Contract
Udbudsbetingelser til brug for udbud af teknikerydelser til anlæg, drift og vedligehold af elforsyningsnettet, Målertekniker og 60 kV El-tekniker for Norlys Holding A/S
ettet, Målertekniker og 60
Indledning
Norlys Holding A/S udbyder på vegne af
• Norlys Holding A/S
Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx CVR-nr. 25 48 21 90
• N1 A/S
Edison Park 1, 6715 Esbjerg N CVR-nr. 25 15 41 50 og
• N1 Randers A/S
Edison Park 1, 0000 Xxxxxxx X, XXX-xx. 29 31 24 35.
Se yderligere oplysninger om Norlys Holding A/S og tilhørende selskaber på xxx.xxxxxx.xx.
Norlys bringer os sammen
I Norlys forsyner vi over 1 million adresser med elektricitet og internet
– både i byerne og på den yderste markvej. Vi skaber bedre muligheder for den enkelte og kæmper for den grønne omstilling og et mere digitalt Danmark. Norlys er et resultat af fusionen mellem SE og Eniig.
Med 709.000 andelshavere, cirka 1,5 millioner kundeforhold og 2.500 medarbejdere er vi Danmarks største energi- og telekoncern. Norlys ejer Stofa, Boxer, Eniig Fiber og N1 og har hovedsæde i Silkeborg samt lokationer i blandt andet Aarhus, Aalborg, Esbjerg og København.
Indholdsfortegnelse
1 Indledning og baggrund for udbuddet
6
6
6
3.2 Definitioner og model for tildeling 7
8
5 Generelt om overholdelse af EU-udbudsreglerne
9
6 Ordregivers mindstekrav og forbehold
10
10
7.1 Forbedringsforslag (Bilag 2) 10
8 Forhold vedrørende afgivelse af tilbud
10
8.3 Tilbudsfrist for det indledende tilbud 11
8.4 Forventet tilbudsfrist for det revideret Tilbud 11
12
14
10.3 Kvalitet - Organisering (40%) 15
16
11.3 Evaluering af Kvalitet - Organisation 17
18
13 Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt
18
14 Meddelelse om resultat og standstill-periode
19
15 Annullering af udbudsforretningen
19
16 Forventet tidsplan for udbudsforretningen
19
EU-udbud af teknikerydelser til anlæg, drift og vedligeholdelse af elforsyningsnettet, Målertekniker og 60 kV El-tekniker
5
1 Indledning og baggrund for udbuddet
Nærværende dokument indeholder udbudsbetingelser samt forhold vedrørende afgivelse af tilbud i henhold til EU-udbud af teknikerydelser til anlæg, drift og vedligeholdelse af elforsyningsnettet.
Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med Forsyningsvirksomhedsdirektivets artikel 47 (bekendtgørelse nr. 1624 af 15. december 2015, og Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2014/25/EU af 26. februar 2014 om fremgangsmåderne ved indgåelse af kontrakter for vand- og energiforsyning, transport samt posttjenester).
På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der blive indgået følgende rammeaftaler til at varetage de heraf omfattede Ydelser:
• for Delaftale 1, en rammeaftale med to (2) leverandører,
• for Delaftale 2, 3 og 4, en rammeaftale med tre (3) leverandører samt
• for Delaftale 5 og 6, en rammeaftale med en (1) leverandør
Den ordregivende enhed er i forbindelse med nærværende udbudsforretning:
Norlys Holding A/X Xxxxxxxxxx 0
8600 Silkeborg
CVR. nr. 25 48 21 90
Norlys Holding A/S udbyder Aftalen på vegne af:
• Norlys Holding A/X, Xxxxxxxxxxx 0, 0000 Xxxxxxxxx CVR-nr. 25 48 21 90
• N1 A/S, Edison Park 1, 6715 Esbjerg N CVR-nr. 25 15 41 50
• N1 Randers A/S, Edison Park 1, 6715 Esbjerg N, CVR-nr. 29 31 24 35,
der tillige er part på Rammeaftalen. De tre ordregivende enheder kan hver især trække på Rammeaftalen efter behov. Norlys Holding A/S er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, men Rammeaftalen indgås af alle Parter.
Fra aftalestart vil det primært være Norlys Holding A/S og N1 A/S, der trækker på aftalen. N1 Randers A/S træk på aftalen vil udgøre en mindre del af det samlede behov. Grundet planlagte system- og organisationsændringer i løbet af aftaleperioden, forventes det, at det primært på sigt vil være Norlys Holding A/S, der vil trække på aftalen på vegne af alle Partere.
Norlys Holding A/S og ovenstående ordregivende enheder er i det følgende nævnt Ordregiver. Kontaktperson: Xxxxxxxxx Xxxxxxxx
E-mail adresse: xxxxxx@xxxxxx.xx
3.1 Opgavens omfang
Ordregiver har behov for anskaffelse af teknikerydelser til hele forsyningsområdet. Udbuddet er delt op i nedenstående 6 delaftaler:
Delaftale 1: Målerteknikerydelser
Estimeret forbrug i aftaleperioden inkl. option er ca. 15 mio. kr.
