VEDTÆGT FOR EWII
VEDTÆGT FOR EWII
1.0 Virksomhedens navn 1.1 Virksomhedens navn er EWII (EWII S/I). |
2.0 Virksomhedens hjemsted 2.1 Virksomhedens hjemsted er Kolding Kommune. |
3.0 Organisationsform 3.1 Virksomheden er en privat erhvervsvirksomhed organiseret som en selvejende institution med et repræsentantskab valgt blandt virksomhedens kunder. |
4.0 Virksomhedens formål 4.1 Virksomhedens formål er at drive virksomhed inden for infrastruktur (el, vand, varme, energi og kommunikation) og dertil relaterede kommercielle ydelser for derigennem at skabe værdi for Trekantområdet (defineret som kommunerne Kolding, Vejen, Middelfart, Fredericia og Vejle). |
4.2 Virksomheden udøver dens aktiviteter i ind- og udland. Aktiviteterne kan ske gennem datterselskaber og ved deltagelse i andre selskaber og fællesskaber. Al virksomhed udøves under iagttagelse af kommercielle, økonomisk effektive, leveringssikre, etiske og miljømæssigt forsvarlige principper, der under behørig hensyntagen til virksomhedens forhold tillige tilstræber at give kunderne de mest optimale vilkår. |
5.0 Ejerforhold og hæftelse 5.1 Virksomhedens kunder har ingen ejerandel i virksomheden eller dens formue. |
5.2 Kun virksomheden hæfter for virksomhedens forpligtelser. |
6.0 Kunder 6.1 Som stemme- og opstillingsberettiget kunde betragtes alle myndige og juridiske personer, der har en fysisk tilslutning til EWII koncernens el-ledningsnet i bevillingsområdet for elnet eller modtager vand eller varme via et af virksomhedens datterselskabers ledningsnet og måler, og er registreret i virksomheden – dog maksimalt 1 valgbar person per installations- adresse og dermed også 1 stemme per installationsadresse. Denne begrænsning gælder dog ikke kunder i ejendomme med fællesmåling, idet hver be- boer her kan registreres som valgbar kunde i virksomhedens datterselskaber |
7.0 Repræsentantskab 7.1 Virksomhedens øverste myndighed er repræsentantskabet, som har samme funktion, som en generalforsamling i et selskab og repræsentantskabets medlemmer kan stille spørgsmål på samme måde som en deltager i en generalforsamling i et selskab. Repræsentantskabet udøver ikke en ledelsesfunktion i virksomheden og kan dermed ikke gøres ansvarlig for virksomhedens drift og forpligtelser. |
7.2 Repræsentantskabet består af indtil 122 repræsentanter, hvoraf 120 er valgt af og blandt virksomhedens kunder, jf. pkt. 6.1. samt de medarbejdervalgte repræsentanter, der er valgt til bestyrelsen. |
7.3 Den nærmere valgprocedure for valg af repræsentanter og suppleanter for disse fastlægges i valgreglerne. |
7.4 Ændringer i valgreglerne for repræsentantskabet kan alene ske efter de i punkt 8.9 anførte regler. |
7.5 I tilfælde af varigt forfald, f.eks. i form af længerevarende sygdom eller andre forhold, der gør, at et repræsentantskabsmedlem ikke kan deltage i møderne, udtræder den pågæl- dende af repræsentantskabet. Såfremt et repræsentantskabsmedlem ikke længere er valgbar i henhold til valgreglerne, udtræder den pågældende af repræsentantskabet med virkning fra det tidspunkt hvor valg- barheden ophører. Såfremt et repræsentantskabsmedlem udebliver uden afbud fra tre på hinanden følgende ordinære repræsentantskabsmøder, udtræder repræsentantskabsmedlemmet automatisk af repræsentantskabet. Det udtrådte repræsentantskabsmedlem afløses af en suppleant efter nærmere regler be- skrevet i valgreglerne. Findes ingen suppleant afløses det udtrådte repræsentantskabsmed- lem ikke for den resterende valgperiode. |
8.0 Repræsentantskabsmøder 8.1 Ordinær repræsentantskabsmøder afholdes 3 gange om året. Første møde afholdes i april og sidste møde i november. Det tredje repræsentantskabsmøde kan gennemføres som et temamøde, som en studietur eller et besigtigelsesarrangement. Bestyrelsen indkalder til dette møde med normalt 6 ugers varsel, dog minimum efter fristerne angivet for ekstraordinære repræsentantskabsmøder. Møderne kan afholdes som fysiske møder, digitale møder eller en kombination heraf. |
