EU-UDBUD
EU-UDBUD
Varer Offentligt udbud
På levering af
Sportsudstyr og sikkerhedseftersyn til skoler, institutioner, haller og idrætsanlæg i øvrigt
til KomUdbud
november.2015
Indholdsfortegnelse
1.1 Generel beskrivelse af udbuddet 4
1.4 Tildeling af konkrete ordrer 6
1.5 Indgåelse af rammeaftalen 6
1.10 Spørgsmål til udbudsmaterialet 7
1.12 Åbning af de indkomne tilbud 8
1.13 Vedståelsesfrist for tilbud 8
1.19 Tilbudsgivers forbehold 9
1.21 Ordregivers e-handelssystem 9
1.26 Kravspecifikation, delaftale 1 12
1.27 Kravspecifikation, delaftale 2 12
1.28 Kravspecifikation, delaftale 3 12
§8 Tildeling af konkrete ordrer 16
§10 Levering og leveringsbetingelser 17
§19 Bonusudbetaling til tredjemand 22
§22 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer 23
§27 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring 24
§31 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure 25
§32 Ændring af produktsammensætning 26
§33 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen 26
§34 Ændringer i rammeaftalen 26
§35 Lovvalg og afgørelse af tvister 26
§37 Ekstraordinær opsigelse 27
Bilag 2 – Virksomhedsbeskrivelse 30
Bilag 3 – Tro og love erklæringer 31
Bilag 8 – Kvalitetskategorier 37
Bilag 9 – Konsortieerklæring 38
Bilag 11– Kommunespecifikke oplysninger 41
Bilag 12 – E-handelssystemspecifikke bilag 56
Bilag 13 – Miniudbudsbetingelser 57
Bilag 14 – Tilbudsskema ved miniudbud 59
Bilag 15 – Kommunespecifikt underskriftsark 60
1.1 Generel beskrivelse af udbuddet
Udbuddet vedrører levering af Sportsudstyr og sikkerhedseftersyn til skoler, institutioner, haller og idrætsanlæg i øvrigt til de medlemskommuner af KomUdbud, som har forpligtet sig til at benytte den herved udbudte rammeaftale (herefter benævnt ordregiver).
”KomUdbud” er et samarbejde mellem en række jyske og fynske kommuner. De enkelte medlemskommuner foretager EU-udbud af varer og tjenesteydelser på vegne af udbudsfællesskabets medlemmer.
Udbud udformes således, at medlemmerne af KomUdbud har følgende muligheder:
• Medlemskommunen kan deltage fra rammeaftalens start (forpligtende deltagelse).
• Medlemskommunen kan deltage i rammeaftalen fra en senere fastsat dato (forpligtende deltagelse).
• Medlemskommunen kan undlade at deltage i rammeaftalen.
Samtlige rammeaftaler, som KomUdbud indgår, vil være obligatoriske og dermed bindende for de medlemskommuner, der på forhånd er tilmeldt udbuddet. De øvrige medlemskommuner af KomUdbud kan ikke anvende denne rammeaftale.
Kommuner | Deltager fra aftalestart | Delaftale 1 og 2 skal e-handles – Se pkt. 1.21 |
Aarhus Kommune | X | X |
Esbjerg Kommune | X | X |
Fredericia Kommune | X | X |
Herning Kommune | X | X |
Holstebro Kommune | X | X |
Ikast-Brande Kommune | X | X |
Kolding Kommune | X 1 | X |
Lemvig Kommune | - | - |
Middelfart Kommune | X | X |
Odense Kommune | X | X |
Randers Kommune | X | X |
Silkeborg Kommune | X | X |
Svendborg Kommune | X | X |
Sønderborg Kommune | X | X |
Vejle Kommune | X | X |
1 Kolding Kommune er ikke med på delaftale 3: Sikkerhedseftersyn.
Oplysninger om medlemmerne af KomUdbud fremgår af xxx.xxxxxxxx.xx.
Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt antallet af leveringsadresser hos ordregiver pt. fremgår af de kommunespecifikke oplysninger (Bilag 11– Kommunespecifikke oplysninger).
Heraf fremgår endvidere oplysninger om evt. senere starttidspunkt for anvendelse af e-handel eller evt. ændringer i e-handelssystemer.
1.2 Udbudsansvarlig
KomUdbud ved Vejle Kommune, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet.
Indtil underskrivelse af rammeaftalen varetages al kommunikation vedrørende udbuddet således af: KomUdbud
Vejle Kommune
Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx
Att.: Xxxxx Xxxxxx (xxxxx@xxxxx.xx)
Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til pkt. 1.10.
1.3 Udbuddets omfang
Udbuddet er delt op i 3 delaftaler. Delaftale 1: Idræt og bevægelse, Delaftale 2: Hal- og stadionudstyr og Delaftale 3: Sikkerhedseftersyn.
Opgaven indgås som en rammeaftale.
Rammeaftalerne forudsættes indgået med én virksomhed for Delaftale 1 og 3.
For Delaftale 2 gælder, at der er én leverandør op til kr. 75.000 – herefter er der miniudbud med op til 3 leverandører, dvs. der skal anvendes miniudbud ved samlet køb pr. ordre over kr. 75.000.
Rammeaftalerne gælder for perioden: 01.04.16-31.03.18.
Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe de af udbuddet, jf. tilbudslisten, omfattede produkter hos den/de valgte tilbudsgivere på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår, dog kun såfremt ordregiver konstaterer behov for de pågældende produkter.
Det samlede forbrug af produkter omfattet af udbuddet forventes på årsbasis at udgøre for delaftale 1 cirka 10,2, delaftale 2 cirka 17,0 og for delaftale 3 cirka 0,8 mio. danske kr. ekskl. moms. Der er alene tale om et estimat, som ikke er bindende for ordregiver.
Det anførte forbrug inden for de enkelte produkttyper er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre jf. bilag 1, Tilbudsliste.
Resultat af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov.
Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets pkt. 1.25 – 1.28.
Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af Rammeaftalen.
1.4 Tildeling af konkrete ordrer
Tildeling af kontrakter i rammeaftalens løbetid sker i henhold til rammeaftalens §8 - Tildeling af konkrete ordrer.
1.5 Indgåelse af rammeaftalen
I tilfælde af at rammeaftalen tildeles tilbudsgiver indgås den vedlagte rammeaftale.
Rammeaftalen regulerer rammeaftalens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.
Rammeaftalen skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse.
Efter rammeaftalens indgåelse handler de i dette udbud deltagende ordregivere med de(n) valgte tilbudsgiver(e) som individuelle juridiske parter i forhold til de enkelte rammekontrakter, der indgås på baggrund af rammeaftalen.
1.6 Udbudsform
Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 (Udbudsdirektivet) og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter.
1.7 Formkrav
Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i et fysisk eksemplar. Supplerende materiale som, prislister og varekataloger skal ligeledes kun fremsendes i ét fysisk eksemplar.
Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i et eksemplar på USB. Tilbudsmateriale modtaget på e- mail accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar.
Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang.
Ved tilbudsafgivelsen skal Tilbudslisten, Bilag 1 udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale.
Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv.
1.8 Sprog
Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk, tysk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning.
1.9 Ejendomsret
Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret.
Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.
Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling.
1.10 Spørgsmål til udbudsmaterialet
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Xxxxx Xxxxxx, pr. e-mail: xxxxx@xxxxx.xx, med emnet: "Spørgsmål – EU udbud 2015– Sportsudstyr og eftersyn” senest den 03.01.16.
Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form være at finde på xxx.xxxxxxxx.xx senest d. 08.01.16.
Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb.
1.11 Tilbudsfrist
Tilbuddet skal være mærket: ”Tilbud – Sportsudstyr og eftersyn” og ”Må kun åbnes af Udbud”. Forsendelsen skal være lukket.
Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest fredag den 15.01.16 kl. 12.00 på følgende adresse: KomUdbud
Vejle Kommune Konkurrenceudsættelse Skolegade 1
7100 Vejle
Att.: Xxxxx Xxxxxx, kontor 2221
Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.
1.12 Åbning af de indkomne tilbud
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
1.13 Vedståelsesfrist for tilbud
Tilbuddet skal være gældende til den 15.07.16.
Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammeaftale, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået rammeaftalen.
1.14 Aftalegrundlag
Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammeaftale. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen.
Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte rammeaftaleperiode.
1.15 Delaftaler
Der kan afgives tilbud på en, to eller alle udbudte delaftaler. Der kan ikke afgives bud på dele af den enkelte delaftale.
1.16 Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative bud.
1.17 Konsortier
Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes.
Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver.
Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt Bilag 9, Konsortieerklæring. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere.
De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse.
1.18 Ordregivers forbehold
I forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud har ordregiver undersøgt, om der i ordregivers afdelinger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler med andre leverandører. Såfremt rammeaftale(r) indgås, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af det forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem ordregiver og de(n) valgte tilbudsgiver på området.
Selvejende institutioner med driftstilskud på 50% eller mere vil som udgangspunkt være omfattet af det obligatoriske aftalegrundlag.
Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammeaftalen omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver.
1.19 Tilbudsgivers forbehold
Der accepteres ikke forbehold.
1.20 Aktindsigt
Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i Bilag 6, Aktindsigt angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet.
Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt.
1.21 Ordregivers e-handelssystem
Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område (kun delaftale 1 og 2). Medlemskommunerne anvender forskellige e-handelssystemer. Se mere i de e-handelssystem-specifikke bilag, Bilag 12.
De nærmere praktiske procedurer samt vejledninger vil tilgå kontrakthaver umiddelbart efter tildeling. Herefter skal kontrakthaver udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e- handelssystem på de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt. Kataloget skal være godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden. For nærmere information om e-handel, se rammeaftalens §17, E-handel.
Såfremt et godkendt katalog ikke foreligger, kan tilbudsgiver idømmes bod, efter bestemmelserne om bod i henhold til rammeaftalen §29, Bod, indtil kontrakthaver er i stand til at levere et godkendt e- katalog til ordregivers e-handelssystem.
1.22 Serviceattest
Vindende tilbudsgiver(e) skal mod forlangende og inden rammeaftalens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max. være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen.
Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen.
Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet.
1.23 Udvælgelseskriterier
Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet.
Tilbudsgivers personlige forhold
• Virksomhedsoplysninger – udfyld Bilag 2 - Virksomhedsbeskrivelse.
• Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 3
– Tro og love erklæringer, og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammeaftale.
• Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 3 – Tro og love erklæringer, og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen.
Økonomisk og finansiel formåen
• I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 4 - Nøgletal, og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen.
• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders økonomiske og finansielle kapacitet.
Teknisk og/eller faglig formåen
• Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Fortrykt formular er vedlagt som Bilag 5 – Referenceliste, og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen.
• Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet.
1.24 Tildelingskriterium
Delaftale 1 og 3:
Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver der afgiver den laveste pris.
Underkriterier | Vægtning i procent |
1. Pris Prisen pr. vare totalt (den samlede omsætning) pr. år | 100 % |
Delaftale 2:
Rammeaftalen vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver den laveste pris. De tilbudsgivere der bliver nummer 2 og 3 i evalueringen vil sammen med den vindende tilbudsgiver blive godkendt til tilbudsafgivelse ved miniudbud.
Underkriterier | Vægtning i procent |
1. Pris Prisen pr vare totalt (den samlede omsætning) pr. år | 100 % |
Pris (alle delaftaler):
Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. evt. afgifter og gebyrer. Der accepteres ikke tillæg eller gebyrer af nogen art. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet.
Priserne indsættes i Tilbudslisten, bilag 1. Der må ikke tilføjes varelinjer eller på anden måde ændres i tilbudslisten. Se fanen ”Vejledning” i bilag 1, Tilbudsliste, for information vedr. udfyldelse af tilbudslisten.
For delaftale 1 og 2 gælder, at der minimum skal afgives tilbud på 98% af positionerne pr. delaftale. For delaftale 3 gælder, at der skal afgives tilbud på alle positioner i tilbudslisten. I modsat fald er tilbuddet at betragte som ikke-konditionsmæssigt. Der må ikke tilbydes samme varenummer på to forskellige varelinjer på tilbudslisten. På de positioner der ikke afgives tilbud på, vil den højeste pris afgivet i dette udbud, fra andre tilbudsgivere, blive sat ind for at kunne vurdere tilbuddene. I de evt. tilfælde, hvor ingen af tilbudsgiverne har afgivet tilbud på en varelinje, vil denne ikke blive medregnet i prisvurderingen.
Alle produkterne er inddelt i kvalitetskategorier (se Bilag 8 - Kvalitetskategorier) fra 1 til 3. Hvis tilbudsgiver f.eks. ikke kan tilbyde en kategori 2 må man gerne tilbyde en kategori 3. Det er ikke muligt at tilbyde en lavere kvalitetskategori end den efterspurgte. De tilbudte produkter ifht. kvalitetskategorier vil blive tjekket af relevante fagpersoner.
Det er Tilbudsgivers ansvar, at alle de tilbudte produkter lever op til de beskrevne krav i tilbudslisten samt kravspecifikationen. Xxxxxxx forbeholder sig dog retten til at anmode om yderligere dokumentation for at sikre, at udbuddets krav er opfyldt. Såfremt de tilbudte produkter ikke opfylder udbudsmaterialets krav, vil tilbuddet blive betragtet som ukonditionsmæssigt og tilbuddet vil således blive afvist.
Det er den samlede pris (dvs. ”Nettopris ekskl. moms/stk.” x ”Forventet forbrug pr. år” i tilbudslisten), adderet for alle varelinjer pr. delaftale, der anvendes til vurdering af pris.
Hvis der er kommuner der anvender omsætningsrelateret bonusstruktur ( se §18 – Bonus til ordregiver) skal dette aftales individuelt med den enkelte kommune. De tilbudte priser skal derfor ikke tage hensyn til dette.
1.25 Generelle krav
- Al kommunikation, herunder bruger- og instruktionsvejledninger skal være på dansk.
- Hvor påkrævet iht. Arbejdsmiljøloven skal bruger- og instruktionsvejledninger være medsendt produktet.
- Produktdatablade for hvert produkt skal kunne tilsendes såfremt udbyder ønsker det.
- Kvaliteten af de i aftalen givne produkter, skal svare til relevante myndigheders sikkerheds- og miljøbestemmelser og som minimum opfylde given arbejdsmiljøkrav samt gældende lovgivning, praksis og administrative forskrifter på området.
- Der skal kunne bestilles i anbrud.
- Tilbudsgiver skal u/b stille konsulentbistand til rådighed. Herunder bl.a. faglig sparring og besøg.
- Alle rekvisitter til turneringsbrug skal være godkendt i Danmark af det respektive specialforbund.
- Emballering skal være gennemført på en for produktet forsvarlig måde og skal være fri for PVC og phtalater samt fri for alle kendte uønskede stoffer jf. Miljøstyrelsen liste over uønskede stoffer.
- Målene (længder, diameter, vægt mv.) på produkterne (hvor der ikke er standarder der bestemmer størrelsen f.eks. ved mål og fodbolde), der er skrevet i tilbudslisten må gerne fraviges indtil +/- 10 %. Det tilbudte produkts faktiske størrelse skal noteres under bemærkninger i tilbudslisten.
1.26 Kravspecifikation, delaftale 1
- Måtter, balanceklodser, skumprodukter og andet der er beregnet til at gå, hoppe eller balancere på, skal være forsynet med skridsikker overflade og bund mv. jf. DS/EN 12503.
- De produkter der anvendes i svømmehaller skal være klorbestandige og ikke vandsugende.
- Terapibolde, store bolde skal være udført i slidstærkt materiale og have ABS – Anti–burst system.
- Alle positioner skal overholde kravene vedr. de i Bilag 7 – Miljøskema, nævnte produkter.
1.27 Kravspecifikation, delaftale 2
- Alle metaldele på inventar til omklædningsrum skal være pulverlakeret eller varmgalvaniseret. Alt træ skal være lakeret.
- Alle metaldele på udendørsinventar (bl.a. basketplader) skal være varmgalvaniseret eller af aluminium.
- Fodboldmål skal overholde FIFA’s kvalitetsstandard, herunder DIN-EN 748.
- Ved mål og net skal der være mulighed for levering af ét stk.
1.28 Kravspecifikation, delaftale 3
- Sikkerhedseftersyn skal udføres af autoriserede personer/virksomheder efter gældende regler.
- Mht. Sikkerhedseftersyn, skal der udfærdiges en servicerapport med beskrivelse af eftersyn samt evt. forhold der skal repareres. Der må ikke startes på reparation før godkendelse fra den ansvarlige.
- Kontrakthaver skal kunne servicere og reparere alle mærker.
- Tidspunktet for servicen skal aftales med den ansvarlige for hallen/det sted der skal serviceres.
- Alle nødvendige redskaber, lifte mv. skal være inklusiv i prisen for alle kategorier.
- Tidsfrist for reparation og mangelafhjælpning: max.14 kalenderdage fra serviceeftersyn.