Der efterspørges ydelser inden for drift og vedligehold af målerparken, yderligere oplysninger fremgå af Bilag B.1, Kravspecifikation, Målerteknikerydelser.
Delaftale 2: El-teknikerydelser 60 kV Anlæg, Nord
Estimeret forbrug i aftaleperioden inkl. option er ca. 45 mio. kr.
Delaftale 3: El-teknikerydelser 60 kV Anlæg, Midt
Estimeret forbrug i aftaleperioden inkl. option er ca. 45 mio. kr.
Delaftale 4: El-teknikerydelser 60 kV Anlæg, Syd
Estimeret forbrug i aftaleperioden inkl. option er ca. 45 mio. kr.
Der efterspørges ydelser inden for Anlæg 60 kV herunder stationsarbejde 60 kV, inden – og udendørsmontage og kabelarbejde 60-10 kV, yderligere oplysninger fremgår af Bilag, B.2, El- Teknikerydelser 60 kV.
Delaftale 5: El-teknikerydelser 60 kV Drift, Nord
Estimeret forbrug i aftaleperioden inkl. option er ca. 6 mio. kr.
Delaftale 6: El-teknikerydelser 60 kV Drift, Syd
Estimeret forbrug i aftaleperioden inkl. option er ca. 6 mio. kr.
Der efterspørges ydelser inden for Drift 60 kV herunder felteftersyn (eftersyn og reparation) med tilhørende ydelser samt udarbejdelse af KOS og kobling i forbindelse med eftersyn/reparation, yderligere oplysninger fremgår af Bilag, B.2, El-Teknikerydelser 60 kV.
Estimatet er Ordregivers bedste bud ud fra historisk forbrug samt forventet øget aktivitet. Estimaterne afspejler samtidig en forventning om, at det årlige forbrug ved slutningen af ordreperioden er højere end ved starten af ordreperioden. Estimatet er ikke bindende for Ordregiver.
3.2 Definitioner og model for tildeling:
Ydelserne omfatter teknikerydelser til udførelse af konkrete opgaver nærmere defineret i Bilag B, Kravspecfikation, hvor Ordregiver ikke selv varetager opgaven internt.
Delaftale 1: Målerteknikerydelser
De to konditionsmæssige tilbudsgivere, der samlet set opnår højeste point score, vil blive tildelt en rammeaftale til at varetage hele det geografiske forsyningsområde, og betegnes som følgende:
Leverandør nr. 1: Samlet set højeste tildelte score. Leverandør nr. 2: Samlet set næsthøjeste score.
Der gælder nedenstående omkring fordeling af opgaver under rammeaftalerne:
1. Leverandør nr. 1, tildeles tilnærmelsesvis 80% af de udbudte opgaver i løbet af aftaleperioden, som denne er forpligtet til at udføre i henhold til rammeaftalen.
2. Leverandør nr. 2, tildeles tilnærmelsesvis 20% af de udbudte opgaver i løbet af aftaleperioden, som denne er forpligtet til at udføre i henhold til rammeaftalen.
I tilfælde af at Leverandør nr. 1 ikke har kapacitet til at udføre en tildelt opgave vil opgaven gå videre til Leverandør nr. 2.
Delaftale 2, 3 og 4: El-teknikerydelser 60 kV Anlæg
De tre konditionsmæssige tilbudsgivere pr. delaftale, der samlet set opnår højeste point score, vil blive tildelt en rammeaftale til at varetage hele det geografiske forsyningsområde i den tildelte delaftale.
For hver enkelt delaftale gælder nedenstående omkring fordeling af opgaver under rammeaftalerne:
• Tildeling af mindre opgaver sker ved direkte tildeling af opgaver blandt de 3 leverandører på rammeaftalen i løbet af aftaleperioden jf. nedenstående. Ved mindre opgaver forestås bl.a. opgaver der kan udføres på under 250 timer. Leverandøren skal forvente, at der vil være kort tid fra tildeling af mindre opgaver til opstart.
Det forventes, at omfanget af mindre opgaver udgør ca. 40% af det samlede forbrug.
Tildeling sker tilnærmelsesvis med følgende fordeling:
Leverandør nr. 1: Samlet set højeste tildelte score. (Tildeles 50% af de mindre opgaver i aftaleperioden)
Leverandør nr. 2: Samlet set anden højeste score. (Tildeles 25% af de mindre opgaver i aftaleperioden)
Leveranødr nr. 3: Samlet set tredje højeste score. (Tildeles 25% af de mindre opgaver i aftaleperioden)
Undtagelse til ovenstående kan udelukkende ske, når Ordregiver har et specifikt behov. I sådanne tilfælde er Ordregiver berettiget til at tildele til den Leverandør, der har de specifikke kompetencer til at gennemføre den konkrete opgave ud fra bl.a. kompetencematrixen.
