Aftale mellem Randers Kommune og Værket 2019-2022
Aftale mellem Randers Kommune og Værket
2019-2022
Aftale mellem Randers Kommune og Værket 2019-2022
1. Indledning
Randers Byråd har besluttet, at der fra 1. januar 2007 skal indgås aftaler med alle arbejdspladser i Randers Kommune.
De overordnede mål med aftalestyringen er effektiv service med høj kvalitet til borgerne, mere udvikling, råderum til de kommunale ledere og medarbejdere samt bedre muligheder for det kommende byråd til at styre kommunen.
Aftalen har desuden til formål at skabe sammenhæng mellem byrådets politik og de udførende enheders faktiske handlinger samt koble den økonomiske styring sammen med diskussionen af politiske mål og dermed mulighederne for strategisk planlægning. Hensigten er ligeledes at skabe klarhed for ledere og medarbejdere over, hvilke mål de skal forfølge, og inden for hvilken ramme dette skal foregå.
Aftalen indgås inden for rammerne af lovgivningen, byrådets visioner og politikker samt aftaleenhedens budget. Byrådet har fortsat det juridiske og bevillingsmæssige ansvar. Byrådet kan derfor til enhver tid tilbagekalde eller ændre i aftalen i kraft af det almindelige over/underordnelsesforhold.
Denne aftale gælder fra januar 2019 til og med 2022, og aftalen er indgået mellem Værket og Randers Byråd.
2. Lovgivning, politiske visioner og mål
Politiske mål og oplæg:
Randers Byråd har vedtaget en vision som er suppleret af visionpolitikker. Disse visioner og politikker er sammen med lovgivning fundamentet for aftaleenhedens arbejder.
I den nye fireårige Randers-model er der lagt op til en mere direkte sammenhæng mellem udvalgets visioner/oplæg, politikkerne og aftalerne. Der afholdes følgende møder i løbet af den fireårige periode:
År | Aktivitet |
År 1 (2019) | Den nye aftale træder i kraft Efterår 2019: Konference/tema – opfølgning på vision/politik/aftale |
År 2 og 3 (2020-2021) | Ultimo 2020 til primo 2021: Besøg på alle aftaleenheder med status og opfølgning på aftalemål |
År 3 (2021) | Evaluering af aftalerne – evt. stor konference, hvor alle aftaleenhederne er samlet |
År 4 (2022) | Nyt udvalg – nye aftaler |
Værket er et musik- og teaterhus, ejet og drevet af Randers Kommune og organisatorisk placeret under Kulturudvalget i Sundhed, Kultur og Omsorgsforvaltningen. Musik- og teaterchefen refererer direkte til forvaltningsdirektøren.
Musik- og teaterchefen er eneansvarlig for Værkets eget programudbud og har det overordnede økonomiske, ledelsesmæssige og driftsmæssige ansvar for den samlede virksomhed.
3. Hvem er vi?
Værket er hele byens og regionens kulturhus og skal gennem sine forestillingsvalg sikre størst mulig kulturel og kunstnerisk kvalitet og bredde. Værket skal sætte publikum i centrum og medvirke til at udvide grænserne for kulturelle oplevelser i Randers.
Værket er en sæsonpræget virksomhed med meget stor travlhed i højsæsonen, som løber fra medio september til primo maj. Værket har 20 faste medarbejdere, men i praksis er der betydeligt flere ansatte
– ikke mindst ved spidsbelastninger - hvor der kræves en mandskabsstyrke på op mod 50 medarbejdere til at afvikle de mange forestillinger og arrangementer.
Der er følgende hovedaktivitetsområder:
• Værket driver egen arrangementsvirksomhed med selvstændig arrangementsprofil og udlejer sale til fremmede arrangører
• Værket driver – med udgangspunkt i Turbinen – Regionalt Spillested iht. 4-årig (2017-2020) rammeaftale mellem Statens Kunstfond, Randers Kommune og Værket.
