Indholdsfortegnelse
EU-udbud af rammeaftale vedrørende Diabetesprodukter
til Aalborg, Brønderslev og Læsø Kommuner
Indholdsfortegnelse
5.1.1 Spørgsmål til udbuddet 8
5.1.3 Underretning og standstill 8
5.1.4 Indgåelse af rammeaftale 9
5.2.1 Vurdering af konditionsmæssighed 9
5.2.2 Vurdering af under- og delkriterier 9
6 Udvælgelseskriterier og dokumentation 9
6.1 Fælles europæisk udbudsdokument - ESPD 9
6.3 Henvisning til andres ressourcer 13
7.1 Tildeling af rammeaftale 14
7.2 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode 15
7.2.1 Underkriterium ”Pris” 15
7.2.2 Underkriterium ”Kvalitet” 16
7.2.3 Underkriterium ”Service” 16
9.4 Åbning af indkomne tilbud 18
9.6.1 Ordregivers forbehold 19
9.6.2 Tilbudsgivers forbehold 19
1 Indledning
Nærværende udbud vedrører anskaffelse af Diabetesprodukter til Aalborg, Brønderslev og Læsø Kommuner (herefter benævnt Ordregiver). Formålet er at danne et visitationsgrundlag for kommunernes bevilling af tilskud til diabetesprodukter i henhold til Servicelovens § 112 stk. 3 sidste punkt, samt at sikre borgerne muligheden for at indkøbe diabetesprodukter til en pris, der ligger inden for den tildelte bevilling. Jf. § 41 kan der også være tale om dækning af merudgifter specielt til børn.
Kommunerne skal også jf. §9 i hjælpemiddelbekendtgørelsen, ”Særlige bestemmelser om støtte til visse hjælpemidler” yde støtte til injektions- og testmaterialer.
De tilsluttede kommuner har en klar forventning om at indgå en rammeaftale med et sortiment, som dækker Ordregivers behov (både kendte og nye innovative og fremtidssikrede produkter) til gavn for den enkelte borger, som har krav på det bedst egnede og billigste produkt.
Bevilling ydes til anskaffelse af det bedst egnede og billigste hjælpemiddel, hvor det alene Ordregiver i samråd med borgeren, der afgør produktvalg ud fra borgerens samlede hjælpebehov som følge af funktionsnedsættelsen. Ønsker borgeren et andet og dyrere produkt end det bevilligede, skal borgeren selv betale differencen som egenbetaling.
Det er Tilbudsgivers ansvar hurtigst muligt at give besked til Ordregiver, hvis der opleves unormalt højt forbrug eller at der foretages en usædvanlig bestilling fra en borger. Samtidig præciseres, at der ikke må udleveres større mængde til den enkelte borger end der er udstedt bevilling til. Såfremt der er behov for en øget bevilling til den enkelte boger, skal der rettes henvendelse herom til den enkelte kommune.
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til LOV nr. 1564 af 15/12/2015 (udbudsloven). Der er tale om udbud af en rammeaftale med én leverandør, jf. udbudslovens § 97.