I tilfælde at en leverandør ikke har kapacitet til at løse en opgave, vil opgaven gå videre til næste leverandør på rammeaftalen.
• Tildeling af større opgaver sker ved gennemførelse af miniudbud ved fornyet konkurrence blandt de 3 leverandører på rammeaftalen. Ved større opgaver forstås opgaver som udgangspunkt på 250 timer eller derover. Tilbudsgivers tilbudte pris i forbindelse med afgivelse af tilbud ved gennemførelsen af et miniudbud, må ikke overstige Tilbudsgivers max. priser på rammeaftalen. Beskrivelse af proces for gennemførelse af miniudbud fremgår af, Skabelon, Miniudbudsmateriale, El-teknikerydelser 60 kV Anlæg.
Det forventes, at omfanget af større opgaver udgør ca. 60% af det samlede forbrug.
Der er ingen begrænsning for antallet af delaftaler, Tilbudsgiver kan få tildelt gældende for delaftale 2, 3 og 4.
Delaftale 5 og 6: El-teknikerydelser 60 kV Drift
Den konditionsmæssige tilbudsgiver pr. delaftale, der samlet set opnår højeste point score, vil blive tildelt en rammeaftale til at varetage hele det geografiske forsyningsområde i den tildelte delaftale.
Der er ingen begrænsning for antallet af delaftaler, Tilbudsgiver kan få tildelt gældende for delaftale 5 og 6.
3.3 Aftaleperiode
Aftalen løber fra 1. maj 2022 frem til 30. april 2026.
3.4 Option på forlængelse
Aftalen kan forlænges 2 gange med op til 12 måneder for hver forlængelse på uændrede vilkår.
Ordregiver skal give Leverandøren skriftlig besked herom senest 3 måneder inden aftaleudløb. Ordregiver er berettiget til at benytte de udbudte optioner, hvorfor Tilbudsgiveren er pligtig til at acceptere dette.
Det samlede udbudsmateriale består af:
• Udbudsbekendtgørelsen
• Prækvalifikationsmateriale, Teknikerydelser
• Udbudsbetingelser, Teknikerydelser
• Bilag 1, Forbehold
• Bilag 2, Forbedringsforslag
• Bilag 3, Tilbudsgivers ændringsoversigt
• Bilag 4, Ordregivers ændringsoversigt
• Kontraktudkast, Rammeaftale om køb af teknikerydelser
• Bilag 0A, Supplerende oplysninger, Spørgsmål og svar
• Bilag A, Norlys’ Entreprisebetingelser (baseret på AB18 Forenklet) - Forsyning
• Bilag B, Kravspecicifikation
o Bilag B.1, Kravspecifikation, Målerteknikerydelser
o Bilag B.2, Kravspecifikation, El-teknikerydelser 60 kV
▪ Bilag B.2.1, Netstandard, HV-VEDL-03; Eftersyn af 60 kV felter
▪ Bilag B.2.2, Eftersynsskema, HV-VEDL-03; Eftersyn af 60kV felter
o Bilag B.3, N1 Geografisk opdeling, Nord, Midt og Syd
o Bilag B.4, N1 Geografisk opdeling, Nord og Syd
o Bilag B.5, N1’s Arbejdsmiljøpolitik
o Bilag B.6, N1’s Entreprenøraftale (Skabelon)
o Bilag B.7, N1’s Arbejdsinstruks for idriftsættelse af anlæg
o Bilag B.8, N1’s Risikovurdering, Metodebeskrivelse
• Bilag C, Tilbudsliste
o Bilag C.1.1, Tilbudsliste, Del 1, Målertekniker
o Bilag C.2.1, Tilbudsliste, Del 2, 60 kV Anlæg, Nord
o Bilag C.2.2, Tilbudsliste, Del 3, 60 kV Anlæg, Midt
o Bilag C.2.3, Tilbudsliste, Del 4, 60 kV Anlæg, Syd
o Bilag C.3.1, Tilbudsliste, Del 5, 60 kV Drift, Nord
o Bilag C.3.2, Tilbudsliste, Del 6, 60 kV Drift, Syd
• Bilag D, Code of Conduct
• Bilag V, Tilbudsgivers besvarelse, Organisering
• Bilag X, Kompetencematrix, Målerteknikerydelser
• Bilag Y, Kompetencematrix, El-teknikerydelser 60 kV Anlæg
• Bilag Z, Kompetencematrix, El-teknikerydelser 60 kV Drift
• Skabelon, Miniudbudsmateriale, El-teknikerydelser 60 kV Anlæg
• Skabelon, Støtteerklæring
Udbudsmaterialet er alene offentliggjort elektronisk. Ansøger opfordres stadig til at sikre sig, at det uploadede udbudsmateriale er fuldstændigt.