• Værket driver møde-, konference-, og festvirksomhed i samarbejde med husets restauratør i Café Xxxx Xxxxxxxxx
• Værket udlejer lokaler og bygninger til de faste lejere og udlåner sale til byens amatører i overensstemmelse med den såkaldte amatørordning
• Værket vedligeholder og udvikler løbende bygningskomplekset, inventar og sceneteknisk udstyr
Vision
Værket vil være hele byens og regionens musik- og teaterhus. Gennem vores forestillingsvalg vil vi sikre størst mulig kulturel og kunstnerisk kvalitet og bredde. Vi vil medvirke til at udvide grænserne for kulturelle oplevelser i Randers, og vi bestræber os på at præsentere profilarrangementer med national gennemslagskraft.
Mission
Vi tror på, at det gode møde mellem mennesker kan skabe oplevelser, der rækker ud over det forventede. På Værket stræber vi derfor altid efter at sætte nye standarder i mødet mellem arrangør, publikum, samarbejdspartnere og artister.
Værdier
Vores fælles værdier på Værket er: engagement – nærvær – fællesskab. Stort engagement er udgangspunktet for alt, hvad vi foretager os.
Vi er opsøgende og imødekommende i vores arbejdsform og prioriterer nærvær i mødet mellem mennesker. Når vi er bedst opstår der et berigende fællesskab blandt samarbejdspartnere og medarbejdere, mellem optrædende og publikum og i vores ageren med lokalsamfundet og den omkringliggende verden.
Alle borgere i Randers Kommune og den østjyske region suppleret af et bredt nationalt publikum til profilkoncerter.
I 2017 havde Værket 81.800 gæster til 352 arrangementer.
4. Aftalemål 2019-2021
Værket har i denne aftaleperiode følgende fem overordnede mål:
• Udvikling af arrangementsprofil (med fokus på nye brugergrupper og genudpegning til regionalt spillested)
• Styrkelse af økonomien (med fokus på øget omsætning)
• Markedstilpasning og videreudvikling af møde-, konference-, og festvirksomhed
• Forbedring af serviceniveau med særlig fokus på kundeoplevelsen før, under og efter arrangementerne
• Udvikling af bygningskompleks med fokus på igangsætning af udarbejdede projekter.
Mål 1:
Udvikling af arrangementsprofil (fokus på nye brugergrupper og genudpegning til regionalt spillested).
Succeskriterier:
Værket tilbyder en meget bred palet af forestillinger. Succeskriterierne for de enkelte forestillinger kan dermed variere en del. Kvalitet er en fællesnævner, men dertil måles visse store forestillinger også på deres evne til at underholde, sælge billetter og skabe omtale, mens smallere forestillinger primært måles på deres kunstneriske kvalitet.
Generelt måles Værkets arrangementsprofil på, om forestillingsudbuddet tilfredsstiller publikums forventninger om et rigt og varieret udbud, og om forestillingerne har en generel høj kvalitet og belægningsprocent. Kort og godt så forventer publikum et kvalitetsniveau på højde med vores nabobyer Aalborg og Aarhus.
Værket har tre faste mål for arrangementer: øget kvantitet, øget kvalitet og øget bredde.
I denne aftaleperiode vil Værkets dertil have speciel fokus på nye brugergrupper for at få endnu flere borgere til at bruge tilbuddene på Værket og i Turbinen.
Endelig er det et selvstændigt mål at videreudvikle det regionale spillested Turbinen med henblik på at blive (gen)udpeget til regionalt spillested for perioden 2021-2014.
• Kvalitetsarrangementer med absolutte verdensnavne – primært inden for det moderne men også inden for det klassiske repertoire – har i de senere år været en stor succes, som Værket ønsker at bygge videre på i 2018/2022. Værket vil i den forbindelse videreudvikle og dyrke husets egne nationale og internationale samarbejdsrelationer med henblik på at få adgang til forestillinger og koncerter med optimal kvalitetsniveau, som specifikt kan profilere Randers og Værket. Dette arbejde vil i de kommende år fylde mere og mere og kræve væsentlige ressourcer.
