ikke foretages indgreb eller operationer, som kan kompromittere eller besværliggøre databehandler’ databehandling, uden forudgående godkendelse fra databehandler.

4 Databehandleren handler efter instruks

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter data- behandlerens mening er i strid med databeskyttelsesforordningen eller databeskyttelses- bestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

5 Fortrolighed

1. Databehandleren sikrer, at kun de personer, der aktuelt er autoriseret hertil, har adgang til de personoplysninger, der behandles på vegne af den dataansvarlige. Adgangen til oplys- ningerne skal derfor straks lukkes ned, hvis autorisationen fratages eller udløber.

2. Der må alene autoriseres personer, for hvem det er nødvendigt at have adgang til person- oplysningerne for at kunne opfylde databehandlerens forpligtelser overfor den dataansvar- lige.

3. Databehandleren sikrer, at de personer, der er autoriseret til at behandle personoplys- ninger på vegne af den dataansvarlige, har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt.

4. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de rele- vante medarbejdere er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6 Behandlingssikkerhed

1. Databehandleren iværksætter alle foranstaltninger, som kræves i henhold til databeskyt- telsesforordningens artikel 32, hvoraf det bl.a. fremgår, at der under hensyntagen til det aktuelle niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karak- ter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder skal gennemføres passende tekni- ske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til disse risici.

2. Ovenstående forpligtelse indebærer, at databehandleren skal foretage en risikovurdering, og herefter gennemføre foranstaltninger for at imødegå identificerede risici. Der kan her- under bl.a., alt efter hvad der er relevant, være tale om følgende foranstaltninger:

a. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

b. Evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og – tjenester

c. Evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysnin- ger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

d. En procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikker- hed

3. Databehandleren skal i forbindelse med ovenstående – i alle tilfælde – som minimum iværksætte det sikkerhedsniveau og de foranstaltninger, som er specificeret nærmere i denne aftales Bilag C.

4. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lign. i forbindelse med den dataansvarliges eller databehandlerens efterfølgende krav om etablering af yderligere sik- kerhedsforanstaltninger vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.

7 Anvendelse af underdatabehandlere

1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforord- ningens artikel 28, stk. 2 og 4, for at gøre brug af en anden databehandler (underdatabe- handler).

2. Databehandleren må således ikke gøre brug af en anden databehandler (underdatabe- handler) til opfyldelse af databehandleraftalen uden forudgående specifik eller generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

3. I tilfælde af generel skriftlig godkendelse skal databehandleren underrette den dataan- svarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer.

4. Den dataansvarliges nærmere betingelser for databehandlerens brug af eventuelle under- databehandlere fremgår af denne aftales Bilag B.

5. Den dataansvarliges eventuelle godkendelse af specifikke underdatabehandlere er anført i denne aftales Bilag B.

6. Når databehandleren har den dataansvarliges godkendelse til at gøre brug af en under- databehandler, sørger databehandleren for at pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der er fastsat i denne databehandleraf- tale, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller med- lemsstaternes nationale ret, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at un- derdatabehandleren vil gennemføre de passende tekniske og organisatoriske foranstalt- ninger på en sådan måde, at behandlingen opfylder kravene i databeskyttelsesforordnin- gen.

Databehandleren er således ansvarlig for – igennem indgåelsen af en underdatabehandler- aftale – at pålægge en eventuel underdatabehandler mindst de forpligtelser, som databe- handleren selv er underlagt efter databeskyttelsesreglerne og denne databehandleraftale med tilhørende bilag.

7. Underdatabehandleraftalen og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den da- taansvarliges anmodning herom - i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulig- hed for at sikre sig, at der er indgået en gyldig aftale mellem databehandleren og underda- tabehandleren. Eventuelle kommercielle vilkår, eksempelvis priser, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den da- taansvarlige.

8. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den data- ansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder og gøre dem gældende over for

underdatabehandleren, f.eks. så den dataansvarlige kan instruere underdatabehandleren om at foretage sletning eller tilbagelevering af oplysninger.

9. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underda- tabehandlerens forpligtelser.

8 Overførsel af oplysninger til tredjelande eller internationale organisatio- ner

1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder for så vidt angår overførsel (overladelse, videregivelse samt intern anvendelse) af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisatio- ner, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt; i så fald underretter databehandleren den dataan- svarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forby- der en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser, jf. art 28, stk. 3, litra a.

2. Uden den dataansvarliges instruks eller godkendelse kan databehandleren – indenfor ram- merne af databehandleraftalen - derfor bl.a. ikke;

a. videregive personoplysningerne til en dataansvarlig i et tredjeland eller i en inter- national organisation,

b. overlade behandlingen af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredje- land,

c. lade oplysningerne behandle i en anden af databehandlerens afdelinger, som er placeret i et tredjeland.

3. Den dataansvarliges eventuelle instruks eller godkendelse af, at der foretages overførsel af personoplysninger til et tredjeland, vil fremgå af denne aftales bilag c.

9 Bistand til den dataansvarlige

1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udø- velsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapi- tel 3.

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbin- delse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede

b. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede

c. den registreredes indsigtsret

d. retten til berigtigelse

e. retten til sletning (»retten til at blive glemt«)

f. retten til begrænsning af behandling

g. underretningspligt i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysnin- ger eller begrænsning af behandling

h. retten til dataportabilitet

i. retten til indsigelse

j. retten til at gøre indsigelse mod resultatet af automatiske individuelle afgørelser, herunder profilering

2. Databehandleren bistår den dataansvarlige med at sikre overholdelse af den dataansvar- liges forpligtelser i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 32-36 under hensyn- tagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehand- leren, jf. art 28, stk. 3, litra f.

Dette indebærer, at databehandleren under hensyntagen til behandlingens karakter skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

a. forpligtelsen til at gennemføre passende tekniske og organisatoriske foranstaltnin- ger for at sikre et sikkerhedsniveau, der passer til de risici, der er forbundet med behandlingen

b. forpligtelsen til at anmelde brud på persondatasikkerheden til tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at den dataansvarlige er blevet bekendt med bruddet, medmindre at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers ret- tigheder eller frihedsrettigheder.

c. forpligtelsen til – uden unødig forsinkelse – at underrette den/de registrerede om brud på persondatasikkerheden, når et sådant brud sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

d. forpligtelsen til at gennemføre en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse, hvis en type behandling sandsynligvis vil indebære en høj risiko for fysiske perso- ners rettigheder og frihedsrettigheder

e. forpligtelsen til at høre tilsynsmyndigheden (Datatilsynet) inden behandling, så- fremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse eller lignende i forbindelse med databehandlerens bistand til den dataansvarlige vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.

10 Underretning om brud på persondatasikkerheden

1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket brud på persondatasikkerheden hos databehandleren eller en eventuel underdatabehandler.

Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 36 timer efter at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige har mulighed for at efterleve sin eventuelle forpligtelse til at anmelde bruddet til tilsynsmyndigheden indenfor 72 timer.

2. I overensstemmelse med denne aftales afsnit 10.2., litra b, skal databehandleren - under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for denne – bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til tilsynsmyndigheden. Det kan betyde, at databehandleren bl.a. skal hjælpe med at tilvejebringe nedenstående oplysninger, som efter databeskyttelsesforordningens artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse til tilsynsmyndigheden:

a. Karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, ka- tegorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

b. Sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

c. Foranstaltninger, som er truffet eller foreslås truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder hvis det er relevant, foranstaltninger for at be- grænse dets mulige skadevirkninger

3. Gensidig underretningspligt

Såfremt databehandler modtager henvendelser fra tredjepart vedrørende indholdet i data, der stammer fra dataansvarliges systemer, skal databehandler videresende disse henven- delser eller henvise til dataansvarlig.

Dataansvarlig skal videresende henvendelser og oplysninger til databehandler, som angår databehandlers konkrete databehandling.