5 Generelt om overholdelse af EU-udbudsreglerne
Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver i særdeleshed at henlede Tilbudsgivers opmærksomhed på:
• At Ordregiver kan være forpligtet til at se bort fra tilbud, hvis tilbuddet ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende elementer, jf. afsnit 6.2.
• At Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb, jf. afsnit 8.3 og 8.4.
• At det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver, påhviler udelukkende Tilbudsgiver.
6 Ordregivers mindstekrav og forbehold
6.1 Mindstekrav
Et mindstekrav anses som et grundlæggende element i udbuddet, Tilbudsgiver kan ikke tage forbehold over for disse. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt og vil ikke blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen.
6.2 Forbehold (Bilag 1)
Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder mindstekrav samt forbehold, der ikke af Ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed, eller inddrages i evalueringen på anden vis. Kapitalisering af forbehold indregnes i Tilbudsgivers samlede tilbudssum før prissammenligning.
Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Eventuelle forbehold skal angives i Bilag 1, Forbehold.
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at afhjælpe eventuelle forbehold. Ordregiver er altid berettiget til at afvise tilbud med forbehold uanset forbeholdets karakter.
7.1 Forbedringsforslag (Bilag 2)
Bilag 2 er ikke en del af Tilbudsgivers tilbud, men skal alene benyttes til forhandling og dermed kun vedlægges det indledende tilbud.
Tilbudsgiver opfordres til at angive forbedringsforslag i Bilag 2, herunder blandt andet forhold, som kan være fordyrende, uhensigtsmæssige mm. for Ordregiver eller krav som afviger fra markedets standard eller emner, som ønskes drøftet.
Ordregiver vil i givet fald på baggrund heraf – inden for udbudsreglernes rammer – overveje, om sådanne spørgsmål giver anledning til justeringer af aftalegrundlaget. Det bemærkes, at Bilag 2, Forbedringsforslag ikke indgår i tilbudsevalueringen, idet bilaget ikke er en del af tilbuddet.
Forhold anført i dette bilag kan ikke medføre at tilbuddet anses for ukonditionsmæssigt eller blive anset som forbehold over for udbudsmaterialet i øvrigt. Forhold anført i Bilag 2, Forbedringsforslag kan således ikke påberåbes som erklærede forbehold under aftalens udførelse.
8 Forhold vedrørende afgivelse af tilbud
8.1 Form- og procedurekrav
Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsbetingelser. Ved udarbejdelse af tilbuddet skal tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår under nærværende punkt.
8.2 Alternative tilbud
Ordregiver accepterer ikke alternative bud.
8.3 Tilbudsfrist for det indledende tilbud
Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Den 10.12.2021, kl. 12.00.
Indledende tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning og vil ikke indgå i forhandlingerne.
8.4 Forventet tilbudsfrist for det revideret Tilbud Revideret Tilbud 1:
Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Den 25.01.2022, kl. 12.00.
Revideret Tilbud 2:
Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Den 21.02.2022, kl. 12.00.
Tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning i evalueringen af tilbuddene.
8.5 Aflevering af tilbud
Tilbud skal afleveres udbudsystemet Ethics, inden tilbudsfristens udløb.
Tilbudsgiver får ved aflevering via Ethics en kvittering med angivelse af dato og klokkeslæt for aflevering af tilbuddet. Endvidere vil Ethics generere et revisionsspor, der klart angiver tidspunktet for, hvornår tilbuddet er afleveret.
8.6 Sprog
Tilbud inklusive bilag skal affattes på dansk. Ordregiver udleverer som hovedregel ikke udbudsmaterialet på andet sprog end dansk, dog kan enkelte dokumenter på engelsk forekomme.
Eventuelle bilag omfattende tekniske specifikationer, herunder produktdatablade eller lignende må dog gerne være på engelsk eller tysk, såfremt original-dokumentationen ikke foreligger på dansk.
Ordregiver kan anmode Tilbudsgiver om oversættelse af dokumentation samt bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for Tilbudsgivers regning.
Der gøres opmærksom på, at forhandlingerne vil foregå på dansk. Præsentation og tekniske drøftelser kan dog foregå på engelsk. Tilbudsgiver skal være repræsenteret af én dansktalende person, der kan oversætte eventuelle uklarheder.
8.7 Honorar
Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Ordregiver uvedkommende.
8.8 Vedståelsesfrist
Tilbud skal være bindende i 6 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra tilbuddet.
8.9 Spørgsmål
Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til materialet.
Spørgsmål skal rettes skriftligt via Ethics. Når Ordregiver har publiceret svar, kan disse ses i anonymiseret form på Ethics. Alle deltagere varsles på den til Ethics oplyste mail, når der publiceres svar,
eller der publiceres nye versioner af udbudsmaterialet. Det er dog Tilbudsgivers eget ansvar løbende at holde sig orienteret om opdateringer i Ethics.
Spørgsmål til det indledende Tilbud skal være modtaget af ovennævnte senest den 02.12.2021, kl. 12.00.