Rammeaftale vedr. levering af Sportsudstyr og sikkerhedseftersyn ("Rammeaftalen")
§1 Parterne
Nærværende rammeaftale er indgået mellem
ORDREGIVER
Nedenstående medlemmer af KomUdbud:
Aarhus Kommune Esbjerg Kommune Fredericia Kommune Herning Kommune Holstebro Kommune Ikast-Brande Kommune
Kolding Kommune (kun delaftale 1 og 2) Middelfart Kommune
Odense Kommune Randers Kommune Silkeborg Kommune Svendborg Kommune Sønderborg Kommune Vejle Kommune
og
KONTRAKTHAVER
[Kontrakthavers navn]
[Adresse] [Postnr.] [By] [CVR]
§2 Rammeaftalens grundlag
Nærværende rammeaftale er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. [201X/XX – XXXX]
Rammeaftalen beskriver ordregivers og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Rammeaftalens grundlag består i prioriteret rækkefølge af:
A. Rammeaftalen
B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar
C. Udbudsbekendtgørelse
D. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver af november.2015
E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå].
§3 Rammeaftalens omfang
Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammeaftale til at levere de i rammeaftalen nævnte produkter på de beskrevne vilkår og til de anførte priser.
Den estimerede omsætning er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammeaftaleperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet.
I den udstrækning at indkøb af sportsudstyr er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder ordregiver sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af de(n) rammeaftale(er), som indgås på baggrund af nærværende udbud.
§4 Rammeaftaleperiode
Rammeaftalen er gældende fra den 01.04.2016 og er uopsigelig for begge parter indtil den 31.03.2018.
§5 Optioner
Ordregiver kan forlænge rammeaftalen i op til 2 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 4 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse.
Såfremt optionen udnyttes, ophører rammeaftalen uden særskilt opsigelse ved optionens udløb.
De enkelte deltagende medlemskommuner kan forlænge rammeaftalen individuelt, uden at dette påvirker vilkårene for rammeaftalen.
§6 Kontakt mellem parterne
Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammeaftalen.
Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov.
På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og ordregiver. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse.
Kontrakthaver skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet.
Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
Al kontakt foregår i rammeaftaleperioden på dansk.
§7 Varenumre
Kontrakthaver er forpligtet til senest 10 arbejdsdage efter stand-still periodens udløb at levere regnearkslister med ”oversættelse” af varenumre.
Er kontrakthaver den samme som den hidtidige leverandør, og har kontrakthaver tilbudt andre varenumre for tilsvarende varer på tilbudslisten end dem, der blev tilbudt i det foregående udbud, skal kontrakthaver levere et regneark, hvor tilbudslistevarer fra det hidtil gældende udbud ”oversættes” til tilsvarende tilbudslistevarer fra det nye udbud.
Såfremt kontrakthaver er den samme som den hidtidige leverandør, skal kontrakthaver desuden – for de e-handelssystemer, som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer – benytte
erstatningsfunktionen til ”oversættelse” af tilbudslistevarerne ved upload af e-katalog til det nye udbud. Er kontrakthaver en anden end den hidtidige leverandør, skal kontrakthaver levere et regneark, hvor den hidtidige leverandørs mest solgte varenumre til KomUdbud ”oversættes” til tilsvarende tilbudslistevarer fra det nye udbud.
§8 Tildeling af konkrete ordrer
Delaftale 1 og 3:
Det er den enkelte Medlemskommune, der i kontraktperioden afgiver konkrete ordrer ved direkte tildeling (bestillinger) på leveringer i henhold til det samlede udbudsmateriale. Køb af varer/ydelser på de(n) indgåede rammeaftale(r) foretages af den enkelte institution/afdeling efter behov.
Ordren afgives til den rammeaftaleleverandør, der har fået tildelt rammeaftalen og i henhold til de priser, der fremgår af rammeaftaleleverandørens tilbud ved tildeling af rammeaftalen.
Delaftale 2:
Det er den enkelte Medlemskommune, der i kontraktperioden afgiver konkrete ordrer ved direkte tildeling (bestillinger) på leveringer i henhold til det samlede udbudsmateriale. Køb af varer på den indgåede rammeaftale foretages af den enkelte institution/afdeling efter behov.
Ordrestørrelse
Ordrens størrelse fastsættes på baggrund af tilbuddet fra den rammeaftaleleverandør, der har afgivet den for ordregiver lavest pris ved tildeling af rammeaftalen. Medlemskommunen (den enkelte institution/afdeling) opgør sit behov i forbindelse med en konkret ordre. En ordre kan bestå af en enkelt vare, flere forskellige varer eller flere af samme vare.
Ordrer under kr. 75.000
Ordrer under kr. 75.000 afgives til den rammeaftaleleverandør, der har afgivet den for ordregiver laveste pris ved tildeling af rammeaftalen og i henhold til de priser, der fremgår af rammeaftaleleverandørens tilbud ved tildeling af rammeaftalen.
Ordrer på kr. 75.000 eller derover
Ordrer på kr. 75.000 eller derover afgives til den rammeaftaleleverandør, der på baggrund af et gennemført miniudbud afgiver den samlede laveste pris på den konkrete ordre.
Miniudbud gennemføres blandt de tre rammeaftaleleverandører, der i forbindelse med tildeling af rammeaftalen er blevet godkendt til at afgive tilbud ved miniudbud. Dog kan de leverandører der i første omgang ikke har afgivet tilbud på den enkelte position heller ikke afgive tilbud på samme position ved miniudbud.
Miniudbud gennemføres i henhold til Miniudbudsbetingelserne, bilag 13 og Tilbudsskema ved miniudbud, bilag 14. Prisen, der angives i forbindelse med miniudbud, kan ikke være højere, end hvad der er angivet i forbindelse med rammeaftaleleverandørens tilbud på rammeaftalen.
Rammeaftaleleverandøren kan desuden kun tilbyde produkter, som er tilbudt i forbindelse med tilbud på rammeaftalen (eller eventuelle senere substitutioner i henhold til rammeaftalens §32).
§9 Bestilling af varer
Varebestillinger skal kunne afgives via ordregivers e-handelssystem, pr. e-mail eller telefon.
Såfremt ordregiver ønsker at begrænse brugen af forskellige bestillingsformer – eksempelvis udelukkende brug af ordregivers e-handelssystem og nedlukning af muligheden for at benytte alle andre bestillingsformer – skal kontrakthaver mod et varsel på én måned kunne iværksætte dette.
Kontrakthaver skal kunne håndtere bestillinger via Ordregivers e-handelssystemer, hvor der er afvigelse mellem faktura- og leveringsadresse, herunder afvigelse mellem EAN-nr. på faktura- og leveringsadresse. Endvidere skal kontrakthaver kunne håndtere e-handelsbestillinger, hvor der kun er EAN-nr. på fakturaadressen, dvs. hvor leveringsadressen ikke har et specifikt EAN-nr.
§10 Levering og leveringsbetingelser
For ordrer under kr. 500 kan der tillægges et gebyr på kr. 100. Levering sker løbende efter ordre fra det enkelte leveringssted.
Ved eventuelle fejlleverancer skal ombytning ske uden omkostninger for kunden.
Der er tre forskellige leveringstyper:
− Lagervare
− Skaffevare
− Bestillingsvare
Lagervare: Levering maksimum 5 arbejdsdage fra bestilling. Skaffevare: Levering maksimum 10 arbejdsdage fra bestilling.
Bestillingsvare: Svar (med leveringstid) på henvendelse vedr. skaffevare skal ske indenfor 3 dage. Hvis leveringstid er længere end tidspunktet for hvornår bestiller har behov for produktet, kan det afbestilles og købes fra anden side. Hvis aftale om skaffevare er indgået, og tidsfrist alligevel ikke overholdes, kan der opkræves bod (se §29) og ordren kan ophæves og købes fra anden side.
Der må ikke uden forudgående aftale leveres andre varer end de bestilte.
Såfremt levering sker på baggrund af en ordre fra ordregivers e-handelssystem, er kontrakthaver forpligtet til at benytte alene de, på ordren oplyste, informationer vedrørende leveringsadressen.
§11 Følgeseddel
Med hver leverance skal der afleveres/sendes en følgeseddel.
Følgende oplysninger skal som minimum fremgå af følgesedlen: Navn på bestiller, EAN- lokationsnummer, dato, antal, varenummer, varenavn og restordrer.
§12 Returvarer
Ved fejlbestillinger har ordregiver 5 dages retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker for ordregivers regning og forudsætter, at produkterne og emballagen er intakt.
