TEKNISK BISTAND I FORBINDELSE MED VVM-PROJEKT RELATERET TIL UDFLYTNINGEN AF NÆSTVED ERHVERVSHAVN
TEKNISK BISTAND I FORBINDELSE MED VVM-PROJEKT RELATERET TIL UDFLYTNINGEN AF NÆSTVED ERHVERVSHAVN
1. INDLEDNING
Næstved Havn (herefter betegnet "Ordregiver") ønsker at indkøbe teknisk bistand vedrørende ovennævnte projekt. De ydelser, som Ordregiver ønsker at indkøbe, er nærmere beskrevet i afsnit 2, mens afsnit 3 indeholder betingelserne for tilbudsafgivelsen.
Som bilag til dette dokument indgår følgende:
▪ Bilag 1: Udbudsstrategi, projekt "Teknisk rådgivning_Ny havn" med underbilag 1-4
▪ Bilag 2: Tilbudsliste
▪ Bilag 3: Udkast til rådgiveraftale
▪ Bilag 4: ABR18 med bemærkninger
Værdien af de rådgiverydelser, som er omfattet af denne tilbudsindhentning, overstiger isoleret set ikke tærskelværdien i forsyningsvirksomhedsdirektivet. Da Ordregiver samtidig vurderer, at indkøbet ikke har klar grænseoverskridende interesse, er tilbudsindhentningen alene underlagt de procedureregler, som fremgår af dette dokument.
Denne tilbudsindhentning omfatter følgende to separate aftaler:
▪ Aftale 1: Forprojektering
▪ Aftale 2: VVM-proces og myndighedsbehandling
Der kan afgives tilbud på en eller begge aftaler. Evaluering og tildeling sker for hver af de to aftaler.
Betegnelsen "Rådgiver(en)" anvendes i det følgende om den/de vindende tilbudsgivere. Henvisninger til "ydelser(ne)" eller "opgaven" skal forstås som en henvisning til beskrivelsen i afsnit 2.
2. YDELSESBESKRIVELSE
Ordregiver har udarbejdet en udbudsstrategi vedrørende projektet "Næstved havn_Ny havn" (bilag 1).
Til brug for realiseringen af VVM-projektet (ydelserne markeret med * og ** i bilag 1) indhenter Ordregiver herved tilbud på nedenstående ydelser, se tillige tilbudslisten:
Vedr. forprojekteringen (Aftale 1):
• Fase 1. Konceptafklaring. Her skal der fra havnens side foreligge en række forudsætninger for projekteringsarbejdet. Dialogmøder og forhandlinger med havnens nuværende og kommens kunder vil i den forbindelse være et betydeligt input. Hertil kommer input fra lodserne, lodsejerne i
området og naturligvis de politiske ambitioner for projektet. Et andet væsentligt input til opstarten vil være kommunens bidrag til afklaring af de infrastrukturelle forhold i området.
Rådgiveren skal som afrapportering på konceptafklaringen producere et opsamlende projektnotat, der sammenfatter hvilke konsekvenser, de styrende forudsætninger vil få for forprojektet.
Projektnotatet skal i tekst beskrive de alternativer, som skal belyses. Det må forventes, at der skal projekteres på 3-4 løsninger.
• Fase 2. Udarbejdelse af forprojekter. Det må forudses, at der skal foreligge 3-4 forslag, der på forskellig vis imødekommer de mange – og muligvis – modsatrettede krav. Der skal i sammenhæng til alle forprojekter foreligge overslag for anlægsomkostninger og oplæg til finansieringsmodeller.
Rådgiveren skal i denne sammenhæng illustrere muligheder og begrænsninger i de behandlede forslag, og relatere de forskellige forslag til potentielle nationale eller EU-finansierede støttepuljer. I de forslag, hvor finansieringsgrundlaget kan tilvejebringes via modtagelse af materialer til opbygning af kajgader eller bagarealer, skal rådgiveren påpege de konsekvenser, det vil få for det efterfølgende myndighedsarbejde.
• Fase 3. Præsentation i havnebestyrelsen. Havnebestyrelsen skal involveres undervejs for at sikre, at potentielle afvigelser fra det indgåede forlig drøftes så tidligt i forløbet som muligt.
