Indholdsfortegnelse

Nærværende udbud vedrører anskaffelse af Ortopædisk Fodtøj og Fodindlæg med tilhørende tilretninger og reparationer til Aalborg, Læsø og Brønderslev Kommuner (herefter benævnt Ordregiver).

Formålet er at danne et visitationsgrundlag for kommunernes bevilling af tilskud til Ortopædisk Fodtøj og Fodindlæg med tilhørende tilretninger og reparationer i henhold til Serviceloven §112, samt at sikre Borgerne muligheden for at indkøbe Ortopædisk Fodtøj og Fodindlæg med tilhørende tilretninger og reparationer til en pris, der ligger inden for den tildelte bevilling.

Ortopædisk Fodtøj og Fodindlæg med tilhørende tilretninger og reparationer leveres til kommunens Borgere efter bevilling fra den enkelte kommune.

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til LOV nr. 1564 af 15/12/2015 (udbudsloven). Der er tale om udbud af en rammeaftale med én leverandør, jf. udbudslovens § 97.

2 Ordregiver

De ordregivende myndigheder er:

Aalborg Kommune AK Indkøb Hjulmagervej 24 9000 Aalborg	Brønderslev Kommune Ny Rådhusplads 1 9700 Brønderslev	Læsø Kommune Doktorvejen 2 9940 Læsø
Mail: xxxxx@xxxxxxx.xx
Kontaktperson: Xxxxxx Xxxxxxx
eDoc nr. 0000-000000-0

Den udbudsansvarlige myndighed er Aalborg Kommune. Det vil sige, at Aalborg Kommune er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet og al kommunikation i forbindelse med udbuddet. Vedrørende spørgsmål til udbuddet henvises til pkt. 5.1.1.

3 Udbudsmaterialet

Det samlede udbudsmateriale består af:

• Nærværende udbudsbetingelser

• Rammeaftalebilag 1 – Udkast til rammeaftale med

o Rammeaftalebilag 1.1 – Kravspecifikation

o Rammeaftalebilag 1.2 – Tilbudsliste

o Rammeaftalebilag 1.3 – Databehandleraftale

o Rammeaftalebilag 1.3 A – Databehandlerinstruks

o Rammeaftalebilag 1.3 C – Regulativ for IT-Sikkerhed i Aalborg Kommune

o Rammeaftalebilag 1.4 – Definitioner Ortopædisk Fodtøj og Fodindlæg

o Rammeaftalebilag 1.5 – Huskelist for adgang – Dansk handicap Forbund

o Rammeaftalebilag 1.6 – Medarbejder CV

• Bilag 2 – Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD)

• Bilag 3 – Støtteerklæring

• Bilag 4 – Tjekskema

• Bilag 5 – Konsortieerklæring

• Bilag 6 – Spørgsmålsskema

Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er hentet fra Ordregivers hjemmeside (xxx.xxxxxxx.xx under business –> leverandører -> udbud), hvor alle dokumenterne er fuldt tilgængelige. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i pkt. 5.1.1.

4 Udbuddets omfang

Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for rammeaftalen.

Ordregiver ønsker, i henhold til bestemmelserne for bevilling efter Servicelovens § 112, at anskaffe Ortopædisk Fodtøj og Fodindlæg med tilhørende tilretninger og reparationer.

I forhold til udbudslovens § 49, stk. 2 har Ordregiver valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i

• At der ved delaftaler er mulighed for flere forskellige Rammeaftalehavere, hvilket vil være uhensigtsmæssigt for Borgerne, ved anskaffelse af både ortopædisk sko og ortopædisk indlæg, at skulle frekventere flere forskellige Rammeaftalehavere på flere forskellige leveringsadresser

• At der er tale om udbud af et frit valgs område

vurderet at det ikke er hensigtsmæssigt at foretage en sådan opdeling, da dette ikke skønnes at give værdi for yderligere virksomheder og SMV da der ikke er en garanteret afsætningsmulighed.

For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til Rammeaftalebilag 1.1 – Kravspecifikation.