Ved returnering af produkter skal kontrakthaver hurtigst muligt sende en kreditnota på det fulde beløb til ordregiver.
Kontrakthavers omkostninger ved fejlleverancer, returnering heraf mv. er ordregiver uvedkommende.
§13 Fakturering
I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Er der en tilhørende e-ordre, skal profilen som minimum være Procurement- OrdSim-Bilsim 1.0. Varelinierne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. det må ikke ligge i et vedhæftet dokument.
Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.
Fakturaen skal indeholde:
• Udstedelsesdato (fakturadato)
• Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)
• Leverandørens CVR/SE-nummer
• Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse
• Entydige varenumre
• Tydelige varenavne
• Mængde og art af de leverede produkter/ydelser
• Pris pr. enhed eksklusiv moms
• Rekvirent hos ordregiver
• Rekvisitionsnummer
Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler.
Ved e-ordre skal alle ordrer faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den samme faktura.
CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammeaftalen.
Ordrenummer: Ordregivers e-handelssystems ordrenummer skal bruges som ordregivers ordrenummer på fakturaen. Der må ikke stå andet i feltet end selve ordrenummeret som skal angives identisk med ordren Der må således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.
Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog (dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler.
Bestillingsenhed: Afregningsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som fremgår af ordren og af kontrakthavers e-katalog, hvis et sådant er i brug.
Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.
Varenummer: Hvert enkelt produkts variant skal have et unikt varenummer (eksempelvis hvis et produkt findes i flere farver eller størrelser, skal hver farve/størrelse have et unikt varenummer). De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammeaftalen, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog.
Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammeaftalen, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammeaftalen, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammeaftalen.
Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier.
Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget.
Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. For så vidt angår ordrer afgivet via ordregivers e-handelssystem, så skal den elektroniske faktura fremsendes således, at denne kan modtages direkte heri, hvilket muliggør efterfølgende automatisk kontrol, bogføring og betaling.
§14 Priser
For bestillinger foretaget i henhold til rammeaftalen gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Dette gælder ikke, hvis der gennemføres mini-udbud, jf. §8.
Såfremt kontrakthaver jf. bestemmelserne om ”Ændring af produktsammensætning” introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at købe disse til de i tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter.
Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med minimum tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris.
Priser angives altid med to decimaler.
§15 Prisregulering
Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammeaftalens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den 01.04.2017, og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra 01.12.2015 til 01.12.2016. Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer.
Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen.
Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammeaftalen er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af rammeaftalen omfattede produkter, tillægges de aftalte priser.
Prisregulering kan ske på begges foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Reguleringen (både op og ned) beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + %-sats)/100.
Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal kontrakthaver fremsende dokumentation for afgiftsændringerne samt en revisorpåtegnet redegørelse for disses påvirkning af varens pris.
Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 60 dage før ikrafttræden.
Sammen med varslet skal sendes et excel-ark, der udover de nye priser indeholder information om nye varer, udgåede varer og eventuelle erstatningsvarer.
Prisændringers ikrafttræden er betinget af, at en opdateret prisliste fremsendes pr. e-mail til xxxxx@xxxxx.xx inden ændringens ikrafttræden, og kan tidligst træde i kraft, når kontrakthaver har fremsendt et opdateret e-katalog til ordregiver, og e-kataloget er godkendt af ordregiver og gjort tilgængeligt i dennes e-handelssystem.
Med hensyn til tidsfrister gælder de samme tidsfrister som ved fremsendelse af det første excel-ark og upload af det første e-katalog - se §17 om e-handel. Såfremt e-katalog ikke er fremsendt rettidigt skal ordrer faktureres i forhold til gældende e-katalog indtil nyt e-katalog er godkendt. Såfremt priserne reguleres i nedadgående retning og der ikke er fremsendt rettidigt / korrekt e-katalog, skal kontrakthaver på ugebasis udstede kreditnota til de berørte EAN nr.
Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammeaftalen omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode.
Tilbuds- og kampagnepriser skal - medmindre andet er aftalt - uploades i e-katalogerne, så de er tilgængelige i tilbuds-/kampagneperioden. Kontrakthaver opdaterer e-katalogerne, både når kampagnen starter og når den slutter.
I det tilfælde hvor kontrakthaver varsler prisregulering for sent, kan prisregulering imødekommes med start tilsvarende senere, dog ikke med tilbagevirkende kraft. Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den.
Det samme gælder for de leverandører der er godkendt til at byde ind ved miniudbud.
§16 Betalingsbetingelser
30 dage netto fra afsendelse af korrekt faktura jf. §13.
§17 E-handel
Ordregiver anvender e-handel på det udbudte område, det vil sige at elektronisk ordreafgivelse via ordregivers e-handelssystem, elektronisk fakturering, elektronisk betaling samt den hertil knyttede elektroniske udveksling af data er således et ufravigeligt krav for indgåelse af rammeaftalen.
Den valgte tilbudsgiver skal udarbejde et elektronisk vare- og priskatalog til ordregivers e- handelssystem med de aftalte produkter samt varebeskrivelser, billeder og informationer om produkterne i øvrigt, således at kataloget er godkendt og tilgængeligt i systemet senest i forbindelse med aftalens ikrafttræden.
E-kataloget må kun indeholde de på forhånd af ordregiver definerede produkter. Med mindre andet er defineret af de enkelte medlemskommuner, skal e-kataloget modsvare tilbudslisten 100 %.
De enkelte medlemskommuner kan vælge opdeling i flere e-kataloger.
§ 17.1 Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger
I udbudstidsplanen er der afsat 2 måneder fra tildeling af rammeaftalen til rammeaftalens ikrafttræden. Inden for denne periode skal e-katalog godkendes.
Senest 10 arbejdsdage efter standstill-periodens udløb skal kontrakthaver:
• Fremsende excel-ark til Vejle Kommune indeholdende alle varer på tilbudslisten med varenummer, varenavn, pris med 2 decimaler inkl. afgifter, pris med 2 decimaler ekskl. afgifter, UNSPSC på commodity niveau (nyeste danske version) og enhedsbetegnelse på salgsenheden. Excel-arket skal danne grundlag for e-kataloget. Skabelon hertil kan rekvireres hos Vejle Kommune.
• Fremsende excel-ark til de enkelte medlemskommuner – eller efter aftale til Vejle Kommune – indeholdende øvrigt sortiment og/eller erstatningsprodukter, hvis dette er aftalt.
Varenumrene i excel-arket (og dermed i e-kataloget) skal være identiske med varenumrene i tilbudslisten. Er der enkelte ændringer, skal det fremgå tydeligt af excel-arket, hvilket varenummer der erstatter hvilket andet varenummer.
Vejle Kommune og de enkelte medlemskommuner har 10 arbejdsdage til at gennemgå excel-arkene. Giver gennemgangen anledning til rettelser, skal kontrakthaver fremsende rettet excel-ark indenfor 5 arbejdsdage. Tovholder har 5 arbejdsdage til at gennemgå det rettede excel-ark.
Når excel-arket er godkendt af Vejle Kommune (eller af den enkelte medlemskommune ved øvrige varer), skal kontrakthaver indenfor højst 5 arbejdsdage uploade e-katalog(er) til medlemskommunernes forskellige e-handelssystemer med nøjagtigt samme varesortiment og priser som i de(t) godkendte excel-ark. Såfremt der er fejl eller mangler i det fremsendte e-katalog, vil kataloget blive afvist af
medlemskommunen. Kontrakthaver skal senest 5 arbejdsdage efter afvisningen uploade et nyt e-katalog tilrettet efter medlemskommunens anvisninger.
Medmindre andet er særskilt aftalt med de enkelte medlemskommuner, skal katalogformatet være OIOUBL.
Udover varenummer, dækkende varenavn og pris med præcis 2 decimaler som i det godkendte excel- ark, skal e-kataloget - med mindre andet er aftalt - for hver enkelt vare indeholde billede, uddybende varebeskrivelse (herunder mærkenavn, antal pr. leveringsenhed, materiale, varekategori/varegruppe, mindste bestillingsenhed, nettoindhold, søgeord/emneord og UNSPSC-koder på commodity-niveau (nyeste danske version)). Der henvises til følgende UNSPSC hjemmeside: xxxx://xx0xxxxxxx.xxx.xxxxxxxxxx.xx/xxxxxxx.xxxx?XxxxXXx0
I felterne varenavn, uddybende varebeskrivelse og søgeord/emneord skal de vigtigste informationer stå først i feltet, da der i nogle systemer kun vises et begrænset antal karakterer.
