Udbudsbetingelser EU-UDBUD Varer Vælg et element. På indkøb og levering af [udbuddets navn] til [ordregiver]
I
KA
Skabelon
Udbudsbetingelser og rammeaftale – Varer
Begrænset udbud og udbud med forhandling
Opdateret april 2023
Udbudsbetingelser
EU-UDBUD
Varer
Vælg et element.
På indkøb og levering af
[udbuddets navn]
til [ordregiver]
Kapitel I – Generelt om udbuddet 7
3.2 Omfattede enheder og institutioner 8
3.4 Ordregivers pligt til at anvende den udbudte aftale 9
3.7 Tildeling af ordrer på rammeaftaler med flere leverandører 10
Kapitel II – Prækvalifikation 12
7.1 Økonomisk og finansiel formåen 13
7.2 Teknisk og/eller faglig formåen 13
7.3 Dokumentation for udelukkelse og egnethed (ESPD) 13
7.5 Ansøger baserer sig på andre enheders formåen 14
7.6 Særlig udelukkelse på baggrund af russisk ejerskab eller etablering 14
9 Underretning om resultatet af prækvalifikationen 15
10.3 Ejendomsret og betaling for tilbud 16
12.2 Om det indledende tilbud 18
12.3 Om [forhandlingsmødet/forhandlingsmøderne] 19
12.4 Om tilbudsfasen for det endelige tilbud 20
13.1 Tildelingskriterium og underkriterier 21
13.3 Vareprøver og afprøvning 25
13.4 Indhentning af dokumentation 26
14 Underretning om resultatet af udbuddet 27
Bilag X til udbudsbetingelser 28
Tilbudsgivers forhandlingstemaer 29
4.3 Tildeling af ordrer på parallelle aftaler 42
9.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger 54
9.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger 55
14.2 Forsinkelse af enkelte ordrer 60
19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser 67
19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser 67
Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 71
Bilag 2 – Kravspecifikation 72
Bilag 5 – Tro- og loveerklæring 76
Nærværende skabelon er vejledende og ikke udtryk for, hvordan de konkrete udbud skal formuleres eller opbygges. Det er således altid nødvendigt at foretage en konkret vurdering og tilpasning af det indholdsmæssige i forhold til det aktuelle udbud!
Den grønne tekst i skabelonen er vejledende og skal slettes, inden udbudsmaterialet offentliggøres.
Den røde tekst i skabelonen markerer steder, hvor brugeren skal indsætte sine egne oplysninger eller tekst.
Den blå tekst i skabelonen markerer, at der er alternativer i skabelonen, som brugeren skal tage stilling til, inden udbudsmaterialet offentliggøres.
Når materialet offentliggøres, skal brugeren have foretaget alle de valg, der er markeret med farvet tekst, og det endelige udbudsmateriale skal derfor ikke indeholde farvet tekst.
Kapitel I – Generelt om udbuddet
1Indledning
Udbuddet vedrører indkøb og levering [indsæt udbuddets navn] til [indsæt ordregivers navn].
Udbuddet gennemføres som Vælg et element., jf. Vælg et element., hvilket betyder at alle interesserede tilbudsgivere kan indsende en ansøgning om deltagelse i udbuddet. Ordregiver vil prækvalificere [x] ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud. (Jf. udbudslovens § 145, skal der ved begrænset udbud som minimum prækvalificeres 5 ansøgere, mens der ved udbud med forhandling som minimum skal prækvalificeres 3 ansøgere. Overvej om antallet skal angives i et interval.)
Udbudsmaterialet består af:
Udbudsbekendtgørelse
Udbudsbetingelser, herunder ESPD (fælles europæisk udbudsdokument)
Bilag X til udbudsbetingelser
Kontrakt med bilag [indsæt bilagsnumre]
Aftale(r) med vindende tilbudsgiver(e) skal indgås på baggrund af den vedlagte rammeaftale.
Ansøgere gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Ansøgere opfordres derfor til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.
Udbudsmaterialet er offentliggjort via ordregivers elektroniske udbudssystem: [indsæt navn på elektronisk udbudssystem] (i det følgende kaldet udbudssystemet).
Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til [kontaktdata til elektronisk udbudssystem].
2Ordregiver
Ordregiver er:
[Indsæt navn på ordregiver]
[(Alternativt, hvis udbuddet gennemføres i et indkøbsfællesskab) Udbuddet gennemføres af [indsæt navn på indkøbsansvarlig] på vegne af [indsæt navnet på indkøbsfællesskabet og de deltagende myndigheder].]
Ordregivers kontaktperson er: [Indsæt kontaktoplysninger]. (Dette kan slettes, hvis det fx fremgår af udbudssystemet).
3Udbuddets omfang
3.1Produkter
Udbuddet vedrører indkøb og levering af [indsæt generel beskrivelse af de omfattede produkter og varegrupper] til ordregiver.
Undtaget fra udbuddet er [anfør de varegrupper, som er undtaget fra udbuddet], da disse er omfattet af andre aftaler. (Kun såfremt en eller flere varegrupper er undtaget fra udbuddet – ellers udgår afsnittet).
For nærmere beskrivelse af de udbudte produkter og varegrupper, herunder de krav varerne skal opfylde, henvises til kravspecifikation (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3) samt eventuelle rettelser og besvarelse af spørgsmål.
3.2Omfattede enheder og institutioner
De omfattede enheder og institutioner fremgår af aftalens pkt. 4.1.
3.3Aftalens værdi
(Der skal, ved udarbejdelsen af udbudsbekendtgørelsen angives den anslåede mængde eller den anslåede værdi af de varer, der skal leveres i henhold til den udbudte aftale. Forpligtelsen forbundet hermed, er opfyldt ved angivelse af ét samlet beløb for hele udbuddet.
Derudover, skal der i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsbetingelserne angives den maksimale mængde eller maksimale værdi af de varer, der skal leveres i henhold til den udbudte aftale.
Denne opdeling imellem anslået og maksimal, giver mulighed for:
at være reel i sine anslåede mængder/værdier, ud fra hvad der faktisk forventes at være behov for
at indarbejde en buffer i den maksimale mængde/værdi, således at aftalen ikke får udtømt sin virkning før tid, skulle noget uforudset opstå i aftaleperioden.)
Den forventede omsætning på aftalen udgør: [indsæt den samlede anslåede mængde/værdi]. Det estimerede forbrug inden for de forskellige produkter fremgår af tilbudslisten.
Den forventede omsætning på aftalen er udregnet på baggrund af tidligere aktivitet/forbrug og forventede aktivitets-/forbrugsændringer med de forudsætninger, der kendes på udbudstidspunktet. Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.
Den samlede maksimale [mængde/værdi] for hele aftalens løbetid er beregnet ud fra ordregivers anslåede omsætning + [indsæt % værdi]. Dvs. den maksimale omsætning på aftalen er [indsæt den maksimale mængde/værdi].
I beregningen af den maksimale [mængde/værdi] er der særligt taget højde for [indsæt begrundelse, fx prisudvikling, usikkerhed om behov, pandemier, politiske beslutninger, innovation, bæredygtighed].
3.4Ordregivers pligt til at anvende den udbudte aftale
Aftalen er [forpligtende/frivillig] at anvende for de omfattede enheder, jf. dog aftalens pkt. 4.1.
Aftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen.
Den forventede omsætning er således ikke bindende for ordregiver. Tilsvarende gælder for mængder angivet i tilbudslisten.
3.5Delaftaler
[Alternativ 1: Udbuddet er opdelt i følgende delaftaler:
Delaftale 1: [indsæt beskrivelse af delaftale og de omfattede institutioner/varer (evt. opdelt i varegrupper) samt beskrivelse af eventuelle optioner.]
Anslået [mængde/værdi]: [indsæt forventet mængde/værdi].
Maksimal [mængde/værdi]: [indsæt maksimal mængde/værdi].
Forventede antal leverandører på delaftalen: [indsæt antal leverandører]
Delaftale 2: [indsæt beskrivelse af delaftale og de omfattede institutioner/varer (evt. opdelt i varegrupper) samt beskrivelse af eventuelle optioner.]
Anslået [mængde/værdi]: [indsæt forventet mængde/værdi].
Maksimal [mængde/værdi]: [indsæt maksimal mængde/værdi].
Forventede antal leverandører på delaftalen: [indsæt antal leverandører]
Delaftale 3: [indsæt beskrivelse af delaftale og de omfattede institutioner/varer (evt. opdelt i varegrupper) samt beskrivelse af eventuelle optioner.]
Anslået [mængde/værdi]: [indsæt forventet mængde/værdi].
Maksimal [mængde/værdi]: [indsæt maksimal mængde/værdi].
Forventede antal leverandører på delaftalen: [indsæt antal leverandører]
[…….]
Der kan afgives tilbud på [én/flere/alle] delaftaler.]
[Alternativ 2: Udbuddet er ikke opdelt i delaftaler. [indsæt forklaring på hvorfor udbuddet ikke er opdelt i delaftaler]. (Efter udbudslovens § 49 skal en ordregiver opdele udbuddet i delaftaler, eller forklare hvorfor dette ikke sker (følg eller forklar princippet). Årsager til manglende opdeling af aftalen kan være økonomiske eller markedsmæssige hensyn. Fx stordriftsfordele, manglende konkurrence på delaftaler hvis aftalen opdeles, for at begrænse kontraktadministration og udbudsomkostninger.)]
3.6Aftalens løbetid
Den udbudte aftale har en løbetid på [indsæt antal år]. Aftalen kan forlænges i [indsæt antal år]. (Sidste sætning slettes, hvis aftalen ikke indeholder option på forlængelse, jf. alternativ 1 i aftalens pkt. 3). Opsigelsesvilkår fremgår af aftalens pkt. 3.
3.7Tildeling af ordrer på rammeaftaler med flere leverandører
(Hvis den udbudte aftale er en rammeaftale med flere leverandører, tilføjes følgende, ellers slettes overskriften) [Tildeling af konkrete ordrer på (hver) aftale sker i henhold til aftalens pkt. 4.3 ved [direkte tildeling / miniudbud]].
(Husk at miniudbud skal gennemføres via elektronisk udbudssystem)
4Vejledende tidsplan
Aktivitet |
Tidspunkt |
Afsendelse af udbudsbekendtgørelse til TED: |
[indsæt dato] |
Frist for tilmelding til informationsmøde |
[indsæt dato] og klokkeslæt |
Informationsmøde: (Slettes, hvis det ikke afholdes) |
[indsæt dato] og klokkeslæt |
Spørgefrist: |
[indsæt dato] og klokkeslæt |
Svarfrist: (6 dage før ansøgningsfristens udløb) |
[indsæt dato] og klokkeslæt |
Ansøgningsfrist: |
[indsæt dato] |
Forventet underretning om resultatet af prækvalifikationen samt opfordring til afgivelse af indledende tilbud: |
Uge [indsæt ugenr.] |
Spørgefrist: |
[indsæt dato] |
Svarfrist: (6 dage før tilbudsfristens udløb) |
[indsæt dato] |
Tilbudsfrist for indledende tilbud: (der kan indsættes flere frister, hvis der køres med flere forhandlingsrunder. Slettes, hvis det er begrænset udbud) |
[indsæt dato] og klokkeslæt |
Forhandlingsforløb: (Slettes, hvis det er begrænset udbud)
|
[indsæt ugenr.] |
Indhentning af dokumentation (KFST anbefaler minimum 2½ uge tid til at indhente dokumentation for ESPD)
|
[indsæt antal uger] |
Forventet offentliggørelse af resultatet af udbuddet: |
Uge [indsæt ugenr.] |
Derefter afholdes 10 dages stand still-periode, hvorefter rammeaftalen kan underskrives.
|
|
Leveringsstart:
|
[indsæt dato] |
5Spørgsmål
5.1Informationsmøde
(Afsnittet slettes hvis der ikke afholdes informationsmøde)
Der vil blive afholdt informationsmøde på det tidspunkt, der er oplyst i tidsplanen. Mødet afholdes i [indsæt sted]. [Indsæt evt. dagsorden for mødet].
Tilmelding skal ske via udbudssystemet. Se fristen herfor under pkt. 4 tidsplan. Hvis der efter fristens udløb ikke er modtaget tilmeldinger, aflyses mødet.
Referat fra informationsmøde, herunder eventuelle spørgsmål der stilles på mødet, vil blive offentliggjort på samme måde som spørgsmål og svar, jf. pkt. 5.2.
5.2Spørgsmål og svar
Ordregiver opfordrer ansøger til at stille afklarende spørgsmål løbende og hurtigst muligt under både prækvalifikationsfasen (Kapitel II) og tilbudsfasen (Kapitel III), såfremt der er tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i aftalen eller udbudsmaterialet i øvrigt. Der opfordres desuden til at gøre ordregiver opmærksom på eventuelle forhold i udbudsmaterialet, der giver anledning til tvivl om, hvorvidt virksomheden kan/vil ansøge om deltagelse og/eller afgive tilbud.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og sendes via udbudssystemet.
Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden fristens udløb.
Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via udbudssystemet.
Kapitel II – Prækvalifikation
6Ansøgningens indhold
For at blive prækvalificeret, skal ansøger fremsende ansøgning indeholdende følgende:
Udfyldt tro- og loveerklæring, Bilag 5 – Tro- og loveerklæring
Udfyldt ESPD herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager og støttende enheder jf. pkt. 7
Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre virksomheders kapacitet jf. pkt. 7.5: Støtteerklæring underskrevet af støttende enheder
[Uddybende referencer] (vær opmærksom på, at beskrive krav til referencer, hvor referencer i ESPD’et ikke er tilstrækkeligt)
[CV’er]
[Beskrivelse af team]
[Beskrivelse af opgaveforståelse]
[…]
Ansøgningen skal være på dansk.
7Udelukkelse og egnethed
Det fremgår af udbudsloven, at en ordregiver skal kræve, at en ansøger udfylder det fælles europæiske udbudsdokument, i daglig tale ESPD, i forbindelse med ansøgning om deltagelse.
ESPD’et er ansøgers ”egen-erklæring”, der fungerer som foreløbigt bevis for, at ansøger ikke er omfattet af de obligatoriske og frivillige udelukkelsesgrunde samt opfylder egnethedskravene til udbuddet. Udelukkelsesgrundene fremgår alene af ESPD’et.
Nærmere oplysning om ESPD findes på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside: xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/
Udfyldelse af ESPD’et sker direkte i udbudssystemet i forbindelse med ansøgning om deltagelse. (Tilpasses til processen i det enkelte udbudssystem, hvor der enten svares direkte i udbudssystemet eller via eksport/import af ESPD til/fra en xml-fil).
Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er ansøgers eget ansvar, at ESPD’et er udfyldt med de relevante oplysninger.
7.1Økonomisk og finansiel formåen
Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:
[indsæt oplysning om minimumskrav til økonomisk og finansiel formåen, eksempelvis omsætning, egenkapital og soliditetsgrad, etc.]
Ansøger skal afgive oplysning herom i ESPD’ets afsnit: ”Udvælgelse”.
7.2Teknisk og/eller faglig formåen
Ansøger skal opfylde følgende minimumskrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:
[indsæt oplysning om minimumskrav til teknisk og faglig formåen, eksempelvis krav om referencer, uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer af medarbejdere samt tekniske foranstaltninger til kvalitetssikring, etc.] (Hvor der i forbindelse med prækvalifikationen, er behov for en grundigere beskrivelse af et kriterie, end hvad der kan angives i ESPD’et, skal dette efterspørges her)
(Hvis man stiller krav om referencer, skal ordregiver være specifik i, hvilke kriterier referencen skal opfylde og at der kun kan stilles krav om referencer for opgaver, der er igangværende eller afsluttet indenfor de sidste 3 år.)
Ansøger skal afgive oplysning herom i ESPD’ets afsnit: ”Udvælgelse”.
7.3Dokumentation for udelukkelse og egnethed (ESPD)
Berigtigelse af oplysninger angivet i ESPD’et skal udelukkende ske for den tilbudsgiver ordregiver agter at tildele aftalen. Berigtigelsen vil ske forud for tildeling af aftalen, jf. pkt. 13.4.
7.4Konsortier
Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger afgives for hver deltager i konsortiet i særskilte ESPD for hver konsortiedeltager. Konsortiedeltagerne skal i ESPD’et angive, hvilken konsortiedeltager der med bindende virkning, kan føre afklarende drøftelser og indgå kontrakter med ordregiver. Desuden skal de enkelte deltageres ydelser/roller i konsortiets angives i ESPD’et.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være konsortiets samlede egnethed, der vurderes.
Krav vedrørende dokumentation af ESPD i pkt. 13.4 gælder ligeledes for konsortiedeltagere.
7.5Ansøger baserer sig på andre enheders formåen
Hvis ansøger – under henvisning til udbudslovens § 144, stk. 1 - i forbindelse med afgivelse af tilbud baserer sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal de krævede oplysninger afgives for samtlige enheder og det skal specificeres, hvor tilbuddet baserer sig på den anden enhed. Desuden skal de enkelte deltageres ydelser/roller i ansøgerteamet angives.
Det vil i forbindelse med egnethedsvurderingen være ansøgerteamets samlede egnethed, der vurderes.
(Tilføjes eventuelt, hvis der indgår tjenesteydelser i den udbudte aftale): [Indgår der en tjenesteydelse som en del af den udbudte aftale, og baserer ansøger sig for tjenesteydelsen vedrørende teknisk og/eller faglig formåen på kapacitet fra en anden enhed, skal den anden enhed udføre tjenesteydelsen, jf. udbudslovens § 144, stk. 3.]
Støttende enheder skal ligeledes udfylde ESPD. Krav vedrørende dokumentation af ESPD i pkt. 7.3 gælder ligeledes for støttende enheder.
7.6Særlig udelukkelse på baggrund af russisk ejerskab eller etablering
Der kan ikke tildeles kontrakt til virksomheder med russisk tilhørsforhold jf. Rådets forordning (EU) 2022/1269 af 21. juli 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014, om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.
I forbindelse med afgivelse af ansøgning skal ansøger derfor udfylde tro- og loveerklæring herom.
8Udvælgelse
Ordregiver vil prækvalificere [x] ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud.
Ved prækvalifikationen vil der ske en udvælgelse, på baggrund af en vurdering af den enkelte ansøgers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet hermed er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, der er egnede til at varetage opgaven.
Udvælgelsen vil ske ud fra følgende kriterier: [Indsæt nærmere beskrivelse af de parametre der skal lægge til grund for udvælgelsen, eksempelvis referencer, økonomiske forhold, teknisk kapacitet, CV’er, beskrivelse af team, beskrivelse af opgaveforståelse etc.]. (Vær opmærksom på, at ovenstående kriterier skal angives i udbudsbekendtgørelsen. Vær ligeledes opmærksom på, at de angivne kriterier ikke går igen under tildelingskriterier/underkriterier.)
9Underretning om resultatet af prækvalifikationen
På baggrund af kriterierne i pkt. 8 vil alle ansøgere blive informeret om, hvorvidt de er blevet udvalgt til at afgive tilbud eller ej. De prækvalificerede ansøgere vil blive opfordret til at afgive tilbud inden udløb af tilbudsfristen.
Kapitel III – Tilbudsafgivelse og evaluering
10Tilbuddets indhold
10.1Tilbuddets indhold
Tilbuddet skal indeholde følgende:
Udfyldt tilbudsliste
[Udfyldt kravspecifikation]
[Beskrivelse af service]
[…]
Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet.
(Følgende afsnit slettes ved udbud med forhandling – fremgår i stedet efter beskrivelsen af endeligt tilbud i forhandlingsafsnittet) Ordregiver er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de manglende oplysninger efterfølgende, eller hvis tilbuddet ikke lovligt kan evalueres uden de manglende oplysninger.
Det er vigtigt at tilbudsgiver besvarer alle punkter i tilbudsbesvarelsen, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag heraf.
10.2Sprog
Tilbuddet skal være på dansk.
Bilagsmateriale af generel karakter kan dog også være på [indsæt sprog]. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning.
10.3Ejendomsret og betaling for tilbud
Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom og vil derfor ikke blive returneret.
[Alternativ 1: Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud.]
[Alternativ 2: Beskriv hvorledes der ydes godtgørelse for afgivelse af tilbud.]
10.4Forbehold
Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold.
Ordregiver er forpligtet til at afvise [endelige] (indsættes ved udbud med forhandling) tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet samt forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes.
11Afgivelse af tilbud
11.1Tilbudsfrist
Tilbuddet skal uploades i udbudssystemet inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.
Afgivelse af tilbud er ensbetydende med accept af udbudsbetingelser og aftalevilkår.
Tilbud modtaget på andre måder end gennem udbudssystemet vil ikke blive taget med i vurderingen.
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
11.2Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil [indsæt antal] måneder efter udløb af tilbudsfristen.
Tilbudsgiver er bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakten, dog senest indtil vedståelsesfristens udløb. Underretning om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgiver allerede på tidspunktet for underretningen er frigjort fra sit tilbud.
11.3Flere tilbud
[Alternativ 1: Der kan ikke afgives mere end ét tilbud.]
[Alternativ 2: Tilbudsgiver kan afgive op til [indsæt antal] tilbud.]
11.4Kombinationsbud
(Afsnittet slettes, hvis der ikke anvendes delaftaler)
[Alternativ 1: Der kan tilbydes rabat, hvis tilbudsgiveren som minimum vinder et nærmere angivet antal delaftaler (kombinationsbud). Nærmere vejledning om, hvordan der skal afgives kombinationsbud findes i tilbudslisten.] (Anvendes dette alternativ, skal ordregiver sikre, at vejledningen findes i tilbudslisten.)
[Alternativ 2: Der kan ikke tilbydes en rabat, selvom tilbudsgiveren vinder flere delaftaler.]
11.5Sideordnede bud
(Afsnittet slettes, hvis der ikke kan afgives sideordnede bud)
Tilbudsgiver [kan/skal] afgive sideordnede tilbud på forskellige løsninger af de udbudte produkter, som beskrevet i [kravspecifikationen/tilbudslisten].
Ordregiver vil vælge, hvilken løsning der foretrækkes af ordregiver, inden der fortages evaluering af tilbuddene på den valgte løsning efter tildelingskriteriet og underkriterierne hertil. (Vær opmærksom på, at det skal angives i udbudsbekendtgørelsen, hvis der anvendes sideordnede tilbud. Det skal derudover beskrives nøje, hvis der anvendes forskellige underkriterier til vurdering af de forskellige løsninger. Det skal efter lovbemærkningerne til udbudsloven § 53 beskrives, hvordan der vælges mellem flere sideordnede bud. Der kan maksimalt afgives otte sideordnede bud.)
11.6Kontrolbud
(Afsnittet slettes, hvis der ikke afgives kontrolbud)
Ordregiver har planlagt at afgive kontrolbud på ydelsen og forbeholder sig ret til at annullere udbuddet på baggrund af det afgivne kontrolbud, hvis ordregiver på baggrund af den foretagne tilbudsvurdering foretrækker den interne opgaveløsning.
11.7Alternative tilbud
[Alternativ 1: Der kan ikke afgives alternative tilbud.]
[Alternativ 2: Tilbudsgiver kan afgive op til [indsæt antal] alternative tilbud.]
(Evalueringsmodellen skal beskrives, hvis alternative tilbud tillades. Herunder hvordan et alternativt tilbud indgår i konkurrence med et overensstemmende tilbud.)
12Forhandling
(Afsnittet slettes ved begrænset udbud)
Formålet med forhandlingen er at give tilbudsgiverne en præcis forståelse af ordregivers behov, og give ordregiver mulighed for at tilpasse udbudsgrundlaget samt mulighed for at tilbudsgiverne kan optimere og tilpasse deres tilbud i forhold hertil. Forhandlingen kan omfatte alle forhold i tilbuddet, herunder pris.
Ethvert tilbud, der indleveres rettidigt, kan deltage i den efterfølgende forhandling, idet alle tilbudsgivere vil blive inviteret til forhandling, uanset om de i øvrigt er konditionsmæssige.
12.1Forhandlingsproces
Ordregiver gennemgår indledningsvist de indkomne tilbud med henblik på at udarbejde dagsorden for de videre forhandlinger med tilbudsgiverne.
Det forventes, at der afholdes [x] forhandlingsmøde[r] med hver af de prækvalificerede tilbudsgivere. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at tildele rammeaftalen på baggrund af det indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger.
[Ordregiver forbeholder sig retten til at foretage begrænsning i antallet af tilbageværende tilbudsgivere i forhandlingsforløbet [angiv en klar begrundelse og metode for begrænsning af det videre antal deltagere i forhandlingen].]
Ordregiver kan gentage fremgangsmåden med at opfordre tilbudsgiverne til at afgive revideret tilbud, indtil ordregiver meddeler at det næste tilbud vil være det endelige tilbud, hvorefter rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der i henhold til evalueringskriteriet har afgivet det bedste tilbud.
Forhandlingsforløbet vil blive gennemført under iagttagelse af de udbudsretlige ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincipper.
12.2Om det indledende tilbud
De indledende tilbud skal være i overensstemmelse med pkt. 10. Desuden kan tilbudsgiver vedlægge Bilag X (se pkt. 12.2.1) indeholdende tilbudsgivers angivelse af forhold i udbudsmaterialet, som ønskes ændret.