• Den rytmiske musik vil være et højprioritetsområde for Værket og Turbinen i aftaleperioden.
• Arrangementsprofilen skal konstant udvikles i forhold til både de helt smalle, nye bands i Turbinen over de etablerede danske bands i Ridehuset til de internationale verdensstjerner i Store Sal. (Det skal bemærkes, at opgaver under aftalen om regionalt spillested ligger uden for
Værkets budgetbevilling og almindelige forpligtelse. I perioden 2017-2010 finansieres disse aktiviteter af stat (1,5 mio. kr.) kommune (1,24 mio. kr.) og Værket (1 mio. kr.).
• Bredden sikres af stadig flere skæve og eksotiske forestillinger af høj kvalitet. Dette mål søges bl.a. opnået ved at fastholde og udvide samarbejdet med de øvrige danske og internationale agenter, teatre og musikhuse vedrørende indkøb og koordinering af kunstnerisk udfordrende nationale og internationale forestillinger.
• Det succesfulde teatersamarbejde med Randers Teaterforening skal yderligere udvikles i forhold til repertoire, publikumsudvikling og abonnementsordninger.
• Endelig vil Værket prioritere gratis forestillinger i husets Foyer, forudsat at vi fortsat kan finde finansieringsmidler til dette formål.
• Den forbedrede arrangementsprofil skal tiltrække nye brugergrupper, som også skal nås via konkrete initiativer og nye samarbejdsrelationer.
Opfølgning/evaluering:
Værket arbejder konstant med en evalueringskultur i højsædet. Alle arrangementer bliver individuelt evalueret internt og eksternt. Dette foregår dagligt med formel opsamling på møder hver mandag og tilbagemelding til agent/artist samt medarbejdere.
Ofte bliver arrangementer professionelt anmeldt som supplement til de konstante brugeranmeldelser på sociale medier.
Dertil måles publikums tilfredshed meget kontant på det løbende billetsalg. Værket gennemfører brugertilfredshedsundersøgelser i hver aftaleperiode. Samlet gennemgang og evaluering af området finder sted i årsberetninger.
Mål 2:
Styrkelse af økonomien (fokus på øget omsætning).
Værkets primære økonomiske mål er naturligvis balance i regnskabet, men det er i højere grad omsætningstallet, som er Værkets målestok for succes. Jo større omsætning, jo mere kunst, kultur og underholdning til borgerne i Randers Kommune.
Værkets omsætning blev fordoblet mellem 2001 og 2009, og Værkets egenindtjening er firedoblet i samme periode. Perioden med meget kraftig vækst blev afsluttet i 2010. I perioden 2011-2013 havde Værket 10% nedgang i omsætningen. Siden er det i 2016 og 2017 lykkedes at komme tilbage til tidligere års rekordomsætning på over 35 mio. kr. årligt.
En behersket fremgang ift. den nuværende årlige omsætning på ca. 35 mio. kr. vil være Værkets realistiske mål i aftaleperioden.
Handlinger:
• En tæt og forpligtende dialog med forvaltning og politiske udvalg samt fokus på målopfølgning og generel udvikling skal motivere til aftalens overholdelse.
• Genudpegning til regionalt spillested i 2020 med statslig støtte på nuværende niveau (1,5 mio. kr. årligt) er helt afgørende for den fortsatte udvikling af Turbinen. Dette skal opnås ved en meget målrettet fokusering på opfyldelse af kontraktaftalen med Statens Kunstråd og løbende justering ift. det nye projektstøtteudvalgs fokusområder.
• Med hensyn til private sponsorer så er målet en jævn stigning i indtægterne. Ud over en fortsat stor salgsindsats forudsætter dette to ting: ingen reduktioner i det kommunale tilskud og et meget attraktivt forestillingsudbud med minimum 3-5 årlige stjernekoncerter.
• Entreindtægter skal – som resultat af den forbedrede arrangementsprofil - øges i aftaleperiodens løbetid.