Spørgsmål til det revideret Tilbud 1 skal være modtaget af ovennævnte senest den 18.01.2022, kl. 12.00.
Ovennævnte frister er angivet af praktiske årsager. Spørgsmål skal dog under alle omstændigheder være stillet i så god tid, at Ordregiver kan besvare dem senest 6 dage inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist.
Dokumentet indeholdende spørgsmål og svar vil løbende blive udsendt i anonymiseret form og evt. med supplerende materiale til Tilbudsgiver. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål giver anledning
til en tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsmaterialet, vil Tilbudsgiver modtage orientering herom med besvarelsen af de stillede spørgsmål.
8.10 Åbning af tilbud
9.1 Tilbudsdokumenter
Nedenstående skema indeholder en oversigt af bilag, som Tilbudsgiver skal/kan vedlægge sit tilbud samt i hvilket format der ønskes.
Navn på dokument | Vedlægges | Ordregivers skabelon | Format |
Bilag 1, Forbehold | KAN | JA | WORD |
Bilag 2, Forbedringsforslag | KAN | JA | WORD |
Bilag 3, Tilbudsgivers ændringsoversigt | KAN | JA | WORD |
Bilag C, Tilbudsliste | SKAL | JA | EXCEL OG PDF |
Bilag V, Tilbudsgivers besvarelse, Organisering og Bilag (X, Y, Z), Kompetencematrix | SKAL | JA | EXCEL OG PDF |
9.2 Det indledende tilbud
Det indledende tilbud skal indeholde samme informationer som Tilbudsgivers reviderede tilbud og være i overensstemmelse med de formelle krav.
Ordregiver gennemfører en konditionsmæssighedsvurdering af de modtagne indledende tilbud i forhold til deres overholdelse af kravene i udbudsmaterialet. Indledende tilbud skal være afleveret inden for den angivne frist i afsnit 8.3 for, at tilbuddet kan indgå i forhandlingerne.
9.3 Forhandling
Formålet med forhandling er dels, at Tilbudsgiver får adgang til at optimere sit tilbud samt at give Ordregiver mulighed for at ændre og optimere udbudsmaterialet.
Det forventes, at der afholdes et forhandlingsmøde med hver tilbudsgiver. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at tildele Rammeaftalen på baggrund af det indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger.
Hvis Ordregiver benytter sig af sin ret til at tildele Rammeaftalen på baggrund af det indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger, vil Ordregiver sikre, at tilbuddet overholder kravene fastsat i disse udbudsbetingelser og udbudsmaterialet i øvrigt.
Da Ordregiver har mulighed for at tildele Rammeaftalen på baggrund af det indledende tilbud, skal Tilbudsgiver sørge for, at tilbuddet opfylder samtlige krav i udbudsmaterialet i det indledende tilbud.
Ordregiver forbeholder sig ligeledes retten til at afholde en yderligere forhandlingsrunde, hvis dette viser sig nødvendigt eller formålstjenligt.
9.4 Forhandlingsmøde
Efter aflevering af det indledende tilbud vil Ordregiver invitere Tilbudsgiverne til parallelle forhandlingsmøder. Det specifikke tidspunkt for mødet vil blive fastlagt efter Ordregivers modtagelse af de indledende tilbud. I tidsplanen, jf. afsnit 16, angives dog forventede datoer for første forhandlingsrunde (varighed ca. 1 time), hvorfor Tilbudsgiver bedes reservere disse datoer.
Tilbudsgiverne modtager invitationen til forhandlingsmødet fra Ordregiver samtidigt.
Forhandlingsmøderne vil blive gennemført under iagttagelse af de udbudsretlige ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincipper.
Forhandlingsmøderne kan helt eller delvist blive afholdt som fysiske møder, videomøder og/eller ved en skriftlig tilbagemelding fra Ordregiver. Tilbudsgiver orienteres om dette i invitationen til forhandlingsmødet.
Det forventes, at forhandlingsmøderne vil følge nedenstående agenda:
1) Velkomst
2) Tilbudsgiver præsenterer sit tilbud (der vil være AV-udstyr til rådighed, alternativt via Microsoft Teams eller tilsvarende)
3) Ordregivers feedback på tilbuddets styrker og svagheder
4) Gennemgang af Forbedringsforslag og Forbehold
5) Ordregivers evaluering af tilbuddet
6) Det videre forløb
Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med Tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere, ligesom Tilbudsgiver ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra de øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder.
Ordregiver vil udarbejde et referat fra forhandlingsmødet, som fremsendes til Tilbudsgiver efter forhandlingsmødet.
I det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om udbudsmaterialet og fortolkningen heraf, vil Tilbudsgiver få den samme tilbagemelding, men i det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om Tilbudsgivers konkrete løsningsforslag, vil hver Tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding.
Ordregiver er opmærksom på den særlige forpligtelse til at sikre, at der ikke udøves forskelsbehandling mellem tilbudsgiverne ved at give oplysninger, der kan stille nogle tilbudsgivere bedre end andre.
