Stiftelsesdokumenter

Stiftelsesdokumenter

Stiftelsesdokumenterne består af følgende vedlagte dokumenter:

Dokument	Beskrivelse	Godkendelse/ orientering
Stiftelsesdokument	Aftale mellem interessenterne om stiftelse af Ring 3	Til godkendelse
	Letbane I/S
	Kan betragtes som et overordnet dokument, der binder
	øvrige dokumenter sammen
Vedtægt for Ring 3	Fastlægger selskabets ejerforhold, finansiering,	Til godkendelse
Letbane I/S	organisering (herunder rammerne for interessentskabs-,
	kvartals- og bestyrelsesmøder)
Ejeraftale	Fastlægger og regulerer de 11 kommunernes indbyrdes	Til godkendelse
	forhold i relation til Ring 3 Letbane I/S, herunder
	Borgmesterforum
Aftale mellem Ring 3	Fastlægger rammerne for de enkelte kommunernes/	Til godkendelse
Letbane I/S og de	Region Hovedstadens indskud til finansiering af anlæg af
enkelte kommuner/	letbanen
Region Hovedstaden
Bestyrelsens	Fastlægger rammerne for bestyrelsens opgaver og ansvar i	Til orientering
forretningsorden	forhold til selskabet
Direktionsinstruks	Fastlægger hvordan Metroselskabets direktion tilrettelægger og leder arbejdet for Ring 3 Letbane I/S	Til orientering

Endvidere skal følgende dokumenter udarbejdes i forbindelse med stiftelsen:

Dokument Beskrivelse

Åbningsbalance

Fastlægger det økonomiske grundlag for stiftelsen af Ring 3 Letbane I/S.

Kan først færdiggøres umiddelbart før stiftelse

Afregningsbekendtgørelse Udstedes i henhold til loven, beskriver afregning af Metroselskabet til

kostpris

I det følgende beskrives dokumenterne nærmere.

Stiftelsesdokument

Stiftelsesdokumentet er den overordnede aftale mellem interessenterne om stiftelse af Ring 3 Letbane I/S. Aftalen binder de øvrige stiftelsesdokumenter sammen. I stiftelsesdokumentet fastlægges tidspunktet for stiftelse. Det forventes, at stiftelsen sker med virkning fra 1. januar 2014. Endvidere fremgår bl.a. bestyrelsens sammensætning, interessentskabets hjemsted og navn, åbningsbalance, godkendelser og revision, mv.

Vedtægt for Ring 3 Letbane I/S

Vedtægten er udformet med udgangspunkt i den modelvedtægt, der sammen med udredningen og udkast til principaftalen blev udsendt til behandling i kommunalbestyrelser og regionsrådet i foråret 2013.

Vedtægten beskriver bl.a. interessentskabets ejerforhold, finansiering, låneoptagelse, hæftelse og principper for tilkøb. Endvidere beskrives rammerne for interessentskabs-, kvartals- og

bestyrelsesmøder samt fastsættelse af vederlag. I det følgende opsummeres en række forhold, der er beskrevet i vedtægten.

Interessentskabsmødet kan sammenlignes med en generalforsamling i et aktieselskab. Interessenterne udøver deres beføjelser på interessentskabsmøder. Det interessentskabsmøde, hvor årsrapporten behandles, benævnes ordinært interessentskabsmøde. Alle væsentlige beslutninger på interessentskabsmøder kræver enstemmighed mellem interessenterne. Ordinært interessentskabsmøde afholdes inden udgangen af april hvert år.

Kvartalsmøderne afholdes 3-4 uger efter fremsendelse af henholdsvis halvårsrapport og kvartalsrapportering. Enhver interessent er berettiget, men ikke forpligtet til at deltage i kvartalsmødet. Der kan ikke træffes beslutninger på kvartalsmøder.

Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der udpeges således:

3 bestyrelsesmedlemmer udpeges af Den Danske Stat v/transportministeren 2 bestyrelsesmedlemmer udpeges af Region Hovedstaden

2 bestyrelsesmedlemmer udpeges af de involverede kommuner i fællesskab i Borgmesterforum

Bestyrelsesmedlemmer udpeget af Region Hovedstaden og de 11 kommuner udpeges for en periode på 4 år svarende til den kommunale / regionale valgperiode. Dog vælges medlemmerne af den første bestyrelse fra selskabets stiftelse til den 31. december 2017.

Bestyrelsesmedlemmer udpeget af staten udpeges for en periode på 4 år i forbindelse med det ordinære interessentskabsmøde. Dog vælges medlemmerne af den første bestyrelse fra selskabets stiftelse til tidspunktet for afholdelse af det ordinære interessentskabsmøde i 2018.

Formandens honorar udgør 300.000 kr. årligt. Næstformændenes honorar udgør 200.000 kr. årligt. Øvrige bestyrelsesmedlemmers honorar udgør 100.000 kr. årligt. Udgifterne til honorarer afholdes af interessentskabet.

Den til enhver tid værende administrerende direktør for Metroselskabet I/S udgør interessentskabets direktion. Interessentskabet har ingen medarbejdere udover direktionen. Metroselskabet I/S stiller de nødvendige medarbejdere og øvrige ressourcer til rådighed til varetagelse af driften af Ring 3 Letbane I/S, herunder til udførelse af administrations-, projekterings- og udbuds- og kontraktopgaver vedrørende letbanen på Ring 3 samt til varetagelse af Ring 3 Letbane I/S’ gælds- og formueforvaltning.