§ 17.2 Procedure ved ændringer i E-kataloger
E-kataloget skal holdes opdateret. Kontrakthaver skal sørge for at udgåede varer slettes og at erstatningsvarer indlægges, så e-kataloget altid indeholder de varer, der reelt kan købes. Udskiftning af tilbudslistevarer skal altid godkendes af udbuddets tovholder, som sender besked om godkendelsen til de deltagende kommuner forud for upload af nyt e-katalog, se §32. Xxxxxx kontrakthaver ikke for at opdatere e-kataloget, selvom ordregiver beder om det, kan der pålægges bod i henhold til §29 Bod.
E-kataloget skal indeholde søgeord/emneord, som dækker varen såvel i faglig som i daglig tale. Den enkelte medlemskommune kan på forlangende få tilføjet ekstra søgeord. Nye søgeord skal uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra den enkelte medlemskommune.
Ekstra varenumre skal ligeledes uploades senest 10 arbejdsdage efter henvendelse fra medlemskommunen.
Såfremt en vare ændrer varenummer eller der accepteres erstatningsvarer, skal det ”gamle” varenummer
– med mindre andet er aftalt – samtidig med at e-kataloget med det nye varenummer uploades, indlæses som søgeord.
Til de e-handelssystemer, som har en funktion til håndtering af erstatningsvarer, skal denne funktion som minimum benyttes af kontrakthaver i forbindelse med erstatning af tilbudslistevarer.
§18 Bonus til ordregiver
Såfremt der er medlemskommuner, der anvender omsætningsrelateret bonusstruktur fremgår dette af de kommunespecifikke oplysninger.
§19 Bonusudbetaling til tredjemand
Omsætningen som følge af denne rammeaftale med ordregiver må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand.
Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
§20 Statistik
Kontrakthaver skal årligt udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen.
Der skal herudover på anmodning inden 30 dage leveres statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.). Statistikken skal kunne leveres for de enkelte medlemskommuner og for alle de deltagende medlemskommuner.
Statistikken skal på forlangende kunne sondre mellem konventionelle ydelser og miljøcertificerede ydelser.
Statistikken skal på anmodning leveres for e-ordrer genereret i ordregivers e-handelsystem og andre bestillingsmetoder.
Statistikken skal udarbejdes i et af ordregiver udleveret Excel regneark og skal fremsendes elektronisk til ordregiver
Kontrakthaver leverer på ordregivers anmodning statistik i Excel for samhandel ud over nærværende rammeaftale.
Manglende indsendelse af efterspurgt statistik kan gøre kontrakthaver inhabil i genudbud af aftalen, da kontrakthaver kan være besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige potentielle tilbudsgivere.
§21 Underleverandører
Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammeaftalen, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af rammeaftalen i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen.
§22 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer
Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammeaftale kan hverken helt eller delvist overdrages uden forudgående skriftlig samtykke fra ordregiver.
Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen.
§23 Tredjemandsrettigheder
Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.
Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs.
Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af rammeaftalen i et omfang, som er væsentligt for ordregiver, er ordregiver berettiget til skriftligt at hæve rammeaftalen med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse.
§24 Forsinkelse
Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed.
Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til ordregiver herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod ordregivers accept heraf.
Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen.
Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve rammeaftalen helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.
Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.
§25 Mangler
Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af rammeaftalen omfattede produkter efter dansk rets almindelige regler.
Kontrakthaver afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpningen. Hvis kontrakthaver tilkaldes til afhjælpning af fejl, der skyldes forhold, for hvilke ordregiver bærer risikoen, afholder ordregiver alle omkostninger.
Hvis ordregiver og kontrakthaver enes om lokal reparation i forbindelse med kontrakthavers afhjælpningsforpligtelse, bærer kontrakthaver alle omkostninger forbundet hermed. Reparation er dog kun acceptabel for så vidt angår flergangsartikler, hvorimod afhjælpningen af engangsartikler altid skal bestå i en ombytning eller en prisdekort, alt efter ordregivers valg.
Undlader kontrakthaver, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine ovennævnte forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiver berettiget til, efter eget valg, at lade afhjælpning foretage af tredjemand for kontrakthavers regning, at kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiveren berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning.
Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.
Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler.
§26 Misligholdelse
Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af kontrakthavers forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv.
Foreligger der misligholdelse, skal kontrakthaver uden ugrundet ophold meddele udbyder dette samt underrette udbyder om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden.
Såfremt kontrakthaver gentagne gange gør sig skyldig i misligholdelse, jf. ovenstående, betragtes dette som væsentlig misligholdelse. Ordregiver forbeholder sig ret til at hæve det konkrete køb, hæve kontrakten for en eller flere navngivne deltagere, eller hæve kontrakten i sin helhed for alle deltagende kommuner ved væsentlig misligholdelse.
Desuden betragtes følgende forhold altid som væsentlig misligholdelse:
• Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar jf. § 38.
• Overtrædelse af offentlige påbud jf. § 35.
• Overtrædelse af kontrakthavers loyalitetsforpligtelser, herunder sin tavshedsforpligtelse jf. § 6.
• Overtrædelse af kontraktens bestemmelser om overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer jf. § 22.
• Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning, likvidation, åbning og forhandling om akkord eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.
Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf.
§27 Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring
Kontrakthaver er i overensstemmelse med dansk lov om produktansvar og dansk rets almindelige regler ansvarlig over for ordregiver for den skade, som leverancen eller kontrakthaver påfører ordregivers ejendom og/eller personale.
Kontrakthaver er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en produktskade eller kontrakthavers skadevoldende adfærd.
Kontrakthaver er i hele rammeaftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum kr. 10 millioner. Kontrakthaver skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang.
§28 Garanti og reklamation
I henhold til Købeloven er reklamationsfristen for skjulte fejl og mangler to år.
Hvor intet andet er andet er anført, gælder Købelovens reklamations og ansvarsregler.
§29 Bod
Såfremt der ved rammeaftalens ikrafttræden ikke foreligger et godkendt e-katalog, jf. §17 E-handel og §
17.1 Godkendelsesprocedure for nye E-kataloger, kan kontrakthaver blive pålagt at betale en bod på kr. 500 pr. kalenderdag pr. berørt medlemskommune, indtil godkendt katalog foreligger. Det samme er gældende for manglende opdateringer af E-katalog, jf. § 17.2. Dette gælder ikke, såfremt ordregiver er årsag til problemet.
Skaffevare: Hvis aftale om skaffevare er indgået, og tidsfrist alligevel ikke overholdes, kan der opkræves bod på kr. 1500 og ordren kan ophæves og købes fra anden side.
Kontrakthaver afregner selv med den berørte medlemskommune. Påløbet bod betales efter påkrav fra den enkelte kommune.
§30 Konkurs m.v.
Konkurs, betalingsvanskeligheder, insolvens, rekonstruktionsbehandling eller væsentligt forringede økonomiske forhold i øvrigt, som giver ordregiver begrundet mistanke om, at kontrakthaver ikke er i stand til at varetage sin forpligtelse over for ordregiver i rammeaftaleperioden vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse, og vil berettige ordregiver til omgående at ophæve rammeaftalen.
Såfremt boet har ret til at indtræde i rammeaftalen i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel uden ugrundet ophold give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde.
§31 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure
I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.
Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende).
Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive:
• Årsagen til force majeure situationen
• Forventet varighed af force majeure situationen
• Indsats fra kontrakthavers side for at genoptage leveringen.
Er force majeure isoleret til kontrakthavers virksomhed, eller områder kontrakthaver bærer risikoen for, kan ordregiver kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede.
§32 Ændring af produktsammensætning
Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i produkternes sammensætning, er kontrakthaver pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre produkterne som påkrævet.
Såfremt kontrakthaver ved produktudvikling eller på anden måde substituerer tilbudte produkter eller udvider sit sortiment med nye produkter, som kvalitetsmæssigt svarer til produkterne i rammeaftalens nettosortiment, skal kontrakthaver efter aftale med ordregiver tilbyde ordregivers institutioner mv. disse produkter.
Udskiftning af tilbudslistevarer skal altid accepteres af tovholder, jf. §17.2. Tilbudslistevaren kan kun udskiftes hvis den udgår fra producenten. Erstatningsvaren skal være af samme kvalitet og have samme pris som den oprindelige tilbudslistevare. Tovholder skal kontaktes minimum 30 dage før varen udgår, med forslag til erstatningsvare.
Ordregiver medvirker gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til rammeaftalens minimumsbetingelser.
§33 Tavshedspligt og offentliggørelse af rammeaftalen
Nærværende rammeaftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres.
Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i dele af eller hele rammeaftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt.