8.2 Ekstraordinære repræsentantskabsmøder skal afholdes, når bestyrelsen, revisor eller mindst 15 af repræsentantskabets medlemmer skriftligt anmoder derom og samtidig angi- ver, hvilke spørgsmål der ønskes behandlet. |
Ekstraordinære repræsentantskabsmøder skal afholdes inden 5 uger efter begæringens modtagelse. |
8.3 Bestyrelsen indkalder via digital kommunikation til repræsentantskabets møder med mindst 14 dages varsel. Sagsfremstillinger og bilag udsendes normalt mindst 8 dage før mødets afholdelse. Bestyrelsen kan dog med flertalsbeslutning indkalde repræsentantskabet med kortere var- sel; dog ikke kortere end 5 dages varsel. |
8.4 Følgende sager skal forelægges repræsentantskabet på mødet i april: 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af dagsorden 3. Beretning om virksomheden i det forløbne år samt årsrapport og forslag til resul- tatdisponering til godkendelse 4. Behandling af indkomne forslag 5. Vederlag til bestyrelse og repræsentantskab 6. Valg af revisionsselskab 7. Eventuelt |
8.5 Følgende sager skal forelægges repræsentantskabet på mødet i november: 1. Valg af dirigent 2. Godkendelse af dagsorden 3. Orientering om strategi og risikostyring 4. Orientering om det kommende års budgetter 5. Behandling af indkomne forslag 6. Eventuelt |
8.6 Forslag, der ønskes behandlet på repræsentantskabets møde i april eller november, skal af repræsentantskabets medlemmer indsendes skriftligt til virksomheden senest 5 uger før mødets afholdelse. Alle forslag kan fremsættes, dog ikke forslag der henhører under besty- relsens eller direktionens ledelsesansvar. |
8.7 Repræsentantskabet er beslutningsdygtigt, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. |
8.8 Beslutninger træffes af repræsentantskabet ved almindelig stemmeflerhed blandt de mødende, medmindre andet er foreskrevet i vedtægterne. Blanke stemmesedler medreg- nes ikke. |
Hvis der ved afstemning i repræsentantskabet afgives lige mange stemmer for og imod et forslag, er forslaget forkastet. |
8.9 Repræsentantskabets beslutning i en sag, der er omfattet af punkt 7.4, 12.1, 13.1 og 14.1, er kun gyldigt, når mindst 2/3 af repræsentantskabets medlemmer er til stede, og beslutnin- gen er truffet med mindst 2/3 af de afgivne stemmer. Blanke stemmesedler medregnes ikke. Er mindst 2/3 af repræsentantskabets medlemmer ikke til stede, men beslutningen vedtaget med mindst 2/3 af de afgivne stemmer, indkaldes inden 2 uger til et nyt repræsentantskabs- møde, der er beslutningsdygtigt uanset antallet af fremmødte repræsentantskabsmedlem- mer. |
8.10 Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Dog kan der stemmes ved fuldmagt i forbindelse med valg af medlemmer til bestyrelsen og valg af bestyrelsesformand, dog maksimalt 1 fuldmagt pr. repræsentantskabsmedlem. |
8.11 Skriftlig afstemning finder sted, hvis dirigenten bestemmer det, eller hvis det kræves af mindst 15 repræsentantsskabsmedlemmer. |
8.12 Forslag om mistillid til bestyrelsens formand eller den samlede bestyrelse skal fremsættes af mindst 15 repræsentantskabsmedlemmer for at kunne optages på dagsordenen. Forslag om mistillid til et bestyrelsesmedlem skal fremsættes af mindst 1/4 af kredsens repræsentantskabsmedlemmer for at kunne optages på dagsordenen. Herefter kan bestyrelsesmedlemmet afsættes såfremt der er almindelig stemmeflerhed blandt kredsens repræsentantskabsmedlemmer. Afsættes bestyrelsesmedlemmet sker der omvalg til den vakante plads |