Ordregiver tilstræber derfor, at enhver oplysning, som Ordregiver har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige tilbudsgivere i relation til udformningen af de reviderede tilbud, vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere via Ethics senest sammen med opfordringen til at afgive et revideret tilbud.
Eventuelle supplerende oplysninger eller ændringer i udbudsmaterialet baseret på forhandlingsmøderne vil ligeledes blive meddelt via Ethics.
9.5 Revideret tilbud
Efter afslutningen af forhandlingerne opfordrer Ordregiver ved opfordringsskrivelse Tilbudsgiver til at afgive et revideret tilbud.
Fristen for indlevering af det reviderede tilbud vil fremgå af opfordringsskrivelsen. Fristen fastlægges således, at alle tilbudsgivere har rimelig tid til at udarbejde deres reviderede tilbud.
Det reviderede tilbud skal være modtaget i Ethics inden den anførte frist og i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav.
Det reviderede tilbud skal være fuldstændigt, og det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet ikke indeholder forbehold eller vilkår, der kan medføre ukonditionsmæssighed.
I forbindelse med fremsendelse af det reviderede tilbud opfordres Tilbudsgiver til at udfylde Bilag 3, Tilbudsgivers ændringsoversigt med angivelse af, hvor der er foretaget ændringer i tilbuddet.
Ordregiver vil inden for rammerne af de udbudsretslige regler kunne foretage en afklaring og præcisering af det vindende tilbud.
10.1 Tildelingskriteriet
Ordregiver foretager en tilbudsevaluering med henblik på at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud
ved tildelingskriteriet ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”.
Dette er vurderet på grundlag af følgende underkriterier:
• Pris (60%)
• Kvalitet – Organisation (40%)
Indholdet af underkriterierne er uddybende beskrevet i nedenstående, der også indeholder en angivelse af, hvad der vægtes positivt ved Tilbudsgivers besvarelse af det enkelte underkriterium.
Delaftale 1: Målerteknikerydelser
De to konditionsmæssige tilbudsgivere pr. delaftale, der samlet set opnår højeste point score, vil blive tildelt en rammeaftale til at varetage hele det geografiske forsyningsområde i den tildelte delaftale, og betegnes som følgende for hver delaftale:
Leverandør nr. 1: Samlet set højeste tildelte score for delaftalen. Leverandør nr. 2: Samlet set næsthøjeste score for delaftalen.
Tildeling af opgaver er nærmere beskrevet i Aftalen.
Delaftale 2, 3 og 4: El-teknikerydelser 60 kV Anlæg
De tre konditionsmæssige tilbudsgivere pr. delaftale, der samlet set opnår højeste point score, vil blive tildelt en rammeaftale til at varetage hele det geografiske forsyningsområde i den tildelte delaftale.
Tildeling af opgaver er nærmere beskrevet i Aftalen. Tildelingskriterium for miniudbud fremgår af skabelon, Miniudbudsmateriale, El-teknikerydelser Anlæg.
Delaftale 5 og 6: El-teknikerydelser 60 kV Drift
Den konditionsmæssige tilbudsgiver pr. delaftale, der samlet set opnår højeste point score, vil blive tildelt en rammeaftale til at varetage hele det geografiske forsyningsområde i den tildelte delaftale.
10.2 Pris (60%)
Vurdering af tilbud i forhold til underkriteriet ”Pris” sker på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af Bilag C, Tilbudsliste.
Der evalueres på den samlede evalueringstekniske Tilbudssum, som er tilbudte enhedspriser x estimeret årligt forbrug for delaftalernes år 1.
Alle priser skal angives ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter, gebyr, mv.
Delaftale 2, 3 og 4: El-teknikerydelser 60 kV Anlæg
De tilbudte priser i Bilag C, Tilbudsliste vil udgøre Tilbudsgivers max. priser på rammeaftalen. Det betyder, at tilbudte priser ved gennemførelse af efterfølgende miniudbud ikke kan overstige rammeaftalens max. priser.
10.3 Kvalitet - Organisering (40%)
Vurdering af tilbud i forhold til underkriteriet ”Kvalitet – Organisation” sker pr. delaftale på grundlag af tilbudsgivers besvarelse:
Besvarelsen bedes udarbejdet i de til delaftalen relevante bilag:
• Delaftale 1: Bilag V, Tilbudsgivers besvarelse, Organisering, Bilag X, Kompetencematrix, Målerteknikerydelser
• Delaftale 2, 3 og 4: Bilag V, Tilbudsgivers besvarelse, Organisering, Bilag Y, Kompetencematrix, El-teknikerydelser 60 kV Anlæg
• Delaftale 5 og 6: Bilag V, Tilbudsgivers besvarelse, Organisering, Bilag Z, Kompetencematrix, El- teknikerydelser 60 kV Drift
Tilbudsgiver skal minimum oplyse følgende:
• Organisation til at understøtte rammeaftalen herunder oplysninger om nøglemedarbejder på alle niveauer. Kompetencer og ressourcer til at løse konkrete tilbudte opgaver. Udfyldes af komeptencematrix i forhold til kompetence og ressource oversigt.