Rådgiveren skal til præsentationer i havnebestyrelse og/eller politiske udvalg producere plancher til en udstilling, dvs. i passende størrelser klæbet på et materiale, der gør transport og opstilling mulig.
• Fase 4. Bearbejdning og kvalitetssikring. Efter havnebestyrelsens godkendelse af et eller flere forslag, skal projekterne færdigbearbejdes, og alle supplerende beregninger kvalitetssikres og dokumenteres.
Rådgiveren skal forvente, at der efter behandlingen i havnebestyrelsen vil være 2 forslag, som skal tilpasses og kvalitetssikres inden det fremsendes til Næstved Kommunes godkendelse.
Kvalitetssikringen dokumenteres i et afsluttede projektnotat, der redegør for de 2 forslags muligheder og begrænsninger.
Vedr. VVM-proces og myndighedsbehandling (Aftale 2):
• Fase 1: Projektbeskrivelse og afklaring. Her forudsættes det, at der forud for den myndighedsmæssige afklaring foreligger 2 eller flere forprojekter jf. ovenstående proces.
Rådgiveren skal afrapportere fase 1 med et notat for procesforløbet. I notatet skal alle konflikter i forhold til de aktuelle beskyttelser i området beskrives (ex. Natura 2000, strandbeskyttelseslinje, §3 natur, maritim arkæologi og øvrige kulturhistoriske fredninger). Notatet skal i sammenhæng hertil anvise løsningsforslag for at imødekomme eventuelle indsigelser.
• Fase 2. Myndighedsansøgning og Natura 2000. VVM-arbejdet i sig selv er omfattende, men den kommende havnelokalitet vil støde op til den Natura 2000-beskyttede Karrebæk Fjord, som med sin lagune-status har særlige miljømæssige kvaliteter.
Rådgiveren skal i denne fase udarbejde alle nødvendige dokumenter, ansøgninger, screeninger og rapporter, som gør det muligt at gennemføre VVM-processen og de parallelle processer for kommuneplantillæg og lokalplan. Rådgiveren skal i sit tilbud indarbejde tilstrækkelige timer til dialogen med kommunens planafdeling og andre relevante myndigheder.
• Fase 3. Miljøkonsekvensvurderingen. Der gennemføres i sammenhæng med planprocessen en offentlig idéfase, hvor interesserede opfordres til at komme med alternativer eller supplerende bemærkninger til de fremlagte forslag. Her må det forventes, at projektet vil møde alternative forslag, der kræver behandling, og svar.
Rådgiveren skal i denne fase udarbejde en miljøkonsekvensvurdering og en efterfølgende miljøkonsekvensrapport. Materialet skal tage udgangspunkt i det/de forslag, der er godkendt i kommunen.
• Fase 4. Dispensationsansøgninger.
I tilfælde, hvor det bliver nødvendigt med egentlige dispensationsansøgninger, skal rådgiveren udarbejde disse med tilhørende bilag og forestå den opfølgende dialog med de involverede myndigheder.
De to aftalers ydelser fremgår af to selvstændige tilbudslister.
Tilbudsgiver skal som led i tilbudsafgivelsen anslå, hvor mange timer, tilbudsgiver forventer at skulle anvende til udførelsen af ovenstående ydelserne og skal på denne baggrund tilbyde en fast pris.
Tilbudsgiver bærer selv risikoen for, at det tidsforbrug, som tilbudsgiver har lagt til grund for tilbudsafgivelsen, viser sig ikke at være korrekt.
Ordregiver anslår desuden en mængde, som efterfølgende kan anvendes til indkøb af relaterede ydelser.