Ordregiver gennemfører en konditionsmæssighedsvurdering af de modtagne indledende tilbud med henblik på dialog med tilbudsgiver i forhold til overholdelse af de formelle krav i udbudsmaterialet.
Et indledende tilbud kan være en del af forhandlingsmødet, selvom tilbuddet ikke opfylder de formelle krav, mangler efterspurgte oplysninger eller tilbuddet direkte og/eller indirekte tager forbehold overfor mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Tilbuddet kan dog ikke være en del af evalueringen, såfremt ordregiver vælger at benytte retten til at tildele rammeaftalen på baggrund af de indledende tilbud. Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at det indledende tilbud indeholder de efterspurgte oplysninger og ikke indeholder nogen forbehold mv., der vil medføre, at tilbuddet må anses som ikke-konditionsmæssig.
Det anbefales, at tilbudsgiver i sit indledende tilbud tilbyder en løsning af opgaven, der indeholder opfyldelsen af alle krav i materialet. Tilbudsgiver bør i sit Bilag X angive, hvilke krav, der er uhensigtsmæssige, fordyrende mv., så dette kan indgå i forhandlingen.
Det bemærkes, at der ikke kan forhandles eller ændres på mindstekrav.
(Ordregiver skal være opmærksom på ikke at definere mindstekrav, som reelt kan udelukke forhandlingsmulighederne.)
For at det indledende tilbud kan indgå i forhandlingerne, er det et krav at tilbuddet er afleveret indenfor den angivne frist i tidsplanen.
12.2.1Om udfyldelse af Bilag X
Såfremt tilbudsgiver har forbedringsforslag til udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver til at beskrive disse forbedringsforslag i et separat dokument benævnt "Bilag X til udbudsbetingelser" (herefter blot ”Bilag X”) sammen med angivelse af eventuelle uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, herunder forhold, som vurderes at udgøre væsentlige risiko- eller omkostningsfaktorer, eksempelvis forhold, der er uhensigtsmæssige og/eller fordyrende for begge parter. Tilbudsgiver bør begrunde, hvorfor de pågældende forhold er identificeret som enten forbedringer eller risiko- eller omkostningsfaktorer.
Bilag X skal vedlægges det indledende tilbud. Forhold oplistet i bilaget indgår dog ikke som en del af tilbuddet, men som et oplæg til forhandlingerne, hvorfor oplistningen heller ikke betragtes som et forbehold.
12.3Om [forhandlingsmødet/forhandlingsmøderne]
Indledningsvist vil ordregiver stille spørgsmål til det indledende tilbuds indhold og afklare eventuelle uklarheder, misforståelser eller uhensigtsmæssigheder. Ordregiver vil påpege det afleverede tilbuds relative stærke og svage elementer.
Ordregiver vil desuden påpege, såfremt det indledende tilbud indeholder forhold, der indebærer at tilbuddet må anses som ukonditionsmæssigt, såfremt disse forhold ikke ændres i det endelige tilbud. Tilbudsgiver kan dog ikke forvente at ordregiver påpeger alle forhold, der kan have indflydelse på konditionsmæssigheden.
Derefter kan tilbudsgiver give en tilbagemelding på udbudsmaterialet i forhold til om der er krav i materialet, der er unødvendigt strenge eller krav, der er unødvendige og fordyrende for opgaven.
I det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om udbudsmaterialet og fortolkningen heraf, vil tilbudsgiverne få den samme tilbagemelding, men i det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om tilbudsgivers konkrete løsningsforslag, vil hver tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding.
Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmøderne med tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere, ligesom tilbudsgiver ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra de øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder. Ordregiver vil udarbejde referater fra forhandlingsmøderne, som alene skal dokumentere indholdet på de enkelte møder, jf. udbudslovens regler herom.
Ordregiver er opmærksom på den særlige forpligtelse til at sikre, at der ikke udøves forskelsbehandling mellem tilbudsgiverne ved at give oplysninger, der kan stille nogle tilbudsgivere bedre end andre. Ordregiver tilstræber derfor, at enhver oplysning - som ordregiver har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige tilbudsgivere i relation til udformningen af de fremadrettede tilbud vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere senest sammen med opfordringen til at afgive tilbud.
Eventuelle supplerende oplysninger eller ændringer i udbudsmateriale baseret på forhandlingsmøderne vil ligeledes blive fremsendt til tilbudsgiverne.
12.4Om tilbudsfasen for det endelige tilbud
Efter afslutningen af forhandlingerne opfordrer ordregiver tilbudsgiverne til at afgive endeligt tilbud, som vil danne grundlag for ordregivers tildeling.
Fristen for indlevering af det endelige tilbud fastlægges således, at alle tilbudsgivere har rimelig tid til at udarbejde deres endelige tilbud.
Det endelige tilbud skal være modtaget i ordregivers udbudssystem inden den anførte frist og i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav.
Det endelige tilbud skal være fuldstændigt, og det er tilbudsgivers ansvar, at det endelige tilbud ikke indeholder forbehold eller i øvrigt vilkår, der vil medføre ikke-konditionsmæssighed.
Det endelige tilbud evalueres af ordregiver på baggrund af det for udbuddet fastsatte tildelingskriterium.
Tilbudsgiverne vil modtage samtidig oplysning om resultatet af evalueringen og tildelingsbeslutningen via udbudssystemet.
Ordregiver gennemfører ikke forhandlinger om de endelige tilbud, men der vil dog inden for rammerne af de udbudsretlige regler kunne ske afklaring og præcisering af det vindende tilbud.
13Tilbudsevaluering
Efter tilbudsfristens udløb undersøges det, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger jf. pkt. 10.1. Herefter evalueres konditionsmæssige tilbud.
13.1Tildelingskriterium og underkriterier
Tilbud vurderes på baggrund af det økonomisk mest fordelagtige tilbud, på baggrund af tildelingskriteriet [pris/omkostninger/bedste forhold mellem pris og kvalitet]. På denne baggrund træffes beslutning om tildeling af aftale.
[Alternativ 1, pris: Ved tildelingskriteriet pris forstås følgende: [indsæt beskrivelse af, hvilke elementer der indgår i vurderingen af pris, eventuelt med henvisning til en samlet tilbudssum.]
[Alternativ 2, omkostninger: Ved tildelingskriteriet omkostninger forstås følgende: [indsæt beskrivelse af omkostninger, samt beregning af disse jf. udbudslovens § 166. - Alle former for omkostninger kan inddrages, herunder priser og livscyklusomkostninger]
[Alternativ 3, bedste forhold mellem kvalitet og pris: Ved tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet anvendes følgende underkriterier:]
Underkriterier |
Vægtning |
[1. underkriterium] -
1. delkriterium |
[X] % |
[2. underkriterium] |
[X] % |
[3. underkriterium] |
[X] % |
[………] |
|
(Herunder indsættes en nærmere beskrivelse af de enkelte underkriterier, eller henvisning til, hvor beskrivelsen kan findes og oplysning om, hvilket materiale der kræves til vurdering af underkriterierne eksempelvis udfyldt tilbudsliste og løsningsbeskrivelse. For eksempler på mulige underkriterier se udbudslovens § 162, stk. 3)
Ved [1. underkriterium] forstås [indsæt nærmere beskrivelse af omfanget af underkriteriet, samt hvad kriteriet vurderes på baggrund af]. Det vægter positivt at [indsæt nærmere beskrivelse af hvad der vægter positivt.]
Ved [2. underkriterium] forstås [indsæt nærmere beskrivelse af omfanget af underkriteriet, samt hvad kriteriet vurderes på baggrund af]. Det vægter positivt at [indsæt nærmere beskrivelse af hvad der vægter positivt.]
[…]
13.2Evalueringsmodel
(Hvis tildelingskriteriet pris anvendes, slettes afsnittet, medmindre der vurderes på baggrund af andet end den samlede tilbudssum.)
Ved vurderingen af tilbuddene anvender ordregiver følgende evalueringsmodel:
[Indsæt beskrivelse af evalueringsmodel, jf. udbudslovens § 160, stk. 1]
(se evt. KFST vejledning: Evalueringsmodeller – Praktisk vejledning til offentlige indkøbere – august 2022)
(Nedenfor følger en beskrivelse af nogle af de mest anvendte evalueringsmodeller.)
Kvalitative underkriterier:
Ved vurderingen af tilbuddenes opfyldelse af de kvalitative underkriterier foretages en faglig vurdering i henhold til de i afsnit […] angivne delkriterier. Tilbuddene gives point i hele tal efter en pointskala, der går fra [0-10 / 0-100], og som anvendes absolut. Skalaen beskrives som følger:
Opfyldelse af kriteriet |
Point |
Optimal |
10 |
Glimrende |
9 |
Meget tilfredsstillende |
8 |
Tilfredsstillende |
7 |
Over middel |
6 |
Middel |
5 |
Under middel |
4 |
Mindre tilfredsstillende |
3 |
Utilfredsstillende |
2 |
Ringe |
1 |
Slet ikke |
0 |
(Vær opmærksom på, at skalaen skal passe til den evalueringsmodel der anvendes, i nogle tilfælde - eksempelvis ved prismodellen - skal skalaen vendes om.)
(Overvej at tilføje denne, hvis behov for at sikre et vist kvalitetsniveau for et eller flere kriterier, og hvis dette er vanskeligt at sikre sig gennem krav:)
[Ordregiver har brug for at sikre sig, at de tilbudte produkter er af en vis kvalitet. Derfor vil kun tilbud, der opnår [indsæt point] point eller mere for [indsæt kriterie], kunne tages i betragtning. Tilbud, der opnår mindre end [indsæt point] point for [indsæt kriterie], vil blive betragtet som ukonditionsmæssige.]
Underkriteriet ”pris”
Forslag til beskrivelse af lineær model:
Underkriteriet ”pris” vurderes på baggrund af den samlede evalueringstekniske sum. Hvert tilbud tildeles ud fra denne sum point på en skala fra 0-10 efter en lineær model. Tilbuddet med den laveste pris tildeles 10 point. Hvor den lineære models nulpunkt placeres, afhænger af spredning i tilbuddene:
Hvis den højeste pris ligger 30 % eller mindre over den laveste pris, gives 0 point til en pris, der er 30 % dyrere end den laveste
Hvis den højeste pris ligger mere end 30%, men mindre end 50 %, over den laveste pris, gives der 0 point til tilbuddet med den højeste pris
Hvis den højeste pris ligger 50 % eller mere over den laveste pris, gives 0 point til en pris, der er 50 % højere end den laveste. Alle tilbud, der er mere end 50 % dyrere end det laveste, tildeles også 0 point
(Hvis det ønskes, at tilbud der går ud over den maksimale gearing skal erklæres ukonditionsmæssige, anvendes nedenstående bullet i stedet for bullet 3 ovenfor.)
Tilbud hvis pris ligger mere end 50 % over laveste pris er ukonditionsmæssige, og udgår af evalueringen
Tilbuddene tildeles point i forhold til deres placering på den lineære skala ud fra følgende formel:
Point = maksimumpoint – ((maksimumpoint – minimumpoint)/X pct.) * (pris – laveste pris)/laveste pris
Tilbuddets samlede pointsum fremkommer som en sum af de vægtede point for de ovenfor angivne underkriterier. Tilbuddet med den højeste pointsum vil blive udpeget som vinder af udbuddet.
Forslag til prismodel baseret på gennemsnitspris:
Ordregiver tager udgangspunkt i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens ”Prismodel baseret på gennemsnitspriser”1.
I prismodellen omregnes point for kvalitet til et pointbeløb (i kr.), som vægtes sammen med tilbudspriserne i evalueringen af, hvilket tilbud der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes en omvendt skala, hvor 0 er bedste karakter.
Omregningsbeløb beregnes som gennemsnittet af hver tilbudsgivers samlede tilbudspris, som divideres med det højeste mulige antal point på pointskalaen. Der benyttes decimaler. Det tildelte point for de[t] kvalitative kriteri[um/er] ganges med omregningsbeløbet. På baggrund heraf fastsættes det, hvilket pointbeløb de indkomne tilbud udløser på de[t] kvalitative kriteri[um/er].
Hvert pointbeløb multipliceres med vægtningen for kriteriet. Det samme gøres for tilbudspriserne.
De vægtede beløb summeres, hvorved evalueringsbeløbet fremkommer, og den vindende tilbudsgiver er den med det laveste evalueringsbeløb.