Databehandler skal orientere dataansvarliges fravigelser af de givne instrukser vedr. be- handlingen. Specielt skal afvigelser, der kan kompromittere datas korrekthed oplyses. Hvis der er mistanke om eller indtræffer hændelser, som indikerer et brud på fortroligheden, skal dette straks meddeles til den anden part.

11 Sletning og tilbagelevering af oplysninger

1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling forpligtes databehandleren til, efter den dataansvarliges valg, at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger til den data- ansvarlige, samt at slette eksisterende kopier, medmindre EU-retten eller national ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

12 Tilsyn og revision

1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise databehandle- rens overholdelse af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og denne aftale, til rådig- hed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder in- spektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndi- get af den dataansvarlige.

2. Den nærmere procedure for den dataansvarliges tilsyn med databehandleren fremgår af denne aftales bilag c.

3. Den dataansvarliges tilsyn med eventuelle underdatabehandlere sker som udgangspunkt gennem databehandleren. Den nærmere procedure herfor fremgår af denne aftales bilag c.

4. Databehandleren er forpligtet til at give myndigheder, der efter den til enhver tid gældende lovgivning har adgang til den dataansvarliges og databehandlerens faciliteter, eller repræ- sentanter, der optræder på myndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske fa- ciliteter mod behørig legitimation.

13 Parternes aftaler om andre forhold

1. En eventuel (særlig) regulering af konsekvenserne af parternes misligholdelse af databe- handleraftalen vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales Fejl! Henvis- ningskilde ikke fundet..

2. En eventuel regulering af andre forhold mellem parterne vil fremgå af parternes ”hovedaf- tale” eller af denne aftales Fejl! Henvisningskilde ikke fundet..

14 Ikrafttræden og ophør

1. Denne aftale træder i kraft ved begge parters underskrift heraf.

2. Aftalen kan af begge parter kræves genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæs- sigheder i aftalen giver anledning hertil.

3. Parternes eventuelle regulering/aftale om vederlæggelse, betingelser eller lignende i for- bindelse med ændringer af denne aftale vil fremgå af parternes ”hovedaftale” eller af denne aftales bilag D.

4. Opsigelse af databehandleraftalen kan ske i henhold til de opsigelsesvilkår, inkl. opsigelses-

varsel, som fremgår af ”hovedaftalen”.

5. Aftalen er gældende, så længe behandlingen består. Uanset ”hovedaftalens” og/eller data-

behandleraftalens opsigelse, vil databehandleraftalen forblive i kraft frem til behandlingens

ophør og oplysningernes sletning hos databehandleren og eventuelle underdatabehand- lere.

6. Tiltrædelse

På vegne af den dataansvarlige På vegne af databehandleren

Køber af	EQ Work® Arbejdsmiljøsiden
Stilling:	Ansvarlig administrator

Navn:	Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
Stilling:	Direktør
Dato:	28.01.2020
Underskrift:

15 Kontaktpersoner/kontaktpunkter hos den dataansvarlige og databe- handleren

1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner/kontaktpunkter:

2. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontakt- personen/kontaktpunktet.

Navn:	Køber af EQ Work® Arbejds- miljøsiden
Stilling:	Ansvarlig administrator
Telefon- nummer:	Se CRM
E-mail:	Se CRM

Navn:	Xxxxxxx Xxxxxxx Xxxxxxx
Stilling:	Direktør
Telefon- nummer:	00 00 00 00
E-mail:	xx@xxxxxxxx.xx

Bilag A Oplysninger om behandlingen

Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvar- lige er:

- Hosting af dataansvarliges IT-system EQ Work® Arbejdsmiljøsiden

- Support af IT-systemet, herunder oprettelse af hovedbruger

Databehandler handler alene efter instruks fra dataansvarlig eller som følge af konkrete regler vedr. arbejdsmiljø.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig pri- mært om (karakteren af behandlingen):

De data, der behandles, er ikke følsomme data, kun oplysninger vedr. virksomheden, der har an- skaffet EQ Work® Arbejdsmiljøsiden. Data opbevares i database ved Microsoft Azure.