Det estimerede forbrug forventes i aftaleperioden at udgøre 5 mio. kr.

De angivne estimater og de angivne kvanta er opgjort på baggrund af kendte historisk data, som ikke er bindende for Ordregiver, hvorfor Tilbudsgiver er forpligtet til at levere eventuelt større eller mindre kvanta i aftaleperioden. De kendte historiske data baserer sig primært på forbrug fra Aalborg Kommune og til dels fra Brønderslev kommune.

Omsætningen vil altid være afhængig af de til enhver tid udstedte bevillinger til Borgerne samt antallet af Borgere. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov og Xxxxxxxxx ret til frit valg jf. pkt. 8.9.1.

4.1 Rammeaftalen

Den udbudte aftale er en rammeaftale, hvorfor Ordregiver ikke er forpligtet til at aftage en bestemt mængde ydelser eller opnå en bestemt omsætning i aftaleperioden. Alle oplysninger om forbrug er opgjort på baggrund af historiske data for år 2016 og har som følge heraf alene vejledende karakter og er på ingen måde forpligtende for Ordregiver.

Der skal indgås en 2 årige aftale. Rammeaftalen træder i kraft d. 01.11.2017 og ophører uden varsel d. 31.10.2019. Rammeaftaleperioden kan af Ordregiver forlænges på uændrede vilkår i op til 12 måneder i alt op til 2 gange. Såfremt Ordregiver ønsker at gøre brug af denne ret, skal dette meddeles Tilbudsgiver skriftligt senest 3 mdr. før rammeaftalens ophør.

En del af udbudsmaterialet er et udkast til rammeaftale, som danner grundlag for indgåelse af aftale med den vindende Tilbudsgiver. Der indgås af praktiske årsager én samlet rammeaftale for de udbydende kommuner, men det understreges, at de enkelte kommuner efter rammeaftalens indgåelse optræder som af hinanden uafhængige parter.

Ordregiver indgår rammeaftale med én leverandør om levering af ovennævnte leverancer.

4.2 Databehandleraftalen

Idet der i forbindelse med udførsel af denne aftale overlades personoplysning om den enkelte Borger til den vindende Tilbudsgiver, skal der indgås en skriftlig databehandleraftale mellem Tilbudsgiver og Ordregiver. Dette følger af Persondatalovens § 42, stk. 2.Tilbudsgiver bliver databehandler for Ordregiver og Ordregiver er dataansvarlig. Indgåelse af databehandleraftale vil ske på baggrund af vedlagte Rammeaftalebilag 1.3 – Databehandleraftale inkl. Rammeaftalebilag 1.3 A Databehandlerinstruks og Rammeaftalebilag 1.3 C Regulativ for IT Sikkerhed 2016. Databehandleraftalen inkl. bilag skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Databehandleraftalen inkl. bilag udfyldes af Ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse.

4.3 Køb på rammeaftalen

Køb på rammeaftalen vil ske hos den Tilbudsgiver, som Ordregiver vurderer, har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. pkt. 7.

5 Proces

5.1 Vejledende tidsplan

Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan:

Aktivitet	Tidspunkt
Udbudsbekendtgørelse fremsendes til XXX	X. 19-06-2017
Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet	D. 16-08-2017, kl. 12.00
Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål	D. 23-08-2017, kl. 12.00
Tilbudsfrist	D. 29-08-2017, kl. 12.00
Forventet udsendelse af underretning og standstill	Uge 39
Forventet rammeaftaleindgåelse	Uge 42
Rammeaftalen træder i kraft (første leveringsdag)	D. 01-11-2017

5.1.1 Spørgsmål til udbuddet

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet.

Ligeledes opfordres til, at spørgsmål stilles hurtigst muligt, da der grundet sommerferie ikke kan forventes besvarelser herpå i ugerne 29 + 30 + 31 + 32.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet bedes stillet skriftligt og skal rettes til Xxxxxx Xxxxxxx på xxxxx@xxxxxxx.xx med emnet: "Spørgsmål - EU udbud af Ortopædisk Fodtøj og Fodindlæg med tilhørende tilretninger og reparationer” senest den 16-08-2017 kl. 12.00.