Ordregiver kan i forbindelse med benchmarkingundersøgelser udlevere oplysninger om priser til andre kommuner eller offentlige instanser samt Kommunernes Landsforening. Priserne udleveres i så fald i fortrolighed.
Udtalelser til pressen, der vedrører enten rammeaftalen eller den anden part, skal godkendes af modparten inden udtalelsen foretages.
Rammeaftalen vil blive gjort tilgængelig for ordregivers medarbejdere i ordregivers indkøbssystem.
Kontrakthaver og dennes ansatte er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om denne rammeaftales indhold. Dette gælder også efter rammeaftalens udløb.
Manglende overholdelse af bestemmelsen anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
§34 Ændringer i rammeaftalen
Nærværende rammeaftale, herunder bilag til rammeaftalen, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem ordregiver og kontrakthaver. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, som er underskrevet af begge parter.
§35 Lovvalg og afgørelse af tvister
Nærværende rammeaftale er undergivet dansk ret.
Alle tvister – herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af rammeaftalen, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse – skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part.
Såfremt tvisten ikke kan løses gennem parternes forhandling eller ved mægling, kan hver part kræve tvisten indbragt for domstolene til pådømmelse efter dansk lov. Værnetinget er ordregivers retskreds.
§36 Offentlige påbud
Kontrakthaver er forpligtet til at overholde alle direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav og regler/påbud gældende for nærværende rammeaftale såvel på tidspunktet for indgåelse af rammeaftalen som i rammeaftaleperioden.
Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at ophæve rammeaftalen.
§37 Ekstraordinær opsigelse
Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans eller administrativ myndighed herunder Klagenævnet for Udbud, Konkurrence – og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den konsekvens, at rammeaftalen helt eller delvis erklæres for ”uden virkning”, er ordregiver berettiget til med 2 måneders varsel til den 1. i en måned at opsige rammeaftalen for fremtiden.
Ordregivers ret til at opsige rammeaftalen gælder uanset om afgørelsen/dommen påklages/ankes.
§38 Miljø
Kontrakthaver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under nærværende rammeaftale opfylder den/de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m.
På ordregivers forlangende skal kontrakthaver, uden udgifter for ordregiver, fremskaffe den dokumentation, ordregiver måtte ønske omkring et produkt, til brug for deres miljøvurdering af produktet.
Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
§39 Etik og socialt ansvar
Ordregiver forudsætter, at kontrakthaver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO- konventioner:
• Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)
• Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)
• Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)
• Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt
• Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.
Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.
Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt, som opfylder rammeaftalens krav til produktet. Kontrakthavers eventuelle omkostninger forbundet hermed er ordregiver uvedkommende.
Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve rammeaftalen.
§40 Underskrift
Nærværende rammeaftale underskrives i et eksemplar, som efterfølgende sendes elektronisk til kontrakthaver.
Rammeaftalen underskrives af Vejle Kommune. Hver enkelt medlemskommune, underskriver et særskilt underskriftsbilag der er vedlagt rammeaftalen som bilag 14 og forpligter sig derved som ordregiver på rammeaftalen.
Dato: Dato:
Ordregiver Kontrakthaver
Tilbudslisten ligger særskilt som et regneark.
Bilag 2 – Virksomhedsbeskrivelse
Tilbudsgivers navn | |
Adresse | |
CVR | |
Navn på tegningsberettigede | |
Kontaktperson i forbindelse med udbuddet Mail og telefonnummer | |
Det bekræftes, at tilbuddet vedstås indtil 15.07.16. |
Virksomhedens navn og adresse
Dato og underskrift
Bilag 3 – Tro og love erklæringer
Ubetalt, forfalden gæld til det offentlige
I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede virksomhed hermed på tro og love ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000,00 kr.
Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt på tro og love, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 50.000,00 kr.
Udelukkelse jf. Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1, samt stk.2, litra a-c og e-f.
1. Fra deltagelse i en udbudsprocedure udelukkes enhver tilbudsgiver, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde:
a) medvirken til en strafbar handling, jf. straffelovens § 23, i tilfælde, hvor forholdet i forbindelse med straffastsættelsen er blevet henført under straffelovens § 81, nr. 3 (eller deltagelse i en kriminel organisation som defineret i artikel 2, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/773/RIA),
b) overtrædelse af forbuddet mod aktiv bestikkelse i offentlig tjeneste eller hverv, jf. straffelovens § 122 og forbuddet mod bestikkelse i private retsforhold (returkommission), jf. straffelovens § 299, nr. 2 (eller bestikkelse som defineret i henholdsvis artikel 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og artikel 3, stk. 1, i Rådets fælles aktion 98/742/RIA),
c) overtrædelse af forbuddet mod EU-svig, jf. straffelovens § 289 a (eller svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser), eller
d) overtrædelse af forbuddet mod hvidvaskning af penge, jf. straffelovens § 290 (eller hvidvaskning af penge som defineret i artikel 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni 1991 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge).
2. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver økonomisk aktør:
a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning
b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning
c) som ved en retskraftig dom ifølge landets retsforskrifter er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed
e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land
f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land
Undertegnede virksomhed erklærer herved på tro og love ikke at have gæld til det offentlige i overensstemmelse med ovenstående samt ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelsesgrunde.
Virksomhedens navn og adresse
Dato og underskrift
I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår Tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om Tilbudsgivers nedenstående nøgletal i de seneste 3 afsluttede regnskabsår. | |||
Årstal | Egenkapitalens forrentning | Overskudsgrad | Soliditetsgrad |
Undertegnede giver hermed samtykke på at Vejle Kommune må rekvirere Tilbudsgivers årsregnskab svarende til de oplyste årstal for at verificere de opgivne nøgletal.
Dato Underskrift
I dette skema anføres referencer over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 3 år. Alle kolonner skal udfyldes pr. reference.
Minimumskrav for deltagelse er: 1 sammenlignelig referencer pr. år. Med sammenlignelig reference menes offentlig ordregiver med mange leveringsadresser.
Ordregiver har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående.
I feltet ”beskrivelse af leverancen” skal det angives hvilken varekategori der er tale om fordelt pr. reference.
Ydermere skal det i den sidste kolonne angives hvorvidt leverancen var en enkelt leverance eller en aftale med løbende leverancer.
Firmanavn: | Kontaktperson Navn og tlf. nr. | Omsætning | Beskrivelse af leverancen | Enkelt eller løbende leverancer | ||
År 2014 | År 2013 | År 2012 | ||||
I dette bilag bedes tilbudsgiver angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor.
Bilaget afleveres sammen med tilbuddet.
Undtages: | Begrundelse: |
Bemærk, det er i sidste ende ordregivers vurdering, hvad der udleveres i en sag om aktindsigt.
Følgende minimumskrav stilles til produkterne i Delaftale 1: For sportsudstyr indeholdende skum:
Produkterne må ikke indeholde bromerede flammehæmmere
For sportsudstyr indeholdende blød plast: Produkterne må ikke indeholde:
• DEHP (Di(2-1ethylhexyl)ftalat)
• DBP (Dibutylftalat)
• BBP (Bytylbenzylftalat)
• DIBP (Diisobutyl ftalat)
For sportsudstyr indeholdende klar plast Produkterne må ikke indeholde BPA (Bisphenyl A)
Kvalitetskategori 1
Produktet har et niveau man vil betegne som standard. Produktet er ikke af dårlig kvalitet, men det retter sig mod personer, der netop er startet med en given aktivitet og er tilfreds med en standard kvalitet, eller hvor holdbarhed ikke er så vigtig.
Kvalitetskategori 2
Produktet har et niveau man vil betegne som en mellemkvalitet. En solid kvalitet, som dækker de flestes behov.
Kvalitetskategori 3
Produktet har et niveau man vil betegne som top. Produktet henvender sig til de der stiller høje krav til funktionaliteten (altså f.eks. konkurrencemodel) eller hvor meget god holdbarhed er et krav.
Nedenstående virksomheder erklærer herved at udgøre et konsortium. Konsortiet er benævnt
(Konsortiets navn)
og består af
(virksomhed 1) (virksomhed 2)
(virksomhed 3) (virksomhed 4)
Undertegnede konsortiedeltagere erklærer, at følgende virksomhed
(Navn)
I alle forhold mellem konsortiet og de deltagende medlemskommuner, som konsortiet forpligter sig over for, vil få fuld prokura til at indgå i afklarende drøftelser samt træffe bindende aftaler på konsortiets vegne med ordregiver. Undertegnede konsortium-deltagere erklærer herved, at alle hver især vil hæfte solidarisk, direkte og ubetinget overfor ordregiver for enhver forpligtelse i relation til konsortiets tilbud, såfremt konsortiet tildeles rammeaftalen.