Typer af databehandling omfatter levering af hosting, systemforbedringer og backup. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede: Ingen.

Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede:

Ingen.

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbe- gyndes efter denne aftales ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed:

Behandlingen er ikke tidsbegrænset og varer indtil aftalen opsiges eller ophæves af en af par- terne.

Databehandlingsaftalen gælder ved brug af systemet. Databehandlingsaftalen kan alene opsiges eller ophøre parallelt med den aftale, som databehandlingsaftalen er indgået i relation til. Ved af- talens ophør forpligter databehandler sig til efter dataansvarliges valg at slette eller tilbagelevere alle personoplysninger og slette eksisterende kopier medmindre gældende lovgivning og regler foreskriver lagring af oplysningerne.

Databehandler skal på dataansvarliges vegne og efter dataansvarliges instruks opbevare data, herunder logfiler, i op til 6 måneder medmindre dataansvarliges instruerer databehandler til en længere opbevaringstid for at sikre servicens drift, at dette følger af særskilt aftale eller lovgiv- ningsmæssige forhold.

Bilag B Betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og liste over godkendte underdatabehandlere

B.1 Betingelser for databehandlerens brug af eventuelle underdatabehandlere Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til at gøre brug af underdatabe- handlere. Databehandleren skal dog underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte æn- dringer vedrørende tilføjelse eller erstatning af andre databehandlere og derved give den dataan- svarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer. En sådan underretning skal være den dataansvarlige i hænde minimum 3 måneder før anvendelsen eller ændringen skal træde i kraft. Såfremt den dataansvarlige har indsigelser mod ændringerne, skal den dataansvarlige give meddelelse herom til databehandleren inden 14 dage efter modtagelsen af underretningen. Den dataansvarlige kan alene gøre indsigelse, såfremt den dataansvarlige har rimelige, konkrete årsager hertil.

B.2 Godkendte underdatabehandlere

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden godkendt anvendelsen af følgende underdatabehandler Microsoft Danmark ApS.

Navn

CVR-nr.

Adresse

Beskrivelse af behandling

Microsoft Danmark

ApS

13612870

Kanalvej 7

2800 Kongens Lyngby

Opbevaring af besvarelse i Microsoft Azure.

Den dataansvarlige har ved databehandleraftalens ikrafttræden specifikt godkendt anvendelsen af ovennævnte underdatabehandlere til netop den behandling, som er beskrevet ud for parten. Da- tabehandleren kan ikke – uden den dataansvarliges specifikke og skriftlige godkendelse – anvende den enkelte underdatabehandler til en ”anden” behandling and aftalt eller lade en anden underda- tabehandler foretage den beskrevne behandling.

Bilag C Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

C.1 Behandlingens genstand/ instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

- Hosting af dataansvarliges IT-system EQ Work® Arbejdsmiljøsiden

- Support af IT-systemet, herunder oprettelse af hovedbruger

Databehandler handler alene efter instruks fra dataansvarlig eller som følge af konkrete regler vedr. arbejdsmiljø.

De data, der behandles, er ikke følsomme data, kun oplysninger vedr. virksomheden, der har an- skaffet EQ Work® Arbejdsmiljøsiden. Data opbevares i database ved Microsoft Azure.

Typer af databehandling omfatter levering af hosting, systemforbedringer og backup.

C.2 Behandlingssikkerhed

Databehandleren er berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og orga- nisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal anvendes for at skabe det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau omkring oplysningerne.

Databehandleren skal dog – i alle tilfælde og som minimum – gennemføre følgende foranstaltnin- ger, som er aftalt med den dataansvarlige (på baggrund af den risikovurdering den dataansvarlige har foretaget):

- EQ Work® Arbejdsmiljøsiden er placeret med Wildcard SSL-certifikat og inkluderer krypte- ring af systemet

- Databehandler har iværksat og opretholder organisatoriske, administrative og it-tekniske foranstaltninger, som forhindrer, at de behandlede data hændeligt eller ulovligt tilintetgø- res, fortabes, forringes, kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt be- handles i strid med lov om behandling af personoplysninger.