8.13 Et repræsentantskabsmedlem må ikke deltage i behandlingen af spørgsmål om aftaler mellem virksomheden og den pågældende selv eller om søgsmål mod den pågældende selv eller om aftale mellem virksomheden og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis repræsentantskabsmedlemmet deri har en væsentlig interesse, der kan være stridende mod virksomhedens. Det samme gælder behandling af sager, hvor der er konkurrencemæssige eller fortrolige forhold til behandling og/eller orientering, og hvor repræsentantskabsmedlemmet er involveret personligt, via eventuelt ansættelsesforhold, via sin virksomhed eller i øvrigt har en interesse, der kan være stridende mod virksomhedens. Repræsentantskabsmedlemmet er forpligtet til af egen drift og på forhånd, at give oplysning om mulig inhabilitet til repræsentantskabets formand, der sørger for, at repræsentantskabet træffer afgørelse om medlemmets eventuelle inhabilitet. Selskabslovens bestemmelser vedrørende inhabilitet finder i øvrigt tilsvarende anvendelse. |
8.14 Referat Der føres et beslutningsreferat fra repræsentantskabets møder, som underskrives af diri- genten. Ethvert repræsentantskabsmedlem eller enhver direktør, der ikke er enig i repræ- sentantskabets beslutning eller har supplerende bemærkninger hertil, har under mødet ret til at ytre sig herom og kortfattet få tilført sin dissens i referatet. Repræsentantskabets møder optages til brug for udarbejdelse af referat. Optagelserne kan slettes, når det efterfølgende ordinære repræsentantskabsmøde har fundet sted. Efter repræsentantskabsmøderne sendes et referat til repræsentantskabsmedlemmerne via digital kommunikation. |
8.15 Pressen Pressen har adgang til at overvære behandlingen af åbne punkter på repræsentantskabs- møderne. |
8.16 Det er alene bestyrelsesformanden og den administrerende direktør eller hvem disse måtte bemyndige dertil, der udtaler sig til pressen eller øvrige medier på vegne af virksomheden. |
9.0 Bestyrelsen 9.1 Bestyrelsen har ansvaret for den overordnede ledelse af virksomheden, og godkender herunder virksomhedens strategi på baggrund af direktionens oplæg. |
9.2 Virksomhedens bestyrelse består af 17 medlemmer, hvoraf 15 medlemmer vælges af og blandt repræsentantskabets medlemmer efter nedenfor beskrevne regler, medens 2 medlemmer vælges af og blandt medarbejderne i koncernen. Medarbejderrepræsentanterne vælges i overensstemmelse med reglerne i selskabslovgivningen. |
9.3 Valgperioden er 4 år startende 1. januar. Genvalg kan finde sted 3 gange. |
9.4 Udtræder et medlem af repræsentantskabet, udtræder medlemmet automatisk af bestyrelsen. Såfremt et bestyrelsesmedlem fratræder vil 1. suppleanten i den pågældende kreds ind- træde i bestyrelsen til varetagelse af det ledige mandat. Såfremt endnu et bestyrelsesmed- lem fratræder vil 2. suppleanten i den pågældende kreds jf. punkt 9.5 indtræde i bestyrelsen til varetagelse af det ledige mandat. Såfremt yderligere bestyrelsesmedlemmer fratræder, afholdes omvalg om det pågældende mandat. |
9.5 De 15 medlemmer af bestyrelsen vælges efter følgende valgprocedure: Kandidater til bestyrelsen, der skal vælges af de enkelte kredse, skal skriftligt bringes i for- slag over for virksomheden senest 21 dage før det repræsentantskabsmøde, hvor valg til bestyrelsen skal finde sted. Samtidig skal det oplyses, om kandidaten også stiller op til val- get til bestyrelsesformand. Ved opstilling til bestyrelsen skal kandidaterne vedlægge beskri- velse af egne kompetencer og CV. Senest 14 dage før det repræsentantskabsmøde hvor valget finder sted, skal virksomheden meddele repræsentantskabet hvilke repræsentantskabsmedlemmer, der er kandidater til bestyrelsen samt hvilke kandidater der samtidig stiller op til posten som bestyrelsesfor- mand. Såfremt ingen kandidat meddeler sit kandidatur til posten som bestyrelsesformand