Til illustration af evalueringsmetoden er lavet et fiktivt eksempel på anvendelsen af ovenstående prismodel:
-
-
Tilbudsgivere:
A
B
C
Samlet tilbudspris i kr.:
3.000.000
3.300.000
4.500.000
Point for [kriterium 1]:
8
4
2
Point for [kriterium 2]:
2
4
8
Omregningsbeløb 360.000
Pointbeløb i kroner for [kriterium 1]:
2.880.000
1.440.000
720.000
Pointbeløb i kroner for [kriterium 2]:
720.000
1.440.000
2.880.000
Vægtet tilbudspris i kr.:
1.800.000
1.980.000
2.700.000
Vægtet pointbeløb for [kriterium 1] (i kr.):
1.152.000
576.000
288.000
Vægtet pointbeløb for [kriterium 1] (i kr.):
288.000
576.000
1.152.000
Samlet evalueringsbeløb i kr.:
3.240.000
3.132.000
4.140.000
Placering:
2
1
3
-
Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag.
13.3Vareprøver og afprøvning
(Afsnittet slettes, hvis der ikke foretages afprøvning. Ordregiver skal tage stilling til om afprøvning af de varer, der sendes til afprøvning, er en del af forhandlingsgrundlaget, og dermed skal indgå tidligere i processen.)
Til brug for [vurdering af de kvalitative underkriterier og/eller konstatering af overholdelse af krav] af de indkomne tilbud, skal tilbudsgiver levere vareprøver.
Ordregiver vil efter endt egnethedsvurdering fremsende anmodning til egnede tilbudsgivere om levering af vareprøver. Der indhentes ikke vareprøver for ukonditionsmæssige tilbud.
Vareprøver skal leveres til [indsæt adresse] på det i tidsplanen oplyste tidspunkt.
De ønskede vareprøver fremgår af bilag [indsæt bilagsnr.].
Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudslistens positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer. Der skal endvidere vedlægges produktdatablad sammen med vareprøven.
Afprøvningen finder sted i perioden [indsæt periode/dato] og foretages af ordregivers brugergruppe.
Ordregiver
forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver,
hvis det er nødvendigt for processen. Ordregiver afholder udgifterne
til yderligere vareprøver, der forbruges.
Eventuelle
overskydende vareprøver [indsæt beskrivelse
af, hvordan vareprøver skal returneres].
13.4Indhentning af dokumentation
Inden tilbudsgiverne underrettes om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver som ifølge ordregiver har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD’et, jf. udbudsloven § 151, stk. 1. Det fremgår af pkt. 7.3 hvilken dokumentation, der skal fremsendes.
Ordregiver har dog ret til på et hvilket som helst tidspunkt i udbudsprocessen at indhente dokumentation, hvor det er nødvendigt for at udbuddet gennemføres korrekt.
Indhentning af denne dokumentation er ikke underretning om tildeling, men udelukkende for at berigtige de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et.
Tilbudsgiveren skal fremsende dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD’et inden for en passende tidsfrist.
(Hvis ordregiver vurderer, at indhentning skal ske tidligere og fra flere tilbudsgivere eller ansøgere af hensyn til udbuddets gennemførsel, er dette en mulighed. Ordregiver skal være opmærksom på evt. ændringer i tidsplanen.)
I nærværende udbud vil følgende dokumentation være tilstrækkelig som dokumentation:
Ansøgers personlige forhold: Serviceattest eller tilsvarende dokumentation for udenlandske ansøgere. Denne må maksimalt være udstedt [indsæt antal måneder] før tilbudsfristen. (Konkurrence og Forbrugerstyrelsen anbefaler 6-12 måneder.)
[Ansøgers økonomiske og finansielle formåen: Årsregnskab eller lign.]
[Teknisk eller faglig formåen: Relevante certifikater eller lign.]
Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders kapacitet jf. pkt. 7.5: Støtteerklæring underskrevet af støttende enheder samt serviceattest og relevant dokumentation for egnethedskravene
Referencelisten fra ESPD’et betragtes som endelig dokumentation, jf. udbudslovens § 155, nr. 2.
Ordregiver vil give en passende frist for fremsendelsen. I det tilfælde, hvor ansøger allerede har denne dokumentation, må det gerne sendes med allerede ved tilbudsafgivelse, men dette er ikke et krav.
Hvis ansøger skal fremsende dokumentation vedrørende ovenstående udelukkelsesgrunde, må denne dokumentation maksimalt være udstedt [indsæt antal måneder] før tilbudsfristen. (Konkurrence og Forbrugerstyrelsen anbefaler 6-12 måneder.)
(Vær opmærksom på, at det i udbudsbekendtgørelsen skal oplyses, hvordan ansøgerne endeligt skal dokumentere teknisk/faglig formåen, jf. udbudslovens § 143, og at der kun kan stilles krav om referencer for opgaver, der er igangværende eller afsluttet indenfor de sidste 3 år.)
14Underretning om resultatet af udbuddet
Alle tilbudsgivere vil via udbudssystemet blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. udbudslovens § 171. Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter stand still-periodens udløb.
15Aktindsigt
Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt.
Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt.
Bilag X til udbudsbetingelser
(Bilaget slettes ved begrænset udbud)
Instruktion til tilbudsgiver:
Bilaget er ikke en del af tilbuddet!
Formål med bilag:
Formålet med Bilag X er, at såfremt tilbudsgiver finder forhold i udbudsmaterialet, der er uhensigtsmæssige og/eller fordyrende, kan tilbudsgiver beskrive disse i Bilag X. Ordregiver vil så tage stilling til, om dette skal indgå i forhandlingen mellem ordregiver og tilbudsgiver.
Ordregiver er ikke forpligtet eller begrænset af nærværende Bilag X i forhold til at behandle alle angivne forhold.
Såfremt ordregiver vælger et forhold ud til generel drøftelse med tilbudsgiverne, vil den angivne tekst blive gjort fortrolig, så det ikke fremgår, hvilke tilbudsgivere, der har anført forholdet.
Det bemærkes, at forhold anført i dette bilag ikke vil medføre, at et tilbud bliver ukonditionsmæssigt, og vil ej heller blive anset som forbehold over for udbudsmaterialet i øvrigt, idet bilaget ikke indgår i tilbuddet.
Forhold anført alene i dette Bilag X kan således heller ikke påberåbes af den vindende tilbudsgiver som erklærede forbehold under Rammeaftalens udførelse, hvorfor tilbudsgivers tilbud i øvrigt hverken kan eller skal afgives under betingelse af ordregivers imødekommelse af en i Bilag X foreslået ændring af udbudsmaterialet.
Instruks vedrørende bilag:
Tilbudsgiver bedes i skemaet på næste side angive forhold i udbudsmaterialet, der er uhensigtsmæssige og/eller fordyrende for tilbudsgiver.
Evaluering af besvarelse:
Bilaget indgår ikke i tilbudsevalueringen, idet bilaget ikke er en del af tilbuddet!
Tilbudsgivers forhandlingstemaer
Tilbudsgiver kan nedenfor indsætte emner, som ønskes forhandlet med angivelse af emnets placering i udbudsmaterialet samt, hvis muligt, eventuelle forventede forbedringer for ordregiver ved en justering af udbudsmaterialets krav i overensstemmelse med det af tilbudsgiver foreslåede.
Henvisning |
Forhandlingstema |
Tilbudsgivers uddybning |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Udkast til rammeaftale
På indkøb og levering af
[udbuddets navn]
til [ordregiver]
Indholdsfortegnelse
Kapitel I – Generelt om udbuddet 7 2
Kapitel II – Prækvalifikation 12 2
7 Udelukkelse og egnethed 12 2
9 Underretning om resultatet af prækvalifikationen 15 2
14 Underretning om resultatet af udbuddet 27 3
Bilag X til udbudsbetingelser 28 3
Tilbudsgivers forhandlingstemaer 29 3
3 Aftaleperiode og -ophør 39 3
7 Priser og prisregulering 48 4
Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 71 5
Bilag 2 – Kravspecifikation 72 5
Bilag 4 – Støtteerklæring 74 6
Bilag 5 – Tro- og loveerklæring 76 6
Bilag 6 – Databehandleraftale 78 6
Bilag 7 – Systemspecifikt e-handelsbilag 79 6
Kapitel I – Generelt om udbuddet 7
3.2 Omfattede enheder og institutioner 8
3.4 Ordregivers pligt til at anvende den udbudte aftale 9
3.7 Tildeling af ordrer på rammeaftaler med flere leverandører 10
Kapitel II – Prækvalifikation 12
7.1 Økonomisk og finansiel formåen 13
7.2 Teknisk og/eller faglig formåen 13
7.3 Dokumentation for udelukkelse og egnethed (ESPD) 13
7.5 Ansøger baserer sig på andre enheders formåen 14
7.6 Særlig udelukkelse på baggrund af russisk ejerskab eller etablering 14
9 Underretning om resultatet af prækvalifikationen 15
10.3 Ejendomsret og betaling for tilbud 16
12.2 Om det indledende tilbud 18
12.2.1 Om udfyldelse af Bilag X 19
12.3 Om [forhandlingsmødet/forhandlingsmøderne] 19
12.4 Om tilbudsfasen for det endelige tilbud 20
13.1 Tildelingskriterium og underkriterier 21
13.3 Vareprøver og afprøvning 25
13.4 Indhentning af dokumentation 26
14 Underretning om resultatet af udbuddet 27
Bilag X til udbudsbetingelser 28
Tilbudsgivers forhandlingstemaer 29
4.3 Tildeling af ordrer på parallelle aftaler 42
7.2.1 Ordinær prisregulering 50
7.2.2 Ekstraordinær prisregulering 51
9.2 Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger 54
9.3 Procedure ved ændringer i e-kataloger 55
14.2 Forsinkelse af enkelte ordrer 60
14.3.4 Afhjælpning og omlevering 61
19.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser 67
19.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser 67
Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 71
Bilag 2 – Kravspecifikation 72
Bilag 5 – Tro- og loveerklæring 76
Parterne
Mellem
[Indsæt navn på ordregiver]
[Indsæt adresse]
[Indsæt postnummer]
[Indsæt CVR-nr.]
(herefter kaldet ordregiver)
og
[Indsæt navn på leverandør]
[Indsæt adresse]
[Indsæt postnummer]
[Indsæt CVR-nr.]
(herefter kaldet leverandøren)
er der indgået rammeaftale (herefter kaldet aftale) vedrørende indkøb og levering [indsæt udbuddets navn] til ordregiver.
(Hvis tilbuddet er afgivet af et konsortium, tilføjes hver enkelt virksomhed med samme oplysninger som angivet ovenfor. Derudover tilføjes nedenstående afsnit.)
[Konsortiedeltagerne hæfter solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, herunder konsortiets opfyldelse af aftalen.]
(Hvis tilbuddet er afgivet med støttende enheder i forhold til økonomisk, finansiel, teknisk eller faglig formåen, anvendes følgende afsnit)
[Følgende enheder har erklæret at støtte leverandøren økonomisk, finansielt, teknisk eller fagligt i henhold til bilag 4 - Støtteerklæring.]
2Aftalegrundlag
2.1Aftalens grundlag
Denne aftale er indgået på baggrund af ordregiverens udbud på indkøb og levering af [indsæt udbuddets navn].
Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter:
Denne aftale
Bilag 1 – spørgsmål, svar, supplerende oplysninger og ændringer til udbudsmaterialet
Udbudsmaterialet inklusive bilag
Leverandørens samlede tilbud af [indsæt dato]
Hvis der er uoverensstemmelse mellem dokumenterne, går det førstnævnte forud for et senere nævnt dokument.
2.2Betingelser
(Afsnittet er kun relevant hvor der kræves yderligere dokumentation end den, der kræves for ESPD’en inden tildeling)
Leverandøren skal inden ikrafttræden af denne aftale, dog senest [indsæt antal dage] efter udløb af standstill-perioden, fremsende følgende til ordregiver:
(De oplysninger der kan kræves i nedenstående må ikke vedrøre de punkter der er omhandlet i ESPD’et, da denne dokumentation skal foreligge inden tildeling).
[Udfyldt databehandleraftale]
[Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at forsikring er tegnet. Forsikringen skal opfylde kravene i pkt. 16. (Punktet slettes, hvis der i forbindelse med udbuddet er stillet krav om, at leverandøren afleverer forsikringsoplysninger som en del af egnethedsvurderingen. Overvej om det er relevant at stille krav om minimumsdækning pr. år/sag.)
[Børneattester]
[Konverteringsliste i forhold til ordregivers tidligere aftale på samme område. Ordregiver fremsender liste over de ydelser, der skal fremgå af konverteringslisten]
[Øvrige bilag]
Aftalen er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte dokumentation fremsendes til ordregiver, og at dokumentationen kan godkendes af ordregiver.
3Aftaleperiode og -ophør
3.1Aftaleperiode
[Alternativ 1:
Aftalen er gældende fra den [dd.mm.åååå] til den [dd.mm.åååå].
Aftalen er uopsigelig for leverandøren. Aftalen er fra ordregivers side uopsigelig indtil den [dd.mm.åååå]. Herefter kan aftalen opsiges af ordregiver med [indsæt antal] måneders varsel.]