2 Ordregiver
De ordregivende myndigheder er:
Aalborg Kommune Koncernservice AK Indkøb Xxxxxxxxxxxx 0 0. sal 9000 Aalborg | Brønderslev Kommune Ny Rådhusplads 1 9700 Brønderslev | Læsø Kommune Doktorvejen 2 9940 Læsø |
Kontaktperson: Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx Mail: xxxxx@xxxxxxx.xx
eDoc nr. 2018-012392
3 Udbudsmaterialet
Det samlede udbudsmateriale består af:
• Nærværende udbudsbetingelser
• Bilag 1 – Udkast til rammeaftale med
o Rammeaftalebilag A Generelle mindstekrav til rammeaftalen
o Rammeaftalebilag B Mindstekrav til produkter
o Rammeaftalebilag C Konkurrenceparametre:
o Rammeaftalebilag C1 Faglige kvalifikationer og ressourcer
o Rammeaftalebilag C2 Betjening af borgere samt kommunens personale
o Rammeaftalebilag C3 Motivation af borgere
o Rammeaftalebilag C4 Konsulentydelse og undervisning
o Rammeaftalebilag C5 Kundeservice
o Rammeaftalebilag C6 Samarbejde med kommunerne
o Rammeaftalebilag C7 Information til borgere
o Rammeaftalebilag C8 Statistik
o Rammeaftalebilag C9 Konsignationslager og hasteordre
o Rammeaftalebilag C10 Implementering
o Rammeaftalebilag D Tilbudsliste opdelt i 28 faner
• 27 faner (01-27) efter borger kategori
• 1 fane øvrige produkter
o Rammeaftalebilag E – Databehandleraftale
o Rammeaftalebilag F – IT sikkerhedsregulativ gældende for Aalborg Kommune
• Bilag 2 – Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD)
• Bilag 3 – Støtteerklæring
• Bilag 4 – Tjekskema
• Bilag 5 – Konsortieerklæring
• Bilag 6 – Spørgsmålsskema
Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er hentet fra Ordregivers hjemmeside (xxx.xxxxxxx.xx under business –> leverandører -> leverandører til Aalborg Kommune -> udbud), hvor alle dokumenterne er fuldt tilgængelige. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i pkt. 5.1.1.
4 Udbuddets omfang
Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for rammeaftalen.
Ordregiver ønsker, i henhold til gældende lovgivning og bestemmelser for bevilling og støtte at anskaffe Diabetesprodukter.
I forhold til udbudslovens § 49, stk. 2 har Ordregiver valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i at der er tale om udbud af et frit valgs område, vurderet at det ikke er hensigtsmæssigt at foretage en sådan opdeling, da dette ikke skønnes at give værdi for yderligere virksomheder og SMV, da der ikke er en garanteret afsætningsmulighed og borgeren altid har et frit valg.
For yderligere detaljer vedrørende mindstekrav til anskaffelsen henvises til Rammeaftalebilag A, Generelle mindstekrav til rammaftalen og Rammeaftalebilag B, Mindstekrav til produkter.
Det estimerede forbrug af produkter på aftalen forventes pr. årsbasis at udgøre en omsætning på ca. 11,2 mill. kr. Der er alene tale om et estimat, der er opgjort på baggrund af historiske data, som ikke er bindende for Ordregiver. Omsætningen vil altid være afhængig af de til enhver tid udstedte bevillinger til borgere, antallet af og typen af borgere med diabetes. Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov.
Vedlagte Tilbudsliste – Rammeaftalebilag D angiver et estimeret forbrug opdelt på behov hos den enkelte diabetiker med nedenstående forudsætninger.
• 10% af borgere skal have nyt blodsukkerapparat inden for et år.
• Forbrugstal er opgjort efter tidligere indkøb med en fordeling i forhold til behov fra nuværende sortiment af blodsukkerapparater.
I Aalborg Kommune er der ca. 3.580 injektionsbehandlede borgere og ca. 2.100 tabletbehandlede borgere. I Brønderslev Kommune er der ca. 800 injektionsbehandlede borgere og ca. 460 tabletbehandlede borgere. Der er ikke oplyst forbrugstal for Læsø Kommune.
4.1 Rammeaftalen
Den udbudte aftale er en rammeaftale, hvorfor Ordregiver ikke er forpligtet til at aftage en bestemt mængde ydelser eller opnå en bestemt omsætning i aftaleperioden. Alle oplysninger om forbrug er opgjort på baggrund af historiske data i et år og antal af borgere med bevilling på diabetesprodukter og har som følge heraf alene vejledende karakter og er på ingen måde forpligtende for Ordregiver.
Der skal indgås en 3 årige aftale. Rammeaftalen træder i kraft d. 01.12.2018 og ophører uden varsel d. 30.11.2021. Rammeaftaleperioden kan af Ordregiver forlænges på uændrede vilkår i op til 12 måneder. Såfremt Ordregiver ønsker at gøre brug af denne ret, skal dette meddeles Tilbudsgiver skriftligt senest 3 mdr. før rammeaftalens ophør.