- Databehandler tilsikrer at dennes medarbejdere er pålagt tavshedspligt i relation til be- handlingen af person-data, herunder ikke-følsomme personoplysninger, som disse får ad- gang til i forbi med databehandlingen.

- Databehandler kan lade databehandlingen ske helt eller delvist fra hjemmearbejdspladser eller fra lokaler, som Databehandler ikke fast driver virksomhed fra, men er forpligtet til at sikre kryptering af persondata-kommunikation via åbne net.

- Data opbevares i Microsoft Azure i Nordeuropa. Databehandler kan ikke diktere opbeva- ringen af data.

- Databehandler må ikke gemme data i større systematisk omfang, som medfører at person-

datalovens §41 stk. 4 (”Krigsreglen”) kan finde anvendelse.

- Dataansvarlig indestår for, at denne lovligt kan behandle de oplysninger, som dataansvarlig giver databehandler instruks til at behandle.

- Dataansvarlig forpligtiger sig til at udøve god databehandlingsskik, herunder at dataansvar- lig sikrer eget udstyr og infrastruktur på en sådan måde, at dette ikke udgør en risiko for databehandlers overholdelse af dennes forpligtelser. Eksempel – afhængig af hvad der le- veres: Dette omfatter blandet andet sikring af dataansvarlig’ netværk, slutpunkts beskyt- telse af enheder med antivirus og firewalls, struktureret og sikker håndtering af brugerkonti og adgange, sikring af backups og afprøvning af mulighed for at gendanne data.

- Dataansvarlig er pligtig til at evt. tredjeparter der optræder på dataansvarlig’ vegne, efter- lever de samme forpligtelser som dataansvarlig. Dataansvarlig er pligtig til at sikre, at der ikke foretages indgreb eller operationer, som kan kompromittere eller besværliggøre Da- tabehandler’ databehandling, uden forudgående godkendelse fra databehandler.

C.3 Opbevaringsperiode/sletterutine

Databehandler skal på Dataansvarlig’ vegne og efter Dataansvarlig’ instruks opbevare data, herun- der logfiler, i op til 6 måneder medmindre Dataansvarlig’ instruerer Databehandler til en længere opbevaringstid for at sikre servicens drift, at dette følger af særskilt aftale eller lovgivningsmæssige forhold.

C.4 Lokalitet for behandling

Behandling af de i aftalen omfattede personoplysninger kan ikke uden den dataansvarliges forud- gående skriftlige godkendelse ske på andre lokaliteter end de følgende:

• Microsoft Azure database i Nordeuropa

C.5 Instruks eller godkendelse vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande Databehandler overfører ikke personoplysninger data til tredjeland uden samtykke fra Dataansvar- lig.

C.6 Nærmere procedurer for den dataansvarliges tilsyn med den behandling, som foretages hos databehandleren

Databehandler skal på dataansvarliges anmodning give dataansvarlig tilstrækkelige oplysninger til, at denne kan påse, at de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger er truffet. Databehandler skal give de nødvendige oplysninger om databehandlingen til at dataansvarlig kan tjekke om databehandler overholder sine forpligtelser, samt at databehandler har truffet de nævnte tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger. Databehandler bistår dataansvarlig med at kunne opfylde sine forpligtelser overfor tredjepart i fornødent omfang (hvis f.eks. nogle ønsker indsigt).

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med et fysisk tilsyn afholdes af den dataan- svarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig for, at den dataansvarlige kan gennemføre sit tilsyn.

Xxxxxx EQ ApS forventer at blive certificeret i 2020, hvori tilsyn fra et eksternt bureau vil blive gen- nemført. Certifikatet vil blive tilgængeligt på xxx.xxxxxxxx.xx efter certificeringen.

C.7 Nærmere procedurer for tilsynet med den behandling, som foretages hos eventuelle un- derdatabehandlere

Underdatabehandlers system kan auditeres ved databehandler, såfremt dette ønskes.

Document Metadata

Table of Contents

Databehandleraftale

Document Metadata