[Alternativ 2:
Aftalen er gældende fra den [dd.mm.åååå] til den [dd.mm.åååå] og er uopsigelig for begge parter.
Ordregiver har option på at forlænge aftalen med [indsæt forlængelsesperiode] på uændrede vilkår. Aftalen er uopsigelig for begge parter i forlængelsesperioden.]
[Alternativ 3:
Aftalen er gældende fra den [dd.mm.åååå] til den [dd.mm.åååå].
Aftalen kan opsiges af begge parter er med [indsæt antal] måneders varsel.
Den opsigende part betaler [XX] kr. til den ikke-opsigende part. Beløbet forfalder til
betaling 30 dage efter afgivelse af opsigelsen.]
(Overvej, at det kan have en økonomisk konsekvens, hvis opsigelsesvarslet er kort)
Bestemmelserne i nærværende rammeaftale er også gældende for en eventuel implementeringsperiode.
3.2Aftaleophør
Ordregiver kan bringe kontrakten til ophør i de tilfælde, der er beskrevet i udbudslovens § 185, stk. 1 og 2, med et varsel på 30 dage eller med det varsel, som følger af endelig afgørelse eller dom.
Leverandøren kan ikke rejse krav af nogen art, herunder krav om erstatning og godtgørelse mod ordregiver i anledning af ophør af kontrakten i medfør af denne bestemmelse.
4Aftalens omfang
4.1Omfang
[Her skal ordregiver indsætte aftalens omfang – der skal være sammenhæng med afsnittet om udbuddets omfang fra udbudsbetingelserne.]
Alternativ 1: Samtlige af ordregivers enheder og institutioner er omfattet af aftalen.
Alternativ 2: Samtlige af ordregivers enheder og institutioner er omfattet af aftalen, med undtagelse af følgende: [indsæt liste over de enheder og institutioner, der ikke er omfattet af aftalen].
Alternativ 3: Følgende af ordregivers enheder og institutioner er omfattet af aftalen: [indsæt liste med de enheder og institutioner, der er omfattet af rammeaftalen].
(Såfremt selvejende institutioner er omfattet af udbuddet, skal dette ligeledes beskrives her.)
Der tages forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser – og dermed aftagere på aftalen - f.eks. som følge af beslutninger om udlicitering, omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger.
Produkterne er nærmere beskrevet i Bilag 2 – Kravspecifikation og Bilag 3 – Tilbudsliste.
Aftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de produkter, der er omfattet af aftalen. Ordregiver forpligter sig således ikke udover sit faktiske behov.
[Alternativ 1: Ordregiver er dog forpligtet til at anvende den/de indgåede aftale(r) til at dække sit forbrug. Ordregiver er dog berettiget til at anvende delydelsesreglen i udbudslovens § 8, stk. 2 og kan derfor indkøbe af op til 20 % af sit samlede forbrug ved andre leverandører.
I det omfang, et indkøb er en del af en bygge- og anlægsydelse, forbeholder ordregiver sig retten til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave.
Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, hvis et af aftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver.]
[Alternativ 2: Ordregiver vil i videst muligt omfang anvende den/de indgåede aftale(r) til at dække sit forbrug.]
[Alternativ 3: Aftalen omfatter produkter, der er underlagt reglerne for frit valg (servicelovens § 112, stk. 3). De borgere, der anvender produkterne, kan vælge en anden leverandør end leverandøren efter denne aftale, og leverandøren er derfor ikke garanteret omsætning efter denne aftale. Ikke tilskudsberettigede produkter kan frit leveres efter aftale med borgeren og for dennes regning].
4.2Sortimentsændringer
Leverandøren må ikke levere andre produkter end de produkter, der er omfattet af aftalen uden forudgående godkendelse fra ordregivers indkøbsafdeling.
Hvis et produkt fra tilbudslisten udgår som følge af produktudvikling, myndighedskrav eller ændringer i lovgivningen, skal leverandøren straks tilbyde ordregiver et andet produkt til erstatning for det udgåede produkt. Leverandøren skal over for ordregiver skriftligt dokumentere, at det nye produkt, som minimum lever op til specifikationerne for det produkt, der udskiftes. Det nye produkt skal tilbydes til den pris, leverandøren fastsætter overfor andre kunder dog maksimalt til samme pris, som det produkt der udskiftes.
4.3Tildeling af ordrer på parallelle aftaler
(Afsnittet slettes, hvis der ikke indgås parallelle aftaler)
Ordregiver har samtidig med indgåelsen af denne aftale indgået parallelle aftaler med [indsæt antal] andre leverandører vedrørende de samme produkter, som er omfattet af aftalen.
[Alternativ 1: (direkte tildeling)
Indkøb
under aftalen vil således ske hos den leverandør, som afgav det
økonomisk mest fordelagtige tilbud, forstået som [tilbuddet
med den laveste pris/de laveste omkostninger/det bedste forhold
mellem pris og kvalitet] i forbindelse
med det oprindelige udbud. Hvis denne leverandør ikke kan levere,
vil ordren blive placeret hos den leverandør, som afgav det
økonomisk næstmest fordelagtige tilbud og så fremdeles.]
[Alternativ 2: (direkte tildeling)
Indkøb
under aftalen vil blive placeret hos den leverandør, som i
forbindelse med udbuddet har tilbudt den laveste samlede pris for det
eller de produkter, som ordregiver har behov for. Ordregiver vil i
den forbindelse vurdere, om det konkrete indkøb skal omfatte ét
eller flere produkter.]
[Alternativ 3: (miniudbud)
Indkøb under rammeaftalen vil således ske via miniudbud, dvs. fornyet konkurrence, for at afgøre, hvilken leverandør der tildeles den konkrete ordre. Kunden forventer at afholde ca. [indsæt antal] miniudbud årligt.]
(Herefter
vælges én af nedenstående.)
[Alternativ 3a:
Indkøb
under aftalen vil ske hos den leverandør, der efter den fornyede
konkurrence har afgivet det vindende tilbud på grundlag af
tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag
af tildelingskriteriet pris, forstået som [indsæt
beskrivelse af, hvilke elementer der indgår i vurdering af pris,
eventuelt med henvisning til en samlet tilbudssum]].
[Alternativ 3b:
Indkøb under aftalen vil ske hos den leverandør, der efter den fornyede konkurrence har afgivet det vindende tilbud på grundlag af tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud på grundlag af tildelingskriteriet omkostninger forstået som [indsæt beskrivelse af omkostninger, samt beregning af disse, jf. udbudslovens § 162, stk. 2 herunder evt. § 166]].
[Alternativ 3c:
Indkøb under aftalen vil ske hos den leverandør, der efter den fornyede konkurrence har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste forhold mellem pris og kvalitet”. Følgende underkriterier vil blive anvendt:
Underkriterier |
Vægtning |
XXXX |
|
XXXX |
|
XXXX |
|
XXXX |
|
]
[Indsæt nærmere beskrivelse af de enkelte underkriterier] (Det skal nævnes, hvilke kriterier der ønskes anvendt, og der skal i udbudsmaterialet for det enkelte miniudbud gives en nærmere beskrivelse af, hvilket materiale der anvendes til vurdering af underkriterierne. Underkriterierne behøver ikke være de samme som underkriterierne i det oprindelige udbud af aftalerne, men hvis disse er forskellige, skal begge fremgå af udbudsmaterialet. Kriterierne skal overholde kravene i udbudslovens § 100 og § 162. Udgangspunktet må derfor være, at der skal angives en vægtning af kriterierne. Det må også antages, at evalueringsmodellen for miniudbuddene skal oplyses i det materiale, der anvendes til det enkelte miniudbud.)
[Alternativ
4: (Direkte tildeling under
beløbsgrænse, miniudbud over beløbsgrænsen)
Indkøb med en skønnet værdi under [indsæt beløb] kr. vil blive placeret hos den leverandør, [indsæt tekst fra alternativ 1 eller 2]. Indkøb med en skønnet værdi over [indsæt beløb] kr. vil blive placeret ved den leverandør, [indsæt tekst fra alternativ 3a, 3b eller 3c].]
(Husk at miniudbud skal gennemføres via elektronisk udbudssystem)
5Samarbejde
5.1Samarbejde generelt
Ordregiver og leverandøren skal i fællesskab sikre, at aftalen implementeres hos ordregiver, og at aftalen kan anvendes af ordregivers brugere ved kontraktstart. Eventuelle krav til konverteringslister fremgår af
..
Leverandøren og ordregiver skal i forbindelse med opfyldelsen af aftalen optræde loyalt overfor hinanden.
Parterne er enige om, at der gennem samarbejdet skal søges optimering af ordregivers brug af aftalen. Leverandøren skal herunder medvirke til, at ordregivers omkostninger vedrørende rammeaftalen bliver lavest mulige.
Ordregiver og leverandøren skal sikre, at alle relevante medarbejdere og brugere af aftalen har kendskab til denne.
Leverandøren må alene tilbyde produkter, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver. (Skal tilrettes, hvis leverandørens øvrige sortiment også er omfattet af aftalen) Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf. pkt. 14.
Leverandørens personale skal agere professionelt og i overensstemmelse med aftalens vilkår, herunder også når leverandørens medarbejdere har kontakt til ordregivers brugere.
Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution.
På en parts initiativ afholdes statusmøder mellem leverandør og ordregiver. Der afholdes under alle omstændigheder statusmøde [indsæt antal mdr.] måneder efter aftalens ikrafttræden.
Parterne har udpeget følgende kontaktpersoner:
Ordregivers kontaktperson(er):
[Stilling og Navn]
[E-mail]
Tlf.: [indsæt telefonnummer]
Leverandørens kontaktperson(er):
[Stilling og Navn]
[E-mail]
Tlf.: [indsæt telefonnummer]
(Slettes hvis man ikke ønsker kontaktpersoner angivet i kontrakten.)
Parterne skal gensidigt orientere hinanden ved udskiftning af kontaktpersoner og ændringer i kontaktoplysninger.
5.2Statusmøder
Der afholdes statusmøde minimum [hver X. måned/én gang årligt].
På hver af parternes initiativ kan der dog ved behov til enhver tid indkaldes til en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandøren og tovholder.
Faste emner for statusmøder er: (tilpasses)
Status på samarbejdet
Parternes aftaleoverholdelse – i forhold til leverede produkter indenfor/udenfor aftalen
Gennemgang af bestillingsmetode
Optimering af arbejdsgange i forhold til produkterne
Leveringssikkerhed
Øvrige temaer, som leverandøren eller ordregiver finder relevante.
Leverandørens deltagelse sker uden beregning for ordregiver.
5.3Underleverandører
Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne aftale.
Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør.
Ansvaret for opfyldelse af aftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører.
Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes.
6Kvalitet
6.1Generelt
De af aftalen omfattede produkter skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav på tidspunktet for indgåelse af aftalen samt i aftalens løbetid således, at produkterne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.
Produkterne [herunder eventuelt øvrigt sortiment] skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele aftalens løbetid.
Leverandøren skal på ordregivers anmodning give uddybende oplysninger og dokumentation for de af aftalen omfattede produkter, herunder fremsende eventuelle produktdatablade. I det omfang, der foretages ændringer i produktdatablade, skal leverandøren straks og på eget initiativ fremsende disse til ordregiver.
6.2CE-mærkning mv.
Produkterne skal være mærket i overensstemmelse med gældende regler om EU-mærkning, herunder opfylde eventuelt krav om CE-mærkning og overholde relevante harmoniserede standarder.
[Indsæt eventuelle krav til andre mærkninger, f.eks. vedr. medicin, fødevarer, holdbarhed, mv.]
(Vær opmærksom på om der findes andre standarder på det pågældende område, som er relevante for det udbudte område.)
6.3Emballage
Leverandøren skal i videst muligt omfang afhjælpe miljøproblemer, f.eks. med hensyn til emballagens udformning, materiale og vægt samt medvirke til, at mængden af emballage mindskes mest muligt.
6.4Garanti
Hvor der ikke er aftalt andet, gælder leverandørens sædvanlige garantibestemmelser på produktniveau.
[Indsæt eventuelle oplysninger om, hvilken garanti der kræves eller er tilbudt af leverandøren.]
(Overvej nøje, om der er behov for garanti, da det kan være et fordyrende element.)
6.5Kvalitetssikring
Leverandøren skal uden ugrundet ophold fremsende oplysninger om produkter omfattet af aftalen, som er genstand for tilbagekaldelse eller generelle fejl og mangler samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag.
Leverandøren har ansvaret for at informere institutioner/enheder, hvis et produkt tilbagekaldes. Ved kontakt til institutionen/enheden aftales det også om produktet skal sendes retur til leverandøren eller om produktet blot skal bortskaffes. Hvis produktet skal sendes retur, afholder leverandøren udgiften hertil.