En del af udbudsmaterialet er et udkast til rammeaftale, som danner grundlag for indgåelse af aftale med den vindende Tilbudsgiver. Der indgås af praktiske årsager én samlet rammeaftale for de udbydende kommuner, men det understreges, at de enkelte kommuner efter rammeaftalens indgåelse optræder som af hinanden uafhængige parter.
Ordregiver indgår rammeaftale med én leverandør om levering af ovennævnte leverance.
Idet der i forbindelse med udførsel af denne aftale overlades personoplysning om den enkelte borger til den vindende Tilbudsgiver, skal der indgås en skriftlig databehandleraftale mellem Tilbudsgiver og Ordregiver. Dette følger af Persondatalovens § 42, stk. 2.Tilbudsgiver bliver databehandler for Ordregiver og Ordregiver er dataansvarlig.
Indgåelse af databehandleraftale vil ske på baggrund af vedlagte Rammeaftalebilag E – Databehandleraftale inkl. bilag F - IT sikkerhedsregulativ (gældende for Aalborg Kommune). Databehandleraftalen og IT sikkerhedsregulativ skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Databehandleraftalen inkl. bilag udfyldes i tilfælde af en aftaleindgåelse.
4.3 Køb på rammeaftalen
Køb på rammeaftalen vil ske hos den Tilbudsgiver, som Ordregiver vurderer, har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. pkt.7, såfremt borgeren ikke gør brug af sit frie valg. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattede produkt ikke kan dække et særligt behov hos Ordregiver.
5 Proces
5.1 Vejledende tidsplan
Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan:
Aktivitet | Tidspunkt |
Udbudsbekendtgørelse fremsendes til XXX | X. 01.05.2018 |
Informationsmøde for interesserede tilbudsgivere | D. 15.05.2018 kl. 10.00 |
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet | D. 29.05.2018, kl. 12.00 |
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål | D. 06.06.2018 |
Tilbudsfrist | D. 12.06.2018, kl. 12.00 |
Forventet udsendelse af underretning og standstill | Primo september 2018 |
Forventet rammeaftaleindgåelse | Primo oktober 2018 |
Rammeaftalen træder i kraft (første leveringsdag) | D. 01.12.2018 |
5.1.1 Spørgsmål til udbuddet
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stillet skriftligt og skal rettes til Xxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx på xxxxx@xxxxxxx.xx med emnet: "Spørgsmål - EU udbud af Diabetesprodukter” senest den d. 29.05.2018, kl. 12.00.
Spørgsmål skal stilles i Bilag 6 – Spørgsmålsskema.
Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb.
Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret.
Spørgsmål og svar i anonymiseret form samt eventuelle rettelsesblade vil blive offentliggjort på Aalborg Kommunes hjemmeside (xxx.xxxxxxx.xx under business –> leverandører -> leverandører til Aalborg Kommune -> udbud). Tilbudsgiver skal derfor løbende holde sig orienteret på hjemmesiden for nye spørgsmål/svar og eventuelle rettelsesblade. Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig orienteret på ovennævnte hjemmeside, hvor svar på indkomne spørgsmål vil blive publiceret.
5.1.2 Informationsmøde
Der afholdes informationsmøde for interesserede Tilbudsgivere d. 15. maj 2018 kl. 10.00 – 11.30: Mødelokale v/AK Indkøb, Xxxxxxxxxxxx 0, 0. xxx 0000 Xxxxxxx
Referat fra informationsmøde, herunder eventuelle spørgsmål der stilles på mødet, vil blive offentliggjort på samme måde som spørgsmål og svar, jf. pkt. 5.1.1.
Tilmelding senest d. 9. maj 2018 på følgende mailadresse: xxxxx.xxxxxx@xxxxxxx.xx
5.1.3 Underretning og standstill
Alle Tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudslovens § 171 samtidigt og skriftligt pr. e-mail blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudslovens § 129.
Tilbuddet skal, på Tjekskemaet (Bilag 4), indeholde den mail-adresse, hvortil underretningsskrivelsen skal sendes til.
Aftaleindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til Tilbudsgiverne er afsendt pr. e-mail. Beregning af de
10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter.
5.1.4 Indgåelse af rammeaftale
Indgåelse af rammeaftale vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 – Udkast til rammeaftale (med tilhørende rammeaftalebilag) efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.
Udkast til rammeaftalen i bilag 1 skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Rammeaftalen udfyldes af Ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse.
Den vindende Tilbudsgiver skal før underretning om resultatet og før indgåelse af rammeaftalen fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 152 for de oplysninger, som er afgivet i Bilag 2 – Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) samt udfylde punkter i Rammeaftalebilag E – Rammeaftale.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.
5.2 Tilbudsevaluering
5.2.1 Vurdering af konditionsmæssighed
Ved modtagelse af tilbud kontrollerer Ordregiver indledningsvist, om tilbuddet er konditionsmæssigt og om Tilbudsgiver er egnet, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt:
• Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse
• Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information, jf. bilag 4 Tjekskema
• Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet
• Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav
• Vareprøver er modtaget
Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.
5.2.2 Vurdering af under- og delkriterier
De tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige jf. pkt. 5.2.1, underlægges herefter evaluering i overensstemmelse med pkt. 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier.
6 Udvælgelseskriterier og dokumentation
6.1 Fælles europæisk udbudsdokument - ESPD
Den nedenfor angivne dokumentation og information skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgiver skal anvende bilag 2 - Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) hertil, som er en formel erklæring om, at Tilbudsgiver
ikke befinder sig i en af de situationer, hvor han vil blive udelukket, og at Tilbudsgiver opfylder de relevante egnethedskriterier. Ordregiver gør opmærksom på, at bilag 2 er en XML-fil.
Nedenfor beskrives proceduren for at downloade og udfylde ESPD’et.
1.) Download bilag 2 – ESPD fra xxx.xxxxxxx.xx (hvor det samlede udbudsmateriale findes) ved at højre klikke på bilag 2 - ESPD og vælg ”Gem link/destination som”. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på computeren.
2.) Derefter åbnes følgende hjemmeside:
xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx-xxxxxxxxx/xxxx/xxxxxx?xxxxxxx og ESPD’et udfyldes jf. illustrationen nedenfor.
3.) Vælg først sprog og ”Jeg er en økonomisk aktør” i ovennævnte link. Derefter importeres filen (fra eget drev via Gennemse…) med de af Ordregiver udfyldte oplysninger, og Tilbudsgiver udfylder dokumentet med nedenstående information.
4.) Herefter udfyldes ESPD’et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på ovenstående hjemmeside
5.) Når ESPD’et er udfyldt vælges knappen ”Eksporter/Oversigt”
6.) Herefter trykkes der på knappen ”Download as” nederst på siden, hvorefter ESPD’et kan downloades i XML format og/eller PDF format
Vær opmærksom på, at ESPD’et indeholder flere felter end dem, som Ordregiver beder om udfyldelse af.
Følgende punkter SKAL udfyldes af Tilbudsgiver, hvor vejledning til udfyldelse er angivet i parentes efter hvert enkelt punkt:
Del ll – Oplysninger om den økonomiske aktør
A. Oplysninger om den økonomiske aktør:
• Generelle virksomhedsoplysninger (Navn, adresse mv. udfyldes)
• ”Er den økonomiske aktør en mikrovirksomhed,…” (udfyldes med Ja eller Nej)
• ”Kun i forbindelse med en reserveret kontrakt….” (udfyldes med Nej)
• ”Er den økonomiske aktør optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører…”
(udfyldes med Ja eller Nej)
• Underpunktet ”e”: Er den økonomiske aktør i stand til at fremlægge et certifikat….” (udfyldes med Ja eller Nej)
• ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre” (udfyldes med Ja eller Nej - der svares alene Ja, hvis den økonomiske aktør indgår i en sammenslutning som et konsortium, et joint venture eller lignende.)