Ring 3 Letbane I/S betaler Metroselskabet I/S for at varetage de nævnte opgaver baseret på kostpris. Transportministeren fastlægger nærmere retningslinjer for betalingen.

Interessentskabets årsrapport revideres af en statsautoriseret revisor, som udpeges i fællesskab af transportministeren, Region Hovedstaden og de involverede kommuner i fællesskab. Udpegningen sker gennem godkendelse af en indstilling fra bestyrelsen af en statsautoriseret revisor efter udbud af opgaven. Udbuddet er igangsat.

Ejeraftale

Formålet med Ejeraftalen er at regulere kommunernes indbyrdes forhold i relation til Ring 3 Letbane I/S således, at kommunerne får mulighed for at kunne tale med én stemme på

interessentskabsmøderne m.v. Aftalen beskriver etableringen af et Borgmesterforum, der fremover får en formel status.

Borgmesterforum udpeger kommunernes repræsentanter til bestyrelsen i Ring 3 Letbane I/S. Borgmesterforums udpegning af kommunernes repræsentanter i bestyrelsen følger den kommunale valgperiode og sker således hvert 4. år. Første gang pr. 1.1.2014.

Borgmesterforum forbereder kommunernes deltagelse på interessentskabsmødet og bestyrelsesmøder. Forberedelsen baseres på materiale til interessentskabsmødet. Borgmesterforum sekretariatsbetjenes af Ring 3 Letbane I/S.

Ved afstemninger vægter den enkelte kommunes stemme svarende til kommunens ejerandel. Alle beslutninger i Borgmesterforum træffes ved simpelt stemmeflertal.

Kommunernes indbyrdes ejerfordeling i driftsfasen er ikke fastlagt med ejeraftalen. Kommunerne vil indgå en aftale herom, således at fordelingen kan indgå i anlægsloven om Ring 3 Letbane. En opdateret ejeraftale indgås senest 1 år før letbanens overgang til passagerdrift og statens udtræden af Ring 3 Letbane I/S.

Aftale mellem Ring 3 Letbane I/S og de enkelte kommuner/Region Hovedstaden

Aftalen fastlægger rammerne for de enkelte kommuners/ Region Hovedstadens indskud til finansiering af anlæg af letbanen.

Indskuddenes størrelse er beregnet på baggrund af principaftalen samt – for så vidt angår fordelingen mellem kommunerne – den fordeling, der ligger til grund for samarbejdsaftalen. Hovedelementerne i fordelingen er indbyggertal, antal stationer og nyt stationsnært kerneareal. Indskuddene er beregnet uden afrundinger i fordelingsnøglen.

Om betaling af driftstilskud fremgår, at kommunerne vil indgå en aftale om fordelingen af driftsomkostningerne, og dermed de årlige indskud, således at fordelingen kan indgå i anlægsloven om Ring 3 Letbane. Fordeling vil danne grundlag for fastlæggelse af kommunens årlige driftsindskud i et tillæg til aftalen. Dette tillæg skal senest fastlægges et år før Letbanens overgang til passagerdrift.

Bestyrelsens forretningsorden

I forretningsordnen fastlægges rammerne for bestyrelsens opgaver og ansvar i forhold til selskabet.

Forretningsordenen vedtages af bestyrelsen med simpelt stemmeflertal og sendes til interessenterne til orientering. Det vedlagte udkast forventes godkendt på første bestyrelsesmøde efter stiftelsen.

Direktionsinstruks

Direktionsinstruksen fastlægger, hvordan Metroselskabets direktion tilrettelægger og leder arbejdet for Ring 3 Letbane I/S. Direktionens pligter og forhold til bestyrelsen er beskrevet, herunder hvilke pligter direktionen har med hensyn til rapportering. Der er bl.a. beskrevet direktions pligt til rapportering, hvis den forventede anlægsudgift nødvendiggør træk på korrektionsreserven. Træk på korrektionsreserven vil kun kunne ske i samme forhold som parternes ejerandele og kun efter forelæggelse for ejerne.

Direktionsinstruksen vedtages af bestyrelsen. Det vedlagte udkast forventes godkendt på første bestyrelsesmøde efter stiftelsen.

Åbningsbalance

I åbningsbalancen fastlægges det økonomiske grundlag for stiftelsen af Ring 3 Letbane I/S. Åbningsbalancen kan først færdiggøres umiddelbart før stiftelse. Dette vil ske med i samarbejde med den udpegede revisor.

Afregningsbekendtgørelse

I henhold til loven, jf. lovforslagets § 5, stk. 4., fastsætter transportministeren nærmere regler for betalingen af Metroselskabet. Afregningen skal ske til kostpris.

Tidsplan

Tid Aktivitet

Primo januar 2014

Udsendelse af udkast til stiftelsesdokumenter til godkendelse hos

interessenterne

Februar 2014 Forventet vedtagelse af lovforslag

Ultimo februar 2014 Stiftelsesgrundlag godkendt af interessenterne

Primo marts 2014 Loven træder i kraft

Stiftende interessentskabsmøde – stiftelse af Ring 3 Letbane I/S Første møde i bestyrelsen