Ved tilbagekaldelse af produkter, skal leverandøren tilbyde en erstatningsvare.
7Priser og prisregulering
7.1Pris
Priserne for de produkter, der er omfattet af aftalen, fremgår af leverandørens tilbud.
Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter, gebyrer, forsikringsudgifter, service, support og emballage. [Alternativ 1: Priserne er inkl. omkostninger til levering.] [Alternativ 2: Priserne er inkl. omkostninger til levering, dog undtaget ordrer under [indsæt antal] kr. der kan pålægges et leveringsgebyr på [indsæt antal] kr.]
(Nedenstående slettes, hvis det ikke fungerer med det aktuelle område og e-handel)
[Såfremt leverandøren har en særlig kampagnepris, som er lavere end prisen efter denne rammeaftale, skal kampagneprisen automatisk være gældende.]
7.2Prisregulering
Ordregiver bør være opmærksom på følgende, når prisreguleringsmekanismen udformes:
Valg af indeks
Vælg det mest specifikke indeks. Nettoprisindekset er sjældent tilstrækkeligt.
Kombinér om nødvendigt flere forskellige indeks, eller regulér forskellige priser efter forskellige indeks.
Hvis en stor del af leverandørens omkostninger er til løn, kan man regulere efter udviklingen i den overenskomstmæssige løn (i stedet for indeks).
Vær varsom med råvareindeks, da de kan svinge rigtig meget, hvilket kan være svært at rumme i budgetterne.
Som udgangspunkt bør regulering hægtes op på et (objektivt) indeks og ikke leverandørens (dokumenterede) omkostningsstigninger, da sidstnævnte er tungt at administrere.
Hvis der findes reelle listepriser, vil disse ”regulere sig selv” og dermed er der ikke behov for prisregulering. Det er dog ganske få områder, hvor der findes egentlige listepriser.
Tidspunktet for regulering
Overvej frekvens for regulering, fx hvert år, hvert halve år eller hvert kvartal. Visse forhold kan dog besværliggøre hyppig prisregulering, herunder fx mange varelinjer, e-handelskataloger og områder med frit valg. I sådanne tilfælde er der meget administration forbundet med en prisregulering, og det skal derfor overvejes, hvor hyppig en prisregulering der giver mening i praksis. Derudover kan hyppig regulering være problematisk i forhold til budgetsikkerhed.
Det skal overvejes, om der er behov for at tillade ekstraordinære prisreguleringer i det tilfælde, at indeksudviklingen overstiger en på forhånd fastlagt procentsats. Det er særligt relevant, hvis der kun reguleres årligt eller halvårligt. Ved ekstraordinær prisregulering skal det overvejes, dels hvor stor/lille en udvikling, der skal kunne udløse regulering, dels om regulering kun skal ske for den andel af indeksudviklingen, der ligger over den fastlagte grænse eller også for udviklingen under, når grænsen overstiges. For sidstnævnte løsning taler, at vi som udgangspunkt skal stræbe efter en regulering, der bringer os tæt på ”realtidspriser”.
Der kan være behov for regulering allerede ved kontraktstart, særligt hvis der går lang tid fra tilbudsfrist til kontraktstart.
Nogle indeks udgives kun kvartalsvist og ikke månedsvist. Det skal indtænkes i det reguleringstidspunkt, der vælges.
Reguleringstidspunktet skal times, så det ikke karambolerer med ferier eller andre lukkeperioder.
Indeksperioden
Der bør reguleres efter så nyt et indekstal som muligt.
Kravet til varsling af regulering skal samtænkes med den valgte indeksperiode. Hvis man ønsker at regulere efter det nyest mulige indeks (udvikling frem til en måned før reguleringstidspunkt), så skal der fastsættes et kort varsel på 7-10 dage, for at det kan lade sig gøre i praksis.
Hvem skal foretage reguleringen?
Det skal overvejes, hvor forpligtelsen til at foretage reguleringen skal ligge. Som udgangspunkt vil det være mest naturligt, at den part, der ønsker regulering, skal varsle den. Dermed vil vi selv skulle varsle, hvis der skal foretages en nedadgående indeksregulering. Det skal i den konkrete situation overvejes, hvordan vi sikrer, at vi ikke glemmer en sådan regulering. Alternativt kan man lægge forpligtelsen til at foretage også nedadgående regulering over på leverandør og bodspålægge manglende regulering i vores favør (for at sikre incitament til at foretage reguleringen).]
7.2.1Ordinær prisregulering
Priserne reguleres efter følgende indeks:
[indsæt navn(e)].
[hvis flere indeks, defineres det, hvilke priser der følger de hvilke indeks]
Hvis det/de valgte indeks ophører, reguleres efter et tilsvarende indeks.
[Priserne kan reguleres første gang i forbindelse med kontraktens start. Priserne reguleres her på baggrund af udviklingen i indekset i perioden fra tilbudstidspunktet til [indsæt dato].]
Priserne kan i kontraktperioden reguleres [kvartalsvist/halvårligt/én gang årligt]. Regulering sker med virkning pr. [indsat dato og måned – fx 1. april og 1. oktober, hvis halvårlig regulering].
Prisregulering beregnes på baggrund af den procentvise udvikling i indekset i perioden [1/2/3] måneder før reguleringstidspunktet og et [kvartal/halvt år/år] bagud. Prisregulering pr. [indsat dato, fx 1. april] foretages således på baggrund af indeksudviklingen i perioden [indsæt dato, fx 1. august til 31. januar], mens prisregulering pr. 1. oktober foretages på baggrund af indeksudviklingen i perioden [indsæt dato, fx 1. februar til 31. juli]. Indeksperioden er fast og kan ikke forskydes.
Prisregulering beregnes på grundlag af den procentvise udvikling i indekset efter følgende formel:
Ny pris = eksisterende pris x (nyt indekstal / gammelt indekstal)
Begge parter har ret til at kræve prisregulering. Den part, som ønsker prisen reguleret, skal varsle den anden part herom. Varslet skal indeholde en beregning af den procentvise regulering, der ønskes, et link til de relevante indekstal samt en opdateret tilbudsliste i Excel-format. Hvis ordregiver varsler prisregulering, skal leverandøren medvirkede til at udarbejde den opdaterede tilbudsliste.
Prisreguleringer skal meddeles til den anden part senest [indsæt antal] dage før reguleringstidspunktet. Varsel om prisreguleringer skal sendes til [indsæt e-mail]. Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest [indsæt antal] dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.
Hvis varsel om prisregulering fremsættes for sent, eller hvis prisregulering for en periode slet ikke har været foretaget, kan der ikke kræves prisregulering med bagudrettet effekt. Hver part kan dog kræve prisregulering fremadrettet med et varsel på [indsæt antal – samme som i foregående afsnit] til den første i en måned. Der beregnes fortsat på baggrund af de relevante indeksperioder, men reguleringstidspunktet forskydes til udløbet varslet til den første i en måned.
Eksempel:
Prisregulering kan foretages halvårligt med virkning pr. 1. april og 1. oktober. Regulering pr. 1. april foretages på baggrund af indeksudviklingen i perioden 1. august til 31. januar, mens regulering pr. 1. oktober foretages på baggrund af indeksudviklingen i perioden 1. februar til 31. juli. Prisregulering skal varsles med 30 dage.
Leverandøren varsler den 10. marts 2023 prisregulering pr. 1. april 2023. Ordregiver meddeler, at prisregulering er varslet for sent og derfor først kan få virkning fra 1. maj 2023. Regulering sker dog fortsat på baggrund af indeksudviklingen i perioden 1. august til 31. januar.
Leverandøren foretager på grund af en forglemmelse ikke prisregulering pr. 1. oktober 2023. Medio februar 2024 varsler leverandøren derfor prisregulering pr. 1. oktober 2023 (med bagudrettet effekt) og pr. 1. april 2024. Ordregiver afslår reguleringen med bagudrettet effekt og meddeler i stedet, at regulering med virkning pr. 1. april 2024 kan ske på baggrund af udviklingen i indekset i perioden 1. februar 2023 til 31. januar 2024.
7.2.2Ekstraordinær prisregulering
(Afsnittet slettes helt, hvis ikke der ønskes en mulighed for ekstraordinær prisregulering indskrevet i kontrakten.)
Udover ovenstående indeksreguleringer kan der foretages ekstraordinær prisregulering, såfremt der er sket en indeksudvikling på minimum [5 % / 7,5 % / 10 %] siden seneste ordinære eller ekstraordinære prisregulering (eller siden tilbudsfristen, hvis der endnu ikke er foretage ordinær prisregulering).
Alternativ 1: Regulering foretages i så fald for den fulde indeksudvikling og altså også for udviklingen under den fastlagte grænse.
Alternativ 2: Regulering foretages ikke for den fulde indeksregulering, men kun for udviklingen over den fastlagte grænse.
Ekstraordinær prisregulering kan maksimalt foretages [1/2/3] gange i hver periode mellem de ordinære prisreguleringer.
Ekstraordinær prisregulering skal varsles skriftligt med minimum 10 dages varsel til [den første i en måned / det næstkommende kvartal], hvorfra reguleringen får virkning. Den part, der modtager varslet, skal senest 5 dage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres.
Ved alternativt 1:
Eksempel: Der er i en aftale mulighed for årlig prisregulering med virkning pr. 1. april og for ekstraordinær prisregulering, hvis indeksudviklingen svarer til 10 % eller mere siden sidste prisregulering. Den 1. april 2023 reguleres priserne ordinært på baggrund af en indeksudvikling fra 95 til 100. Medio juli 2023 konstaterer leverandøren, at indekset er steget til 112 og anmoder derfor om ekstraordinær prisregulering pr. 1. august 2023. Dette imødekommer ordregiver og regulerer derfor priserne pr. 1. august 2023 med 12 %. Medio oktober 2023 konstaterer leverandøren, at indekset nu er steget til 118 og anmoder derfor på ny om ekstraordinær prisregulering. Dette afslår ordregiver med henvisning til, at indekset siden sidste regulering kun er steget med 5,4 %. Primo 2024 konstateres det, at indekset har stabiliseret sig på 121, svarende til en udvikling på 2,54 % siden sidste regulering. Leverandøren anmoder derfor om, at priserne pr. 1. april 2024 reguleres med 2,54 %, og dette imødekommer ordregiver.
Ved alternativ 2:
Eksempel: Der er i en aftale mulighed for årlig prisregulering med virkning pr. 1. april og for ekstraordinær prisregulering, hvis indeksudviklingen svarer til 10 % eller mere siden sidste prisregulering. Den 1. april 2023 reguleres priserne ordinært på baggrund af en indeksudvikling fra 95 til 100. Medio juli 2023 konstaterer leverandøren, at indekset er steget til 112 og anmoder derfor om ekstraordinær prisregulering pr. 1. august 2023. Dette imødekommer ordregiver og regulerer derfor priserne pr. 1. august 2023 med 2 %. Medio oktober 2023 konstaterer leverandøren, at indekset nu er steget til 118 og anmoder derfor på ny om ekstraordinær prisregulering. Dette afslår ordregiver med henvisning til, at indekset siden sidste regulering kun er steget med 5,4 %. Primo 2024 konstateres det, at indekset har stabiliseret sig på 121, svarende til en udvikling på 2,54 % siden sidste regulering. Leverandøren anmoder derfor om, at priserne pr. 1. april 2024 reguleres med 2,54 %, og dette imødekommer ordregiver.
7.3Afgifter
Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt efter aftalen er indgået, og som bliver pålagt de af rammeaftalen omfattede produkter. Meddelelse og dokumentation herom skal sendes til [indsæt e-mailadresse] sammen med opdateret tilbudsliste.
7.4Bonus og godtgørelse
Omsætningen som følge af nærværende aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand.
Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere.
8Bestilling
Bestilling skal kunne afgives via [e-handelssystem/e-mail/telefon/egen webportal, hvor ordregiver via eget log-in får adgang til egen tilbudsliste, der alene omfatter samtlige varer, jf. ordregivers tilbudsliste. Det er leverandørens ansvar, at denne liste til enhver tid er opdateret med hensyn til såvel produkter som priser].
[Alternativt tilføjes: Når leverandøren har modtaget bestilling fra ordregiver, skal leverandøren fremsende ordrebekræftelse, der indeholder følgende oplysninger: Reference, EAN-lokationsnummer, leveringsadresse, antal (stk., kg., liter mv.), varenummer, navn og pris].
9E–handel
9.1E–handel
Ordregiver anvender e-handelssystemet [indsæt navn på e-handelssystem] på det udbudte område. Leverandøren skal således acceptere, at der anvendes elektronisk ordreafgivelse, fakturering og betaling samt at der sker elektronisk udveksling af data i forbindelse hermed.