i forbin- delse med opstilling til bestyrelsen eller såfremt ingen valgte bestyrelsesmedlemmer har meddelt sit kandidatur til posten som bestyrelsesformand, sker opstillingen til formandspo- sten i umiddelbar forlængelse af valget af bestyrelsesmedlemmer. Valg af bestyrelsesfor- mand sker i henhold til punkt 9.6. De 15 bestyrelsespladser fordeles således: Blandt repræsentanter valgt henholdsvis i Vejle og Kolding kredsene vælges 4 bestyrelses- medlemmer fra hver kreds. Blandt repræsentantskabsmedlemmer valgt i Fredericia kredsen vælges 3 bestyrelsesmedlemmer, blandt repræsentantskabsmedlemmer valgt i Bornholm kredsen og øvrige kredse vælges 2 bestyrelsesmedlemmer, mens der i Vejen og Middelfart kredsene vælges 1 bestyrelsesmedlem fra hver kreds. I forbindelse med valg til bestyrelsen vælges der ved samme valghandling en 1. suppleant og en 2. suppleant. Valget gennemføres ved almindeligt flertalsvalg, hvor hvert repræsentantskabsmedlem kan afgive én stemme. Blanke stemmesedler medregnes ikke. I tilfælde af stemmelighed afgøres valget ved lod- trækning. |
9.6 Repræsentantskabet vælger ved direkte valg bestyrelsens formand blandt bestyrelsens medlemmer. Ved valg som formand er det en betingelse, at den pågældende kandidat opnår absolut fler- tal blandt de afgivne stemmer. Bestyrelsen vælger selv 1-2 næstformænd. Bestyrelsens formand og næstformænd fungerer tillige som formand og næstformænd i re- præsentantskabet. |
9.7 Formanden indkalder med mindst 8 dages varsel til bestyrelsesmøde. I undtagelsestilfælde kan bestyrelsens formand bestemme at særligt påtrængende eller uopsættelige spørgsmål kan behandles skriftligt, på et digitalt møde eller et fysisk møde, der under disse omstændigheder kan indkaldes med 4 timers varsel. Indkaldelse sker ved digital kommunikation. Bestyrelsesmaterialet gøres tilgængeligt for medlemmerne hovedsageligt via digitale medier. Bestyrelsen afholder 4-6 ordinære møder om året. To medlemmer af bestyrelsen, virksomhedens revisor eller et medlem af virksomhedens direktion kan forlange, at bestyrelsen indkaldes, når det samtidig oplyses, hvilke spørgsmål, der ønskes behandlet samt begrundes, hvorfor spørgsmålet ikke kan afvente næste ordinære bestyrelsesmøde. I dette tilfælde skal et sådant møde finde sted senest 4 uger efter begæringens fremsættelse. Direktionsmedlemmer har, selv om disse ikke er medlemmer af bestyrelsen, ret til at være til stede og udtale sig på bestyrelsens møder medmindre bestyrelsen i det enkelte tilfælde træffer anden bestemmelse. Et bestyrelsesmedlem eller direktionen må ikke deltage i behandling af spørgsmål, hvor der kan rejses tvivl om den pågældendes habilitet. Inhabilitetsreglerne for bestyrelsen følger samme principper som angivet i punkt 8.13. |
9.8 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af dens medlemmer er til stede. De af bestyrelsen behandlede sager afgøres ved simpel stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme udslagsgivende. |
9.9 Bestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden. |
9.10 På bestyrelsens møder føres et beslutningsreferat, der underskrives digitalt af. bestyrelsesmedlemmerne. Et bestyrelsesmedlem eller en direktør har ret til at få tilført en kortfattet dissens i referatet. Referatet opdeles i åbne og lukkede punkter på baggrund af punktes fortrolige eller kommercielle karakter. Referatet sendes digitalt til bestyrelsen og anses som godkendt af bestyrelsen efter 8 dage, hvis ikke der er indkommet bemærkninger til referatet. Når referatet er godkendt af bestyrelsen udsendes referatet fra de åbne punkter til repræsentantskabet indenfor 5 dage efter godkendelse. |
9.11 Bestyrelsens formand drager i samarbejde med direktionen omsorg for at informere repræsentantskabets medlemmer om virksomhedens aktiviteter via udsendelse af nyhedsmails og pressemeddelelser. |