Spørgsmål skal stilles i Bilag 6 – Spørgsmålsskema.

Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb.

Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret.

Spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Aalborg Kommunes hjemmeside (xxx.xxxxxxx.xx under business –> leverandører -> udbud). Tilbudsgiver skal

derfor løbende holde sig orienteret på hjemmesiden for nye spørgsmål/svar og eventuelle rettelsesblade. Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig orienteret på ovennævnte hjemmeside, hvor svar på indkomne spørgsmål vil blive publiceret.

5.1.2 Underretning og standstill

Alle Tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudslovens § 171 samtidigt og skriftligt pr. e-mail blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudslovens § 129.

Tilbuddet skal, på Bilag 4 – Tjekskemaet, indeholde den mail-adresse, hvortil underretningsskrivelsen skal sendes til.

Aftaleindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til Tilbudsgiverne er afsendt pr. e-mail. Beregning af de

10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter.

5.1.3 Indgåelse af rammeaftale

Indgåelse af rammeaftale vil ske på baggrund af vedlagte Rammeaftalebilag 1 – Udkast til rammeaftale (med tilhørende rammeaftalebilag) efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale.

Udkast til rammeaftalen i Rammeaftalebilag 1 skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Rammeaftalen udfyldes af Ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse.

Den vindende Tilbudsgiver skal før underretning om resultatet og før indgåelse af rammeaftalen fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens § 152 for de oplysninger, som er afgivet i Bilag 2 – Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD).

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens § 151, stk. 4.

5.2 Tilbudsevaluering

5.2.1 Vurdering af konditionsmæssighed

Ved modtagelse af tilbud kontrollerer Ordregiver indledningsvist, om tilbuddet er konditionsmæssigt og om Tilbudsgiver er egnet, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt:

• Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse

• Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information, jf. Bilag 4 Tjekskema

• Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet

• Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav

Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen.

Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens § 159, stk. 5.

5.2.2 Vurdering af under- og delkriterier

De tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige jf. pkt. 5.2.1, underlægges herefter evaluering i overensstemmelse med pkt. 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier. Evalueringen vil ske af Ordregivers Brugergruppe.

6 Udvælgelseskriterier og dokumentation

6.1 Fælles europæisk udbudsdokument - ESPD

Den nedenfor angivne dokumentation og information bedes vedlagt tilbuddet. Tilbudsgiver skal anvende bilag 2 - Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) hertil, som er en formel erklæring om, at Tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de situationer, hvor han vil blive udelukket, og at Tilbudsgiver opfylder de relevante egnethedskriterier. Ordregiver gør opmærksom på, at bilag 2 er en XML-fil.

Nedenfor beskrives proceduren for at downloade og udfylde ESPD’et.

1.) Download bilag 2 – ESPD fra xxx.xxxxxxx.xx (hvor det samlede udbudsmateriale findes) ved at højre klikke på bilag 2 - ESPD og vælg ”Gem link/destination som”. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på computeren.

2.) Derefter åbnes følgende hjemmeside: xxxxx://xx.xxxxxx.xx/xxxxxx/xxxxx- databases/espd/filter?lang=da og ESPD’et udfyldes jf. illustrationen nedenfor.

3.) Vælg først sprog og ”Jeg er en økonomisk aktør” i ovennævnte link. Derefter importeres filen (fra eget drev via Gennemse…) med de af Ordregiver udfyldte oplysninger, og Tilbudsgiver udfylder dokumentet med nedenstående information.

4.) Herefter udfyldes ESPD’et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på ovenstående hjemmeside

5.) Når ESPD’et er udfyldt vælges knappen ”Eksporter/Oversigt”

6.) Herefter trykkes der på knappen ”Download as” nederst på siden, hvorefter ESPD’et kan downloades i XML format og/eller PDF format

Vær opmærksom på, at ESPD’et indeholder flere felter end dem, som Ordregiver beder om udfyldelse af.