E-kataloget skal omfatte alle produkter på tilbudslisten, medmindre ordregiver definerer andet. Ordregiver kan derudover vælge at få indlæst øvrigt sortiment i særskilt e-katalog.
Leverandøren skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog (e-katalog) til ordregivers e-handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt. E-kataloget skal til enhver tid leve op til kravene i ordregivers e-handelssystem, jf. Bilag 7 – Systemspecifikt e-handelsbilag.
E-kataloget skal være godkendt og tilgængeligt i ordregivers e-handelssystem ved aftaleperiodens begyndelse, jf. pkt. 3.1.
9.2Godkendelsesprocedure for nye e-kataloger
Senest 10 arbejdsdage efter underskrift af aftalen skal leverandøren:
Fremsende excel-ark til ordregiver indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget.
Fremsende excel-ark til ordregiver, indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt.
Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.
Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer (eksempelvis, hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer). De fakturerede varenumre skal være fuldstændige identiske med de varenumre, der er aftalt i aftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog.
Når excel-arket er godkendt af ordregiver, skal leverandøren indenfor [indsæt antal arbejdsdage] arbejdsdage uploade e-kataloget til ordregivers e-handelssystem med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i det godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af ordregiver. Leverandøren skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter ordregivers anvisninger.
Medmindre andet er særskilt aftalt skal katalogformatet være OIOUBL.
Ud over varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel-ark, skal e-kataloget for hver enkelt vare indeholde (indsæt yderligere krav fra eget e-handelssystem):
billede
uddybende varebeskrivelse, herunder mærkenavn/indhold (eks. kg. og stk. pr. leveringsenhed)
krav til opbevaring/mål/materialer
varekategori/varegruppe,
mindste bestillingsenhed,
nettoindhold,
søgeord/emneord
Varebeskrivelse (tilbudsliste/øvrigt sortiment)
UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version)
Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xxxxxx.xx0.xx
E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Ordregiver kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord.
9.3Procedure ved ændringer i e-kataloger
Nye søgeord og ekstra varenumre skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra ordregiver.
Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer indlæses som søgeord på det nye varenummer samtidig med, at e-kataloget med det nye varenummer uploades. Til de e-handelssystemer som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af leverandøren i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.
Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog, jf. pkt. 9.2. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt, skal ordrer faktureres efter det gældende e-katalog, indtil nyt e-katalog er godkendt. Reguleres priserne i nedadgående retning og er der ikke fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal leverandøren ugentligt udstede kreditnota til de berørte EAN nr.
10Levering
10.1Leveringsbetingelser
Levering skal foretages i overensstemmelse med [indsæt henvisning til kravspecifikation/leveringsbilag eller andet].
(Beskriv, hvis der er specielle krav til leveringssteddet, fx ’bæres ind’ eller ’afsætning ved kantsten’.)
[Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er leverandøren forpligtet til alene at benytte de informationer vedrørende leveringsadressen, der er oplyst på ordren.]
10.2Følgeseddel
Med hver leverance skal der afleveres en følgeseddel med følgende oplysninger:
Reference
EAN-lokationsnummer
Leveringsadresse
Dato
Xxxxx (stk., kg., liter mv.)
Varenummer og navn
Restordrer, der ikke er leveret
[evt. yderligere oplysninger]
10.3Returvarer
Har ordregiver foretaget en fejlbestilling, kan denne returneres senest 30 dage efter levering, hvis produkterne og emballagen er intakt. Returnering sker for ordregivers regning. Leverandøren skal hurtigst muligt herefter sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.
Hvis leverandøren har foretaget en fejllevering, eller den leverede vare er beskadiget, skal leverandøren erstatte varen eller kreditere det fulde beløb. Leverandøren afholder omkostningerne herved. Hvis emballagen er brudt, og dette har betydning for varens beskaffenhed, er leverandøren forpligtet til at betale et forholdsmæssigt afslag.
11Fakturering
(Afsnittet tilrettes, hvis der ikke anvendes e-handel)
I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0
Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer [indsæt nummer]) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling.
[Ordrer, der er afgivet via ordregivers e-handelssystem, skal fremsendes således, at den elektroniske faktura kan modtages direkte i e-handelssystemet, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.]
Fakturaen skal indeholde:
Udstedelsesdato (fakturadato)
Fakturanummer (nummer der kan identificere fakturaen)
Leverandørens CVR/SE-nummer
Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
Beskrivelse af de leverede produkter/ydelser
Pris pr. enhed eksklusive moms
Rekvirent hos ordregiver
Rekvisitionsnummer
Leveringsadresse
Sidste rettidige betalingsdato
[indsæt eventuelle yderligere krav, herunder evt. krav der ønskes pga. ordregivers indkøbsanalysesystem].
[Alternativt tilføjes: Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.]
Ordrenummer: [Alternativ 1: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen.] [Alternativ 2: Ordrenummeret skal svare til ordrenummeret på leverandørens ordrebekræftelse.] Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.
Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt, og som fremgår af leverandørens e-katalog. (Dvs. ingen rabatter eller afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.
Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af leverandørens e-katalog, hvis der anvendes e-handel.
Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i aftalen, og som fremgår af leverandørens e-katalog, hvis der anvendes e-handel.
Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter, undtagelse hertil er evt. aftalt leveringsgebyr. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget, hvis der anvendes e-handel.
Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.
Teksten på fakturaens varelinjer skal være entydige og identiske med teksten og evt. identifikationsnummer fra tilbudslisten.
Det er leverandørens ansvar at sikre, at der faktureres i overensstemmelse med kontrakten. Hvis leverandøren er i tvivl om udformningen af faktura og/eller hvad der kan faktureres for, opfordres leverandøren til at rette henvendelse til ordregiver. Ordregiver medvirker desuden gerne til kvalitetssikring af test-faktura inden kontraktstart.
Ordregiver anvender i stort omfang automatiseret betaling, hvorfor leverandøren ikke kan betragte ordregivers betaling af en faktura som ordregivers bekræftelse af fakturaens korrekthed og berettigelse.
Ordregiver forbeholder sig retten til for hele aftaleperioden at tilbagekræve beløb, som leverandøren ikke har haft ret til at fakturere ordregiver.
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler.
12Betalingsbetingelser
Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. pkt. 11.
Xxxxxx sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende bankdag.
(Afsnittet omformuleres afhængig af, om der er delbetalinger, driftsprøver eller andet.)
Leverandøren kan ved forsinket betaling alene opkræve morarente i henhold til LBK nr. 459 af 13/05/2014 bekendtgørelse af lov om renter og andre forhold ved forsinket betaling (renteloven) med eventuelle senere ændringer. Rykkergebyr m.m. kan derfor ikke opkræves.
Betalingsfristen forudsætter, at ordregiver har modtaget de af fakturaen omfattede produkter. Såfremt leverandøren fremsender faktura, der omfatter produkter, som endnu ikke er leveret, gælder betalingsfristen fra det tidspunkt, leverandøren har leveret produkterne.
13Statistik
(Afhænger af udbudsområdet, tilføj eksempelvis indholdet af offentlighedslovens § 6)
Leverandøren skal på anmodning inden, inden 30 dage, levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om [Tilpasses efter behov: varenavn, varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.), omfanget af miljøcertificerede ydelser e-ordrer genereret i ordregivers e-handelssystem og andre bestillingsmetoder]. Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året.
Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger, i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver.
Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.
14Misligholdelse
14.1Generelt
Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014) regler, finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger denne aftale.
14.2Forsinkelse af enkelte ordrer
Såfremt leverandøren ikke leverer rettidigt, foreligger der forsinkelse. Dette gælder, uanset om det er hele ordren, der er forsinket, eller blot en del heraf.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Ordregiver er efter eget valg berettiget til at fastholde eller hæve den pågældende ordre helt eller delvist med øjeblikkelig virkning, uanset forsinkelsens varighed. Hæves ordren helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning (den reelle merpris).
Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed af forsinkelsen. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren.
14.3Mangler
14.3.1Faktiske mangler
Der foreligger en mangel ved en leverance, hvis det leverede eller dele heraf ikke opfylder de i aftalen anførte krav, eller såfremt leverancen ikke svarer til, hvad ordregiver med rette kunne forvente. Dette gælder både med hensyn til krav til de bestilte produkter samt deres mærkning og emballering.
Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation indenfor rimelig tid, efter at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt, for at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende.
Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder aftalen, medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden.
14.3.2Retlige mangler
Leverandøren indestår for, at leverandørens ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.
Xxxxxx tredjemand krav mod ordregiver med påstand om retskrænkelse, skal ordregiver give leverandøren skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger. Leverandøren er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs.
Hvis tredjemands rettigheder hindrer leverandørens opfyldelse af kontrakten i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for ordregiver, er ordregiver efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve kontrakten med omgående virkning, og leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse.
14.3.3Øvrige mangler
(Slettes hvis ikke relevant)
Der foreligger en misligholdelse, såfremt Leverandøren ikke loyalt søger forbruget placeret på tilbudslisten.
Ligeledes foreligger der en misligholdelse, hvis e-katalog ikke fremsendes i korrekt format eller ikke stemmer overens med Leverandørens tilbud.
14.3.4Afhjælpning og omlevering
Leverandøren har i [XX] måneder fra leveringstidspunktet ret og pligt til at yde vederlagsfri afhjælpning af mangler. Leverandørens afhjælpning skal være afsluttet senest [indsæt antal] dage efter modtagelse af ordregivers reklamation.
Leverandøren kan, i stedet for at foretage afhjælpning, vælge at levere andre tilsvarende varer til erstatning for de mangelfulde varer (omlevering). Omlevering skal foretages senest [indsæt antal] dage efter, at ordregivers reklamation er modtaget af leverandøren.
Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning og omlevering. Dette gælder også, såfremt ordregiveren og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold, som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger.
Undlader leverandøren, på trods af skriftlig opfordring hertil, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller foretage dækningskøb for leverandørens regning.
14.3.5Ophævelse af ordre
Ordregiver kan helt eller delvist hæve en ordre i følgende tilfælde:
Såfremt leverandøren ikke foretager fyldestgørende afhjælpning eller omlevering inden for fristen i pkt. 14.3.4.
Såfremt der inden for 24 måneder fra leveringen konstateres en eller flere væsentlige mangler ved leverancen. Ved væsentlige mangler har leverandøren kun ret til at forsøge afhjælpning, jf. pkt. 14.3.4, såfremt ordregiver accepterer dette.
Hvis leverandøren i øvrigt væsentligt misligholder sine forpligtelser i medfør af aftalen i forhold til én bestemt ordre.
Hæves en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.
14.4Dækningskøb
Hvor ordregiver er berettiget til at foretage dækningskøb, kan denne erhverve et produkt af samme art og beskaffenhed, som det produkt, der ydes dækning for. Hvor det ikke er muligt at skaffe et produkt af samme art og beskaffenhed, er ordregiver berettiget til at anskaffe et produkt med minimum samme egenskaber, som det produkt, der ydes dækning for.
Foretager ordregiver dækningskøb på forsvarlig måde og inden for rimelig tid, er leverandøren forpligtet til at betale merudgiften for dækningskøbet.
14.5Bod
(Punktet slettes, hvis der ikke anvendes bod)
(Overvej nøje, om der skal anvendes bod, da det typisk vil være et fordyrende element. Derudover kræves der mange administrative ressourcer for at håndhæve en bodsbestemmelse.
Hvis der anvendes bodsbestemmelse, skal den som minimum indeholde følgende punkter:
Nøjagtig beskrivelse af, hvilke fejl der udløser bod (forsinkelse af enkelte ordrer, fejlfakturering, manglende afhjælpning, manglende e-katalog inden fristen, manglende opdatering af e-katalog)
Nøjagtig beskrivelse af, hvordan boden beregnes og eventuelt et minimusbeløb for boden
Beskrivelse af om der kan kræves erstatning udover bod
Beskrivelse af hvor lang tid der kan kræves bod (indtil ophævelse af ordre, indtil afhjælpning)
Følgende er et eksempel på formulering af en bodsbestemmelse vedrørende forsinkelse:
”Ordregiver har ret til bod, hvis en ordre er forsinket. Boden udgør [indsæt antal] % af prisen for den forsinkede ordre pr. påbegyndt [arbejds-/kalender] dag efter det aftalte leveringstidspunkt. Dette gælder, selvom det kun er en del af ordren, der er forsinket.
Boden kan dog ikke udgøre mere end [indsæt antal] % af prisen for den pågældende ordre, og der kan kun kræves bod indtil evt. ophævelse af ordren.
Påløben bod opgøres månedsvis. Det er ikke en betingelse for leverandørens forpligtelse til at betale bod, at ordregiver afgiver påkrav for hver forsinkelse.”)