• ”Hvis det er relevant, angives den eller de delkontrakter…” (udfyldes ikke, da udbuddet ikke er opdelt i delaftaler)
B. Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter:
(Navn mv. udfyldes)
C. Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet:
(Udfyldes med Ja eller Nej. Svares der Ja, skal der også afleveres en ESPD fra denne anden økonomiske aktør.)
Del lll – Udelukkelsesgrunde
A. Grunde vedrørende straffedomme:
• Grunde vedrørende straffedomme i henhold til nationale gennemførelsesbestemmelser (Alle punkter besvares)
B. Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger:
• Betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger (Alle punkter besvares)
C. Grunde der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:
• ”Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren”
• ”Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure”
• ”Skyldig i afgivelse af urigtige oplysninger, tilbageholdte oplysninger…”
(Ovenstående tre punkter besvares)
Del lV – Udvælgelseskriterier
α: Samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier:
• Opfylder alle de krævede udvælgelseskriterier (udfyldes)
Tilbudsgiver erklærer ved afkrydsning i α, Xxxxxx angivelse for alle udvælgelseskriterier, at denne opfylder samtlige minimumskrav, som beskrevet herunder i pkt. a-b:
a) Økonomisk og finansiel formåen: Oplysninger om, hvorvidt Tilbudsgiver lever op til følgende krav, som Ordregiver har fastsat til økonomisk og finansiel formåen i medfør af udbudslovens § 140, stk. 1, nr. 2, jf. ESPD del lV. B:
- I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår Tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af Tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Egenkapitalen skal af hensyn til ligebehandling af alle tilbudsgivere opgøres efter en ensartet metode. Egenkapitalen skal således beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregnskabslovens §31 (LBK nr. 1580 af 10712/2015). Det er et mindstekrav, at der er en positiv egenkapital.
- Oplysning om Tilbudsgivers erhvervsansvarsforsikring. Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver har en produkt- og ansvarsforsikring på minimum 10 mill. kr.
b) Teknisk og/eller faglig formåen: Oplysninger om, hvorvidt Tilbudsgiver lever op til følgende krav, som Ordregiver har fastsat til teknisk og/eller faglig formåen i medfør af udbudslovens § 140, stk. 1, nr. 3, jf. ESPD del lV. C:
- Referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne, tidspunktet for leverancen og angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller mail-adresse. Er det ikke muligt for Tilbudsgiver at præstere referencer, skal årsagen hertil anføres. Ved sammenlignelige leverancer forstås en rammeaftale med en årlig omsætning, der svarer til niveauet for dette udbud og på lignende betingelser bl.a. i forhold til sortiment og kompetencer. Det er et mindstekrav, at ovennævnte beskrivelse af sammenlignelige referencer overholdes. Referencer anføres i bilag 2.
Del V – Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere
(Skal ikke besvares)
Del Vl – Afsluttende erklæringer
• Dato og underskrift (udfyldes)
Efter Tilbudsgivers udfyldelse printes dokumentet, dateres og underskrives. Den elektroniske version (xml- fil) gemmes på Tilbudsgivers lokale drev, for senere at fremsende xml-filen til Ordregiver sammen med den elektroniske version af det samlede tilbudsmateriale. Tilbudsgiver skal gå nederst i det dokument, der vises, og vælge ”Download i” for at downloade en XML-fil.
For yderligere vejledning til udfyldelse af ESPD henviser Ordregiver til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på xxxx://xxx.xxxx.xx/Xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/Xxxxx/Xxxxxxxxxxxx/XXXX.
Verificering af oplysningerne i ESPD
Det bemærkes, at det kun er den vindende Tilbudsgiver, der skal fremsende den endelige dokumentation for, at kriterierne i ESPD del III og IV er opfyldt. Ordregiver gør opmærksom på, at en Serviceattest dateret tidligst 01.08.2017 eller senere er tilstrækkelig dokumentation for Del III jf. Udbudslovens §153 og den skal indeholde oplysninger fra Kriminalregistret for at være fuldstændig.
Serviceattesten udstedes af Erhvervsstyrelsen, og det kan tage 2-3 uger – læs mere her: xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxx/XXXX/Xxxxx_xx_xxxxxxxxxxxxx.