• Øget indsats og eventuel ny forretningsplan for møde- og konferenceområdet.
• Restaurationsindtægten/forpagtningsafgiften skal øges. Det er et helt centralt udviklingsområde i perioden, og det kræver en åben og fordomsfri tilgang til en ny strategi for området.
• Fokus på udgiftsminimering på alle områder, hvor det giver mening, og hvor det ikke får konsekvenser for Værkets indtjeningspotentiale.
Opfølgning/evaluering:
Arrangementsbudgetter og regnskaber plus evaluering på alle aktiviteter løbende. Budget- og regnskabsopfølgning i henhold til kommunens regler og procedurer.
Årsberetning for både det regionale spillested Turbinen og Værket.
Mål 3:
Markedstilpasning og videreudvikling af møde-, konference-, og festvirksomhed.
Møde- og konferenceområdet har siden finanskrisen været et presset forretningsområde. Mange virksomheder og institutioner benyttede lejligheden til at skære ned for møder og konferencer, og aktivitetsniveauet er ikke på tidligere tiders niveau. Dertil er der lokalt kommet nye konkurrenter på banen med deraf følgende pres på prisniveauet.
I den netop overståede aftaleperiode har Værket skiftet medarbejder på området og analyseret vores produkt på pris, indhold og kvalitet. Det har ført til en videreudvikling af vores produkt, som er blevet relanceret i en ny indpakning og med priser og pakketilbud, som er tilpasset markedsniveauet.
I første omgang har dette resulteret i en opbremsning af den negative udvikling. I den kommende periode er det Værkets mål som minimum at fastholde dette niveau og meget gerne øge aktiviteten og indtjeningen.
• Produktet skal udvikles yderligere, og der skal arbejdes på at øge synergien mellem erhvervsarrangementer og kulturarrangementer – eksempelvis festarrangementer - ligesom samarbejdet med lokale og nationale aktører skal øges i den udstrækning, det kan bidrage til at styrke forretningsområdet.
• Kompetencerne i Værkets organisationsstruktur med ny Udviklingsafdeling, inddrages mere aktivt i udviklingen af forretningsområdet.
• Værket vil styrke og målrette informations- og marketingindsatsen for møde- og konferencevirksomheden.
• Forpagtningsaftale – som er udformet i 1990 - analyseres og vurderes i forhold til det nuværende marked og fremtidig forbrugeradfærd.
Opfølgning/evaluering:
Arrangementsbudgetter og regnskaber plus evaluering på alle aktiviteter.
Dette foregår løbende, med formel opsamling på ugemøder med restauratør og medarbejdere hver mandag.
Værket gennemfører løbende kundetilfredshedsundersøgelser.
Mål 4:
Forbedring af serviceniveau med særlig fokus på kundeoplevelsen før, under og efter arrangementerne.
Succeskriterier:
Publikum stiller meget høje krav til kvalitets- og serviceniveauet i alle faser af deres møde med Værket. Det gælder både i forhold til selve forestillingerne, men i mindst lige så høj grad i forhold til alt, hvad der ligger omkring forestillingerne.
Kvalitet- og serviceniveauet skal optimeres lige fra kundens indledende kontakt med Værket og Turbinen såsom markedsføring og løbende arrangementsinformation over billetkøbsprocessen til selve dagen for arrangementet, hvor vi kan arbejde med aktiviteter, der understøtter og afrunder oplevelsen i foyeren, restauranten og caféen, og eventuelt efterfølgende i dialog med Værket om oplevelsen i sin helhed.
Værket satser på at blive markedsførende på højt serviceniveau og sætte nye standarder for mødet med kunder og brugere.
Vi vil være musik- og teaterbranchens bedste arbejdsplads. Fagligheden og arbejdsmiljøet skal være i højsædet - meget gerne kombineret med en positiv og uhøjtidelig tilgang til arbejdet. Målet skal være at skabe opsigtsvækkende resultater både på de indre og ydre linjer. Det skal altid være en stor positiv oplevelse at møde medarbejdere fra Værket, ligesom det skal være en stor positiv oplevelse at arbejde på Værket.