• Planlægning, metoder og fremgangsmåde for at sikre overholdelse af aftalte leveringstider.
• Kvalitetssikring i forbindelse med udførelse af konkrete opgaver både før, under og efter.
• Plan for kommunikation og samarbejde i aftaleperioden.
• Tilbudsgivers håndtering af arbejdsmiljø.
• Uddannelsesplan for teknikere herunder plan for uddannelse af lærlinge.
Tilbudsgivers samlede besvarelse bedes holdt på maksimalt 6 A4-sider ekskl. Bilag, Kompetencematrix.
Der foretages en samlet helhedsvurdering af Tilbudsgivers besvarelse. I vurderingen vil Ordregiver bl.a. lægge vægt på:
• At organisationen har klare ansvarsfordelinger og kommunikationslinjer inkl. nøglemedarbejders ansvar og Tilbudsgivers overordnet kontaktpersoner. At kompetencer og ressourcer tilsammen på bedste vis dækker de efterspurgte Ydelser. Ordregiver kan bede om dokumentation for udfyldt Bilag (X, Y, Z), Kompetencematrix.
• At planlægningen mv. demonstrer, at konkrete tilbudte opgaver sikres leveret til aftalt leveringstid inkl. dokumentation på udført arbejde.
• At der sker kvalitetsikring af konkrete opgaver både før, under og efter samt opfølgning og kvalitetskontrol under og efter udførelse af den specifikke Ydelse. At der sikres, at de tilbudte medarbejdere har de fornødne kompetence/erfaring til at kunne løse de konkrete opgaver, herunder sikring af korrekt forståelse/sidemandsoplæring i forhold til ydelelsesbeskrivelsen.
• At plan for kommunikation både i rammeaftaleperioden men også i forbindelse med udførelse af konkrete Ydelser er logisk og understøtter et godt samarbejde med Ordregiver.
• At der løbende arbejdes med håndtering af arbejdsmiljø herunder bl.a. handleplan for indberetninger.
• At der foreligger klare uddannelsesplaner til at sikre opdateringer af medarbejdere, brug af sidemandsoplæring samt plan for uddannelse af lærlinge.
11.1 Generelt
I henhold til nedenstående vil der blive givet en samlet score for de indkomne tilbud på baggrund af pointscoren for det enkelte underkriterium multipliceret med vægtning.
"Pris" ganget med 0,60 svarende til vægtning på 60% og en samlet score på underkriteriet ”Kvalitet – Organisation” ganget med 0,40 svarende til vægtning på 40%.
Den højeste samlede score (maksimalt 10 point) vil udgøre det bedste forhold mellem pris og kvalitet og vil dermed repræsentere det økonomisk mest fordelagtige tilbud.
11.2 Prisevaluering
Bilag C, Tilbudsliste indeholder samtlige tilbudte priser. På baggrund af de tilbudte priser og med de angivne vægtninger udregnes en samlet set laveste Tilbudsum, som er den pris, der evalueres på.
Til evaluering af underkriteriet ”Pris” anvendes en lineær interpolation. I modellen tildeles laveste pris 10 point, mens en pris som er 50% højere end laveste pris får 0 point. Priser herimellem får tildelt point efter en lineær interpolation ud fra tilbuddenes respektive afstand til tilbuddet med den laveste pris og 50% over den laveste pris.
Antal point beregnes efter nedenstående formel:
10
𝑃𝑜𝑖𝑛𝑡 = 10 − (
𝑡𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑡 𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠
) × ( )
50 % 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠
Hvis en eller flere Tilbudsgivere afgiver priser, der er mere end 50% højere end laveste pris, og dette ikke skyldes, at der er tale om unormalt høje priser, som efter Ordregivers skøn bør udgå af evalueringen, vil spredningen (hældningsgraden) blive justeret fra de 50% til nærmeste med 10-delelige procentsats (60%, 70%, 80% osv.), som kan rumme samtlige faktisk indkomne priser.
11.3 Evaluering af Kvalitet - Organisation
Der vil for underkriteriet ”Kvalitet - Organisation” blive tildelt point på en skala fra 0-10, hvor Tilbudsgiver maksimalt kan opnå en score på 10 point.