Er Tilbudsgiver ikke fra Danmark og udsteder Tilbudsgivers hjemland ikke de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.
6.2 Konsortier
Ved sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortium) skal Tilbudsgiver angive dette i ESPD del ll. A. Herudover skal de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser.
Endvidere skal Tilbudsgiver, udelukkende hvis der er tale om et konsortium, udfylde og vedlægge Bilag 5 – Konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.
6.3 Henvisning til andres ressourcer
Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt eller faglige formåen. Tilbudsgiver skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll. C. Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds kapacitet, vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll. A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder/underleverandører, som Tilbudsgiver baserer sig på. Xxx XX skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som Tilbudsgiver baserer sin egnethed på.
Hvis Tilbudsgiver således vil anvende andre økonomiske aktører til at dokumentere sin egnethed, vedlægges relevant dokumentation for deres egnethed i den udstrækning, Tilbudsgiver baserer sig derpå. Der skal foreligge en underskrevet erklæring fra støttevirksomheden, som vedlægges som bilag 3 – Støtteerklæring.
7 Tildelingskriterium
7.1 Tildeling af rammeaftale
Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af rammeaftalen:
Underkriterier | Vurderingsgrundlag | Vægtning |
Pris Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers samlede tilbudssum. • De tilbudte priser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale. • Således vil de af Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund. • Tilbudssummen beregnes som prisen pr. positionsnummer i anførte pakningsstørrelse ganget med det estimerede forbrug. Summen af ovenstående udregning er den samlede tilbudssum fra Tilbudsgiver, der evalueres i forhold til den angivne vægtning. | Rammeaftalebilag D – Tilbudslisten. | 40 % |
Kvalitet Underkriteriet ”Kvalitet” vil blive vurderet på baggrund af de af Tilbudsgiver fremsendte vareprøver på produkter tilbudt i fane 01 til og med fane 27. Der vurderes ikke på produkter tilbudt under øvrige produkter (fane 28). Hver enkelt xxx.xx. vurderes for sig selv og tildeles et point i forhold til hvor godt, produktet opfylder krav set i forhold til den enkelte borger kategori. Hvis samme produkt er tilbudt til at kunne dække flere borger kategorier, vurderes produktet for hver enkelt kategori og vil indgå med flere point i den samlede vurdering (i henhold til krav i den enkelte kategori). | Evaluering af fremsendte vareprøver efter:”Kvalitet” anført i Rammeaftalebilag C, Konkurrenceparametre | 35% |
Gennemsnittet af ovenstående ganges med den angivne vægtning. Kvaliteten vil blive vurderet af Ordregivers faggruppe bestående af diabetessygeplejersker, sagsbehandlere og repræsentanter for borgere. | ||
Service Underkriteriet ”Service” vil blive vurderet i forhold til hvorledes de anførte bedømmelsesparametre under service i Rammeaftalebilag C konkurrenceparametre opfyldes. Vurdering foretages af Ordregivers faggruppe bestående af diabetessygeplejersker, sagsbehandlere og repræsentanter for borgere. | Besvarelsen i Rammeaftalebilag C1-C10. | 25% |
7.2 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode
Nedenfor fremgår evalueringsmetoden for underkriterierne i henhold til udbudslovens § 160.
7.2.1 Underkriterium ”Pris”
Den samlede tilbudssum evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0-8 point
Laveste samlede tilbudssum, blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. pkt. 5.2.1, tildeles 8 point. En samlet tilbudssum, der svarer til laveste tilbudssum plus 35 % tildeles 0 point, dog med forbehold for nedenstående ”Alternativ model 1 ”.
Øvrige samlede tilbudssummer tildeles points ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter.
Den samlede tilbudssums point bliver beregnet ud fra følgende formel
(Tilbuddets pris – laveste tilbuds pris)
8 – ( 8 x )
(Laveste pris + 35 % - laveste tilbudspris) Såfremt der anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse med den ændrede evalueringsmodel.
De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Der gives i forhold til underkriteriet ”Pris” point med to decimaler.