Virksomhed 1 | |
Virksomhedens navn: | |
CVR-nr.: | |
Navn og titel på underskriver: | |
Underskrift og dato: | |
Virksomhed 2 | |
Virksomhedens navn: | |
CVR-nr.: | |
Navn og titel på underskriver: | |
Underskrift og dato: | |
Virksomhed 3 | |
Virksomhedens navn: | |
CVR-nr.: | |
Navn og titel på underskriver : | |
Underskrift og dato: |
Virksomhed 4 | |
Virksomhedens navn: | |
CVR-nr.: | |
Navn og titel på underskriver: | |
Underskrift og dato: | |
Sidste frist for modtagelse af uddybende spørgsmål den 03.01.2016
Sidste frist for udsendelse af svar på spørgsmål den 08.01.2016
Sidste frist for modtagelse af tilbud den 15.01.2016 kl. 12.00 Forventet tilbudsvurdering / beslutning om leverandørvalg uge 3-4
Stand still periode 10 dage
Forventet kontraktunderskrivelse uge 6
Aftalens ikrafttræden den 01.04.2016
Afsendelse af bekendtgørelse om indgået kontrakt til EU-Tidende senest 48 dage efter indgåelse af kontrakt.
Bilag 11– Kommunespecifikke oplysninger
Kommune: Aarhus Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxx X |
Hoved xxx.xx.: 00000000 |
Aftaleansvarlig: Xxxxx Xxxxxxxx |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle institutioner og afdelinger i Aarhus Kommune er omfattet af aftalen. |
Eventuelle særlige forhold: |
E-handelsansvarlig: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxx |
Faglig ansvarlige: |
Kommune: Esbjerg kommune |
Adresse: Xxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00000000 |
Aftaleansvarlig: Xxxxxx Xxxxxxxxx, xxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx, 76161444 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Der er ca. 370 institutioner, afdelinger mv. i Esbjerg Kommune. Da der leveres til det enkelte forbrugssted, må der således påregnes op til ca. 370 mulige leveringsadresser. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger mv. kan ses på kommunens hjemmeside. Fanø Kommune har ret til at benytte Esbjerg Kommunes indkøbsaftaler, men er ikke forpligtede hertil. I tilfælde af, at Fanø Kommune ønsker at benytte aftalen er tilbudsgiver berettiget til at opkræve en fragtpris, som aftales individuelt med Fanø Kommune. Der kan læses mere om Fanø Kommune på xxx.xxxxx.xx Følgende selvejende institutioner med driftsoverenskomst er forpligtet af nærværende aftale: Center for Socialt Udsatte Skjoldbo, ETAC Rehabiliteringscenter samt Esbjerg Krise- og Aktivitetscenter. Andre selvejende institutioner har ikke ret til at anvende nærværende aftale. |
Eventuelle særlige forhold: |
E-handelsansvarlig: Xxxxxxxxx Xxxxxxxxx, xxxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx, 76161442 |
Faglig ansvarlige: Xxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, xxxx@xxxxxxxxxxxxxx.xx, 76168814 |
Kommune: Fredericia Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxxx 00 |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Xxx X. Xxxxxx 7210 7137 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Kommunale institutioner og afdelinger er omfattet af aftalen. For selvejende institutioner er aftalen frivillig. |
Eventuelle særlige forhold: Arbejdsklausul, vedlagt som bilag 1. |
E-handelsansvarlig: Aria Fard 7210 7170 |
Faglig ansvarlig: |
Kommune: Herning Kommune |
Adresse: Xxxxxx 0 0000 Xxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00 00 00 00 |
Aftaleansvarlig: Xxxxx Xxxx xxxxx@xxxxxxx.xx 96 28 23 45 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Kommunens institutioner og afdelinger. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger med relevante EAN-lokationsnumre findes på kommunens hjemmeside, xxxx://xxxxxxx.xxxxxxx.xx/xxxxxxxxxxx-xxx-xxxxxxxx/xxxxxxxxx-xxx-xxxxx Der kan læses mere om Herning Kommune på Herning Kommunes hjemmeside, xxx.xxxxxxx.xx |
Eventuelle særlige forhold: |
E-handelsansvarlig: Xxxxx Xxxxxxxx xxxxx@xxxxxxx.xx 96 28 23 38 |
Faglig ansvarlige: Xxxxx Xxxx xxxxx@xxxxxxx.xx 96 28 23 45 |
Kommune: Holstebro Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxxx 00 0000 Xxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00000000 |
Aftaleansvarlig: Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx.xxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx Tlf: 00000000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle kommunens skoler og institutioner er omfattet af aftalen med undtagelse af selvejende institutioner. Selvejende institutioner kan dog benytte aftalen. |
Eventuelle særlige forhold: Bonus: Ved aftaleindgåelse med Holstebro Kommune pålægges priserne 2 % som pr. 1. februar hvert år, udbetales til Indkøbskontoret. Bonus udbetales af den totale omsætning med den valgte leverandør. Ved aftaleophør opgøres bonus for resterende periode og udbetales senest 4. uger efter aftaleophør. |
E-handelsansvarlig: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxx Xxxxxx.xxxxxx.xxxxxxxxxx@xxxxxxxxx.xx Tlf: 00000000 |
Faglig ansvarlige: - |
Kommune: Ikast-Brande Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Xxxxx Xxxx, mail: xxxxx@xxxxx-xxxxxx.xx, tlf.: 0000 0000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle kommunale institutioner og afdelinger er omfattet, men selvejende institutioner er ikke omfattet af udbuddet. |
Eventuelle særlige forhold: - |
E-handelsansvarlig: Xxxxx Xxxx, mail: xxxxx@xxxxx-xxxxxx.xx, tlf.: 0000 0000 |
Faglig ansvarlige: - |
Kommune: Kolding Kommune |
Adresse: Xxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00000000 |
Aftaleansvarlig: Xxxxxxx Xxxxxxx, mail: xxxx@xxxxxxx.xx, tlf. 00000000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle Kolding Kommunes institutioner og afdelinger. |
Eventuelle særlige forhold: Ingen. |
E-handelsansvarlig: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx, mail: xxxx@xxxxxxx.xx, tlf. 00000000 |
Faglig ansvarlige: |
Kommune: Middelfart Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Xxxxxxxxxxx Xxxx Xxxxxxxxx |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle kommunens institutioner. |
Eventuelle særlige forhold: Middelfart Kommune anvender udbudsoprindelseskoder Middelfart Kommune er i gang med et udbud af løn- og økonomisystem. Det er således en mulighed, at der i aftaleperioden skiftes e-handelssystem. |
E-handelsansvarlig: Xxxxxxx Xxxxxxxxx Xxxxxx |
Faglig ansvarlige: Xxxx Xxxxxxxxx |
Kommune: Odense Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxx 0 0000 Xxxxxx X |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Xxxxx Xxxx Xxxxxx xxxxx@xxxxxx.xx Telefon nr.: 00000000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Samtlige afdelinger og organer under Odense Kommune. |
Eventuelle særlige forhold: Odense Kommune ønsker e-katalog på aftaleprodukter. Se krav jf. det systemspecifikke bilag TrueTrade. |
E-handelsansvarlig: Xxxxx Xxxx Xxxxxx xxxxx@xxxxxx.xx Telefon nr.: 00000000 |
Faglig ansvarlig: Xxxxx Xxxx Xxxxxx xxxxx@xxxxxx.xx Telefon nr.: 00000000 |
Kommune: Randers Kommune |
Adresse: Laksetorvet, 8900 Randers C |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Xxx Xxxxx, mail: xxx.xxxxx@xxxxxxx.xx, tlf. 0000 0000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle afdelinger og institutioner under Randers Kommune er omfattet af nærværende aftale. |