Følgende punkter SKAL udfyldes af Tilbudsgiver, hvor vejledning til udfyldelse er angivet i parentes efter hvert enkelt punkt:

Del ll – Oplysninger om den økonomiske aktør

A. Oplysninger om den økonomiske aktør:

• Generelle virksomhedsoplysninger (Navn, adresse mv. udfyldes)

• ”Er den økonomiske aktør en mikrovirksomhed,…” (udfyldes med Ja eller Nej)

• ”Kun i forbindelse med en reserveret kontrakt….” (udfyldes med Nej)

• ”Er den økonomiske aktør optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører…”

(udfyldes med Ja eller Nej)

• Underpunktet ”e”: Er den økonomiske aktør i stand til at fremlægge et certifikat….” (udfyldes med Ja eller Nej)

• ”Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre” (udfyldes med Ja eller Nej - der svares alene Ja, hvis den økonomiske aktør indgår i en sammenslutning som et konsortium, et joint venture eller lignende.)

• ”Hvis det er relevant, angives den eller de delkontrakter…” (udfyldes ikke, da udbuddet ikke er opdelt i delaftaler)

B. Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter:

(Navn mv. udfyldes)

C. Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet:

(Udfyldes med Ja eller Nej. Svares der Ja, skal der også afleveres en ESPD fra denne anden økonomiske aktør.)

Del lll – Udelukkelsesgrunde

A. Grunde vedrørende straffedomme:

• Grunde vedrørende straffedomme i henhold til nationale gennemførelsesbestemmelser (Alle punkter besvares)

B. Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger:

• Betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger (Alle punkter besvares)

C. Grunde der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet:

• ”Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren”

• ”Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure”

• ”Skyldig i afgivelse af urigtige oplysninger, tilbageholdte oplysninger…”

(Ovenstående tre punkter besvares)

Del lV – Udvælgelseskriterier

α: Samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier:

• Opfylder alle de krævede udvælgelseskriterier (udfyldes)

Tilbudsgiver erklærer ved afkrydsning i α, Samlet angivelse for alle udvælgelseskriterier, at denne opfylder samtlige minimumskrav, som beskrevet herunder i pkt. [a-b]:

a) Økonomisk og finansiel formåen: Oplysninger om, hvorvidt Tilbudsgiver lever op til følgende krav, som Ordregiver har fastsat til økonomisk og finansiel formåen i medfør af udbudslovens § 140, stk. 1, nr. 2, jf. ESPD del lV. B:

- Oplysning om Tilbudsgivers erhvervsansvarsforsikring. Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver har en produkt og erhvervsansvarsforsikring på min. 10 mio. kr.

b) Teknisk og/eller faglig formåen: Oplysninger om, hvorvidt Tilbudsgiver lever op til følgende krav, som Ordregiver har fastsat til teknisk og/eller faglig formåen i medfør af udbudslovens § 140, stk. 1, nr. 3, jf. ESPD del lV. C:

- I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår Tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige danske leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne, tidspunktet for leverancen (aftaleperioden med start- og slutdato) og angivelse af kontaktperson for den pågældende kunde med telefonnummer og/eller mail-adresse. Det er et mindstekrav, at

▪ Referencens leverancer indeholder tilsvarende produktgrupper som angivet på Rammeaftalebilag 1.2 Tilbudsliste

▪ Referencens omsætningsniveauer er minimum 2,5 mio. kr. pr år

For Tilbudsgiver som har eksisteret i mindre end 3 år og ikke har mulighed for at oplyse referencer i forhold til ovenstående, skal Tilbudsgive på anden måde dokumentere Tilbudsgivers tekniske og/eller faglige formåen. Det kan eksempelvis være ved dokumentation af de hidtil opnåede referencer i Tilbudsgivers eksistensperiode og en beskrivelse af, hvordan Tilbudsgiver, i tilfælde af tildeling af Rammeaftalen, vil leve op til og håndtere Rammeaftalens vilkår.