Handlinger:
• Oplevelser og salg før, under og efter forestillingerne er et udviklingsområde med meget stort potentiale, som vil have vores fulde fokus i perioden. Der skal arbejdes systematisk med området i ledergruppen og der skal ske en inddragelse af medarbejdere i processen.
• På alle planer i vores organisation og specielt i vores kontakt med publikum ønsker vi at sætte nye standarder for det personlige serviceniveau. Vi ønsker at fremstå åbne og særdeles imødekommende uden at gå på kompromis med vores integritet. Dette skal der løbende arbejdes med i alle afdelinger og på alle niveauer af vores virksomhed, og arbejdet skal forankres i husets rutiner.
• Der igangsættes faste årshjuls-møder med Værkets fronthus personale, billetsælgere og bartendere. Rekrutteringen og uddannelsen af alt timelønnet personale opprioriteres.
• Den fysiske indretning af publikumsområder og sale optimeres løbende.
• Kommunikationen med forskellige kunde- og brugergrupper udvikles og opprioriteres.
Opfølgning/evaluering:
Alle arrangementer bliver individuelt evalueret internt og eksternt. Dette foregår dagligt, med formel opsamling på møder hver mandag og eventuel tilbagemelding til kunder og samarbejdspartnere.
Ofte bliver arrangementer brugeranmeldt på sociale medier.
Dertil måles publikums tilfredshed meget kontant på det løbende billetsalg. Samlet gennemgang og evaluering af området finder sted i årsberetningen.
Mål 5:
Udvikling af bygningskompleks - med fokus på igangsætning af udarbejdede projekter.
Succeskriterier:
Værkets bygningskompleks skal konstant udvikles og moderniseres, så det lever op til gældende lovgivning, branchens krav og publikums forventninger. Det er en nødvendighed, hvis den nuværende succes skal fastholdes og udvikles yderligere.
Værket udarbejder løbende diverse projektforslag indenfor det samlede bygningskompleks ud fra en aktualitetsvurdering. Pt. vurderer vi, at der i den kommende periode skal arbejdes videre med fire områder: arbejdsmiljøkrav, publikumsfaciliteter i foyeren, scene- og kunstnerforhold samt inddragelse af nye bygninger.
• Vi har en arbejdsmiljøudfordring i forhold til at få skiftet alle scenetræk i Store Sal fra manuelle træk til elektriske træk. Dette er allerede sket i Vejle og Aarhus, og omkostningen vurderes til at være i størrelsesordenen 12 mio. kr. Der er pt. ingen finansieringsplan.
• Publikumsfaciliteterne i hovedbygnings foyer, balkoner og Café Xxxx Xxxxxxxxx skal moderniseres og forbedres. Kapaciteten skal udvides til at kunne rumme 1000 gæster komfortabelt. De eksisterende facadepartier af aluminium trænger til renovering eller udskiftning. Der skal etableres udvidet og moderniseret restaurant og café, bedre pauseserveringsforhold og siddemuligheder samt etableres udendørs opholdsområder. Især balkonetagerne trænger til ombygning og forbedring af tilgængeligheden. Værket udarbejder arkitektprojekt til fonds-ansøgninger.
• Musikskolens bygninger bag Store Sal skal arbejdes ind i udviklingsplanerne for Værket således, at de kan afhjælpe Værkets nuværende store mangel på garderober og grupperum samt administrationskontorer, når/hvis musikskolen opsiger lejemålet.
• Ankomstforholdene til Værket fra Mariagervej omkring Turbinen-bygningen skal forbedres. På kort sigt ved at etablere den planlagte faste belægning. På længere sigt ved at gentænke hele princippet for ankomst til Værket fra krydset Markedsgade og Mariagervej.
Opfølgning/evaluering:
Evaluering af udviklingen og status på området opsamles i årsberetninger.