Alternativ model 1:
Såfremt det konstateres, at ”Tilbudssummen” af de konditionsmæssige tilbud er højere end laveste tilbudssum plus 35 % tildeles 0 point i stedet til laveste tilbudssum plus 75 %. Samtlige tilbudssummer der er højere end laveste tilbudssum plus 75 % tildeles 0 point. 75 % vil blive brugt i ovenstående formel.
7.2.2 Underkriterium ”Kvalitet”
Underkriteriet vurderes af Ordregivers Faggruppe på baggrund af de fremsendte vareprøver og i henhold til bedømmelsesparametre anført i Rammeaftalebilag C – Konkurrenceparametre under kvalitet.
For underkriteriet ”kvalitet” anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene vil blive vurderet på en pointskala fra 0-8.
Vurderingen foretages ud fra en helhedsvurdering af de tilbudte produkter i henhold til de enkelte bedømmelses parametre.
Tilbuddene evalueres efter nedenstående absolutte pointmodel.
De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet.
7.2.3 Underkriterium ”Service”
Underkriteriet vurderes af Ordregivers Faggruppe i henhold til bedømmelsesparametre anført i Rammeafta- lebilag C – Konkurrenceparametre under service og på baggrund af de fremsendte besvarelser i Ramme- aftalebilag C1 – C10. For underkriteriet ”service” anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene vil blive vurderet på en pointskala fra 0-8.
Vurderingen foretages ud fra en helhedsvurdering af den tilbudte løsning i henhold til de enkelte bedømmelses parametre.
De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet.
Tilbuddene evalueres efter nedenstående absolutte pointmodel.
Point | Gives for |
0 | Dårlig eller Ingen opfyldelse af kriteriet |
1 | Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet |
2 | Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
3 | Under middel opfyldelse af kriteriet |
4 | Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
5 | Over middel opfyldelse af kriteriet |
6 | God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet |
7 | Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet |
8 | Bedst mulige opfyldelse af kriteriet |
8 Vareprøver
Til brug for vurdering af de kvalitative underkriterier skal der leveres en vareprøver af de tilbudte produkter, der er opdelt på kategorier dvs. Blodsukkerapparat, Teststrimler hertil, Fingerprikker samt lancetter (=startpakke) tilbudt i fane 01-27. Hvis samme produkt er tilbudt på flere xxx.xx. skal der kun fremsendes en vareprøve. HUSK at medsende testblod.
Der skal ikke sendes vareprøver af produkter, der er tilbudt under fanen: Øvrige produkter.
Vareprøver skal leveres sammen med tilbuddet. Såfremt vareprøverne ikke når frem inden den givne frist, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt. Det skal understreges, at de leverede vareprøver skal være identisk med de tilbudte produkter i alle forhold.
Vareprøverne skal være tydeligt mærket med tilbudslistens xxx.xx. samt Tilbudsgivers navn og Tilbudsgivers varenummer.
Alle omkostninger forbundet med levering af vareprøven påhviler Tilbudsgiver. Af tilbuddet skal det fremgå om Tilbudsgiver ønsker vareprøver retur efter afslutning af udbud.
9 Tilbuds- og formkrav
9.1 Tilbuddet
Tilbuddet skal mærkes med emnet: "Tilbud – EU-udbud af Diabetesprodukter” og ”Må kun åbnes af AK Indkøb”.
Tilbuddet samt vareprøver skal være Ordregiver i hænde senest d. 12.06.2018, kl. 12.00.
Tilbuddet skal sendes som pakke eller afleveres personligt i lukket kuvert/pakke på følgende adresse:
Aalborg Kommune, Borgmesterens Forvaltning, Koncernservice,
AK Indkøb Xxxxxxxxxxxx 0 0. sal,
9000 Aalborg
Åbningstider: mandag til og med fredag kl. 08.00-15.00, dog indtil kl. 17.00 om torsdagen.
Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftlige eksemplarer samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik) bestående af:
• Et udfyldt Rammeaftalebilag B – Mindstekrav til produkter skal vedlægges i Word format
• Et udfyldt Rammeaftalebilag C – Konkurrenceparametre skal vedlægges i Word format
o Et udfyldt Rammeaftalebilag C1 Faglige kvalifikationer og ressourcer - skal vedlægges i Word format
o Et udfyldt Rammeaftalebilag C2 Betjening af borgere samt kommunens personale - skal vedlægges i Word format
o Et udfyldt Rammeaftalebilag C3 Motivation af borgere - skal vedlægges i Word format
o Et udfyldt Rammeaftalebilag C4 Konsulentydelse og undervisning - skal vedlægges i Word format
o Et udfyldt Rammeaftalebilag C5 Kundeservice - skal vedlægges i Word format
o Et udfyldt Rammeaftalebilag C6 Samarbejde med kommunerne - skal vedlægges i Word format
o Et udfyldt Rammeaftalebilag C7 Information til borgere - skal vedlægges i Word format
o Et udfyldt Rammeaftalebilag C8 Statistik - skal vedlægges i Word format
o Et udfyldt Rammeaftalebilag C9 Konsignationslager og hasteordre - skal vedlægges i Word format
o Et udfyldt Rammeaftalebilag C10 Implementering - skal vedlægges i Word format
• Et udfyldt Rammeaftalebilag D – Tilbudsliste skal vedlægges i Excel format eller konvertibel hertil
o HUSK at udfylde alle faner (01 -27 og Øvrige produkter)
• Et udfyldt Rammeaftalebilag 2 – Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) i en elektronisk version
• Et udfyldt Rammeaftalebilag 2 – Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) i en PDF version
• Et udfyldt Rammeaftalebilag 3 – Støtteerklæring – hvis relevant, skal vedlægges i Word format
• Et udfyldt Rammeaftalebilag 4 – Tjekskema, skal vedlægges i Word format HUSK underskrift
• Et udfyldt Rammeaftalebilag 5 – Konsortieerklæring – hvis relevant, skal vedlægges i Word format
Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar, vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i det digitale eksemplar anses ikke som ”uoverens- stemmende oplysninger”.
Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem på ovennævnte adresse.
Såfremt tilbuddet afleveres personligt, kan der til Tilbudsgiver udstedes en kvittering for modtagelsen.
9.2 Sprog
Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal Tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for Tilbudsgivers regning.
9.3 Ejendomsret
Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.
9.4 Åbning af indkomne tilbud
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
9.5 Vedståelsesfrist
Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist.
Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale og ophører således ikke, førend endelig rammeaftale er underskrevet.
9.6 Forbehold
Nærværende udbud vedrører produkter omfattet af Serviceloven. Kommunerne er forpligtet til at tilbyde det bedste egnede og billigste hjælpemiddel. I henhold til Servicelovens § 112 er der frit leverandørvalg, hvilket medfører, at borgeren såfremt de ønsker det kan vælge en anden leverandør end den de deltagende kommuner har indgået aftale med. Det fremgår endvidere, at borgeren til enhver tid har mulighed for at vælge et dyrere produkt end det af kommunen bevilgede. Prisdifferencen skal da afregnes direkte mellem borgeren og Rammeaftalehaveren.
Det i pkt. 4 angivne estimat og de i Rammeaftalebilag D – Tilbudsliste angivne kvanta er forventede, hvorfor Tilbudsgiver er forpligtet til at levere eventuelt større eller mindre kvanta i rammeaftaleperioden. De anførte estimater kan således ikke tages som udtryk for en garanteret minimumsomsætning i det behovet vil være afhængigt af de til enhver tid udstedte bevillinger og antal af borgere med diabetes.
9.6.2 Tilbudsgivers forbehold
Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.
Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet.
Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet.
Tilbudsgiver skal derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, da ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen.
Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende.
Vedlægger Tilbudsgiver egne salgs- og leveringsbetingelser, vil disse blive betragtet som forbehold.
9.7 Aktindsigt
Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt.
Det bemærkes, at det i sidste ende er Ordregivers vurdering, hvad der udleveres ved anmodning om aktindsigt og Ordregiver vil under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.