Skønner Ordregiver, at den ovenstående dokumentation giver anledning til tvivl om, hvorvidt Tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder Ordregiver sig ret til at afvise Tilbudsgiver. Tilsvarende risikerer Tilbudsgiver, som helt eller delvist undlader at vedlægge den udbedte dokumentation på tilfredsstillende vis, at blive betragtet som ikke konditionsmæssig.

Del V – Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere

(Skal ikke besvares)

Del Vl – Afsluttende erklæringer

• Dato og underskrift (udfyldes)

Efter Tilbudsgivers udfyldelse printes dokumentet, dateres og underskrives. Den elektroniske version (xml- fil) gemmes på Tilbudsgivers lokale drev, for senere at fremsende xml-filen til Ordregiver sammen med den elektroniske version af det samlede tilbudsmateriale. Tilbudsgiver skal gå nederst i det dokument, der vises, og vælge ”Download i” for at downloade en XML-fil.

For yderligere vejledning til udfyldelse af ESPD henviser Ordregiver til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på xxxx://xxx.xxxx.xx/Xxxxxxxxx-xxxxxxxxxxx/Xxxxx/Xxxxxxxxxxxx/XXXX.

Verificering af oplysningerne i ESPD

Det bemærkes, at det kun er den vindende Tilbudsgiver, der skal fremsende den endelige dokumentation for, at kriterierne i ESPD del III og IV er opfyldt. Ordregiver gør opmærksom på, at en Serviceattest dateret tidligst 1. marts 2017 eller senere er tilstrækkelig dokumentation for Del III jf. Udbudslovens §153 og den skal indeholde oplysninger fra Kriminalregistret for at være fuldstændig.

Såfremt Tilbudsgivere allerede er i besiddelse af en serviceattest som beskrevet, må denne gerne vedlægges tilbuddet.

Serviceattesten udstedes af Erhvervsstyrelsen, og det kan tage 2-3 uger – læs mere her: xxxxx://xxxxxxxx.xxxx.xx/xxxxxxxxxxx/xxxx/XXXX/Xxxxx_xx_xxxxxxxxxxxxx .

Er Tilbudsgiver ikke fra Danmark og udsteder Tilbudsgivers hjemland ikke de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love.

6.2 Konsortier

Ved sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortium) skal Tilbudsgiver angive dette i ESPD del ll. A. Herudover skal de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser.

Endvidere skal Tilbudsgiver, udelukkende hvis der er tale om et konsortium, udfylde og vedlægge Bilag 5 – Konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave.

6.3 Henvisning til andres ressourcer

Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen samt tekniske og/eller faglige formåen. Tilbudsgiver skal angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll. C. Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds kapacitet, vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll. A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder/underleverandører, som Tilbudsgiver baserer sig på. Xxx XX skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som Tilbudsgiver baserer sin egnethed på.

Hvis Tilbudsgiver således vil anvende andre økonomiske aktører til at dokumentere sin egnethed, vedlægges relevant dokumentation for deres egnethed i den udstrækning, Tilbudsgiver baserer sig derpå. Der skal foreligge en underskrevet erklæring fra støttevirksomheden, som vedlægges som bilag 3 – Støtteerklæring.

7 Tildelingskriterium

7.1 Tildeling af rammeaftale

Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af rammeaftalen:

Underkriterier

Vægtning i procent

Pris

Underkriteriet ”Pris” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers samlede tilbudssum, som angivet i Rammeaftalebilag 1.2 – Tilbudsliste.

• De tilbudte priser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammeaftale. Det vil sige, at prisen dækker måltagning, vejledning, udarbejdelse, tilretning, udlevering og lign. til Borgeren.

• Priserne skal være inkl. udgiften til arbejdsløn

• Således vil de af Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund.

• Tilbudssummen beregnes som prisen pr. positionsnummer i anførte salgsenhed ganget med det forventede forbrug, som er angivet i kolonne E

• Summen af ovenstående udregning er den samlede tilbudssum fra Tilbudsgiver, der evalueres i forhold til den angivne vægtning.

Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag 1.2 – Tilbudsliste i overensstemmelse med vejledningen hertil.

40 %

Organisation og personalets faglige kvalifikationer Lokalitet og beliggenhed

Underkriteriet ”Organisation og personalets faglige kvalifikationer” samt

”Lokalitet og beliggenhed” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Konkurrenceparameter K1 + K2 + K3 + K4 + K5 jf.

Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation

Ordregiver vurderer bl.a. i den forbindelse

• De faglige kompetencer fagpersonalet har i forhold til det fagpersonale der skal betjene Ordregivers Borgere

• Hvordan de faglige kompetencer sikres

• Hvordan adgangsforholdene er

• Hvilke ydelser der udføres på de tilbudte forretningsadresser

• Hvordan prøvefaciliteterne er

• Hvor tilbudsgiver er beliggende i forhold til de deltagende kommuner Ovennævnte bliver vurderet at Ordregivers Brugergruppe

15 %

Service

Underkriteriet ”Service” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Konkurrenceparameter K6 + K7 + K8 + K9 jf. Rammeaftalebilag

1.1 Kravspecifikation

Ordregiver vurderer bl.a. i den forbindelse

• Hvilken form for faglig og saglige konsulentbistand og rådgivning der er i forbindelse med valg af produkt

• Hvordan den bedste og billigste løsning sikres

• Hvilken vejledning der er i forbindelse med brug af produktet

• Hvilken faglig og saglig konsulentbistand og rådgivning der er til Borgeren efter udlevering af det færdige produktet

• Hvilken faglig og saglig konsulentbistand og rådgivning samt undervisning, sparing og opdatering der gives til det faglige personale i de deltagende kommuner

• Hvordan processen er med betjeningen af Borgerne fra den første henvendelse over fremstilling til udlevering og accept af det færdige produkt

• Hvordan Tilbudsgivers åbningsdage og -tider er og muligeden for at tilpasse åbningstiderne efter Borgernes henvendelse og behov

15 %

Ovennævnte bliver vurderet at Ordregivers Brugergruppe

Kvalitet og Sortiment

Underkriteriet ”Kvalitet og Sortiment” vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Konkurrenceparameter K10 + K11 +K12 + K13 + K14 + K15 + K16 jf. Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation

Ordregiver vurderer bl.a. i den forbindelse

• Hvordan der sikres et så bredt et udvalg af Ortopædisk Fodtøj, der er specielt egnet til fødder præget af kroniske forandringer, at det kan dække alle borgernes behov både i forhold til børn og voksne og i forhold til begge køn

• Hvordan der sikres et så bredt et udvalg af Ortopædisk Fodindlæg, der er specielt egnet til fødder præget af kroniske forandringer, at det kan dække alle borgernes behov både i forhold til børn og voksne og i begge køn

• Hvordan der sikres et bredt og tidssvarende materialeudvalg, specielt egnet til fødder præget af kroniske forandringer til Individuelt Fremstillede Fodtøj og Semiortopædisk Fodtøj

• Hvordan der sikres en kontinuerlig kvalitet og føres kontrol med kvaliteten af produkterne

• Hvordan der sikres en kontinuerlig kvalitet af og føres kontrol med de processer der anvendes i forbindelse med fremstilling t.o.m udlevering af Ortopædiske fodtøj og indlæg, samt tilretninger og reparationer

Ovennævnte bliver vurderet at Ordregivers Brugergruppe

30 %

7.2 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode

Nedenfor fremgår evalueringsmetoden for underkriterierne i henhold til udbudslovens § 160.

7.2.1 Underkriterium Pris

Den samlede tilbudssum evalueres relativt og ud fra en lineær pointmodel fra 0-8 point.

Laveste samlede tilbudssum, blandt de konditionsmæssige tilbud, jf. pkt. 5.2.1, tildeles 8 point. En samlet tilbudssum, der svarer til laveste tilbudssum plus 25 % tildeles 0 point, dog med forbehold for nedenstående ”Alternativ model 1 ”.