Eventuelle særlige forhold: Mærkning i e-kataloger på varelinjeniveau: OIO UBL formatet indeholder et felt til mærkning af aftaletype på varelinjeniveau. Der eksisterer 4 mærke muligheder; (obl)igatorisk, (friv)illig, (kamp)agne og (tilb)udsliste. Leverandøren skal kunne påføre alle disse mærkninger på varelinjeniveau i det fremsendte e-kataloget til Randers Kommune. Der ønskes et samlet e-katalog tilsendt. Randers Kommune foretager fakturakontrol for at påse, at kontrakthaver leverer og fakturerer i henhold til det aftalte og bestilte. Ved afgivelse af ordre via ordregivers e-handelssystem sammenlignes fakturaen automatisk, når den indkommer i ordregivers økonomisystem, med den modsvarende indkøbsordre vha. ordrenummer. Findes der uoverensstemmelser, f.eks. uoverensstemmelser mellem totalbeløb eller bestillingsenhed, vil fakturaen ”fejl-matche” og skal efterfølgende behandles manuelt. Hvis fejlmatchet ikke skyldes forhold, som ordregiver er ansvarlig for, pålægges kontrakthaver at betale en bod på 200 kr. ekskl. moms pr. fejlmatchet faktura. Kontrakthaver skal fremsende en kreditnota på eventuelle prisdifferencer. Ordrer, som ikke afgives via e-handel, betales så vidt som muligt inden for den aftalte betalingsfrist. Betaling af faktura kan dog ikke ses som ordregivers accept af det fakturerede beløb, men udspringer udelukkende af et mål om at betale rettidigt. Der foretages efterfølgende en kontrol af de fakturerede beløb. Xxxxxx disse ikke at være i overensstemmelse med det aftalte, og skyldes dette ikke forhold hos ordregiver, er kontrakthaver forpligtet til at tilbagebetale det overfakturerede beløb samt betale en bod |
på 200 kr. ekskl. moms pr. faktura med fejl. Betalingsfristen er 30 dage efter påkrav, hvorefter der pålægges renter i henhold til Bekendtgørelse af lov om renter ved forsinket betaling m.v. Randers Kommune forpligter sig udelukkende til at aftage de på tilbudslisten oplistede produkter. Har Randers Kommune behov for andre produkter, er kommunen frit stillet til at købe til anden side. |
E-handelsansvarlig: Xxxxxx X Xxxxxxx, mail: xxxxxx.xxxxxxx@xxxxxxx.xx, tlf. 0000 0000 |
Faglig ansvarlig: |
Kommune: Silkeborg Kommune |
Adresse: Xxxxx 0 0000 Xxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00 00 00 00 |
Aftaleansvarlig: |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle institutioner i Silkeborg Kommune |
Eventuelle særlige forhold: |
E-handelsansvarlig: |
Faglig ansvarlige: |
Kommune: Svendborg Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 0000 0000 |
Aftaleansvarlig: Xxxxxx Xxxxxxxx Xxxxxx, xxxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xx, tlf. 0000 0000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Alle Svendborg Kommunes skoler og institutioner er omfattet af aftalen. |
Eventuelle særlige forhold: - |
E-handelsansvarlig: Xxxxx Xxxxxx, xxxxx.xxxxxx@xxxxxxxxx.xx tlf. 0000 0000 |
Faglig ansvarlige: - |
Kommune: Sønderborg Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxxxxx 00, 0000 Xxxxxxxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00 00 00 00 |
Aftaleansvarlig: Xxxxxxx Xxxxx 88 72 57 06 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Samtlige institutioner og afdelinger i Sønderborg Kommune. |
Eventuelle særlige forhold: Nyt e-handelssystem (Opus Rakat) i løbet af december 2015. |
E-handelsansvarlig: Xxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxx 88 72 57 17 |
Faglig ansvarlige: |
Kommune: Vejle Kommune |
Adresse: Xxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxx |
Hoved xxx.xx.: 00000000 |
Aftaleansvarlig: Xxxxx Xxxxxx, xxxxx@xxxxx.xx, tlf 00000000 |
Institutioner og afdelinger, der er omfattet af udbuddet: Selvejende institutioner kan anvende aftalerne som Vejle Kommune indgår. En fortegnelse over kommunens institutioner, afdelinger med relevante EAN-lokationsnumre findes på kommunens hjemmeside. Yderligere information om kommunens organisering kan ses på kommunens hjemmeside |
Eventuelle særlige forhold: - |
E-handelsansvarlig: Xxxx Xxxxxxx Xxxxxxxxx, xxxxx@xxxxx.xx, tlf 00000000 |
Faglig ansvarlige: - |
Bilag 12 – E-handelssystemspecifikke bilag
Bilaget er vedlagt som separate filer for henholdsvis Prisme, Rakat, True Trade og Opus (KMD).
Bilag 13 – Miniudbudsbetingelser
Miniudbudsbetingelser
1. Indledning/vejledning til ordregiver
Miniudbudsbetingelserne udfyldes af ordregiver (den enkelte institution), inden dokumentet sendes til rammeaftaleleverandørerne. Dokumentet skal udfyldes af ordregiver, hvor der er angivet gul bjælke. Gul bjælke bør fjernes, inden dokumentet sendes til rammeaftaleleverandrørerne.
Miniudbudsbetingelserne sendes sammen med Tilbudsskema ved miniudbud til rammeaftaleleverandørerne: Rammeaftaleleverandør 1
Adresse
Postnummer og by
Rammeaftaleleverandør 2 Adresse
Postnummer og by
Rammeaftaleleverandør 3 Adresse
Postnummer og by
Tilbudsskema ved miniudbud udfyldes i henhold til instruktionen i dokumentet, inden det fremsendes til rammeaftaleleverandørerne.
2. Udbudsform
Miniudbuddet gennemføres i henhold til Rammeaftale vedr. levering af Sportsudstyr, delaftale 2.
3. Formkrav
Ved tilbudsafgivelsen skal ”Tilbudsskema ved miniudbud”, der er fremsendt til rammeaftaleleverandøren, benyttes og udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale.
Tilbud skal fremsendes i den angivne form: I et fysisk (printet) eksemplar
Elektronisk pr. mail til følgende mailadresse: xxxx@xxx.xx.
4. Ejendomsret
Tilbuddet betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.
Rammeaftaleleverandørens omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling.
5. Spørgsmål til miniudbudsmaterialet
Rammeaftaleleverandøren opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til miniudbudsmaterialet.
Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende miniudbuddet skal være skriftlige og rettes til Fornavn Efternavn, pr. e-mail: xxxx@xxx.xx, med emnet: "Spørgsmål – Miniudbud Sportsudstyr, delaftale 2” senest den dd.mm.åååå, kl. xx.xx.
Alle spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret blive fremsendt til alle rammeaftaleleverandører senest 6 dage før tilbudsfristen.
6. Tilbudsfrist
Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den dd.mm.åååå, kl. xx.xx på følgende adresse:
Ordregivers/Institutionens navn Ordregivers adresse Ordregivers postnummer og by Att.: Fornavn Efternavn
Rammeaftaleleverandøren bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem.
7. Åbning af de indkomne tilbud
Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.
8. Vedståelsesfrist for tilbud
Tilbuddet skal være gældende til 3 måneder efter tilbudsfristens udløb.
9. Aftalegrundlag
Aftale om levering af de af miniudbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende miniudbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og besvarelser samt udbudsmateriale på levering af Sportsudstyr, delaftale 2, til KomUdbud. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen.
10. Alternative tilbud
Der kan ikke afgives alternative bud.
11. Tilbudsgivers forbehold
Der accepteres ikke forbehold.
12. Tildelingskriterium
Ordren vil blive tildelt den rammeaftaleleverandør, der afgiver den samlede laveste pris på den konkrete ordre.
Underkriterier | |
1. Pris Samlet pris jf. tilbudsskema ved miniudbud | 100 % |
13. Meddelelse om tildeling af ordre
Meddelelse om tildeling af ordre fremsendes til rammeaftaleleverandørerne, som fremgår af miniudbudsbetingelsernes afsnit 1.
Bilag 14 – Tilbudsskema ved miniudbud
Tilbudsskema ligger som en separat fil.
Bilag 15 – Kommunespecifikt underskriftsark
Kommune [Kommunens navn] | |
Adresse [Kommunens adresse og postnummer] | |
Hoved tlf.: [Telefonnummer] | |
Aftaleansvarlig i Kommunen. [titel + navn] [telefon] [e-mail] | E-handelsansvarlig i kommunen [navn] [telefon] [e-mail] |
Kommunespecifikt bilag til rammekontrakt med KomUdbuds Udbudsfællesskab. Kontrakt er indgået efter afholdt offentligt EU-udbud i overensstemmelse med EU’s udbudsregler. Kontrakten beskriver kommunens forpligtelser og rettigheder i henhold til udbud annonceret i EU-tidende mærket Nr. [nummer] omfattende udbud af [udbuddets navn]. [Kommunens navn] indgår rammekontrakt med [kontrakthavers navn] vedr. [udbuddets navn]. Aftalen er gældende fra den [dato] til den [dato] med option på forlængelse i op til [antal] mdr. | |
Kommunespecifikke kontraktvilkår: Se Kommunespecifikke oplysninger i udbudsmaterialets bilag 11. | |
Dato: [dato] Dato: [dato]
[kommunenavn] [kontrakthavers navn]