10.0 Direktionen 10.1 Virksomhedens direktion består af 1 eller flere direktører efter bestyrelsens nærmere be- stemmelse. |
10.2 Direktionen har ansvaret for og forestår virksomhedens daglige ledelse og drift samt udarbejder oplæg til virksomhedens strategi. |
10.3 Direktionen deltager i repræsentantskabets og bestyrelsens møder. |
10.4 Direktionen ansætter og afskediger både virksomhedens og dets datterselskabers personale på alle niveauer. |
10.5 Bestyrelsen fastsætter direktionens forretningsorden. |
11.0 Regnskab og revision 11.1 Virksomhedens regnskabsår er kalenderåret. |
11.2 Virksomhedens årsrapport revideres af et statsautoriseret revisionsselskab valgt af repræsentantskabet. |
11.3 Årsrapporten skal aflægges i overensstemmelse med årsregnskabsloven. |
12.0 Vedtægtsændringer 12.1 Ændringer af virksomhedens vedtægt kan alene ske i repræsentantskabet og vedtages ef- ter de i vedtægtens punkt 8.9 anførte regler. |
13.0 Fusion, overtagelser mv. 13.1 Repræsentantskabet kan efter de i punkt 8.9 nævnte regler beslutte at gennemføre overtagelse, køb, sammenlægning eller sammenslutning med andre virksomheder gældende for EWII. |
13.2 Bestyrelsen kan beslutte overtagelse, køb, fusion eller anden sammenlægning med andre virksomheder gældende for alle andre selskaber i koncernen. |
13.3 Såfremt bestyrelsens beslutning i henhold til punkt 13.2 omfatter et af selskaberne TREFOR El-net A/S eller TREFOR Varme A/S eller TREFOR Vand A/S og hvor det medfører, at det pågældende selskab ikke er det fortsættende selskab, skal denne beslutning godkendes i repræsentantskabet. |
14.0 Opløsning 14.1 I tilfælde af virksomhedens opløsning skal virksomhedens værdier komme Trekantområdet til gode. Beslutning om opløsning af virksomheden træffes af repræsentantskabet efter de i punkt 8.9 anførte regler. |
15.0 Tegningsregler 15.1 Virksomheden tegnes af: Bestyrelsens formand i forening med 1 næstformand eller bestyrelsens formand i forening med 1 direktør eller bestyrelsens formand i forening med 2 bestyrelsesmedlemmer. Herudover tegnes virksomheden af 1 næstformand i forening med 1 direktør. |
16.0 Offentlighed 16.1 Virksomheden offentliggør sin årsrapport på virksomhedens hjemmeside. |
17.0 Særbestemmelse om TREFOR Vand A/S Virksomhedens aktier og rettigheder knyttet hertil i TREFOR Vand A/S via TREFOR Infra- struktur A/S, kan ikke pantsættes eller overdrages uden samtykke fra Vejle Byråd, Frederi- cia Byråd og Middelfart Byråd. Vejle Kommune, Fredericia Kommune og Middelfart Kommune meddeles endvidere for- købsret til aktierne i TREFOR Vand A/S på samme vilkår, som kan opnås ved salg til anden side. Vejle Kommune, Fredericia Kommune og Middelfart Kommune skal senest 6 uger efter at have modtaget skriftligt tilbud om salg af aktierne meddele, hvorvidt forkøbsretten udnyttes, og - i benægtende fald - om samtykke til salg meddeles. |
18.0 Ikrafttræden Således vedtaget den 19. juni 2001. Ændret den 29. april 2003. Ændret den 14. juni 2004. Ændret den 29. november 2004. Ændret den 11. oktober 2005. Ændret den 15. august 2006. Ændret den 29. november 2007, Ændret den 26. november 2008, Ændret den 27. april 2010 Ændret den 30. april 2012 Ændret den 30. april 2013 Ændret den 30. november 2016 Ændret den 30. november 2017 Ændret den 25. april 2018 Ændret den 27. september 2018 Ændret den 28. november 2018 og Ændret den 30. november 2021, dog således at bestemmelser om valg til repræsentantskab og bestyrelse først finder anvendelse ved valget i 2022 Og ændret den 27. april 2022, dog således at bestemmelser om valg til repræsentantskab og bestyrelse først finder anvendelse ved valget i 2022 |
Som dirigent:
Xxx Xxxxxxxxxx