Øvrige samlede tilbudssummer tildeles points ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter.

Den samlede tilbudssums point bliver beregnet ud fra følgende formel

(Tilbuddets pris – laveste tilbuds pris) Maksimumpoint – (maksimumpoint x )

(Laveste pris + 25 % - laveste tilbudspris)

Såfremt der anvendes en alternativ evalueringsmodel tilpasses formlen i overensstemmelse med den ændrede evalueringsmodel.

De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet pris. Der gives i forhold til underkriteriet ”Pris” point med to decimaler.

Alternativ model 1:

Såfremt det konstateres, at ”Tilbudssummen” af et af de konditionsmæssige tilbud er højere end laveste tilbudssum plus 25 % tildeles 0 point i stedet til laveste tilbudssum plus 100 %. Samtlige tilbudssummer der er højere end laveste tilbudssum plus 100 % tildeles 0 point. 100 % vil blive brugt i ovenstående formel.

7.2.2 Underkriterium Organisation og personalets faglige kvalifikationer samt Lokalitet og beliggenhed

Underkriteriet vurderes af Ordregivers Brugergruppe på baggrund af de i Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation besvarede konkurrenceparameter.

For underkriteriet ” Organisation og personalets faglige kvalifikationer samt Lokalitet og beliggenhed” anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under-og delkriterierne vil blive vurderet på en pointskala fra 0-8.

0 point tildeles tilbuddet, som kun netop eller ikke opfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet og 8 point tildeles tilbuddet, som fuldt ud opfylder under- eller delkriteriet i alle henseender. Tilbuddene evalueres således efter en absolut model.

De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet ” Organisation og personalets faglige kvalifikationer samt Lokalitet og beliggenhed”

7.2.3 Underkriterium Service

Underkriteriet vurderes af Ordregivers Brugergruppe på baggrund af de i Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation besvarede konkurrenceparameter.

For underkriteriet ”Service” anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under-og delkriterierne vil blive vurderet på en pointskala fra 0-8.

De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet ” Service”

7.2.4 Underkriterium Kvalitet og Sortiment

Underkriteriet vurderes af Ordregivers Brugergruppe på baggrund af de i Rammeaftalebilag 1.1 Kravspecifikation besvarede konkurrenceparameter.

For underkriteriet ”Kvalitet og Sortiment” anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for under-og delkriterierne vil blive vurderet på en pointskala fra 0-8.

De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet ” Kvalitet og Sortiment”

Underkriterierne

• Organisation og personalets faglige kvalifikationer samt Lokalitet og beliggenhed

• Service

• Kvalitet og Sortiment

Evalueres således efter en absolut pointmodel, hvor

Point	Gives for
0	Dårlig eller ingen opfyldelse af kriteriet
1	Utilstrækkelig opfyldelse af kriteriet
2	Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet
3	Under middel opfyldelse af kriteriet
4	Middel/tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet
5	Over middel opfyldelse af kriteriet
6	God/meget tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet
7	Glimrende/fortrinlig opfyldelse af kriteriet
8	Bedst mulige opfyldelse af kriteriet

8 Tilbuds- og formkrav

8.1 Tilbuddet

Tilbuddet skal mærkes med emnet: "Tilbud – EU-udbud af Ortopædisk Fodtøj og Fodindlæg med tilhørende tilretninger og reparationer” og ”Må kun åbnes af AK Indkøb”.

Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest d. 29.08.2017, kl. 12.00.

Tilbuddet skal sendes som pakke eller afleveres personligt i lukket kuvert/pakke på følgende adresse:

Aalborg Kommune

Miljø- og Energiforvaltningen

AK Indkøb – att. Xxxxxx Xxxxxxx Hjulmagervej 24

9000 Aalborg

Åbningstider: Mandag til og med fredag kl. 08.00-15.00, dog indtil kl. 17.00 om torsdagen.

Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftlige eksemplarer samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik) bestående af:

• Et udfyldt Rammeaftalebilag 1.1 – Kravspecifikation skal vedlægges i Word format

• Et udfyldt Rammeaftalebilag 1.2 – Tilbudsliste skal vedlægges i Excel format eller konvertibel hertil

• Et udfyldt Rammeaftalebilag 1.6 – Medarbejder CV skal vedlægges i Word format

• Et udfyldt Rammeaftalebilag 2 – Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) i en elektronisk version

• Et udfyldt Rammeaftalebilag 2 – Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) i en PDF version

• Et udfyldt Rammeaftalebilag 3 – Støtteerklæring – hvis relevant, skal vedlægges i Word format

• Et udfyldt Rammeaftalebilag 4 – Tjekskema, skal vedlægges i Word format

• Et udfyldt Rammeaftalebilag 5 – Konsortieerklæring – hvis relevant, skal vedlægges i Word format

Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar, vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i det digitale eksemplar anses ikke som ”uoverensstemmende oplysninger”.

Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem på ovennævnte adresse.

Såfremt tilbuddet afleveres personligt, kan der til Tilbudsgiver udstedes en kvittering for modtagelsen.

8.2 Sprog

Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal Tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for Tilbudsgivers regning.

8.3 Ejendomsret

Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret.

Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale.

8.4 Åbning af indkomne tilbud

Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene.

8.5 Vedståelsesfrist

Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist.

Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale og ophører således ikke, førend endelig rammeaftale er underskrevet.

8.6 Flere tilbud

Der kan ikke afgives flere tilbud.

8.7 Alternative tilbud

Der kan ikke afgives alternative bud.

8.8 Sideordnede tilbud

Der kan ikke afgives sideordnede tilbud.

8.9 Forbehold

8.9.1 Ordregivers forbehold

Nærværende udbud vedrører produkter omfattet af Serviceloven. Kommunerne er forpligtet til at tilbyde det bedste egnede og billigste hjælpemiddel, jf. § 3 i bekendtgørelse nr. 740 af 13/06/2016 med senere ændringer om hjælp til anskaffelse af hjælpemidler og forbrugsgoder efter lov om social service. I henhold til Servicelovens § 112 er der frit leverandørvalg, hvilket medfører, at Borgeren såfremt de ønsker det kan vælge en anden leverandør end den de deltagende kommuner har indgået aftale med. Benyttes det frie valg kan Borgeren maksimalt få bevilget tilskud svarende til det beløb, som kommunen vil kunne anskaffe det pågældende hjælpemiddel til i henhold til den rammeaftale, som vil blive indgået på baggrund af dette udbud, såfremt Borgerens behov kan dækkes af et aftaleprodukt. Der vil aldrig kunne ydes større tilskud end produktets faktiske pris hos anden leverandør.

I serviceloven § 112 ligger også, at Borgeren til enhver tid har mulighed for at vælge et dyrere produkt end det, kommunen bevilger som værende det bedst egnede og billigste. Prisdifferencen skal da afregnes direkte mellem Borgeren og Rammeaftalehaveren.

Det i pkt. 4 angivne estimat og de i Rammeaftalebilag 1.2 – Tilbudsliste angivne kvanta er forventede, hvorfor Tilbudsgiver er forpligtet til at levere eventuelt større eller mindre kvanta i rammeaftaleperioden. De anførte estimater kan således ikke tages som udtryk for en garanteret minimumsomsætning i det behovet vil være afhængigt af de til enhver tid udstedte bevillinger.

8.9.2 Tilbudsgivers forbehold

Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet.

Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås.

Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet.

Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet.

Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, da ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen.

Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende.

Vedlægger Tilbudsgiver egne salgs- og leveringsbetingelser, vil disse blive betragtet som forbehold.

8.10 Aktindsigt

Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt.

Det bemærkes, at det i sidste ende er Ordregivers vurdering, hvad der udleveres ved anmodning om aktindsigt og Ordregiver vil under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.

Document Metadata

Table of Contents

Indholdsfortegnelse

Document Metadata