Anvendelse af misligholdelsesbestemmelserne, herunder bod og dækningskøb, udelukker ikke hinanden.
14.6Ophævelse af aftalen
Væsentlig misligholdelse berettiger til hel eller delvis ophævelse af aftalen uden varsel.
Ved bedømmelsen af om der foreligger en væsentlig misligholdelse, skal der tages hensyn til misligholdelsens karakter (antal og omfang), risiko for gentagelse efter allerede indtruffen misligholdelse mv.
Nedenfor er anført en ikke udtømmende liste over mulige situationer, der er at betragte som væsentlig misligholdelse:
Ved gentagne forsinkelser af leverancer. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over forsinkelserne og har givet leverandøren meddelelse om, at aftalen vil blive ophævet helt eller delvist ved en ny forsinkelse.
Ved gentagne leveringer af mangelfulde produkter. Det er en betingelse for ophævelse, at ordregiver har reklameret over manglerne, og at ordregiver har meddelt leverandøren, at aftalen vil blive ophævet, hvis der igen leveres mangelfulde produkter. Tilsvarende gælder, hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering.
Manglende overholdelse af de etiske krav i pkt. 18
Hvis leverandøren erklæres konkurs, der indledes rekonstruktion for leverandøren eller leverandørens forhold i øvrigt viser sig at være således, at leverandøren må anses for at være ude af stand til at opfylde aftalen. Ophævelse af aftalen kan dog alene ske i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Hvis leverandøren kræves opløst af relevante offentlige myndigheder, herunder Erhvervsstyrelsen.
Hvis leverandøren groft eller gentagne gange overtræder relevant lovgivning, således at der kan rejses tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed eller integritet.
Hvis leverandøren tilbageholder eller afgiver urigtige oplysninger om, hvorvidt leverandøren er omfattet af en udelukkelsesgrund.
Gentagen manglende fremsendelse af statistik eller faktura i henhold til denne aftale.
Indtræden af andre omstændigheder der bringer aftalens opfyldelse i alvorlig fare.
Ovenstående punkter er ikke udtømmende.
Ved ordregivers konstatering af en væsentlig misligholdelse, kan ordregiver rette skriftlig henvendelse til Leverandøren med meddelelse om, at rammeaftalen ophæves straks samt baggrunden herfor.
14.7Erstatningsansvar
Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning.
For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, hvor ordregiver dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet.
(Ordregiver skal nøje overveje, om der skal indsættes begrænsninger i omfanget af erstatningsansvar.)
14.8Produktansvar
Leverandøren er, i overensstemmelse med lov om produktansvar (lovbekendtgørelse nr. 261 af 20. marts 2007 med senere ændringer) og dansk rets almindelige regler, ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale eller borgere/kunder.
Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd.
15Force majeure
Hverken leverandøren eller ordregiver er ansvarlig for manglende overholdelse af aftalen på grund af force majeure over for den anden part.
Force majeure beror altid på en konkret vurdering, og foreligger når korrekt opfyldelse af aftalen eller dele heraf er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset. Det er en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Forhold hos en underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet.
Force majeure skal påberåbes straks og senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt. Sker påberåbelsen senere, kan force majeure kun gøres gældende fra dette tidspunkt, og reglerne om misligholdelse vil derfor finde anvendelse for denne periode.
Hvis opfyldelsen af aftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve aftalen.
Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt aftalen ophæves på grund af force majeure.
I force majeure situationer forpligter parterne sig til i situationen at gøre hvad der er muligt for at begrænse såvel ordregivers som leverandørens mulige tab.
16Forsikring
Leverandøren er i hele aftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum [indsæt beløb] mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. (Overvej, om der er andre relevante typer forsikringer samt hvilken dækningssum og typer af dækning, der skal kræves på forsikringerne)
17Persondata
Leverandøren og ordregiver er hver især ansvarlige for deres overholdelse af persondataforordningen (forordning nr. 679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF) og de til enhver tid gældende regler om persondata, herunder databeskyttelsesloven med senere ændringer.
[Alternativ 1: I forbindelse med opfyldelse af aftalen, modtager leverandøren personoplysninger, som leverandøren bliver selvstændig dataansvarlig for.]
(Vurder om, der skal laves fortrolighedsaftale med leverandøren, hvis leverandøren modtager persondata i forbindelse med opfyldelsen af aftalen.)
[Alternativ 2: I forbindelse med opfyldelse af aftalen, modtager leverandøren personoplysninger på ordregivers borgere, som leverandøren bliver databehandler for. Der indgås derfor databehandlerkontrakt mellem parterne. Databehandlerkontrakten er vedlagt denne kontrakt som bilag 5.]
18Etik og miljø
18.1Etik
Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til følgende grundlæggende ILO-konventioner:
Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde aftalen med et tilsvarende produkt, som opfylder aftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende.
18.2Miljø
Ordregiver opfordrer leverandøren til at arbejde efter UN Global Compact’s principper vedrørende miljø. Herunder opfordres leverandøren til, at:
støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer
tage initiativ til at fremme større miljømæssig ansvarlighed
opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier
(Hvis aftalen/udbuddet skal indeholde konkrete krav til miljø og ansvarlighed skal dette beskrives i kravspecifikationen)
19Overdragelse
19.1Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne aftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen.
Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne aftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne aftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af aftalen.
19.2Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser
Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne rammeaftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.
20Ændringer
Enhver ændring eller tilføjelse til aftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne aftale som et tillæg.
(Overvej om der er behov for en konkret ændringsklausul, da den udvider rammerne væsentligt for hvilke ændringer, der kan foretages i kontraktens løbetid. Hvis man indsætter en ændringsklausul, skal den være klar og præcis og indeholde en beskrivelse af, hvad der udløser ændringen, og hvad ændringen medfører.)
Leverandøren har således kun krav på merbetaling som følge af en ændring, hvis der foreligger et skriftligt tillæg til aftale herom.
Ved hel eller delvis nedlukning af ordregivers afdelinger og institutioner som følge af et påbud fra statslige, regionale eller lokale myndigheder, forbeholder ordregiver sig ret til i fornødent omfang at suspendere kontrakten i forhold til de ydelser der vedrører de pågældende afdelinger og institutioner indtil påbuddet ophører.
(Overvej om det skal fremgå hvad der skal ske i suspensionsperioden, fx betaling for leverandørens opretholdelse af et beredskab, indtil levering skal genoptages).
Hvor påbud fra statslige, regionale eller lokale myndigheder medfører et ændret behov for ordregiver, kan kontraktens omfang midlertidigt reguleres indtil påbuddet ophører.
21Tavshedspligt
21.1Leverandøren
Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af aftalen.
Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om aftalen eller offentliggøre aftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke.
Tavshedspligten er også gældende efter aftalens ophør.
21.2Ordregiver
Ordregiver har ret til at udtale sig offentligt om aftalen og leverandørens opfyldelse heraf, dog med respekt for grænserne i forvaltningslovens § 27, stk. 1, nr. 2. Aftalen kan blive genstand for politisk behandling, og i så fald må leverandøren tåle, at sagen behandles for åbne døre i det omfang, at betingelser for dørlukning ikke er til stede.
Ordregiver er underlagt reglerne om aktindsigt, og leverandøren må derfor tåle, at ordregiver i henhold til gældende ret kan være forpligtet til at meddele tredjemand aktindsigt i aftalen eller oplysninger og korrespondance relateret hertil.
Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.
Ordregiver er endvidere berettiget til at dele oplysninger om leverandøren, der er relevante i forhold til de i udbudsloven indeholdte udelukkelsesgrunde, med andre ordregivende myndigheder.
Ordregiver forbeholder sig retten til at dele oplysninger om priser og løsningsforslag efter aftalen med andre offentlige myndigheder, som ordregiver samarbejder med. (Overvej, om der kan være ”forretningsmæssige” problemer i at dele oplysninger om priser)
(Hvis kontrakt på frit valgs-området tilføjes nedenstående:)
[Ordregiver er i henhold til servicelovens § 112 forpligtet til at oplyse borgeren om den pris, som produktet kan indkøbes til på aftalen, da dette beløb kan ydes som støtte, hvis borgeren vælger en anden leverandør. Leverandøren accepterer derfor, at ordregiver udleverer prisoplysninger til borgerne.]
22Lovvalg og værneting
Aftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG finder derfor ikke anvendelse på aftalen.
Uoverensstemmelser om aftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab.
Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting.
23Underskrifter
For ordregiver For leverandøren
Dato Dato
__________________________________ __________________________________
Underskrift Underskrift
__________________________________ __________________________________
Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver
Bilag 1 – Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet
Bilag 2 – Kravspecifikation
Bilag 3 – Tilbudsliste
24
Bilag 4 – Støtteerklæring
Erklæring om at stille ressourcer til rådighed for tilbudsgiver
Nedenstående virksomhed
Virksomhedsnavn: |
[indsæt navn] (herefter benævnt ”Støttende Enhed”) |
CVR-nr.: |
|
Adresse: |
|
Postnummer og by: |
|
E-mail og tlf.: |
|
erklærer herved, at [indsæt den bydende virksomheds navn og CVR-nr.] (herefter benævnt ”Tilbudsgiver”), der afgiver tilbud på [ordregiver]s udbud af [angiv kontraktens genstand], kan basere sig på den Støttende Enheds ressourcer, for så vidt angår:
(sæt kryds) ☐
|
Økonomiske og finansielle ressourcer i overensstemmelse med det i det fælles europæiske udbudsdokument angivne, jf. udbudslovens § 144, stk. 2.
Den Støttende Enhed og Tilbudsgiver hæfter i så fald direkte og solidarisk overfor ordregiver for opfyldelse af [kontrakten/ aftalen].
|
(sæt kryds) ☐ |
Tekniske og faglige ressourcer i overensstemmelse med det i det fælles europæiske udbudsdokument angivne, jf. udbudslovens § 144, stk. 2.
Dette gælder følgende ressourcer:
[Den Støttende Enhed skal skrive de ressourcer, der bydes ind med]
Den Støttende Enhed erklærer i så fald, at Tilbudsgiver har virkelig og reel råderet over disse ressourcer i hele [kontraktens/ aftalens] løbetid. Hvis Tilbudsgiver baserer sig på den Støttende Enheds faglige erfaring, erklærer den Støttende Enhed, at relevant arbejde under [kontrakten/ aftalen], vil blive udført af den Støttende Enhed.
|
Ved sin underskrift bekræfter den Støttende Enhed, at virksomheden har påtaget sig en juridisk forpligtelse over for Tilbudsgiver til at stille ressourcer og/eller formåen til rådighed som ovenfor nævnt.
|
|
|
Dato |
|
Titel og underskrift |
Bilag 5 – Tro- og loveerklæring
om fravær af den i Forordning 2022/12692 nævnte tilknytning til russiske statsborgere eller fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland.
Virksomhedens navn: |
|
Adresse: |
|
Postnummer, by: |
|
CVR-nr. |
|
Vedrørende Forordning 2022/1269, artikel 5 k:
Undertegnede erklærer på tro og love, at virksomheden ikke er:
russiske statsborgere, fysiske personer, der er bosiddende i Rusland eller juridiske personer, enheder eller organer, der er etableret i Rusland
juridiske personer, enheder eller organer, hvoraf en enhed som omhandlet i litra a) direkte eller indirekte ejer over 50 % eller
fysiske eller juridiske personer, enheder eller organer, der handler på vegne af eller efter anvisning fra en enhed som omhandlet i litra a) eller b)
og at virksomheden i forbindelse med opfyldelsen af den aktuelle kontrakt ikke anvender underleverandører eller støttende enheder omfattet af ovenstående litra a-c, som tegner sig for mere end 10% af kontraktens værdi.
Undertegnede erklærer desuden, at virksomheden straks vil give ordregiver skriftlig meddelelse, hvis virksomheden i kontraktperioden bliver bekendt med, at virksomheden eller dennes underleverandører er eller vil blive omfattet af ovenstående
Underskriftsforhold
Erklæringen afgives af nedenstående person, som med sin underskrift:
bekræfter at være bemyndiget til at afgive erklæringen
bekræfter på tro og love korrektheden af oplysningerne i erklæringen
Titel
|
|
Navn |
Dato |
|
Underskrift |
Bilag 6 – Databehandleraftale
Bilag 7 – Systemspecifikt e-handelsbilag
1 xxxxx://xxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxxx/xxxx/xxxxx/0000/00000000-xxxxxxxxxxxxxxxxxxx-xxxxxxxx-xxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxxxx-xxxxxxxxx/
2 Rådets forordning (EU) 2022/1269 af 21. juli 2022 om ændring af forordning (EU) nr. 833/2014 om restriktive foranstaltninger på baggrund af Ruslands handlinger, der destabiliserer situationen i Ukraine.