Ordregiver har udarbejdet følgende plan for processens gennemførelse. Rådgiver skal sikre, at de nødvendige ressourcer er til rådighed i henhold til denne tidsplan:
Aktivitet | Forventet varighed | Igangsættes | Afsluttes |
Udbud teknisk rådgivning | 2 måneder | Q2 21 | Aug.21 |
Udarbejdelse af skitseprojekt* | 5 måneder | Aug.21 | Dec.21 |
Ansøgning og VVM- anmeldelse** | 2 måneder | Jan-22 | Mar-22 |
Forudgående høring** | 3 måneder | Jan-22 | Mar-22 |
VVM-proces | 12 måneder | April-22 | Q1 23 |
Kommuneplan og lokalplan | 9 måneder | Aug-22 | Q1 23 |
Aftaler til udpegning af omdannelsesområder | Hele perioden | Snarest | Q1 22 |
Detailprojektering og udbud*** | 12 måneder | Q2 23 | Q2 24 |
Anlægsfase*** | 12 måneder | Q2 24 | Q2 25 |
3. BETINGELSER FOR TILBUDSAFGIVELSE
3.1 TIDSPLAN
Ordregiver forventer, at tilbudsindhentningen forløber efter følgende tidsplan:
Aktivitet | Dato |
Udbud af teknisk rådgivning | 2.7.2021 |
Tilbudsfrist (se pkt. 3.2) | 6.8.2021 kl. 10.00 |
Præsentationsmøder (se pkt. 3.5) | Uge 32 |
Evaluering, tildeling og underretning (se pkt. 3.6) | Uge 33 |
Kontraktindgåelse (forventet) | 20.8.2021 |
3.2 TILBUDSFRIST
Tilbudsfristen er den 6.8. 2021 kl. 10:00. Tilbud skal – inden tilbudsfristens udløb – fremsendes til xx@xxxxxxxxxxxx.xx.
Tilbuddet skal indeholde følgende: Til brug for egnethedsvurderingen:
▪ Økonomiske nøgletal, se afsnit 3.3
▪ Referencer, se afsnit 3.3
Til brug for evalueringen af tilbuddet:
▪ Udfyldt tilbudsliste, se afsnit 3.4.1
▪ Xxxxxxxxxxxxx, se afsnit 3.4.2
▪ Opgaveløsning, se afsnit 3.4.3
Bemærk: Tilbudsgivere, som afgiver tilbud på begge aftaler, kan vælge at aflevere et separat tilbud for hver af de to aftaler, eller at samle sig tilbud i ét.
Det er Ordregivers forventning, at rådgiveraftalen vil træde i kraft den 20. august 2021, hvilket tilbudsgiverne kan lægge til grund i tilbuddet, se afsnit 3.2.3.
3.3 EGNETHEDSKRAV
For at sikre, at aftalerne ikke tildeles en tilbudsgiver, som ikke har den økonomiske og tekniske kapacitet, som er nødvendig for at opfylde aftalen, vil Ordregiver indledningsvist foretage en vurdering af tilbudsgivernes egnethed, se herunder. Bemærk: Kun tilbud fra egnede tilbudsgivere vil indgå i evalueringen.
Økonomisk kapacitet: Ordregiver har valgt ikke at stille mindstekrav til tilbudsgivernes økonomiske og finansielle formåen. Det er dog vigtigt for Ordregiver at sikre, at de tilbudsgivere, som byder ind, har den fornødne økonomiske robusthed til at varetage aftalen. Tilbudsgiverne skal derfor i tilbuddet oplyse følgende økonomiske nøgletal for de seneste to afsluttede regnskabsår:
▪ Omsætning
▪ Egenkapital
▪ Soliditetsgrad
Teknisk kapacitet: Det er et krav, at tilbudsgiver har udført mindst tre tilsvarende opgaver inden for de seneste 3 år regnet fra tilbudsfristens udløb.
3.3 KONKURRENCEPARAMETRE OG EVALUERING
Ordregiver agter at tildele aftalerne til de(t) tilbud, som ud fra en samlet vurdering bedst opfylder følgende konkurrenceparametre:
▪ "Pris" (50 %)
▪ "Nøglepersoner" (30 %)
▪ "Opgaveløsning" (20 %)
Ordregiver vil evaluere tilbuddene på Aftale 1 for sig og tilbuddene på Aftale 2 for sig.
3.3.1 "PRIS"
Tilbudsgiver skal afgive en fast pris for de ydelser, som er beskrevet i afsnit 2. For at sikre gennemsigtighed skal tilbudsgiverne udarbejde et ATR, som afspejler de ydelser og timer, som er indeholdt i den faste pris, se under pkt. 3.3.3.