Til evalueringen af tilbud anvendes nedenstående pointskala fra 0-10:
Point | Ordlyd | Beskrivelse |
0 | Ingen opfyldelse | Ingen opfyldelse gives, hvor Tilbudsgivers besvarelse ikke opfylder de efterspurgte krav/løsningen ikke er beskrevet. |
1 | Særdeles dårlig vurdering | Særdeles dårlig vurdering gives for en besvarelse, der illustrerer en helt uacceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er særdeles dårligt beskrevet. |
2 | Meget dårlig vurdering | Meget dårlig vurdering gives for en besvarelse, der illustrerer en meget ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. |
3 | Dårlig vurdering | Dårlig vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler meget væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. |
4 | Under middel vurdering | Under middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en mindre end acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. |
5 | Middel vurdering | Xxxxxx vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler |
visse af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen fremstår mindre velunderbygget og er visse steder uklar. | ||
6 | Over middel vurdering | Over middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en mere end acceptabel grad af opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som efterspørges, men dog ikke centrale dele heraf. Hovedparten af beskrivelsen af løsningen er velunderbygget og forståelig. |
7 | God vurdering | God vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indeholder langt hovedparten af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er velunderbygget og forståelig. |
8 | Meget god vurdering | Meget god vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en meget god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler kun meget få af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er meget velunderbygget og forståelig. |
9 | Særdeles god vurdering | Særdeles god vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en særdeles god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indeholder de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er uddybende, velunderbygget og forståelig. |
10 | Den bedste mulige vurdering | Den bedste mulige vurdering gives, hvor besvarelsen er den bedst tænkelige opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Samtlige de oplysninger, som er efterspurgt, er beskrevet på en velunderbygget og forståelig måde, og beskrivelsen af løsningen illustrerer, at det af Ordregiver ønskede opfyldes på den bedst tænkelige måde. |
Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks gøre Ordregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem fremsendelse af revideret udbudsmateriale.
Ordregiver gør opmærksom på, at der som følge af forhandlingerne kan ske ændringer i udbudsmaterialet i overensstemmelse med EU-rettens praksis herom, hvilket alle tilbudsgiverne løbende vil blive orienteret om.
I forbindelse med fremsendelse af revideret udbudsmateriale udarbejder Ordregiver et Bilag 4, Ordregivers Ændringsoversigt med angivelse af, hvor der er foretaget ændringer i udbudsmaterialet.
13 Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligt
Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til deltagernes kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgiver er uberettiget til at anvende udbudsmaterialet til andet end at deltage i udbuddet.
Den Ordregivende enhed er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder Offentlighedsloven. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende enhed.
Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Beslutning om helt eller delvist at imødekomme en anmodning om aktindsigt påhviler dog i sidste ende Ordregiver. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagt, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder.
Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen.
14Meddelelse om resultat og standstill-periode
Når Ordregiver har identificeret det tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til det fastsatte tildelingskriterium, sendes der hurtigst muligt en fyldestgørende begrundelse for tildelingen til alle Tilbudsgivere, jf. lov om Bekendtgørelse af lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 593 af 2. juni 2016 med senere ændringer).
Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler.
I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud underskriver Ordregiver først rammeaftalen med den valgte Leverandør efter udløbet af standstill-perioden, der som udgangspunkt er 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver giver meddelelse til Tilbudsgiverne om den trufne tildelingsbeslutning.
15 Annullering af udbudsforretningen
Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en rammeaftale med en Tilbudsgiver, vil udbudsforretningen kunne annulleres af Ordregiver, såfremt der er en saglig grund hertil i overensstemmelse med udbudsreglerne.
16Forventet tidsplan for udbudsforretningen
Udbudsforretningen forventes gennemført efter nedenstående tidsplan:
Tidsfrist | Aktivitet |
29.10.2021 | Udsendelse af udbudsbekendtgørelse |
22.11.2021, kl. 12.00 | Frist for modtagelse af ansøgninger om prækvalifikation |
26.11.2021 | Udsendelse af opfordring til afgivelse af indledende Tilbud |
Uge 48 | Fremsendelse af ESPD-dokumentation |
02.12.2021 | Frist for modtagelse af spørgsmål til indledende Tilbud |
10.12.2021, kl. 12.00 | Frist for afgivelse af indledende Tilbud |
4./5./6.-10.2022 | Forhandlingsmøde 1 |
11.01.2022 | Udsendelse af evt. revideret udbudsmateriale og opfordring til afgivelse af revideret Tilbud 1 |
18.01.2022, kl. 12.00 | Frist for modtagelse af spørgsmål til revideret Tilbud 1 |
25.01.2022, kl. 12.00 | Frist for afgivelse af revideret Tilbud 1 |
01./02./3.-02.2022 | Forhandlingsmøde 2 |
04.02.2022 | Udsendelse af evt. revideret udbudsmateriale og opfordring til afgivelse af revideret Tilbud 2 |
21.02.2021, kl. 12.00 | Frist for afgivelse af revideret Tilbud 2 |
Uge 8/9 2022 | Meddelelse af resultat (vejledende) |
Uge 11 2022 | Indgåelse af Aftale (vejledende) |
01.05.2022 | Kontraktstart |
EU-udbud af teknikerydelser til anlæg, drift og vedligeholdelse af elforsyningsnettet, Målertekniker og 60 kV El-tekniker
21