I tilbudslisten bedes tilbudsgiver oplyse følgende om den tilbudte pris:
▪ Timeprisen som et gennemsnit pr. aktivitet, se tilbudslisten
▪ Det antal timer, som forventes at skulle anvendes pr. aktivitet, se tilbudslisten
▪ Den totale sum (fast pris)
Xxxxxx skal tilbudsgiver udfylde timepriser på de kategorier af medarbejdere, som Ordregiver har anført i tilbudslisterne. Disse timepriser anvendes til tilkøb af supplerende relevante ydelser.
Ordregiver vedlægger en tilbudsliste, som tilbudsgiverne er forpligtede til at anvende denne ved tilbudsafgivelsen (alene for den/de aftaler, som er omfattet af tilbuddet). I evalueringen af tilbuddene i forhold til "Pris" indgår den totale sum (fast pris).
Rådgiver er ikke berettiget til anden betaling for ydelserne end den tilbudte faste pris. Hvis det tidsforbrug, som Rådgiver har lagt til grund for tilbudsafgivelsen, viser sig ikke at være korrekt, bærer Rådgiver selv risikoen herfor. Rådgiver er således ikke berettiget til ekstrabetaling, hvis det viser sig, at Rådgiver skal anvende flere timer end forudsat til opgaven. Rådgiver vil alene være berettiget til en korrektion af den faste pris, hvis Rådgiver skal udføre opgaver, som ikke er omfattet af beskrivelsen i afsnit 2 (som suppleret i tilbudslisten).
Bemærk: Alle priser skal anføres i DKK ekskl. moms. De tilbudte timepriser skal indeholde alle udlæg, dog ikke kørsel, som afregnes særskilt i henhold til Statens takster.
3.3.2 "NØGLEPERSONER"
Ordregiver vil med dette konkurrenceparameter lægge vægt på nøglepersoners erfaring og kompetencer. Med nøglepersoner forstås de personer, som skal varetage følgende funktioner:
▪ Aftale 1: Projekteringsleder - dvs. den/de personer, som bl.a. skal sikre at forudsætningerne for Rådgivers ydelser dokumenteres, og at alle konsekvenser for projektet belyses.
▪ Aftale 2: Projektleder - dvs. den/de personer, som har overblikket over den samlede proces og som sikrer koordinering med relevante myndigheder, interessenter og relevante fagspecialister.
Til brug for evalueringen af tilbuddet i forhold til dette underkriterium, skal tilbuddet indeholde følgende:
▪ CV'er for nøglepersoner
Det fremgår af oplæg til rådgivningsaftalen, at de tilbudte nøglepersoner forbliver på projektet, dvs. ikke kan udskiftes uden Ordregivers forudgående samtykke.
3.3.2 "OPGAVELØSNING"
Det er afgørende for Ordregiver, at tilbudsgiver demonstrerer forståelse for opgaven og dens enkelte delkomponenter.
Med dette konkurrenceparameter vil Ordregiver derfor lægge vægt på i hvilket omfang:
▪ Tilbudsgiver demonstrerer forståelse for opgaven og dens delkomponenter,
▪ Allokeringen af ressourcer understøtter tilbudsgivers opgaveløsning.
Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet udarbejde en ATR/skriftlig opgaveforståelse, der beskriver følgende:
▪ Planlagte aktiviteter til udførelse af opgaven
▪ Antal timer, som allokeres til de aktiviteter, som tilbudsgiver har identificeret
▪ Antal timer for nøglepersoner
3.5 PRÆSENTATIONSMØDER
Alle egnede tilbudsgivere vil få lejlighed til at præsentere tilbuddet efter tilbudsfristens udløb. Præsentationsmøderne vil alene omfatte en præsentation af det afgivne tilbud samt en besvarelse af de spørgsmål, Ordregiver måtte have. Tilbudsgiverne kan ikke på præsentationsmødet ændre det afgivne tilbud.
Ordregiver forventer, at præsentationsmøderne vil finde sted i uge 32. Tilbudsgiverne vil umiddelbart efter tilbudsfristens udløb modtage en indkaldelse til præsentationsmøde.
3.5 EVALUERING OG UNDERRETNING
Efter tilbudsfristens udløb og efter præsentationsmøderne foretager Ordregiver en evaluering af de modtagne tilbud. Evalueringen sker på baggrund af tilbuddet, idet det efterfølgende præsentationsmødet tillige inddrages i det omfang, det er relevant.
Alle tilbudsgiverne modtaget besked om udfaldet af tilbudsindhentningen.
***